Рассылка новостей журнала «Заработная плата», счетная ошибка выплате заработной платы

Содержание
  1. Рассылка новостей журнала
  2. № 5, май 2013
  3. Рубрики в номере
  4. Алгоритм действий при обнаружении счетной ошибки при выплате заработной платы
  5. Последствия счетной ошибки при расчете заработной платы
  6. Счетная ошибка при расчете зарплаты
  7. Что это такое?
  8. Какими нормами закона регулируется?
  9. Как определить?
  10. Что сюда не относится?
  11. Если ошибка при начислении заработной платы — счетная
  12. Понятие и последствия счетной ошибки при начислении заработной платы
  13. Больше о понятии
  14. Арифметические неточности
  15. Техническая оплошность
  16. Способы доказывания
  17. Удержание средств
  18. Документальное закрепление
  19. Налогообложение
  20. Счетные ошибки при начислении заработной платы
  21. Почему важно правильно определить вид ошибки
  22. Как правильно ликвидировать последствия счетной ошибки
  23. Как исключить счетные ошибки

Рассылка новостей журнала

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.

Подписка на журнал

№ 5, май 2013

Другие
наши издания

Рубрики в номере

Алгоритм действий при обнаружении счетной ошибки при выплате заработной платы

Рубрика «К вам пришла проверка»

В.Э. САМОСЕЙКО, юрист.

Работники бухгалтерии при расчете и начислении заработной платы работникам зачастую допускают ошибки как в связи с изменением норм законодательства, так и из-за собственных неверных действий.

Конкретного определения счетной ошибки законодательством не дано. В отдельных нормативных правовых актах понятия «счетная ошибка» и «арифметическая ошибка» используются в качестве синонимов (например, п. 14 Положения о порядке назначения и выплаты государственных пособий семьям, воспитывающим детей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 марта 2008 г. № 490 (с изменениями и дополнениями)). Однако в целом на практике считается, что счетная ошибка — это техническая ошибка, т. е. описка, опечатка, пропуск или повторный ввод данных, арифметическая ошибка при подведении итогов, неточное округление (п. 3 Инструкции о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29 июня 2005 г. № 83, Разъяснение Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 3 ноября 2009 г. № 02-43/2409 «О взыскании с работника излишне выплаченной суммы заработной платы»).

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Заработная плата» № 5 (89), май 2013 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Последствия счетной ошибки при расчете заработной платы

«Финансовая газета. Региональный выпуск», 2008, N 49

Счетные ошибки при начислении и выплате заработной платы случаются достаточно часто. Нередко при их исправлении допускается нарушение прав работников.

Законодательство не содержит определения счетной ошибки. В юридической литературе ее предлагается определять как ошибку в арифметических действиях при расчете подлежащих выплате сумм. Вместе с тем в математике арифметическая ошибка является только одной из разновидностей счетной ошибки, которая включает любое ошибочное применение математических правил и формул, включая правила математической логики и порядок выполнения расчетов. Разновидностью счетной ошибки является, например, двукратное начисление заработной платы за один и тот же период.

В случае допущения счетной ошибки возникает неосновательное обогащение, за исключением случаев, когда счетная ошибка выявлена и исправлена до момента выплаты заработной платы работникам. Под неосновательным обогащением согласно ст. 1102 ГК РФ понимается приобретение или сбережение лицом имущества без установленных законом, иными правовыми актами или сделкой оснований за счет другого лица (потерпевшего).

В случае недоплаты работнику заработной платы неосновательное обогащение возникает у работодателя. Данная сумма должна быть возвращена сразу же после обнаружения ошибки. Как правило, она возвращается работнику при ближайшей выдаче заработной платы. При задержке выплаты работодатель может быть привлечен к материальной ответственности на основании ст. 236 ТК РФ. Причем тот факт, что задержана не вся заработная плата, а ее часть, не имеет значения.

Ответственность работодателя заключается в выплате помимо суммы недоплаты также процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно, а в определенных случаях и в компенсации работнику морального вреда. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договором.

В случае переплаты заработной платы работнику неосновательное обогащение возникает у него, и он обязан вернуть излишне выплаченные денежные средства. Удержание может происходить в добровольном или в судебном порядке.

При отсутствии спора с работником по поводу оснований и размеров удержаний они производятся из заработной платы на основании распоряжения работодателя в соответствии со ст. 137 ТК РФ при условии, что распоряжение сделано в течение месяца со дня выплаты неправильно исчисленных сумм. При этом целесообразно получить письменное согласие работника на удержание. Если работнику выплачен аванс, удержание следует осуществлять при окончательном расчете за месяц. Если заработная плата работнику за месяц уже выплачена, удержание производится из заработной платы за будущий период.

В случае пропуска работодателем месячного срока, а также при возникновении спора о праве излишне выплаченные работнику суммы могут быть взысканы на основании решения суда. Для взыскания соответствующих сумм работодателю необходимо доказать, что допущена именно счетная ошибка. В качестве доказательств используются как письменные документы, так и свидетельские показания, возможно даже назначение судебно-бухгалтерской экспертизы.

Следует обратить внимание, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы.

Удержания из заработной платы работника могут производиться и для возврата других сумм (приравненных к заработной плате платежей, а в отдельных ситуациях пенсий, пособий, стипендий, возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, и иных денежных сумм, предоставленных работнику работодателем в качестве средства к существованию), излишне выплаченных работнику в случае счетных ошибок.

Имеются определенные особенности при исправлении счетной ошибки в отношении уволившегося сотрудника. Дело в том, что работодатель имеет право удерживать средства именно из заработной платы работников (ст. 137 ТК РФ). В рассматриваемой ситуации уволившийся работник ее уже не получает. Поэтому в данном случае возможно взыскание денежных средств только в судебном порядке. Кроме того, уволившийся работник на момент рассмотрения дела может не иметь новой работы и, следовательно, заработной платы, из которой необходимо производить удержание. Однако, поскольку неосновательное обогащение работника имело место, его необходимо взыскивать в порядке и на условиях, предусмотренных гражданским законодательством.

На практике в ходе исправления допущенных при начислении заработной платы ошибок порой допускается нарушение положений законодательства. В частности, признают счетными ошибки, связанные с неправильным применением закона. Между тем излишние выплаты работнику в связи с неправильным применением законодательства об оплате труда, коллективного договора, соглашения или трудового договора не связаны с нарушением порядка совершения математических расчетов. Например, если работнику была начислена заработная плата по более высокому тарифному разряду или должностной ставке, не было применено содержащееся в законе ограничение, это не является результатом счетной ошибки. В таком случае на основании ст. 137 ТК РФ и ст. 1109 ГК РФ возникшее у работника неосновательное обогащение не подлежит возврату, поскольку указанные денежные суммы предоставлены ему в качестве средства к существованию при отсутствии с его стороны недобросовестности. Ввиду целевого назначения таких платежей требование об их возврате было бы явно несправедливым по отношению к работникам, в том числе бывшим.

Счетная ошибка при расчете зарплаты

В процессе работы специалисты бухгалтерской службы выполняют множество математических вычислений, в ходе которых неизбежны ошибки или недочеты. В некоторых случаях подобные оплошности обозначают термином «счетные ошибки», и выполняют необходимые действия по их устранению.

Что это такое?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Арифметические ошибки, допущенные при определении бухгалтером размера заработной платы сотрудников организации, называются счетными ошибками.

Подобные недочеты возникают при выполнении с вычислительными ошибками элементарных математических операций (сложения, вычитания, умножения).

Какими нормами закона регулируется?

ТК РФ в ст.137 предусматривает возможность удержания из заработной платы работника излишне выплаченных ему ранее из-за наличия в расчетах ошибки сумм.

Однако в российском трудовом кодексе не дается четкого определения понятия счетной ошибки.

Этот термин рассматривается:

Как определить?

Чтобы понять, является ли ошибка при расчете зарплаты счетной необходимо выяснить в результате чего она возникла.

Счетные ошибки возникают в ходе неверного выполнения математических действий или сбоя при расчете в компьютерной программе. В остальных случаях ошибка счетной не признается.

Что сюда не относится?

Ошибка бухгалтера не признается счетной, если:

  • он повторно произвел перечисление какой-либо выплаты работнику;
  • при расчете зарплаты им не было учтено время неоплачиваемого отдыха работника;
  • из оплаты труда работника была вычтена большая сумма подоходного налога, чем требуется;
  • была ошибочно выплачена премия или надбавка без соответствующего распоряжения руководства.

Таким образом, несчетная ошибка возникает при неправильном применении работодателем норм законодательства или локальных правил, принятых в организации, а также при двойном начислении.

Выделяются также технические ошибки, связанные с неверным вводом данных.

Ошибка бухгалтера по решению суда может быть признана технической, а не счетной, если она возникла из-за низкой квалификации или небрежности работника бухгалтерии.

Если ошибка при начислении заработной платы — счетная

Если при обнаружении вычислительной ошибки при начислении зарплаты было обнаружено, что работник получил меньшую сумму денежных средств, чем заработал, необходимо провести доначисление оставшихся средств.

При перечислении суммы больше положенной, производится, с согласия работника, ее удержание.

Должен ли работник вернуть?

По нормам второй части 137 статьи Трудового Кодекса излишне выплаченную сотруднику сумму необходимо с него удержать.

Порядок действий

При обнаружении счетной ошибки и перечисления кому-то из работников излишка денежных средств оформляется соответствующий акт об обнаружении ошибки.

Переплата денег работнику в результате счетной ошибки при начислении заработной платы должна быть удержана с него в течение одного календарного месяца после выплаты.

Но до этого необходимо получить согласие работника на удержание, а затем издать соответствующее распоряжение. Если согласие не получено, работодатель при наличии соответствующих доказательств излишней в результате счетной ошибки выплаты, может обратиться в суд.

Высчитывать ли алименты с 13 зарплаты? Узнайте тут.

Условия удержания средств

Удержание с сотрудника работодателем может быть произведено в случае, когда работник согласен с основанием для вычета средств и размером данной суммы, а также с самой возможностью удержания излишне выплаченных средств.

Максимальный размер возможного удержания из зарплаты не может быть больше 20% от получаемой на руки сотруднику денежной суммы и представлен следующей формулой:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Понятие и последствия счетной ошибки при начислении заработной платы

Счетная ошибка при начислении заработной платы – наиболее часто встречающееся нарушение, с которым сталкиваются работники и работодатели. Это связано с тем, что оперирование формулами начисления заработных плат производится бухгалтерами, и исключить человеческий фактор нельзя. Кроме того, нередки сбои в работе техники и системных программ. И поскольку от размера выплаченной зарплаты зависит не только справедливая оплата труда, но и размер налоговых отчислений, то законодатель предусмотрел несколько механизмов решения данной оплошности.

Больше о понятии

Согласно нормам действующего законодательства, оплошности при составлении документов на начисление заработных плат могут быть двух видов:

  • арифметические;
  • технические.

Определение того, какая была допущена ошибка, и будет влиять на необходимость ее возмещения сотрудником. Также нужно учитывать, что большинство вопросов, касающихся удержания из зарплат работников, рассматриваются в судебном порядке. А потому работодателю, заинтересованному в решении проблемы в свою пользу, следует максимально тщательно подойти к вопросам доказывания своей правоты.

Арифметические неточности

В нормативных актах России нет конкретного определения понятии, что такое счётная ошибка, но в бухгалтерской практике принято применять такое обозначение: это допущенная оплошность при совершении всякого рода арифметических действий с суммами заработных плат. В данном случае речь идет об элементарных математических действиях: умножение и деление, суммирование и вычитание.

Ошибка в расчете может быть сделана как в пользу работника, так и наоборот. Если выяснилось, что служащему была недоплачена сумма денежного обеспечения, то предприятие обязано с последующей выплатой зарплаты возместить удержанную сумму. Даже если данная ошибка будет установлена гораздо позже при оформлении документов на увольнение, фирма должна оплатить убытки. Гораздо сложнее обстоит ситуация, если допущенная оплошность стала причиной чрезмерной выплаты.

Важно! Счетная ошибка является законным основанием для удержания с дохода работника суммы превышения оплаты, если она была допущена вследствие неправильных арифметических расчетов.

Закон определяет, что работодатель может двумя законными способами удержать нужный объем денежных средств:

  • по письменному согласию самого служащего;
  • на основании соответствующего решения суда (этот способ может применяться как к трудоустроенным лицам, так и уже уволенным работникам).

Кроме того, необходимо обратить внимание на перечень особенностей, которые исключают допущенные оплошности из числа счетных ошибок и возможность удержания денежных средств из дохода работника. В частности:

  • случайное внесение неверных данных в бухгалтерскую программу расчета заработных плат;
  • если нарушение было допущено бухгалтером в силу его низкой квалификации или служебной небрежности;
  • нарушение в работе расчетной программы (исключение составляют случаи, когда специалист по обслуживанию компьютерной техники составит заключение, что действительно сбой в программе привел к сверхурочным выплатам);
  • технические ошибки.

Техническая оплошность

Допущение технических ошибок исключает всяческие варианты, по которым можно взыскать с работника сумму чрезмерной зарплаты. И суды, как показывает практика, зачастую отказывают в удовлетворении ходатайств работодателей, ссылаясь на эти причины. К ошибкам, в силу которых изъятие средств не производится, относят:

  • неверное введение исходных данных;
  • указание неправильных оснований расчета (зарплата, больничный, отпуск);
  • ошибочная выплата двух зарплат одновременно;
  • указание лишних льгот или неверных их процентов.

Способы доказывания

Суд, как правило, находится на стороне работника, а потому бухгалтеру и управлению предприятия нужно как следует подготовиться к доказыванию своей точки зрения в судебном заседании. Кроме этого, нужно подготовить такой пакет бумаг:

  • ходатайство руководителя предприятия с подробным описанием возникшей проблемы, а также указанием причин и размеров начислений сверх нормы;
  • объяснение ответственного работника за внесение данных в компьютерный учет (бухгалтер);
  • акт, который был составлен при выявлении финансовой неточности;
  • зарплатная ведомость с указанием сумм дохода работника за предыдущий месяц, когда была допущена оплошность, и следующий;
  • листы математических расчетов;
  • заключение ІТ-специалиста (когда счетная ошибка возникла при нарушении работы программ).

Удержание средств

Если работник добровольно предоставил соглашение на удержание со следующего размера зарплаты денежных средств, или же когда в судебном порядке было принято решение удовлетворить ходатайство работодателя, то только в этом случае сумма может быть удержана из очередной зарплаты. Кроме издержек по допущенным счетным ошибкам, с заработной платы работника могут быть дополнительно вычтены такие денежные средства:

  • алименты (на основании решения суда нужная сумма автоматически направляется на счет законного получателя денежных средств);
  • подоходный налог, а также налог в пенсионный фонд, которые автоматически направляются контролирующим бюджетным структурам;
  • ранее оплаченные суммы фирмой (например, отгул всех дней отпуска ранее окончания календарного года при оформлении расторжения трудового соглашения).

Документальное закрепление

При получении оснований возврата денежных средств в пользу фирмы бухгалтер предприятия должен надлежащим образом закрепить указанную процедуру в финансовых документах. В частности, для этого составляется форма № 0504833. Кроме того, порядок внесения информации о зачислении на счет компании будет зависеть от того, каким образом возмещены денежные средства, а также за какой период времени они насчитаны.

Если речь идет об изъятии суммы за действующий год, то с зарплаты сотрудника в следующем месяце будет автоматически снята нужная сумма денежных средств. Если же речь идет о погашении задолженности за прошедшие годы, то работник также может внести нужную разницу от дохода в кассу предприятия. Если речь идет об автоматическом вычете средств, то нужно учитывать отчисление НДФЛ. Когда же деньги поступают через кассу, то это считается доходом предприятия и подразумевает оплату налогов самой фирмой.

Налогообложение

Со всех видов доходов из работников удерживается подоходный налог, размер которого зависит от суммы заработной платы, поэтому допущенная счетная или техническая ошибка влечет за собой и нарушение в отчислении НДФЛ. Как происходит корректировка, зависит от того, в какую сторону допущена ошибка. Если речь идет о недостающей зарплате и, как результат, уплате меньшего налога, то в следующем месяце, когда работодателем будет выплачена большая сумма, и размер налогообложения будет пропорционально больше.

Если же оплошность допущена в пользу работника, и с его счета был снят больший размер налога, то, при необходимости возврата данных средств предприятию, работнику должны возместить сумму налоговых отчислений. Для этого следует направить в бухгалтерию соответствующее заявление. И, на основании заявления, в будущем месяце размер НДФЛ будет меньше.

Кроме возможных вариантов получения лишних отчислений от работника (личное согласие, судебное решение), можно дополнительно предусмотреть этот пункт в трудовом соглашении. Таким образом, подписание трудового договора является автоматическим согласием работника на изъятие чрезмерных выплат при их случайном начислении.

Счетные ошибки при начислении заработной платы

Руфина Хакимова
руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice

Человеческий фактор – не единственная причина счетных ошибок. Не менее часто возникают и технические. Свести к минимуму риск потерь позволяет передача расчета зарплаты на аутсорсинг.

Почему важно правильно определить вид ошибки

Ошибки в расчете заработной платы, называемые счетными, обычно обозначают следующие проблемы:

  • арифметические (например, бухгалтер рассчитывает зарплату в электронных таблицах Excel и не включает в формулу сложения одну из составляющих, влияющих на конечную сумму к выплате, например, доплату за разъездной характер работ);
  • опечатка при вводе данных (например, пропуск цифр или их неправильный набор).

Перечисленные и другие подобные ошибки – из тех, которые можно исправить, в том числе за счет перерасчета сумм к выплате (абз. 4 ч.2 ст. 137 ТК РФ).

Такие очевидные действия невозможны, если ошибка – несчетная. Фирма не сможет вернуть деньги, если работник получил больше из-за того, что расчетчик неправильно применил, например:

  • законодательство (указал при расчете отпускных более длительный период отдыха, тем самым завысив отпускные, всю сверхурочную работу рассчитал по двойному тарифу, хотя к первым двум часам нужно было применить полуторный (ст. 152 ТК РФ), в расчет среднего заработка вошла премия, начисленная после расчетного периода;
  • локальные акты компании (применена не установленная для работника надбавка к заработной плате; начислена премия без приказа от руководства компании);
  • получена выплата за однофамильца.

Если работник не изъявит желания вернуть лишнее – все «несчетные» переплаты нужно будет списать за счет чистой прибыли.

Как правильно ликвидировать последствия счетной ошибки

После идентификации ошибки, в результате которой сотруднику были перечислены лишние средства, как счетной необходимо:

  • письменно уведомить работника о допущенной счетной ошибке, в результате чего ему были выплачены излишние деньги и предложить либо сразу вернуть переплату, либо дать согласие на удержание из последующей зарплаты;
  • получить письменное согласие о наличии переплаты и возможности ее удержать непосредственно с самого работника.

Письменное согласие оформляют в произвольной форме. Например, так:

Впрочем, для подтверждения согласия достаточно, чтобы работник сделал собственноручную отметку на приказе об удержании. Текст может быть таким:

Внимание!

Согласие на удержание с работника и принятое на его основании решение об удержании могут быть оформлены только в том случае, если с момента совершения счетной ошибки прошло не более 1 месяца (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Размер удержания не безграничен: после удержания из зарплаты НДФЛ, максимум для удержания в пользу компании составляет всего лишь 20% (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Как исключить счетные ошибки

К сожалению, в отличие от снарядов, ошибки при расчете зарплаты могут попадать в одну воронку многократно.

Ошибки при расчете зарплаты – нонсенс, если компания передала расчет зарплаты на аутсорсинг. Такая компания в качестве основных бонусов получает:

  • Минимизацию рисков возникновения ошибок, благодаря экспертным знаниям специалистов и программным продуктам, настроенным в полном соответствии с требованиями законодательства, характерными для услуг аутсорсинга.
  • Снижение рисков возникновения оснований для применения санкций в рамках трудового (налогового) законодательства.
  • Высвобождение времени главного бухгалтера. Вместо контроля и непосредственного участия в расчете заработной платы, руководитель бухгалтерии получает возможность решать более глобальные и важные задачи.
  • Выгоды от экономии на зарплате расчетчика и взносах с нее, на организации рабочих мест расчетчикам, на платежах за программные продукты для проведения расчетов и сдачи отчётности.

Вот как, например, выстроен этот процесс в 1C-WiseAdvice.

Прежде всего мы автоматизировали все рутинные операции. Несмотря на то, что риск ошибки в расчете заработной платы исключен, безошибочность работы каждого нашего специалиста, каждого участка гарантирована системой контроля. Мы называем ее многоуровневым контролем, так как роли «подконтрольный – контролер» созданы на всех уровнях расчетного процесса:

  • расчетчик подконтролен главному бухгалтеру;
  • главбух подконтролен куратору;
  • куратор подконтролен аудиторам и методологам.

Помимо этого, ежедневный аудит качества учета осуществляет программа «Электронный аудитор», созданная нашими IT-специалистами на базе программного продукта 1С. Уникальность разработки заключается в ежедневной проверке всех баз клиентов по определенным алгоритмам контролей, поиска отклонений от стандартов учета.

При обнаружении подозрительной ситуации:

  • программа оперативно сигнализирует специалистам группы контроля качества о выявленных отклонениях;
  • указанные специалисты перепроверяют вручную эти данные, в случае выявления неточностей вносят исправления в расчеты.

В случае исключительной ситуации – ошибки бухгалтеров при расчете зарплаты – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности. Отметим, что программа страхования разработана специально для подобных случаев и гарантирует полную защиту интересов клиента.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит