Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г, порядок ведения трудовых книжек предприятии

Содержание
  1. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (с изменениями и дополнениями)
  2. Порядок ведения трудовых книжек предприятии
  3. Правила и порядок ведения трудовых книжек
  4. Порядок ведения трудовых книжек работников
  5. Порядок ведения трудовых книжек

Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями)

Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

С изменениями и дополнениями от:

31 октября 2016 г.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст.1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:

Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;

форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;

форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.

2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:

постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях»;

постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162»;

постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201 «О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях»;

пункт 2 постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 г. N 332 «О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства»;

постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 г. N 412 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в редакции постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252)».

Министр
труда и социального развития
Российской Федерации

Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г.

Регистрационный N 5219

Утверждается инструкция по заполнению трудовых книжек, а также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Устанавливается порядок заполнения сведений о работнике и о работе, о награждении, об увольнении (прекращении трудового договора). Определяются особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

Ранее действующая инструкция, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. N 162с изменениями и дополнениями, признается не действующей на территории РФ.

Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г.

Регистрационный N 5219

Настоящее постановление вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования

Текст постановления опубликован в «Российской газете» от 19 ноября 2003 г. N 235, в газете «Экономика и жизнь», ноябрь 2003 г., N 47 (приложение «ЭЖ Досье»), в журнале «Еженедельный бюллетень законодательных и ведомственных актов», декабрь 2003 г., N 49, в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 8 декабря 2003 г. N 49, в еженедельном сборнике законодательных и нормативных актов РФ «Экспресс-закон», декабрь 2003 г., N 48, в приложении к «Российской газете» — «Новые законы и нормативные акты», 2003 г., N 45

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. N 588н

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного приказа

Порядок ведения трудовых книжек предприятии

Документ : Организация и ведение делопроизводства на предприятиях. Порядок ведения трудовых книжек

Организация и ведение делопроизводства на предприятиях
Порядок ведения трудовых книжек

Согласно ст.48 Кодекса законов о труде Украины (с изменениями и дополнениями) (далее — КЗоТ) трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней. Работникам, которые приступают к работе впервые, трудовая книжка оформляется не позднее пяти дней после принятия на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работе, поощрениях и наградах за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Порядок ведения трудовых книжек в Украине урегулирован Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной совместным приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины 29 июля 1993 г. N 58, зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 17 августа 1993 г. под N 110 (с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 26 марта 1996 года N 29) (далее — Инструкция N 58).

Согласно п.1.1 Инструкции N 58 трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, включая лиц, которые являются:

— совладельцами или собственниками предприятий, крестьянских или фермерских хозяйств;

— сезонными и временными работниками;

— внештатными работниками при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

Трудовые книжки не ведутся на работников:

— работающих на условиях трудового договора у предпринимателей, не имеющих прав юридического лица;

— работающих у отдельных граждан по их обслуживанию (как домашние работницы, няньки, шоферы, охранники и т.п.).

Стаж их работы подтверждается справкой организации, при участии которой был заключен трудовой договор между нанимателем и работником, а также справкой об уплате взносов в Фонд государственного социального страхования.

В соответствии с п.4 постановления «О трудовых книжках работников» от 27 апреля 1993 г. N 301 (с изменениями и дополнениями) ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации.

За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность.

При устройстве на работу работники обязаны предоставлять трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

Лица, впервые ищущие работу и не имеющие трудовой книжки, при устройстве на работу должны предъявить:

— диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке;

— военнослужащие, уволенные в запас, предъявляют военный билет;

— освобожденные из мест отбывания уголовного наказания обязаны предъявить справку об освобождении.

Согласно Инструкции N 58 трудовые книжки и вкладыши в них заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках.

Заполнение трудовой книжки впервые производится собственником или уполномоченным им органом не позднее недельного срока со дня принятия на работу.

В трудовую книжку вносятся:

— сведения о работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения;

— сведения о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении;

— сведения о награждениях и поощрениях: о награждениях государственными наградами Украины и отличиями Украины, поощрениях за успехи в работе и других поощрениях в соответствии с действующим законодательством Украины;

— сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа, но не позднее недельного срока, а в случае увольнения — в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа или распоряжения. П-1 (приказ о приеме на работу типовой формы П- 1 утвержден приказом Министерства статистики Украины от 9 октября 1995 года N 253 «Об утверждении типовых форм первичного учета»).

Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц — двухзначными). Например, если рабочий или служащий принят на работу 5 января 1999 г., в графе 2 трудовой книжки делается запись «05.01.1999».

Записи выполняются аккуратно, ручкой шариковой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов, и заверяются печатью запись об увольнении, а также сведения о награждении и поощрениях.

С каждой записью, которая вносится в трудовую книжку на основании приказа или распоряжения о назначении на работу, переводе и увольнении, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (типовая ведомственная форма N П-2, утвержденная приказом Минстата Украины от 27 октября 1995 г. N 277), в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

Трудовая книжка состоит из 5 разделов.

Раздел первый — сведения о работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Раздел второй — внесение сведений о работе.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» как заглавие пишется полное наименование предприятия.

Под этим заглавием в графе 1 проставляется порядковый номер записи, которая вносится, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для работников и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в «Классификаторе профессий».

В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его выдачи и номер.

Раздел третий — внесение сведений о награждениях и поощрениях.

В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о награждениях» вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины.

Порядок внесения сведений о наградах следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заглавия название предприятия. Ниже, в графе 1, указывается порядковый номер записи (нумерация, возрастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника). В графе 2 проставляется дата награждения или поощрения. В графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие заслуги и какой наградой или поощрением. В графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

Раздел четвертый — вносятся сведения о поощрениях.

В этом разделе записываются сведения о поощрениях за успехи в труде (рационализаторские, открытия, на которые выдан диплом, изобретения и др.). Порядок заполнения раздела «Сведения о поощрениях» такой же, как и раздела три «Сведения о награждениях».

Раздел пятый — вносятся сведения о назначении пенсии.

В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет в трудовой книжке органами социального обеспечения проставляется штамп «Пенсия назначена» в разделе «Сведения о назначении пенсии». В трудовых книжках ранее установленного образца (1938 г.) указанный штамп проставляется на первой странице.

Сведения о назначении пенсии

Порядок назначения пенсии в Украине урегулирован Законом Украины «О пенсионном обеспечении» от 5 ноября 1991 года N 1788-XII. Статьей 56 этого Закона оговорены виды трудовой деятельности, засчитываемые в стаж работы, который дает право на трудовую пенсию. Так, в стаж работы засчитывается работа, выполняемая на основании трудового договора на предприятиях, в учреждениях, организациях и кооперативах, независимо от используемых форм собственности и хозяйствования, а также на основании членства в колхозах и других кооперативах, независимо от характера и продолжительности работы, а также продолжительности перерывов.

Кроме того, в стаж работы засчитывается:

а) любая работа, на которой работник подлежал государственному социальному страхованию;

б) творческая деятельность лиц, которые не являются членами таких союзов, но уплачивают страховые взносы в Пенсионный фонд Украины;

в) воинская служба и пребывание в партизанских отрядах и соединениях, служба в органах государственной безопасности и органах внутренних дел, независимо от места прохождения службы;

г) служба в военизированной охране, в органах специальной связи и в горноспасательных частях, независимо от ведомственной подчиненности и наличия специального или воинского звания;

д) обучение в высших и средних специальных учебных заведениях, в училищах и на курсах по подготовке кадров, повышению квалификации и переквалификации, в аспирантуре, докторантуре и клинической ординатуре;

е) временная нетрудоспособность, начавшаяся в период работы;

є) время ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского заведения требует постоянного постороннего ухода;

ж) время ухода неработающей матери за малолетними детьми, но не больше чем до достижения каждым ребенком 3-летнего возраста;

з) период проживания жен лиц офицерского состава, прапорщиков, мичманов и военнослужащих сверхсрочной службы с мужьями в местностях, где отсутствовала возможность их трудоустройства по специальности, но не более 10 лет.

Все вышеперечисленные данные должны быть внесены в 3-ю графу трудовой книжки. Данные, перечисленные в пп.»в», «г», «д», «є», «з» этой статьи в трудовую книжку вносятся отдельно без заполнения граф 1, 2, 3, 4.

Порядок внесения изменений в трудовую книжку работника

Согласно Инструкции N 58 в том случае, если обнаружена неправильная или неточная запись сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях, исправление делается собственником или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. Собственник по новому месту работы обязан оказать работнику в этом необходимую помощь.

В случае необходимости собственник выдает работникам по их просьбе заверенные выписки из трудовых книжек сведений о работе.

Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующая запись делается правопреемником и заверяется печатью, а в случае его отсутствия — вышестоящей организацией, которой было подчинено предприятие. В случае отсутствия правопреемника запись делается архивом.

Исправленные сведения о работе, о переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

В случае потери приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей.

В разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладышах) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

В случае необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись под N такимто недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, который рассматривает трудовые споры, и возобновления на предыдущей работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: «Запись под N таким-то является недействительной, восстановлен на предыдущей работе». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись под N таким-то является недействительной, уволен. » и указывается новая формулировка.

В графе 4 в таком случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается «дубликат» трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т.п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, бывшая фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Дубликат трудовой книжки

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш в нее), обязано немедленно заявить об этом собственнику по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, собственник выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш в нее (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш в нее заполняется по следующим правилам. В разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до устройства на это предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в графу 3 вначале вносится запись об общем стаже его работы до устройства на это предприятие, который подтверждается документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник. Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий проводится по желанию работника.

Если по предоставленным документам видно, что работник переводился на постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 причина увольнения, если в предоставленном работником документе есть такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью вышеуказанных данных о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые есть в документах.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого проведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Собственник обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, который предшествовал устройству на это предприятие.

Если трудовая книжка (вкладыш в нее) стала непригодной (обгоревшая, разорванная, загрязненная и т.д.), то собственник или уполномоченный им орган по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш в нее).

При этом на первой странице трудовой книжки, ставшей непригодной, производится надпись: «Вместо выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При устройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Учет трудовых книжек

Согласно Инструкции бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

а) Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденная приказом Минстата Украины от 27 октября 1995 г. N 277;

б) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденная приказом Минстата Украины от 27 октября 1995 г. N 277.

В Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, осуществляющим оформление приема и увольнения работников. В этой Книге регистрируются все трудовые книжки, которые приняты от работников при устройстве на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с записью серии и номера, выданные работникам опять.

В случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в Книге учета.

Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, предоставляет в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши в них с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные во время заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей в них составляется акт по форме, утвержденной приказом Минстата Украины от 27 октября 1995 г. N 277.

Внесение записей об увольнении в трудовую книжку работника

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Например: «Уволен в связи с прогулом без уважительных причин, п.4 ст.40 КЗоТа Украины».

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, при которых законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст.38 КЗоТа Украины».

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 проставляется порядковый номер записи; в графе 2 — дата увольнения; в графе 3 — причина увольнения; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, — приказ (распоряжение), его дата и номер.

Днем увольнения считается последний день работы.

Например, трудовой договор с работником прекращается в связи с сокращением штата работников. 10 октября 1999 г. является последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть сделана запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи, в графе 2 — дата увольнения (10.10.1999), в графе 3 записывается: «Уволен по сокращению штата, п.1 ст.40 КЗоТа Украины», в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.

В случае перевода с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывается ссылка на согласование: «Уволен в связи с переводом на работу на такое-то предприятие, п.5 ст.36 КЗоТа Украины».

В случае перехода на выборную должность в графе 3 производится запись: «Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п.5 ст.36 КЗоТа Украины».

В случае расторжения трудового договора по инициативе собственника или уполномоченного им органа в связи с осуществлением мер по усовершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, делается ссылка на соответствующее решение Правительства Украины. Например, в графе 3 записывается «Уволен по сокращению штата (или численности) работников, п.1 ст.40 КЗоТа Украины» и далее в скобках указывается соответствующее постановление Кабинета Министров Украины.

В соответствии с п.4.1 Инструкции N 58 в случае увольнения работника все записи о работе и наградах, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

При этом для лиц трудоспособного возраста необходимо указать время, продолжительность и место прохождения повышения квалификации, которое прошел работник за последние два года перед увольнением.

В случае увольнения лиц, которые работали в крестьянском хозяйстве по трудовому договору, или прекращения членства в таком хозяйстве после соответствующих записей в трудовых книжках, сделанных председателем крестьянского хозяйства, трудовой стаж в этом хозяйстве подтверждается подписью руководителя или заместителя и заверяется печатью местного органа государственной исполнительной власти.

Собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника или уполномоченного им органа работнику уплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то собственник или уполномоченный им орган в этот день отправляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только по письменному согласию работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или отправляется по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» и даты записи в графе 3 записывается: «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 — указываются дата и номер приказа. Эта запись заверяется в установленном порядке.

Вкладыш в трудовую книжку

В том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником по месту работы работника в таком же порядке, как и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10х25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей его выдаче должен ставиться второй штамп и указываться серия и номер вкладыша.

В случае необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного, 1938 г. и 1974 г., образцов).

Правила и порядок ведения трудовых книжек

С 1 января 2004 года введена новая форма трудовой книжки и правила ведения трудовых книжек.

Записи в трудовой книжке должны производиться без сокращений и под порядковыми номерами в пределах одного раздела.

Пункт 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек обязывает при оформлении трудовой книжки внести в нее следующие данные работника — ФИО, дата рождения.

На основании документов об образовании в трудовую книжку вносятся сведения об уровне образования, профессии, специальности.

В соответствии с правилами ведения трудовых книжек в трудовую книжку должны быть внесены сведения о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении, а также о поощрениях и награждениях, и об основаниях прекращения трудового договора.

Сведения о других взысканиях, кроме увольнения, в трудовой книжке не отражаются.

Ведение трудовых книжек

Порядок ведения трудовых книжек работников предусматривает внесение любых записей только на основании документально подтвержденных данных (приказы, распоряжения и т. д.). Исключение составляет запись о расторжении трудового договора, которая должна быть внесена в день его расторжения.

Помимо трудовой книжки на предприятии заполняется личная карточка сотрудника, а в бухгалтерии открывается лицевой счет (форма Т-54 или Т-54а).

Обязанность работодателя — ознакомить работника под расписку в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью (запись в личной карточке повторяет запись в трудовой книжке).

Подписью на первой странице трудовой книжки работник заверяет правильность содержащихся в ней данных. На первой странице также должна быть подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек.

Пункт 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует внесение в трудовую книжку на основании соответствующих документов следующих записей:

• о времени военной службы, о времени службы в органах внутренних дел, налоговой полиции, таможенных органах, органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;
• о времени обучения на курсах повышения квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

Порядок ведения трудовых книжек предусматривает следующие правила заполнения раздела «Сведения о работе»:

• в виде заголовка указываются полное и сокращенное наименования организации;
• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата приема на работу;
• графа 3 — запись о принятии в структурное подразделение организации с указанием его наименования, наименования должности, профессии с указанием квалификации;
• графа 4 — дата и номер приказа, на основании которого вносится запись.

В случае присвоения работнику в процессе работы нового разряда или категории запись об этом также должна быть внесена в трудовую книжку.

Если за время работы сотрудника наименование организации меняется, запись об этом делается в графе 3 следующим образом: «организация … с … (дата) переименована в . », в графу 4 вносится основание переименования — приказ, распоряжение с датой и номером.

Инструкция по ведению трудовых книжек устанавливает порядок внесения записей в трудовую книжку о работе по совместительству:

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата приема на работу по совместительству;
• графа 3 — запись о принятии в организацию в качестве совместителя с наименованием подразделения, должности, квалификации;
• графа 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись, с указанием даты и номера.

Порядок ведения трудовых книжек предусматривает внесение в трудовую книжку сведений о вознаграждениях:

• награждение государственными наградами, в т.ч. присвоение государственных почетных званий;
• награждение почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
• другие виды поощрений, предусмотренные законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего распорядка организации.

Согласно правилам ведения трудовых книжек сведения о премиях, выплачиваемых на регулярной основе, в трудовую книжку не заносятся.

Сведения о вознаграждениях вносятся в раздел «Сведения о награждении» в соответствии с правилами ведения трудовых книжек:

• в виде заголовка указываются полное и сокращенное наименования организации;
• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата награждения;
• графа 3 — за какие достижения и какой наградой награжден работник;
• графа 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись о награждении.

Согласно правилам ведения трудовых книжек записи об увольнении работника вносятся в трудовую книжку на основании приказа работодателя в день увольнения в точном соответствии с текстом приказа.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников устанавливает правила внесения записей об увольнении:

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);
• графа 3 — причина увольнения (прекращения трудового договора);
• графа 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись.

Правила ведения трудовых книжек обязывают администрацию выдать работнику трудовую книжку в день увольнения.

Правила и порядок ведения трудовых книжек регламентируют порядок заполнения всех разделов трудовой книжки, правила и нормы ее хранения, порядок возвращения трудовой книжки работнику.

Порядок ведения трудовых книжек работников

Действующим законодательством предусмотрено, что основным документом о трудовой деятельности работника является трудовая книжка.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации (далее — предприятие) всех форм собственности или у физического лица свыше пяти дней, в том числе лиц, являющихся совладельцами (собственниками) предприятий, крестьянских (фермерских ) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

Следует заметить, что при устройстве на работу работники обязаны оказывать трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

Вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранением, изготовлением, поставкой и учетом, регулируются, в частности, Кодексом законов о труде Украины, постановлением Кабинета Министров Украины от 27 апреля 1993 N 301 «О трудовых книжках работников», Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 N 58, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 17 августа 1993 за N 110.

Так, заполнение трудовой книжки впервые производится уполномоченным им органом не позднее недельного срока со дня приема на работу.

При этом, при выписке трудовой книжки, или вкладыша в нее, или дубликата трудовой книжки собственник или уполномоченный им орган взимает с работника сумму ее стоимости. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

Стоит отметить, что трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными) аккуратно, ручкой шариковой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цвета, и заверяются печатью запись об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях.

Кроме того, записи в трудовой книжке при увольнении или переводе на другую работу должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

С каждой записью, заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке, в которой должно повторяться соответствующая запись из трудовой книжки ( вкладыша).

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях и т.д., исправление выполняется собственником или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. Собственник или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан оказать работнику в этом необходимую помощь.

Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующая запись делается правопреемником и заверяется печатью, а в случае его отсутствия — вышестоящей организацией, которой было подчинено предприятие, а в случае его отсутствия — облархивом, госархивом г. Киева, госархивом г. Севастополя и госархивом при Совете Министров Крыма.

Необходимо отметить, что исправленные сведения о работе, о переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе производится на основе других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

При этом, показания свидетелей не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей.

Следует отметить, что в трудовую книжку вносятся такие сведения, как:

сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения;

сведения о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении;

сведения о награждениях и поощрениях: о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украине, поощрение за успехи в работе и другие поощрения в соответствии с действующим законодательством Украины;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи вознаграждения.

Взыскания в трудовую книжку не заносятся.

Стоит отметить, что сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчества и даты рождения выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имя отчество и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

О внесении сведений о работе следует отметить, что записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в «Классификаторе профессий».

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, запись в трудовой книжке делается на основании приказа, выданного по результатам аттестации рабочих мест, и должен отвечать наименованию Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение .

Показатели, указанные в этих Списках, обязательно должны быть подтверждены в карте оценки условий труда рабочего места по результатам аттестации и могут записываться в скобках.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд, тогда об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Работа по совместительству, оформленной в установленном порядке, в трудовой книжке указывается отдельной строкой. Запись сведений о работе по совместительству производится по желанию работника собственником или уполномоченным им органом.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Также стоит отметить, что в трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи как:

о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

о времени обучения в профессионально-технических и других учреждениях в учебно-курсовых комбинатах, по переквалификации и т.д.);

о времени обучения в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре, кроме случаев, когда для студентов, слушателей курсов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений;

о работе как членов колхоза — в том случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников;

о времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе, в том числе за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению);

безработным лицам о периоде получения пособия по безработице заносится в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения.

Что касается ведения трудовых книжек граждан, работающих по трудовым договорам в иностранных представительствах, в иностранных корреспондентов, сотрудников международных организаций и других приравненных к ним иностранцев на территории Украины следует отметить, что трудовые книжки таких граждан сохраняются: в Киеве — в Генеральной дирекции Киевского городского совета по обслуживанию иностранных представительств, в Автономной Республике Крым — в филиале Генеральной дирекции Киевского городского совета по обслуживанию иностранных представительств г. Ялты, в областях — в управлениях внешних отношений и внешнеэкономической деятельности облгосадминистраций или предприятиях, определенных областными государственными администрациями, в г. Севастополе — в городской государственной администрации.

Эти организации делают отметки в трудовых книжках о приеме на работу и об увольнении с работы в соответствии с трудовых договоров и справок нанимателей. При приеме на работу делается запись: «Принят на должность _______ (наименование представительства компании) в Украине» и при увольнении делается запись: «Уволен с работы __________________________________________» (причина увольнения) со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украины.

Запись, сделанная в трудовой книжке иностранными представительствами, иностранными корреспондентами, сотрудниками международных организаций и другими приравненных к ним иностранцами на территории Украины, является недействительным.

Что касается ведения трудовых книжек работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и др.), следует отметить, что трудовые книжки упомянутых сотрудников хранятся непосредственно у работников.

Физические лица — субъекты предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физические лица, использующие наемный труд, связанный с предоставлением услуг делают записи в трудовые книжки работников о принятии на работу и увольнения с работы в соответствии с заключенными с работниками письменных трудовых договоров, зарегистрированных в установленном порядке в государственной службе занятости.

Внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и удостоверяются его печатью.

О внесении в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях следует отметить, что в трудовые книжки работников в раздел «Сведения о награждениях» вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украине; в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрениях за успехи в труда. В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы, или выплата которых носит регулярный характер.

Необходимо отметить, что в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп и указывается серия и номер вкладыша.

В случае необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник.

Следует отметить, что в случае, когда гражданин потерял трудовую книжку (вкладыш к ней), он обязан немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения — в иные сроки собственник или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, разорвана, загрязнена и т.д.), то собственник или уполномоченный им орган по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При устройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Также стоит заметить, что если трудовой книжки работника предприятием по причинам стихийного бедствия или по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

По заполнению трудовой книжки при увольнении, а также относительно выдачи трудовой книжки при увольнении целесообразно отметить, что в случае увольнения работника все записи о работе и награды, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Днем увольнения считается последний день работы.

Целесообразно отметить, что согласно действующему законодательству собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Стоит отметить, что если работник отсутствовал на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

При этом, пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

Вместе с этим следует отметить, что на предприятии ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек, а именно, книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

Порядок ведения трудовых книжек

В функции отдела кадров предприятия входит ведение трудовых книжек. Это важная составная часть работы кадровых служб, так как трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности рабочих и служащих.

На основании трудовой книжки определяется общий трудовой стаж, от которого зависит назначение работнику государственной пенсии; стаж работы в производстве с тяжелыми и вредными условиями труда, дающими право на пенсию на льготных условиях и в льготных размерах; продолжительность непрерывного трудового стажа для исчисления размера пособий по государственному социальному страхованию; стаж деятельности по специальности, определяющий в установленных случаях величину

должности оклада и т.п. Из трудовой книжки видно, как человек относится к порученной работе, его поощрения квалификационный рост, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения.

Все это требует от работников по карам точного и неуклонного осуществления порядка ведения трудовых книжек.

Настоящими нормативными актами предусмотрено, что ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдачи трудовых книжек возложена на руководителя предприятия, который в свою очередь должен приказом назначить специально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное ведение этих функций. Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного наказания, а в предусмотренных законом случаях — и иных мер воздействия.

Порядок выдачи трудовых книжек

Трудовые книжки на предприятии как бланки строгой отчетности. Поэтому они выдаются на руки рабочим и служащим лишь при увольнении. Если в отдельных случаях работник обязан представить в ту или иную организацию сведения о месте работы, трудовом стаже и т.д. (например, о стаже работы при подаче заявления о приеме на учебу в высшее учебное заведение), то работнику по его просьбе выдается выписка из трудовой 0нижки. Выписка заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью и печатью предприятия или отдела кадров. В таком же порядке может быть выдана выписка из трудовой книжки, и по каким либо другим причинам.

При увольнении рабочих и служащих все записки о работе, награждениях и поощрениях, сделанные в трудовой книжке (вкладыше) на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя (заместителя руководителя, начальника отдела кадров) и печатью предприятия (отдела кадров). При ведении записей на русском языке и языке республики заверяются оба текста.

Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения с росписью в личной карточке (форма Т-2) и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладыша к ним. Если же работник отсутствует в этот день на работе, то следует направить ему почтовое уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Переслать ее почтой (ценным письмом) можно только с согласия работника. На практике пересылка книжки возможна и по другому адресу, указанному трудящимся.

Трудовая книжка умершего работника выдается под расписку его ближайшим родственникам (мужу, жене, родителям, детям) или по их просьбе высылается по почте.

Не полученные при увольнении рабочими и служащими трудовые книжки отдельно хранятся в отделе кадров от остальных в течение двух лет, после чего передаются в предприятия на 50-летнее хранение.

На практике иногда предприятие задерживает выдачу трудовой книжки уволенному работнику по каким-либо причинам (не сдача материальных ценностей, за должность по подотчетным суммам и т.п.). Такие действия являются незаконными. При задержке выдаче трудовой книжке по вине администрации работнику должен быть выплачен средний заработок за все время вынужденного прогула.

Если же работник отказался от получения трудовой книжки, несмотря на уведомление, не явился за ней и не выразил согласие на пересылку по почте (а также в других случаях, когда отсутствует вина администрации), то его требования, о выплате среднего заработка за время задержки не подлежат удовлетворению.

Дубликат трудовой книжке

Иногда после увольнения с предприятия и получении трудовой книжки работник теряет ее. В этом случае он должен немедленно заявить о потере трудовой книжки по последнему месту работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления работнику выдается новая трудовая книжка с надписью в правом верхнем углу «Дубликат». То же самое делается и при потере вкладыша.

Законодательством не предусмотрено документальное подтверждение работником факта потери трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки (вкладыша) заполняется по общим правилам. В разделе «Сведения о работе, «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» вносятся в хронологическом порядке все записи, относящиеся к последнему месту работы, со ссылками на соответствующие приказы (распоряжения). Эти записи заверяются подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печатью предприятия (отдела кадров).

В дубликате по возможности должны быть восстановлены и записи, имевшиеся в утерянной трудовой книжке. Если у работника сохранились какие-либо документы, подтверждающие прежнюю деятельность, то в графе 3 пишется: «Общий стаж работы до поступления на такое-то предприятие составляет столько-то лет, месяцев, дней (по документам) и столько-то лет, месяцев, дней со (слов)».

Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек не предусмотрено, но на практике допускается по просьбе работника внесение в дубликат такой записи: « Общий трудовой стаж до поступления на такое-то предприятие составляет столько-то лет, месяцев, дней (по документам) и столько-то лет, месяцев (со слов)».

После того или иного варианта записи общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, расшифровывается по отдельным

периодам. Порядок записи таков: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 — наименование предприятия, цеха (отдела), где трудился рабочий или служащий, его должность и работа. Если из представленных документов видно, что лицо переводилось в том же предприятии на другую работу, то об этом стаже делается соответствующая запись.

Далее в графе 2 пишется дата увольнения, в графе 3 — его основание, в графе 4 — наименование, дата и номер документа, откуда взяты сведения. Сам документ возвращается его владельцу. При этом в дубликат записываются только те сведения о прежней работе, которые содержатся в документе.

В суммированном стаже работы не указываются периоды, подлежащие занесению в трудовую книжку отдельной строкой, а также сведения о времени: пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах (дата зачисления — дата увольнения со службы), обучения и совпартшколах и на рабфаках. Все сведения об этом дубликате записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов.

Дубликат трудовой книжки (вкладыша) также выдается работнику, если подлинник пришел в негодность (обгорел, изорван, замазан и т.п.). На первой странице книжки делается надпись: «В замен выдан дубликат», а сама книжка возвращается владельцу и при необходимости может служить подтверждением трудового стажа.

При выдачи дубликата трудовой книжки работник делает соответствующую роспись.

Учет трудовых книжек

Вкадровом подразделении предприятия должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладыша к ним. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши (с указанием серии и номера), выданные вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается об этом в данной Книге.

Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся в бухгалтерии предприятия, регистрируются в специальной приходно-расходной книги и выдаются работникам отдела кадров по заявке с ежемесячным отчетом об их расходовании.

Личная карточка формы Т-2

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2. Т-2 включает:

2) Год рождения, месяц, число.

3) Место рождения.

4) Образование (институт такой-то, высшее, закончил в. году, вид

5) Специальность по диплому.

6) Квалификация по диплому.

7) Основная профессия.

8) Общий стаж работы.

9) Непрерывный стаж.

10) Последнее место работы.

11) Семейное положение.

12) Паспортные данные.

13) Домашний адрес.

Вторая частьличной карточки содержит сведения о воинском учете:

2) Состав, воинское звание.

Третья частьличной карточки (оборотная сторона) содержит сведения о назначениях и перемещениях, фиксируется время отпуска.

Личная карточка заполняется сотрудниками отделами кадров после подписания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении карточки используются личные документы работника: паспорт, трудовая книжка, диплом об образовании, дипломы и аттестаты о присвоении учетных степеней и званий, военный билет, свидетельство о браке, приказ (распоряжение) о приеме на работу и т.д.

В карточку записываются общепринятый ответ на вопрос и его трудовое значение согласно классификатору.

Личные дела

представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о
работнике.

В состав личного дела входят следующие документы:

— внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

— анкета или личный листок по учету кадров;

— копии документов об образовании;

— копии документов об утверждении должности;

— копии приказов о назначении, увольнении;

— дополнительные сведения (справки).

12 Лицевой счет по заработной плате

Этот документ включает в себя:

— Табельный номер, например 308;

— номер подразделения или отдела, например 470;

— должность, например инженер 1 категории;

— в графе начисленоставят оплату по окладу, оплату сверхурочных
часов, ночных часов, если они есть, надбавку за выслугу лет, премия, и
прочие надбавки, которые предусмотрены и регламентированы
предприятием;

— в графе удержаностоят все удержания, профсоюзные взносы,
удержание на медицинское страхование;

— в графе выплаченостоит итоговая зарплата, которая выдается на
руки работнику за отработанный месяц.

1. Какие документы зарождаются на верхнем уровне управления?

2. Какие документы зарождаются на нижнем уровне управления?

3. К какой группе документов относятся приказы?

4. К какой группе документов относятся положения?

5. Кем разрабатывается должностная инструкция?

6. Кем визируется должностная инструкция?

7. Кем утверждается должностная инструкция?

8. Назовите обязательный состав реквизитов внутренних документов.

9. Из каких частей состоит текст приказа?

10. С чего начинается распорядительная часть приказа?

Тема V. Подготовка дел к архивному хранению. Экспертиза ценности документов.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка.

С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться первым архивистом. ем системы государственных учреждений — приказов система хранения документов, их учёта и использования значительно усовершенствовалась. 16 июля 1712 г. — особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении XVIII — XIX вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации — архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию « Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г. ,« О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».

После распада СССР участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении бывших архивов СССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов. Документы предприятий, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Для хранения дел в крупных учреждениях, организациях, на предприятиях существуют ведомственные архивы, которые в своей работе руководствуются « Положением об архивном фонде РФ», «Основными правилами работы ведомственных архивов», а также Типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовыми положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для предприятия. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение — ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами

предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т. д.

Предприятие может сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях : прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

II. Подготовка документов к хранению.

Сроки хранения документов подразделяются на три градации.

Временного хранения – до 10 лет

Длительного хранения – более 10 лет

И постоянного хранения.

Соответственно, документы временного хранения хранятся в структурных подразделениях предприятия, документы длительного хранения передаются в ведомственный архивы предприятия, а документы постоянного хранения передаются в государственные архивы.

Вопросы для проверки остаточных знаний.

1. Основные документы управления.

2. Реквизиты управленческих документов, правила их оформления.

3. Организационно-распорядительные документы, их составление и оформление.

4. Текущее хранение дел.

5. Передача документов на архивное хранение.

6. Справочно-информационные документы, их составление и оформление.

1. Какие вы знаете сроки хранения документов?

2. Где хранятся документы «временного хранения»?

3. Где хранятся документы «длительного хранения»?

4. Где хранятся документы «постоянного хранения»?

5. В каком документе закреплены сроки хранения документов?

6. Кто утверждает номенклатуру дел?

1. Делопроизводство – основа технологии управления.

2. Понятие «документационное обеспечение управления».

3. Отличие понятия ДОУ от понятия делопроизводства.

4. Определение понятия «документооборота», общие принципы и методические основы организации документооборота.

5. Структура и общая характеристика документопотоков.

6. Регистрация как составная часть технологии ДОУ.

7. Формирование и хранение дел в делопроизводстве.

8. Определение понятия номенклатуры дел.

9. Хранение документов в структурных подразделениях организации.

10. Подготовка и передача дел в ведомственный архив.

11. Служба ДОУ – функции и структура, права и ответственность.

12. Этапы прохождения и исполнения исходящих и внутренних документов.

13. Что такое регистрация документов? Какие задачи решаются в делопроизводстве с помощью этой операции?

14. Какие документы подлежат регистрации?

15. Каков обязательный состав реквизитов при регистрации?

16. В чем основной принцип регистрации?

17. Каковы основные правила индексации документов?

18. Охарактеризуйте применение различных видов номенклатуры дел.

19. Перечислите требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре.

20. Как образуется индекс дела в номенклатуре?

21. Классификация документов.

22. Информационные связи (блок-схема).

23. Какие документы входят в группу ОРД?

24. Организация работы с документами (блок-схема).

25. Что обеспечивает выполнение единых правил оформления документов, чему они должны соответствовать?

26. Реквизит. Расположение и размер реквизитов.

27. Организация документации.

28. Распорядительные документы.

Последнее изменение этой страницы: 2016-04-08; Нарушение авторского права страницы

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит