Журнал учета рабочего времени сотрудников, журнал прибытия убытия сотрудников образец

Содержание
  1. Журнал учета рабочего времени сотрудников
  2. Зачем нужен документ
  3. Как учитывать рабочее время
  4. Как вести журнал
  5. Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
  6. Сколько времени и как хранить документ
  7. Журнал убытия и прибытия сотрудников образец
  8. Журнал прибытия и убытия сотрудников образец
  9. Что это за журнал?
  10. Журнал убытия и прибытия сотрудников образец
  11. Кто за него отвечает
  12. Смежные условия
  13. Сроки хранения
  14. Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок
  15. Порядок заполнения
  16. Сроки хранения
  17. Журнал прибытия убытия сотрудников образец
  18. Журнал учёта рабочего времени
  19. Порядок ведения журнала
  20. Журнал регистрации прибытия и убытия сотрудников

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

  1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
  2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
  3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Как учитывать рабочее время

Существует несколько методов учета рабочего времени:

  • Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
  • При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
  • Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

На титульном листе рекомендуется написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
  • указать работника, ответственного за его ведение;
  • если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

  • порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
  • дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
  • информацию о прогуле – да/нет;
  • количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
  • подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Журнал убытия и прибытия сотрудников образец

В каждом учреждении оно определяется трудовым и коллективным договором с профсоюзным комитетом. За тот период, когда рабочий выполняет трудовую практику, он получает зарплату.

Образец заполнения Журнала учета рабочего времени и служебных поездок

В ТК РФ и других законодательных актах об использовании труда наемных рабочих установлено, что длительность работы на предприятии ограничивается 40 ч на протяжении недели. В соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка, основанные на специфике производства каждого предприятия, и устанавливается ежемесячный график выходов. В подразделениях организации оговаривается время начала и окончания смены и период для обеденного перерыва.

Отметки о времени, использованном для выполнения производственных обязанностей или отсутствии сотрудника на работе, простое и т.д.

Журнал прибытия и убытия сотрудников образец

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.

Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги: в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.

Что это за журнал?

Периоды присутствия на рабочем месте характеризуются определенной продолжительностью с предоставлением обязательных обеденных перерывов.

другие сотрудники лишь удостоверяет своей подписью, что всё указано верно;

  • сотрудник заполняет все колонки, а подпись ставит именно ответственные сотрудник.

Оба способа равноценны, к обоим выдвигаются одинаковые требования:

  • записи производятся только ручкой, использование карандаша категорически не допускается;
  • записи должны быть такими, чтобы их было несложно разобрать;
  • при необходимости изменить внесённую информацию корректор желательно не использовать, текст рекомендуется зачеркнуть единственной чертой и написать верный текст над перечёркнутым;
  • пустые строки недопустимы, если они образуются, их заполняют прочерком на всю длину.

Лицо, которое отвечает за ведение журнала, определяется руководителем, который также может указать определённую должность.

Журнал убытия и прибытия сотрудников образец

Необходимые программы можно получить от поставщика как в аренду на определенное время, так и купить их бессрочно. В последнем случае нужно будет заплатить намного больше, чем в первом.

Детали оформления

Журнал не имеет общей формы заполнения – каждое предприятие имеет возможность разработать себе его самостоятельно на основании образцов. Скачать образец журнала учета рабочего времени сотрудников можно в интернете.
Может различаться и количество граф, на которые делится лист из журнала.

Обычный журнал включает в себя такие колонки:

Ф.И.О сотрудника Должность, наименование структурного подразделения Подпись сотрудника, время Информация о местных командировках Уход Приход Время прихода Время ухода Информация о командировке 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Смирнов Л.Б.

В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте.

Кто за него отвечает

Ответственность за ведение журнала может быть возложена на того же сотрудника, который ведет табель, или на кого-то другого. Книгу учета может вести даже сам руководитель, но в любом случае информация об этом должна быть отражена в должностной или служебной инструкции.

В обязанности заполнителя журнала входит внесение в него необходимых записей и передача их для дальнейшего реестра.

Если происходит увольнение сотрудника, заполняющего журнал, руководитель должен выдать новый приказ о назначении нового ответственного лица.

Смежные условия

Обязательно ли в 2019 году вести журнал учета рабочего времени? В статье 91 НК указывается на то, что обязательным условием является ведение табеля (форма Т-12), но журнал учета в перечне обязательных документов отсутствует.

неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.

Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.

Сроки хранения

В положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет.

Но в тех организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет.

Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок

Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время, то с целью учета допускается добавление нужных граф.

Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:

  • прибыть на рабочее место в точно установленный срок к началу трудовой смены;
  • в полной мере использовать отведенную в графике продолжительность рабочего периода на выполнение своих должностных обязанностей.

При этом наниматель должен обеспечить следующее:

  • предпринять действия к созданию условий для максимально эффективного использования рабочего времени.

Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.

Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие.

Если в них указано, что страницы журнала должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации, то ответственному лицу необходимо выполнить такие требования в точности.

В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице:

  1. п/п;
  2. ФИО сотрудника;
  3. дата;
  4. время прибытия в учреждение;
  5. время ухода;
  6. причина, по которой работник покинул свое рабочее место во время трудового дня;
  7. подпись трудящегося.

В столбцы бланков будут вносить информацию сами сотрудники или ответственное лицо.

Порядок заполнения

Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени.

В эти периоды обязательно входит предоставление обеденных перерывов. Эта продолжительность на каждом предприятии определяется индивидуально, при помощи коллективного и трудового договора, а также представителями профсоюза. За период выполнения своих трудовых обязанностей сотрудник получает заработную плату.

В Трудовом кодексе, а также некоторых других законодательных актах прописано, что работники на предприятии могут трудиться не более 40 часов в неделю.

Исходя из этой нормы и разрабатывается внутренний распорядок на производстве, а также график выходов на работу.

Все отметки об отработанном времени или отсутствии сотрудника на рабочем месте вносятся в журнал учета.

Статья 91 ТК РФ.

В законодательстве не предусмотрено журнала учета ненормированного режима ведения трудовой деятельности, поэтому позволяется в журнале добавлять новые графы. Это могут быть: сведения о сверхурочных, основания для опозданий и др.

Сроки хранения

В нормативных документах указывается то, что журналы учета, табели и графики на предприятии должны содержаться в архиве на протяжении 5 лет. Если же на предприятии условия работы можно назвать вредными или опасными, то такая документация хранится 75 лет.

Журнал учета рабочего времени – это документ, позволяющий придерживаться норм труда, а именно — соблюдать возможные часы работы сотрудников.

Одновременно осуществляется контроль над деятельностью работников, эффективности использования ими рабочего времени.

Журнал прибытия убытия сотрудников образец

Как ни странно, наибольшее число потерь торговые предприятия терпят в результате ошибок и нарушений, которые допускают сотрудники вследствие неотлаженной системы экономико-правовой безопасности. Решить эту проблему на торговых предприятиях поможет только служба безопасности предприятия и правовой защиты бизнеса методом юридически закрепленного оформления договорных отношений, заказа поставщику, приема товара, а также методом принятия оперативных и грамотных решений в случае ошибок в работе с документами и в случае задержания нарушителя.

Практика работы торговых сетей показывает, что основной причиной потерь торговых компаний являются вовсе не убытки, причиняемые умышленными действиями покупателей и персонала. От 80 до 95% потерь происходит в ходе обеспечения операционной деятельности торговых объектов в результате ошибок и нарушений сотрудниками. Единственным действенным способом снижения данного вида потерь является лишь налаженная система учета товародвижения, стандартизация всех процедур, осуществляемых на различных его этапах, и строжайший контроль их соблюдения.

Служба безопасности создается в интересах собственной безопасности учредителя, однако роль службы безопасности в ее обеспечении не определена. Представляется, что служба безопасности предназначена, прежде всего, для организации защиты от всех видов потенциальных угроз.

Правовой статус службы безопасности предприятия имеет ряд особенностей, которые выделяют его из других форм охранной деятельности.
Прежде всего, обращает на себя внимание особый порядок создания и ликвидации службы безопасности.

Под предприятием, которое вправе учреждать собственную службу безопасности, понимается исключительно юридическое лицо.

В ООО «Валентин» также существует служба безопасности (СБ).

Приведем краткий перечень возможных действий службы безопасности ООО «Валентин» по пресечению, устранению или нейтрализации угроз в рамках основных видов безопасности: [17, с. 51]

  • Физическая безопасность – охрана персонала от насильственных преступлений, предупреждение таких преступлений.
  • Информационная безопасность – сохранение коммерческой тайны, борьба с хакерами и т.п.
  • Экономическая безопасность – охрана имущества предприятия, борьба с экономическим шпионажем и т.д.
  • Психологическая безопасность – информирование персонала предприятия об отсутствии реальных угроз, адекватное реагирование на дезинформационные мероприятия и т.д.

В СБ магазина розничной торговли «Валентин» задействованы:

  • Поставщик — компания, осуществляющая поставку товаров в торговую сеть.
  • Директор — должностное лицо торговой организации, руководящее деятельностью ее розничного структурного подразделения (директор, управляющий и т.д.).
  • Заведующий секцией — должностное лицо торгового объекта, руководящее подразделением по реализации группы товарных категорий (например, секции «Гастрономия», «Бакалея», «Фрукты-овощи» и т.д.).
  • Менеджер грузовой зоны — должностное лицо торгового объекта, осуществляющее руководство работой сотрудников грузовой зоны торгового объекта.
  • Менеджер по приему товара — должностное лицо торгового объекта, осуществляющее прием товара, возврат товара поставщику.
  • Сотрудник службы безопасности – штатный сотрудник подразделения службы безопасности торгового объекта, отвечающий за охрану порядка на предприятии.

Документация, регламентирующая деятельность СБ в ООО «Валентин».

Все нормативные документы регламентирующие деятельность СБ можно разделить на:

  • Законодательные и другие нормативные акты.
  • Местные правовые нормативные документы.
  • Локальные нормативные документы, выпускаемые на предприятии.

Нормативно-правовые акты (законы, постановления Правительства) являются правовой базой создания и работы СБ. К ним относятся:

  • Конституция РФ, правовые кодексы РФ.
  • Пакет организационно-распорядительных документов, который должен быть на предприятии.

Их состав и содержание не регламентированы, но они должны разрабатываться в соответствии с общегосударственными законами и правовыми актами, региональными и местными правовыми документами, регламентирующими деятельность негосударственных структур безопасности с учетом практических потребностей.

Основными нормативными документами, регулирующими деятельность СБ, являются Устав и Положение о службе безопасности.

Должностная инструкция СБ ООО «Валентин» включает:

  • определение служебного статуса (кому подчинен и кем руководит);
  • основные задачи сотрудника;
  • должностные обязанности;
  • квалификационные требования к должности;
  • список документов, которыми он должен руководствоваться при выполнении своих обязанностей;
  • порядок назначения и освобождения от должности;
  • место должности в организационной иерархии;
  • права и ответственность сотрудника.

Далее рассмотрим порядок оформления договорных документов на поставку и прием товара в ООО «Валенитин».

Договор на поставку товара

Товар может поставляться в магазин только после заключения договора с поставщиком. Условия договора определяет менеджер по приему товара, юрист торговой организации проверяет договор на соответствие законам Российской Федерации и интересам предприятия, подписывает договор на поставку продукции финансовый директор предприятия. В договоре поставки товара должны быть обозначены условия поставки, возврата и оплаты продукции.

Контракт на закупку

После заключения договора на поставку менеджер по приему товара в ООО «Валентин» составляет контракт на закупку. В нем указывается:

  • номер контракта;
  • дату контракта (при изменении контракта его первоначальная дата меняется на дату изменения контракта);
  • срок действия контракта (с … по …);
  • место поставки (указываются конкретные торговые объекты);
  • наименование поставщика;
  • дни недели, в которые возможна заявка; дни недели, в которые возможна поставка;
  • спецификацию (артикулы и наименования), по которой поставщик будет поставлять товар;
  • закупочные цены на товар;
  • количество товара в транспортной упаковке.

Для работы с контрактом он имеет статус «принят», при запрете работы с контрактом присваивается статус «заблокирован». При завершении срока действия контракта его либо продлевают, либо блокируют. При создании и любом изменении контракта его разсылают в периферийные базы магазинов, в которые возможна поставка товара по данному договору.

При исключении какого-либо товара из контракта в карточке торговой системы данного товара убирают признак «прием разрешен». Все карточки с признаком «прием разрешен» должны присутствовать в одном из действующих контрактов. Исключать товар из контракта можно только после выполнения поставщиком всех заказов, содержащих данную позицию.

При изменении контрактов менеджер по приему товара вносит изменение в номенклатуру товаров ООО «Валентин». При запрете реализации и заказа из номенклатуры магазина артикул изымают, а при внесении в контракт или разрешении на реализацию в номенклатуру соответствующего торгового объекта — добавляют его.

Все решения и действия по изменению параметров артикула, а также все изменения в документе «контракт на закупку» производит только менеджер по приему товаров.

Процедура оформления заказа на поставку товара в ООО «Валентин».

Заказ поставщику формируется только согласно графику заказов. В графике заказов указаны дни недели, когда поставщик принимает заказ, и дни недели, когда осуществляется поставка товара.

Формирование заказа поставщику

Заказ делает менеджер по приему товара. Заказ может быть сделан только на основании контракта.

Для формирования заказа поставщик предъявляет менеджеру ООО «Валентин» «Бланк-заказ».

В отчете «Бланк-заказ» указывается:

  • период реализации;
  • номера контрактов на закупку;
  • место хранения (магазин);
  • при необходимости выбирабют группу товаров, по которой формируется заказ.

В отчете «Бланк-заказ» показываются следующие данные:

  • номер контракта;
  • артикул и его наименование;
  • даты последнего прихода и последней продажи;
  • розничная цена;
  • реализация в количестве последних трех месяцев и дни реализации;
  • реализация в этом же месяце год назад;
  • реализация за выбранный период;
  • текущий остаток;
  • на сколько дней хватит данного текущего остатка;
  • количество уже заказанного товара;
  • количество товара в транспортной упаковке.

В графе «заказ» указывается количество товара, необходимое для заказа. Заказ формируется кратно числу, указанному в графе «количество товара в транспортной упаковке».

Оформление заказа поставщику

В заказе поставщику указывают:

  • номер заказа;
  • название поставщика, которому делается заказ;
  • место поставки (торговый объект, для которого предназначена поставка по заказу);
  • дату заявки (когда сделана заявка);
  • дату поставки (когда товар будет доставлен в торговый объект);
  • спецификацию заказа (артикул и наименование товара, заказываемого поставщику);
  • закупочные цены;
  • количество заказываемого товара в штуках (килограммах);
  • внешние штрих-коды заказываемого товара и количество в транспортных упаковках.

Оформленный заказ передают представителю поставщика либо отправляют его поставщику по электронной почте или факсу до 14:00 дня, в который сделан заказ.

Контроль выполнения заказов

Ежедневно менеджер проверяет выполнение заказов за предыдущий день. В торговой системе отбираются заказы в статусе «размещен» с датой поставки предыдущего дня.

Выполнение заказов контролируется еженедельно отчетом «Анализ заказов поартикульно».

В отчете «Анализ заказов поартикульно» показываются следующие данные:

  • номер заказа;
  • дата заказа;
  • поставщик;
  • дата поставки и номер накладной (если поставка произведена);
  • артикулы и наименования товаров, участвующих в заказе;
  • количество заказанного товара;
  • количество поставленного товара;
  • процент выполнения заказа по количеству;
  • сумма заказанного товара;
  • сумма поставленного товара;
  • сумма недоставки;
  • процент выполнения заказа по сумме.

В отчете «Анализ заказов поартикульно» указывают:

  • номера или диапазон дат, необходимых для контроля заказов;
  • место хранения (магазин);
  • поставщика, по которому проводится контроль выполнения заказов;
  • при необходимости — группу товаров, по которой проводится контроль выполнения заказов.

По отчету «Анализ заказов поартикульно» проводится анализ поставок. Именно полнота поставок является определяющим фактором при выполнении плана продаж магазина, так как реализация зависит от наличия товара. При обнаружении невыполнения заказа поставщиком более чем на 20% сообщают финансовому директору ООО «Валентин» для принятия мер к обеспечению магазина необходимым товаром.

При формировании заказа конкретной товарной позиции ответственный менеджер не проводит анализ товарных остатков, не анализирует среднесуточную реализацию, периодичность поставок, иные объективные обстоятельства, влияющие на снижение или повышение покупательского спроса на данный товар (будни или выходные дни, предпраздничные продажи и т.д.). В результате заказывается и поступает такое количество товара, из которого реализовать в пределах срока его годности возможно лишь половину. В случае невозможности возврата нереализованного товара поставщику весь такой товар подлежит списанию и утилизации. Соответственно, его стоимость полностью включается в потери предприятия. Выявляются такие ошибки, как правило, в процессе списания. Служба безопасности, как и руководитель магазина, визирующий акт списания, должны задумываться о количестве списываемого товара, причинах и виновности соответствующих должностных лиц в больших объемах списываемого товара. [49]

Планирование приема товара

Ежедневно в 18.00 финансовый директор ООО «Валентин» распечатывает реестр заказов в статусе «размещен» с датой поставки, соответствующей дню, следующему после дня распечатки реестра. Финансовый директор предприятия подписывает данный реестр и передает его менеджеру по приему товара не позднее 19:00. Копию реестра заказов финансовый директор предприятия передает менеджеру по приему товаров для организации учета прибытия автотранспорта в торговый объект.

Менеджер грузовой зоны по реестру распределяет работу персонала грузовой зоны. В реестре заказов менеджер грузовой зоны отмечает номера накладных на перемещение товаров с виртуального склада возврата, подготовленных на возврат. Данные о подготовленных возвратах менеджер по грузовой зоны берет из «журнала учета возвратов поставщику».

Регистрация прибытия поставщика

При прибытии автотранспорта поставщика с товаром менеджер грузовой зоны регистрирует время прибытия автотранспорта в журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием (табл. 16), предварительно проверив наличие данного поставщика в реестре заказов. При соответствии данных он вносит данные в «журнал учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием» и сообщает о прибытии поставщика менеджеру по приему товара. Если поставщик отсутствует в реестре заказов, менеджер грузовой зоны связывается с менеджером по приему товаров.

Менеджер по приему товаров ставит об этом в известность финансового директора торгового объекта. Финансовый директор ООО «Валентин», проанализировав ситуацию, принимает решение о целесообразности приема товара. В случае принятия решения о приеме товара от поставщика, не зарегистрированного в реестре заказов, финансовый директора ООО «Валентин» вносит данного поставщика в реестр заказов, удостоверив такое решение своей подписью.

На поставщиков, поставляющих товар в ООО «Валентин» чаще одного раза в день или имеющих такую возможность (например, местные производители и поставщики фруктов), правило приема по реестру заказов не распространяется. В каждом торговом объекте у менеджера грузовой зоны должен быть список таких поставщиков, утвержденный финансовым директором предприятия. Указанные в списке поставщики принимаются без реестра заказов при наличии заказа с датой поставки, соответствующей текущей дате.

Таблица 16 — Форма журнала учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием

Сопроводительную документацию представитель поставщика передает менеджеру по приему товара. Менеджер по приему товара проверяет комплектность и правильность оформления сопроводительных документов (товарно-транспортной накладной, счета-фактуры, сертификата, удостоверения качества и т.д.). Менеджер по приему товара начинает приемку только при наличии полного комплекта правильно оформленных документов.

Если документация предоставлена не в полном объеме или неправильно оформлена, менеджер по приему товара, проанализировав ситуацию, принимает решение о целесообразности приема товара.

Менеджер по приему товара в ходе приема товара проверяет:

  • количество поставленных товаров (товар принимается кратно упаковке);
  • целостность и качество доставленных товаров и упаковки;
  • наличие и читаемость штрих-кода, при этом весь штучный товар необходимо сканировать в отдельности, товар без штрих-кода не принимается;
  • соответствие штрих-кода наименованию товара;
  • весовой товар, который необходимо взвешивать при приемке, принимается в количестве, указанном в распечатанном заказе. Допускается прием товара с превышением веса, указанного в заказе, не более чем на 20%;
  • срок годности товара, товар с длительными сроками реализации, у которого оставшийся срок годности менее 1/3 от срока реализации, не принимается; товар со сроком реализации до 1 месяца не принимается, если оставшийся срок годности менее 2/3 от срока реализации.

Товар, не принятый по одной из вышеуказанных причин, аккуратно вычеркивается менеджером по приему товара из накладной. Если позиция не принята по количеству, то зачеркивается только количество позиций, указанных в товарно-транспортной накладной, и рядом аккуратно вписывается фактически принятое количество.

Если у поставщика имеется возвратная тара, то менеджер по приему товара отдает ее в обязательном порядке, при этом подтверждая возврат тары и ее количество, поставив соответствующий штамп и подпись на двух экземплярах накладных.

Фактическое количество товара, полученное во время подсчета, вносится в терминал сбора данных. Терминал сбора данных с внесенными данными менеджер по приему товара передает оператору ввода данных для формирования приходной накладной и получает у оператора ввода данных первый экземпляр накладной с проверенными ценами и отсутствием позиций с превышением цены. Менеджер по приему товара производит вычеркивание позиций в обоих экземплярах товарно-транспортной накладной и по количеству, и по цене. Все вычеркнутые позиции необходимо заверить подписью экспедитора поставщика напротив каждого вычерка.

Менеджер по приему товара регистрирует прием товара в журнале учета приема товара, подписывает товарно-транспортную накладную и передает один экземпляр менеджеру грузовой зоны.

Во втором экземпляре товарно-транспортной накладной менеджер по приему осуществляет ввод данных для окончательной проверки корректности внесенных данных в торговой системе. После проверки товарно-транспортная накладная и счет-фактура передаются бухгалтеру ООО «Валентин» для сверки соответствия данных, подшивки документов и ведения бухгалтерского учета.

Менеджер грузовой зоны отмечает время убытия и делает отметку в журнале учета прибытия-убытия автотранспорта с товаром и оборудованием.

Менеджер грузовой зоны сообщает о завершении приема товара. Торговый персонал в контакте с менеджером грузовой зоны организуют транспортировку принятого товара в торговый зал.

В ходе приема товара могут допускаться ошибки как со стороны менеджеров по приему товара. Эти ошибки могут причинить значительный ущерб торговой организации.

Невнимательность менеджера по приему товара может привести к тому, что приходуется товар, фактически не поставленный в магазин. На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда товар принимался (то есть ставились подписи на приходных накладных) на основании данных заказа поставщику, фактически же товар не пересчитывался. В результате «принималось» количество товара в два раза меньше, чем поставлялось фактически.

Прием товара по штрих-коду

В ООО «Валентин» прием товара осуществляется только по штрих-кодам на поставляемой продукции.

Без штрих-кода разрешено принимать только следующие виды продукции:

  1. весовой товар;
  2. товары, реализуемые по короткому штрих-коду согласно утвержденному списку;
  3. упаковочную тару (подложки, пакеты, тару под салаты), которую магазин не реализует в розницу. Данная продукция принимается без заказа;
  4. одноразовую посуду.

При приеме товара на каждую транспортную упаковку (коробку) обязательно приклеивается местный штрих-код, распечатанный на термотрансферном принтере этикеток (Datamax, Zebra, Citizen, Godex, Argox, Proton и др.), при фасовке сканируется приклеенный на транспортную упаковку штрих-код и распечатывается необходимое количество штрих-кодов на аппарате «Datamax».

Запрещено принимать товар, у которого:[44, c. 57]

  1. нет штрих-кода, за исключением случаев, указанных выше;
  2. при приеме товара штрих-код не считывается сканером и не определяется при ручном вводе в терминал сбора данных;
  3. имеется несколько штрих-кодов на одном экземпляре товара и ни один из них не идентифицируется с данной позицией;
  4. штрих-код определяется в торговой системе под другим наименованием, например, фактически принимается позиция «полка верхняя», а при сканировании высвечивается «рыба горбуша без головы свежемороженая».

Прием товара осуществлять только на основании заказа.

Весь штучный товар сканируется в обязательном порядке.

Проверка работы сотрудников грузовой зоны

Товары, входящие в группу риска (товары, по которым имеются наиболее значительные потери, выявленные в ходе текущих и итоговых инвентаризаций) и обозначенные в списке, согласованном с менеджером по приему товара и утвержденном финансовым директором (бухгалтером), принимаются только в присутствии охранника и сопровождаются им до момента выкладки в торговый зал.

Не реже одного раза в месяц финансовый и генеральный директора ООО «Валентин» проверяют работу менеджера по приему товара и менеджера грузовой зоны. Директора пересчитывают количество принятого товара непосредственно после приема товара и сравнивают их с подсчетами менеджера по приему товара. Результаты проверки заносятся в протокол. [43, с. 209]

| следующая страница>

Розничная торговля, торговая организация, экономическая безопасность организации розничной торговли, правовая безопасность организации розничной торговли

09 09 2014
14 стр.

Образование: спбгуп, Мастерская н а. Громадского Р. Б., Тш «образ» -педагог по актерскому мастерству, режиссер. Дипломная работа «Любовь к трем апельсинам» Л. Филатов, на сцене теа

26 09 2014
1 стр.

«Роща лиственниц» и «Массив сосновых боров на берегу Горьковского водохранилища близ с. Пелегово»

15 12 2014
7 стр.

На рис. 2 приведена электрическая схема нелинейной электрической цепи, а в табл. 4-9 – данные по элементам цепи и питающему напряжению U0 в соответствии с номером личного варианта

11 10 2014
1 стр.

Устойчивость систем можно проиллюстрировать рисунками ( 1 ). На ( рис 1,а ) изображена устойчивая система, на ( рис. 1,б ) неустойчивая, на ( рис 1,в ) безразличная, и на ( рис 1,г

25 12 2014
1 стр.

Данный урок с предыдущими и последующими уроками

10 10 2014
4 стр.

23 09 2014
3 стр.

Устойчивость систем можно проиллюстрировать рисунками ( 1 ). На ( рис 1,а ) изображена устойчивая система, на ( рис. 1,б ) неустойчивая, на ( рис 1,в ) безразличная, и на ( рис 1,г

Журнал учёта рабочего времени

Этот бланк вы можете использоваться наряду с более подробным табелем учёта, не использовать вовсе, либо заменить им табель. Также применяются отдельные документы для регистрации ненормированного рабочего дня, командировок или переработок. Ни одна из форм для фиксирования отработанного сотрудниками времени не имеет обязательного характера, а значит компания может выбрать удобный и подходящий для себя вариант. Подробности заполнения табеля учёта рабочего времени, который имеет 2 рекомендованные формы Т-12 и Т-13, читайте в другом материале.

В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте. Чаще всего этот документ используют вместе с табелем, заполняя табель на основе журнала.

Помните, что на основании этих документов начисляется зарплата, отпускные, командировочные, поэтому заполнять их нужно очень внимательно.

Порядок ведения журнала

Руководство может самостоятельно выбрать способ учёта отработанного сотрудниками времени: определить какие бланки и формы для этого использовать. Важно закрепить установленный порядок в учётной политике организации и строго его придерживаться.

Руководитель компании назначает ответственное лицо, которое будет следить за соблюдением трудового распорядка. В крупных организациях ответственных лиц назначают в каждом подразделении. Обязанности такого работника закрепляются в приказе или прописываются в трудовом договоре. Функция может быть возложена на любого работника — должность не имеет значения.

Фиксировать приход и уход сотрудников можно как в бумажном виде, так и в электронном — с помощью специальных компьютерных программ. Бумажные бланки продаются в типографиях, или страницы легко распечатать и оформить самим. Если политикой организации закреплено ведение такого бланка в качестве первичного учётного документа, то требования к его правильному оформлению должны быть соблюдены. Это значит, что учётную книгу нужно прошить, пронумеровать, заверить подписью руководителя и скрепить концы шнуровки печатью. Когда документ прошит и пронумерован, это защищает его от искажения данных — никто не сможет удалить или заменить листы.

При заполнении учётных реестров и бланков нельзя маскировать ошибки корректором. Неверную запись вычёркивают, ниже вносят правильную, заверяя подписью ответственного работника.

Содержание бланка подстраивается под конкретную организацию. Например, если ваши работники не направляются в служебные поездки и командировки, то и соответствующие графы вам не нужны.

Обычно журнал учёта рабочего времени и служебных поездок включает в себя:

  • порядковый номер записи;
  • календарную дату;
  • ФИО работника;
  • время прихода на работу;
  • время ухода;
  • подпись сотрудника;
  • сведения о служебных поездках — время ухода, прихода, цель.

Журнал регистрации прибытия и убытия сотрудников

Состояние:
Новый товар

Внимание: ограниченное количество товара в наличии!

СТАНДАРТНЫЙ ЖУРНАЛ: 40 ПРОНУМЕРОВАННЫХ ЛИСТОВ (БУМАГА ОФИСНАЯ, КЛАСС С, 80г/м 2 ). ОБЛОЖКА: БЕЛЫЙ МЕЛОВАННЫЙ КАРТОН 200 г/м 2 . А4, БИГОВКА ОБЛОЖКИ (РОВНЫЙ ИЗГИБ). ЦЕНА 3,90 РУБ С НДС.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ (ОБЯЗАТЕЛЬНО СООБЩАТЬ ПРИ ЗАКАЗЕ) :

-ПРОШНУРОВКА ВНУТРЕННИХ ЛИСТОВ ЖУРНАЛА С ЗАКЛЕИВАНИЕМ НИТЕЙ ПОД ЗАВЕРИТЕЛЬНУЮ НАДПИСЬ — 0,90 РУБ.

ЛАМИНИРОВАНИЕ ОБЛОЖКИ, ЕСЛИ ТРЕБУЕТСЯ МАКСИМАЛЬНАЯ ЗАЩИТА ОТ ЗАГРЯЗНЕНИЙ — 1,40 РУБ.

НАЛИЧНЫЙ И БЕЗНАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ. РЕАЛИЗАЦИЯ ОТ ОДНОГО ЖУРНАЛА.

СРОКИ ИЗГОТОВЛЕНИЯ ЖУРНАЛОВ ВАС ПРИЯТНО УДИВЯТ. ОБЫЧНО, НЕЗАВИСИМО ОТ СЛОЖНОСТИ, ЭТО ОДИН ДЕНЬ.

ПОПУЛЯРНЫЕ ВИДЫ ЖУРНАЛОВ ВСЕГДА В НАЛИЧИИ.

ФОРМА СООТВЕТСТВУЕТ ДЕЙСТВУЮЩЕМУ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ.

ЗАКАЗ МОЖНО ОФОРМИТЬ ПОЗВОНИВ ПО ТЕЛ. +375 (17) 235-11-65, +375 (29) 628-66-11; E-MAIL: [email protected] ЧЕРЕЗ КОНСУЛЬТАНТА ИЛИ КОРЗИНУ НА САЙТЕ.

ВОЗМОЖНА ДОСТАВКА В РЕГИОНЫ РУП «БЕЛПОЧТОЙ» (от 6 руб.).

ДОСТАВКА ПО Г.МИНСКУ И БЕЛАРУСИ ИЛИ САМОВЫВОЗ ТОВАРА ИЗ МАГАЗИНА ОСУЩЕСТВЛЯЮТСЯ В СООТВЕТСТВИИ С ПУБЛИЧНЫМ ДОГОВОРОМ.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит