Служебная записка о командировке, служебная записка командировке служебном автомобиле

Содержание
  1. Служебная записка о командировке
  2. Служебная записка на командировку как основание для издания приказа
  3. Служебная записка как отчет о командировке
  4. Ваше право
  5. Служебная записка о командировке на служебном автомобиле
  6. Как оформить служебную записку на командировку
  7. Зачем нужна
  8. Правила оформления
  9. Сопроводительная документация
  10. Образец служебной записки на командировку 2018 года
  11. Должен ли писать руководитель
  12. Поездки за границу
  13. Делопроизводство
  14. Как составить служебную записку о командировке (образец)?
  15. Нормативная база
  16. Составляем служебную записку на командировку (образец 2018)
  17. Нюансы составления
  18. Служебная записка на командировку
  19. Образец служебной записки о направлении в командировку
  20. Образец служебной записки на командировочные расходы
  21. Образец служебной записки об отмене командировки
  22. Образец служебной записки на командировку
  23. Для чего нужна служебная записка
  24. Командировка предпринимателя
  25. Информация в служебной записке
  26. Образец записки
  27. Служебная записка на командировку — образец 2017
  28. Чем обычно подтверждают даты командировки
  29. Это видео недоступно.
  30. YouTube Premium
  31. На экс-министра завели дело за пьяные поездки на служебном авто - Россия 24
  32. Текст видео
  33. Делопроизводство
  34. Как составить служебную записку о командировке (образец)?
  35. Нормативная база
  36. Составляем служебную записку на командировку (образец 2019)
  37. Нюансы составления
  38. Получаем служебную записку на командировку - образец
  39. Когда составляется служебная записка на командировку?
  40. Структура служебной записки на командировку
  41. Примерная форма служебной записки

Служебная записка о командировке

Время нахождения сотрудника в поездке определяется проездными документами, которые сотрудник предоставляет работодателю по факту своего возвращения.

Если таковых нет, как, например, в случае использования личного или автотранспорта работодателя, время командировки определяется на основании сведений, изложенных в служебной записке, которую работник предоставляет работодателю вместе с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта.

Таким образом, служебная записка о командировке имеет как минимум два значения.

Служебная записка на командировку как основание для издания приказа

В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании. Правила оформления:

  1. В правом верхнем углу указываем должность, фамилию и инициалы руководителя, который будет принимать решение о деловой поездке.
  2. Ниже пишем наименование подразделения, которое выступает инициатором поездки.
  3. Указываем текущую дату и присваиваем порядковый номер.
  4. В левом верхнем углу указываем наименования подразделений, которые либо примут участие в этой поездке, либо будут ее обеспечивать тем или иным образом.
  5. Кратко озаглавливаем документ.
  6. Далее подробно и обоснованно расписываем причины, послужившие основанием для командирования. Кроме причин, указываем, кто должен ехать, на какой срок, а также какое количество денежных средств необходимо выделить для обеспечения этой поездки.
  7. Подписываем и отправляемся к руководству на утверждение.

Служебная записка о командировке (образец 2019) для издания приказа

После того как руководитель примет положительное решение о командировке, направляем копии записки во все подразделения, которые перечислены в левом верхнем углу, для принятия необходимых мер (подготовки приказов, заказа билетов при необходимости, начисления денежных средств командируемым и т. д.).

Служебная записка как отчет о командировке

В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ. Правила оформления:

  1. В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
  2. Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
  3. Краткий заголовок.
  4. Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов).
    В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить.
  5. Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Ваше право

Правовые консультации

Служебная записка о командировке на служебном автомобиле

Как оформить служебную записку на командировку

Зачем нужна

Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.

Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:

  • поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;
  • отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.

    Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.

    Правила оформления

    Образец служебной записки о командировке 2018 года оформляется сотрудником от руки на фирменном бланке сразу по возвращению из поездки.

    Единой нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок оформления командировочной документации, законодательно не предусмотрено. Форма и содержание должны быть разработаны и утверждены бюджетной организацией в соответствии с учетной политикой. Согласно п. 3 Положения № 749, руководитель организации вправе включить регламент и координирование таких документов в локальные акты учреждения.

    Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля (модель, госномер) при необходимости.

    Также следует перечислить прилагаемые документы.

    Сопроводительная документация

    Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:

    При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.

    Образец служебной записки на командировку 2018 года

    Должен ли писать руководитель

    По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.

    Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.

    Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.

    Поездки за границу

    В этом случае служебка оформляется по тем же правилам. Необходимо только приложить копию заграничного паспорта. Исключение составляют поездки в страны СНГ: пересечение границ будут совпадать с датами билетов, а если командированный сотрудник передвигается на автомобиле, то отметки будут ставиться в путевом листе.

    Делопроизводство

    Как составить служебную записку о командировке (образец)?

    Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

    В каких именно? И нужна ли она вообще?

    Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

    Нормативная база

    Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

    Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.

    Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

    Что это за документ?

    Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

    Служебная записка потребуется в следующих случаях:

    • если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
    • если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.

    Для чего требуется?

    В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.

    Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

    Какие документы заменяет?

    Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

    Составляем служебную записку на командировку (образец 2018)

    Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.

    Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.

    Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

    Требования к документу

    Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.

    Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.

    Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

    Форма и структура

    Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.

    Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

  • В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
  • В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
  • В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
  • Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.

    Как оплатить проживание в командировке без документов? Узнайте тут.

    Образец заполнения (пример)

    Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:

    Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2018) можно здесь:

    Кто подписывает и согласовывает?

    Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.

    Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.

    Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

    Сроки сдачи

    В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.

    Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.

    Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

    Сопроводительные документы

    Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

  • путевой лист;
  • подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
  • прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.

    Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

    Нюансы составления

    При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

    Поездка за границу

    Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.

    Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.

    Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.

    Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.

    Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.

    Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

    Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

    Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

    При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

    Командировка директора

    Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.

    В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.

    Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны приказы о командировке, ее переносе или продлении.

    По сути, записка будет дублировать приказ.

    Для исключения недоразумений рекомендуется внесение в соответствующие локальные акты организации положения о необязательности предоставления директором служебной записки при поездке в командировку.

    Как оформить приказ на командировку директора? Узнайте тут.

    Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Смотрите здесь.

    Поездка в выходной день

    При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.

    Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.

    Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

    Командировка предпринимателя

    Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года № 03-11-11/166 в командировки могут быть отправлены только наемные работники.

    Предприниматели являются самозанятым населением, а значит не могут отправить сами себя в командировку.

    Таким образом, ИП освобождены от обязанности оформлять приказ, служебную записку и предоставлять подтверждающие документы о понесенных расходах.

    Однако расходы можно учесть при уплате налога.

    Налоговый кодекс позволяет в таких случаях уменьшить налогооблагаемую базу:

  • Расходы на оплату гостиничного номера можно списать как затраты на аренду.
  • Расходы на топливо можно списать как материальные затраты.

    Все понесенные расходы необходимо документально подтвердить.

    Помимо этого, нужно обосновать необходимость поездки в рамках осуществления предпринимательской деятельности. Для этого подойдет, например, протокол переговоров с поставщиками или покупателями.

    Служебную записку требуется составлять лишь в некоторых случаях. Крайне важно правильно заполнить документ, ведь от этого будет зависеть дальнейшая компенсация понесенных расходов. Также необходимо учитывать нюансы при заполнении в зависимости от конкретных обстоятельств поездки.

    Служебная записка на командировку

    Образец служебной записки о направлении в командировку

    Пример служебной записки на командировку

    Служебка удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он был направлен, дату его приезда и возвращения из поездки.

    Ее оформляют, если:

    специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;

    гражданин не может документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.

    Она нужна также для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в командировке.

    Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет собой:

    отчет о выполненных задачах;

    Образец служебной записки на командировочные расходы

    Оформляется сотрудником лично после возвращения.

    Специальной формы для оформления возмещения расходов на командировку не предусмотрено, поэтому можно воспользоваться бланком, подготовленным организацией. Он составляется следующим образом:

    в шапке указывается должность нанимателя, его ФИО и название фирмы в дательном падеже. Ниже нужно вписать ФИО и должность командированного сотрудника;

    в центре пишется наименование документа. Далее следует изложить текст обращения к директору. Нужно указать: дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;

    ниже указываются прилагаемые бумаги ( чеки и квитанции об оплате и т.д.);

    ставится дата, ФИО и подпись сотрудника.

    Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.

    Образец служебной записки об отмене командировки

    Составляется для возврата полученных денег, в ней указывается причина отмены и перечисляются расходы, понесенные в связи с подготовкой к поездке.

    Образец служебной записки на командировку

    Статьи по теме

    Для чего нужна служебная записка

    Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.

    Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. При этом включать в налоговую базу при УСН расходы на основе одной служебки нельзя. Нужно обязательно получить от работника первичные документы, подтверждающие конкретные траты. И только потом — списывать затраты (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

    Оформляется служебная записка по возвращении из командировки. К ней сотрудник прикладывает подтверждающие бумаги и весь пакет документов передает работодателю. Такие правила установлены пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

    Так как обычно бухгалтер получает от сотрудников все документы по возвращении из поездки, в том числе служебную записку, и принимает их к учету, поэтому вам важно знать, как должна быть оформлена служебная записка, чтобы потом не было проблем со списанием расходов. И еще помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

    Командировка предпринимателя

    Командировать можно только наемный персонал, а индивидуальный предприниматель к категории работников не относится ( письмо Минфина России от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Именно поэтому бизнесмен не может сам себя направить в командировку. Ведь отдать себе распоряжение отправиться в поездку по служебной необходимости нельзя. А значит, не нужно оформлять на самого себя приказ о командировке, служебную записку и путевой лист.

    Однако если вам нужно поехать в другой регион по служебным делам, то расходы на поездку при УСН все-таки учесть можно. Например, траты на оплату счета гостиницы вы можете списать как затраты на аренду (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А расходы на бензин — как материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и ст. 254 НК РФ). Но в таком случае обязательно подтвердите расходы документально.

    Так, подтверждающими бумагами в этом случае будут квитанции на оплату проживания в гостинице и кассовые чеки на бензин. Кроме того, вам надо будет обосновать производственную необходимость своей поездки. Для этого подойдет любой документ, который докажет, что вы ездили по рабочим делам. Например, протокол переговоров с потенциальным поставщиком или новый договор.

    А вот путевой лист не нужен, потому как он как раз говорит о том, что была командировка, а не служебная поездка бизнесмена на личном авто. Если же вы все-таки оформили командировочные документы, а налоговики сняли ваши расходы на поездку, можете попробовать отстоять свою точку зрения в суде. Иногда арбитры встают на сторону бизнесменов. Полагая, что коммерсант не лишен возможности отправляться в служебные командировки самостоятельно (постановления ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 и от 16.05.2011 № Ф09-819/09-С3).

    Информация в служебной записке

    Унифицированной формы служебной записки законодательством не установлено. Поэтому вам нужно разработать свой собственный бланк. А сотрудник по возвращении из поездки просто заполнит все необходимые поля.

    Отразите в служебной записке следующие данные. Поскольку служебка в данном случае — это первичный документ (нужна для начисления суточных и подтверждает расходы на командировку), значит, она должна содержать все обязательные реквизиты для «первички». Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отметим их.

    Так, обязательно укажите в документе его наименование — служебная записка. И поставьте название компании или фамилию, имя, отчество предпринимателя. Далее внесите данные о месте командировки, то есть в какую страну, город, местность и организацию был направлен работник.

    Затем зафиксируйте сведения об автомобиле — его марку и номер. А также отразите информацию о времени и дате начала и окончания поездки и укажите срок командировки, то есть сколько всего дней сотрудник был в поездке (п. 7 Положения № 749). Эта информация, как уже было отмечено выше, необходима для начисления суточных. Причем, обратите внимание, данные сведения должны совпадать со сведениями путевых листов.

    Ниже перечислите все документы, подтверждающие использование автомобиля для проезда, которые были приложены к служебке. Например, путевой лист, кассовые чеки и квитанции. И поставьте свою подпись и дату.

    Образец записки

    Генеральному директору
    ООО «Альфа»
    Львову А.В.
    от менеджера
    Кондратьева Александра Сергеевича

    Служебная записка

    Сообщаю, что я отправился в командировку 22 ноября 2017 г. в 10ч.00 мин. из г. Москвы в г. Тверь, используя собственный транспорт:

    Служебная записка на командировку — образец 2017

    Отправить на почту

    Служебная записка на командировку — образец 2017 года приведен в нашей статье — понадобится, если командированный не использует для проезда общественный транспорт дальнего следования и у него отсутствуют проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения.

    Чем обычно подтверждают даты командировки

    В результате произошедших в 2015 году изменений в правилах документального оформления командировок (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 и от 29.07.2015 № 771) в процедуре служебной поездки стали задействоваться всего 2 документа:

  • распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
  • отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).
  • Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.

    В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
  • при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
  • при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.

    О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».

    Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:

  • На служебном автомобиле.
  • Личном транспорте.
  • Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

    Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.

    О документе, устанавливающем особенности расходов, принимаемых работодателем при командировках, читайте в статье «Положение о служебных командировках — образец 2017».

    Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

    Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.

    Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть на нашем сайте.

    При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.

    Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

    Это видео недоступно.

    Очередь просмотра

    Очередь

    • Удалить все
    • Отключить

    YouTube Premium

    На экс-министра завели дело за пьяные поездки на служебном авто — Россия 24

    Хотите сохраните это видео?

    • Пожаловаться

    Пожаловаться на видео?

    Выполните вход, чтобы сообщить о неприемлемом контенте.

    Понравилось?

    Не понравилось?

    Текст видео

    Пьяные поездки на служебном автомобиле довели бывшего министра финансов Саратовской области до уголовного дела. Александра Выскребенцева по результатам прокурорской проверки обвинили в незаконном использовании госмущества. Скандал с его участием разгорелся после того, как сотрудники ГИБДД ночью остановили автомобиль «Сузуки».

    Последние новости России и мира, политика, экономика, бизнес, курсы валют, культура, технологии, спорт, интервью, специальные репортажи, происшествия и многое другое.

    Официальный YouTube канал ВГТРК.
    Россия 24 — это единственный российский информационный канал, вещающий 24 часа в сутки. Мировые новости и новости регионов России. Экономическая аналитика и интервью с влиятельнейшими персонами.

    Делопроизводство

    Как составить служебную записку о командировке (образец)?

    Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    +7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    В каких именно? И нужна ли она вообще?

    Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

    Нормативная база

    Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

    Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.

    Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

    Что это за документ?

    Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

    Служебная записка потребуется в следующих случаях:

    • если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
    • если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.

    Для чего требуется?

    В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.

    Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

    Какие документы заменяет?

    Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

    Составляем служебную записку на командировку (образец 2019)

    Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.

    Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.

    Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

    Требования к документу

    Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.

    Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.

    Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

    Форма и структура

    Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.

    Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

    • В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
    • В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
    • В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
    • Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.

    Как оплатить проживание в командировке без документов? Узнайте тут.

    Образец заполнения (пример)

    Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:

    Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2019) можно здесь:

    Кто подписывает и согласовывает?

    Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.

    Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.

    Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

    Сроки сдачи

    В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.

    Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.

    Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

    Сопроводительные документы

    Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

    • путевой лист;
    • подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
    • прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.

    Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

    Нюансы составления

    При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

    Поездка за границу

    Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.

    Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.

    Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.

    Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.

    Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.

    Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

    Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

    Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

    При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

    • путевой лист;
    • чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
    • документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.

    Командировка директора

    Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.

    В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.

    Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны приказы о командировке, ее переносе или продлении.

    По сути, записка будет дублировать приказ.

    Для исключения недоразумений рекомендуется внесение в соответствующие локальные акты организации положения о необязательности предоставления директором служебной записки при поездке в командировку.

    Как оформить приказ на командировку директора? Узнайте тут.

    Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Смотрите здесь.

    Поездка в выходной день

    При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.

    Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.

    Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

    Командировка предпринимателя

    Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года № 03-11-11/166 в командировки могут быть отправлены только наемные работники.

    Предприниматели являются самозанятым населением, а значит не могут отправить сами себя в командировку.

    Таким образом, ИП освобождены от обязанности оформлять приказ, служебную записку и предоставлять подтверждающие документы о понесенных расходах.

    Однако расходы можно учесть при уплате налога.

    Налоговый кодекс позволяет в таких случаях уменьшить налогооблагаемую базу:

    • Расходы на оплату гостиничного номера можно списать как затраты на аренду.
    • Расходы на топливо можно списать как материальные затраты.

    Все понесенные расходы необходимо документально подтвердить.

    Помимо этого, нужно обосновать необходимость поездки в рамках осуществления предпринимательской деятельности. Для этого подойдет, например, протокол переговоров с поставщиками или покупателями.

    Служебную записку требуется составлять лишь в некоторых случаях. Крайне важно правильно заполнить документ, ведь от этого будет зависеть дальнейшая компенсация понесенных расходов. Также необходимо учитывать нюансы при заполнении в зависимости от конкретных обстоятельств поездки.

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    2. Позвоните на горячую линию:
      • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
      • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
      • Регионы — 8 (800) 222-69-48

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Получаем служебную записку на командировку — образец

    Служебная записка на командировку образец2017-2018 этого документа станет темой для обсуждения в данной статье. Вы узнаете, как оформляется данная деловая бумага и в каких случаях подается.

    Когда составляется служебная записка на командировку?

    С 2015 года при направлении сотрудника в служебную командировку не требуется составления командировочного удостоверения (постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014).

    Теперь если командированное лицо отправляется в поездку на личном, служебном или арендованном автотранспорте, то при оформлении отчета о командировке для возмещения расходов ему предстоит составить служебную записку.

    Составляется таковая в свободной форме, так как на законодатефльном уровне каких-то специальных требований к данному документу не предъявляется. Конечно, не старайтесь перегружать его излишними данными, ведь цель записки заключается в подтверждении срока нахождения сотрудника в служебной командировке, а не в подтверждении использования им для этих целей личного либо иного автотранспортного средства.

    Однако предусматривается, что в записке должны содержаться определенные сведения, которые позволят бухгалтерской/финансовой службе предприятия определить точный размер суточных и подтвердить соответствующие налоговые расходы.

    Образец служебной записки на командировку можно найти и скачать на нашем сайте, сделав это совершенно бесплатно.

    Структура служебной записки на командировку

    В этом документе необходимо отразить даты отбытия в служебную командировку и прибытие из таковой с указанием точного времени.

    Если возвращение из поездки происходит после 24-00 часов, то к суточным будет добавлен 1 день.

    Согласно ч. 2 ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011, в записке должны присутствовать определенные данные:

    • Ф.И.О. руководителя;
    • название предприятия (организации, компании);
    • наименование документа (служебная записка);
    • дата его составления;
    • в теле записки указываются цель поездки, проведенные мероприятия, хозяйственные операции;
    • число дней командировки;
    • дата и подпись командированного сотрудника с расшифровкой его Ф.И.О.

    Также к служебной записке должны прилагаться такие подтверждающие расходы документы, как:

    • путевой (а в случае необходимости и маршрутный) лист;
    • чеки с заправочных станций за покупку ГСМ;
    • квитанции об оплате парковки, за пользование платными дорогами и т. п.

    Если этого сделано не будет, то налоговая служба произведет доначисление взносов и налогов, в т. ч. на прибыль и на доходы с физических лиц.

    Примерная форма служебной записки

    Теперь давайте ознакомимся с примерной формой составления документа такого рода.

    Директору ЗАО «Турист»

    от инженера ПТО

    Гришина Станислава Геннадьевича

    Сообщаю, что я, Гришин С. Г., на основании приказа выехал в командировку 05.07.2017 в 9 часов 00 минут из Хабаровска в Благовещенск на собственном автомобиле.

    Марка автомашины Nissan Qashqai, рег. номер О303 АК 27.

    Прибыл из командировки 16.07.2017 в 21 час 40 минут. Продолжительность поездки составила 12 календарных дней.

    К служебной записке прилагаются:

    • путевой лист;
    • чеки на ГСМ;
    • квитанции об оплате за пользование платной автотрассой и автомобильной парковкой;
    • счета за проживание в гостинице.

    17 июля 2017 года __________ Гришин С. Г.

  • Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит