Ведение журнала приказов по личному составу, журнал регистрации приказов личному составу образец

Содержание
  1. Ведение журнала приказов по личному составу
  2. Оформление журнала регистрации приказов по личному составу
  3. Журнал регистрации приказов по личному составу образец
  4. Книга регистрации приказов по личному составу
  5. Приказы по личному составу
  6. Особенности ведения книги приказов
  7. Основные требования к ведению книги приказов
  8. Журнал регистрации приказов по личному составу
  9. Порядок оформления регистрационного журнала для приказов по личному составу
  10. Журнал регистрации приказов по личному составу - образец
  11. Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?
  12. Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу
  13. Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа
  14. Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?
  15. Итоги

Ведение журнала приказов по личному составу

Организации для грамотного учета документации применяют регистрационные книги, каждый из которых предназначается для учета определенного вида документов. Для некоторых журналов предусматривается российским законодательством типовая или рекомендованная форма, но некоторые могут быть разработаны организации самостоятельно при их желании. В отношении приказов по личному составу унифицированного формата нет, поэтому разрабатывать его нужно самостоятельно.

Например, книга учета трудовых книжек является обязательной к заполнению, так же как и журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а. Для распорядительных документов законом не предусмотрены типовые формы журнала, более того их ведение не является обязательным для организации. Тем не менее, многие предприятия подготавливают для себя удобный бланк регистрационного сводного документа самостоятельно.

Грамотная организация учета и регистрации документов позволяет в кратчайшие сроки находить информацию по любому документу. Кроме того, регистрационные записи не позволят потеряться ни одному документу.

Для приказов обычно формируют два журнала — по личному составу и по основной деятельности.

К приказам по личному составу можно отнести — о приеме на работу, увольнении, представлении отпуска, дисциплинарных взысканиях, поощрениях, переводах и иные.

Другие образцы журналов регистрации:

Оформление журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации оформляют в виде таблицы, назначается ответственное лицо, которое будет отвечать за ведение записей. Каждый сформированный и утвержденный приказ должен находить отражение в регистрационной книге, в момент регистрации ему присваивается номер и проставляется на бланке приказа.

Бланк журнала для регистрации распорядительных документов по личному составу может включать графы следующего характера:

  • порядковый номер строки;
  • номер приказа, присвоенный при регистрации — может содержать цифровые значения и буквенные для удобства;
  • дата формирования;
  • краткое содержание документа — о чем он;
  • кем подписан приказ;
  • кто назначен исполнителем распоряжений;
  • список лиц для ознакомления с приказом по личному составу;
  • куда передан;
  • подпись лица, сделавшего запись в журнале;
  • отметка об исполнении и передачи в дело.

Образец 2017

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать 2017 — excel.

Журнал регистрации приказов по личному составу образец

Бесконечное множество приказов по личному составу может быть издано руководством учреждения. Их надлежащее хранение, структурирование, архивация, и исполнение должны обеспечиваться сотрудниками компании. Для правильного функционирования отраслей, и целенаправленного действия приказов по личному составу, существуют отделы делопроизводства, производящие большой объем деятельности. Образец рассматриваемого документа можно скачать бесплатно по прямой ссылке без каких-либо ограничений.

Оформление журнала регистрации приказов не займет много времени у специалиста делопроизводственного отдела. Для структурирования направления достаточно взять большую картонную папку, нанести на нее крупными буквами фразу: «Журнал регистрации приказов по личному составу», и дело сделано. Свободная форма заполнения журнала распоряжений по личному составу означает, что каждое предприятие на свое усмотрение оформляет локальные листы учета. Параметры и технические данные определяются во время заполнения пунктов.

Обязательные пункты журнала регистрации приказов по личному составу

  • Титл, временные рамки, дополнительная информация;
  • Далее, в виде таблицы или пунктами, фиксируются необходимые сведения;
  • Дата оформления и регистрации, сроки действия, направление;
  • ФИО сотрудников для ознакомления;
  • Примечания, заявления, иные компоненты;
  • Подписи уполномоченных лиц, расшифровки печати.

Журнал регистрации распорядительных актов может прошиваться, нумероваться и скрепляться печатью и подписью руководства организации. В содержании журнала регистрации обязательно должна быть виза составителя, дата, номер, и другие конкретизирующие данные. Заполненный документ хранится в отделе кадров, делопроизводства, архиве, или ином структурном подразделении долгие годы. Спустя некоторое время может возникнуть необходимость проверить наличие того или иного распорядительного акта руководства по личному составу.

Книга регистрации приказов по личному составу

Все организации должны работать с личным составом и вести учёт всех приказов. Приказы необходимо обязательно фиксировать отдельно от другой документации, чтобы в любой момент можно было найти нужную информацию. Для этого ведётся специальная книга регистрации приказов по личному составу, образец которой мы рассмотрим в данной статье. Она заполняется определённым образом и ведётся строго с учётом всех правил законодательства Российской Федерации.

Порядок учёта определяется постановлением Росархива, вышедшего в 2000 году, 6 сентября. Статья 358 назначает порядок ведения документации, затрагивающей распоряжения по персоналу. Отсутствие такой книги является нарушением правил, установленных трудовым законодательством.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

+7 (499) 450-39-61
Это быстро и бесплатно !

Приказы по личному составу

Если организация имеет многочисленный штат сотрудников, то возникают различные сложности с учётом персонала, так как он имеет такое же значение, как бухгалтерский и управленческий. При этом все три разновидности учёта деятельности должны быть отделены друг от друга. Более того, учёт личного состава вообще должен выводиться за рамки обычной деятельности организации. Таким образом, руководителям следует правильно заполнять приказы по личному составу.

Внутреннее делопроизводство и порядок ведения различных документов определяется внутренними локальными актами. Часто возникает вопрос какие приказы производятся по личному составу. В первую очередь, это приказы, направленные на регулирование деятельности конкретных лиц, которые работают в организации.

Выделяют несколько разновидностей подобных приказов по персоналу:

  • организационные;
  • зарплатные и стимулирующие;
  • регламентные;
  • дисциплинарные;
  • технические.

Если говорить конкретно, то это будут приказы об увольнении и приёме на работу, об установлении окладов и премий, о направлении в командировку, о наказаниях и поощрениях. Помимо этого в книгу вносятся также приказы технического характера, вносящие поправки или различного рода корректировки. Для удобства можно скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу для быстрого и точного заполнения. Бланк доступен по этой ссылке.

Обратите внимание: все категории вышеперечисленных приказов объединяются одним общим признаком – они касаются работников в штате в том или ином виде. Сюда относится весь штат сотрудников вне зависимости от их должности и статуса в структуре.

Особенности ведения книги приказов

В каждом структурном подразделении назначается сотрудник, в обязанности которого входит ведение соответствующего журнала с постановлениями для персонала. Он составляет дела, подшивает документы, заполняет все графы документов в соответствии с установленными порядками. Ему необходимо обрабатывать тексты самих приказов, чтобы правильно составить документы.

Согласно действующему законодательству форма книги распоряжений по сотрудникам не унифицирована, т.е. в законе не прописаны точные бланки или виды. Нормативный порядок заполнения и ведения учёта может отличаться у разных организаций. Фактически каждая компания для кадрового делопроизводства выбирает собственную форму.

Тем не менее, существуют конкретные правила, которые необходимо учитывать. У организации должна быть книга приказов по личному составу, образец заполнения которой можно скачать здесь, все обязательно должно быть правильно прошнуровано, приказы распределить по номерам и согласно их хронологическому порядку – всё это должно соответствовать действующим правилам.

При заполнении необходимо указать определённые реквизиты и виды приказов:

  • точное название организации на лицевой стороне в верхней части;
  • дата создания журнала;
  • дата окончания ведения конкретной книги (если она заканчивается);
  • регистрационный номер или индекс;
  • информация об ответственном работнике, занимающимся заполнением.

Обратите внимание: со временем количество таких книг в любой организации накапливается, поэтому важно точно указывать даты начала и окончания ведения журнала, а также должен присваиваться регистрационный номер. Это позволяет при необходимости легко и быстро найти нужный приказ по личному составу.

Основные требования к ведению книги приказов

Основное требование – это правильное оформление документов и самого журнала. За это должен отвечать квалифицированный сотрудник, имеющий соответствующий опыт и разрешение от руководителя. Помимо даты особое внимание уделяется индексу по номенклатуре, позволяющий быстро найти в архиве нужное распоряжение. Нумерация приказов по личному составу осуществляется в хронологическом порядке, и данное правило распространяется на все организации.

Важно отметить, что вся документация строго защищается от любых изменений. Нельзя исправлять сделанные ранее записи с помощью корректирующих средств. Если возникает необходимость исправить неверную запись в документе, то она должна зачёркиваться тонкой линией, чтобы можно было заметить как исправленный, так и предыдущий вариант.

Правила заполнения книги

Существует ряд правил, регламентирующих методику заполнения книги приказов по личному составу:

  • в приказе записывается фамилия работника и инициалы его имени и отчества, за исключением тех случаев, когда в штате имеются однофамильцы;
  • номера распоряжений и реквизиты присваиваются по установленному для конкретной организации шаблону, а номера записей обычно идут сплошной нумерацией;
  • при проставлении дат используется стандартный вид «дд.мм.гггг»;
  • обязательно указывается тип действия, совершаемого в отношении работника (приём на работу, увольнение, поощрение);
  • обязательно указывается причина для принятия приказа (трудовой договор, заявление работника).

Большое внимание уделяется защите от неправомерных изменений, поэтому каждый лист не только нумеруется, но и заверяется печатью. Сам журнал в обязательном порядке прошнуровывается, чтобы нельзя было просто отделить листы. На шнуровке в самом конце проставляется специальная наклейка с обозначением отдела кадров или самой организации. Затем, проставляется подпись ответственного работника, подтверждающая правильность заполнения.

Хранение журнала приказов

Один из важнейших вопросов, определяющих правильное заполнение журнала – это сколько хранятся приказы по личному составу. Срок хранения также определяется законами РФ. Раньше он составлял 75 лет (распространяется для документов, составленных ранее 2003 года). Но в 2016 году вышли поправки к Федеральному закону, устанавливающие сокращённые сроки хранения – 50 лет.

Документам присваиваются определённые индексы:

  • «К» или «Л/С» – сроки хранения в настоящее время до 50 (пятидесяти) лет;
  • иные индексы – сохранение до 5 лет.

Обратите внимание: обычно к приказам, получающим категорию «временное хранение», относят командировочные или отпускные распоряжения.

Необходимо помнить, что все приказы должны группироваться определённым образом с учётом всех особенностей. В частности нельзя объединять вместе бумаги с разными сроками хранения. При формировании одного дела бумаги должны нумероваться в хронологическом порядке.

Если подвести итог, то распоряжения должны содержать развёрнутую и точную информацию о целях, задачах и видах конкретных документов. Порядок нумерации, хронология, регистрация и хранение определяют порядок формирования дел. Всё это должно отражаться в конкретных книгах для каждой компании.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Журнал регистрации приказов по личному составу

Постановление Росархива четко разграничило от прочих документов учет кадровых приказов, тем самым обязав вести каждое предприятие отдельный регистрационный журнал приказов, касающихся личного состава. Порядок ведения такого делопроизводства определяется исключительно внутренними актами предприятия.

При этом приказы по основной деятельности регистрируются в отдельном журнале произвольной формы, например, такой.

Законодательством не предусмотрен типовой бланк журнала регистрации приказов по личному составу. Поэтому каждая организация вправе разработать удобный для себя документ. В него вносятся стандартные данные: номер приказа, его вид и дата, данные работника, основание для его приема на работу, данные и должность ответственного за документ, подписи кадровика и работника и примечания, если имеются.

Скачать образец журнала регистрации приказов можно по ссылке ниже.

Другие образцы регистрационных журналов:

Порядок оформления регистрационного журнала для приказов по личному составу

Целесообразно разграничить такой журнал по группам (командировки, аттестации, переводы). Для регистрации приказов рекомендуется применять индексированный метод, что значительно облегчает поиск и дальнейшее регулирование, особенно на предприятиях с огромным потоком персонала.

Книга регистрации приказов должна быть в твердой обложке, на которой должно быть указано наименование документа с указанием кодового индекса (только типографским методом). Титульный лист журнала регистрации обязательно содержит информацию:

  • название документа,
  • даты начала и окончания журнала,
  • полное наименование предприятия без реквизитов.

На первой странице журнала отображается перечень всех сотрудников, которые могут быть ответственными за ведение такой книги, и информация о них:

  • подразделение,
  • должность,
  • фамилия,
  • их подпись,
  • информация по приказу об их назначении и период времени, в котором каждое конкретное лицо будет ответственно (график).

Страницы журнала регистрации приказов по личному составу обязательно должны быть пронумерованы с первого листа. Индекс указывается здесь обязательно. Затем вся книга пломбируется печатью и подписью на последней странице, с указанием общего количества листов журнала. Тут же указывается дата окончания журнала, основание закрытия и данные о распорядителе.

Регистрация сотрудников должна вестись с соблюдением строгих требований, так как такие приказы юридически значимы.

  • Никаких помарок и сокращений быть не должно;
  • Разрешается вносить только инициалы имени и отчества (если однофамильцы, то сокращенные имена);
  • Номера должны идти сплошной нумерацией по ранее принятому предприятием шаблону;
  • Формат даты: день.месяц.год;
  • В специальной графе указывается вид приказа
  • В графе «основание» указывается: заявление сотрудника, договор, трудовое соглашение.

По окончании действия книги, она передается в архив, где должна храниться не менее 75 лет.

Скачать пример оформления

Журнал регистрации приказов по личному составу образец — скачать.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  • о приеме сотрудника на работу;
  • увольнении сотрудника;
  • переводе сотрудника на другую должность;
  • совмещении сотрудника;
  • совместительстве сотрудника;
  • заработной плате;
  • командировке;
  • отпуске, декрете;
  • награждении;
  • изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

  • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
  • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
  • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи руководителя работодателя;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • титульным листом;
  • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

  • наименование работодателя;
  • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  • дата начала заполнения;
  • дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  • Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

  • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
  • дат, номеров утверждения приказов;
  • конкретных разновидностей приказов;
  • Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
  • документов, на основании которых издаются приказы.

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец».

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит