Вход на сайт, порядок удержания излишне выплаченной заработной платы

Содержание
  1. Удержания из заработной платы излишне выплаченных сумм
  2. Порядок и особенности удержания излишне выплаченных сумм из зарплаты
  3. Основания
  4. Счетный вид
  5. Последовательность шагов
  6. Необходимые документы
  7. Удержание денег при увольнении
  8. Удержание с виновника
  9. Договор отсутствует
  10. Договор есть
  11. Списание
  12. Счетная ошибка при начислении заработной платы
  13. Что значит счетная ошибка
  14. Как удерживать переплату, то есть излишне выплаченную зарплату
  15. Порядок удержания излишне выплаченной заработной платы
  16. Пример возврата излишне выплаченной заработной платы
  17. Как поступить, если ошибка несчетная
  18. Как поступить, если работник уже уволился
  19. Удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм
  20. Основания для удержания
  21. Объем удержаний
  22. Примеры неправомерного удержания
  23. Удержание аванса
  24. Удержание сумм, выплаченных из-за допущенных ошибок, или в связи с провинностью
  25. Удержание при увольнении
  26. В заключение
  27. Порядок удержаний излишне выплаченной заработной платы: проводки
  28. Порядок удержания зарплаты
  29. Возврат излишне выплаченной заработной платы в бухучете
  30. Если осуществить удержание невозможно
  31. Как взыскать излишне выплаченную зарплату, если сотрудник уволен
  32. Можно ли взыскать излишек с бухгалтера из-за его ошибки
  33. Ответы на распространенные вопросы

Удержания из заработной платы излишне выплаченных сумм

А.В. ПАРХИМОВИЧ, ведущий экономист по труду

В связи с развитием норм трудового законодательства работники бухгалтерий вынуждены постоянно вносить изменения в алгоритмы расчета заработной платы, используемые организациями. Зачастую это приводит к необоснованному начислению сумм, превышающих установленные трудовым соглашением и локальными нормативными правовыми актами. При этом возникают закономерные вопросы: кто в данной ситуации должен нести ответственность? каким образом и за чей счет должен быть возмещен ущерб? имеет ли право бухгалтерия удержать из заработной платы работника излишне выплаченную сумму в последующих периодах? какими документами оформляются такие процедуры?

В подобных случаях необходимо четко определить причину случившегося и должностное лицо, отвечающее за обеспечение расчета и начисления заработной платы работникам на основе локальных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы оплаты труда (трудовое соглашение, коллективный договор, приказы и др.).

Нормами ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) предусмотрено, что удержания из заработной платы могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством. Удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению нанимателя:

  • для возвращения аванса, выданного в счет заработной платы; для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания. В этих случаях наниматель вправе отдать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности, или со дня неправильно исчисленной выплаты;
  • при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил трудовой отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, указанным в п. 1, 2, 4 и 5 ст. 35, п. 1, 2 и 6 ст. 42, п. 1, 2 и 6 ст. 44 ТК, по собственному желанию в связи с направлением на обучение или выходом на пенсию, а также если при увольнении работнику не начисляются какие-либо выплаты либо если наниматель, имея на то право, не произвел удержания при выплате расчета или удержал только часть задолженности работника;
  • при возмещении ущерба, причиненного по вине работника нанимателю, в размере, не превышающем его среднемесячного заработка (ч. 1 ст. 408 ТК).

Заработная плата, излишне выплаченная работнику нанимателем, в т.ч. при неправильном применении законодательства, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки.

При этом возникает другой вопрос: если наниматель не имеет права удерживать из заработной платы работника, которому была необоснованно произведена некая выплата не по его вине, то кто в этом случае несет ответственность и за чей счет должен возмещаться ущерб?

Пунктом 2.8 Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (в ред. от 28 мая 2008 г.) предусмотрено, что контракт, заключаемый с работником, в обязательном порядке должен содержать полную материальную ответственность за ущерб, причиненный нанимателю по вине работника излишними денежными выплатами (за исключением случаев счетной ошибки), неправильным учетом и хранением материальных или денежных ценностей, их хищением, уничтожением.

Таким образом, возмещение излишне выплаченных средств должно производиться за счет средств того работника, который это допустил.

Нормами ст. 400 ТК предусмотрено, что работник может быть привлечен к материальной ответственности при одновременном наличии следующих условий:

  • ущерба, причиненного нанимателю при исполнении трудовых обязанностей;
  • противоправности поведения (дей-ствия или бездействия) работника;
  • прямой причинной связи между противоправным поведением работника и возникшим у нанимателя ущербом;
  • вины работника в причинении ущерба.

В данной статье также устанавливается, что при определении размера ущерба учитывается только реальный ущерб, упущенная же выгода не учитывается, за исключением случая полной материальной ответственности за причинение ущерба не при исполнении трудовых обязанностей (п. 6 ст. 404 ТК).

Согласно нормам этой статьи противоправным признается такое поведение (действие или бездействие) работника, при котором он не исполняет (или не должным образом исполняет) трудовые обязанности, возложенные на него настоящим Кодексом, коллективным, трудовым договорами. В приведенном примере явно прослеживается вина работника бухгалтерии, неверно произведшего расчет, однако обязанность доказать факт причинения вреда, а также наличие других условий материальной ответственности лежит на нанимателе, за исключением случаев, когда работники несут полную материальную ответственность на основании п. 1, 2, 4 и 6 ст. 404 ТК. Эти работники обязаны доказать отсутствие своей вины в причинении вреда.

Недопустимо возложение на работника ответственности за вред, который относится к категории нормального производственно-хозяйственного риска (экспериментальное производство, введение новых технологий и др.).

Не акцентируя внимания на виновнике, допустившем ущерб, рассмотрим варианты возмещения нанимателю этого ущерба. Статьей 401 ТК установлено, что работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично. В данном случае достаточно заявления работника и приказа нанимателя о возмещении ущерба на добровольной основе, основанием для которого будет являться данное заявление. Последнее в этом случае фактически будет являться признанием работником своей вины.

Также нормами ст. 404 ТК предусмотрено, что с согласия нанимателя работник может передать для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное.

Статьей 408 ТК предусмотрен общий порядок возмещения ущерба, причиненного нанимателю. Так, в соответствии с этой статьей возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению нанимателя путем удержания из заработной платы работника.

Распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее десяти дней со дня сообщения об этом работнику.

До издания распоряжения нанимателя об удержании из заработной платы от работника должно быть затребовано письменное объяснение.

Если работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством.

В остальных случаях возмещение ущерба производится в судебном порядке.

Необходимо уделить особое внимание тому факту, что если наниматель в нарушение порядка, установленного ч. 1-4 указанной статьи, произвел удержание из заработной платы работника, то орган по рассмотрению трудовых споров принимает по жалобе работника решение о возврате незаконно удержанной суммы.

Взыскание с руководителей организаций и их заместителей материального ущерба в судебном порядке производится по заявлению собственника или уполномоченного им органа либо прокурора.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие (бездействие), которым причинен ущерб нанимателю.

В какой же срок и в каких размерах следует производить удержания из заработной платы работника для возмещения ущерба?
Ответ на этот вопрос можно найти, определив степень ответственности работника. Так, ограниченную материальную ответственность несут:

  • работники — в размере причиненного по их вине ущерба, но не свыше своего среднего месячного заработка за порчу или уничтожение по небрежности материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в т.ч. при их изготовлении, а также за порчу или уничтожение по небрежности инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных нанимателем работнику в пользование для осуществления трудового процесса;
  • руководители организаций, их заместители, руководители структурных подразделений и их заместители — в размере причиненного по их вине ущерба, но не свыше трехкратного среднего месячного заработка, если ущерб причинен неправильной постановкой учета и хранения материальных или денежных ценностей, непринятием необходимых мер к предотвращению простоев или выпуска недоброкачественной продукции (ст. 403 ТК).

Полную материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине нанимателю, работники несут в случаях, когда:

  • между работником и нанимателем в соответствии со ст. 405 настоящего Кодекса заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей;
  • имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;
  • ущерб причинен преступлением. Освобождение работника от уголовной ответственности по нереабилитирующим основаниям не освобождает его от материальной ответственности;
  • ущерб причинен работником, находившимся в состоянии алкогольного, наркотиче-ского или токсического опьянения;
  • ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в т.ч. при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных нанимателем работнику в пользование для осуществления трудового процесса;
  • ущерб (с учетом неполученных доходов) причинен не при исполнении трудовых обязанностей.

Если все же наниматель в случае, когда на работнике не лежит бремя полной материальной ответственности, доказывает вину работника или сам работник, неся полную материальную ответственность, не смог доказать свою непричастность к случившемуся факту, при удержании средств из заработной платы необходимо руковод-ствоваться нормами ст. 523 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, согласно которой из суммы заработной платы должника, оставшейся после удержания налогов, и приравненных к ней доходов может быть удержано по исполнительным документам до полного погашения взыскиваемых сумм:

  • при взыскании алиментов, возмещении за ущерб, причиненный преступлением, возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина, взыскании задолженности по оплате за пользование жилым помещением, техническое обслуживание и коммунальные услуги, по отчислениям средств на капитальный ремонт жилого дома — не свыше 50 %;
  • по всем остальным видам взысканий, если иное не установлено законом, — не свыше 20 %.

При обращении взыскания на заработную плату и приравненные к ней доходы по нескольким исполнительным документам за должником в любом случае должно быть сохранено не менее 50 % заработка.

Ограничения размера удержаний из заработной платы и приравненных к ней доходов, установленные ч. 1 и 2 указанной статьи, не распространяются при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, взыскании расходов, затраченных государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, однако за должником должно быть сохранено не менее 30 % заработка.

Взыскание сумм из заработка должника, отбывающего исправительные работы без лишения свободы по приговору суда, производится без учета удержаний, производимых по приговору.

С осужденных, отбывающих наказание в исправительно-трудовых колониях, колониях-поселениях, тюрьмах, воспитательно-трудовых колониях, а также с лиц, находящихся на излечении в наркологических отделениях психиатрических диспансеров и стационарных лечебных учреждениях, взыскание производится из всего заработка без учета отчислений на возмещение расходов по их содержанию в указанных учреждениях.

Аналогичная норма содержится в ст. 392 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь, согласно которой из суммы заработной платы должника и приравненных к ней доходов и выплат может быть удержано по исполнительному документу до полного погашения взыскиваемых сумм 20 %, если иное не предусмотрено законодательными актами.

Взыскание сумм из заработной платы должника, отбыва-ющего по приговору суда исправительные работы без лишения свободы, производится без учета удержаний, проводимых по приговору суда.

При обращении взыскания на заработную плату и приравненные к ней доходы и выплаты по нескольким судебным приказам платежи распределяются пропорционально взыскиваемым суммам. При этом за должником в любом случае должно быть сохранено 50 % заработка.

Предельные размеры удержаний из заработной платы предусмотрены также и в трудовом законодательстве. Нормами ст. 108 ТК установлено, что при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных законодательством, — 50 % заработной платы, причитающейся к выплате работнику.

При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено не менее 50 % заработка.

Ограничения, установленные ч. 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на удержания из заработной платы при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей и расходов, затраченных государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении. Однако за работником должно быть сохранено не менее 30 % заработка.

В заключение следует обратить внимание нанимателей на то, что ст. 8 Конвенции Международной организации труда от 1 июля 1949 г. № 95 «Относительно защиты заработной платы» установлено:

  • удержания с заработной платы разрешается производить лишь в условиях и в пределах, предписанных национальным законодательством или определенных в коллективном договоре или в решении арбитражного органа;
  • трудящиеся должны быть уведомлены таким способом, который компетентная власть сочтет наиболее подходящим, об условиях и пределах, в которых такие удержания могут производиться.

Порядок и особенности удержания излишне выплаченных сумм из зарплаты

Перед выдачей бухгалтеры могут ошибаться, переплачивая или недоплачивая, и необходимо знать способы исправления ошибок, например, рассчитывать удержание из зарплаты излишне выплаченных сумм. Эта операция выполняется с использованием докладной записки на имя директора компании, а также справки из бухгалтерии, где зафиксирована сумма, подлежащая доплате.

Основания

Если же имеет место переплата, то правильно выйти из ситуации еще сложнее. В ст. 137 ТК РФ имеется информация, согласно которой производится удержание излишне выплаченной заработной платы. К этому относят следующие случаи:

  • ошибка счетная;
  • признание вины за невыполнение обязанностей специально уполномоченным органом;
  • установленные в порядке суда неправомерные действия работника.

Чаще всего переплату выплачивают из-за первого основания.

Счетный вид

В законе нет такого понятия. Но когда обратились к замдиректору Департамента зарплаты Н.З. Ковязиной, она объяснила, что под этим подразумевает. Речь идет о механической ошибке, которую можно сделать при внесении сведений в специальную программу для бухгалтерии, либо вызванную перебоями этой программы. Опечатки или неверное использование законных актов не относятся к счетной ошибке.

К примеру, к ней можно отнести арифметические сложения, которые по частям были правильными, но результат получился ошибочным. Но ею не является оплаченный сверх нормы отпуск, из-за чего сумма также оказалась превышенной или расчет премии, которую начислили после указанного периода и прочие. Важно разбираться, что делать, если переплатили заработную плату.

Последовательность шагов

Счетная или несчетная ошибка ведет к разным действиям, предпринимаемым, чтобы вернуть лишние деньги, которые были переплачены. При счетной ошибке возможны два варианта.

  1. Если не оспаривается факт того, чтобы у него могли удержать излишне выплаченную зарплату, работодатель делает вычет необходимой суммы из следующей. Также работник вправе вернуть деньги через кассу. Сумму не будут облагать НДФЛ и взносами страховки, не учтут в налоге на прибыль.
  2. Если сотрудник решился на оспаривание, то работодатель пишет исковое заявление и направляется в суд. При положительном решении излишне начисленная сумма возвращается и не облагается сборами. При отказе от взыскания невозвращенные деньги также не учитывают и не облагают сборами.

Также и в случае с несчетной ошибкой бывают два варианта развития ситуации.

  1. Когда возврат излишне выплаченной суммы из заработной платы не оспаривается, то его просто отдают.
  2. В случае же несогласия пишут исковое заявление и идут в суд, который выносит положительное решение, при котором работодатель удерживает деньги или отказывает в возврате. В любом случае деньги не облагаются сборами.

Необходимые документы

То, что была совершена ошибка по зарплате, следует отобразить в документах. При возврате суммы инцидент считается исчерпанным. Иначе следует составить один из нижеследующих документов:

  • приказ на удержание денег;
  • уведомление об удержании из заработной платы, где работнику нужно расписаться, выражая согласие или несогласие.

Образец заявления или другой бумаги можно без труда найти в интернете. При выражении согласия и при уложении в сроки, издают соответствующий приказ. При этом нужно учитывать, что общий размер не может быть больше 20%, а если случай подпадает под действие федерального законодательства, то 50% от зарплаты работающих. Получается, что всю сумму сотруднику можно удержать и в течение нескольких месяцев.

Удержание денег при увольнении

Работнику при увольнении пишут сперва уведомление с предложением о том, чтобы вернуть лишние деньги, которые начислили и выплачивали. Также там нужно упомянуть, что в случае отказа, работодатель будет обращаться в судебную инстанцию. Хорошо, если бывший сотрудник решит вернуть деньги в добровольном порядке. Тогда от него следует получить соответствующее заявление. Его можно написать в свободной форме.

Если же деньги вернуть отказываются, то дело подлежит разрешению в суде. В иске ссылаются на статью 1102 ГК РФ, где говорится о неосновательном обогащении. Именно этот пункт и будет являться основанием исковых требований для удержания из ежемесячной заработной платы излишне выплаченных сумм. Правда, здесь имеются исключения. Не возвращаются суммы, если счетной ошибки нет. Это положение зафиксировано в п.3 ст.1109 ГК РФ. Таким образом, излишне выплаченная заработная плата будет возвращена только на ее основе.

Подобные дела рассматриваются районным судом 1-й инстанции. Спор вполне можно назвать трудовым, так как он касается выплаты по соответствующему договору. При этом работодатель должен доказать, что имеет место счетная ошибка. Среди необходимых документов, которые сопровождают исковое заявление, выделяются следующие:

  • трудовой договор;
  • расчетные бумаги;
  • акт об ошибке;
  • уведомление и предложение вернуть необходимую сумму уволенному сотруднику.

Удержание с виновника

Также стоит разобраться с тем, можно ли взыскать деньги с работника, допустившего ошибку. ТК РФ говорит, что это возможно. Но это будет лишь в том случае, если с сотрудником заключен отдельный договор об ответственности.

Важно! Она бывает полной или ограниченной. В первом варианте, работнику придется возместить ущерб до копейки. Основания для этого можно найти в ст.243. Во втором виде ответственность наступит лишь в пределах своей ежемесячной зарплаты. Однако, если законом прямо предусмотрена более серьезная ответственность, то она будет иметь место даже при ограниченном виде в целом.

Договор отсутствует

Если не заключалось специального соглашения о материальной ответственности, то ее наступление будет на основании стст. 247 и 248, в которых говорится следующее. До решения о возмещении работодателю нужно проверить размер ущерба и причин его появления. Иногда с этой целью создают комиссию. Сотрудник должен написать объяснительную о рабочем инцинденте. Если представить документ он отказывается, то об этом составляют акт (на основании ст.247). Работнику дают ознакомиться с результатами проверки, если он проявит к этому интерес. Также он вправе ее обжаловать.

Если размер возмещения не больше среднемесячной зарплаты, то руководитель организации издает соответствующий приказ с указанием срока погашения. В законе и иных актах нет упоминания о конкретном сроке оплаты возмещения. После того как актом установлен окончательный размер ущерба, обычно считают месяц, который дается работодателю на то, чтобы принять решение о взыскании. Если данный срок истек, то деньги можно взыскать только, если сотрудник не возражает. В противном случае, нужно обращаться в суд.

Договор есть

Если в организации с работником имеется соответствующее соглашение, для которого имеются свои бланки, и по его вине причинен ущерб, то необходимо:

  • издать приказ о назначении комиссии для того, чтобы установить ущерб;
  • получить объяснительную непосредственно от виновника;
  • составить акт;
  • приказ о возмещении.

О необходимости возмещения ущерба указано в ст.238 ТК РФ. В 244 статье можно найти информацию о списке работ и сотрудниках, с которыми должны заключаться соответствующие договоры. Так, материальная ответственность обязательно должна быть подтверждена договором с главбухом. Если ошибка является несчетной с лицом, с которым заключен договор, то сумма квалифицируется и как недостача.

Списание

Как списать деньги говорят в 2-х случаях. Работодатель отказался взыскать ущерб с виновника. Об этом он может решить после проверки и понимания суммы. Также она превышает те пределы, которые установлены для конкретного работника. В ст. 241 говорится о том, что он несет ответственность не более размера своей средней заработной платы, если другое не указано в законе.

Пример

Для лучшего понимания удобно рассмотреть конкретную ситуацию. Бухгалтер Васильева совершила ошибку, в результате которой сотрудникам переплатили зарплату. Ущерб расценивается в пятьдесят две тысячи рублей. Работодатель сделал акт, где признал ошибку как несчетную. Средний ее заработок в месяц составляет 25 тысяч рублей. Отдельный договор не заключался.

Поэтому с нее взыскивают не более 25 тыс. руб. Известно, что удержание излишне выплаченной заработной платы не может быть более 20% от нее. Поэтому данная сумма будет выплачена в течение пяти месяцев. Оставшиеся же деньги (двадцать семь тыс. руб.) спишите.

Если же сумма был бы меньше среднемесячной зарплаты, то ее необходимо было бы удержать полностью. Как в предыдущем, так и в этом случае, деньги не учитываются при сборах и страховых взносах.

Счетная ошибка при начислении заработной платы

Бухгалтера тоже люди и порой ошибаются в расчетах. Что делать, если переплатили зарплату? Какая именно ошибка признается счетной, а какая нет? Конечно, проще исправить ситуацию, если сотрудник продолжает трудиться в организации. Но излишняя выплата может быть произведена уже уволившемуся специалисту. Как в этом случае сделать удержание? Ответим подробно на все вопросы – типовые примеры вы найдете в этой статье.

Что значит счетная ошибка

В Трудовом Кодексе такое понятие отсутствует. Однако, поскольку на практике при исчислении и выдаче вознаграждения персоналу нередко обнаруживаются неточности, Роструд выпустил отдельные разъяснения на эту тему. В соответствии с Письмом № 1286-6-1 от 01.10.12 г. счетной ошибкой при начислении заработной платы признается любая допущенная в результате неточных арифметических действий ошибка. Иными словами, это неправильный расчет зарплаты по причине человеческого фактора.

Как удерживать переплату, то есть излишне выплаченную зарплату

В этом же Письме сказано, что удержание ошибочно выплаченной, излишней заработной платы должно осуществляться согласно нормам стат. 137 ТК, то есть только в предусмотренных на федеральном уровне ситуациях. К последним, в том числе относится излишне выплаченная заработная плата, образовавшаяся по причине счетной ошибки.

Но при расчетах заработка возможны также и другие неточности, в результате которых данные будут вычислены неверно. Что имеется в виду? К примеру, сумма зарплаты окажется рассчитанной некорректно, если:

  • Работник использовал неоплаченный отпуск.
  • Подоходный налог был начислен неверно.
  • Зарплата была выдана дважды.
  • Повторно выплачены компенсационные выплаты и т.д.

Можно ли в таких ситуациях говорить об арифметических неточностях? В соответствии с Определением ВС России № 59-В11-17 от 20.01.12 г. при этом счетная ошибка в начислении заработной платы не возникает. Работодатель самостоятельно удержать излишне выданную сумму не вправе, так как математических действий или сбоя в работе компьютерного оборудования не было.

Что же делать администрации предприятия? Как не потерять свои средства и вернуть излишне выданные сотруднику деньги? Чтобы понять, как соблюсти свои интересы, права работника и при этом выполнить законодательные требования, в первую очередь необходимо уточнить, какие неточности признаются в расчетах счетной ошибкой в начислении заработной платы, а какие нет. После того, как понятия разграничены, следует определить, переплачены работнику деньги или недовыданы. Во втором случае требуется перечислить (выдать из кассы) долг физлицу. А о том, как поступить при переплате, подробнее ниже.

Порядок удержания излишне выплаченной заработной платы

Как уже было сказано ранее, при выплате сотруднику лишней суммы работодатель вправе самостоятельно удержать ее с гражданина (ч. 2 стат. 137 ТК). Законодательным основанием действий предприятия при этом будет обнаружение счетной ошибки. Соответствующее решение необходимо принять в срок до 1 мес. от дня совершения переплаты. При этом сотрудник должен быть согласен на возврат средств в полном размере.

При удержании работодателю следует учесть требования стат. 138 ТК об ограничении общих сумм удержаний с заработка сотрудника – не более 20 % в совокупности от каждой зарплаты. Расчет предельной величины удержаний выполняется бухгалтером уже после вычитания НДФЛ, то есть с зарплаты к выдаче «на руки». Чтобы действия работодателя были документально обоснованы, требуется составить и утвердить у руководителя приказ на возврат переплаты.

Алгоритм удержания излишнего заработка в результате счетной ошибки:

  • Для начала убедитесь, что неточность возникла по итогам неверных арифметических действий.
  • Сделайте в учете исправления, начислите правильную сумму вознаграждения.
  • Сформируйте приказ руководителя работодателя на возврат переплаты с указанием основания для такого действия, ФИО работника и точной суммы. Если размер удержаний превышает 20 % от общего заработка, придется возвращать переплату ежемесячно до полного погашения.
  • Попросите у сотрудника письменное разрешение на возврат суммы – можно составить в произвольном виде, главное – наличие подписи физлица.
  • Если работник не соглашается с тем, чтобы вернуть переплату, работодателю придется действовать в судебном порядке – по нормам стат. 248 ТК.

Приказ работодателя на возврат переплаты по излишне выданному заработку – образец

ИНН 6164062075 КПП 616401001 г. Ростов-на-Дону ул. Социалистическая, 25 оф. 7

«Об удержании переплаты из заработной платы»

В соответствии с законодательными требованиями стат. 137 ТК и в целях удержания возникшей в результате счетной ошибки переплаты заработка

  1. Удержать из заработной платы менеджера Иванова И.И. за январь 2018 г. образовавшуюся по причине счетной ошибки переплату размером в 2500 (Две тысячи пятьсот) рублей.
  2. Бухгалтеру Филатовой Е.Г. произвести денежные удержания с заработка за январь 2018 г., отразить исправления в учете ООО «Сапфир».

Генеральный директор ООО «Сапфир» _____________/Петренко И.В./

Бухгалтер по заработной плате ООО «Сапфир»____________/Свиридова Н.П./

С приказом ознакомлен 20.02.18 г.

Менеджер ООО «Сапфир»________________/Иванов И.И./

Заявление-согласие сотрудника на возврат излишне полученного заработка по причине счетной ошибки – образец

Генеральному директору ООО «Сапфир»

Петренко Игорю Владимировичу

от менеджера Иванова Ивана Ивановича

Я, Иванов Иван Иванович, не возражаю против удержаний из моей заработной платы за январь 2018 г. суммы размером в 2500 (Две тысячи пятьсот) рублей, излишне выданной мне по причине счетной ошибки, возникшей при начислении зарплаты за декабрь 2017 г.

20 февраля 2018 г.

Пример возврата излишне выплаченной заработной платы

Предположим, в процессе труда менеджера Иванова И.И. зарплата за декабрь была выдана неверно. Оклад сотрудника составил 40000 руб., после удержания НДФЛ сотрудник должен был получить 34800 руб. Вместо этого ему выдали 37300 руб., переплата составила 2500 руб. Как сделать возврат излишне выплаченной заработной платы?

После обнаружения неточностей работник предприятия не возражает против удержания излишней суммы. Для этого менеджером письменно составляется заявление-согласие, а работодателем издается приказ. При расчетах за январь при условиях равного оклада сотрудник получит на 2500 руб. меньше, то есть 32300 руб. В учете за январь потребуется сделать следующие проводки:

  • Д 44 К 70 на 40000 руб. – отражено начисление заработка за январь.
  • Д 70 К 68.1 на 5200 руб. – исчислен с заработка НДФЛ.
  • Д 70 к 73 на 2500 руб. – отражено удержание работодателем суммы переплаты заработка.
  • Д 70 К 50 – из кассы работодателя выдана «на руки» работнику зарплата за минусом суммы удержания в размере 2500 руб.

Как поступить, если ошибка несчетная

Если излишнее удержание признается технической ошибкой, можно ли вернуть с сотрудника переплату? В такой ситуации счетной ошибки не возникает, поскольку не было неточности в арифметических действиях, а сбой произошел по причине различных неполадок в оборудовании. Следовательно, взыскать переплату с работника не получится даже в судебном порядке (ч. 4 стат. 137).

Иное дело, если специалист сам «идет навстречу» предприятию и согласен добровольно вернуть средства. Для этого работодателю нужно подготовить уведомление, а сотруднику написать заявление. После чего физлицо может сдать переплату в кассу организации или же работодатель производит удержания из сумм заработка за последующие месяцы.

Обратите внимание! Если же организация, несмотря на отсутствие счетной ошибки, взыскает деньги без согласия работника, последний вправе обратиться в суд за возмещением и моральной компенсацией.

Как поступить, если работник уже уволился

Нередко ошибки в расчетах с персоналом обнаруживаются уже после увольнения работника. Бухгалтер может выявить неточности сам или с помощью аудиторской проверки. Что же делать в этом случае? Можно ли как-то удержать сумму переплаты с бывшего сотрудника? Существует несколько выходов из данной ситуации:

  1. Попросить человека добровольно вернуть излишние суммы заработка – при возврате авансовых начислений никаких корректировок в учете работодателю делать не нужно. Если же сотрудник вернул зарплату, придется выполнить исправления в проводках. Это касается не только самой заработной платы, но и НДФЛ, а также страховых взносов. Не забудьте оформить уведомление специалисту для возврата переплаты и запросить письменное согласие.
  2. Обратиться за разрешением спора в суд – в той ситуации, когда человек наотрез отказывается добровольно вернуть долги по зарплате, работодателю придется действовать через суд. Потребовать возврата средств при счетной ошибке предприятие вправе на основании норм стат. 248 ТК. При обращении в судебные органы потребуется предоставить трудовой контракт с бывшим сотрудником, акт о выявлении счетной неточности, документацию по расчетам заработка, уведомление работнику с предложением погасить переплату добровольно.
  3. Простить работнику долги – при прощении переплаты по зарплате остаток долга будет числиться на сч. 70 до истечения искового срока, то есть в течение 3 лет. Затем суммы списываются на сч. 91. Корректировок по страховым взносам и подоходному налогу делать не нужно.

А можно ли удержать излишне выданную зарплату с виновника ошибки, то есть бухгалтера? Сделать это получится, если с должностным лицом заключен договор о матответственности по стат. 244 ТК. В частности, подписание такого договора требуется при приеме в штат главбуха (стат. 243). Если же подобного соглашение не заключалось, взыскать деньги за ущерб в виде переплаты по заработку официально не получится.

Вывод – в этой статье мы подробно рассказали, какие ошибки бухгалтера при расчетах заработка персоналу признаются счетными, а какие нет. Порядок действий для удержания с работника сумм переплаты приведен в соответствии с требованиями трудового законодательства. При этом, помимо того, что необходимо корректно пересчитать обязательства, также требуется грамотно оформить операции в учете и кадровом делопроизводстве.

Для вашего удобства мы привели образцы приказов и согласия сотрудника на удержания. Имейте в виду, что на нормативном уровне такие документы никак не регулируется. Каждое предприятие может разработать собственные формы с обязательным указанием необходимых реквизитов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм

Прежде чем говорить о тех ситуациях, вследствие которых происходит удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм, следует отметить, что процедура строго регламентирована законодательством РФ. Все удержания происходят в соответствии с правилами, прописанными в законах и постановлениях. Основные статьи, в которых определяется порядок удержания излишне выплаченной заработной платы: ст. 137 и 138 ТК РФ. Подробности – далее.

Основания для удержания

В части второй статьи прописаны все причины, актуальные для совершения подобных вычетов. К ним относят следующие ситуации:

  • Если сотрудник не отработал аванс, который ему предоставили в счет заработной платы (как правило, аванс выплачивается заранее – часть дней сотрудник может не отработать из-за срочного увольнения, болезни, смены работы).
  • Если сотрудник не отработал аванс, выданный в счет оплаты командировочных (если командировка, запланированная и проплаченная руководством, не состоялась либо прервалась, тоже может быть произведено удержание излишне выплаченной заработной платы – в этой ситуации речь идет о командировочных).
  • Удержание излишне начисленных сумм заработной платы может быть произведено, если сотруднику выплатили оплату, превышающую требуемую. Это может произойти из-за ошибки, допущенной в бухгалтерии.
  • Если работник решил уволиться до завершения расчетного периода (год), за который ему выплатили денежные средства в связи с оплачиваемым отпуском, который он получил в полном объеме.

Объем удержаний

Размер удержаний также установлен законодательством РФ. Полную информацию по этому вопросу можно получить, ознакомившись со статьей 138 ТК РФ. Прежде всего, стоит обратить внимание на основное правило: общий объем удержаний не должен быть более 20% от всей суммы выплаты.

У данного правила есть исключения:

  • При дополнительном рассмотрении дела и наличии нескольких исполнительных документов удержание может составить 50%.
  • Удержание может быть выше, если идет отбывание (исполнительные работы), – до 70%.
  • Удержание может превысить 20%, если речь идет о неуплате алиментов, – до 70%.
  • Если работник причинил вред здоровью другого человека, по назначению суда может быть произведено удержание на процент, превышающий указанный в правиле, – до 70%.
  • В связи с преступлением или в связи с возвращением семье пострадавшего от сотрудника денежных средств (смерть кормильца, инвалидность) – до 70%.

Также следует отметить, что процент удержаний отсчитывается от той суммы, которая осталась после вычета налогов.

Примеры неправомерного удержания

Информация, которая есть на этот счет в ТК РФ, достаточно сжата. На первый взгляд, все предельно ясно. Но, чтобы убедиться в правильности понимания закона, рассмотрим варианты удержания сумм на конкретных примерах.

Пример 1

В декабре сотруднику выплатили сумму, превышающую стандартную оплату по договору. Это произошло в связи с ошибкой бухгалтера, который неправильно подсчитал среднюю з/п. Возникает вопрос, имеет ли работодатель право уменьшить размер заработной платы своего работника в январе (следующий месяц) на сумму, которая будет урезана ровно на ту переплату, которая образовалась в декабре?

С точки зрения закона, ответ будет отрицательным. Работодатель не имеет права самостоятельно уменьшать заработную плату наемного сотрудника даже в связи с допущением ошибки. Такой вариант возможен, если сотрудник совершал неправомерные действия либо произошла счетная ошибка (сбой в программе). Но даже в этом случае сотрудник должен дать согласие не только на осуществление удержания, но и на его размер (ст. 137 ТК РФ).

Если сумма была удержана автоматически, действия работодателя могут быть квалифицированы как незаконные (даже если сотрудник согласен). Если же сотрудник отказывает в разрешении конфликта, у работодателя есть право обратиться в суд для детального рассмотрения дела и защиты собственных интересов.

Пример 2

Здесь рассмотрим ситуацию, когда сотрудник компании увольняется. Он написал заявление на увольнение, а работодатель планирует удержать из его заработной платы полную стоимость рабочей формы. Можно ли так сделать, и будет ли это действие законным?

Чтобы ответить на данный вопрос, а также на вопрос, пишется ли в таком случае заявление на удержание излишне выплаченной заработной платы, необходимо снова обратиться к ст. 137 ТК РФ. Там мы найдет ответ, который говорит о незаконности таких действий. Работодатель не имеет право вычитать из заработной платы сотрудника полную оплату стоимости формы. Точнее, здесь не перечислены случаи возможности вычета стоимости форменной одежды. На основании того, что такой вариант в законодательстве отсутствует, можно сделать вывод о невозможности таких действий работодателя.

Вариант возвращения суммы за форму или дополнительное обучение, которое производилось за счет компании, возможен, только если сотрудник согласен с выплатой суммы, готов написать заявление на удержание излишне выплаченной суммы и действительно не успел воспользоваться тем, что предоставила компания (срок носки формы не истек, знания, полученные при обучении, применить не успел).

Удержание аванса

Если говорить об удержаниях, которые касаются неотработанного аванса, то следует обратить внимание на следующие правила. Первое касается сроков удержания: работодатель может удержать лишнюю сумму не позднее месяца, который следует за установленной датой возвращения аванса. Работодатель должен выполнить удержание только с согласия самого сотрудника, а значит, получить от него разрешение (в свободной форме). После того как разрешение получено, работодатель издает приказ, на основании которого будет совершен вычет. Приказ составляется в классической, но свободной форме. Это связано с тем, что шаблонов для таких приказов, утвержденных законодательством РФ, не существует.

Это не единственная ситуация, которая связана с возвращением аванса. Часто происходит так, что сотрудник по тем или иным причинам просто не успевает израсходовать полученные денежные средства. Как правило, это касается командировочных, выплаченных тоже авансированно.

После завершения командировки сотрудник должен сделать отчет о суммах, которые он потратил. Если, исходя из его отчета, часть денежных средств не была израсходована, он, в соответствии с постановлением законодательства, должен вернуть ее через 3 дня после предоставления отчета или после возвращения из поездки. Существует форма авансового отчета, которую необходимо заполнить. К ней прилагается документация о расходах (чеки, квитанции, билеты).

Удержание сумм, выплаченных из-за допущенных ошибок, или в связи с провинностью

Взыскать часть суммы из оплаты труда работника можно только в трех конкретных случаях, о которых упоминается в законодательстве:

  • Допущение счетной ошибки.
  • Если работник не выполнял нормы труда.
  • Если ему выдали излишнюю оплату в связи с его же незаконными действиями.

Во всех остальных случая удержание излишней суммы из заработной платы не предусмотрено. И об этом должны знать как сотрудники, так и работодатели.

У многих бухгалтеров возникает вопрос о том, что такое счетная ошибка. Поскольку в постановлениях и законах нет четкого определения, специалисты опираются на общее понимание данного словосочетания. Под такой ошибкой (помаркой) можно подразумевать все ситуации, когда неправильно выполняется арифметическое действие (вычитание, умножение, деление, сложение) либо происходит «описка» – вместо одной цифры бухгалтер вносит другую случайно. Если же заработная плата считается не по правилам, с нарушениями общих принципов – пересчета быть не должно.

Удержание может быть произведено, если сотрудник не вышел на работу по своей вине. Если же он не вышел по вине работодателя или в связи с не зависящими ни от кого причинами, то простой оплачивается в 2/3 от среднего заработка.

Удержание при увольнении

Часто бывает так, что сотрудник уволился, не отработав дни за отпуск, в котором уже побывал. Так бывает, когда сотрудник договаривается с работодателем, что «отгуляет» отпуск раньше, чем его заработает. Данную ситуацию тоже регламентирует ст. 137. В соответствии со статьей, удержание должно быть осуществлено. Важно понимать, что год на работе (за который положено 28 дней отпуска) исчисляется начиная с того момента, когда сотрудник приступил к работе (то есть он не совпадает с календарным).

Если работник увольняется не по собственной воле, а в связи с определенными обстоятельствами, удержания не происходит. К этим обстоятельствам относят ситуации, когда у сотрудника ухудшается здоровье, и он не может продолжить работу, либо меняется руководство организации. Также к таким ситуациям можно отнести смерть сотрудника либо руководителя, наступление иной ситуации, которая препятствует дальнейшему продолжению исполнения трудового договора (стихийные бедствия, военные действия), восстановление на должность сотрудника предыдущего работника, сокращение штата, призыв сотрудника на военную службу.

В заключение

Напомним, что процент удержания не должен превышать 20%. Если работодатель планирует взыскать большую сумму, он должен либо договориться об этом с сотрудником, либо подать иск в суд. Решение суда, скорее всего, будет на стороне сотрудника, поскольку превышение установленного процента без вины работника считается необоснованным обогащением за его счет.

Порядок удержаний излишне выплаченной заработной платы: проводки

В статье расскажем про удержание излишне выплаченной заработной платы, рассмотрим порядок, виды и примеры расчета.

Из заработной платы работника можно удержать:

  • отпускные за неотработанные дни отпуска;
  • взятые авансы в счет зарплаты, которые еще не отработаны
  • подотчетные суммы, которые не были потрачены и не возвращены;
  • выплаты при невыполнении норм труда
  • суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки.

Порядок удержания зарплаты

Для того, чтобы удержать излишнюю заработную плату, необходимо:

  • во первых, выяснить причину, по которой это произошло. Ошибка может быть счетная, по причинам таким как выплатили одну и ту же сумму дважды, или неверный коэффициент, сбой в программе, если она не счетная, то удержание возможно только на основании заявления работника. Читайте также статью: → «Особенности учета и виды удержаний из заработной платы».
  • Сначала письменно уведомите работника о том, что из-за счетной ошибки за ним числится задолженность, укажите ее сумму и срок для погашения. Его вы устанавливаете сами, например, до следующей выплаты зарплаты либо аванса. Если работник не погасит долг в этот срок, издайте приказ об удержании и ознакомьте с ним работника под роспись. Его необходимо сделать не позже чем через месяц после даты окончания, когда должен был произойти возврат.

Работник должен написать на приказе, что согласен с суммой и основанием удержания.

Если он не соглашается, взыскать с него деньги можно только через суд .Максимальный размер, который можно удержать с сотрудника не больше двадцати процентов от его з/п . Если ваша сумма больше, то это растянется на несколько выплат.

Возврат излишне выплаченной заработной платы в бухучете

В бухгалтерском учете заработная плата учитывается на 70 счете. Читайте также статью: → «Счет 70: расчеты с персоналом по оплате труда. Проводки, пример». Наиболее оптимальным способом возврата специалисты считают списание сторнированной суммы на счет 73 (Д/т 73 К/т 70), а уже с него производят удержание.

Следует помнить, что удерживать из зарплаты сотрудника по инициативе работодателя можно не более 20% (ст. 138 ТК РФ). Исключением является только желание работника, либо письменно подтверждающего удержание суммы в полном объеме (если она выше 20% заработка), либо собственноручно внесшего переплату в кассу компании.

Пример расчета удержаний

Рассмотрим на примере, как удержать излишне выплаченную зарплату. В сентябре бухгалтером фирмы, работающей на общей системе налогообложения, была вычислена в расчете зарплаты за август счетная ошибка: повару Петрову А.М.сверх полагающейся заработной платы выплачено и начислено десять тысяч рублей.

  • Оклад Петрова35 000 руб. в месяц. Отчисления происходят по общим тарифам плюс страховые взносы в размере 0.2%. Выплата зарплаты осуществляется в конце месяца.
  • Удержать можем не более 20% с начисленной зарплаты, поэтому размер составит 2450 руб. (350000 – 35000 * 0,13) * 20/100 = 2450 руб.
  • Поскольку в сумму переплаты входит НДФЛ (который следует вернуть), то излишне выплаченная заработная плата будет составлять 8700 руб. (10000 – 10000 руб. × 0,13).

Возврат в кассу излишне выплаченной зарплаты: возврат в кассу возможен по согласованию с работником, если получал он денежные средства тоже из кассы. Возьмем с него заявление, составим приходный кассовый ордер и внесем средства.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Если осуществить удержание невозможно

Случается, что вернуть ошибочно выплаченную зарплату невозможно. Например, сотрудник уволился и уехал. В подобных случаях сумму переплаты взыскать нереально, и она признается безнадежной дебиторской задолженностью. Сумму долга списывают за счет средств резерва по сомнительным долгам (при его наличии) либо, если резерв не создан, относят на убыток, включив ее в состав прочих затрат.

В учете списание долга по зарплате отражается проводками:

  • Д/т 76 К/т 73 – списана излишне выплаченная зарплата;
  • Д/т 91-2 К/т 76 – списан долг по зарплате, нереальный ко взысканию

Например, работник не дал согласия на удержание или при его увольнении 20% «увольнительных» выплат не хватило для погашения всего долга. Тогда взыскать с работника зарплату и приравненные к ней платежи в судебном порядке можно лишь в трех случаях:

  • была допущена счетная ошибка;
  • имели место недобросовестные действия работника;
  • суд признает вину работника в невыполнении норм труда или простое (если с работника взыскиваются излишние выплаты за простой и недоработку).

При отсутствии подобных обстоятельств суды в большинстве своем отказывают работодателям во взыскании с работников излишних выплат

Как взыскать излишне выплаченную зарплату, если сотрудник уволен

Для этого необходимо, как и в случае, когда сотрудник продолжает работать в учреждении, составить акт и уведомление, в котором также потребовать вернуть излишне выплаченную сумму заработной платы в добровольном порядке, но дописать, что если работник этого не сделает, то учреждение обратится в суд.

Учреждение имеет право обратиться в суд. Таким образом, если работодатель выплатил сотруднику заработную плату в большем размере из-за счетной ошибки, на основании гражданского законодательства он имеет право потребовать вернуть эту сумму даже в том случае, если сотрудник уволился.

Пакет документов для обращения в суд

При обращении в суд работодателю необходимо подготовить:

  • трудовой договор с бывшим сотрудником;
  • документы по расчету и выплате заработной платы;
  • акт комиссии о выявленной счетной ошибке;
  • уведомление, которое было направлено сотруднику, с предложением добровольно вернуть излишне выплаченную ему заработную плату..

В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Кроме того, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовыми договорами, заключаемыми с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером. Читайте также статью: → «Удержание по исполнительному листу из заработной платы: образец».

Можно ли взыскать излишек с бухгалтера из-за его ошибки

Если ошибка в выплате произошла по вине бухгалтера, его можно призвать к ответственности по скольку он материально-ответственное лицо. Но все мы люди и все-таки по человечески можно договориться с работником, который получил деньги, чтобы он добровольно внес переплату либо удерживать частями, опять таки с его согласия

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Какие документы необходимо истребовать с сотрудника для погашения долга по излишне выплаченной заработной плате?

Необходимо письменное согласие с указанием сроков возврата

Вопрос №2. При увольнении мне перечислили больше денежных средств, могу ли я их не возвращать?

Лучше вернуть их добровольно, иначе работодатель в праве подать на вас в суд

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит