Журнал учета трудовых книжек (образец), движение трудовых книжек журнал оформлять

Содержание
  1. Журнал учета трудовых книжек (образец)
  2. Книга учета движения трудовых книжек
  3. Как вести книгу учета движения трудовых книжек
  4. Журнал учета трудовых книжек - скачать образец заполнения
  5. Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
  6. Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения
  7. Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения
  8. Итоги
  9. Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец
  10. Что представляет собой журнал учета трудовых книжек, кто его должен вести и заполнять
  11. Правила и порядок заполнения
  12. Требования к оформлению
  13. Как прошить журнал учета трудовых книжек
  14. Как исправлять возможные ошибки
  15. Что будет, если не вести журнал учета движения/выдачи трудовых книг
  16. Книга учета трудовых книжек
  17. Как оформить книгу учета трудовых книжек?
  18. Делопроизводство
  19. Заполняем журнал учета трудовых книжек
  20. Что говорит закон?
  21. Как заполнять журнал учета трудовых книжек?
  22. Сколько хранится документ в организации?
  23. Ответственность работодателя
  24. Как сделать выписку из книги учета?

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек (образец)

Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые. При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Как вести книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (п. 41 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (п. 695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Скачать бланк книги учета трудовых книжек можно по ссылке.

За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  • на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно скачать по ссылке.

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть если, к примеру, книжка была оформлена 30.03.2018, то нужно указать 30.03.2018. Никакие «30 марта» или «30.03.18» не допускаются (п. 1.1 инструкции № 69).

В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.

Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.

Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.

Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).

В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица.

Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке.

Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.

Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник.

О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец-2017».

Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения

Последовательно выполняя описанный выше алгоритм, кадровая служба без труда отразит в книге все факты перемещения трудовых книжек сотрудников.

Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек вы можете на нашем сайте.

О способах исправления ошибок, допущенных при ведении книги, читайте в материале «Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек».

Итоги

Ведение книги учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно, соблюдение корректного формата даты записей, указание должности работника в полном соответствии со штатным расписанием, отражение Ф. И. О. владельца книжки полностью, без каких-либо сокращений.

Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

Трудовые книжки на предприятии, а также вкладыши к ним, относят к бланкам строгой отчетности. Их следует правильно заполнять, а также вести их учет. Учитывают эту разновидность документации на предприятии в специальном журнале. Ведется он по особой форме, и отступать от нее нельзя.


Есть организации, где работодатели эту законную обязанность игнорируют, так как считают это бесполезной тратой времени.

Что представляет собой журнал учета трудовых книжек, кто его должен вести и заполнять

Этот журнал – своего рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книг с последующим их возвращением. Он может быть приобретен уже в готовом виде, прошит, пронумерован, а затем отдан на подпись руководителя, подтвердить которую следует гербовой печатью предприятия.

Журнал, согласно соответствующему Постановлению Российского Правительства, должен находиться в бухгалтерии предприятия, так как он отражает не работу кадровой службы, а только движение самих трудовых книг.

Ведет и заполняет этот вид учетной документации любой сотрудник бухгалтерии, в функциональных обязанностях которого прописана эта его обязанность и который несет материальную ответственность за данный вид документации в этой организации.

Хранится учетный журнал так же, как и вся документация строгой отчетности:

  • для него отводят шкаф или сейф, где он не может испортиться, потеряться, и где он защищен от похитителей;
  • доступ к нему должен быть ограничен, находиться он должен в бухгалтерии.
  • Трудовые книжки могут быть выданы только в отделе кадров:

    • выдают ее только тем сотрудникам, которые несут ответственность за их ведение;
    • основанием для получения сотрудником кадрового отдела трудовых книжек должно быть его заявление в письменном виде;
    • выданная документация обязательно каждый месяц должна подвергаться инвентаризации.

    Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.

    В таком отчете ответственному сотруднику следует указывать следующее:

    • сколько книжек находится у него;
    • какие суммы получены за трудовые книжки;
    • следует приложить ксерокопии приходных кассовых чеков, которые подтверждают, что работник рассчитался за трудовую книгу.

    Правила и порядок заполнения

    Все действия в отношении трудовых книжек сотрудников предприятия должны фиксироваться в журнале в день произведенной операции, основанием для которых должны быть такие первичные документы:

    • подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
    • подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

    В журнале следует указывать сразу несколько показателей (важно учитывать цену документа, отдельно стоимость вкладышей и самих трудовых книг):

    • номер и серию документа;
    • по дате, когда книга поступила и когда выбыла с учета;
    • по лицам, которые получили документ или с которыми они поступили в подчинение организации.

    Цена документа учитывается в журнале с НДС или без него. Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

    Требования к оформлению

    Основными требованиями к оформлению этого журнала являются нумерация и прошивка его страниц, а также скрепление сургучной печатью и подписью начальника предприятия.

    Что же делать, если в организации нет сургучной печати? Можно использовать обычную печать учреждения. Стоит учесть, что нужна гербовая печать организации, а не бухгалтерский штамп.

    Журнал обычно ведется не менее трех лет, а затем передается в архив для еще более продолжительного хранения, поэтому он должен иметь твердую обложку, которая не портится и сохраняет содержимое, находящееся внутри, от порчи.

    Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них узнайте из видео.

    Как прошить журнал учета трудовых книжек

    Прошить журнал учета трудовых книг можно при помощи шнура или толстой нитки, которую следует продеть в отверстия, заблаговременно проделанные степлером или обычным шилом.

    Все страницы журнала номеруют, а затем скрепляют шнурком, концы которого выводятся на последней его странице, связываются, сверху приклеивается кусок обычной бумаги, на котором указывается, сколько листов данном документе, ставится подпись руководителя и печать учреждения.

    Как исправлять возможные ошибки

    Как же быть, если при заполнении формы были допущены ошибки?

    На эту тему не существует никаких нормативных актов, но если ошибка все же произошла, необходимо:

    • в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
    • далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

    Если в журнал, который ведется в бумажном виде, внесены изменения, их также следует внести и в тот, который ведется в электронном виде.

    Образец правильного заполнения трудовой книжки можно посмотреть на нашем сайте.

    Правила заполнения дубликата трудовой книжки в статье. Также приведены правила заполнения трудовых книжек.

    Что будет, если не вести журнал учета движения/выдачи трудовых книг

    Если руководитель или обычные сотрудники, ответственные за трудовые книжки, относятся к вопросу ведения этого вида документации несерьезно или вообще его не ведут, считая, что он не является важной учетной документацией, а лишь регистром, им стоит знать, что за это предусмотрено наказание:

    • для предпринимателей и должностных лиц — это штраф, который составляет от одной до пяти тысяч рублей;
    • организацию могут оштрафовать на сумму от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

    Если после последующей проверки такое нарушение повторяется, то наказание будет более суровым:

    • должностных лиц могут оштрафовать на сумму от десяти до двадцати тысяч рублей, а также дисквалифицировать на срок от одного до трех лет;
    • частные предприниматели понесут штраф от десяти до двадцати тысяч рублей;
    • организации выплатят пятьдесят-семьдесят тысяч рублей штрафа.

    Нужно сказать, что ответственный руководитель без угроз и штрафов понимает, насколько важна такая документация.

    Но если он не осознает этой важности, то размер штрафов, скорее всего, его вразумит.

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 577-03-71
    (Москва)

    +7 (812) 425-60-36
    (Санкт-Петербург)

    8 (800) 350-23-69 доб 680
    Для всех регионов!

    Это быстро и бесплатно!

    Как заверить книгу учета движения трудовых книжек показано в видео.

    Книга учета трудовых книжек

    Книга учета трудовых книжек — документ, содержащий сведения о движении трудовых книжек работников. Его также можно именовать журнал движения трудовых книжек. В данной статье разберемся, зачем нужен такой журнал, как его заполнять. Внизу можно скачать образец книги учету трудовых книжек.

    Кадровое делопроизводство вызывает немало вопросов даже у тех, кто уже давно трудится в данной сфере. Те же, кто только недавно заступил на подобную должность, порой, просто теряются. Если с заключением трудовых договоров, оформлением кадровых приказов, хранением и заполнением трудовых книжек еще все понятно, то некоторые моменты относительно другой кадровой документации, порой, вызывают затруднения.

    К примеру, далеко не всем понятно, нужно ли заводить на предприятии журнал учета трудовых книжек, зачем это нужно и как правильно следует оформить данный бланк.

    Некоторые специалисты кадровых отделов считают, что вполне могут обойтись и без подобных журналов или книг, что это лишняя трата времени. На самом же деле, журнал или книга учета движения трудовых книжек обязан быть не только у юридических лиц, но и у индивидуальных предпринимателей. Причем, существуют вполне определенные требования к оформлению данной книги, и за его отсутствие руководителям предприятий может грозить административная ответственность.

    Если для трудовых книжек вести учет обязательно, то для трудовых договоров эта обязанность не прописана, тем не менее для учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним также может быть оформлен журнал регистрации.

    Для регистрации других документов также могут быть применены различные регистрационные журналы: для регистрации приказов по личному составу — такой журнал, приказов по основной деятельности — образец, для регистрации платежных ведомостей — такой журнал.

    Как оформить книгу учета трудовых книжек?

    Книга учета заводится на предприятии для фиксирования принятых от работников трудовых книжек, заведенных на предприятии и вкладышей в книжки. Здесь же делаются отметки о выдаче на руки работникам их книжек на время или при увольнении. Форма ведения данного журнала и правила его оформления утверждены постановлением Минтруда России № 69 от 10 марта 2003 года и достаточно однажды завести подобную книгу в отделе кадров, чтобы в дальнейшем избежать многих неприятностей.

    Самое простое – это приобрести журнал, который уже будет оформлен по всем правилам.

    Если же такой возможности нет, то можно взять большую тетрадь, желательно, если она будет с картонной обложкой, и сделать книгу самостоятельно.

    Образец журнала можно скачать по ссылке в конце статьи.

    В книге учета движения трудовых книжек должно присутствовать 13 граф.

    В первой графе проставляется порядковый номер, 2 – 4 – день, месяц и год приема работника в организацию (на основании приказа о приеме на работу, образец которого можно скачать по ссылке).

    В пятой графе вписываются полностью фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки.

    Шестая графа предназначена для серии и номера трудовой книжки, седьмая – для должности, на которую принят сотрудник, в восьмую вписывается название отдела.

    В девятой графе проставляется номер приказа.

    Десятая графа журнала движения трудовых книжек предназначена для подписи сотрудника отдела кадров, в 11-й ставится сумма, которая была оплачена работником за покупку книжки, либо прочерк.

    12 и 13 графы заполняются при увольнении владельца книжки, здесь ставится дата и номер приказа на увольнение и подпись работника. При невозможности личного присутствия работника, здесь проставляются номер и дата уведомления, которые были направлены работнику.

    Но на этом оформление книги учета трудовых книжек не заканчивается. Бланк обязательно должен быть пронумерован, прошит и скреплен сургучной печатью или пломбой. Только при соблюдении всех этих условий, книга будет считаться оформленной верно и не вызовет никаких нареканий со стороны проверяющих органов.

    Также предлагаем скачать образец книги учета бланков строгой отчетности, который обязателен для ведения в случае, если организация использует для расчетов БСО.

    Скачать образец журнала движения трудовых книжек — ссылка.

    Делопроизводство

    Заполняем журнал учета трудовых книжек

    Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    +7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    Для учета форм предусмотрен журнал, ведение которого требует соблюдения правил заполнения.

    Что говорит закон?

    Обязанность ведения работодателями учета трудовых книжек закреплена в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 (действующая редакция от 19.05.2008), (далее – Постановление).

    Для систематизации данных кадровой ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее.

    Нормативная база

    Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

    Зачем нужна?

    В журнале производится регистрация трудовых книжек работников:

    • переданных в кадровый орган на хранение при трудоустройстве;
    • открытых для сотрудника первого рабочего места;
    • оформленных работодателем вкладышей — в случае выдачи вкладышей на предыдущем месте работы регистрируется только книжка.

    Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек.

    Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в день увольнения, что подтверждают дата и подпись получателя документа.

    Обязательно ли вести?

    Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.

    В подзаконных актах (Постановление) имеется прямое указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек.

    На предприятии назначается лицо, ответственное за ведение журнала учета.

    Как заполнять журнал учета трудовых книжек?

    Обязанность ведения журнала учета возлагается на кадровую службу. В организациях или ИП с малой численностью ведением кадрового учета занимается бухгалтерия.

    Правила заполнения и ведения

    Ведение учета производится в хронологическом порядке поступления документов.

    На предприятии имеется только одна форма, применяемая до полного использования.

    Основные требования

    Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение.

    Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму. В процессе ведения не допускается замена, удаление листов.

    Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам.

    Как списать трудовые книжки? Узнайте тут.

    Разделы

    В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 13 граф.

    В составе информации разделов указываются:

    • В графе 1 указывают номер записи в журнале.
    • Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку. Заполнение документа производится после 5 дней работы.
    • Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений.
    • Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа.
    • Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник. Сведения должны соответствовать штатному расписанию и записи в книжке.
    • В графе 8 указывают подразделение, в которое принят работник (можно не заполнять).
    • В колонку 9 вносятся данные о приказе, на основании которого сотрудник принят. Сведения не заполняются при выдаче дубликата или вкладыша.
    • Графа 10 предназначена для подписи лица, ответственного за ведение журнала.
    • Колонка 11 заполняется только при внесении платы за выдачу трудовой, вкладыша работнику. Если плата не взималась, в разделе ставится прочерк.
    • Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника и получении им трудовой книжки. Подпись и дата свидетельствуют о соблюдении работодателем трудового законодательства.

    При отправке документа при увольнении работника почтой в графы 12 и 13 вносятся номер и дата отправления.

    Образец заполнения:

    Бланк:

    Дополнительные материалы

    Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет.

    В бланках, изданных по образцу 1938 года, отсутствует личный номер документа. Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала.

    При внесении записи в колонке ставится прочерк.

    Можно ли сделать самим?

    Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации.

    При использовании печатного образца необходимо обратить внимание на длительный период использования или архивации журнала и использовать обложку из плотной бумаги или картона.

    Можно ли вести электронно?

    Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

    Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

    Можно ли пропускать строчки?

    Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

    Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

    Оформление титульного листа

    Титульный лист книги должен быть в наличии в обязательном порядке.

    Лист позволяет идентифицировать предприятие и дату открытия документа. На титуле указывают наименование организации или ИП, день, месяц и год начала ведения журнала.

    При закрытии учета на титуле фиксируется дата окончания ведения документа.

    Пример:

    Внесение записей

    Текст, вносимый в книгу учета, должен вестись темными чернилами.

    В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника.

    Как сделать запись о дубликате?

    Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства.

    Сведения о документе вносятся в журнал.

    Основанием для записи служит не приказ о приеме на работу, а заявление работника.

    Запись вносится под своим номером на строке, соответствующей хронологии выдачи и сопровождается ссылкой – «дубликат».

    Пример:

    Нумерация

    Журнал имеет сквозную нумерацию, проставленную до ее прошивки.

    Допускается присвоение номеров постранично или на каждом листе формы. Нумерация документа позволяет избежать удаления или замены листов.

    Проставление номера производится в нижнем правом углу листа или страницы.

    Ошибки и исправления

    Записи, внесенные в журнал с помарками или неточностями, не допускаются.

    Ошибочные или неверные сведения необходимо исправлять грамотно:

    • Строка с ошибками должна быть зачеркнута сплошной линией таким образом, чтобы перечеркнутый текст легко читался.
    • Если в журнале имеется столбец «Примечание», исправления вносятся в нем, сопровождая названием «Исправление столбца 4».
    • При отсутствии столбца с примечаниями текст аннулируется и под строкой производится новая запись с правильными данными.

    Приведем пример заполнения по порядку при отсутствии колонки с примечаниями:

    • Текст с № 15 зачеркивается.
    • «Запись под № 15 недействительна».
    • Верная запись: инспектор Васечкина Т.П (подпись).
    • В строке с порядковым номером 16 указывается полностью правильный текст.

    Текст заверяется работником, ответственным за ведение журнала движения трудовых книжек с расшифровкой личных данных.

    Как подписывать?

    Документ содержит подписи ответственного лица, ведущего учет, и работника, предоставившего трудовую книжку на хранение.

    Работник ставит подпись в журнале только в момент получения документа, удостоверяя факт получения и дату выдачи.

    Как прошить?

    В Постановлении утверждена обязательная прошивка книги учета, заверенная подписью руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя.

    Запись, сделанная на обороте, должна содержать:

    • Название книги учета.
    • Количество страниц, указанные цифрами и прописью.
    • Должность, ФИО лица, заверяющего документ.
    • Дата создания записи.

    Заверение формы осуществляет только руководитель предприятия.

    Опломбирование

    После прошивки книги необходимо произвести опломбирование документа.

    Для скрепления нитей используется сургучная печать или пломба. Для упрощения процедуры используют пломбиратор – простое в применении устройство. Предприятие может устанавливать на документ пломбу – самозапирающий элемент одноразового применения.

    После опломбирования в журнал необходимо внести номер контрольной пломбы рядом с заверяющей надписью.

    Как составить заявление о приеме на работу переводом? Смотрите здесь.

    Типовой бланк положения о приеме на работу можно скачать тут.

    Если книга испорчена

    Журнал, не пригодный для дальнейшего использования, испорченный в процессе ведения деятельности, подлежит замене.

    Для документального оформления процесса оформляется акт комиссии, созданной на предприятии. В документе указывается причина порчи документа и лицо, ответственное за восстановление данных.

    Новый документ должен содержать сведения о трудовых книжках работников, трудоустроенных на момент создания новых данных.

    Если журнал закончился

    Законодательством не установлены правила, как вести новую книгу учета после окончания старого журнала.

    Новая книга должна быть по аналогии со старой пронумерована, опломбирована и заверена руководителем.

    Практики кадрового делопроизводства предлагают 2 варианта подсчета листов:

    • нового журнала — ведется с 1 номера;
    • нумерация ведется со следующего, указанного в качестве конечного в старом журнале, номера.

    Выбор порядка нумерации определяется кадровой службой. Журнал, не имеющий места для записей, продолжает использоваться для удостоверения выдач книжек, ранее принятых на учет.

    После увольнения последнего работника, чей документ отмечен в журнале, ее закрывают и хранят положенный срок.

    Сколько хранится документ в организации?

    Срок хранения книги составляет 75 лет.

    Длительность периода хранения обусловлено спецификой информацией журнала, связанной с трудоустройством работников.

    Документ хранится в непосредственном доступе до выдачи последней книжки, указанной в форме. В дальнейшем книга подлежит архивации по акту.

    Вопрос о дальнейшем ведении книги часто возникает при реорганизации, проводимой в компании.

    Если структура продолжает действовать при сохранении численности, состава работников, документы передаются на вновь созданное предприятие.

    Передача журнала производится по акту одновременно с трудовыми книжками, договорами, карточками и прочими формами, открытыми на сотрудников.

    Как восстановить трудовую книжку, если предприятие закрылось? Смотрите тут.

    Ответственность работодателя

    При отсутствии книг учета или в случае, если форма не скреплена сургучной печатью или пломбой, работодателя можно привлечь к ответственности.

    Штрафу могут подвергнуть:

    • Должностных лиц организации в размере суммы от 1 до 5 тысяч рублей.
    • Организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.

    Административные наказания налагаются по ст. 5.27 КоАП. Повторное нарушение влечет дисквалификацию руководителя на срок от 1 до 3 лет.

    Как сделать выписку из книги учета?

    Обоснованность права работника запрашивать выписку из книги учета является спорной.

    Согласно ст. 62 ТК РФ, работник может обратиться с письменным заявлением к работодателю и получить документы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Процедура регистрации трудовых книжек относится только к документообороту предприятия.

    Работодатель может пойти навстречу работнику и выдать документ.

    На практике выписку испрашивают судебные органы, разбирающие спорные вопросы с увольнениями.

    Среди сведений выписки указываются:

    • Реквизиты предприятия.
    • Данные, связанные с учетом трудовой книжки конкретного лица. Информация представляется в табличной форме.
    • Документ составляется на фирменном бланке предприятия. Бумага регистрируется в журнале исходящих документов.

    Бланк выписки можно скачать здесь:

    Учет трудовых книжек ведется в журнале, записи которого позволяют определить факт и дату сдачи документа на хранение в кадровую службу предприятия и выдачи при увольнении сотрудника.

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    2. Позвоните на горячую линию:
      • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
      • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
      • Регионы — 8 (800) 222-69-48

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит