Как правильно прошить документы нитками фото, правильно прошить документы нитками фото

Содержание
  1. Как правильно прошить документы нитками фото
  2. Как правильно прошить документы нитками (фото) в 2019 году – пошагово, сшивать
  3. Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс
  4. Руководство как прошивать и заверять документы
  5. Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция
  6. Как правильно сшить документы
  7. Автоправозащита.RU
  8. Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
  9. Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
  10. Как нужно правильно прошить документы нитками (фото) в 2019 году
  11. Что нужно знать
  12. Как правильно сшивать документы ниткой
  13. Как правильно прошивать документы по ГОСТу: фото
  14. Для чего нужна прошивка документации
  15. Регламент подшивки документов
  16. Схемы прошивки первичной и вторичной документации
  17. Тонкости и нюансы процесса
  18. Пошаговая процедура правильной прошивки документов нитками
  19. Какие документы подлежат прошивке?
  20. Нормы делопроизводства
  21. Процесс прошивки
  22. Как правильно прошивать документы нитками
  23. Прошивка ниткой
  24. Заверение документов

Как правильно прошить документы нитками фото

Как правильно прошить документы нитками (фото) в 2019 году – пошагово, сшивать

Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить. Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом. То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления. Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.

Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов. В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.

Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки.

Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

Итак, мой мастер-класс по сшиванию документов предназначен исключительно для любителей, в распоряжении которых есть пара прямых и растущих откуда нужно рук и кое-какие предметы и материалы.

Чтобы прошить его, нам понадобятся: • обыкновенная дрель или мощный дырокол (мощный – это тот, в который помещается за один раз 150 и более листов); • картонная обложка «Дело №» (самый дешевый вариант; если удастся найти картон такого же качества формата А4, то будет еще проще: не нужно кроить); • лист картона для детского творчества; • линейка; • шариковая ручка (чтобы проводить линии для сгиба; кому удобно ножницами – проводите ножницами); • ножницы; • толстые нитки или шпагат; • большая игла; • клей ПВА; • наклейка на корешок тома.

Руководство как прошивать и заверять документы

К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов – неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени. Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить.

Таким образом, есть риск подлога или потери документа.

Пошаговая инструкция прошивки документов в три прокола: Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

Причиной отказа может послужить неверное оформление.Таких случаев очень много. А все из-за того, что не знаем, как правильно прошить и пронумеровать документы.

Образец оформления вряд ли предоставят в налоговой или архиве.Сейчас работает достаточное количество фирм, занимающихся прошивкой документов. Вы можете прибегнуть к их услугам.

У них, безусловно, большой опыт работы. Они предложат большой ассортимент обложек. Но это не всегда удобно. Дело в том, что типографии бывают переполнены заказами.

А вам, предположим, нужно срочно сделать эту работу.

Как тогда быть? Остается только самому заняться этим вопросом.Кроме того, в условиях экономии руководство не всегда готово оплачивать лишние расходы, а потому такой вид работы ложится на плечи секретарей, бухгалтеров.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Подпись должна выходить за края листа, таким образом, чтобы если этот лист оторвать, то части подписи остались бы на основном документе.

И это не прихоть чиновников: сшивание гарантирует максимальную защиту многолистовых документов от возможных подделок или утери.

Как правильно сшить документы

И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры.

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

  1. а также штатное расписание.
  2. приказы личного и общего состава,
  1. путевыми листами,
  2. оборотными ведомостями,
  3. счетами-фактурами,
  4. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

  5. накладными,
  6. актами выполнения работ,
  7. кассовыми книгами,
  8. авансовыми отчетами,

Автоправозащита.RU

Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.

К ним нужно отнести:

  • .
  • .
  • Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)
  • .
  • Инструкция ЦБ РФ.

На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.

Стоит придерживаться такой схемы:

  • Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно!

Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.

  • Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
  • Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона.

    Как нужно правильно прошить документы нитками (фото) в 2019 году

    Для систематизации документы нужно правильно оформить. Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    +7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    Как в 2019 году прошивать документы? Перед сдачей документов в различные инстанции или передаче их на архивное хранение требуется правильно скрепить листы.

    Для этого бумаги прошиваются нитками. В таком виде документы защищены от потери и подмены. Но как правильно сшить документацию нитками?

    Что нужно знать

    Хранение, обработка и представление документов в различные инстанции требуют прошивания бумаг.

    Чаще всего необходимость прошивки возникает при сдаче документации в регистрационные или контролирующие органы.

    Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.

    Сшивание выступает наиболее надежным способом для предотвращения потери части документов. Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить.

    Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.

    То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления.

    Определения

    Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.

    Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.

    В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.

    Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.

    Но прошивая документы, нужно делать это правильно. Ненадлежащее скрепленная документация не будет принята госорганами.

    Отдельные фирмы специализируются на том, что предлагают услугу прошивки документов по всем правилам.

    Но, по сути, дело это несложное. Если знать, как правильно сшивать листы, можно выполнить такую работу самостоятельно.

    С какой целью это делается

    Сам смысл процедуры прошивки заключен в надежном закреплении бумаг. Документы защищены от случайной утраты, и нельзя неприметно извлечь из стопки пронумерованных бумаг отдельный лист.

    Преимущество прошивки и в удобстве сохранения. Прошитые дела довольно компактны, они занимают немного места, и их легче систематизировать.

    Некоторые документы имеют весьма длительный срок архивного хранения. Сшитые бумаги сохраняются в надлежащем виде, при необходимости можно легко найти нужную документацию.

    Сохранение документации важно не только для госучреждений, но и для частных предпринимателей. Хотя в этом случае вопросы оформления для бизнеса могут решаться внутри организации.

    Что же касается сдачи документов в госорганы, то нередко именно неправильное сшивание бумаг становится причиной отказа в их приеме.

    Правовое регулирование

    Какими-то специальными нормативами прошивка документов не регламентирована. Но это не означает, что сшивать документы можно как попало.

    Процесс осуществляется в соответствии с существующими требованиями, касающимися обработки важной документации.

    Необходимые указания содержатся в следующих положениях:

    ГОСТ 51141 Применяемый в сфере делопроизводства
    Методические рекомендации Принятые Приказом Росархива от 23.12.2009
    Правила делопроизводства Содержащие требования относительно сшивки документов, разработанные различными отраслевыми ведомствами

    Как правильно сшивать документы ниткой

    Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется.

    Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но опись сшитых документов не учитывается.

    С целью сохранности документов от внешнего воздействия используется специальная картонная обложка «Дело», какая бывает разнообразных размеров и различного качества.

    При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты.

    В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги.

    Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается.

    Лист с наличием зачеркнутой ошибки заверяется посредством надписи «Исправленному верить», подписи ответственного лица и печати.

    Какие именно нужно

    Прошивке подлежат самые разные виды документов – бухгалтерские, налоговые, уставные, отчетные и т.д.

    Общий порядок прошивки стандартен, несмотря на то, что применяться могут разные методы сшивания. Но для отдельных видов документации существуют некоторые особенности.

    Бухгалтерские документы прошиваются как и обычные документы. Но есть один нюанс – при прошивке делается пять отверстий, поскольку дела выходят довольно объемными.

    Причем сшить документы вправе только уполномоченный сотрудник, в основном бухгалтер, ведущий дела.

    Нумерация на бухгалтерской документации проставляется карандашом. Обязательно составляется опись всех присутствующих в деле документов.

    При подготовке документов к сдаче в архив требуется:

    1. Систематизация всех документов.
    2. Нумерация.
    3. Подшивание всех бумаг в общую папку в зависимости от ее предназначения.
    4. Создание описи.
    5. Оформление обложки сшитой папки.

    Такой порядок предусматривается при архивировании документации со сроком хранения 25 лет и более.

    Бумаги со сроком сохранения до 10 лет можно не нумеровать в деле и хранить в папке-скоросшивателе, но скрепление нитью все же надежнее.

    Для архивных документов важно оформить правильно обложку. На картонной обложке указывается:

    • название учреждения;
    • подразделение;
    • период хранения;
    • наименование и тема дела.

    При подготовке документов для налоговой также существуют тонкости. Так бумаги для регистрации ИП или юрлица, для внесения изменений в налоговые данные документы прошиваются в присутствии нотариуса.

    Это гарантирует, что после заверения подписи ответственного лица никаких исправлений в составе документов не произошло.

    Образец приказа о назначении ответственных лиц по охране труда, читайте здесь.

    С июля 2013 года отчетность в налоговую можно подавать не прошивая. Предприниматели могут выбирать сами – сшивать бумаги или сдавать в скрепленном виде.

    Порядок действий

    При прошивке документов надлежит следовать стандартному порядку действий:

    Комплектация рассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 см
    в начало каждой пачки положить лист для внутренней описи
    добавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи
    Нумерация специальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороны
    подшитый за середину лист нумеровать за два листа
    иллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа
    Подготовка составить опись
    готовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документами
    подготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон)
    Обложка для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг)
    указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки
    Пробивка отверстий отверстия делаются шилом или обычным дыроколом
    место для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали
    Прошивка документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкой
    обычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетом
    прошиваются листы дважды

    В две дырки

    Самым простым вариантом является сшивание документов через два прокола. Порядок действий таков:

    1. Удалить из документов скобки и скрепки.
    2. Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
    3. Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
    4. Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
    5. Связать кончики нитей.
    6. На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).

    Фото: сшивание документов в два прокола

    В три дырки

    Прошивка в три дырки начинается со стандартной подготовки документов. Далее схема действий такова:

    • сделать на пачке документов отверстия с расстоянием друг от друга около 3 см, причем средний прокол должен находиться по центру.
    • подготовить иглу с нитью длиной около 80 см.
    • продеть нитку в центральное отверстие с тыльной стороны документа.
    • ввести иглу в крайнее верхнее отверстие.

    • далее нить провести сквозь крайнее нижнее отверстие через оборотную сторону документов.

    • вернуть иглу с нитью в центральный прокол через лицевую сторону.

    • нити окажутся с тыльной стороны, но если прошивается объемная пачка, то процесс можно повторить.
    • связать концы нити, оставшийся кончик должен быть в длину около 7-8 см.

    • на узел наклеить бумажный прямоугольник с указанием основных данных.

    • на приклеенном прямоугольнике проставить печать и подпись.

    В четыре дырки

    Сшивка в четыре отверстия наиболее надежна. Обычно так скрепляются документы, которые хранятся в объемных томах.

    Алгоритм действий следующий:

    1. Сделать четыре отверстия, соблюдая стандартные требования.
    2. Начать прошивку со второго верхнего прокола.
    3. Нить вводится в самый верхний прокол.
    4. Затем пропускается нить через второе отверстие, а затем сквозь третье.
    5. Нитка через четвертое отверстие направляется на тыльную сторону подшиваемой пачки.
    6. Напоследок игла вводится в третий прокол с лицевой стороны.

    Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото.

    Завершение прошивки

    Завершает процесс прошивки опечатывание узла и заверение. Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).

    Видео: как правильно сшивать документы используя нитку с иголкой

    Клеится листок так, чтобы хорошо просматривалась часть узла, и концы нитей свободно свисали. После того как клей хорошо просохнет на наклеенном листочке делается заверительная надпись (можно наклеить лист с готовой надписью).

    Надпись выглядит так:

    «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (________) лист ___»

    Пример заверительной надписи

    Подпись ставится, как правило, лицом, подписавшим оригинал документов. Но может заверяться документ уполномоченным лицом.

    В этом случае на листке проставляются реквизиты доверенности, дающей право подписи, Ф.И.О. подписанта и его должность.

    Как надо считать стаж для выхода на пенсию в России по новому закону, читайте здесь.

    Методы разрешения конфликтов в образовательной организации, смотрите здесь.

    Обязательно приводится расшифровка подписи. Причем расшифровка и оттиск печати частично выходят за пределы заверительного листка.

    Когда применяется мастичная печать, то ее оттиск фиксируется посредством нанесения канцелярского клея.

    В прошивке документов нет особой сложности. Главное этот правильно расположить проколы и должным образом оформить опечатывание и заверение документа. Своевременная прошивка позволит сохранить документы надлежащим образом.

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    2. Позвоните на горячую линию:
      • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
      • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
      • Регионы — 8 (800) 222-69-48

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Как правильно прошивать документы по ГОСТу: фото

    В делопроизводстве многоструктурного предприятия, локальные файлы нуждаются в систематизации. До того, как передать файлы на проверку или на хранение в архив, используется специальная прошивка для скрепления актов, накладных, приказов. Подшивка документации позволяет защититься от возможной подмены важных бумаг, поскольку изъять листы не нарушив целостность прошивки практически невозможно. В данной статье мы рассмотрим, как правильно прошивать документы по ГОСТу, фото образцов прошивки и различные тонкости этого процесса.

    Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги

    Для чего нужна прошивка документации

    Ведение предпринимательской деятельности подразумевает создание многих локальных документов, которые будут использоваться в пределах компании. Рано или поздно, в бухгалтерском отделе скапливается достаточное количество бумаг, нуждающихся в систематизации. Часть локальных документов передается на хранение в архив, а другие предоставляются проверяющим органам. Согласно установленным правилам, многие из документов организации подлежат прошивке при помощи специальных ниток.

    Важно обратить внимание, что существует перечень, в котором перечислены все типы документации, подлежащие сшиванию.

    Государственные правила говорят о том, что обязательной прошивке подлежат приказы личного состава предприятия в сочетании со штатным расписанием. Скреплением этих бумаг должны заниматься представители отдела кадров.

    Представителям отдела бухгалтерии необходимо прошивать накладные, авансовые отчеты, кассовые книги, путевые листы, акты приема-передачи, финансовые ведомости и счет-фактуры. В некоторых случаях может потребоваться прошивка ведомостей о заработной плате персонала. Чаще всего такая нужда возникает в той ситуации, когда оклад выдается наличностью. Следует сделать акцент на том, что подшивка документов может понадобиться в случае работы с ксерокопиями файлов юридических лиц. Единственным отличием в этой ситуации является отсутствие необходимости использования фирменной печати для заверения правдивости представленных сведений. Основываясь на всем вышесказанном можно сделать логичный вывод, что данные действия необходимы в любой сфере предпринимательства.

    Регламент подшивки документов

    Давайте разберемся, как правильно сшивать документы. Для начала следует сказать о том, что не существует единого регламента прошивки документов. Каждая из проверяющих служб может попросить производителя подшить документы определенным способом. Однако существует ГОСТ прошивки документов, о котором мы поговорим ниже.

    23 Декабря 2009 года Росархив выпустил приказ под номером семьдесят шесть, где приведены рекомендации по сшиву документации. Помимо этого, типовая инструкция по делопроизводству утверждена приказом номер пятьсот тридцать шесть, Министерства культуры. Кроме вышеперечисленных рекомендаций имеются инструкции от ЦБ РФ, рассказывающие о прошивке бухгалтерской документации. ГОСТ 51141 о «делопроизводстве и архивном деле» регламентирует скрепление документов, которые подаются для отчета в налоговые службы или передаются на хранение в архив.

    Прошивку используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку

    Схемы прошивки первичной и вторичной документации

    В делопроизводстве используется пять основных вариантов прошивки важных бумаг. Некоторые из вариантов, предложенных ниже, потребуют наличие специальных инструментов. Давайте приступим к изучению различных методик скрепления локальной документации.

    Скрепление при помощи двух отверстий

    Одним из самых простых способов скрепления документов – нитками, необходимо два отверстия, через которые пропускается нитка. Этот способ применяется при подготовке бумаг имеющих второстепенную важность. Давайте рассмотрим, как прошнуровать документы при помощи двух отверстий:

    1. Перед тем, как начать сам процесс сшивания листов потребуется подготовить дырокол, иголку или сапожное шило. Далее в документе делается два отверстия, через которые будет пропущена нитка. Следует обратить внимание на то, что при использовании обычной иглы следует соблюдать повышенную аккуратность. В противном случае имеется высокий риск повреждения бумаг.
    2. Далее потребуется взять нить и пропустить её через оба отверстия. Свободные концы должны находиться с тыльной стороны документа.
    3. После этого, нить завязывается узлом, на который приклеивается небольшой отрезок плотной бумаги белого цвета. Наклеивать такой лист нужно так, чтобы он частично, но крепко скрывал нить.

    На приклеенном листе делается пометка о количестве подшитых страниц, а также приводятся сведения о должностном лице, что заверило документы. Здесь достаточно указать фамилию и инициалы, а также должность сотрудника. В том случае, когда длительность хранения скрепленных актов превышает 10 лет, рекомендуется использовать папирусные листы для приклеивания на нитки.

    Скрепление документов при помощи трех отверстий

    Данный метод практически повторяет все действия, изложенные выше. Единственным отличием является то, что в данном случае следует правильно рассчитать расстояние прокола. По установленным правилам, расстояние между проколами не должно превышать тридцати миллиметров.

    После подготовки бумаг и проделывания проколов потребуется перевернуть документ тыльной стороной. Нить пропускается в среднее отверстие. Длина нити, оставшейся с тыльной стороны должна быть не менее семи сантиметров. Далее нить пропускается через верхнее отверстие, а после направляется в самый нижний прокол. Вытащив нить на лицевой стороне документов, необходимо погрузить иглу в среднее отверстие. Далее нить отрезается и связывается со вторым концом.

    На завязанный узел, следует наклеить отрезок чистого листа, где будет сделана пометка о количестве страниц. Далее указывается информация о заверителе документов. Сделать отверстия можно как при помощи толстой иглы, так и сапожного шила. В некоторых случаях, заменить обычную нить можно специальным шпагатом или капроновыми нитками. Важно отметить, что иногда подшить документы нитками бывает недостаточно. В случае с журналами учета, необходимо подобрать правильную обложку. Чаще всего для этой цели используется твердый картон. Помимо этого, потребуется пронумеровать каждый лист журнала, для того чтобы исключить возможность подмены страниц.

    прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний

    Скрепление при помощи четырех отверстий

    Этот процесс не составит труда для тех людей, что разобрались с методикой скрепления документов при помощи трех отверстий. Прошивка листов в четыре отверстия полностью аналогична вышеупомянутым методам. Единственным отличием этого варианта является требование к расстоянию между проколами. Согласно регламенту, расстояние между проколами должно составлять пятнадцать миллиметров.

    Подготовив все необходимые документы, перевернем листы тыльной стороной. Начать сшивание листов лучше всего со второго верхнего отверстия. Далее игла должна пройти через первое верхнее отверстие. Вытащив иглу с тыльной стороны, погружаем её во второе верхнее отверстие. Затем игла погружается в третье отверстие, после чего проводится через самый нижний прокол. В заключении нить продевается в третий прокол с титульной стороны. На этом процесс можно считать оконченным, поскольку потребуется только завязать узелок, и наклеить отрезок бумаги.

    Скрепление документов при помощи пяти отверстий

    Данный метод используется для скрепления бухгалтерской документации. Необходимость использования этого варианта объясняется тем, что различные журналы, путевые листы и кассовые книги имеют большую толщину. По мнению специалистов, данный способ является одной из самых высоких степеней защиты документации. Одно из главных требований подобного скрепления бумаг – расстояние между проколами, равное пятидесяти миллиметрам.

    Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности

    Инструкция как правильно прошить документы нитками, фото и дополнительные рекомендации:

    1. Для начала необходимо подготовить бумаги, проставив на каждом листе порядковый номер. Далее следует сделать предварительную разметку будущих проколов. От верхней и нижней части необходимо отступить минимум двадцать миллиметров. Третье отверстие делается посередине листа. Дополнительные два прокола делаются между верхними отверстиями и центральным проколом.
    2. Для того чтобы сделать отверстия можно использовать как сапожное шило, так и обычную строительную дрель. При использовании последнего инструмента, потребуется правильно подобрать сверло. Рекомендуется выбирать самое тонкое сверло, поскольку существует риск порчи важных бумаг. Для того чтобы сократить риск повреждения листов, следует использовать обложку из толстого картона.
    3. Для скрепления подобной документации используется толстая игла и капроновая нить, которая пропускается через центральный прокол. На тыльной стороне необходимо оставить десять сантиметров нити. Далее игла погружается в отверстие, расположенное выше и выводится на тыльной стороне.
    4. После этого, иглу проводят через верхний прокол (игла должна оказаться на лицевой стороне) и погружают в прокол, расположенный ниже. На этом этапе, половина необходимой работы считается проделанной.
    5. Далее все вышеперечисленные действия повторяются, только на этот раз используются нижние отверстия. После того, как все отверстия будут задействованы, нить выводится из среднего отверстия с тыльной стороны. Затем нить обрезается, а свободные концы завязываются в узел. Если во время процесса сшивания использовались специальные тиски, то зажатые в них документы можно освободить.

    Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы

    Для того, чтобы скрепить нить потребуется промазать узел канцелярским клеем, после чего дополнительно прикрепляется скотч. После того, как узел подсохнет, приклеивается прямоугольный лист бумаги, на котором указываются сведения о количестве листов в документе. На боковую часть получившейся книги подклеивается отрезок бумаги, с названием документа.

    Прошивка документов, образец которой представлен выше, является одним из максимально эффективных способов защитить документацию от подделки или изъятия отдельных листов.

    Тонкости и нюансы процесса

    Перед тем, как начать подшивку документации при помощи различных материалов и капроновых ниток, следует тщательно подготовиться к этому процессу. В первую очередь с листов следует снять все зажимы и скрепки. Далее рекомендуется произвести сортировку документов, выстроив их в хронологическом порядке. Пронумеровать листы можно как во время предварительной подготовки, так и по окончанию процесса. Важно обратить внимание на то, что допущение ошибки в процессе нумерации может аннулировать всю проделанную работу. В нумерации используются арабские цифры, однако допускается использование и римских знаков. Начинать нумерацию следует с титульного листа.

    При необходимости подшивки обложки, следует с повышенным вниманием подойти к вопросу выбора картона. Существует несколько типов обложек, которые различаются размерами, толщиной и качеством. Одним из главных требований является наличие надписи «Дело» на выбранной обложке. Для упрощения процесса, можно использовать специальный «скоросшиватель» для листов, соответствующих формату «А4». При наличии конвертов в документах, они нумеруются в первую очередь. Только после них, ставится номер на стандартные листы и приложения в виде фотографий.

    Допущение ошибки в нумерации, не является серьезным упущением. В этом случае необходимо лишь зачеркнуть неверный номер одной линией. На листе, который приклеивается на тыльную сторону, необходимо добавить надпись «Исправленному верить». Далее, лицо ответственное за подготовку документации должно поставить свою подпись и фирменную печать.

    Сшивание документов обеспечивает максимальную сложность для подделывания, и поэтому считается самым надежным способом сохранения многостраничного документа

    Неприкосновенность является одним из главных требований к подшитым документов. В случае возникновения дополнения подшитых и пронумерованных листов, потребуется прикрепить отдельный том, или разобрать готовую конструкцию и пройти весь процесс заново.

    Допускается использование приемов литературной нумерации. Это означает, что на пропущенные листы, ставится пометка, где к цифре прибавляется определенная буква. (1а,2б и т.д.). При более серьезных помарках, потребуется проставить все номера заново. Для этого, все неправильные числа перечеркиваются, а рядом с ними указываются новые. Одним из обязательных требований является исправление заверительной надписи. В рассматриваемом случае старые данные перечеркиваются, а рядом с ними указываются новые сведения. После этого, ставится подпись ответственного лица и печать организации.

  • Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит