Приказы по основным видам деятельности, перечень приказов основной деятельности организации

Содержание
  1. Приказы по основным видам деятельности
  2. Назначение и классификация приказов
  3. Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция
  4. Журнал регистрации приказов
  5. Как хранятся ПОД
  6. Примеры распространенных видов приказов 2019 г.
  7. Приказы по основной деятельности
  8. Приказы по основной деятельности
  9. Приказы по основной деятельности - это какие приказы?
  10. Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов
  11. Перечень приказов по основной деятельности (примеры)
  12. Нумерация приказов по основной деятельности предприятия
  13. Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности
  14. Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец)
  15. Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов
  16. Приказы по основной деятельности - это какие приказы?
  17. Приказы по основной деятельности — что это за документы?
  18. Перечень приказов по основной деятельности предприятия
  19. Приказы по основной деятельности: образцы-2017-2018
  20. Нумерация приказов по основной деятельности
  21. Итоги
  22. Приказы по основной деятельности: классификация и образцы
  23. Назначение приказов
  24. Виды приказов по основной деятельности
  25. Правила составления приказов: пошаговая инструкция
  26. Пример: приказ об утверждении штатного расписания
  27. Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять
  28. Скачать образцы

Приказы по основным видам деятельности

Среди внутренней документации компании приказы по основной деятельности составляют основную часть. О том, как правильно их оформить, и что они собой представляют, – прямо сейчас.

Назначение и классификация приказов

Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:

  1. Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:
  • прием и увольнение с работы;
  • премирование;
  • взыскания;
  • дисциплинарные наказания;
  • отправка в текущий и внеплановый отпуск;
  • командировки и т.п.
  1. Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.

Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:

  1. Структурные – они касаются регулировки внутренней иерархии в компании, ее структуре как единой системы. В основном такие документы регулируют образование и прекращение работы филиалов, обособленных подразделений, создания и ликвидации новых отделов или отдельных групп в пределах уже существующих отделов. Также к этой группе относятся приказы в связи с поглощением компанией более мелких фирм или в связи со слиянием с более крупными компаниями. Таким образом, если юридическое лицо имеет небольшое количество штатных работников и не имеет своих филиалов, то его структурные виды деятельности практически отсутствуют.
  2. Нормативные – по сути, это все внутренние документы, которые имеют регламентирующий характер: внутреннее законодательство фирмы. Именно здесь прописывается режим работы, распорядок дня, основания для премирования, принципы оплаты труда, инструкции для каждого конкретного сотрудника и т.п. В этой связи не стоит путать их с ПЛС: например, само положение о премировании – это ПОД, а приказ о премировании конкретного работника – это ПЛС.
  3. Организационные близки к нормативным, но они содержат не сами нормы работы компании, а описывают конкретные задачи, которые стоят перед отдельными сотрудниками, отделами или всем штатом в данный момент. Например, руководство заявляет о переходе на сменный график работы целого отдела, вводит новое штатное расписание или объявляет о создании комиссии, которая будет расследовать несчастный случай и т.п.
  4. Надзорные регламентируют очередные плановые или внеплановые проверки, имеющие целью контроль работы отдела или всей фирмы, а также проведение переаттестации, сдачу годовой бухгалтерской отчетности, организацию инвентаризации и т.п.
  5. Отчетные – очень важная подгруппа ПОД: именно эти документы интересуют проверяющие органы прежде всего. В эту категорию входят все виды отчетности – не только финансово-экономического характера (бухгалтерские), но аналитические сводки, отчеты по выполнению планов отделами с приложениями, поясняющими план на аналогичный период в будущем, а также статистические отчеты (на крупных предприятиях).
  6. Финансовые приказы – это не бухгалтерские документы, а те приказы, которые намечают финансовую стратегию, планы продаж на будущий обозримый период, анализ финансовых рисков развития в той нише, где находится компания и т.п. Т.е. сюда относятся все документы, которые описывают финансовые планы руководства на конкретный период.
  7. Обеспечительные приказы – все документы, которые касаются вопросов материального снабжения деятельности компании: от закупок расходных материалов до приобретения необходимого сырья, офисной техники и т.п.
  8. Информационные – самая разнообразная подгруппа, которая по сути включает в себя все документы, не вошедшие в предыдущие 7 групп. Обычно это нормативные приказы, регулирующие регистрацию документооборота, помещение дела в архив, особенности оформления внутренних бумаг и т.п.

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию. Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД. Самые распространенные документы в этой категории, которые встречаются в любой компании, следующие:

  • об учреждении штатного расписания, его корректировке или полном изменении;
  • о введении порядка работы каждого сотрудника: режим, рабочие часы, количество смен, время для регламентированного перерыва и т.п.;
  • о введении в действие любого локального акта в компании, например, правила безопасности труда на том или ином объекте, положение о премировании и т.п.;
  • об инвентаризации всех имущественных объектов компании с установлением порядка проведения инвентаризации, полного перечня номенклатуры с номерами и т.п.;
  • о введении в действие графика текущих отпусков каждого сотрудника;
  • о порядке работы комиссии, организованной для расследования обстоятельств несчастного случая.

Приказы по основным видам деятельности хранятся в организации бессрочно, в то время как по личному составу, а также административно-хозяйственные – в течение 5 лет. Поэтому в содержании одного документа лучше не смешивать разные вопросы – тогда придется хранить слишком много фактически ненужных бумаг.

Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция

Пример такого документа представлен на рисунке.

Структура приказа вне зависимости от вида основной деятельности компании, которую он регулирует, одинакова:

  1. Полное название организации – здесь нужно указать не только аббревиатуру, но и оригинальное название. Все реквизиты, контакты и прочие сведения о фирме прописывать не следует, поскольку приказ предназначен только для внутреннего использования в компании.
  2. Наименование, т.е. собственно «Приказ». Лучше сделать все буквы прописными и разместить в середине – как и в большинстве аналогичных документов.
  3. Реквизиты документа, т.е. дата издания/вступления в силу (иногда это разные дни), номер (согласно единым правилам внутренней нумерации), место издания (это актуально для крупных компаний, у которых есть местные структурные подразделения и филиалы). Рядом с номером документа можно поставить обозначение ОД, которое причисляет приказ к регулирующим основную деятельность. Делать это необязательно, хотя в целях удобства рекомендуется всегда применять соответствующую маркировку каждой бумаги.
  4. Собственно тема приказа, которая одновременно служит главным заголовком, предваряющим весь текст.
  5. Основание для введения поправки или новой нормы: «В связи с оптимизацией», «Во исполнение приказа» (т.е. ссылка на решение вышестоящего органа управления компании или конкретного должностного лица), «В целях приведения системы или отдельных элементов в соответствие с ГОСТ (или другого нормативного документа)», «В связи с производственной необходимостью» и т.п.
  6. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
  7. Собственно описание приказа и приведение ответственных лиц (ФИО и должности) за его исполнение. Бывают и случаи, когда конкретных ответственных нет, поскольку изменение достаточно масштабное и касается всего коллектива в целом. Тогда прописывается, что сам директор оставляет контроль исполнения за собой.
  8. ФИО, подпись уполномоченного лица. Здесь следует обратиться внимание, что печать организации на приказе не ставится – это внутренний документ, поэтому одной подписи считается достаточным, что он действительно вышел официально от имени компании. Т.е. приказ по основному виду деятельности действует только на основании подписи директора.

Таким образом, по сути такой приказ состоит из всех разделов, типичных для этого вида документов:

  1. Реквизиты, наименование фирмы (вводная часть).
  2. Констатирующая (описательная) часть, к которой приводится заглавие (т.е. какую сторону отношений регулирует приказ) и основание для введения нововведения: «В целях совершенствования…».
  3. Собственно распорядительная часть, которая следует после слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Именно здесь описываются нововведения, срок их исполнения и должностные лица, которые несут ответственность за реализацию идеи.
  4. Приложения – при необходимости вынести крупную информацию – номенклатуру, пофамильные списки, другие большие блоки за пределы текста приказа. Все приложения нумеруются (если их будет несколько) и являются неотъемлемой частью приказа.

Оборотная сторона документа

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

  1. С которыми согласована редакция документа.
  2. Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
  3. Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.

Журнал регистрации приказов

Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.

Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.

Номера всегда ставятся по порядку. Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов. Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими, чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг.

Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ПОД и ПЛС всегда регистрируются как отдельные документы – т.е. в содержании оного приказа не может быть элементов другого. Вместе с тем ПОД и ПАД могут быть объединены в один документ на усмотрение должностных лиц фирмы.

Как хранятся ПОД

Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.

Порядок в данном случае достаточно прост:

  1. В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
  2. Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
  3. Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.

Примеры распространенных видов приказов 2019 г.

Далее приводятся образцы наиболее распространенных видов ПОД, которые составляют основную долю в документообороте практически каждой компании.

  1. О вступлении в должность директора (генерального директора, начальника филиала и т.п.).
  2. Об утверждении штатного расписания (введении нового, поправок к старому, учреждении в 1 раз).
  3. О передаче функций (на примере сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство).
  4. Об учреждении, поправках или введении новой редакции документа «Правила внутреннего трудового распорядка».
  5. О графике работы компании в отдельные периоды (например, во время майских праздников).
  6. О регламенте действий всех сотрудников в случае обнаружения пожара.
  7. О запрещении курения.
  8. О назначении ответственного (на примере лица, отвечающего за пожарную безопасность).
  9. О передаче права подписи (на примере права подписи во всех кадровых документах).
  10. О досрочном прекращении исполнения обязанностей руководителем.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

  • приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
  • приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Полномочия и ответственность

Организационная структура и штатное расписание

Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов

Регламенты и процедуры

Режим работы компании

Охрана труда и техника безопасности

Новости!

Кадры в порядке — работа в удовольствие!

При покупке на сумму
от 10 тыс. рублей
в подарок супер-чашка!

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

  • соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
  • эксплуатация зданий и помещений;
  • транспортное обслуживание;
  • создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
  • вопросы безопасности (см. пп. 773–893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).

Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации.

Перечень приказов по основной деятельности (примеры)

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 558 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 558).

Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.

Руководствуясь положениями перечня № 558, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:

  • об определении структуры организации и ее изменении;
  • введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
  • определении штатного расписания и его изменениях;
  • организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
  • создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
  • утверждении планов развития деятельности;
  • осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
  • определении финансовой политики организации;
  • определении научно-технической политики деятельности;
  • установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
  • принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д.

Вопреки распространенному ошибочному мнению, к приказам по основной деятельности (а не по личному составу) также относится распорядительная документация о назначении руководителя и главного бухгалтера организации (см. п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см. также статью «Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»).

Стоит отметить, что указанная выше практика нумерации носит исключительно рекомендательный характер. Ранее согласно п. 2.7.1.3 Типовой инструкции по делопроизводству…, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 (утратил силу), правило нумерации приказов в течение календарного года носило императивный характер, но теперь правовой основы для нумерации не существует.

При этом упомянутые правила продолжают использоваться и сегодня в связи с удобством применения в учете документов, в т. ч. при ведении журнала регистрации (подробную информацию по ведению журнала регистрации таких приказов вы найдете в нашей статье «Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности»).

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности

Важно! Распорядительная документация, относящаяся к приказам по основной деятельности, подлежит постоянному хранению.

В указаниях по применению перечня № 558 даны следующие разъяснения по вопросам хранения таких документов.

Документы, имеющие соответствующую отметку о необходимости их постоянного хранения (к ним относятся все документы по основной деятельности) в общем случае должны быть переданы организацией в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего постоянного хранения (см. п. 3.3.1 указаний по применению перечня № 558).

Однако существуют организации, которые не выступают в качестве источников комплектования госархивов (см. приложение 3 к Методическим рекомендациям…, согласованным ЦЭПК при Росархиве 30.10.2012). Такие организации должны хранить приказы по основной деятельности до ликвидации самой организации. Далее проводится экспертиза и отбор необходимой документации с целью ее передачи на постоянное хранение в регламентированном порядке (см. п. 6.2 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

В случае реорганизации предприятия с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы должны быть переданы последней в порядке правопреемства и включены в ее архивный фонд. Документы постоянного хранения (в т. ч. распорядительная документация по основной деятельности) и по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в надлежащем состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив (п. 2.7 приказа № 526).

Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец)

Оформление приказа по основной деятельности производится по тем же правилам, что и прочей распорядительной документации.

Структура документа может быть следующей:

  • дата издания;
  • регистрационный номер;
  • место (населенный пункт) составления или издания документа;
  • наименование документа (например, «Приказ о возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учета…»);
  • основное содержание приказа;
  • список приложений (при наличии);
  • подпись руководителя;
  • визы.

Приказ должен быть напечатан на фирменном бланке организации либо из его текста должно быть однозначно понятно, в отношении какой организации он издается.

При составлении бланка приказа для определения перечня необходимых реквизитов и схемы их грамотного размещения на бланке можно использовать постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Требования указанного постановления являются рекомендуемыми.

При необходимости применения унифицированных форм следует воспользоваться также Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.

Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов

В общем случае за нарушение регламента хранения архивных документов соответствующее лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа:

  • для граждан — от 100 до 300 руб.;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 руб. (см. ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ).

Отдельно ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за аналогичные нарушения для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью в форме штрафа:

  • для должностного лица — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • для организации — от 200 000 до 300 000 руб.

Должностное лицо может быть привлечено за нарушение порядка хранения документации к дисциплинарному взысканию. Вместе с тем в должностной инструкции работника или его трудовом договоре должно быть указано, за ведение и хранение какой конкретно документации на него возлагается ответственность.

Так, например, суд не посчитал правомерным привлечение к дисциплинарному взысканию сотрудницы за утрату приказов по основной деятельности организации, т. к. в ее должностной инструкции была указана иная группа распорядительных документов — приказы по личному составу (см. определение ВС Республики Коми от 09.12.2013 по делу № 33-6244/2013).

Итак, приказы по основной деятельности организации подлежат постоянному хранению. За нарушение этого требования как должностное лицо, так и сама организация могут быть привлечены к административной ответственности.

Четкого ответа на вопрос, какие это приказы — приказы по основной деятельности, дать нельзя, т. к. законодательство их конкретного перечня не устанавливает. Ответственное лицо должно самостоятельно проводить такую дифференциацию с учетом содержания издаваемых приказов и специфики деятельности конкретного предприятия.

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Приказы по основной деятельности — это какие приказы? Наш материал познакомит вас с видами и формами таких приказов и поможет найти ответ на вопрос: «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Приказы по основной деятельности — что это за документы?

Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.

Общая группировка приказов такова:

  • ПОД (приказы по основной деятельности);
  • ПЛС (приказы по личному составу);
  • ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности).

Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов.

Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:

  • ПЛС — группа приказов, непосредственно связанная с личным составом компании. В нее входят приказы по приему, увольнению, перемещению сотрудников, «отпускные» и «стимулирующие» приказы, распоряжения о дисциплинарных наказаниях, отправке работников в командировки и др.;
  • ПАД — совокупность распоряжений администрации компании, связанных с решением вопросов по эксплуатации имущества, транспортному обеспечению, внутренней связи и охране;
  • ПОД — остальные приказы, не вошедшие в первые 2 группы.

Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:

Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.

Перечень приказов по основной деятельности предприятия

Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:

  • структурные;
  • нормативные;
  • организационные;
  • надзорные;
  • отчетные;
  • финансовые;
  • обеспечительные;
  • информационные.

Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).

Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.

Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.

Изучайте внутрифирменные локальные акты по материалам нашего сайта:

Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:

  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании структурных подразделений;
  • о создании комиссии по расследованию несчастного случая на производстве;
  • другие аналогичные приказы.

В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:

  • о проведении инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • о проведении контрольных мероприятий по охране труда;
  • о проведении аттестации сотрудников и др.

Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.

Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.

Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.

С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.

Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива компании», «О введении в действие графика производственно-технического документооборота» и др.

Приказы по основной деятельности: образцы-2017-2018

Общий вид ПОД имеет стандартную форму и обычно включает 3 компонента:

  • заглавную часть (наименование компании, название приказа, дату и номер);
  • содержательный раздел (описание ситуации и распоряжение руководства);
  • завершающую часть (подписи руководителя и иных лиц — ознакомительного и согласовательного характера).

Публичное акционерное общество «Триатлон»

О введении в действие управленческого документооборота

В целях совершенствования управленческой отчетности компании и упорядочения системы документооборота

  1. Утвердить положение «Об управленческом документообороте» и ввести его в действие с 01.01.2018.
  2. Всем начальникам подразделений проработать положение с подконтрольным персоналом.
  3. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора компании по общим вопросам Самольенко М. Н.

Генеральный директор /подпись/ Демьянов З. С.

С приказом ознакомлены:

Зам. директора по общим вопросам /подпись/ Самольенко М. Н. 29.12.2017

Начальники отделов /по перечню/

Подобным образом строятся и иные ПОД. Все без исключения приказы данного вида по структуре будут аналогичны указанному выше образцу, за исключением названия приказа и содержания 2-го раздела.

Публичное акционерное общество «Триатлон»

О создании комиссии по сомнительным долгам

В целях организации своевременного выявления сомнительных и безнадежных долгов, обоснованного формирования резерва по сомнительным долгам, а также получения достоверной информации о дебиторской задолженности

  1. Сформировать комиссию по сомнительным долгам в составе:

финансового директора Касимовой Г. Л.;

главного экономиста Светлова П. Н.;

специалиста 1-й категории отдела по работе с контрагентами Цветова А. А.;

бухгалтера по учету расчетов с контрагентами Гуляевой Н. Н.

  1. Комиссии в указанном составе проводить ежеквартально оценку имеющейся дебиторской задолженности, своевременно (не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом) предоставлять в отдел налоговой и бухгалтерской отчетности информацию о сомнительных и безнадежных долгах.
  2. Отбор сомнительных и безнадежных долгов производить с учетом сложившейся практики работы с каждым в отдельности контрагентом и с учетом критериев отбора, указанных в инструкции от 20.12.2017 № 167.
  3. Результаты работы оформлять протоколом.
  4. Контроль исполнения приказа возложить на главного бухгалтера Завьялову Н. Г.

Генеральный директор /подпись/ Демьянов З. С.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер /подпись/ Завьялова Н. Г.

Финансовый директор /подпись/ Касимова Г. Л.

Главный экономист /подпись/ Светлов П. Н.

Специалист 1-й категории отдела по работе с контрагентами /подпись/ Цветова А. А.

Бухгалтер по учету расчетов с контрагентами /подпись/ Гуляева Н. Н.

Нумерация приказов по основной деятельности

Процедура присвоения номера приказу по основной деятельности законодательно не регламентирована. Общепринято нумеровать ПОД отдельно от ПЛС и ПАД, начиная отсчет с каждого нового календарного года.

Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.

Крупные холдинги со значительным и многообразным по форме и содержанию документооборотом разрабатывают самостоятельно нумерологическую систему, закрепляя ее в отдельном локальном акте. Таким образом организуется единая для всего предприятия система нумерации приказов (в том числе ПОД).

Для таких компаний характерно присвоение сложносоставных номеров с индексами после разделительной черты или дефиса, например, № 238/о или № 698-у. Значение каждого индекса расшифровывается в отдельной инструкции или локальном акте.

Итоги

Ответ на вопрос: «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?» — не имеет короткого однозначного ответа. Огромное количество приказов относятся к данной группе — разнообразие их видов зависит от масштаба, структуры и специфики деятельности компании.

Приказы по основной деятельности: классификация и образцы

Назначение приказов

В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).

А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.

При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет. Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).

В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:

  • об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
  • о трудовом распорядке;
  • о графике отпусков;
  • о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
  • об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
  • о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.

Виды приказов по основной деятельности

В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

  1. Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
  2. Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
  3. Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
  4. Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
  5. Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
  6. Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
  7. Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
  8. Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.

Правила составления приказов: пошаговая инструкция

Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.

Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

  1. Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
  2. Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
  3. Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
  4. Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
  5. Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
  6. После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
  7. Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.

Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.

Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

Пример: приказ об утверждении штатного расписания

Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять

Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.

В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.

Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98).

Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.

Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно.

Скачать образцы

Далее рассмотрим приказы по основной деятельности — образцы 2019 года.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит