Справки и документы с места работы: кому, когда, какие, основание выдачи справки места работы

Содержание
  1. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие
  2. Справка с места работы по месту требования. Актуальный образец и бланк
  3. Что нужно для получения справки с места работы
  4. Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки
  5. Кто выдает справку
  6. Срок действия справки
  7. Имеет ли право требовать справку уволившийся работник
  8. Правила по составлению справки
  9. Правила оформления справки
  10. Где и как получить справку с места работы
  11. Назначение документа
  12. Образец 2019
  13. Процедура оформления
  14. Справка с основного места работы. Справка с работы по месту требования (образец). Основание для предоставления справки с места работы
  15. КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?
  16. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ
  17. ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ
  18. КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?
  19. Выводы:
  20. Какие справки можно получить по месту работы?
  21. Образец справки о трудоустройстве
  22. Выдача справки о трудоустройстве
  23. Как написать справку с места работы по месту требования
  24. Основание выдачи справки о работе
  25. Документ с юридической силой: справка по месту требования с работы
  26. Оформляем и выдаем работникам справки
  27. Vasiliybalanyuk
  28. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие
  29. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие
  30. Всё про справку о стаже
  31. Справка с места работы — бланк и образец заполнения
  32. Справка о трудовом стаже — инструкция по получению
  33. Основание выдачи справки о работе

Справки и документы с места работы: кому, когда, какие

Работникам периодически требуются различные документы с их места работы (как финансовые, так и кадровые): кому для получения кредита, кому для оформления визы, кому для получения различных денежных выплат, кому для подтверждения трудового стажа. Как правило, за этими документами все идут в бухгалтерию. У нас накопилась подборка писем с вопросами, касающимися выдачи справок и других документов с места работы. И мы решили ответить на самые интересные из них. Но прежде мы напомним общие положения.

По Трудовому кодексу работодатель обязан безвозмездно в течение 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления выдать ему документы (или копии), связанные с работой (Статья 62 ТК РФ), например:
— копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы;
— выписки из трудовой книжки;
— справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах в ПФР, о периоде работы у данного работодателя.
Однако этот перечень не закрытый. К нему относятся все «рабочие» документы, касающиеся конкретного сотрудника, например: приказы о снятии дисциплинарного взыскания, о премировании, документы о прохождении обязательных аттестаций, акты о несчастном случае (Определение Московского городского суда от 26.05.2011 по делу N 33-15759), графики сменности (Решение Верховного Суда Республики Карелия от 23.08.2011 N 21-163/2011) и т.д.

Предупреждаем руководителя
Если работник, которому работодатель отказался выдавать копии необходимых документов либо выдал их с опозданием, пожалуется в трудинспекцию, она может оштрафовать (Часть 1 ст. 5.27, ст. 23.12 КоАП РФ):
— организацию — на 30 000 — 50 000 руб.;
— ее руководителя (предпринимателя) — на 1000 — 5000 руб.
Штраф грозит и тогда, когда в локальных актах организации, к примеру в правилах внутреннего трудового распорядка, закреплено, что копии документов, связанных с работой, выдаются за плату. Ведь это противоречит требованиям действующего трудового законодательства (Постановление Московского городского суда от 29.08.2011 по делу N 4а-1743/11).

Теперь переходим к ответам на вопросы.

Уволившиеся сотрудники тоже имеют право получать «рабочие» документы

К нам по почте пришло письмо с заявлением от сотрудника, который уволился пару месяцев назад. Он просит предоставить ему заверенные копии приказов о приеме на работу и об увольнении, а также копию трудового договора, хотя его экземпляр отдавался ему на руки, о чем у нас есть пометка. В заявлении не указано, зачем ему нужны эти документы. Можем ли мы ему отказать, ведь он у нас уже не работает? Если нет, то можно ли отправить ему требуемые документы тоже по почте?

В настоящий момент в отношении бывших работников законодательно установлена обязанность работодателя выдавать по их запросу лишь справки о зарплате (Приложение N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н) для расчета соцстраховских пособий (Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
В то же время в ТК РФ не сказано, что копии документов, связанных с работой, должны выдаваться только работающим сотрудникам, то есть тем, кто на момент затребования копий состоит в трудовых отношениях с данным работодателем. Поэтому напрашивается логичный вывод: работник, независимо от того, как давно он уволился, вправе получать от своего бывшего работодателя такие документы.

Противоположный подход привел бы к повальному нарушению прав сотрудников, уволившихся некоторое время назад. Например, они не имели бы права получить с последнего места работы справку о среднем заработке за последние 3 месяца, а следовательно, не смогли бы регистрироваться в качестве безработных и получать пособие (Часть 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).
Кроме того, не зря же большинство кадровых документов предписано хранить 75 лет или вообще бессрочно (Раздел 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Это сделано, в числе прочего, и для того, чтобы сотрудник, независимо от времени увольнения, мог получить с предыдущего места работы касающиеся его документы.
Подтверждают нашу позицию и в Роструде.

Из авторитетных источников
Анохин Алексей Васильевич, начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости
«Действительно, ст. 62 Трудового кодекса РФ не уточняет статус работника (бывший или работающий). Поэтому работник, уже не состоящий с работодателем в трудовых отношениях, может письменно обратиться с запросом к бывшему работодателю для выдачи ему копий документов, связанных с работой, если эти копии нужны ему для реализации его прав и законных интересов. В такой ситуации у работодателя нет достаточных правовых оснований отказать в предоставлении копий необходимых документов».

Таким образом, вы не можете отказать бывшему работнику в выдаче запрошенных им документов. Все они непосредственно связаны с его предыдущей работой, а пояснять в заявлении, для чего эти копии ему нужны, он не обязан. В том, что он, в числе прочего, просит копию трудового договора, тоже нет ничего противозаконного. Ведь свой ранее полученный экземпляр он мог за истекшее время попросту потерять.
К тому же ТК РФ не ограничивает работника в количестве обращений за копиями своих документов. Копии документов вы вполне можете отправить по почте (Определение Липецкого областного суда от 18.04.2011 N 33-1070/2011) ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, чтобы у вас были доказательства отправки.

Работник может запрашивать копии локальных актов

Наш работник написал заявление «по собственному желанию», а через пару дней письменно запросил копии приказа о премировании сотрудников за 2010 г., а также правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. Мы должны все это ему выдать?

Вначале разберемся с приказом о премировании. Вы должны выдать работнику выписку из него, где будут отражены сведения, касающиеся только его лично. В противном случае, если вы отдадите ему копию приказа в полном объеме, получится, что вы передали персональные данные других работников без их согласия третьему лицу. А это запрещено ТК РФ (Статья 88 ТК РФ; Определение Пермского краевого суда от 16.03.2011 N 33-2419).
Теперь что касается правил внутреннего трудового распорядка и коллективного договора. В ст. 62 ТК РФ не конкретизировано, копии каких именно документов работодатель обязан выдавать сотрудникам. Нам встретилось судебное решение, где говорится, что работодатель не обязан предоставлять работнику локальные нормативные акты, ведь с ними работник должен быть ознакомлен под роспись (Определение Липецкого областного суда от 04.05.2011 N 33-1154/2011). Но мы решили узнать мнение специалиста Роструда по этому вопросу.

Из авторитетных источников
Анохин А.В., Роструд
«Статья 62 ТК РФ устанавливает примерный (открытый) перечень выдаваемых документов. Единственное условие для их выдачи — документы должны быть связаны с работой данного работника.
Не исключена ситуация, когда работнику могут понадобиться и копии локальных актов (в частности, правил внутреннего распорядка), например для отстаивания своих интересов в суде. И в таком случае у работодателя не будет достаточных оснований, чтобы отказать работнику в выдаче копий таких документов.
То, что работник был ознакомлен под роспись с локальными нормативными актами, не влияет на право работника требовать их копии для защиты своих интересов».

Получается, что работник вправе требовать копии названных локальных актов. Однако есть и такие локальные акты, которые однозначно касаются не всех работников. Это, к примеру, Положение о филиале организации.

Запрос на выдачу документов должен исходить от самого работника

В организацию пришел муж сотрудницы, которая находится в декрете, и принес заявление о выдаче ему на руки копии ее трудовой книжки. Причем заявление подписано не самой работницей, а супругом и доверенности от нее у него нет. Должны ли мы выдать ему требуемую копию?

Не должны. Из ТК РФ следует, что только работник вправе требовать выдачи копий документов, связанных с его работой. Поэтому пусть муж сотрудницы принесет заявление, подписанное ею самой, а также письменную доверенность (Пункт 1 ст. 185 ГК РФ) от нее на получение копии трудовой книжки. Заверять ее у нотариуса не нужно. И пусть муж не забудет захватить паспорт, чтобы можно было проверить его личность.

В справке 2-НДФЛ секретов нет

Я работаю в бухгалтерии оборонного предприятия. К нам периодически обращаются наши сотрудники за справками 2-НДФЛ. Но дело в том, что у нас есть указание от руководства никому не давать никаких справок, чтобы (цитирую) «третьим лицам не стали известны секретные сведения, раскрывающие ведомственную принадлежность организации». Приходится всем отказывать, но мне кажется, это незаконно. Я права?

Да, вы правы на 100%. Получать от работодателя документы о работе — безусловное право работника (Статья 62 ТК РФ). Оно не может быть ограничено никакими ведомственными актами. К тому же так называемые секретные сведения раскрываются всякий раз, когда организация сдает разного рода отчетность или заключает контракты.
Кстати, помимо ТК РФ, в Налоговом кодексе тоже закреплена (Пункт 3 ст. 230 НК РФ) обязанность работодателя как налогового агента выдавать по заявлению физлица справку 2-НДФЛ (Утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/[email protected]). Налоговики уже разъясняли, что налоговый агент не вправе отказать налогоплательщику в выдаче такой справки (Письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873). Однако в НК РФ не предусмотрено ни конкретных сроков для предоставления справки, ни ответственности за отказ в ее выдаче. Но все это установлено в ТК РФ и КоАП соответственно (Статья 62 ТК РФ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Работодатель не обязан выдавать характеристику

Сотрудник, уволенный полгода назад по сокращению штата, пришел к нам с письменным заявлением о выдаче характеристики. Говорит, что наконец-то нашел новую работу, но там просят представить характеристику с предыдущего места работы. Я сказала об этом его бывшему начальнику, но тот даже слышать о нем не хочет, не то что характеристику ему писать. Сказал, что организация не обязана ее выдавать. Это правда?

Да. Вопрос о выдаче характеристики решается по усмотрению работодателя. Ведь исходя из смысла ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику копии тех «рабочих» документов, которые нужны ему для реализации тех или иных прав, в данном случае — для устройства на новую работу. А характеристика не входит в число документов, по закону требуемых при приеме на работу (Статья 65 ТК РФ).
Хотя Мосгорсуд недавно в одном подобном споре указал, что работодателя можно обязать выдать работнику характеристику, если она является обязательным документом для поступления на работу, участия в конкурсе (Определение Московского городского суда от 28.04.2011 по делу N 33-12625). И тот же суд отметил, что характеристики — это документы, связанные с работой. Однако работодатель не обязан выдавать работникам только положительные характеристики (Определение Московского городского суда от 28.10.2010 по делу N 33-33920). То есть при большом желании и настойчивости работник может добиться выдачи характеристики, но какого содержания она будет — это вопрос.
Но давайте рассуждать чисто по-человечески: зачем ставить под угрозу устройство бывшего сотрудника на новую работу? Нигде не сказано, что именно непосредственный руководитель должен подписать характеристику. Пусть ее подпишет, допустим, заместитель директора компании или главный бухгалтер.

Справка с места работы по месту требования. Актуальный образец и бланк

Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Очень часто он нужен работнику для предъявления в государственные организации, органы социальной защиты, банковские и кредитные учреждения и т.д. Справка носит подтверждающий характер и может содержать в себя сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т.п.

Что нужно для получения справки с места работы

На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.

Но следует отметить, что закон дает право работнику не сообщать работодателю о том, куда именно и по какой причине требуется справка.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки

По закону работник имеет право получить любую информацию от своего работодателя, касающуюся его трудовой деятельности для последующего предъявления по месту требования. Она может быть оформлена в виде копии, выписки из внутреннего документа компании, или же справки.

Срок между заявлением с просьбой выдать справку и ее получением не должен превышать трех дней.

Если предприятие по каким-либо причинам отказывается выдать требуемую бумагу, сотрудник имеет право обратиться в суд.

Кто выдает справку

Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация. Если работнику необходима справка о профессии или должности, то надо обращать в кадровый отдел, если о заработной плате – соответственно, в бухгалтерию и т.п. Но если непосредственно оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен в обязательном порядке директор компании или уполномоченное на подписание подобного рода документов лицо.

Срок действия справки

Каждая справка с места работы имеет свой срок годности, который определяет учреждение или организация, запрашивающая документ в индивидуальном порядке, и который чаще всего не превышает двухнедельный период – за это время сотрудник должен успеть запросить документ в организации и предъявить его туда, куда нужно.

Имеет ли право требовать справку уволившийся работник

По закону, сотрудник, который уволился, также может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Правда, законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате (например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат). Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.

Правила по составлению справки

Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике). Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:

  • название организации,
  • дату составления,
  • сведения, которые нужно подтвердить,
  • подпись директора компании.

Печать на документе ставить не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов (правда, в этом случае желательно вносить в документ реквизиты организации (адрес и телефон для связи), иначе справку могут просто-напросто не принять там, куда она будет предоставлена).

Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.

Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.

Правила оформления справки

Справка может быть написана как от руки, таки в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия (последний вариант удобен тем, что содержит в себе реквизиты). Справка может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.

При получении справки работник должен ее внимательно проверить и, при обнаружении каких-либо ошибок, потребовать выдачи нового документа — от содержания справки, как правило, зависит решение многих важных вопросов, поэтому неточности, исправления и помарки в них недопустимы.

Иногда предприятия просят подтвердить сотрудника о получении справки подписью во внутреннем журнале учета документов.

Где и как получить справку с места работы

Во многих случаях сотруднику может понадобиться справка с места работы, образец которой не установлен на законодательном уровне. Это значит, что компания вправе использовать собственную форму этого документа. О том, как правильно составить справку, как выглядит готовый бланк и образец ее заполнения – в этой статье.

Назначение документа

Может пригодиться в самых разных ситуациях. Основное назначение состоит в том, что он подтверждает стаж сотрудника, название его текущей должности и в некоторых случаях размер зарплаты. Форма во многом зависит от того государственного органа или частной компании, которая требует предъявить его. Чаще всего справка пригождается в таких случаях:

  • для расчета выплат по больничному листу, а также в связи с выходом в декретный отпуск;
  • для предъявления в качестве доказательства в судебных разбирательствах;
  • в случае возможной поездки в дальнее зарубежье документ понадобится для получения визы (гостевой, рабочей);
  • для подтверждения стажа и факта трудовой занятости в военкомате;
  • в местное отделение пенсионного фонда;
  • для предоставления в органы опеки;
  • в некоторых случаях такая справка может понадобиться по требованию банка;
  • для назначения государственных выплат в связи с уходом за ребенком.

Не стоит путать справку с места работы со справкой о доходах, выпиской из трудовой книжки. Эти документы имеют сходные назначения, но разную форму.

Далее подробно рассмотрены наиболее распространенные случаи, когда понадобится для предъявления.

Если оформляется виза на поездку

В случае, как необходимо оформить визу для поездки за рубеж, к справке могут быть предъявлены особые требования. Важно заранее учесть условия, которые ставит иностранная компания. Как правило, они сводятся к трем важным требованиям:

  1. Текст пишется на английском языке. Понадобится сделать профессиональный перевод, для чего необходимо обратиться к соответствующим специалистам.
  2. Такую справку желательно составлять только на официальном бланке компании, на котором будет изображены ее логотип и приведены контактные данные.
  3. Наконец, в документе, как правило, приводится письменное утверждение сотрудника о том, что после возвращения из зарубежной поездки он продолжит сотрудничать с основным работодателем.

Подробный видео комментарий о том, как оформить справку с места работы по образцу для получения шенгенской визы:

Для предъявления на новой работе

Больничные листы, выплаты по декретному отпуску и некоторые другие пособия рассчитываются на основе среднего заработка сотрудника за определенный период времени (как правило, от полугода). Поэтому когда сотрудник попадает на новое место работы, ему следует заранее позаботиться о том, чтобы все сведения о стаже и средней зарплате были подтверждены.

Для этого наряду со справкой с места работы произвольного образца можно также оформить справку о доходах за последний год. По общему правилу документ выдается в последний официальный рабочий день, когда увольняющийся сотрудник получает также трудовую книжку.

В отдел социальной защиты

Если предъявить её требуют какие-либо государственные органы, как правило, они разрабатывают собственный образец, который можно узнать заранее и принести на работу в качестве примера. Обычно требования предъявляются не к форме, а к содержанию.

В случае с отделением соцзащиты есть своя специфика. Поскольку документ обычно нужен для начисления социальных пособий, то отдельной строкой в ней нужно прописать, что гражданин не оформлял декретный отпуск за время работы а, значит, пособия не получал.

В органы опеки

Если сотрудник принял решение оформить опеку над несовершеннолетним, соответствующие органы также могут потребовать предоставление справки с места работы в соответствии с их образцом.

Основное назначение в данном случае – подтверждение дохода за последний год. Как правило, наряду с ней органы опеки требуют принести и копию трудовой книжки, каждая страница которой заверена печатью и подписью работодателя.

На биржу труда

Если по каким-то причинам сотрудник уволился с последнего места работы, ему понадобится справка по образцу, который разработан специально в центре занятости. В данном случае наибольшее значение имеют сведения и о стаже гражданина и о его доходах за последний год.

При получении пособия за ребенка

При рождении ребенка согласно действующему законодательству полагается несколько видов государственных выплат. Они могут быть как регулярными, так и единовременными. В некоторых случаях опять же понадобится оформление справки от работодателя. Подробнее об этом можно узнать из видеосюжета.

В Пенсионный фонд

Предоставление в местное отделение Пенсионного фонда предполагается только в тех случаях, когда гражданин должен подтвердить свой трудовой стаж за 2 непрерывных года, которые он отработал до 31 декабря 2002 года. Причина в том, что до этого времени данные о трудовом стаже граждан разрозненны, и в некоторых случаях именно она служит единственным источником достоверной информации.

В военкомат

Предоставление в военный комиссариат требуется для того, получить сведения о работе призывника, который встает на первичный воинский учет. Дело в том, что канцелярия военкомата ведет обязательный учет данных о текущем месте работы каждого призывника.

Для детского сада

Необходимость предоставления в детский сад связано с тем, что родители могут уехать в отпуск на достаточно длительный срок (например, на несколько месяцев). Более распространенный случай получения документа связан с необходимостью получения полной или частичной компенсационной выплаты за летнюю путевку в лагерь для детей.

В судебные органы

Нередко она также пригождается для предоставления в разные судебные инстанции. Чаще всего она служит дополнительным или основным доказательством в разрешении таких споров:

  • восстановление сотрудника на последней работе;
  • дела о назначении или алиментов;
  • споры о возмещении материального ущерба, который был нанесен компании из-за ошибочных действий или бездействия работника;
  • споры по административным делам;
  • разбирательства по выплате компенсаций, с причинением вреда здоровью.

В банки

Также документ может пригодиться в тех случаях, когда сотруднику нужно подтвердить свои доходы в банке или другой кредитной организации. Как правило, требуются сведения за прошедший год.

Образец 2019

Поскольку законодательство не предъявляет каких-либо требований к содержанию этого документа, то в основном следует исходить из требований организации или государственного органа, которым нужно предоставить его. Документ распечатывается на обычном листе формата А4, можно использовать фирменный бланк компании.

Вне зависимости от конкретного образца и требований по месту предъявления, справка от работодателя содержит следующие сведения:

  • полное наименование организации с указанием контактных данных и реквизитов;
  • сведения о работнике (ФИО, официальное название должности, стаж работы на данном месте и сведения о зарплате за определенный период времени);
  • дата, подпись и расшифровка подписи ответственного лица, а также печать компании.

Бланк и образцы некоторых документов представлены ниже: как видно, особенности содержания текста зависят от того, по какому месту требования ее нужно предъявить.

В большинстве случаев организации или государственные органы не принимают копию справки, поэтому важно сразу заказать такое количество образцов, которое понадобится по требованию организаций или государственных органов (по месту предъявления).

Процедура оформления

Процедуру оформления документа в общем виде описывает Трудовой кодекс. Он указывает, что её предоставление – это обязанность работодателя. На практике сложилась такая процедура ее выдачи:

  1. Сначала сотрудник пишет заявление, образец которого можно взять в отделе кадров.
  2. Заявление принимается в работу.
  3. Работодатель обязан предоставить справку в течение 3 рабочих дней. Отсчет этого срока начинается с того рабочего дня, который следует за днем подачи заявления.
  4. В назначенный день работник принимает документы и ставит подпись в журнале регистрации документооборота предприятия.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Так как документ имеет юридическую силу вне зависимости от образца, который был использован при его составлении по месту требования. Поэтому работодателю важно понимать, что он несет полную ответственность за сведения, предоставленные в справке.

Справка с основного места работы. Справка с работы по месту требования (образец). Основание для предоставления справки с места работы

Какие справки выдаются работникам

Как оформить справку

Какие сведения должны содержаться в справке

Как учитывать выданные справки

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ . Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

Наименование вида документа («справка»);

Регистрационный номер документа;

Место составления документа;

Заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

Отметка о наличии приложения (если оно имеется);

Подпись руководителя организации или его заместителя;

Оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

Должность или профессию (пример 1);

Размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».

В небольших компаниях достаточно обратиться с просьбой к руководителю или в соответствующий отдел:

  • в кадровый — если нужна справка о стаже, должности или месте работы;
  • о заработной плате — в бухгалтерию.

На крупных предприятиях все сложнее: для получения справки необходимо написать заявление, указав количество экземпляров, цель получения и что именно необходимо указать в справке. Прописывать, куда она нужна, необязательно, достаточно формулировки «по месту требования».

Заявление пишется на листе бумаги и адресуется руководителю предприятия (как правило, на каждом предприятии есть готовые образцы таких заявлений).

Срок выдачи справки — 3 рабочих дня с момента подачи заявления или устного обращения (ст. 62 ТК РФ). Работодатель не вправе отказать в выдаче справки, а сотрудник вправе требовать предоставления любой информации относительно его трудовой деятельности на предприятии работодателя. В противном случае работник может обратиться в суд.

Какие справки можно получить по месту работы?

  • 2-НДФЛ — справка о заработной плате сотрудника

2-НДФЛ получают в бухгалтерии, эта справка имеет унифицированную форму. Используют для получения различных пособий, налогового вычета и подтверждения дохода при получении кредита в банке. При увольнении работнику выдают справку за текущий год и два предшествующих, чтобы на новом месте работы ему могли рассчитать пособие по беременности и родами или пособие по временной нетрудоспособности (больничный).

Пример справки 2-НДФЛ

Иногда государственные органы, посольства и другие структуры требуют документ о средней заработной плате сотрудника. В таких случаях выдается обычная справка с указанием среднего заработка, а не унифицированная 2-НДФЛ. Справка о средней заработной плате заполняется как справка с места работы. В тексте указывается ФИО сотрудника, должность, с какого периода занимает должность, работает в организации и указывается заработок. Справка заверяется руководителем предприятия или уполномоченным сотрудником.

  • Справка с места работы по месту требования

Получают в кадровой службе. Не имеет унифицированной формы. Составляется в произвольном виде, если на предприятии не разработан специальный бланк. Справка с работы по месту требования должна содержать:

  • наименование организации, ее реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес, телефон);
  • порядковый номер;
  • дату выдачи;
  • данные, которые подтверждаются;
  • подпись руководителя организации.

или еще один образец справки по месту требования:

Наличие печати желательно, но с 2016 года не обязательно. Юридические лица и индивидуальные предприниматели не обязаны удостоверять бумаги оттисками печати.

Присутствие неточностей, помарок и исправлений в справках не допускается. При получении необходимо проверять на факт опечаток и ошибок.

Пример заполненной справки для ФСС
(для получения пособия по уходу за ребенком до полутора лет)

Информация в документе должна быть актуальной и правдивой. За предоставление недостоверных сведений на организацию и лиц, поставивших свои подписи, могут наложить административное наказание в виде штрафа.

Согласно закону, после увольнения сотрудник вправе получить справку с места работы, но только о заработной плате. Данные о заработной плате сотрудников хранятся в течение 75 лет.

Справка о трудоустройстве от работодателя, образец которой вы можете рассмотреть ниже, представляет собой документ, который подтверждает факт трудоустройства работника в конкретной организации. Кроме того, в этой справке содержится информация, которая указывает на несколько моментов, связанных с работой ее владельца:

  • Наименование организации и ее адрес.
  • Контактные данные с места работы.
  • Наименование занимаемой должности.
  • Размер заработной платы и стажа.
  • Дополнительная информация о работе.

Характер содержания и объем информации в справки прямо зависит от того, в какие органы она должна быть предоставлена. Так, документ о подтверждении трудоустройства требуется в органах социальной поддержки с целью оформления субсидии, в банковских учреждениях для получения кредита или ипотеки, в судебных органах, в ОВИР, и другие организации, которые могут заинтересоваться фактом трудоустройства человека.

Справка о трудоустройстве от работодателя не имеет единой формы. Более того, у многих организациях есть заранее подготовленные шаблоны, в которых присутствует фирменная шапка компании. Наиболее крупные компании выделяют средства из бюджета на заказ бланков в типографии, выполненных в фирменном стиле.

Образец справки о трудоустройстве

Составление справок с места работы обычно относится к компетенции кадровой службы, кроме случаев, когда требуется информация о зарплате и прочих финансовых аспектах работы. На большом предприятии этот вид услуг для персонала даже выделяют в отдельную должность, поскольку написание справочной документации отнимает много времени. Частный предприниматель не в праве выдавать себе справку с места работы и сведения о доходах, такую информацию может предоставить только налоговая служба.

Несмотря на то, что данный документ не имеет унифицированной формы, он должен содержать реквизиты:

  • Наименование и контактные данные организации под гербом РФ и фирменным логотипом компании.
  • Номер справки и дата – эти реквизиты располагаются под сведениями о компании в левой части шапки.
  • Наименование адресата либо текст «по месту требования» – приводится в правой части или внизу.
  • Наименование документа вместе с номером, располагающее строго по центру сразу под шапкой.
  • Текстовое изложение информации, которая подтверждает факт трудоустройства в организации.
  • Данные (фамилия, имя и отчество) и должность руководителя компании/ответственного лица.
  • Подпись руководителя организации либо его доверенного лица, фирменная печать компании.

Справка от работодателя по месту требования может содержать текстовое изложение в свободном стиле. Без подписи руководителя и печати организации документ считается недействительным и по месту требования не принимается. Сведения, указываемые о работнике, должны быть достоверными и актуальными. Работодатель несет ответственность за актуальность и правдивость данных о работнике в справке о трудоустройстве.

Справка может заполняться как письменно, так и при помощи компьютера печатным текстом при помощи программ, автоматически формирующих бланк документа. Единственным требованием к правильности заполнения данного документа является наличие необходимых реквизитов, приведенных в списке выше.

Индивидуальные предприниматели не могут выдавать справки о доходах на свое имя. Для этого им необходимо обращаться в органы ФНС. В связи с этим документ будет отображать те данные, которые были указаны в отчетной декларации ИП.

Выдача справки о трудоустройстве

Чтобы получить справку о трудоустройстве, работник должен лично предоставить письменное заявление либо руководителю организации, либо сотруднику кадровой службы компании. Удовлетворение запроса (выдача справки) согласно Трудовому Кодексу РФ должно быть произведено не позднее чем через три дня после подачи заявления работником. Такие же требования касаются и справки, подтверждающей размер заработной платы.

Документ, подтверждающий факт трудоустройства работника в конкретной организации, выдается кадровой службой предприятия. Перед выдачей справки сотрудник имеет право уточнить, какие именно данные надо отразить в документе. Потребуется дать согласие на разглашение персональных данных. Если это требования не будет соблюдено, организацию может преследовать наказание за несанкционированное разглашение данных.

Работнику рекомендуется заказать сразу два экземпляра справки, при выдаче написать на бланке о получении документа на руки, указать дату выдачи. Оба экземпляра должны быть с печатью и подписью руководителя. После этого каждая справка от работодателя для визы или других целей может использоваться по назначению.

Остались вопросы? Задавайте их в комментариях к статье

Часто работающие граждане обращаются к своему работодателю с просьбой выписать справки с места работы, которые им нужно предоставить в разнообразные места. ТК РФ обязует компании и предпринимателей при поступлении письменного заявления от их работников, выдавать подобные документы в трехдневный срок. В основном, это справка о зарплате и с места работы.

В компании справка с места работы по месту требования оформляется кадровой службой, а сведения о заработной плате — бухгалтерией.

Работники чаще всего просят выдать такой документ, как справка о средней заработной плате, который они предоставляют в КСЗТН для оформления субсидий, социальных пособий и других льгот. Также эти документы запрашивают кредитные учреждения при выдаче кредитов и займов. Банки часто просят этот документ составлять по форме 2-НДФЛ или на их собственном бланке.

При смене работы увольняющиеся сотрудники подают заявления о выдаче им справок и справки о сумме зарплаты за предыдущие два года. Они необходимы работнику, чтобы на новом месте пользоваться стандартными вычетами, и при необходимости ему правильно было начислено пособие по временной нетрудоспособности.

Сотрудники могут просить оформить им документы с места работы для подтверждения их занятости, должности и т. д. Как правило, это запрашивают государственные органы, судебные инстанции, приставы, миграционная служба при выдаче загранпаспорта и т.д. Их также требуют предоставить по месту работы от одного из родителей при оформлении пособий по рождению и уходу за детьми, так как эти суммы может получить любой из родителей.

Выдаваемая справка может одновременно содержать данные о профессии и сумме вознаграждения.

Независимо от места представления этого документа, желательно чтобы работник указывал, какие именно данные нужно включать в выдаваемый документ. После этого инспектору по кадрам обязательно надо взять с него согласие на разглашение персональных данных. В противном случае к организации могут быть применены установленные законом меры наказания.

Как написать справку с места работы по месту требования

Справка составляется на фирменном бланке компании. Ее можно выписывать в свободной форме, или же заполнять с помощью специализированных программ, которые формируют этот бланк по запросу автоматически. Главное требование, чтобы она включала все необходимые обязательные реквизиты.

Вверху документа указывается его наименование. Здесь же проставляется регистрационный номер справки.

На следующей строке записывается место и дача оформление справки.

Повествовательная часть бланка начинается с фразы «Дана». Затем указывается полностью Ф.И.О. работника в дательном падеже. Далее следует подтверждение, что сотрудник действительно числится у данного работодателя, при этом обязательно указывается его наименование, и должность согласно штатному расписанию и заключенному трудовому контракту. Желательно в этом же разделе записать реквизиты приказа о приеме на работу — номер и дату.

Также в бланке при необходимости нужно подтвердить настоящий статус работника, например, «Продолжает работать по настоящее время».

Обращаем внимание! Если справка предоставляется для получения детских пособий, в текст документа необходимо включить информацию о том выдавалось ли оно на предприятии работнику или нет. Если документ должен содержать данные о том, что работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то записывается имя и год рождения малыша.

Далее заполняется информация об адресате, куда документ будет направляться. Эти данные можно записывать внизу справки с места работы, или в самом начале документа, в правой верхней его части. В некоторых случаях допускается не вносить информацию о получателе справки. Тогда внизу документа указывается, что она предъявляется по месту требования.

Ниже бланк подписывает должностное лицо, которое его составляло с указанием профессии и Ф.И.О.

Очень часто информацию, содержащуюся справке, нужно заверять руководителю. Поэтому желательно для этого предусмотреть соответствующую строку. Для упрощения процедуры во многих документах присутствует только одна подпись директора компании.

Основание выдачи справки о работе

Это, к примеру, Положение о филиале организации. Запрос на выдачу документов должен исходить от самого работника В организацию пришел муж сотрудницы, которая находится в декрете, и принес заявление о выдаче ему на руки копии ее трудовой книжки. Причем заявление подписано не самой работницей, а супругом и доверенности от нее у него нет. Должны ли мы выдать ему требуемую копию? Не должны. Из ТК РФ следует, что только работник вправе требовать выдачи копий документов, связанных с его работой. Поэтому пусть муж сотрудницы принесет заявление, подписанное ею самой, а также письменную доверенность (Пункт 1 ст. 185 ГК РФ) от нее на получение копии трудовой книжки. Заверять ее у нотариуса не нужно. И пусть муж не забудет захватить паспорт, чтобы можно было проверить его личность. В справке 2-НДФЛ секретов нет Я работаю в бухгалтерии оборонного предприятия.

Документ с юридической силой: справка по месту требования с работы

Поэтому напрашивается логичный вывод: работник, независимо от того, как давно он уволился, вправе получать от своего бывшего работодателя такие документы. Противоположный подход привел бы к повальному нарушению прав сотрудников, уволившихся некоторое время назад. Например, они не имели бы права получить с последнего места работы справку о среднем заработке за последние 3 месяца, а следовательно, не смогли бы регистрироваться в качестве безработных и получать пособие (Часть 2 ст.
3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).Кроме того, не зря же большинство кадровых документов предписано хранить 75 лет или вообще бессрочно (Раздел 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Оформляем и выдаем работникам справки

Можем ли мы ему отказать, ведь он у нас уже не работает? Если нет, то можно ли отправить ему требуемые документы тоже по почте? : В настоящий момент в отношении бывших работников законодательно установлена обязанность работодателя выдавать по их запросу лишь справки о зарплатеприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н для расчета соцстраховских пособийп. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». В то же время в ТК РФ не сказано, что копии документов, связанных с работой, должны выдаваться только работающим сотрудникам, то есть тем, кто на момент затребования копий состоит в трудовых отношениях с данным работодателем.

Vasiliybalanyuk

Нам встретилось судебное решение, где говорится, что работодатель не обязан предоставлять работнику локальные нормативные акты, ведь с ними работник должен быть ознакомлен под росписьОпределение Липецкого областного суда от 04.05.2011 № 33-1154/2011. Но мы решили узнать мнение специалиста Роструда по этому вопросу. Из авторитетных источников “Статья 62 ТК РФ устанавливает примерный (открытый) перечень выдаваемых документов.

Справки и документы с места работы: кому, когда, какие

А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок.

В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты: • наименование организации — автора документа; • наименование вида документа («справка»); • дата документа; • регистрационный номер документа; • место составления документа; • заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4); • адресат; • текст документа; • отметка о наличии приложения (если оно имеется); • подпись руководителя организации или его заместителя; • оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

Справки и документы с места работы: кому, когда, какие

К нему относятся все «рабочие» документы, касающиеся конкретного сотрудника, например: приказы о снятии дисциплинарного взыскания, о премировании, документы о прохождении обязательных аттестаций, акты о несчастном случаеОпределение Московского городского суда от 26.05.2011 № 33-15759, графики сменностиРешение Верховного суда Республики Карелия от 23.08.2011 № 21-163/2011 и т. д. Теперь переходим к ответам на вопросы. Уволившиеся сотрудники тоже имеют право получать «рабочие» документы А.В. Смольникова, г. Санкт-Петербург К нам по почте пришло письмо с заявлением от сотрудника, который уволился пару месяцев назад.
Он просит предоставить ему заверенные копии приказов о приеме на работу и об увольнении, а также копию трудового договора, хотя его экземпляр отдавался ему на руки, о чем у нас есть пометка. В заявлении не указано, зачем ему нужны эти документы.

Всё про справку о стаже

  • Как защитить персональные данные работников и клиентов, № 19
  • Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения, № 15
  • Приемка и списание материалов: оформляем документы, № 12
  • Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать, № 10
  • Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем, № 9
  • Печать — постоянная спутница фирмы?, № 9
  • Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ, № 8
  • Обнаружили недостачу: составляем претензию контрагенту, № 8
  • Когда пригодятся скриншоты, № 6
  • Идеальный акт об оказании услуг для налогового инспектора, № 6
  • Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию», № 5
  • Договор поставки: читаем по слогам, № 5
  • Унифицированные формы первички необязательны, а что с БСО?, № 4
  • Как не допустить атаку на «Клиент-Банк», № 3
  • 2012 г.

Справка с места работы — бланк и образец заполнения

Пример оформления »шапки» справки (пункты 1,2 порядка оформления справки): Пример начала текста справки (пункт 3 порялка оформления справки без смены фамилии): Пример начала текста справки (пункт 3 порялка оформления справки со сменой фамилии): Пример по пункту 4,5 порядка оформления справки: Пример описания трудовой деятельности по пункту 6 порядка оформления справки: Пример описания трудовой деятельности по пункту 7 порядка оформления справки: Пример описания трудовой деятельности по пункту 8 порядка оформления справки: Пример описания переименований по пункту 9 порядка оформления справки: Пример справки о переименованияхименований по пункту 10 порядка оформления справки: Пример описания оснований выдачи справки по пункту 11 порядка оформления справки: Пример оформлениян справки по пункту 12 порядка оформления справки: Пример полностью оформленной справки.

Справка о трудовом стаже — инструкция по получению

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Части вторая — третья утратили силу. Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю. Образец заявления на выдачу справки с места работы. Вне зависимости от типа справки к его оформлению предъявляют ряд требований:

  1. Справка печатается на бланке учреждения.
  2. Адресат указывается в правом верхнем углу либо в конце текста.
  3. Сведения об учреждении, выдавшем справку должно быть максимально подробным.

Указывается полное наименование организации с юридическим адресом.

Она доказывает занятость человека и подтверждает его право на досрочную пенсию. В такой справке обязательно указывается, что она дана для предоставления в пенсионный фонд. В ней содержатся ссылки на документы, которые подтверждают, что человек трудился в особых условиях, благодаря чему получает право на досрочную пенсию.
Образец справки о заработке за 5 лет будущего пенсионера. Форма справки, подтверждающей стаж работы. О командировке Данный вид справки работникам требуется очень редко. Обычно достаточно копии командировочного удостоверения. Но в некоторых местах без справки не обойтись. Например, в ЗАГСе для быстрой росписи без очереди, если один из молодоженов планирует ехать в длительную командировку. Содержание справки стандартное:

  1. Указывается организация, Ф.И.О.

Основание выдачи справки о работе

  • Подтверждается его нахождение в командировке.
  • Пишется пункт назначения, период отсутствия.
  • Пример составления справки о нахождении в командировке. Для декретных После рождения детей с места работы органы соц.защиты требуют ряд справок:
  1. Для получения единовременного пособия один из родителей должен предоставить справку о том, что заявитель не воспользовался правом на отпуск по уходу и не получал пособия. Данный документ необходим только в том случае, если работают оба родителя.
  2. Справку о сумме заработка.

Форма справки о неполучении единовременного пособия вторым родителем.


Для загранпаспорта При получении загранпаспорта от граждан требуют предъявить анкету, заверенную кадровыми работниками. В нем содержаться выписка из трудовой книжки и другие биографические факты.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит