Ведение личных дел сотрудников организации, ведение личных сотрудников организации регламентируется

Содержание
  1. Ведение личных дел сотрудников организации
  2. Организация работы с личными делами работников
  3. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  4. Порядок формирования и состав личного дела сотрудника
  5. Личные дела работников бюджетных организаций
  6. Порядок хранения и ведения личных дел сотрудников
  7. Что должно быть в личном деле работника: образец
  8. Как организовать хранение личных дел сотрудников
  9. Личное дело сотрудника
  10. Ведение личных дел работников (стр. 1 из 3)
  11. Какими документами регламентируется ведение и хранение личных медицинских книжек работодателем?
  12. Вопрос
  13. Ответ
  14. Обязательным ли является ведение личных дел сотрудников в организации
  15. Вопрос
  16. Ответ
  17. Публикации
  18. Каким нормативным документом регламентируется необходимость ведения личного дела работника?

Ведение личных дел сотрудников организации

Организация работы с личными делами работников

Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:

  1. работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).
  2. на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всехработников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

Формирование дел. Личное дело работника: документы, прядок ведения, сроки хранения

Но на практике получается так, что крупные компании формируют личные дела на своих подчиненных, а мелкие — нет.

Рекомендуется заняться данным вопросом фирмам с большой текучкой кадров.Зачастую организации ведут личные дела не на всех подчиненных, а только на конкретные категории работников. Чаще всего ими являются:

  1. ведущие специалисты в компании;
  2. сотрудники, работающие с материальными ценностями (например, кассиры);
  3. заместители руководства;
  4. люди, которые имеют возможность карьерного роста.
  5. руководители;

Рекомендуется не лениться и вести подобного рода документацию на всех подчиненных. Процесс формирования дел сотрудников не так трудно запомнить.

Только далеко не все документы, отражающие информацию о кадре, могут храниться здесь.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т.

Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу.

Порядок формирования и состав личного дела сотрудника

Сегодня этот вопрос полностью передан на усмотрении руководства компании и должен регламентироваться внутренним положением или уставом организации. В своей деятельности кадровая служба руководствуется, прежде всего, Конституцией, Трудовым кодексом РФ, федеральными и региональными законодательными актами, инструкцией по делопроизводству отдела кадров (если такая имеется) и распоряжениями руководства.

В частности, статья 85 ТК РФ (с изменениями в редакции 2019 года) характеризует понятие персональных данных и степень их конфиденциальности. А ст. 87 ТК РФ в общих чертах определяет порядок обработки личных данных. Ведение ЛД этим статьям не противоречит.

Если внутренним уставом предприятия предусмотрено ведение личных дел на работающих сотрудников, то оформить их нужно грамотно, соблюдая правила делопроизводства ГОСТ , созданный для унифицированных форм, но приемлемый и для ведения любой документации отдела кадров. Обязательная комплектация ЛД предусмотрена только для госслужащих.

Личные дела работников бюджетных организаций

(далее — Закон N 152-ФЗ) и положений гл.

14 ТК РФ позволяет говорить о том, что и в бюджетных учреждениях нужно вести личные дела. ——————————— Согласно п. 1 ст. 3 данного Закона персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы.

Основываясь на приведенных выше и некоторых других правовых актах, определим, что же такое личное дело работника и каков порядок его ведения, подходящий для применения в бюджетных организациях.

Порядок хранения и ведения личных дел сотрудников

Поэтому многие отечественные субъекты не отказываются от этой делопроизводственной процедуры.

№ 558. Элементы можно классифицировать следующим образом:

  • возникающие в период выполнения подчиненным своих должностных обязанностей;
  • заверяющие факт прекращения рабочих отношений.
  • предоставляемые работниками при приеме на работу и документирующие факт трудоустройства;

К первым относят:

  • заявление о трудоустройстве;
  • персональную карточку ф.

  • копии удостоверения личности и страхового номера персонального счета;
  • документацию воинского учета;
  • справки медицинского характера (важны при приеме на работу граждан, не достигших совершеннолетнего возраста и в иных, предусмотренных ТК, случаях);
  • библиографическую анкету;
  • трудовой контракт;
  • документацию об образовании,
  • рекомендательные письма и оценочные суждения о работнике от предыдущих работодателей;
  • подтверждение наличия либо отсутствия факта тюремного заключения, незакрытого уголовного преследования либо его прекращения (требуется для претендования на должность, к которой не допускаются судимые граждане, а также подвергавшиеся или подверженные преследованию со стороны уголовных структур);
  • резюме;
  • Что должно быть в личном деле работника: образец

    Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.

    Для этого вверху обложки нужно оставить место для пометок архива, которые наносятся специальным штампом. Затем ниже указывают название предприятия в полном и сокращённом варианте.

    Далее идёт строчка с указанием отдела, в котором работает работник. Затем оставляется несколько пустых строчек – на случай перевода сотрудника.

    Как организовать хранение личных дел сотрудников

    д. Для госов такой список содержания дела регламентируется пунктом 16 Положения, утвержденного Указом Президента от 30.05.2005 № 609. Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.

    Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их священная обязанность. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров строго регламентируется внутренней документацией.

    После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, т. е. дополнять по мере поступления документами до момента увольнения. Первым подшивается дополнение к личному листку по учету кадров, затем персональные данные (анкета; копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т.

    д.) и далее прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.

    Личное дело сотрудника

    В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

    Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: — представляемые при приеме на работу; — фиксирующие прием на работу; — возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации. Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

    Ведение личных дел работников (стр. 1 из 3)

    Большое значение в нашей жизни имеют кадровые документы, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

    В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих организаций. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

    Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

    Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

    Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.
    Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

    Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

    Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом.

    Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела.

    Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:

    — на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

    — работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

    При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

    На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

    Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

    Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

    Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

    Оформление личных дел происходит после того, как был издан приказ о приеме на работу.

    Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

    Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

    • внутренняя опись документов дела;

    • анкета или личный листок по учету кадров;

    • дополнение к личному листку по учету кадров;

    • копия документа об образовании, копия трудового договора;

    • копия приказа о приеме на работу;

    • копии приказов о переводе;

    • документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;

    • представления к переводам;

    • личные заявления работника;

    • справки о состоянии здоровья;

    • копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

    • другие характеризующие работника документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным (ксерокопии паспорта, карточки ПФР, ИНН, документа об образовании, военного билета, свидетельств о заключении брака и (или) рождения ребенка).

    Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

    — список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

    — выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

    В дальнейшем в личное дело включаются документы:

    — подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

    — характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

    Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

    Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

    Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

    Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку» . Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

    — документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

    — документы об имеющихся изобретениях.

    На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

    Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

    Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

    Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

    Какими документами регламентируется ведение и хранение личных медицинских книжек работодателем?

    Вопрос-ответ по теме

    Вопрос

    Каким документом регламентируется ведение и хранение личных мед книжек работодателем? В частности, правила заполнения раздела 2 «От-метки о переходе на работу в др организации». Как вносится эта запись? В ка-кие сроки? Существуют ли требования к месту хранения и т.д. В одной из статей журнала «Кадровое дело» относительно ведения мед книжек написано:« при смене места работы и вида деятельности необходимо внести сведения о новом месте и должности на соответствующую страницу ЛМК (страница 4 — «Отметки о переходе на работу в другие организации»). Данные вносит сотрудник отдела кадров и заверяет печатью организации.»в каком документе закреплена ответственность сотрудника отдела кадров? Где прописаны правила хранения и заполнения ЛМК непосредственно Работодателем?

    Ответ

    Вопрос: Каким документом регламентируется ведение и хранение личных мед книжек работодателем?

    Порядок оформления личной медицинской книжки, прохождение гигиенического обучения и медицинских осмотров регламентированы следующими документами:

    • Федеральный закон от 30.03.99 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» (далее – Закон от 30.03.99 № 52-ФЗ); НА № 3‘2009
    • Федеральный закон от 02.01.00 № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов»;
    • Приказ Минздрава России от 29.06.00 № 229 «О профессиональной гигиенической подготовке и аттестации должностных лиц и работников организаций»; НА № 3‘2009
    • Постановление Правительства Москвы от 28.12.99 № 1228 «Об обязательных профилактических медицинских осмотрах и гигиенической аттестации»; НА № 3‘2009
    • Приказ Роспотребнадзора от 20.05.05 № 402 «О личной медицинской книжке и санитарном паспорте» (далее – приказ от 20.05.05 № 402);
    • Инструкция о порядке выдачи и ведения личной медицинской книжки и санитарного паспорта на специально предназначенные или специально оборудованные транспортные средства для перевозки пищевых продуктов (письмо Департамента Госсанэпиднадзора Минздрава России от 17.05.00 № 11-7/101-09).

    В личной медицинской книжке работника отражаются все данные предварительных и периодических медицинских осмотров, а также аттестации.

    Вопрос: В частности, правила заполнения раздела 2 «От-метки о переходе на работу в др организации». Как вносится эта запись? В какие сроки?

    Указание должности в медицинской книжке обязательно. Запись о должности вносится при приеме на работу и при переводе на другую работу внутри организации.

    Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, в медицинской книжке должны содержаться следующие сведения:

    — сведения о владельце — Ф.И.О., год рождения, домашний адрес, должность, организация, в которой он работает или в которую устраивается (или сведения об индивидуальном предпринимателе), личная подпись;

    — отметки о переходе на работу в другие организации;

    — отметки о перенесенных инфекционных заболеваниях;

    — отметки о профилактических прививках;

    — заключение соответствующих врачей о допуске к работе по результатам медицинского обследования;

    — результаты обследования на туберкулез;

    — результаты обследования на носительство возбудителей кишечных инфекционных заболеваний;

    — результаты лабораторных исследований и осмотра дерматовенеролога;

    — результаты исследований на гельминтозы;

    — результаты обследования на носительство возбудителей дифтерии;

    — результаты обследования на носительство патогенного стафилококка;

    — сведения о профессиональной гигиенической подготовке и аттестации;

    — отметка о предупреждении при нарушении санитарных норм и правил.

    Форма личной медицинской книжки для работников отдельных профессий, производств и организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения, утверждена Приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 N 402.

    В разд. II личной медицинской книжки содержится указание на заполнение строк при переходе на работу в другие организации.

    Таким образом, из Приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 N 402 и самой формы личной медицинской книжки прямо не следует обязанность заполнения разд. II работодателем при переводе работника на другую работу внутри организации.

    Между тем считаем, что необходимо обратить внимание на следующее.

    Перевод на другую работу при продолжении работы у того же работодателя может повлечь за собой в том числе постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, к которому он относится (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 ТК РФ).

    У вас не останется вопросов о приказе на аптечки на предприятии после прочтения статьи по ссылке.

    Согласно Приложению N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н при организации профилактических медицинских осмотров работников для правильного определения периодических медицинских осмотров работников и определения участия врачей-специалистов, участвующих в медицинских осмотрах, необходимо четко определять наименование работ и профессий.

    Следовательно, отметка о переводе на другую работу (должность) (внутри организации) в разд. II «Отметки о переходе на работу в другие организации» необходима, поскольку медицинский осмотр для разных категорий должностей (работ) с учетом вредных факторов различен.

    Из изложенного следует, что работодателю необходимо вносить сведения в личную медицинскую книжку работника при его переводе на другую работу внутри организации.

    Таким образом, при смене места работы и вида деятельности необходимо внести сведения о новом месте и должности на соответствующую страницу ЛМК (страница 4 — «Отметки о переходе на работу в другие организации»). Данные вносит сотрудник отдела кадров и заверяет печатью организации.

    Вопрос: Подскажите, пожалуйста, в каком документе закреплена ответственность сотрудника отдела кадров? Где прописаны правила хранения и заполнения ЛМК непосредственно Работодателем?

    Согласно реквизитам, указанным на странице 30 бланка личной медицинской книжки, утвержденной приказом Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402 личная медицинская книжка должна иметь печать организации Роспотребнадзора, выдавшей медицинскую книжку, а также подпись владельца и храниться у администрации организации или индивидуального предпринимателя и может быть выдана работнику по его требованию.

    При увольнении и переходе на другое место работы личная медицинская книжка остается у владельца (работника) и предъявляется по месту новой работы.

    В вашей ситуации нужно прописать в локальных нормативных актах, в чьи обязанности входит прием и хранение медицинских книжек работников. Так как, в зависимости от организации эта обязанность может быть возложена, например, на работников отдела кадров или на медицинского работника организации и т.д.

    Подробности в материалах Системы Кадры:

    1.Ответ: Как оформить личную медицинскую книжку сотрудника

    Сотрудники, которым нужна медицинская книжка

    Какие сотрудники должны иметь личную медицинскую книжку

    Медицинская книжка необходима сотруднику, если его деятельность связана:

    • c оборотом продуктов питания и питьевой воды;
    • c воспитанием и обучением детей;
    • c коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

    Об этом говорится в подпункте 1.1 пункта 1 приказа Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402.

    В медицинские книжки вносятся данные о прохождении:

    Популярные вопросы

    При этом не все сотрудники, которые проходят обязательные медосмотры, должны иметь медицинскую книжку. Ее наличие обязательно при выполнении работ, которые установлены пунктом 1.1 приказа Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402. В частности, медицинская книжка необходима, если сотрудник работает:

    • в детских и подростковых сезонных оздоровительных организациях;
    • в бассейнах, водолечебницах;
    • в гостиницах, общежитиях, пассажирских вагонах;
    • в медицинских организациях и аптеках, связанных с оборотом лекарств.

    Кроме того, региональные власти вправе расширить перечень профессий и производств, сотрудники которых должны проходить медосмотры и иметь медицинскую книжку (п. 2 ст. 34 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ).

    Уточнить необходимость получения медицинской книжки для занятия конкретным видом деятельности, а также порядок и места прохождения медицинского осмотра, лабораторных исследований и гигиенического обучения можно на сайте Роспотребнадзора и в его территориальных управлениях.

    Вопрос из практики: нужно ли оформлять личную медицинскую книжку сотруднику-иностранцу

    Ответ на этот вопрос зависит от того, какую работу будет выполнять иностранец.

    Если сотрудник-иностранец будет выполнять работу, при которой проводятся обязательные медицинские осмотры, то медицинская книжка оформляется на него в том же порядке, что и на гражданина России.

    Такой вывод следует из статьи 34 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ и пункта 2 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава России от 29 июня 2000 г. № 229.

    Если должность иностранца не предполагает прохождения обязательного медосмотра, то оформлять медицинскую книжку не нужно.

    Оформление медицинской книжки

    Как оформить личную медицинскую книжку сотрудника

    Порядок оформления и выдачи сотрудникам медицинских книжек определяется Роспотребнадзором (п. 6 ст. 34 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ, п. 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июня 2004 г. № 322). Форма медицинской книжки утверждена приказом Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402.

    Медицинскую книжку может оформить как сотрудник, так и работодатель. Для того чтобы получить медицинскую книжку, нужно обратиться в центр гигиены и эпидемиологии (п. 3 приказа Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402). При этом регламент оформления медицинской книжки утверждается на региональном уровне.

    Внимание: если в личной медицинской книжке сотрудника не сделаны записи о прохождении обязательного медосмотра, то допускать его к работе нельзя (ч. 1 ст. 76, абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, п. 4 ст. 34 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ).

    Профессиональная гигиеническая подготовка и аттестация

    Какие сотрудники обязаны проходить профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию

    Помимо прохождения медосмотра, сотрудники некоторых сфер деятельности должны пройти профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию. В частности, это правило касается сотрудников, чья работа связана:

    • c оборотом пищевых продуктов и питьевой воды;
    • c воспитанием и обучением детей;
    • c коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

    Такой вывод позволяют сделать положения части 2 статьи 36 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ, абзаца 1 и пункта 2 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава России от 29 июня 2000 г. № 229.

    Профессиональная гигиеническая подготовка проводится при приеме на работу и в дальнейшем с периодичностью:

    • для должностных лиц (например, руководителей) и сотрудников организаций, деятельность которых связана с оборотом мясо-молочной и кремово-кондитерской продукции, детского питания, питания дошкольников, ежегодно;
    • для остальных категорий сотрудников один раз в два года.

    Профессиональная гигиеническая подготовка может проводиться:

    • на базе организаций, имеющих лицензию на образовательную деятельность и осуществляющих профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию;
    • непосредственно в самой организации.

    Аттестация проводится в центрах Госсанэпиднадзора в форме собеседования или тестов (абз. 1 п. 2 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава России от 29 июня 2000 г. № 229).

    Положительный результат аттестации по профессиональной гигиенической подготовке вносится в медицинскую книжку в виде штампа. На штамп ставится голограмма. Об этом говорится в абзаце 3 пункта 2 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава России от 29 июня 2000 г. № 229.

    Выдача медицинской книжки сотруднику

    Где должна храниться личная медицинская книжка сотрудника

    Оформленные медицинские книжки хранятся у работодателя. Выдаваться медицинская книжка может по требованию сотрудника (например, для прохождения периодического медицинского осмотра или в случае, если место работы сотрудника удалено от места нахождения работодателя). Когда сотрудник меняет место работы, новый работодатель делает отметку о переходе к нему на работу на четвертой странице бланка медицинской книжки. При увольнении медицинская книжка остается у сотрудника и предъявляется по месту новой работы.

    Такой вывод позволяют сделать реквизиты, указанные на странице 30 бланка личной медицинской книжки, утвержденной приказом Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402.

    Ответственность за нарушение порядка оформления медицинской книжки

    Какая ответственность предусмотрена за нарушение порядка оформления медицинской книжки сотруднику

    Если организация нарушит порядок оформления личной медицинской книжки, то работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

    Проверку могут провести сотрудники Роспотребнадзора (п. 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июня 2004 г. № 322).

    Кроме того, проверить медицинские книжки, имеющие признаки подделки, могут сотрудники правоохранительных органов, например полиции (подп. 37 п. 1 ст. 12 Закона от 7 февраля 2011 г. № 3-ФЗ).

    При нарушении порядка оформления медицинской книжки размер штрафа может составить:

    • для должностных лиц (например, руководителя) от 500 до 1000 руб.;
    • для предпринимателя от 500 до 1000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
    • для организации от 10 000 до 20 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

    Такой порядок предусмотрен статьей 6.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

    © Материал из КСС «Система Кадры»
    Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
    Дата копирования: 31.03.2016

    С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

    Обязательным ли является ведение личных дел сотрудников в организации

    Вопрос-ответ по теме

    Вопрос

    Обязательным ли является ведение личных дел сотрудников в организации?

    Ответ

    Законодательством РФ предполагается ведение личных дел только для сотрудников государственной службы. Порядок оформления личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

    Обязанность ведения личных дел может быть возложена на работодателя отраслевым (ведомственным) нормативным актом. Ведение личных дел работников также может быть предписано вышестоящей организацией, например учредителем.

    В остальных случаях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также – какие категории работников должны иметь личные дела.

    В первую очередь личные дела заводятся:

    • на работников из числа руководящего состава организации (руководителя организации, его заместителей, руководители структурных подразделений);
    • на работников организации, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер)).

    Однако, поскольку личное дело является важным источником информации о сотруднике, включающим в себя все необходимые копии персональных документов, приказов по данному работнику и т.д., многие организации предпочитают оформлять личные дела на всех работников, независимо от их должности и положения в организации.

    Если приобщите к личному делу документы, которые не вправе хранить, учреждение оштрафуют на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП).

    Материал проверен экспертами Актион Культура

    Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

    Публикации

    Каким нормативным документом регламентируется необходимость ведения личного дела работника?

    Меня приняли на работу в одну фирму и дополнительно возложили обязанности по ведению кадрового делопроизводства. При приёме-передаче кадровой документации на мой вопрос «А где личные дела работников?» сотрудник, который вел кадровое делопроизводство до меня, ответил, что личных дел нет, и потребовал правового основания ведения личных дел работников организации. Я не смогла ничего возразить. Действительно, каким нормативным документом регламентируется необходимость ведения личного дела работника? И что всё-таки должно входить в его состав?

    Грушкина Т., г. Бекабад

    Отчасти ваш оппонент прав, нормативного документа, обязывающего вести личные дела, а также регламентирующего порядок их ведения, – нет. В отдельных учреждениях и ведомствах существуют отраслевые нормативные акты, предписывающие ведение личных дел работников. Такие положения есть, в основном, в госучреждениях: в министерствах, налоговой службе, в учреждениях банковской системы. Условие о ведении личных дел работников может быть установлено на отдельно взятом предприятии внутренними регламентирующими документами, например, инструкцией о ведении кадрового делопроизводства, положением о ведении документации на предприятии и тому подобное.

    Так давайте всё-таки разберёмся, нужно вести личное дело работника на предприятии, где это не обусловлено нормативным актом, или всё-таки можно обойтись без него?

    При приёме на работу с работника требуется согласно ст.80 Трудового Кодекса Республики Узбекистан паспорт, трудовая книжка, военный билет, дипломы об окончании учебных заведений, документы, разрешающие допуск к работе лиц, имеющих специальное образование или подготовку. А также медицинские справки лиц до 18 лет и достигших пенсионного возраста, справки о наличии инвалидности или наличии льгот, справка с основного места работы (в случае устройства по совместительству), свидетельства о рождении детей и т.д. Возникает вопрос, где хранить копии вышеназванных документов? Далее, в процессе трудовой деятельности, возникает необходимость хранения трудового договора (экземпляра работодателя) и дополнений к нему, копии приказов о приёме, кадровых перемещениях или прекращении трудового договора, результаты проведения аттестации (если таковая существует на предприятии) и т.д.

    Ответ очевиден: наиболее удобным и полным сборником информации о работнике, личных данных, о его трудовой деятельности и изменениях в течении этой деятельности на данном предприятии является личное дело работника.

    При серьёзном отношении руководства на предприятии к кадровому делопроизводству даже с небольшой численностью персонала необходимо утвердить документ, регламентирующий ведение в кадровом делопроизводстве личных дел работников, и контролировать его соблюдение.

    Ниже мы приведем рекомендуемые форму и состав личного дела работника, которые вы можете взять за основу и применить в делопроизводстве вашей компании.

    Личное дело составляется из папки-скоросшивателя с титульным листом, где указываются наименование предприятия, фамилия, имя и отчество работника, дата его рождения, дата поступления на работу и увольнения. В папку добавляются последовательно документы и их копии. В состав личного дела входят следующие кадровые формы, документы и их копии:

    • опись документов, входящих в состав личного дела*;

    • личный листок по учёту кадров или анкета установленного на предприятии образца*;

    • копии дипломов, удостоверений, сертификатов, лицензий о полученном основном, дополнительном образовании, а также документы, носящие разрешительный характер;

    • копии документов, дающие право на какие-либо льготы: копии свидетельств о наличии инвалидности, удостоверения участников ликвидации аварий, участников военных действий, свидетельств о рождении детей и прочих документов;

    • трудовой договор* (экземпляр работодателя);

    • копия приказа о приёме на работу*;

    • договоры о полной материальной ответственности* (экземпляры работодателя).

    Далее в процессе трудовой деятельности в личное дело работника могут добавляться следующие документы:

    • дополнения к трудовому договору*;

    • копии приказов о кадровых изменениях;

    • листы аттестации работника, копии документов о поощрении и дисциплинарных взысканиях работника*.

    Личное дело обычно закрывается копией приказа о прекращении трудового договора с работником. Хранить в личном деле заявления работников, которые являются основаниями для приказов, а также копии приказов об отпусках не целесообразно, так как у документов, служащих основанием для этих приказов, срок хранения существенно отличается от срока хранения других документов, входящих в состав личного дела, а для учёта отпусков служит Личная карточка (форма Т-2).

    Согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, с указанием сроков хранения», утверждённому Агентством «Узархив» при КМ РУз 19.09.2005 г., личные дела хранятся 75 лет (ст.594). То есть на протяжении долгих лет личное дело работника, находящееся на хранении, может служить подтверждением его трудовой деятельности на том или ином предприятии. Наличие указания хранения личного дела в данном Перечне свидетельствует об ответственности руководителя каждого предприятия по ведению личных дел работников и их сохранности.

    * Примечание: Образцы всех отмеченных документов с примерами их заполнения вы можете скачать на сайте UzJobs.com (www.uzjobs.com), в разделе «Пособие кадровикам».

    Вы также можете адресовать нам свой вопрос и получить на него ответ в одной из следующих публикаций на сайте UzJobs.

    Вопросы следует отправлять по электронному адресу: [email protected]

    Подготовлено специалистами проекта UzJobs

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит