Расчет табеля учета рабочего времени, расчет табеля учета рабочего времени

Содержание
  1. Расчет табеля учета рабочего времени
  2. Табель учета рабочего времени
  3. Содержание
  4. Заполнение табеля учета рабочего времени
  5. Условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)
  6. Кто заполняет табель
  7. Алгоритм работы с табелем
  8. Условные обозначения в табеле учета рабочего времени
  9. Обычное заполнение бланка
  10. Заполняем табель учета рабочего времени с умом
  11. Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере
  12. Использование специального программного обеспечения
  13. О хранении документов
  14. Кому может понадобиться табель?
  15. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  16. Отметки в табеле
  17. Порядок заполнения табеля
  18. Когда применяется Форма N Т-13
  19. Табель учета рабочего времени учет рабочего времени

Расчет табеля учета рабочего времени

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по формe N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в формe N Т-12 (графы 4, 6) — две строки;

в формe N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по формe N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по формe N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 — 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 — 34.

Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по формe N Т-13:

при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если

их количество превышает четыре.

Бланки табеля по формe N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по формe N Т-13.

Табель учета рабочего времени

Содержание

Табель учета рабочего времени – это документ, который содержит информацию о фактически отработанном времени и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и начисление заработной платы.

В случае если ведение табеля учета рабочего времени ведется ручным методом, применяют типовую форму Т-12, если контроль явок-неявок осуществляется автоматически (турникет) – используют форму Т-13.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ведется каждый рабочий день в течение месяца, в последний день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каждым сотрудником.

Составляется данный документ в одном экземпляре и передается в бухгалтерию.

Предоставим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда на примере формы Т-12 (форма Т-12 и форма Т-13практически идентичны по составу реквизитов).

  • В верхней части указываем наименование организации в соответствии с учредительными документами и наименование структурного подразделения, если таковое имеется в компании.
  • Заполняем ячейки «Номер документа» и «Дата составления» (обычно это последний день отчетного месяца).
  • В ячейке «Отчетный период» указываем период с первого числа по последнее отчетного месяца.
  • В первом столбце первого раздела табеля учета рабочего времени (1. Учет рабочего времени) указываем порядковый номер работника.
  • 2-й и 3-й столбцы заполняем на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
  • В 4-ю и 6-ю графы заносим код затрат рабочего времени (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени) и информацию о количестве отработанных часов за каждый день месяца.
  • В 5-м и 7-м столбце отмечаем промежуточные результаты за I/II половину месяца: в верхнюю ячейку заносим количество отработанных дней, в нижнюю – количество отработанных часов за учетный период.
  • 8-17 столбцы бланка табеля учета рабочего времени заполняем в конце отчетного месяца.
    В итоговые отработанные дни не включаются те, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (выходные, больничные, командировки, прогулы и т.п.). Значение в столбце 8 образуется при суммировании значений из верхних ячеек столбцов 5 и 7, значение 9-го столбца — при суммировании значений из нижних ячеек 5-го и 7-го столбцов.
  • В 14-й и 16-й столбцы заносим количество дней и часов.
  • В 15-м столбце указываем код причины неявки (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени).
  • В 17-й столбец заносим общее количество выходных и праздничных дней каждого работника за отчетный месяц.

Второй раздел табеля учета рабочего времени (2. Расчет с персоналом по оплате труда, 18-55 столбцы) ведет бухгалтерия.

Подписывается данный документ лицом, ответственным за заполнение табеля рабочего времени, а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы либо директором компании.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)

Рабочее время и его учет — это важные составляющие любой организации, позволяющие контролировать деятельность компании и дисциплинировать сотрудников. Для того чтобы упростить эту процедуру, была разработана специальная форма — табель учета рабочего времени. Он существует как в бумажном, так и в электронном варианте. И у каждого из видов есть свои нюансы в заполнении.

Кто заполняет табель

Каждая организация назначает ответственного за ведение табеля учета рабочего времени, ориентируясь на специфику деятельности и количество персонала. Если организация небольшая и вся работа проводится в офисе, то табелирует сотрудников инспектор по кадрам, бухгалтер или другое уполномоченное лицо.

В том случае, когда у предприятия есть несколько объектов, намного проще табелировать сотрудников непосредственно на местах их работы. В таком случае эта обязанность возлагается на мастера или начальника подразделения отдельным приказом или прописывается в трудовом договоре.

Алгоритм работы с табелем

В первую очередь необходимо знать о том, что на каждом предприятии в обязательном порядке должен быть обычный (то есть в бумажном варианте) табель учета рабочего времени. Бланк можно либо самостоятельно распечатать, либо заказать в типографии.

Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной оплаты труда. Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель. В нем необходимо заполнить графы:

  • Название компании (по учредительным документам), порядковый номер и дата заполнения.
  • Период, на который открывается табель.
  • Порядковые номера персонала и их данные из личных карточек.

Остальные данные вносятся в течение месяца, а заполнение той части, которая относится к заработной плате, остается за работником бухгалтерии.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают режим труда и отдыха и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Наименование Буквенное обозначение Цифровое обозначение
1 Дневное и вечернее время работы Я 01
2 Ночное время работы Н 02
3 Работа по выходным и праздникам РП 03
4 Сверхурочная работа с 05
5 Командировка К 10
6 Основной отпуск от 14
7 Дополнительный отпуск од 15
8 Учебный отпуск У 16
9 Сокращенное время работы для учащихся УВ 17
10 Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда УД 18
11 Отпуск по беременности и родам р 19
12 Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой) оч 20
13 Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый) ож 21
14 Неоплачиваемый отпуск до 22
15 Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом ОЗ 24
16 Больничный Б 25
17 Неоплачиваемая нетрудоспособность т 26
18 Часы сокращения работы лч 27
19 Простои (по причинам, не связанным с работником) вп 28
20 Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда) г 29
21 Прогулы без уважительной причины ПР 31
22 Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день) НС 32
23 Выходные дни в 33
24 Забастовки ЗБ 34
25 Неявки по неясным причинам НН 35

В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.

Обычное заполнение бланка

Заполнение табеля — работа кропотливая, требующая внимания. Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок.

В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на рабочем месте, так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.

В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву «В», под ней 0, в рабочий день соответственно «Я» и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.

Расчет табеля учета рабочего времени в этом случае проводить немного проще, потому что все необходимые цифры и обозначения находятся перед глазами. Особенно это относится к специалистам с маленьким опытом работы — так у них будет меньше шансов запутаться и допустить ошибку.

Заполняем табель учета рабочего времени с умом

Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, сверхурочная работа, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.

На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте — В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.

Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая. Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им.

Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере

Помимо бумажной версии, существует и несколько электронных. Как говорилось выше, табели в обязательном порядке должны дублироваться. Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).

Одним из более доступных вариантов является созданный в офисных программах табель учета рабочего времени. Excel подходит для этих целей как нельзя лучше. Электронные таблицы позволяют создать любой вид и размер документа. Также благодаря возможности задания формул намного упрощается подведение итогов и подсчет промежуточных данных.

Использование специального программного обеспечения

При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.

При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.

Еще одним плюсом таких утилит является то, что можно не заполнять бумажный табель учета рабочего времени. Бланк со всем отметками легко распечатать в любой необходимый момент. Эта функция есть наверняка в каждой подобной программе.

О хранении документов

Для чего используется табель? Это основание для бухгалтерии для начисления заработной платы в том или ином размере, а также основное доказательство того, что сотрудник находился на месте работы и выполнял свои обязанности. Без сомнения, этот документ очень важен для каждой организации.

Тогда сколько хранится эта форма? Табель учета рабочего времени необходимо хранить на протяжении года. Это установлено законодательно, а такие нормы необходимо соблюдать.

При утере уже закрытого табеля не стоит поднимать панику. Его всегда можно восстановить по другим документам. Для этого используются объяснительные, больничные листы, информация о командировках, график отпусков и др. Все, что подтверждает и объясняет отсутствие человека на его рабочем месте, можно применить для восстановления данных.

Кому может понадобиться табель?

Этот документ часто требуется при различных проверках. Например, налоговая служба проверяет его наличие в организации и правильность заполнения.

Отсутствие табеля даже в самой маленькой фирме может стать поводом для достаточно большого штрафа. То же самое происходит и при допущении ошибок в заполнении бланков. Это касается как расчетов, так и неправильного употребления условных обозначений.

Наличие табелей обязательно. Они нужны как для самой компании (бухгалтерский учет, дисциплинирование сотрудников), так и для проверяющих организаций. А самое главное — правильно применять условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Тогда можно избежать ряда проблем с сотрудниками и контролирующими органами.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Казалось бы — что сложного в табеле учета рабочего времени: заполняй клеточки «восьмерками» или другими специальными символами, всего и дела! А на самом деле, оказалось, не все так просто.

В своей профессиональной деятельности мне приходилось только принимать уже заполненный табель и начислять на основании его данных заработную плату.

Заполняли бланки табелей секретарь директора и начальники цехов, поэтому мне навыки по его ведению были не нужны.

А недавно мне предложили подработку: учет в одной небольшой фирме. Там я исполняла обязанности и секретаря, и начальника отдела кадров, и бухгалтера: вела учет движения персонала, начисляла и перечисляла на банковские карты зарплату.

С ужасом вспоминаю свой первый рабочий день. Он совпал с началом месяца, а это значит, что надо было срочно заполнить бланк табеля: записать фамилии работников, их должности, табельные номера.

Чистых бланков на фирме не нашлось. Предыдущий бухгалтер не владел компьютерной грамотностью и всю работу проводил вручную. В базе имеющего ноутбука образца бланка табеля я тоже не нашла. Пришлось набрать в компьютере исходные данные по работникам и сделать временный табель учета рабочего времени.

С этим бланком прошла по цеху, отметила присутствующих работников, уточнила причины отсутствия некоторых сотрудниц и вздохнула с облегчением!

А вечером дома зашла в интернет, нашла специализированные сайты, скачала бланк табеля учета, инструкцию по его заполнению. Потом перенесла в бланк данные из черновика строго по инструкции. А теперь я облегчу задачу вам. Читайте статью внимательно.

При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по формe N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом:

  • листок нетрудоспособности;
  • справка о выполнении государственных или общественных обязанностей;
  • письменное предупреждение о простое;
  • заявление о совместительстве;
  • письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством.

Порядок заполнения табеля

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

  1. в формe N Т-12 (графы 4, 6) — две строки;
  2. в формe N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16);
  3. в формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по формe N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по формe N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 — 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 — 34.

Когда применяется Форма N Т-13

Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по формe N Т-13:

  1. при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
  2. при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9.
  3. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по формe N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники.

К таким реквизитам относятся:

  • структурное подразделение,
  • фамилия, имя, отчество,
  • должность (специальность, профессия),
  • табельный номер и т.п. — то есть данные,
  • содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации.

В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по формe N Т-13.

Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
Формат: MS-Excel :: Размер: 18 КБ Скачать

Т-13 «Табель учета рабочего времени»

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
Формат: MS-Excel :: Размер: 6 КБ Скачать

Табель учета рабочего времени учет рабочего времени

«Кадровый вопрос», 2011, N 2

ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Рабочее время — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с трудовым законодательством относятся к рабочему времени. Обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена за работодателем в соответствии со ст. 91 ТК РФ.

Учет рабочего времени необходим для выполнения следующих задач:

1) учета времени, фактически отработанного или не отработанного каждым работником организации;

2) контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;

3) получения данных об отработанном времени;

4) расчета оплаты труда;

5) составления статистической отчетности по труду.

Для учета рабочего времени используется табель учета рабочего времени, при оформлении которого следует учитывать:

— учет явки на работу и ухода с нее может вестись в целом по организации или отдельно по структурным подразделениям;

— включение работника в табель и исключение из него производятся на основании первичных документов по учету кадров (приказа о приеме на работу, трудового договора);

— каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет;

— затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.);

— при отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми;

— удаление отдельных реквизитов из табеля, как и из других унифицированных форм, не допускается, а вот вводить дополнительные графы в отдельных случаях можно.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» предусмотрены:

— табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12);

— табель учета рабочего времени (форма N Т-13).

Форма N Т-12 может быть использована в любой организации, на основании ее данных можно одновременно контролировать соблюдение режима рабочего времени и вести учет выплат работникам. Если в организации учет времени и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнять только разд. 1 «Учет рабочего времени», тогда разд. 1 считается самостоятельным документом, а оформлять разд. 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» нет необходимости. Форма N Т-13 используется, только когда в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников и данные о входе-выходе можно вводить в табель при помощи компьютера, что позволяет значительно экономить время и трудозатраты на заполнение табеля. Форма N Т-13 предназначена исключительно для учета рабочего времени, в ней нет граф для данных по оплате труда. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Составляется табель в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. При составлении табеля необходимо заполнять все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Если в нем остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Все вносимые в табель изменения должны быть оформлены на предприятии приказом.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, заявления о совместительстве, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, приказов работодателя (о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска, об отстранении от работы и т. п.), листков временной нетрудоспособности, медицинских справок, докладных и объяснительных записок, актов и т. п.).

Вредные условия труда

В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 при необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Вносимые в форму табеля изменения, а также особенности его заполнения следует оформить отдельным приказом по организации и (или) отразить в учетной политике организации.

Дополнительные графы рекомендуется вводить в табель организациям, работники которых трудятся во вредных условиях. Условия работы могут быть признаны вредными только после проведения аттестации рабочих мест и сертификации работ по охране труда. Работники, перечисленные в Списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда (Постановление Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г. N 298/П-22 «Об утверждении Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день»), имеют право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день. Так как при предоставлении дополнительного отпуска учитывается только фактически отработанное время в соответствующих производствах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, в счет отработанного времени засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данного производства, цеха, профессии или должности (п. 12 Постановления Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21 ноября 1975 г. N 273/П-20 «Об утверждении Инструкции о порядке применения Списка производств цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день»). Для учета времени работы во вредных условиях труда подойдут дополнительные графы табеля.

Ночные часы работы

Каждый час работы в ночное время (с 22 до 6 часов) оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях (ст. 154 ТК РФ). В этом случае в табеле учета рабочего времени целесообразно увеличить количество граф для проставления дополнительных сведений, например времени начала и окончания работы.

Сверхурочные часы работы

Сверхурочная работа — работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ст. 99 ТК РФ), должна быть установлена приказом руководителя (обязательно наличие письменного согласия работника). Сверхурочные часы вносятся в табель на основании списков лиц, выполнявших эти работы. Начальник структурного подразделения, принявший решение о производственной необходимости сверхурочных работ, составляет документ, в котором указан список лиц, привлеченных к сверхурочной работе, и проставляются отметки о количестве часов, фактически отработанных каждым работником сверх нормы. Оплата за сверхурочные производится в двойном размере, но если работник перерабатывает по собственной инициативе, то такая работа ему не оплачивается (Письмо Роструда от 18 марта 2008 г. N 658-6-0).

Совместители могут быть внешними и внутренними. Продолжительность ежедневной работы совместителя может быть не более четырех часов. Допускается в отдельные дни трудиться полный рабочий день, если сотрудник в это время свободен от основной работы, при условии что за месяц продолжительность рабочего времени не превысит половины месячной нормы рабочего времени.

При оформлении табеля по внутренним совместителям следует учесть еще один нюанс. Не следует путать понятия внутреннего совместительства (ст. 60.1 ТК РФ) и совмещения (ст. 60.2 ТК РФ). Внутреннее совместительство подразумевает заключение трудового договора о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя, совместительство — работа по отдельному трудовому договору за пределами установленной продолжительности рабочего времени. В табеле учета рабочего времени совместительство отражается двумя строками (согласно трудовому договору и договору по совместительству). Совмещение — это поручение сотруднику с его письменного согласия дополнительной работы в течение его же рабочего времени и за дополнительную плату, оформляется приказом. В табеле учета рабочего времени такое совмещение отдельно не учитывается.

Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ). Если сотрудник находится в отпуске, выходные дни не отмечаются, потому что они входят в понятие «календарные дни отпуска».

Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, необходимо проставлять в табеле факт его пребывания в командировке, т. к. такие дни будут оплачены ему в повышенном размере.

Если неизвестна причина отсутствия сотрудника на работе

Если неизвестно, по каким причинам сотрудник отсутствует на работе, то до сдачи табеля в бухгалтерию лучше оставлять графу «отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» незаполненной до тех пор, пока сотрудник не появится и не представит подтверждающие документы. В случаях, когда к моменту сдачи табеля работник не появился, ставим отметку о неявке по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) — код «НН» («30»). По мере выяснения причины отсутствия сотрудника на работе эти отметки заменяются в зависимости от подтверждающего документа, и табель подлежит переоформлению. Например, при предъявлении листка нетрудоспособности код «НН» (30) заменяется кодом «Б» (19) или «Т» (20). В случае отсутствия уважительной причины отсутствия работника на рабочем месте признается прогул и код «НН» (30) заменяем кодом «ПР» (24). Под прогулом понимается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня независимо от его продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня. При прогуле необходимо получить с работника объяснительную записку, в случае отсутствия уважительной причины пропуска признаем прогул. При рассмотрении трудовых споров по поводу увольнения работников за прогул табель учета рабочего времени является одним из основных документов, доказывающих этот факт. При отсутствии табеля работодателю будет сложно доказать правомерность увольнения.

Определяем налоговый статус

Если сотрудник-иностранец находится на территории нашей страны за 12 месяцев, предшествующих дате выплаты дохода, не менее 183 дней, то он признается налоговым резидентом. Это означает, что с его зарплаты фирма должна удерживать НДФЛ уже по ставке 13%. Подтвердить фактическое нахождение иностранных лиц на территории РФ можно справками с места работы, которые выдаются на основании сведений из табелей учета рабочего времени (Письмо Минфина России от 31 мая 2007 г. N 03-04-06-01/170).

Фактическое нахождение сотрудников организации за пределами РФ подтверждается отметками органов пограничного контроля о пересечении границы в заграничном паспорте. Если таких отметок нет, то для учета дней пребывания за границей подойдут сведения из табеля учета рабочего времени. При подсчете дней нахождения гражданина за пределами РФ для определения его налогового статуса (резидент/нерезидент) цель выезда значения не имеет. Не учитываются только дни пребывания за границей при краткосрочном лечении или обучении (Письмо Минфина России от 7 октября 2008 г. N 03-04-06-01/292).

Ответственность за неправильное оформление или неоформление

табеля учета рабочего времени

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Табель учета рабочего времени является первичным документом, данные которого используются для расчета заработной платы. Кроме того, на основании данных табеля составляется бухгалтерская, налоговая и статистическая отчетность. При проверке данные бухгалтерской и налоговой отчетности могут сверяться с первичными учетными документами, в том числе и с табелем. В случае выявления несовпадения данных табеля со сведениями расчетно-платежной ведомости налоговые органы могут сделать вывод о неправильности начисления зарплаты и привлечь работодателя к административной ответственности в соответствии со ст. 120 НК РФ, которой установлен штраф за грубое нарушение организацией правил учета доходов или расходов или объектов налогообложения:

— если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, штраф в размере 10 тыс. руб.;

— если деяния совершены в течение более одного налогового периода, штраф в размере 30 тыс. руб.

Так как обязанность вести учет рабочего времени закреплена ТК РФ, то независимо от организационно-правовой формы, численности и прочих факторов каждый работодатель должен вести табель учета рабочего времени. Если работодатель не ведет табель, его могут привлечь к ответственности за нарушение законодательства о труде в соответствии со ст. 5.27 КоАП путем наложения административного штрафа:

— для должностных лиц — от 1 до 5 тыс. руб.;

— для лиц, осуществляющих ПБОЮЛ, — от 1 до 5 тыс. руб.;

— для юридических лиц — от 30 до 50 тыс. руб.;

или административное приостановление деятельности:

— для лиц, осуществляющих ПБОЮЛ, — на срок до 90 суток;

— для юридических лиц — на срок до 90 суток.

В случае нарушения законодательства о труде должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, такое лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Данными табеля руководствуются также проверяющие ФСС, ПФР, Государственной трудовой инспекции.

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ). Поэтому на предприятии необходимо составлять два табеля за месяц: один — для учета отработанного времени в первой половине месяца, а другой — во второй. Если табель составляется один раз в месяц, у бухгалтерии может возникнуть проблема с переплаченным авансом за первую половину месяца, если в это время кто-то из работников отсутствовал на работе. Никакой ответственности при этом организация не несет. Но если заработная плата выплачивается один раз в месяц, то здесь предусматривается ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 тыс. руб.).

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит