Прием работника на постоянную работу, прием работу нового сотрудника оформляется

Содержание
  1. Прием работника на постоянную работу
  2. Заключение трудового договора
  3. Правила приема на работу и его документальное оформление
  4. Введение
  5. Какие документы входят в личное дело
  6. Знакомство работника с нормативными актами
  7. Составление договора
  8. Оформление трудового договора
  9. Оформление приказа и личной карточки
  10. Частные случаи
  11. Прием на работу нового сотрудника
  12. Документы, необходимые для приема на работу нового сотрудника
  13. Оформление документов для приема на работу нового сотрудника
  14. Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника
  15. Как правильно оформить прием на работу нового сотрудника

Прием работника на постоянную работу

Кадровая служба предприятия занимается отбором кандидатов на вакантную должность организации. Изначально работник направляет свое резюме работодателю, если кандидат интересен, то с ним проводится собеседование, кандидат заполняет анкету своими данными. В процессе собеседования проводится оценка личности кандидата, уровень его знаний, его профессиональные и деловые качества, навыки и умения, которыми он обладает. Если человек подходит на вакантную должность, его нужно принять в штат организации. Как это делается правильно? Какие документы оформляются при приеме на работу?

Для определенных категорий работников необходимым является прохождение медицинского осмотра. Сделать это нужно до того, как работник будет трудоустроен в компанию, для приема на работу такой сотрудник должен наряду с другими документами предоставить медицинскую справку о состоянии здоровья.

Медосмотр не является обязательным для всех категорий работников. Кто должен проходить медосмотр?

Какие документы должен предъявить новый сотрудник для приема на работу?

Для того чтобы кадровый специалист смог принять работника в штат организации, ему нужно получить ряд документов от него.

Какие документы нужны для приема на работу:

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
  • документы об образовании (как основном, так и дополнительном);
  • военный билет (для военнообязанных);
  • трудовая книжка (если человек впервые устраивается на работу, то работодатель обязан ему выдать трудовую книжку за определенную плату);
  • медицинская справка, полученная после прохождения медосмотра (при необходимости);
  • медицинская книжка (для ряда профессий);
  • ИНН;
  • СНИЛС.

На основании этих документов работник кадровой службы сможет правильно оформить все необходимые документы, связанные с приемом нового сотрудника в организацию.

Все эти документ не потребуются в том случае, если работник является внештатным, как принять на работу внештатного сотрудника?

Заключение трудового договора

Следующим шагом при приеме на работу будет оформление трудового договора с новым сотрудником. Договор составляется в двух экземплярах между работником и работодателем. Договор устанавливает обязанности для каждой стороны, права и ответственность. Определяет место работы, условия и режим работы и отдыха.

Трудовой договор может быть заключен на определенный срок (срочный) или иметь бессрочный характер. Если договор срочный, то должен быть указан срок окончания его действия (конкретная дата, наступление определенного события, выполнение определенного объема работ). Если срок окончания действия трудового договора не указан, то считается, что он заключен на неопределенный срок.

Содержание трудового договора с каждым отдельным сотрудником может несколько меняться в зависимости от должности.

Трудовой договор подписывается каждой из сторон, один экземпляр передается работнику, который должен его бережно хранить, ведь именно этот документ поможет для решения возможных конфликтов и проблем в трудовой деятельности.

Скачать образцы трудового договора можно в этом разделе.

Заключение договора о полной материальной ответственности

Если должность работника предполагает общение с материальными, товарными, денежными ценностями, то с ним следует заключить договор о полной материальной ответственности.

Работодателю следует обезопасить себя от возможного хищения и нанесения материального ущерба со стороны работника. Договор о полной материальной ответственности позволит работодателю требовать с работника возмещения нанесенного материального ущерба в полном объеме. Если данный договор не заключить, то взыскать с работника можно только ущерб, не превышающий его среднего месячного заработка.

Не следует заключать договор о полной ответственности со всеми работниками. Законодательство устанавливает перечень должностей и профессий, с которых возможно требовать полное возмещение ущерба.

В договоре должно быть отражено, за что может наступить полная материальная ответственность работника, а также определено, как именно будет рассчитывать ущерб и как он будет возмещаться.

Данный тип договора также подписывается в двух экземплярах и прикладывается к трудовому договору в качестве дополнения.

Заключение договора о неразглашении коммерческой тайны

Данный договор следует заключать в случае, если работнику предстоит работать с конфиденциальной информацией, составляющей коммерческую тайну организации.

Данное соглашение также составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. В условиях этого соглашения определяется, какая именно информация признается коммерческой тайной и не подлежит разглашению.

Заявление о приеме на работу

Далее с работника следует потребовать написать заявление на прием на работу. На самом деле, данное заявление — это не обязательный документ, но, тем не менее, работодатель может попросить его написать в случае, если это установлено на предприятии.

Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя организации, его образец можно скачать по этой ссылке.

Приказ о приеме на работу

На основании полученного заявления от работника, а также заключенного трудового договора составляется приказ о приеме на работу. Для оформления может быть использована типовая форма Т-1. Скачать бланк данной формы, а также заполненный образец приказа при приеме работника на постоянную работу можно здесь.

Ознакомление работника с нормативными документами компании

Работника при приеме на работу следует обязательно под роспись ознакомить со следующими документами:

  • должностная инструкция;
  • правила внутреннего трудового распорядка — скачать образец для ООО;
  • инструкции по технике безопасности;
  • инструкции по охране труда и пожарной безопасности;
  • коллективный договор, если есть;
  • другие нормативные локальные внутренние акты компании.

Знакомство работника должно сопровождаться постановкой его подписи, которая гарантирует, что работник ознакомлен и обязуется исполнять правила организации.

Проведение инструктажа

С работником при приеме на работу следует провести первичный инструктаж по технике безопасности, охране труда, пожарной безопасности. Проводится как первичный инструктаж при приеме на работу, так и повторный на рабочем месте. Инструктаж проводит лицо, назначенное ответственным за это действие.

Личная карточка работника

При приеме на работу нового сотрудника на него следует завести личную карточку по форме Т-2, в которой заполняются основные сведения о работнике, его трудовой деятельности. Скачать бланк и образец заполнения формы Т-2 можно здесь.

Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку

Последнее, что должен сделать кадровый специалист, оформляя сотрудника в штат организации — это занести в его трудовую книжку запись о приеме на работу. Запись делается на основании приказа о приеме на работу. Указывается дата приема, номер и дата приказа, название организации, а также должности и места работы владельца трудовой книжки.

Данная запись должна быть внесена в трудовую книжку непосредственно в день приема на работу.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Правила приема на работу и его документальное оформление

Многие предприниматели нанимают на работу сотрудников, но не все знают, как эта процедура делается правильно. В этой статье мы детально распишем порядок приема на работу персонала и разберем все необходимые нюансы.

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание: правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

  1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
  2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
  3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.
  4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
  5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
  6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
  7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
  8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров — они должны быть надежно защищены от потери.

Какие документы входят в личное дело

Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу. В него входит:

  1. Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.
  2. Копия свидетельства о государственном пенсионном страховании.
  3. Трудовая книжка.
  4. Приписное свидетельство из военкомата или военный билет.
  5. Диплом или другое свидетельство о полученном образовании (копии).

Обратите внимание: если вы оформляете сотрудника на первое место работы, то заполнять трудовую и свидетельство о страховании нужно будет именно вам.

При устройстве на некоторые предприятия или специфические должности с сотрудника могут потребовать дополнительные документы. К примеру, для шоферов обязательной считается медицинская справка. При найме на госслужбу соискатель дополнительно должен заполнить анкету, в которой указываются данные о родственниках и прочие специфические моменты. Собирать личное дело сотрудник отдела кадров начинает сразу после написания заявления о приеме на работу — в него сразу же входят копии паспорта, диплома, трудовая и пр.

Знакомство работника с нормативными актами

После того как заявление от работника принято, а его кандидатура утверждена, необходимо ознакомить его с имеющимися нормативными актами и трудовыми обязанностями. Согласно ТКРФ, делать это необходимо до подписания обеими сторонами трудового договора. Мы рекомендуем делать это под роспись, а документ об ознакомлении приложить к личному делу. Почему именно так? Если в будущем у вас возникнут какие-то проблемы с сотрудником, то он уже не заявит, что “не знал” об определенных правилах, действующих на предприятии.

С чем должен быть ознакомлен новый сотрудник? В обязательном порядке с:

  1. Расписанием режима работы, внутренним распорядком.
  2. Всеми пунктами коллективного договора.
  3. Должностными обязанностями и инструкциями.
  4. Инструкциями по охране труда.

Если у вас на предприятии действуют другие акты и распорядки, то обязательно ознакомьте с ними рабочего. Его подпись может ставиться либо в журнале (который оформлен соответствующим образом) либо на отдельных листах.

Обратите внимание: в некоторых случаях акты могут являться приложениями к действующему трудовому договору. Когда работник подписывает его, он соглашается со всеми нормативами.

Составление договора

Официально прием работника на работу оформляется посредством подписания договора. Он может быть:

Человек, который отвечает за найм сотрудников и их оформление, должен понимать отличия между этими понятиями. Гражданско-правовой договор позволяет нанять человека для решения определенных задач за конкретную заработную плату, никак не соотносящуюся с зарплатами и способом их выплаты в компании. Трудовой договор оформляется с работниками, которые оформляются на постоянную занятость.

Чтобы понять отличие этих двух договоров, разберем простой пример. У вас есть компания, в которой работает 10 человек. Вы решили расшириться и взять на производство еще двоих сотрудников, которые будут работать точно также, как и остальной коллектив. В этом случае оформляется трудовой договор. Но для того чтобы расшириться, вам нужно построить новый цех. Вы не хотите нанимать для этого стороннюю бригаду, а трудоустраиваете еще четверых сотрудников, которые будут работать именно над постройкой нового помещения. Вы платите им по сдельно-премиальной схеме в зависимости от проделанной работы.

Примечательно, что при приеме подобных сотрудников нет нужды составлять приказ и проводить их по всем документам. Также на сотрудников, подписавших гражданско-правовой договор, не распространяются многие социальные гарантии. Подобное оформление возможно только в некоторых случаях — набирать по нему основной персонал не рекомендуется.

Оформление трудового договора

Теперь давайте более детально разберем основные правила приема на работу и документальное оформление сотрудника. Итак, он уже написал заявление и ознакомился с действующими на предприятии нормативами. Теперь пришло время подписать трудовой договор. Он распечатывается в двух экземплярах — один остается у сотрудника, второй находится в отделе кадров. После этого работник может приступать к исполнению своих обязанностей. Если же необходимо, чтобы он вышел на работу прямо сегодня, то подписание соглашения можно отложить на срок до 3 дней.

В данном документе в обязательном порядке указываются следующие данные:

  1. Полное название предприятия.
  2. Название документа, дата его подписания, печать предприятия.
  3. Дата вступления сотрудника в должность, дата начала действия документа.
  4. Если сотрудник принимается на испытательный срок или по совместительству, то данные пункты должны быть прописаны в договоре.
  5. Права сотрудника.
  6. Обязанности сотрудника.
  7. Права работодателя.
  8. Обязанности работодателя.
  9. Порядок оплаты труда, ключевая ставка.
  10. Гарантии, которые обеспечиваются предприятием.
  11. Распорядок работы, длительность отпуска.
  12. Ответственность обеих сторон.
  13. Условия, при которых договор может быть расторгнут.
  14. Условия по страхованию сотрудника.
  15. Решение спорных вопросов.

Обратите внимание: именно трудовой договор является ключевым документом, регулирующий отношения сотрудника и работодателя. Вы должны максимально подробно и четко прописывать в нем все требования и различные нюансы, касающиеся рабочих моментов.

Оформление приказа и личной карточки

После подписания ТД происходит официальное оформление на работу сотрудника путем издания соответствующего приказа. Форма приказа свободная. Этот документ печатается в трех экземплярах — один передается соискателю, второй подшивается в папку с приказами по предприятию, третий отправляется в отдел кадров. Помните, что приказ издается в день заключения трудового договора — разницы в датах быть не должно.

После приказа необходимо заполнить личную карточку на сотрудника. Для этого имеется установленная государственная форма №2. Она заполняется сотрудником отдела кадров на основании уже сформированного пакета документов. После этого работник обязан расписаться на ней, подтвердив, таким образом, правильность ее составления.

Последним оформляется личное дело работника. В него вносится вся необходимая информация: ФИО, место жительства, место рождения, должность, контактные данные, образование, семейное положение. Впоследствии в личном деле указываются все необходимые дополнительные данные: повышение, выдача поощрений, выдача взысканий и пр.

После оформления сотрудник отдела кадров вносит изменения в трудовую книжку. В ней ставят дату приема на работу, должность и название компании. Книга хранится в отделе кадров и не выдается работнику на руки (при необходимости с нее делаются выписки). Ее выдают сотруднику только при увольнении, сделав соответствующую запись.

Частные случаи

Давайте разберем частные случаи трудоустройства, чтобы у вас не возникало с ними никаких проблем.

  1. Трудоустройство на полставки. При этом трудовая книжка сотрудника остается на постоянном месте работы, а в трудовом договоре вы указываете количество часов, которое должен отработать соискатель и режим его работы. Все остальное делается точно так же, как и при оформлении обычного исполнителя.
  2. Трудоустройство для студента или несовершеннолетнего. В этом случае оформление делается классическим способом, единственное, что при устройстве несовершеннолетних рекомендуется обзавестись разрешением от родителей. Обычно эти люди устраиваются на неполный рабочий день, к примеру, для студентов очной формы обучения нормой является 18-часовая занятость в неделю. Также студентам предоставляется 15 дней для сдачи сессии и 120 дней для сдачи госэкзаменов и написания диплома. В это время заработная плата сотрудникам не платится.
  3. Трудоустройство людей с ограниченными возможностями делается на общих основаниях. В обязанности работодателя входит предоставление таким людям дополнительных отпусков: 60 календарных дней для 1 и 2 группы, 30 дней для всех остальных. Инвалид может работать не более 35 часов в неделю, причем его нельзя привлекать к физически сложной и ответственной работе.

Теперь вы знаете как принять на работу сотрудника и как его правильно оформить. Строго соблюдайте требования законодательства, обеспечьте безопасность хранения документов работника (особенно трудовых книжек) и следите за соблюдением всех пунктов трудового договора.