Производственные приказы, сколько хранятся приказы основной деятельности предприятия

Содержание
  1. Производственные приказы
  2. Приказы по личному составу
  3. Каков срок хранения приказов?
  4. Аудит, консультирование, семинары для некоммерческих и коммерческих организаций.
  5. Срок хранения приказов по основной деятельности
  6. Классификация приказов
  7. Сроки ознакомления с приказом по основной деятельности
  8. Срок хранения приказов по основной (профильной) деятельности
  9. Срок хранения приказов по основной деятельности
  10. Общие положения
  11. Где хранится документация?
  12. Особенности создания хранилища
  13. Особенности хранения копий документов
  14. Некоторые особенности архивирования бумаг
  15. Особенности подсчета сроков хранения
  16. Особенности смены лица, ответственного за хранение документов
  17. Основная деятельность организации
  18. Требования к организации архива
  19. Хранение документов на электронных носителях
  20. Где искать нормы хранения приказов по основной деятельности?
  21. Срок хранения книги приказов по основной деятельности
  22. Особенности оформления журнала
  23. Страна Советов
  24. Страна Советов Советы на все случаи жизни
  25. Срок хранения приказов
  26. Каков срок хранения приказов?
  27. Унификация формы оформления
  28. Классификация, подшивка, хранение
  29. Предшествующие документы
  30. Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году
  31. Проверка, передача в архив и уничтожение
  32. Консультация юриста
  33. Приказы по личному составу
  34. Формирование приказа о назначении ответственного за производство работ — примеры и образцы
  35. Образец оформления
  36. Какой срок хранения приказов по основной деятельности?
  37. Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?
  38. Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации
  39. Срок действия приказов по основной деятельности
  40. Сколько хранятся приказы по основной деятельности?

Производственные приказы

31.07.2018

Все приказы подразделяют на следующие виды:

1/ Приказы по основной деятельности с постоянным сроком хранения

2/ Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет

3/ Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет

4/ Приказы по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет

Приказы по основной деятельности, срок хранения пост.

Приказы по личному составу

О совершенствовании структуры организации

О создании, слиянии, реорганизации подразделений организации

Об изменении режима работы организации

Об утверждении и введении в действие организационно-правовых документов

(в т.ч. должностных инструкций)

О внесении изменений в организационно-распорядительные документы

О создании экспертных комиссий, рабочих групп, совещательных органах

О проведении мероприятий (семинаров, конференций и т.п.)

О делегировании полномочий

О правах подписи документов

О распределении обязанностей

Об утверждении учетной политики организации

По подотчетным лицам

О проведении инвентаризации и создании инвентаризационной комиссии

О приеме, перемещении, списании основных средств

Об утверждении штатного расписания организации

О внесении изменений в штатное расписание

О сокращении штатов организации

О проведении аттестации работников организации (в т.ч. о создании аттестац.комиссий)

О совершенствовании системы повышения квалификации работников организации

По административно-хозяйственным вопросам со сроком хранения 5 лет

О выплате пособия / материальной помощи

Об изготовлении маркетинговых материалов (календари, визитки и т.д.)

О переносе выходных дней / О работе организации в праздничные и выходные дни

О выполнении ремонтных работ

О направлении сотрудников на учебу/семинары

Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет

О приеме работника (работников) на работу

О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)

О переводе работника (работников) на другую работу

О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы

О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5, 3-х лет

О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1,5, 3-х лет

Об отмене действия приказа на предоставление работнику отпуска

О направлении работника (работников) в командировку (зарубежные)

О поощрении работника (работников)

Об изменении фамилии

О назначении на должность

О совмещении должностей / профессий

Об исполнении обязанностей (на время отпуска и т.п.)

Об установлении надбавки к должностному окладу

Приказы по кадрам со сроком хранения 5 лет

О предоставлении отпуска работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого, учебного отпусков

Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска

О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

О направлении работника (работников) в командировку (краткосрочные командировки внутри страны)

О привлечении к работе в выходные и праздничные дни

О привлечении к сверхурочным работам

О привлечении работника к дисциплинарной ответственности

О снятии с работника дисциплинарной ответственности

Об отстранении от работы

О прекращении отстранения и допуске к работе

О вынесении взыскания работнику за прогул / Об объявлении выговора

Каков срок хранения приказов?

Аудит, консультирование, семинары для некоммерческих и коммерческих организаций.

Аудиторская фирма «Фидес» специализируется наоказании услуг, главным образом, неправительственным некоммерческим организациям (НКО), включая те, которые получают пожертвования на целевые проекты от зарубежных доноров. Мы проводим аудит как организаций в целом, так и отдельных целевых проектов. Например, мы проверяли исполнение проектов немецких, американских, шведских, норвежских благотворительных организаций, проекты, профинансированные Европейской Комиссией (TASIS).

Кроме аудита мы предоставляем нашим клиентам услуги по проведению семинаров и консультационные услуги по бухгалтерскому учету и налогообложению.

Штат компании состоит из аттестованных аудиторов в области общего аудита, а также имеющих квалификационный аттестат, выданный после 1 января 2011 года и распространяющийся на все области аудита. Сотрудники компании являются специалистами в различных областях: бухгалтерский учет, финансы, юриспруденция, имеют высшее экономическое и/или юридическое образование и значительный опыт работы. Некоторые аудиторы имеют ученые степени.

Компания работает на всей территории Российской Федерации. Главные географические рынки продажи услуг: Москва и Северо-Западный регион, Поволжье, Урал и юг России.

Аудиторская фирма «Фидес» — аудит, консультирование, семинары для некоммерческих и коммерческих организаций.

Аудиторская фирма «Фидес» — корпоративный член СРО «Российский союз аудиторов» (Ассоциация), члена Международной Федерации бухгалтеров (IFAC).

Аудиторская фирма «Фидес» включена Минфином РФ в Перечень аудиторских организаций, работниками которых являются аудиторы, имеющие квалификационный аттестат нового образца.

Срок хранения приказов по основной деятельности

Классификация приказов

Приказ — это распорядительный документ, который подписывает руководитель компании. Директор обозначает задачу и устанавливает способ контроля за ее выполнением. Обязанность делопроизводителя — организовать хранение этих распоряжений. Чтобы определить, сколько хранятся приказы по основной деятельности, необходимо разобраться, что именно к ним относится.

Виды определены в Приказе Минкульта РФ N 558 от 25.08.2010 — это распоряжения:

  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственным вопросам;
  • по основной (профильной) деятельности.

Иногда бывает сложно понять, какой документ к какому виду отнести. Для объяснения воспользуемся методом «от противного».

Формулировка «по личному составу» вопросов не вызывает. Это документы кадрового делопроизводства. Ответственные за их ведение и хранение — сотрудники отдела персонала. Хранить кадровикам их придется 75 лет, а часть документов подлежит хранению постоянно.

Разберемся, чем отличаются друг от друга два оставшихся, схожих на первый взгляд, определения. В упомянутом выше нормативном документе №558 есть абзац, который определяет административно-хозяйственные вопросы. Опираясь на этот перечень, легко можно классифицировать и распоряжения руководителя. Итак, к административно-хозяйственным вопросам относятся:

  • соблюдение правил внутреннего распорядка;
  • эксплуатация зданий, помещений;
  • транспортное обслуживание, внутренняя связь;
  • обеспечение безопасности организации.

Распоряжения, которые содержат в себе перечисленные темы, делопроизводитель будет хранить 5 лет.

А вот четкого перечня вопросов по профильной деятельности нет. Это указания, которые касаются стратегических организационных решений. Если тема не является административной и не затрагивает проблемы кадрового состава, то, методом исключения, относим ее к основной.

Хранить документы разных видов рекомендуется раздельно.

Сроки ознакомления с приказом по основной деятельности

Все работники, которые в документе перечислены по именам или должностям, те, кому поручено исполнение распоряжения, должны быть ознакомлены с ним под роспись. Четкие сроки ознакомления на законодательном уровне не определены. В интересах работодателя собрать подписи сотрудников в строке «ознакомлен» как можно быстрее. Если этого не сделать, то рассчитывать на то, что сотрудник принял на себя ответственность за выполнение распоряжения, нельзя, и предъявлять к нему претензии за невыполнение заданий — незаконно.

Обязанность ознакомления с документами по личному составу предусмотрена ст. 68 , ст. 84.1 и ст. 193 ТК РФ. При ознакомлении с распоряжениями по профильной работе необходимо руководствоваться здравым смыслом и требованиями к оформлению первичных документов. Если в форме заложена необходимость ознакомления — виза должна быть.

Срок хранения приказов по основной (профильной) деятельности

Если распоряжение отнесено к профильной деятельности, делопроизводителю следует хранить его постоянно, т.е. на протяжении всего периода работы организации. При этом данный срок не может быть менее десяти лет. Если это приказы, присланные для сведения, хранить их нужно до минования надобности — данный срок не может быть менее одного года.

Определить надобность и срок действия приказов по основной деятельности помогут даты поставленных задач и сроки их выполнения.

Срок хранения приказов по основной деятельности

Хозяйственная деятельность, да и вообще функционирование любого предприятия и организации, регулируется огромным количеством документов для внутреннего пользования. Большинство этих бумаг утилизируется в установленном порядке, но срок хранения приказов по основной деятельности не ограничен. Иными словами, распорядительные документы директора и менеджеров высшего звена хранятся постоянно и передаются в архив лишь при ликвидации юридического лица. В данной статье рассмотрим принципы делопроизводства и учета. Приказам по основной деятельности (сроку хранения) уделим основное внимание.

Общие положения

Срок хранения приказов по основной деятельности – не ограничен. Руководство организации обязано по требованию контролирующих или судебных органов предоставить эти документы. Важность бумаг данной категории трудно переоценить. История знает случаи, когда отсутствие приказов по личному составу и основной деятельности за определенный период приводило к банкротству предприятия. Поэтому сохранности именно данного вида документации уделяется особое внимание.

Независимо от того, к какой сфере деятельности относится юридическое лицо (промышленное производство, оказание услуг, образовательная организация), приказы по основной деятельности, как правило, хранятся в юридическом отделе. Речь идет об оригиналах. Копии же их могут и должны передаваться для выполнения в соответствующие подразделения. Здесь они и остаются в последующем времени.

Где хранится документация?

Следует четко разделять приказы, которыми регулируются вопросы личного состава и основная деятельность. Это далеко не равнозначные понятия. Если первые должны храниться в отделе кадров организации, то вторые, как уже отмечалось, в юридическом отделе. Это позволит избежать путаницы и более оперативно находить необходимые документы.

Особенности создания хранилища

Организация архива – дело весьма и весьма непростое. Качественно выполнить эту задачу сможет лишь человек, имеющий необходимое образование (архивариус, специалист по архивной работе, делопроизводитель) и опыт работы. Поэтому в штате крупных организаций и предприятий обязательно есть заведующий архивом. Маленьким компаниям целесообразней нанять человека по договору подряда, чтобы тот организовал хранилище документов на предприятии. Как показывает практика, попытки самостоятельно урегулировать данный вопрос оборачиваются большими проблемами с контролирующими органами.

Как правило, приказы, которые регулируют основную деятельность организации, хранятся отдельно от всех остальных, в юридическом отделе. Однако это лишь в теории все бумаги данного типа должны храниться вечно. На практике производятся периодические чистки и все документы, которые утратили свою актуальность, подвергаются уничтожению.

Разумеется, для этого должна соблюдаться определенная процедура. Создается специальная комиссия, которая и принимает окончательное решение об утилизации документации. Уничтожение приказов по основной деятельности становится возможным лишь при выполнении одного из условий:

  • действие документа приостановлено или вовсе отменено иным распоряжением;
  • срок действия, прописанный в документе, истек.

В комиссию по утилизации в обязательном порядке должны быть включены представители всех отделов, чью деятельность напрямую или косвенно затрагивают рассматриваемые документы.

Особенности хранения копий документов

В соответствии с действующим законодательством в области делопроизводства, храниться должны не только оригиналы бумаг. Это же касается и их заверенных вторых экземпляров. Однако срок хранения копий приказов по основной деятельности отличается. И это вполне логично. С течением времени количество обращений к документации сокращается в геометрической прогрессии, и хранить огромное количество бумаг не имеет никакого смысла, да и это довольно затратная статья. В случае возникновения непредвиденных обстоятельств из архива юридического отдела запрашиваются оригиналы документов. Кроме того, в ряде случаев копии документов (пусть и заверенные печатью организации) не имеют юридической силы, а значит, их архивирование теряет всякий смысл.

В общем случае срок хранения подобных дел составляет три года. Хотя эта цифра может варьироваться. Иногда рекомендуют хранить копии вплоть до уничтожения оригиналов документов.

Некоторые особенности архивирования бумаг

Документы, регулирующие основную деятельность организации, хранятся на протяжении всего существования предприятия. Однако, как и в любом правиле, здесь имеются исключения. Дело в том, что хранить в течение многих десятилетий документацию обязаны лишь те организации, которые принимают участие в формировании фондов государственных архивных учреждений. Довольно большая часть учреждений и предприятий не принимает участия в этой деятельности. В таких организациях документы с пометкой «хранить постоянно» должны складироваться лишь на протяжении десяти лет, после чего могут быть утилизированы. При этом следует учитывать, что срок исчисления архивного хранения начинается с первого календарного дня года, следующего за годом издания документа.

Особенности подсчета сроков хранения

Регулирующие данный вопрос законы и подзаконные акты весьма размыты и непрозрачны, поэтому могут по-разному истолковываться. Непонятно, почему подобные оплошности не были исправлены еще на этапе разработки закона. В соответствии с его положениями, сроки хранения устанавливаются «со дня создания» документации. Но в отечественной архивной практике такое никогда не практиковалось. Заграничные архивные учреждения также ведут отсчет не с момента подписания приказа руководителем и регистрации в журнале, а со следующего календарного года.

Особенности смены лица, ответственного за хранение документов

Жизнь не стоит на месте, и рано или поздно возникает необходимость в назначении нового лица, ответственного за архив предприятия. Кто-то из бывалых и проверенных временем работников уходит на пенсию, кто-то увольняется по семейным обстоятельствам.

Процедура смены ответственного лица строго регламентирована. Приказом директора создается специальная комиссия. Оформляется акт приема и передачи всей документации, находящейся в архиве. Минимальный состав упомянутой комиссии – три человека. Помимо составления описи документов, срок хранения которых не истек, в обязанности членов комиссии входит проверка сохранности и состояния бумаг. Упомянутый акт подписывают передающий и принимающий дела на хранение работник.

Основная деятельность организации

Среди огромного количества бумаг постоянно должны храниться лишь документы и приказы по основной деятельности. Это какие направления, возникает вопрос? К данной категории, прежде всего, следует отнести приказы о преобразовании внутренней структуры предприятия в результате слияния (раздела) отдельных его структурных составляющих. Смена рабочего режима также относится к важным решениям. Такие бумаги тоже должны храниться в юридическом отделе.

К данной категории относятся также приказы:

  • направленные на усовершенствование системы повышения квалификации рабочего и офисного персонала организации;
  • о проведении аттестации рабочих мест и сотрудников;
  • об увольнении персонала в связи с сокращением численности штата;
  • о приеме на баланс предприятия оборудования (основных средств);
  • о создании комиссии по вопросам инвентаризации имущества и (или) активов организации.

И это далеко не полный состав приказов по основной деятельности.

Требования к организации архива

В основе классификации приказов лежит нормативный срок хранения бумаг. Для определения этого показателя делопроизводители пользуются специальным перечнем документации организаций. Следует сказать, что в ряде случаев для отдельных организаций устанавливаются свои, ведомственные нормативы хранения бумаг с учетом особенностей работы и специфики отрасли. Рассмотрим подробнее.

Срок хранения приказов по основной деятельности не ограничен. Иными словами, документация такого рода находится в архиве на протяжении существования организации – с момента ее регистрации в государственных органах и до момента ликвидации. Иные бумаги не должны уничтожаться на протяжении 75 лет (документы по кадровым вопросам), либо в течение пяти лет (все иные приказы).

Документы, предназначенные для длительного хранения должны подшиваться в отдельные дела. Это позволит избежать ненужных хлопот впоследствии.

Сформированному пулу бумаг в соответствии с установленными правилами присваивается свой особый шифр, состоящий в большинстве случаев из комбинации букв и цифр.

Хранение документов на электронных носителях

В наше время информационные технологии приобретают все большую популярность. И все чаще прогрессивные руководители предпочитают вести документооборот компании в электронном формате. Реалии таковы, что даже набранный в текстовом редакторе приказ, имеющий электронную подпись уполномоченного лица, имеет юридическую силу. Следует сказать, что большинство директоров и менеджеров высшего звена, особенно в государственных компаниях, предпочитают вести дела традиционным способом, с использованием бумажных носителей и чернил. Однако с приходом нового поколения ситуация в корне изменится.

В соответствии с установленными нормами, электронные копии документов должны храниться в течение такого же срока, что и аналогичные традиционные документы на бумажных носителях.

Где искать нормы хранения приказов по основной деятельности?

Закон РФ «Об архивном деле» является основным источником правил организации складирования документов, как на предприятии, так и в государственных архивах. В настоящее время действует его редакция от 23 мая 2016 года. Сам закон вступил в силу 22 октября 2004 года. Следует отметить, что соблюдать нормы упомянутого Закона обязаны не только специализированные архивные учреждения и государственные предприятия, но и частные субъекты хозяйствования.

Состав приказов по основной деятельности и другая важная и полезная информация содержится в специализированном «Перечне типовых документов». В данном отраслевом нормативно-правовом акте дается подробная характеристика и требования к оформлению бумаг, которые образуются в процессе хозяйственной (или любой другой) деятельности предприятия. Разработчиком документа является Министерство культуры России. Дата утверждения упомянутого Перечня – 25 августа 2010 года. В настоящее время действует редакция от 16 февраля 2016 года.

В некоторых, имеющих особый статус организациях, архивное дело регулируется отдельными отраслевыми нормативно-правовыми актами.

Срок хранения книги приказов по основной деятельности

В соответствии с установленными требованиями, любому приказу присваивается уникальный номер, а отметка о его выходе заносится в специальный журнал. Рекомендуется для удобства при нумерации этих документов использовать алфавит. Например, латинские буквы OD в начале номера приказа сразу дают понять, что документ регулирует основную деятельность организации. Лишь после внесения соответствующей записи в журнал, документ становится юридически значимым. И наоборот, если запись в журнале регистрации отсутствует, приказ будет являться просто бумажкой. В данном случае будет поставлена под вопрос его значимость в случае рассмотрения судебных либо иных дел.

Журнал регистрации приказов – чрезвычайно важный элемент, не менее значимый, чем сами приказы. В соответствии с классификацией Перечня документов и требованиями законодательства, он относится к таковым, которые должны быть в сохранности на протяжении существования организации (то есть постоянно). Таким образом, срок хранения приказов директора по основной деятельности и журнал регистрации приказов – «постоянно».

Особенности оформления журнала

В статье неоднократно подчеркивалась важность такого документа, как книга регистрации приказов по основной деятельности. Иногда ее называют журналом. Допустимо использовать оба эти названия. Несмотря на такую первостепенную важность данного документа, отсутствует его унифицированная форма. Любая организация вправе оформить его страницы по своему усмотрению. Главное, чтобы в книге были следующие графы — номер приказа и дата регистрации (вступления в силу), тезисное описание содержимого документа.

Страна Советов

Страна Советов Советы на все случаи жизни

Срок хранения приказов

Все приказы подразделяют на следующие виды:

1/ Приказы по основной деятельности с постоянным сроком хранения

2/ Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет

3/ Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет

4/ Приказы по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет

Приказы по основной деятельности, срок хранения пост.

О совершенствовании структуры организации

О создании, слиянии, реорганизации подразделений организации

Об изменении режима работы организации

Об утверждении и введении в действие организационно-правовых документов

(в т.ч. должностных инструкций)

О внесении изменений в организационно-распорядительные документы

О создании экспертных комиссий, рабочих групп, совещательных органах

О проведении мероприятий (семинаров, конференций и т.п.)

О делегировании полномочий

О правах подписи документов

О распределении обязанностей

Об утверждении учетной политики организации

По подотчетным лицам

О проведении инвентаризации и создании инвентаризационной комиссии

О приеме, перемещении, списании основных средств

Об утверждении штатного расписания организации

О внесении изменений в штатное расписание

О сокращении штатов организации

О проведении аттестации работников организации (в т.ч. о создании аттестац.комиссий)

О совершенствовании системы повышения квалификации работников организации

По административно-хозяйственным вопросам со сроком хранения 5 лет

О выплате пособия / материальной помощи

Об изготовлении маркетинговых материалов (календари, визитки и т.д.)

О переносе выходных дней / О работе организации в праздничные и выходные дни

О выполнении ремонтных работ

О направлении сотрудников на учебу/семинары

Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет

О приеме работника (работников) на работу

О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)

О переводе работника (работников) на другую работу

О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы

О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5, 3-х лет

О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1,5, 3-х лет

Об отмене действия приказа на предоставление работнику отпуска

О направлении работника (работников) в командировку (зарубежные)

О поощрении работника (работников)

Об изменении фамилии

О назначении на должность

О совмещении должностей / профессий

Об исполнении обязанностей (на время отпуска и т.п.)

Об установлении надбавки к должностному окладу

Приказы по кадрам со сроком хранения 5 лет

О предоставлении отпуска работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого, учебного отпусков

Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска

О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

О направлении работника (работников) в командировку (краткосрочные командировки внутри страны)

О привлечении к работе в выходные и праздничные дни

О привлечении к сверхурочным работам

О привлечении работника к дисциплинарной ответственности

О снятии с работника дисциплинарной ответственности

Об отстранении от работы

О прекращении отстранения и допуске к работе

О вынесении взыскания работнику за прогул / Об объявлении выговора

В середине марта вступили в силу изменения, согласно которым срок хранения кадровой документации был сокращен. Как теперь определить срок хранения документов по личному составу в связи с изменениями в законодательстве об архивном деле?

Федеральным законом от 02.03.2016 N 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле) с 13.03.2016 изменены сроки хранения документов по личному составу.
Из действующей ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение», в п.

4 которой устанавливается 75-летний срок хранения документов в организациях-авторах до их поступления в государственные и муниципальные архивы, исключены слова «документов по личному составу».
Взамен введена новая статья с номером 22.1, устанавливающая новый критерий — 2003 г. как условную границу при определении сроков хранения документов по личному составу. Очевидно, граница свидетельствует о том, что с этого года гарантируются достоверность, полнота и сохранность данных персонифицированного учета, которые обеспечивает в своих информационных ресурсах Пенсионный фонд РФ.

Фрагмент документа. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»

Если документы по личному составу созданы до 2003 г. (т.е. крайняя дата дела должна соответствовать 2002 г. или ранее), то они подлежат хранению:
— в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности после истечения указанного срока хранения (т.е. для части дел срок хранения в этот момент может быть увеличен вплоть до постоянного) в государственных органах и органах местного самоуправления, если они являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (п. 1 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле; а в современной практике такой же срок сейчас устанавливается для хранения документов на предприятиях с долями государственной или муниципальной собственности в уставном капитале);
— не менее 75 лет со дня создания — в иных организациях (п. 3 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле; это означает обязательность такого срока хранения для всех остальных коммерческих и некоммерческих организаций независимо от их организационно-правовой формы);
— с даты поступления в архивное учреждение и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения — в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций (п. 2 ч.

Каков срок хранения приказов?

1 ст. 22.1 Закона об архивном деле).
Если документы по личному составу созданы начиная с 2003 г., то в этих же категориях организаций (ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле) срок их хранения сокращается до 50 лет со дня создания.
Однако установлен срок хранения в течение 75 лет для документов по личному составу тех граждан, которые проходят государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой (прокуратура, таможенные органы, служба судебных приставов и т.п.; ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле).

Закон и подзаконный акт

Обратите внимание: в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры от 25.08.2010 N 558 (далее — ПТУД), есть разные сроки хранения у документов по личному составу:
— для наиболее ценных они составляют 75 лет, для некоторых даже постоянно;
— для менее ценных они значительно меньше, например 5 лет, 3 года, до замены новыми.
А новая ст. 22.1 Закона об архивном деле фактически поделила все документы по личному составу только на 2 группы :
— созданные начиная с 2003 г. (им установила срок хранения 75 лет) и
— созданные ранее (хранить 50 лет).
———————————
Отдельно стоят лишь документы о госслужбе, не являющейся гражданской, упомянутые в ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле.

Других вариантов сроков хранения для документов по личному составу в Законе просто нет. Закон имеет большую силу, чем подзаконные акты, в т.ч. ПТУД. В случае расхождений подзаконная нормативная база приводится в соответствие новому принятому Закону.
Возникает вопрос: неужели теперь нельзя хранить часть кадровых документов постоянно или наоборот менее 50/75 лет (как это было раньше по ПТУД: 5 лет, 3 года и т.д.)?
Наше мнение следующее.
1. С внесением изменений в Закон об архивном деле постоянные сроки хранения по ПТУД трансформировались в:
— 75 лет ЭПК — для документов, созданных до 2003 г., и
— 50 лет ЭПК — для документов, созданных начиная с 2003 г.
То есть по истечении указанных лет проводится экспертиза ценности документов и часть из них может быть отобрана на постоянное хранение.
2. Только для кадровых документов, созданных начиная с 2003 г., срок хранения в 75 лет (как было раньше по ПТУД) Законом обрезали до 50 лет ЭК.
3. А вот для кадровых документов с меньшим сроком хранения по ПТУД, чем в обновленном Законе, не нужно повышать его до планки в 75 лет (ч. 1 и 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле) или 50 лет (по ч. 2 ст. 22.1). Например, приказ о краткосрочной командировке можно продолжать хранить всего 5 лет по ст. 19 ПТУД. Иначе затраты на хранение кадровых документов существенно возрастут, а нововведения были призваны их сократить.
К этим рекомендациям вам стоит отнестись как к мнению опытного специалиста. Но далее всем нам нужно ждать разъяснений Росархива! А пока не будем подрывать сложившиеся основы архивного дела.

Сроки хранения: как считать

Еще обращаем ваше внимание на неудачные формулировки Закона при установлении сроков: «в течение 75 лет», «не менее 50 лет», но «со дня создания». Неизвестно, как просмотрели архивисты эту формулировку в процессе согласования законопроекта. Со дня создания сроки хранения документов никогда не устанавливались ни в отечественной, ни в зарубежной архивной практике. Документы формируются в дела, поэтому необходимо учитывать понятие «крайние даты» документов дела, т.е. даты начала и окончания дела — это дата составления/регистрации/получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное профессиональное правило исчисления сроков хранения документов: с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа/завершения дела в делопроизводстве/окончания личного дела , которое определяется датой приказа об увольнении.
———————————
Пункт 4.28 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

Это может привести, например, к следующим сложностям с личными делами сотрудников. Датой создания личного дела обычно является дата приказа о приеме на работу:
— если она 2003 г. и позже, то срок хранения дела теперь составляет 50 лет со следующего за годом увольнения;
— если же она 2002 г. и ранее — то 75 лет.
Получается, что для личных дел нужно отслеживать срок создания, а группируются они при сдаче в архив организации по описям по году увольнения сотрудников из этой организации. На практике это может вызвать определенные сложности, которые поможет решить автоматизация.
И в заключение еще раз подчеркнем: нормы законодательных актов всегда применяются, поэтому разъяснений и методических рекомендаций по установлению временных сроков хранения документов по личному составу следует в ближайшее время ожидать от Росархива.

Приказы по личному составу отражают трудовую деятельность работника и юридически закрепляют его отношения с работодателем. На основе приказов ведется трудовая книжка и личное дело, а в зависимости от их содержания назначается оплата труда, осуществляются переводы и повышения в должности.

Они являются самостоятельной группой распорядительных документов и основой кадрового документооборота. Подшиваются эти приказы в отдельное дело, нумеруются вне зависимости от прочих приказов, систематизируются по времени создания.

Унификация формы оформления

Для подготовки документа используются установленные унифицированные формы. Так как приказы такого рода являются первичными учетными документами, то есть основаниями для налоговой отчетности и бухгалтерского учета, то рекомендуется использовать только утвержденные формы для их составления. Существуют исключения, когда приказ оформляется в свободной текстовой форме, тогда основой становится принятая форма приказа по основной деятельности предприятия.

Помимо оригиналов, могут быть оформлены копии приказов для бухгалтерии предприятия. Копии руководителем не подписываются, а лишь заверяются работником кадровой службы. Оригинал приказа всегда остается на хранении в кадровой службе.

Классификация, подшивка, хранение

При классификации приказов учитывается принятый минимальный срок их хранения, который определяется в соответствии с Типовым перечнем документов 2010 года выпуска. Кроме того, допускаются к использованию различные ведомственные перечни, которые формируются с учетом специфики организаций, связанной с их работой в определенной отрасли. Такие перечни являются приоритетными, так как они учитывают всё разнообразие документов конкретного предприятия и используются для проведения экспертизы ценности документов. Законодательством определены два минимальных срока хранения: 75 лет для одних видов документов и 5 лет для других.

Целесообразно нумеровать и формировать подшивку приказов длительного хранения отдельно от приказов кратковременного хранения. Каждое подшитое дело непременно заносится в номенклатуру дел организации.

В больших учреждениях с объемным документооборотом удобно подразделять приказы на разновидности по их содержанию. Например, при большом количестве документов сроком хранения 75 лет их можно разделить на три группы: о приеме на работу, увольнении и переводе; об отпуске; прочие приказы. Также допускается подразделение приказов краткосрочного хранения.

Каждой группе приказов дается делопроизводственный индекс из букв, цифр или их сочетания.

Предшествующие документы

Оформлению приказа по личному составу предшествует письменное основание, например:

Выпуску приказа может предшествовать несколько оснований, например, трудовой договор и личное заявление. Основания могут помещаться в личное дело работника, если приказ имеет длительный срок хранения. Прочие основания могут быть размещены вместе с соответствующими приказами, в дальнейшем расформировываться перед архивированием, или же формируются в отдельном деле, но с обязательным включением такого дела в номенклатуру. Следует указать основные разновидности оснований в заголовке дела, к примеру, «Документы о выделении дополнительных средств (о назначении премий, материальной помощи и вознаграждений)».

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

В соответствии с Типовым перечнем документов основания, не прикрепленные к личному делу сотрудника, хранятся 5 лет.

С соответствующим содержанию заголовком оформляется и обложка дела с приказами. Например, «Приказы генерального директора ЗАО «СтройИнвест» по командированию сотрудников (длительные командировки)».

Проверка, передача в архив и уничтожение

Каждый документ в обязательном порядке проходит тщательную проверку оформления. При отсутствии даты, необходимых подписей, при наличии ошибок в основном тексте приказ отправляется на доработку или исправление.

Приказы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет, необходимо правильно передать в архив организации и включить в опись дел по личному составу. Прочие приказы, срок хранения которых составляет меньшее время, после истечения сроков уничтожаются вместе с другими документами, о чем составляется акт об уничтожении документов. Обычно документы предприятия уничтожают централизованно. Поэтому составляется сводный акт, куда входит остальная документация со всех подразделений данного предприятия.

Консультация юриста

Приказы по личному составу

Формирование приказа о назначении ответственного за производство работ — примеры и образцы

24 марта 2017 Приказы

Для контроля за производством работ на каком-либо объекте лучше назначить сотрудников, с которых можно будет при необходимости спрашивать о течение процесса и требовать объяснений при нарушениях.

Назначаются данные сотрудники посредством распорядительной документации, примеры которой приведены для скачивания ниже.

Приказ утверждается руководителем, после чего доносится до лиц, перечисленных в качестве ответственных за какой-либо этап производственных работ.

То есть распоряжение руководителя — это способ донести до работников сведений о наложении на них ответственности за выполнение определенных действий. За возможные нарушения процесса производства, нарушение сроков их выполнения назначенное приказом лицо будет отвечать перед руководством предприятия.

Приказ не только устанавливает ответственных, но и определяет степень ответственности данных лиц, устанавливает сферу их действий и должностные обязанности.

При составлении распоряжения следует учитывать положения, изложенные в трудовом кодексе, не нарушая прав работников.

Для назначения ответственного необходимо определить сотрудников, которые будет отвечать за:

Для назначения материально-ответственных за имущество предприятия приказ следует составлять по образцу, представленному в этой статье.

Образец оформления

Бланк распоряжения компанией разрабатывается самостоятельно, рекомендуется подкреплять информацию ссылками на нормативные пункты законодательных документов, если таковые будут уместны.

Форма должна содержать:

  • номер — персональный, присвоенный при регистрации в специальной журнале для распорядительной документации;
  • дата издания;
  • заголовок — о чем приказ, например, «о назначении ответственного сотрудника за производство действий на объекте», можно конкретизировать, на какой именно объекте;
  • причина издания — для каких целей составляется приказ (образцы причины — в связи с началом работ на конкретном объекте, для выполнения определенных действий, в целях исполнения норм действующего законодательства, строительных норм и правил, для организации управления производством каких-либо работ — строительных, строительно-монтажных, демонтажных и прочих);
  • распоряжения руководителя — ФИО и должности работников, назначаемых ответственными за производство, контроль различных этапов производственного процесса. Также следует назначить работников, которые будут замещать назначенных при их отсутствии;
  • приказом могут возлагаться конкретные обязанности, определяться круг их функционала;
  • список документации, которой должны руководствоваться назначенные лица;
  • уровень ответственности — как назначенные лица могут быть наказаны и за что;
  • утверждающая подпись руководителя.

О назначении в качестве ответственного лица должен знать сам работник. Утвержденный приказ нужно передать для ознакомления каждого указанному в нем сотруднику.

Как правило, в нижней части бланка остается место, где ознакомленные лица ставят свои подписи в подтверждения осведомленности. Можно к приказу дополнительно составить лист ознакомления, где будут расписываться назначенные работники.

Если работник не зафиксирует свою подпись в подтверждение ознакомления с тем, что его назначили ответственным, то требовать от него исполнения обязанностей, возложенных на него данным назначением, будет не возможно.

Как правило, руководитель своим распоряжением также назначает сотрудника предприятия, на которого возлагается контроль за ознакомлением ответственных с содержанием бланка.

Несколько примеров оформления распорядительного документа при выполнении работ на различных объектах приведено ниже.

Скачать пример

Образец приказа о назначении ответственного за производство работ — скачать.

Пример для объекта строительного типа — скачать.

Какой срок хранения приказов по основной деятельности?

Срок хранения приказов по основной деятельности императивно определен в соответствующих нормативно-правовых актах. При установлении срока законодатель исходил из ценности и значимости подобных документов для жизни общества и государства. Из нашего материала вы узнаете о том, сколько, как и где должны храниться приказы по основной деятельности.

Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?

Основным законом, который регулирует процедуру хранения и архивирования всех документов, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации». Его положения относятся не только к государственным и муниципальным учреждениям/организациям, образующим государственные и муниципальные архивы, но и к частным предприятиям.

Также о классификации приказов и сроках хранения каждого вида этих локальных нормативных актов можно узнать из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (ред. от 16.02.2016), утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» разъясняет порядок и условия формирования архивов на любых предприятиях. Кроме того, этот документ объясняет, что такое постоянное хранение и где оно осуществляется.

Помимо перечисленных нормативно-правовых актов существуют источники, регулирующие вопросы хранения документации в отдельных организациях. Например, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и пр.

Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации

После издания приказа ему присваивается номер. При нумерации приказов рекомендуется использовать буквенные индексы, которые легко запоминаются и упрощают работу с документами (например, буквенное обозначение «ОД» сразу ассоциируется с основной деятельностью).

Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от других, при этом каждый из них обязательно должен пройти регистрацию в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Данная процедура придает документу юридическую силу и позволяет отслеживать движение и исполнение локального нормативного акта.

Форма такого журнала не утверждена, поэтому делопроизводственная служба каждого конкретного предприятия может устанавливать свой вариант. Например, можно использовать такое оформление:

  • титульный лист с надписью «Журнал регистрации приказов по ОД за 2014 год ООО «Эверест»»;
  • страницы с таблицей, содержащей записи о регистрации приказов:

Дата издания приказа

Рег. номер

Краткое содержание приказа

Отметка об исполнении

О замене печати

В связи с утратой старой печати принять новый оттиск и изготовить новую печать.

Об утверждении должностной инструкции мастера участка в новой редакции

Об изменении режима работы предприятия

В связи с началом зимы организация переходит на зимний режим работы

Далее приказы группируются в дела по видам и срокам хранения. Все приказы по основной деятельности имеют один срок хранения, поэтому могут подшиваться в одно дело по годам.

Хранятся журналы регистрации приказов по основной деятельности так же, как и любые другие приказы, при этом относятся, согласно подп. «а» п. 258 Перечня, к документам постоянного хранения.

Срок действия приказов по основной деятельности

Чтобы организовать правильно хранение документов, следует прежде определить срок действия (актуальности) каждого конкретного акта. Приказы по основной деятельности начинают действовать с даты их издания или с момента, указанного в самом тексте. Прекращается же действие такого приказа в двух случаях:

  1. Если его отменили другим документом.
  2. Если истек срок, указанный в самом приказе.

По сложившейся в делопроизводстве традиции актуальность приказов рекомендуется проверять каждые 3–5 лет. Считается, что именно за это время обычно меняется штатный состав, направление деятельности, общая политика и другие показатели жизнедеятельности предприятия.

Если организация большая, то к данному процессу следует привлекать юридический отдел, бухгалтерию и другие структурные подразделения, которых касаются конкретные приказы или которые отвечают за их исполнение. Привлеченные к процессу актуализации локальной документации лица должны определить, какие акты можно ликвидировать, а какие изменить. После проверки устаревшие приказы следует отменить одним документом.

Сколько хранятся приказы по основной деятельности?

Даже если действие каких-то приказов прекращено, это не значит, что они должны быть уничтожены. После того как приказы прошли текущее хранение (от 1 года до 3 лет), решается вопрос об их архивном хранении. Несмотря на установленный законодательством срок хранения не все приказы по основной деятельности должны подшиваться в архивные дела. Ценность и значимость каждого документа определяет специальная комиссия или уполномоченное лицо. В зависимости от результатов либо формируются дела для передачи их в архив организации, либо происходит уничтожение ненужных приказов с составлением соответствующих актов.

Если организация входит в список предприятий, формирующих государственные и муниципальные архивы, то дела передаются в архив. Большинство юридических лиц не имеет такой возможности, поэтому архивным хранением такие компании занимаются самостоятельно.

Согласно п. 19 части 1.1 раздела 1 Перечня приказы по основной (профильной) деятельности хранятся постоянно. В то же время для организаций, не формирующих государственные (муниципальные) архивы, Перечнем предусмотрены боле щадящие сроки. Так, срок хранения актов с отметкой «постоянно» должен быть не менее 10 лет (примечание к Перечню). При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего после года издания документа (абз. 4 раздела 1.4 Перечня), то есть срок хранения приказа от 2015 года начинается с 1 января 2016 года.

Однако в этом правиле есть исключение: приказы, присланные в организацию с целью уведомления, имеют срок хранения, который определяется как «до минования надобности», но не менее 1 года (примечание к Перечню). То есть приказ, присланный в структурное подразделение, например, из вышестоящего офиса, не должен держаться в общей папке, так как срок его хранения является временным.

Весь архив хранится на предприятии постоянно. Если предприятие реорганизуется, правопреемники обязаны принять архив на дальнейшее хранение. Если же оно ликвидируется, документы выборочно передаются в архив муниципальной или государственной принадлежности.

Как видите, сроки хранения приказов по основной деятельности говорят о том, что данный вид актов имеет большую значимость. В связи с этим во избежание штрафных санкций за непредставление или утрату важных документов (статьи 13.20, 13.25 Кодекса об административных правонарушениях) следует четко соблюдать порядок и сроки хранения рассмотренных актов.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит