Посчитать среднюю численность работников квартал, посчитать среднюю численность работников квартал

Содержание
  1. Посчитать среднюю численность работников квартал
  2. Средняя численность работников: как рассчитать за месяц и за год 2019
  3. Расчёт среднесписочной численности работников
  4. Средняя численность работников
  5. Как рассчитать численность работников
  6. Расчет среднесписочной численности для отчетности
  7. Считаем численность работников: среднюю, списочную
  8. Как посчитать среднюю численность работников за квартал
  9. Средняя численность работников
  10. Что такое средняя численность работников
  11. Для чего и в каких случаях необходимо вычисление средней численности
  12. Порядок расчета показателя за месяц, год
  13. Пример расчета
  14. Подготовка необходимого отчетного документа с данными сведениями
  15. Средняя численность работников
  16. Как посчитать среднюю численность работников за год
  17. Средняя численность работников
  18. Показатели численности работников
  19. Численность работников в среднем за год
  20. Расчетная численность
  21. Как посчитать списочную численность работников в процентах
  22. Как посчитать среднюю численность работников за квартал
  23. Как посчитать среднюю численность работников за квартал
  24. Как рассчитать среднюю численность работников: примеры
  25. Расчет среднесписочной численности для отчетности
  26. Как рассчитать среднесписочную численность работников?
  27. Средняя численность работников: как рассчитать за месяц и за год 2019
  28. Бухучет инфо
  29. Как рассчитать численность работников
  30. Средняя численность работников за квартал как рассчитать
  31. Как рассчитать среднюю численность сотрудников
  32. Средняя численность работников
  33. Расчет среднесписочной численности работников (примеры, формула расчета)
  34. Как рассчитать численность работников
  35. Расчет среднесписочной численности для отчетности
  36. Бухучет инфо
  37. Расчёт среднесписочной численности работников
  38. Как рассчитать среднюю численность работников за квартал
  39. Средняя численность работников за квартал как рассчитать

Посчитать среднюю численность работников квартал

Средняя численность работников: как рассчитать за месяц и за год 2019

При расчетах учитывают пропорционально отработанное количество времени. Прямой расчет средней численности:

  1. рабочее время внешнего совместителя делят на продолжительность рабочего дня;
  2. Результат умножают на количество отработанных дней в месяце;
  3. Итог делят на количество общих рабочих дней в соответствующем месяце.

Например, первый внешний совместитель отработал 20 дней по 4 часа, второй – 18 дней по 5 часов, третий 21 день по 4,5 часа.

Рабочее время каждого совместителя делят на 8, то есть продолжительность рабочего дня.

Получаются цифры: 0,5; 0,625; 0,563.

Расчёт среднесписочной численности работников

они не могут заключить с собой трудовой договор

  • члены кооператива, не заключившие трудовых договоров со своей организацией
  • направленные на обучение с отрывом от производства, получающие стипендию за счет работодателя
  • принятые по ученическому договору на профессиональное обучение с выплатой стипендии
  • адвокаты
  • военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы
  • привлечённые по договорам с госорганизациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы)
    1. Т-13 – для предприятий, где установлены автоматические турникеты для учета явки.
    2. Т-12 – универсальный вариант;

    При заполнении табеля ежедневно по каждому сотруднику указываются отработанные часы и условное обозначение, например:

    1. служебная командировка – К;
    2. сверхурочные часы – С;
    3. ночное время – Н;
    4. отпуск по беременности и родам – Р;
    5. дневное время – Я;
    6. временная нетрудоспособность – Б;
    7. ежегодный основной оплачиваемый отпуск – ОТ;
    8. неявка по невыясненным обстоятельствам – НН.

    Формула расчета среднесписочной численности работников за год, квартал, месяц и день

    К ним относятся: В ССЧ персонала учитываются фактически работающие и отсутствующие по разным причинам.

    Целые единицы сотрудников, которые учитываются в списочной численности: К пункту «принятые на неполный рабочий день» не имеют отношения граждане, для которых на основании российского законодательства закреплен сокращенный трудовой график. К ним относятся:

    1. граждане до 18 лет;
    2. сотрудницы, для которых утверждены перерывы для кормления;
    3. женщины, занятые в сельской местности;
    4. инвалиды 1 и 2 групп.
    5. сотрудники, работающие на вредных и химических производствах;

    Следует принять во внимание несколько положений: ССЧ персонала за отчетный период — это средний показатель, который базируется на среднесписочной численности за все месяца.

    Средняя численность работников

    Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

    может быть рассчитана на основании следующих показателей:

    1. Средней численности сотрудников, которые работают по ГПД.
    2. Среднесписочной численности работников;
    3. Средней численности внештатных совместителей;

    Если на предприятии трудятся только работники в штате, то достаточно будет их численности среднесписочной, которая совпадет со средней. Подсчет может быть осуществлен за определенный период, наиболее часто – за месяц и год. На многих современных предприятиях имеются автоматизированные системы учета персонала, что намного облегчает подобную работу.

    Как рассчитать численность работников

    Работники, направленные на обучение, в данном случае не учитываются (подп.

    Это: — женщины, которые находились в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком; Кроме того, некоторые категории работников учитываются в расчете среднесписочной численности в особом порядке.

    Сотрудники списочного состава, которые работают по трудовым договорам неполный рабочий день, на неполной ставке включаются в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени.

    Расчет средней численности работников (примеры)

    Послед­нюю необходимо уточнять по приказам о прие­ме работников, о переводе их на другую работу, о прекращении трудового договора. Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать дан­ным табеля учета рабочего времени, на основа­нии которого устанавливается численность ра­ботников, явившихся и не явившихся на работу.

    Расчет среднесписочной численности для отчетности

    собственники данной организации, не получающие заработную плату; 8) члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией; 10) военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.

    Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. Если подряд идут два или более выходных или праздничных (нерабочих) дней, численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работ­ников списочного состава за рабочий день, предшествовавший первому выходному.

    После определения списочной численности работников за каждый календарный день месяца можно переходить к расчету среднесписочной численности за месяц. При определении

    Считаем численность работников: среднюю, списочную

    Пункт 88 Постановления Росстата от 20.11.2006 N 69.

    Следующие категории работников учитываются в списочной численности: единицы за каждый календарный день:

    1. работники, оформленные в одной организации на две, полторы или менее одной ставки,
    2. внутренние совместители,
    3. надомники,
    4. лица, принятые на работу на неполный рабочий день, неполную рабочую неделю или на половину ставки.

    Как посчитать среднюю численность работников за квартал

    Как рассчитывается безопасная доля вычетов по НДС, где найти ее значение и как она применяется?

    Средняя численность отличается от среднесписочной тем, что включает внешних совместителей и работников по гражданско-правовым договорам. Чтобы рассчитать среднюю численность за месяц, к среднесписочной численности работников прибавьте среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность работников по ГПД п.

    77 Указаний . Среднюю численность внешних совместителей считайте по формуле п.

    Средняя численность работников

    Жизнь современного предприятия такова, что за производством полезного продукта и получением дохода скрывается повседневная кропотливая работа бухгалтерии и кадровой службы с огромным массивом информации, состоящей из цифр, формул, показателей.

    Подробные экономические и статистические вычисления необходимы организации в целях формирования системы налогообложения, социального страхования, отчетности и определения различного вида льгот.

    Что такое средняя численность работников

    Показатель средней численности работников организации можно определить только, имея данные о среднесписочной численности сотрудников, расчет которой осуществляется на основании учета их ежедневной списочной численности.

    Подобные вычисления необходимы, в первую очередь, для заполнения форм статистической отчетности, утвержденных приказом Росстата № 428 (2013 год). Приказ описывает порядок определения данных показателей для предприятий.

    Если для среднесписочной берутся во внимание только основные сотрудники, работающие по трудовому договору, то в определении численности средней учитываются также и совместители, и сотрудники, работающие на основании гражданско-правовых договоров (ГПД). Исходная информация для вычислений содержится в табелях учета рабочего времени каждого подразделения предприятия.

    Данные показатели в деятельности ИП или ООО необходимы для формирования статистической информации, определения налоговой базы (например, подтверждения льготного режима налогообложения), а также для регуляции взаимоотношений с фондами (например, контроля страховых выплат).Они также указываются в различных отчетных документах. Так, в статистической форме П-4 в отдельных графах ставятся и средняя численность, и среднесписочная; в сведениях для ИФНС и в форме 4-ФСС – только среднесписочная; для ЕНВД и патентной системы налогообложения – только средняя.

    Для чего и в каких случаях необходимо вычисление средней численности

    Данный расчет производится в следующих случаях:

    1. При предоставлении отчетных материалов в ФСС;
    2. Для расчета взносов в Пенсионный фонд по регрессивной шкале;
    3. В целях подачи данных для перехода на упрощенную форму налогообложения;
    4. Чтобы подтвердить условия применения ЕНВД, единого сельскохозяйственного налога и патентной системы налогообложения;
    5. Для внесения информации в статистические формы № П-4 и № ПМ, а также в иных целях.

    Порядок расчета показателя за месяц, год

    Средняя численность работников может быть рассчитана на основании следующих показателей:

    • Среднесписочной численности работников;
    • Средней численности внештатных совместителей;
    • Средней численности сотрудников, которые работают по ГПД.

    Если на предприятии трудятся только работники в штате, то достаточно будет их численности среднесписочной, которая совпадет со средней.

    Подсчет может быть осуществлен за определенный период, наиболее часто – за месяц и год. На многих современных предприятиях имеются автоматизированные системы учета персонала, что намного облегчает подобную работу.

    Рассмотрим алгоритм подсчета средней численности работников предприятия за месяц и год.

    Обозначим основные показатели:

    • СПЧ – списочная численность работников;
    • СЧ – средняя численность работников;
    • ССЧ – среднесписочная численность работников;
    • СЧВС – средняя численность внешних совместителей;
    • СЧГПД – средняя численность работников по ГПД.

    Рассчитаем среднесписочную численность работников за месяц, для чего суммируем списочную численность сотрудников за каждый день месяца с выходными и праздничными днями и разделим результат на количество календарных дней месяца. Полученное округлим в большую сторону. В нерабочие дни численность берется как за предшествующий рабочий день.

    Списочная численность определяется, согласно табелям учета рабочего времени, на определенную дату. В нее включаются все работники, в том числе временные или сезонные, находящиеся на больничном, в командировке, в отпусках, отдыхающие на выходных, работающие на дому. В данный показатель не включаются только внешние сотрудники, лица, работающие на основании ГПД, направленные на другое предприятие, проходящие обучение или повышение квалификации. Для внутренних совместителей учет ведется один раз. Женщины в декрете в списочную численность входят, а в среднесписочную – нет.

    Данная формула подходит для работников на условиях полной занятости. В случае расчета для сотрудников, работающих неполное рабочее время, среднесписочная численность определяется пропорционально количеству отработанного времени:

    Общая ССЧ работников будет равна сумме ССЧ работников при полной и неполной рабочей занятости.

    Правильно рассчитать среднесписочную численность сотрудников поможет следующий видеоматериал:

    Вычислим среднюю численность внештатных совместителей за месяц:

    Дни больничного или отпуска внешних совместителей учитываются количеством часов за предыдущий рабочий день.

    Определим среднюю численность лиц, занятых на условиях гражданско-правовых договоров за месяц:

    В эту категорию не входят работники, имеющие в той же организации трудовой договор, а также индивидуальные предприниматели. Численность за выходные и праздники учитывается как за предыдущий рабочий день.

    Подсчитаем среднюю численность работников за месяц:

    Вычислим среднюю численность работников за год:

    Также можно вычислить среднюю численность за год по сумме трех средних показателей за год (по основным работникам, внешним совместителям и работающим по ГПД).

    Пример расчета

    Вычислим среднюю численность работников на промышленном предприятии в декабре 2015 г. В этом месяце на производстве было занято 100 человек. Из них:

    • 50 чел. – штатные сотрудники;
    • 25 чел. – в штате неполный день (4 часа).
    • 15 чел. – внешние совместители (4 часа);
    • 10 чел. – заняты на условиях ГПД (по договорам подряда);
    • 3 штатных работницы находятся в декретном отпуске.

    На предприятии установлена пятидневка, рабочая неделя – 40 часов.

    Количество рабочих дней в декабре 2015 года – 23.

    ССЧ для полной занятости = (50 чел. – 3 чел.) • 31 дн. / 31 дн. = 47 чел.

    ССЧ неполной занятости = (4 ч. • 23 раб. дн. • 25 чел.) / 8 ч. / 23 раб. дн. = 12,5 чел.

    Общая ССЧ = 47 чел. + 12,5 чел. = 59,5 чел.

    СЧВС = (4 ч. • 23 раб. дн. • 15 чел.) / 8 ч. / 23 раб. дн. = 7,5 чел.

    СЧГПД = 10 чел. • 31 дн. / 31 дн. = 10 чел.

    Таким образом, в результате средняя численность сотрудников за декабрь 2015 г. = 59,5 чел. + 7,5 чел. + 10 чел. = 77 чел.

    Подготовка необходимого отчетного документа с данными сведениями

    На практике этот показатель используется для заполнения форм статистической отчетности. Отчет представляется в орган налоговой службы. Если речь идет об ИП, то это осуществляется по месту жительства предпринимателя, в случае ООО – по месту нахождения (юридическому адресу) организации. Данная форма сдается до 20 января следующего за отчетным года.

    Форма отчета состоит из одного листа, сверху которого указывается ИНН (для предпринимателя или организации), а также КПП (для организации). В поле «ИНН» ставятся по выбору либо в двух крайних ячейках – прочерки, либо в двух первых – два нуля.

    Для строки представления необходимо указать наименование и код налогового органа. Ниже пишется полное название организации как в учредительных документах или ФИО индивидуального предпринимателя.

    При подаче отчета за предыдущий год, записывают показатель на 1 января текущего года. Величина указывается в целых единицах, округленных по математическим правилам. Если встречаются пустые ячейки, в них ставятся прочерки.

    Заполненная форма подписывается руководителем/предпринимателем, либо его законным представителем, подпись расшифровывается, ставится дата визирования и печать. Если отчет осуществляется по доверенности, то обязательно указываются ее реквизиты, и к документам прикладывается копия.

    Средняя численность работников

    Как посчитать среднюю численность работников за год

    Средняя численность работников

    Показатели численности работников

    В списочныйсостав работников предприятия включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также времен­ную работу на срок один день и более (со дня зачисления их на работу). В списочном составе работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на ра­боте по каким-либо причинам.

    В отчетности по труду численность работников списочного состава приводится не только на определенную дату, но и в среднем за отчет­ный период (месяц, квартал, год). Численность на дату — это показа­тель численности работников списочного состава предприятия на оп­ределённое число отчетного периода, например на первое или послед­нее число месяца, включая принятых и исключая выбывших в этот день работников. Для определения численности работников за отчет­ный период (месяц, квартал, год) исчисляется среднесписочная численность, которая учитывает изменение списочного состава в отчет­ном периоде в результате приема, увольнения и т.п. работников.

    Среднесписочная численностьработников за отчетный месяц исчис­ляется путем суммирования численности работников списочного со­става на каждый календарный день отчетного месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деление полученной суммы на число календарных дней в отчетном месяце. (При этом численность работников списочного состава на выходной или празд­ничный день принимается равной списочной численно­сти работников на предшествующий рабочий день.)

    Эта же величина может быть получена, если разделить количество явок и неявок за весь месяц на число календарных дней в месяце.

    Если предприятие работает неполный месяц (т.е. начинают или прекращают свою деятельность в течение этого месяца), то ССЧ определяется путем деления списочной численности работников на общее число календарных дней в месяце.

    Если данные о списочном составе отсутствуют, то ССЧ можно определить как среднюю из списочной численности на начало и конец месяца.

    Среднесписочная численность работников за квартал, полугодие и год определяется суммированием среднесписочной численности рабо­тников за все месяцы указанных периодов и делением полученной суммы соответственно на 3, 6 и 12.

    ПРИМЕР. Сум­марная численность работников списочного состава за все дни октяб­ря, подлежащих включению в среднесписочную численность составляет 12450 человек, календарное число дней в октябре — 31 В этом случае среднесписочная численность работников за месяц со­ставила: 12 450 : 31 = 402 человека.

    ПРИМЕР Определить среднесписочную численность работников, если за июнь списочная численность составила: с 1 по 8 — 350 человек, с 9 по -16 — 368, с 17 по 28 — 372, с 29 по 30 — 390 человек. Среднесписочная численность работников предприятия в апреле составила 346 человек и в мае — 356 человек.

    РЕШЕНИЕ. 1)Среднесписочная численность работников в июне будет равна:

    Т июня = (350×8 +368×8 + 372х 12+390×2)/30=366,2

    Следовательно, среднесписочная численность за июнь составила 366 че­ловек (результаты таких расчетов принято округлять до целых чисел).

    2) Если среднесписочную численность рассчитывать как полусумму спи­сочной численности работников на начало и конец периода, то получим:

    Т июня = (350+390)/2=370

    Как видно, результаты получаются разные. Первый метод расчета дает более точный результат, так как в нем используются данные за все дни месяца.

    Определим среднесписочную численность работников за II квартал:

    Т IIкварт = Т апр + Т май + Т июнь =(346 + 356 + 366)/3 = 356 человек

    Для правильного определения среднесписочной численности ра­ботников необходимо вести ежедневный учет численности работников списочного состава, в котором должны находить отражение ее измене­ния на основании приказов (распоряжений) о приеме, переводе работ­ников на другую работу и прекращении трудового договора.

    От списочного состава работников следует отличать явочный со­став, который представляет собой число работников, которые еже­дневно должны быть на работе, чтобы обеспечить нормальный ход производственного процесса. Списочный и явочный составы работ­ников практически не совпадают, поэтому для обеспечения ежеднев­ной явки на работу необходимой численности работников их средне­списочное число должно быть больше явочного.

    Соотношениеспи­сочного и явочного числа работников определяют с помощью коэффициента, представляющего собой отношение количества дней работы предприятия и количества дней работы одного среднесписоч­ного работника.

    Численность работников в среднем за год

    Например, если предприятие работает 250 дней, а ра­бочий 223 дня, то К= 250 : 223 = 1,12, это означает, что среднесписоч­ная численность должна быть на 12% больше явочной.

    Фактически работающие — это не только явившиеся, но и факти­чески приступившие к работе. Разность между явочным числом и чис­лом фактически работающих показывает число лиц, находившихся в целодневных простоях (например, из-за отсутствия электроэнергии, материалов и т.п.)

    Показатели движения кадров

    Численность работников отдельных предприятий и организаций по­стоянно изменяется во времени. Эти изменения происходят вследствие приема на работу и увольнения с работы. Процесс изменения численнос­ти работников, приводящий к перераспределению рабочей силы между отдельными предприятиями, отраслями и регионами, называетсядвиже­нием рабочей силы.

    Движение рабочей силы происходит всегда, и причины таких измене­ний многообразны. Одни из них вызваны причинами демографического характера: вступление в трудоспособный возраст и уход на пенсию по достижении пенсионного возраста. Изменения, происходящие в экономи­ке, приводят к межотраслевому и пространственному перераспределению работников, изменения экономической конъюнктуры — к сокращению рабочих мест либо созданию новых рабочих мест. Постоянное движение обусловлено также интересам.и и потребностями самих работников.

    При изучении движения рабочей силы определяется общий объем движения, а также факторы, которые влияют на него. Для этого устанавливаются абсолютные и относительные показатели оборота рабочей силы.

    Абсолютными показателями являются

    1) оборот по приему, равный об­щему числу принятых на работу за определенный период по всем источ­никам поступления,

    2) оборот по выбытию, равный числу уволенных за период по всем причинам увольнений.

    При определении оборота по приему выделяется несколько групп ра­ботников по источникам их поступления:

    1) по направлению служб занятости и трудоустройства;

    2) по инициативе самого предприятия (организации);

    3) в порядке перевода с других предприятий и организаций;

    4) после окончания высших и средних специальных учебных заведе­ний (включая стипендиатов самих предприятий).

    Причинами увольнения работников являются:

    1) призыв в армию;

    2) поступление в учебное заведение с отрывом от производства;

    3) перевод на другие предприятия;

    4) окончание сроков договора найма;

    5) выход на пенсию (по достижении пенсионного возраста, инвалид­ности);

    6) смерть работника;

    7) сокращение штата;

    8) по собственному желанию;

    9) прогулы и другие нарушения трудовой дисциплины.

    Среди направлений выбытия можно выделить необходимый оборот по выбытию, который включает увольнения по причинам физиологическо­го характера, и увольнения, предусмотренные законодательством.

    Представляет интерес текучесть кадров, которая вклю­чает увольнение по собственному желанию и за нарушения трудовой дис­циплины. В отличие от необходимого оборота рабочей силы, который практически не зависит от самих предприятий и организаций, и от обо­рота по выбытию по причинам экономического характера, излишний обо­рот во многом является следствием условий труда, оплаты труда и других причин, которые не устраивают работника данного предприятия.

    Из-за излишнего оборота рабочей силы снижается эффективность де­ятельности предприятий и организаций, так как требуются значительные средства на адаптацию новых работников на новом рабочем месте, уве­личиваются расходы на содержание кадровых служб предприятий и воз­никают потери, связанные с затратами на профессиональное обучение уволившихся работников.

    Для оценки интенсивности движения трудовых ресурсов используют­ся также относительные показатели:

    Коэффициент оборота по приему:

    Коэффициент оборота по выбытию:

    Коэффициент общего оборота

    Коэффициент текучести: =число уволенных по причинам, относящимся к текучести кадров/ССЧ

    Для оценки ситуации с занятостью можно использовать коэффициент замещения рабочей силы, определяемый как отношение числа принятых работников к числу уволенных за период либо как соотношение между коэффициентами оборота по приему и по выбытию:

    К замещения = Число работников, принятых за период = Кприем .

    Число работников, уволенных за период Квыбытия

    В том случае, если этот коэффициент больше 1, то происходит не только возмещение убыли рабочей силы в связи с увольнением, но и появляются новые рабочие места. Если данный показатель меньше 1, то это свиде­тельствует о том, что сокращаются рабочие места, и если при этом речь идет не об отдельном предприятии или отрасли, а об экономике в целом, то эта ситуация приводит к увеличению безработицы.

    Для анализа степени стабильности трудовых коллективов может быть использован коэффициент постоянства состава:

    К п.с. = Число работников, проработавших весь отчетный период

    Расчетная численность

    Расчетная численность ИТР и служащих по той или иной функции определяется подстановкой значений показателей предприятия в вышеприведенную формулу и решением степенного уравнения способом логарифмирования. На практике для определения расчетной нормативной численности достаточно знать числовые значения факторов, найти в отраслевых нормативах пересечение при двухфакторной зависимости соответствующих факторов по строке и графе, где и находится искомый норматив численности. При однофакторной зависимости искомый норматив находится в строке под соответствующим значением фактора.

    Расчетную численность населения получают как произведение заданной плотности и площади застройки, определяемой по плану города.

    Расчетную численность прочих групп рабочих определяют в процентном отношении от расчетной численности рабочих-станочников.

    При расчетной численности на участке двух мастеров старший мастер ( ответственный за участок в целом) назначается из их числа. В этом случае он имеет в подчинении одного мастера и группу рабочих.

    Из полученной расчетной численности исключается определенное расчетами уменьшение необходимой численности работников в связи с повышением технического уровня и улучшением организации производства, труда и управления.

    Как посчитать списочную численность работников в процентах

    При расчетах влияния отдельных факторов роста производительности труда необходимо учитывать, что экономия в численности в результате проведения каждого мероприятия определяется путем отнесения этого уменьшения не к первоначальной ( исходной) расчетной численности, а к сокращенной в связи с внедрением предшествующих мероприятий. Этот метод расчета уменьшения потребной численности называется ступенчатым.

    Определяем расчетную численность основных рабочих. Она будет равна: 500X55: 100275 чел.

    А — расчетная численность работающих, полученная исходя из объема строительно-монтажных работ планируемого периода и выработки базисного периода.

    Чр — расчетная численность ( определяется путем сравнения планируемого объема производства с базовым уровнем производительности труда и показывает, сколько потребуется работников, если производительность труда останется неизменной); Чпл — планируемая численность промышленно-про-изводственного персонала.

    Лр — расчетная численность абонентов на планируемый период; PV — расчетная ( планируемая) реализация электроэнергии на планируемый период, кВт — ч; РР — расчетная ( планируемая) реализация тепловой энергии на планируемый период, Гкал; 580 — коэффициент перевода тепловой энергии в электрическую.

    Таким образом, расчетная численность машинисток по данной формуле составляет 5 5 чел.

    При получении дробных чисел расчетной численности производственных рабочих Рр, РП цифровые значения необходимо округлить в большую или меньшую сторону до целого числа, называемого принятым числом производственных рабочих.

    В целях планирования вначале устанавливается расчетная численность работающих исходя из базисной численности и запланированного роста объема производства. Она определяется умножением базисной численности на коэффициент планового роста объема производства. Затем определяется, какая экономия в рабочий силе будет получена в плановом периоде в результате действия всех факторов.

    И в заключение на основе расчетной численности работников аппарата управления и специализации каждого структурного его звена решается задача распределения расчетной численности работающих по подразделениям аппарата управления.

    Фонд заработной платы планируется на основе расчетной численности работников и их средней заработной платы. Основой расчета этих показателей является определение планового прироста производительности труда и средней заработной платы, причем плановая средняя заработная плата устанавливается исходя из ее базового уровня. Такой метод планирования фонда заработной платы не стимулирует экономию численности работников, рост производительности труда и повышение эффективности производства.

    Страницы: 1 2 3 4

    Как посчитать среднюю численность работников за квартал

    Как посчитать среднюю численность работников за квартал

    Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя. Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ!

    Если сотрудник регулярно остается после работы, чтобы доделать незаконченные в течение рабочего дня дела, это еще не значит, что ему нужно оплачивать сверхурочные часы.

    Высокая доля НДС-вычетов может привести к пристальному вниманию проверяющих.

    Расчет среднесписочной численности работников (примеры, формула расчета)

    В среднюю численность включают:

    1. среднюю численность сотрудников, которые выполняли работу по гражданско-правовому договору.
    2. среднюю списочную численность сотрудников;
    3. среднюю численность совместителей внешних;

    Для подсчета средней списочной численности, сначала следует определить списочную численность работников за каждый день (календарный) отчетного периода.

    В ней учитывают:

    1. работников, которые оформлены по трудовому договору на временную, постоянную, либо сезонную работу 1 день и более;
    2. собственников организации, которые работают и получают в ней заработную плату.

    При этом необходимо учитывать и фактически работающих сотрудников, и отсутствующих по каким-либо причинам на работе. То есть, в списочную численность следует включать: Среднюю списочную численность за год определяют суммированием данного показателя за все месяцы года (отчетного) и делением получившейся суммы на 12.

    Как рассчитать среднюю численность работников: примеры

    Расчет средней численности работников проводится в ситуациях, когда необходимо определить: Имеет ли предприятие право на «упрощенку» На упрощенной системе налогообложения находятся фирмы, СРЧ которых составляет не более 100 чел. Должна ли организация перейти на общий режим налогооблажения Если в течение отчетного периода СРЧ превысила 100 человек, предприятие не имеет право использовать «упрощенку» Сумма налога рассчитывается путем перемножения базовой доходности на СРЧ и коэффициенты В разделе 2 формы указывается СРЧ Относится ли предприятие к субъектам малого предпринимательства Один из показателей – численность рабочих Не стоит путать данный показатель со среднесписочной численностью.

    Она рассчитывается: При использовании схемы упрощенного расчета рабочее время совместителей делится на продолжительность дня.

    Расчет среднесписочной численности для отчетности

    • Рассчитываем среднесписочную численность за квартал.
    • Находим списочную численность за каждый календарный день в месяце.
    • Рассчитываем среднесписочную численность за полугодие, 9 месяцев или за год.
    • Рассчитываем среднесписочную численность за месяц.

    Списочная численность сотрудников определяется за каждый календарный день месяца. Каждый сотрудник определяется как целая единица. Перечень сотрудников, которые учитываются при расчете списочной численности, определен в п.79 Указаний.

    Как рассчитать среднесписочную численность работников?

    Среднесписочная численность работников — как рассчитать ее? Такой вопрос возникает в разных ситуациях.

    В данной статье мы расскажем о расчете годовой среднесписочной численности, сведения о которой в январе каждого года нужно подавать в ИФНС. Как безошибочно рассчитать среднесписочную численность работников — в нашем видео-ролике: При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4.

    Этот порядок утвержден приказами Росстата: от 28.10.2013 № 428 — для применения за периоды 2015–2016 годов (в т. ч. для составления отчетности по численности для ИФНС за 2019 год); от 26.10.2015 № 498 — для использования в 2019 году; от 22.11.2019 № 772 – начиная с 2019 года.

    Средняя численность работников: как рассчитать за месяц и за год 2019

    Из этой статьи вы узнаете:

    1. как рассчитывается средняя численность работников;
    2. что такое средняя списочная численность работников: как рассчитать за год.

    Средняя численность работников: как рассчитать, чтобы определить точный показатель, дающий право на льготы. Необходимо учитывать, что средняя численность включает:

    1. среднюю численность, устроенных сотрудников по гражданско-правовым договорам.
    2. среднесписочную численность работников;
    3. среднюю численность, работающих сотрудников по внешнему совместительству;

    Для расчета средней численности определяют списочную численность сотрудников за каждый день в отчетном периоде.

    Для одного месяца показатели учитывают с первого по 31 число.

    Для февраля – с 1 по 28 или 29 число.

    Бухучет инфо

    Какие сроки сдачи среднесписочной численности в налоговую инспекцию компаний, которые только зарегистрировались и компаний, которые уже ведут свою деятельность.

    Представлять его в налоговую инспекцию можно: В зависимости от региона расположения фирмы ИФНС может попросить представить вместе с бумажным документом его электронную копию. Еще раз отметим, что отчетность предоставляется как уже действующими, так и новыми организациям.

    Расчет средней численности работников (примеры)

    Включается ли индивидуальный предпри­ниматель, применяющий ПСН, в расчет сред­ней численности наемных работников?

    Как рассчитать численность работников

    Ежедневный подсчет работников Работники, которые не принимаются во внимание при расчете, перечислены в пункте 89 постановления № 69. Это внешние совместители, сотрудники, выполняющие работу по договору подряда, и т. д. Работник, состоящий в списочном составе организации и заключивший с ней договор гражданско-правового характера, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы.

    Средняя численность работников за квартал как рассчитать

    Росстатом был издан приказ №428 от 28.10.2013 г., с утверждёнными Указаниями по заполнению форм наблюдения за статистическими данными. Таким документом необходимо руководствоваться при расчёте среднесписочной численности работников. Указания следует применять при заполнении форм 4-ФСС и РСВ-1, предназначенной для Пенсионного фонда. Средняя численность персонала – показатель, от которого будет зависеть право учреждения на получение льгот, таких как, например: возможность применения упрощенной системы налогообложения, возможность сдачи упрощенной статистической отчетности, льгот по уплате НДС и др.

    Как рассчитать среднюю численность сотрудников

    При этом часы за предшествующий рабочий день условно включаются в число отработанных человеко-часов за дни отпуска, болезней, неявок (если они приходились на рабочие дни в соответствии с календарём).При расчете среднесписочной численности работников за месяц суммируется списочное количество работников за каж­дый день месяца по календарю. Во внимание также принимаются все нерабочие дни. Результат необходимо разделить на количество дней в месяце. Пример определения среднесписочной численности сотрудников Рассмотрим, как производится расчёт для сотрудников, работавших полный рабочий день (при 5-дневной рабочей неделе) за отчётный месяц сентябрь 2014 г.

    Средняя численность работников

    • Иванова: 4 : 8 = 0,5 чел.;
    • Петрова: 8 : 8 = 1 чел.;
    • Сидорова: 3 : 8 = 0,38 чел.;
    • Алехина Н.

    Определим количество отработанных человеко-дней:

    • 0,5 х 17 + 1 х 8 + 0,38 х 17 + 0,31 х 17 = 28,23.

    Как рассчитать среднюю численность работников, трудящихся неполное время? Это делается следующим образом:

    Лица, работающие по гражданско-правовым договорам Порядок расчета средней численности работников такой же, как и в предыдущем примере. Такие сотрудники учитываются как целые единицы. СРЧ определяется путем сложения аналогичных показателей за все периоды и деления суммы на количество месяцев.

    Расчет среднесписочной численности работников (примеры, формула расчета)

    Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц (например, в организациях, вновь созданных, имеющих сезонный характер производства), определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце. Порядок расчета среднесписочной численности за квартал Среднесписочная численность работников за один квартал опре­деляется путем суммирования среднесписочной численности ра­ботников за все месяцы квартала и деления полученной суммы на 3 месяца. Пример. Организация имела среднесписочную численность работников в январе 495 человек, в феврале – 499 человек и в марте – 503 человека.

    Среднесписочная численность работников за I квартал составила 499 человек ((495 + 499 + 503) : 3).

    Как рассчитать численность работников

    Пример расчета среднесписочной численности при неполной рабочей недели В организации пять работников в марте 2014 года были заняты на работе неполное рабочее время: – два работника отработали по 4 часа в день, каждый из них по 20 рабочих дня. Они учитываются за каждый рабочий день как 0,5 человека (4,0 : 8 часов); – три работника отработали по 3 часа в день 20, 7 и 5 рабочих дней соответственно. Эти работники учитываются за каждый рабочий день как 0,375 человека (3 часа : 8 часов).


    Средняя численность не полностью занятых работников составила 1,6 человека (0,5 x 20 + 0,5 x 20 + 0,375 x 20 + 0,375 x 7 + 0,375 x 5) : 20 рабочих дня в марте 2014 года). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников за месяц.

    Расчет среднесписочной численности для отчетности

    • работники-надомники;
    • имеющие звания;
    • учащиеся с отрывом от производства при сохранении заработной платы;
    • студенты-практиканты, при условии зачисления на должность;
    • находящиеся в учебном отпуске при сохраненной им заработной плате;
    • находящиеся в очередных ежегодных или дополнительных отпусках;
    • имеющие выходной;
    • замещающие отсутствующих работников;
    • находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы;
    • участвующие в забастовках;
    • граждане других стран, работающие на территории Российской Федерации;
    • работающие вахтовым методом;
    • не явившиеся на работу по причине прогула;
    • находящиеся под следствием.

    К пункту «принятые на неполный рабочий день» не имеют отношения граждане, для которых на основании российского законодательства закреплен сокращенный трудовой график.

    Бухучет инфо

    1. Определить общее число человеко-дней, которые были отработаны этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов за отчётный месяц делится на продолжительность рабочего дня. При этом следует принимать во внимание продолжительность рабочей недели.Пример:24 часа — на 4 ч (часа) (при 6-дневной рабочей неделе) либо на 4,8 ч (при 5-дневной);36 часов — на 6 ч (при 6-дневной) или на 7,2 ч (при 5-дневной);40 часов — на 6,67 ч или на 8 ч соответственно.
    2. После этого рассчитывается среднее число работников, имевших неполную занятость за отчётный месяц, с учётом их полной занятости.

    Расчёт среднесписочной численности работников

    Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке: а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели, например: 40 часов – на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе); 36 часов – на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе); 24 часа – на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе). б) затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

    Как рассчитать среднюю численность работников за квартал

    • Двое внешних совместителей на 0,5 ставки, которые трудились 7 полных месяцев.
    • Еще один совместитель работал весь год на полставки.
    • 3 человека трудились неполный день 5 месяцев на 0,5 ставки.
    • По договорам было трудоустроено 10 человек на период с февраля по сентябрь, 5 человек — с апреля по декабрь; 7 человек — с июня по ноябрь.

    Средняя численность работников за квартал как рассчитать

    Инструкция 1 Рассчитайте списочную численность работников на определенную дату. Списочная численность работников на каждый календарный день состоит из всех сотрудников, работающих по трудовому договору. Суммируются все сотрудники, вышедшие на работу и отсутствующие по причине командировки, больничного, отпуска и прочее. Из списочной численности вычитаются те, кто работает по совместительству из других предприятий, по гражданско-правовому договору, направленные на работу в другое предприятие, находящиеся на обучении для повышения квалификации. 2 Рассчитайте среднесписочную численность работников предприятия за месяц. Из расчета исключаются все женщины, находящиеся в этом месяце в декретном отпуске. Для получения среднесписочной численности за месяц необходимо суммировать списочную численность сотрудников за каждый день месяца и разделить на количество дней в месяце.

  • Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

    Документы для личного дела работника и его формирование, документы хранящиеся личном деле работника 2019

    Содержание
    1. Документы для личного дела работника и его формирование
    2. Что представляет собой личное дело
    3. Обязательно ли вести личные дела
    4. На кого заводят личные дела
    5. Сроки оформления личного дела
    6. Особенности формирования личного дела
    7. Какие документы включаются в состав личного дела
    8. Как правильно оформить личное дело
    9. Ведение личных дел
    10. Кому можно выдать личное дело
    11. Какие документы хранятся в личном деле работника
    12. Из чего состоит (структура)
    13. Сколько хранить
    14. Учет, внесение изменений и хранение
    15. Выдача личных дел работников
    16. Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019
    17. Оформление обложки личного дела
    18. Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019
    19. Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2018
    20. Какие документы нужно хранить в личном деле работника 2019
    21. Как вести личные дела работников
    22. Какие документы должны быть в личном деле сотрудника
    23. Что представляет собой личное дело
    24. Обязательно ли вести личные дела
    25. Положение о ведении личных дел работников
    26. Ведение личных дел работников
    27. Ответственность за нарушения
    28. Из чего состоит (структура)
    29. Перечень документов в личном деле сотрудника
    30. Какие документы входят в личное дело сотрудника
    31. Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019
    32. Что допускается, но с согласия работника
    33. Как правильно вести
    34. Сколько хранить
    35. Личное дело работника в 2019 году

    Документы для личного дела работника и его формирование

    Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

    Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

    Что представляет собой личное дело

    Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

    Личное дело является частью документации по личному составу организации.

    Обязательно ли вести личные дела

    Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

    Личные дела для работников госорганизаций

    Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

    Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

    На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

    Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

    Личные дела у предпринимателей

    Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

    ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

    Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

    Плюсы системы личных дел для предпринимателя

    Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

    Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

    • своевременный учет всей документации о сотруднике;
    • отслеживание карьерной динамики;
    • учет данных о возможных полагающихся льготах;
    • оценка перспектив профессионального роста;
    • сохранность и упорядоченность личной документации;
    • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

    На кого заводят личные дела

    Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

    Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

    На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

    • руководящее звено;
    • заместители руководителей разных уровней;
    • ключевые специалисты;
    • сотрудники, несущие материальную ответственность;
    • кадровый резерв и др.

    К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

    Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

    Сроки оформления личного дела

    Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

    Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

    Особенности формирования личного дела

    Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

      Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

    ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

  • Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  • Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  • В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  • Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  • В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  • Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  • Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
  • Какие документы включаются в состав личного дела

    Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

    Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

    1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
      • резюме;
      • документы об образовании и квалификации;
      • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
      • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
      • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
      • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
      • данные медосмотра;
      • заполненная анкета (если это предусмотрено);
      • заявление о трудоустройстве;
      • копия приказа о приеме;
      • заключенный трудовой договор и т.д.
    2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
      • различные квалификационные удостоверения;
      • водительские права;
      • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
      • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
      • должностная инструкция;
      • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
      • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
      • акты о прохождении аттестации;
      • данные очередных медосмотров;
      • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
      • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
      • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
      • заявления на отпуск;
      • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
    3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
      • заявление на увольнение;
      • копия приказа об увольнении;
      • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
      • свидетельство о смерти сотрудника.

    Как правильно оформить личное дело

    Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:

    • первичное заведение личного дела;
    • внесение в него новых записей и документов;
    • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
    • при необходимости заверение копий;
    • внутренняя опись входящих в дело документов;
    • плановая проверка состояния личных дел;
    • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
    • хранение дел;
    • помещение неактуальных дел в архив.

    ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

    Обложка личного дела

    Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

    • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
    • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
    • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
    • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
    • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
    • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
    • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
    • срок хранения дела.

    Опись состава личного дела

    Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

    Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

    Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

    Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
    Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.

    После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

    Ведение личных дел

    Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

    1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
      • ФИО работника;
      • дата заведения;
      • дата закрытия;
      • дата передачи в архив.
    2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

  • Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
  • Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.
  • Кому можно выдать личное дело

    В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

    По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

    Какие документы хранятся в личном деле работника

    Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

    Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

    Из чего состоит (структура)

    Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

    Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

    • согласие на обработку персональных данных;
    • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
    • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
    • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
    • трудовой договор (экземпляр работодателя);
    • копию приказа о приеме на работу;
    • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
    • договор о материальной ответственности и т. д.

    В период работы досье пополняют:

    • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
    • копии документов о повышении квалификации;
    • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
    • дополнительные соглашения к трудовому договору;
    • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

    При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

    Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

    Сколько хранить

    Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

    Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

    Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

    Учет, внесение изменений и хранение

    Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

    Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

    Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

    Выдача личных дел работников

    Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

    Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

    Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

    Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

    Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

    Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

    Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019

    • резюме;
    • документы об образовании и квалификации;
    • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
    • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
    • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
    • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
    • данные медосмотра;
    • заполненная анкета (если это предусмотрено);
    • заявление о трудоустройстве;
    • копия приказа о приеме;
    • заключенный трудовой договор и т.д.
    • Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику.

    После увольнения личное дело сотрудника изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

    Оформление обложки личного дела

    Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 3) и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части), заголовок дела.

    В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

    Подлинность документов в заголовке дела не оговаривается

    При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

    Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу

    В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть указание на их копийность, например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии».

    Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019

    Роскомнадзор направил организации предписание, в котором указано, что хранение копий личных документов является избыточным при обработке персональных данных работников. Вправе ли работодатель хранить копии документов, предъявляемых работником при поступлении на работу: копии паспорта, свидетельства ИНН, СНИЛС, документов об образовании?

    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения, не является нарушением закона, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение следующих условий: — от работника получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»; — работодателем заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству; — объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.

    Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

    • Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц.
      Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
    • Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение.

    Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2018

    Так, в некоторых случаях суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, свидетельства о присвоении ИНН, СНИЛС, военного билета и т.д., даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 N Ф08-480/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 N 17АП-5329/15). Поэтому для того, чтобы ответить на вопрос о законности хранения упомянутых документов, необходимо прежде всего определить, для достижения каких конкретных, заранее определенных и законных целей работодатель хранит копии личных документов работника. Если такие цели отсутствуют или хранение копий паспорта, свидетельства с указанием ИНН, документов об образовании и т.д.
    является избыточным с точки зрения достижения целей обработки персональных данных работников, хранение таких копий противоречит требованиям закона. В этом случае, как мы полагаем, работодателю следует вернуть копии документов работнику или уничтожить их (ст. 21 Закона N 152-ФЗ).

    Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ерин Павел

    Ответ прошел контроль качества

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

    Какие документы нужно хранить в личном деле работника 2019

    Как вести личные дела работников

    В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:

    • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями); уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
    • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
    • копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических сведений о работнике;
    • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
    • материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);
    • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
    • документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора; копией приказа о прекращении трудового договора;
    • дубликатом трудовой книжки; другими документами, связанными с работой.

    Поступающие в личное дело сотрудника документы располагаются в хронологическом порядке.

    Помимо перечисленных, в личное дело работника могут входить и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т. д.) и т.

    На обложке арабскими цифрами указываются крайние даты дела — обычно это даты подписания приказа о приеме и приказа об увольнении лица, на которое это дело заведено.

    Если в дело включены документы (приложения и т. п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за … год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.

    Обязательными реквизитами обложки дела являются также указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя (заверительной надписи), и срок хранения дела (на обложках дел постоянного срока хранения указывается: «Хранить постоянно»)

    Какие документы должны быть в личном деле сотрудника

    Перечень документов, которые должны содержаться в личном деле работника, законодательством РФ не определен.

    Для государственных гражданских служащих предусмотрено, что в их личное дело вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и сокращением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст.

    Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе.

    Что представляет собой личное дело

    Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

    Личное дело является частью документации по личному составу организации.

    Обязательно ли вести личные дела

    Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

    Личные дела для работников госорганизаций

    Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609).

    Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников. На оборотной стороне личного листка после всех других сведений делают отметку: «личное дело проверено», ставят дату и подпись.

    Главная новость Кто такие самозанятые и нужно ли вам с ними связываться

    Тема номера Кому и как в 2019 индексировать зарплату, по версии Минтруда

    Также читайте о том, как безопасно оплатить работу в праздник и выходной, как себя вести во время проверки ГИТ и какие условия нужно срочно убрать из трудовых договоров ваших работников.

    Положение о ведении личных дел работников

    Так как в тех случаях, когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы с ведением личных дел работников решаются на усмотрение работодателя, то разработка и утверждение локального нормативного акта лишними совершенно точно не будут.

    При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству, логично, если отдельный ее раздел будет посвящен именно ведению личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровых документов.

    Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельный документ — Положение о ведении личных дел, учитывающий все нюансы ведения личных дел.

    Как формировать личные дела сотрудников? Нужно ли заводить личное дело на совместителя? Какие документы включаются в личные дела? Обо всем читайте в нашей статье

    Ведение личных дел работников

    Личное дело сотрудника — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности.

    В первую очередь отметим, что ведение личных дел сотрудников не обязательно в отношении всех категорий работников. Личное дело работника ведется с целью систематизации имеющихся документов на сотрудников, обобщении информации о них в одном месте.

    Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Для остальных работников обязательность и порядок ведения личных дел может определяться ЛНА работодателя.

    Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию.

    Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

    В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина. Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ:

    При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

    А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд. Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
    Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет. При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.).

    Ответственность за нарушения

    За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП.

    Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

    Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

    Из чего состоит (структура)

    Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

    Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем.


    Обычно в данный перечень включают:

    • согласие на обработку персональных данных;
    • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
    • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
    • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
    • трудовой договор (экземпляр работодателя);
    • копию приказа о приеме на работу;
    • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
    • договор о материальной ответственности и т.

    Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

    • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
    • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
    • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
    • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
    • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
    • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
    • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
    • срок хранения дела.

    Опись состава личного дела

    Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

    Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

    Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже.

    Перед подшивкой или переплетением удалите со всех документов скрепки. В начало подшейте бланк с внутренней описью, в конце разместите лист-заверитель.

    Скачать и использовать

    На обложке запишите дату, когда его окончили вести. Укажите и количество листов, учитывайте все без исключения листы, включая опись и лист-заверитель.
    На обложке проставьте дату срока хранения.

    Сроки хранения

    Храните 75 лет дела, которые закончены делопроизводством до 1 января 2003 года.

    Храните 50 лет папки, которые закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

    Постоянно храните личные дела руководителей.

    Храните не менее 75 лет папки, которые создали в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Их нужно хранить независимо от даты создания.

    ★ Эксперт «Системы кадры» расскажет, как сформировать и хранить личное дело сотрудника. В статье представлен порядок ведения и хранения дел, даны ответы на самые частые вопросы, задаваемые кадровиками.

    Личное дело работника: проведение ревизии

    Проведите ревизию всех дел, чтобы:

    1. Проверить данные в личных делах сотрудников.
    2. Правильно их оформить.
    3. Систематизировать.

    Результаты такой масштабной проверки оформите актом.
    Общий бланк такого акта законодательством не разработан.

    Поэтому воспользуйтесь бланками проверки отдельного ведомства.

    Перечень документов в личном деле сотрудника

    Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

    Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

    Какие документы входят в личное дело сотрудника

    Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

    Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

    Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

    Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2019

    В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

    • страницы паспортов;
    • свидетельства о присвоении ИНН;
    • карточки СНИЛС;
    • свидетельства о браке и рождении детей;
    • военные билеты.

    Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

    Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

    Что допускается, но с согласия работника

    Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2019, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

    То же самое касается документов:

    • об образовании;
    • о повышении квалификации;
    • об отсутствии судимости;
    • аттестационных листов;
    • характеристик с прошлых мест работы.

    Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

    Как правильно вести

    Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2019 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

    А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

    Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

    Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

    Сколько хранить

    Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

    В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

    Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

    Личное дело работника в 2019 году

    Вернуться назад на Работник 2019

    Личное дело сотрудника — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности.

    В первую очередь отметим, что ведение личных дел сотрудников не обязательно в отношении всех категорий работников. Личное дело работника ведется с целью систематизации имеющихся документов на сотрудников, обобщении информации о них в одном месте.

    Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона № 79-ФЗ. Для остальных работников обязательность и порядок ведения личных дел может определяться ЛНА работодателя.

    Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию.

    На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

    • руководители (глава предприятия, его заместители, помощники);
    • руководители структурных подразделений и их заместители;
    • главные (ведущие) специалисты;
    • работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
    • работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
    • работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.

    Однако во многих организациях личные дела сотрудников ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике.

    Вести личные дела необязательно. Но это не значит, что удастся спрятать их от инспектора, который придет с проверкой. Не забывайте, что в личном деле можно хранить далеко не все документы, которые связаны с сотрудником и его работой.

    Личное дело формируется, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных работников.

    Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

    Документы личного дела работника помещаются в скоросшиватель, на обложке которого проставляется присвоенный делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел. После увольнения личное дело сотрудника изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

    Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 3) и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части), заголовок дела.

    В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

    При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

    В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть указание на их копийность, например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии». На обложке арабскими цифрами указываются крайние даты дела — обычно это даты подписания приказа о приеме и приказа об увольнении лица, на которое это дело заведено.

    Если в дело включены документы (приложения и т. п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за . год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.

    Обязательными реквизитами обложки дела являются также указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя (заверительной надписи), и срок хранения дела (на обложках дел постоянного срока хранения указывается: «Хранить постоянно»).

    Перечень документов, которые должны содержаться в личном деле работника, законодательством РФ не определен.

    Для государственных гражданских служащих предусмотрено, что в их личное дело вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и сокращением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).

    В личные дела работников включаются следующие документы:

    • внутренняя опись документов дела;
    • личный листок по учету кадров или анкета; копия документа, удостоверяющего личность;
    • автобиография;
    • копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности;
    • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
    • копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);
    • копии документов воинского учета работника для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
    • результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);
    • копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ;
    • копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления работником);
    • документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений);
    • экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров хранятся в отдельном деле);
    • копия приказа (распоряжения) о приеме на работу; копия должностной инструкции работника;
    • копия договора о полной материальной ответственности (если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор).

    В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:

    • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями); уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
    • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
    • копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических сведений о работнике;
    • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
    • материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);
    • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
    • документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора; копией приказа о прекращении трудового договора;
    • дубликатом трудовой книжки; другими документами, связанными с работой.

    Поступающие в личное дело сотрудника документы располагаются в хронологическом порядке.

    Помимо перечисленных, в личное дело работника могут входить и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т. д.) и т. п.).

    Кроме того, в личное дело сотрудника помещается (но при этом не подшивается в него) фотография работника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

    Работники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел работников, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения.

    При этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.

    Все изменения в личном деле работника должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Как правило, эти документы называются «Дополнение к личному листку по учету кадров» («Дополнение к анкете»). Обычно они имеют табличную форму и разрабатываются по усмотрению работодателя. Каждый раз после внесения очередного изменения в личное дело работника сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

    Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников. На оборотной стороне личного листка после всех других сведений делают отметку: «личное дело проверено», ставят дату и подпись.

    Так как в тех случаях, когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы с ведением личных дел работников решаются на усмотрение работодателя, то разработка и утверждение локального нормативного акта лишними совершенно точно не будут.

    При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству, логично, если отдельный ее раздел будет посвящен именно ведению личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровых документов.

    Изменили требования к оформлению и движению документов в компании. Росархив утвердил новую инструкцию по делопроизводству. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала “Справочник кадровика” разработали образец Инструкции для коммерческой компании с учетом требований нового ГОСТа и изменений, которые ввел Росархив. Возьмите наш образец за основу и дополните его правилами, которые действуют в вашей компании.

    Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельный документ — Положение о ведении личных дел, учитывающий все нюансы ведения личных дел.

    Независимо от выбранной вами формы при регламентации работы с личными делами сотрудников необходимо уточнить:

    • категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления);
    • способ формирования личных дел; состав документов личных дел (в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях);
    • перечень лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел;
    • порядок ведения личных дел; порядок ознакомления работников с документами, хранящимися в личных делах;
    • порядок хранения личного дела после увольнения работника;
    • другую информацию.

    Производственный контроль 2019
    Производственный объект 2019
    Промежуточный баланс 2019
    Промышленная безопасность 2019
    Прописка 2019

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит