Документы для личного дела работника и его формирование, правильно формировать личное дело работника

Содержание
  1. Документы для личного дела работника и его формирование
  2. Что представляет собой личное дело
  3. Обязательно ли вести личные дела
  4. На кого заводят личные дела
  5. Сроки оформления личного дела
  6. Особенности формирования личного дела
  7. Какие документы включаются в состав личного дела
  8. Как правильно оформить личное дело
  9. Ведение личных дел
  10. Кому можно выдать личное дело
  11. Личное дело сотрудника: какие документы должны быть
  12. Государственные структуры
  13. Частные предприятия
  14. Оформление дела
  15. Учёт и регистрация личных дел
  16. Внесение новых данных
  17. Сохранность дел
  18. Резюме
  19. Вы здесь:
  20. Понятие личного дела
  21. Оформление и ведение личного дела
  22. Документы, включаемые в личное делопроизводство
  23. Образец заполнения титульного листа и описи личного дела
  24. Бланки для формирования личного дела и образцы
  25. Как правильно сформировать личное дело работника
  26. Формирование личного дела работника, образец 2019 года
  27. Как формировать
  28. Порядок формирования личного дела работника после увольнения
  29. Сколько и как хранить
  30. Формирование дел. Личное дело работника: документы, прядок ведения, сроки хранения
  31. Определение личного дела
  32. Обязательно или необязательно?
  33. Хранение
  34. Доступ
  35. Обязательные составляющие личных дел
  36. Запреты
  37. Распространенная документация
  38. Не слишком много
  39. Основные требования
  40. Журнал
  41. Заключение

Документы для личного дела работника и его формирование

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

  • Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  • Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  • В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  • Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  • В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  • Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  • Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
  • Какие документы включаются в состав личного дела

    Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

    Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

    1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
      • резюме;
      • документы об образовании и квалификации;
      • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
      • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
      • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
      • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
      • данные медосмотра;
      • заполненная анкета (если это предусмотрено);
      • заявление о трудоустройстве;
      • копия приказа о приеме;
      • заключенный трудовой договор и т.д.
    2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
      • различные квалификационные удостоверения;
      • водительские права;
      • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
      • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
      • должностная инструкция;
      • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
      • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
      • акты о прохождении аттестации;
      • данные очередных медосмотров;
      • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
      • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
      • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
      • заявления на отпуск;
      • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
    3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
      • заявление на увольнение;
      • копия приказа об увольнении;
      • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
      • свидетельство о смерти сотрудника.

    Как правильно оформить личное дело

    Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:

    • первичное заведение личного дела;
    • внесение в него новых записей и документов;
    • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
    • при необходимости заверение копий;
    • внутренняя опись входящих в дело документов;
    • плановая проверка состояния личных дел;
    • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
    • хранение дел;
    • помещение неактуальных дел в архив.

    ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

    Обложка личного дела

    Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

    • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
    • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
    • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
    • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
    • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
    • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
    • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
    • срок хранения дела.

    Опись состава личного дела

    Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

    Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

    Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

    Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
    Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.

    После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

    Ведение личных дел

    Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

    1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
      • ФИО работника;
      • дата заведения;
      • дата закрытия;
      • дата передачи в архив.
    2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

  • Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
  • Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.
  • Кому можно выдать личное дело

    В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

    По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

    Личное дело сотрудника: какие документы должны быть

    Для каждого работодателя важно, чтобы конфиденциальная информация о его сотрудниках хранилась систематизировано и на это есть несколько причин, достаточно веских. Причина номер один – так проще, при необходимости, найти сведения о работнике. Вторая причина – надёжная защита сведений от разглашения. И, наконец, третья причина – возможность быстро внести изменения и дополнения. С каждой из этих задач отлично справляется такое «изобретение», как личное дело сотрудника.

    Государственные структуры

    Согласно законодательству, работодатель вовсе не обязан заводить дело на каждого своего сотрудника. Исключением являются государственные и муниципальные служащие.

    В этом законе прописано, какие должны быть документы в личном деле сотрудника. Эти сведения помогают следить за изменениями конфиденциальных данных. Всё это необходимо для отслеживания сведений о доходах и собственностью государственных сотрудников.

    Более подробные сведения о ведении персональных дел содержатся в соответствующем Указе Президента. Утверждённые в указе положения чётко регламентируют что, как и когда необходимо делать с личным делом госслужащего, а также очерчен круг лиц, которым разрешён доступ к делам.

    Частные предприятия

    Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому. Но это вовсе не означает, что они не могут этого сделать.

    Если руководство компании приняло решение о заведении личных дел на каждого из своих работников, то нужно позаботиться о сохранности данных, которые будут содержаться в личном деле.

    Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников. Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.

    Оформление дела

    Титульный лист

    Поскольку личное дело это – не просто папка, а папка с информацией о конкретном человеке, то и первый лист документа должна оформляться соответственно. На обложке должны быть сведения, позволяющая идентифицировать сотрудника при поиске, а также организацию, в случае если дела в последующем будет сдано в архив.

    Для этого вверху обложки нужно оставить место для пометок архива, которые наносятся специальным штампом. Затем ниже указывают название предприятия в полном и сокращённом варианте. Далее идёт строчка с указанием отдела, в котором работает работник. Затем оставляется несколько пустых строчек – на случай перевода сотрудника. Далее следует номер дела и заголовок – в нашем случае это ФИО работника.

    Внизу справа проставляются дата приёма на занимаемую должность и дата увольнения. Кроме того. Указывается количество листов дела и срок хранения после сдачи в архив.

    Сама папка

    Поскольку персональные дела сотрудников — это дела достаточно длительного хранения, то находиться они обязаны в обложках, выполненных полностью из картона. Архивы не принимают на хранение папки из пластика. Бланк опись документов в личном деле работника в обязательном порядке подшивается в обложку.

    В деле сотрудников содержится следующая информация:

    • заявление, написанное при приёме на работу;
    • автобиография либо резюме;
    • светокопии персональных документов (ИНН, паспорта, СНИЛС);
    • светокопии сведений об образовании и квалификации;
    • рекомендации или характеристики с предшествующего места работы;
    • внутренние документы предприятия, касающиеся данного сотрудника;
    • трудовое соглашение или договор;
    • документы об аттестации;
    • инструкции в соответствии с занимаемой должностью;
    • любые дополнительные документы, согласно которым вносят изменения какой-либо информации.

    Что лишнее в личном деле

    Поскольку персональные дела хранятся очень длительное время, не меньше 75 лет, то не стоит подшивать туда документы с малым сроком хранения. Заявления на предоставление отпуска, отгулов и тому подобное, хранится в специальном журнале в течение пяти лет.

    Кто работает с личными делами

    Заниматься внесением данных, описью и сдачей в архив, может исключительно кадровик, тот который назначен приказом.

    Именно этот сотрудник может воспользоваться конфиденциальной информации о людях и в случае утечки информации, вся ответственность возлагается на него. Кроме того, ответственный сотрудник знакомит работника, не реже, чем один раз в год, с его личным делом.

    Опись содержимого

    Все документы, содержащиеся в личном деле, обязательно должны быть прошиты, пронумерованы и описаны. Кроме того, документация должна быть расположена в соответствии с хронологией. Опись можно размещать на внутренней стороне обложки или подшить последней страницей в деле.

    Опись должна содержать следующие данные:

    • название документа;
    • именные данные работника;
    • номер личного дела;
    • индекс по номенклатуре;
    • дата составления;
    • постраничное содержание;
    • подпись ответственного;
    • печать и дата.

    Учёт и регистрация личных дел

    Приказ, который предусматривает введение учёта сотрудников посредством заведения персональных дел, содержит данные, которые точно регламентируют деятельность ответственных лиц по их учёту и регистрации. Предусматривается наличие специальной книги по учёту документов. В этой книге производится нумерация дел в соответствии с принятыми правилами в организации, затем этот же номер наносится на само личное дело. В этой книге обязательно содержатся краткие данные про личные дела сотрудников.

    Внесение новых данных

    Запись каких-либо изменений и дополнений в персональные дела работников допускается только тем ответственным работником, который назначен руководством организации. В случае временного отсутствия этого сотрудника, при необходимости, назначается лицо, временно его заменяющее.

    Даже если в кадровой службе имеются ещё сотрудники, без специального приказа они не могут заниматься внесением данных.

    Различные исправления, в случаях допущения ошибок, вносятся так же, как и в трудовую книжку. Неправильные данные зачёркивают, а сверху надписываются правильные данные. Любые дополнения и изменения должны быть подкреплены соответствующими документами и указаниями на них.

    Сохранность дел

    Поскольку вся информация, содержащаяся в личном деле, является строго конфиденциальной, необходимо обеспечит ей надлежащее хранение. Для таких целей в организациях широкое распространение получили сейфы специальных конструкций или шкафы из металла, которые запираются на ключ. Такие методы хранения помогут избежать несанкционированной утечки информации посредством доступа третьих лиц.

    В организациях сохраняются данные только на тех сотрудников, которые работают на предприятии в данный момент. После увольнения сотрудника, его личное дело передают в архив. Для муниципальных служащих предполагается десятилетнее хранение их персональных дел в организации, где они работали. Для любых других организаций негласно принят срок хранения дел после увольнения в течение одного года.

    При оформлении дела для сдачи в архив заполняют лист-заверитель. Эти данные подшиваются в качестве последнего листа. Кроме того, при сдаче в архив указывается время хранения личного дела. Для рядовых сотрудников такой срок составляет 75 лет, а для руководства – бессрочно. Началом исчисления срока является дата его передачи в архив.

    Резюме

    Нужно помнить, что персональное дело работника – это не трудовая книжка, и на руки оно никогда не выдаётся. Для контроля правильности внесённой в личное дело информации, сотрудник должен периодически знакомиться со своим делом. Такое мероприятие происходит не реже, чем один раз в год, в присутствии ответственного лица. После ознакомления сотрудник расписывается в листе ознакомления, который подшивается к делу.

    Образец личного дела работника для коммерческих организаций можно найти в сети интернет. Для госпредприятий и организаций существует специально утверждённая форма.

    По требованию правоохранительных органов личные дела могут быть переданы им для рассмотрения. Но даже правоохранительные органы, впоследствии должны вернуть дело на предприятие.

    Заводить или не заводить личные дела на своих сотрудников каждая частная организация решает самостоятельно. В случае положительного решения необходимо обеспечить сохранность конфиденциальных данных.

    Бланки для формирования личного дела и образцы

    Скачать бланк обложки личного дела в формате Word.

    Скачать бланк для внутренней описи документов для личного дела.

    Скачать пример заполнения обложки.

    Скачать образец заполнения внутренней описи.

    Как правильно сформировать личное дело работника

    Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

    Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

    Формирование личного дела работника, образец 2019 года

    Как формировать

    Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

    Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

    • анкета (если ведется);
    • заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
    • копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
    • второй экземпляр трудового договора;
    • заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

    В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

    Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

    Порядок формирования личного дела работника после увольнения

    Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

    По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

    Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

    Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

    Сколько и как хранить

    В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

    Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

    При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

    Формирование дел. Личное дело работника: документы, прядок ведения, сроки хранения

    Формирование дел сотрудников — процесс, которая является обязательным почти для всех компаний. По установленным в России правилам, у каждого работодателя должно быть своеобразное досье на каждого сотрудника. Этот документ способен охарактеризовать подчиненного с самого его трудоустройства. Личные дела встречаются не только на работе, но и, например, в университете. В любом случае данный документ важен. Его необходимо правильно сформировать. Но как это сделать? В каких случаях необязательно вести подобную документацию? Что можно, а что нельзя помещать в личное дело? Разобраться во всем этом не так трудно, как кажется.

    Определение личного дела

    Личное досье работника — это своеобразный документ, в котором хранится вся документация относительного конкретного кадра. Состоит оно из обложки и специальных бумаг, имеющих отношение к подчиненному.

    Заводится подобного рода документация с момента трудоустройства кадра. И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее дело передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

    Формирование дел — это далеко не самый обязательный процесс. В некоторых случаях можно избежать его. Но тогда собирать информацию о том или ином подчиненном будет весьма проблематично. Обычно данная процедура проводится в крупных организациях. Создается целая база, в которой отображается информация по каждому подчиненному.

    Обязательно или необязательно?

    Уже было сказано, что дела сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет?

    Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Но на практике получается так, что крупные компании формируют личные дела на своих подчиненных, а мелкие — нет. Рекомендуется заняться данным вопросом фирмам с большой текучкой кадров.

    Зачастую организации ведут личные дела не на всех подчиненных, а только на конкретные категории работников. Чаще всего ими являются:

    • руководители;
    • заместители руководства;
    • ведущие специалисты в компании;
    • сотрудники, работающие с материальными ценностями (например, кассиры);
    • люди, которые имеют возможность карьерного роста.

    Рекомендуется не лениться и вести подобного рода документацию на всех подчиненных. Процесс формирования дел сотрудников не так трудно запомнить. Только далеко не все документы, отражающие информацию о кадре, могут храниться здесь. Какие особенности процесса следует запомнить? Даже малейшее нарушение для работодателя может обернуться не лучшим образом. Поэтому приходится тщательно изучать поставленную задачу.

    Хранение

    Уже было сказано, что личные дела подчиненных даже после того, как человек уволился, остаются в компании. На руки они не выдаются, а помещаются в специальные архивы. Допускается даже электронное хранение информации о кадрах. Но и в бумажном варианте дела должны иметь место.

    Существуют некоторые правила, которые придется соблюдать начальнику. Хранение дел — это практически бесконечный процесс. Нельзя уничтожать данные документы на протяжении 75 лет с момента прекращения кадром труда.

    Именно по этой причине многие компании стараются не слишком утруждать себя сбором информации о тех или иных подчиненных. Лишь малое количество корпораций существует более 75 лет. Зачастую фирмы открываются и закрываются, а личные дела остаются в архивах.

    Для упрощения хранения досье придумываются разнообразные правила. В основном хранение данных документов происходит после сортировки в алфавитном порядке. Дополнительно рекомендуется создавать архивы по годам. Такой подход упростит поиск информации о сотрудниках, которые трудоустроились в компанию в определенное время.

    Есть еще одна особенность в данном вопросе. Проблема вся состоит в том, что некоторые личные дела хранятся постоянно в архивах компании. И они не уничтожаются ни через 10 лет, ни через 100. Под данное правило попадают досье руководителей организации, а также дела государственных служащих. Не стоит забывать о подчиненных, у которых имеются награды, медали и разнообразные звания.

    Доступ

    Следующий момент — это вопрос доступа к изучаемой документации. Зачастую в досье сотрудников имеются данные, предназначенные исключительно для работодателя. И их не нужно знать основной массе работников.

    Зачастую дела зашифрованы, доступ к ним есть только у начальника предприятия, а также у кадровика, который занимается формированием. Простым подчиненным не разрешается смотреть собранную информацию.

    Работодатель гарантирует делам сотрудников конфиденциальность. В общий доступ подобного рода информация не выносится. По требованию копии документации предоставляются кадрам в день увольнения. Компания несет ответственность перед подчиненными за сохранность информации, которая имеется в личных делах.

    Также следует запомнить раз и навсегда — досье не выдается подчиненным ни под каким предлогом. Сотрудники не имеют права забирать личные дела, а также требовать их выдачи. Лишь при увольнении можно запросить данные отсюда. Работодатель выдает кадру только копии сведений, хранящихся в личных делах. Другого не надо. Ни один подчиненный не имеет права на изъятие сей документации с переводом в другую корпорацию или при окончательном отстранении от трудоустройства. Уже было сказано — досье на работников хранит каждый работодатель на протяжении 75 лет. Этот срок при определенных обстоятельствах может быть увеличен.

    Обязательные составляющие личных дел

    Теперь немного о том, как именно составляется подобная документация. В действительности правила формирования дел подчиненных законодательно не установлены. И этот вопрос решается руководством компании. Оно само определяет, какую информацию следует хранить и как систематизировать досье подчиненных. Это основная проблема всего процесса формирования.

    Тем не менее, независимо от выбора правил, некоторые данные при любом раскладе будут храниться в личном деле. Какие именно документы встречаются во всей подобной документации? Это:

    • анкеты соискателя;
    • заявления о приеме на работу;
    • приказы о предоставлении места труда;
    • заявления об увольнении (если есть);
    • приказы об увольнении;
    • акты о выдаче трудовой книжки (по требованию или при увольнении подчиненного).

    Вышеперечисленный перечень — это обязательные бумаги. А вот с прочей информацией могут возникнуть определенные проблемы. Ведь далеко не все сведения о подчиненных можно вносить в личное дело. Существуют некоторые ограничения по этому поводу. На какие моменты следует обратить внимание, чтобы избежать жалоб на неправильное формирование личных досье кадров?

    Запреты

    На самом деле, если действительно углубиться во все вопросы оформления и формирования личной документации сотрудников, можно запутаться. Поэтому перед тем как заводить архив, следует запомнить всего несколько особенностей. А точнее, запретов. Они актуальны для всех предприятий, независимо от установленных правил. Нельзя:

    1. Хранить временные и постоянные документы в одном месте. В досье работников должны быть отдельные места для того, чтобы можно было положить бумаги, которые лишь временно находятся среди личного дела. Также предусматривается место хранения основной информации.
    2. «Размножать» документацию. Не рекомендуется хранить любые документы в делах сотрудников с дубликатами. В одной папке — одна копия.
    3. Вносить слишком личную информацию. Например, о религиозных убеждениях. Такие сведения для работодателя вообще считаются лишними. Поэтому формирование дел допускает хранение только полезной работодателю документации, отражающей качество работы подчиненных.

    А какие конкретно документы могут содержаться в рассматриваемых досье? Что, помимо вышеперечисленных бумаг, на практике встречается в личных делах? Чтобы не допустить ошибок, можно следовать советам по сбору информации для досье сотрудников.

    Распространенная документация

    Состав личного дела разнообразен. Уже было сказано, что компания сама устанавливает правила ведения данной документации. Поэтому точно нельзя сказать о том, что заносится в архивы. Документы, которые встречаются в обязательном порядке, уже перечислены. Но чтобы не допустить никаких ошибок, придуман определенный перечень допускаемых к хранению бумаг. Что должно быть в личном деле? Если исключить ранее перечисленные объекты, останется (в виде копий преимущественно):

    • копия паспорта гражданина;
    • СНИЛС подчиненного (копия);
    • ИНН (не оригинал);
    • военный билет;
    • документ(ы) об образовании;
    • фотографии (не личные, предназначенные для анкет);
    • характеристика с прошлых мест трудоустройства (если есть);
    • должностная инструкция для той или иной вакансии;
    • автобиография.

    Не стоит забывать о том, что любой ответственный работодатель в целях соблюдения рабочих процессов, а также для обеспечения собственной безопасности составляет разнообразные акты. Например, об отказе подписи приказа об увольнении. Подобная документация должна тоже храниться в личных делах. Результаты аттестационных работ и прочие приказы, влияющие на работу того или иного кадра — это еще несколько пунктов, дозволенных ко внесению в досье.

    Еще один важный момент — это хранение так называемой описи личного дела. Документ, способный принести немало хлопот работодателю. Он должен быть в обязательном порядке в каждом личном деле. Иначе можно обвинить руководство в том, что какие-то бумаги приложены незаконно. Опись личного дела — это специальный документ, в котором перечислена вся прикрепленная к папке документация. Размещается в самом начале досье. Без описи у работодателя могут возникнуть проблемы. Сотрудник способен обвинить в подлоге или краже тех или иных документов.

    Формирование личного дела — процесс не такой уж и трудный, если правильно к нему подготовиться. Работодатель должен просто вносить сюда всю важную информацию относительно деятельности сотрудника. А вот личные сведения о кадрах вносить запрещено. Уже был приведен пример с религией. Состав семьи и особенности ведения образа жизни подчиненного — это тоже табу.

    А вот какие-то достижения работника должны вноситься в личные дела. Это — не обязательная составляющая, но желательно не пренебрегать ей. Особенно тогда, когда речь идет о действительно талантливом кадре. Разрешается внесение сведений о полученных наградах, званиях, грамотах, медалях, дипломах.

    Не слишком много

    Документы в личном деле могут быть разные, это понятно. Точный список устанавливается каждым предприятием на усмотрение руководителя. Но наиболее распространенных список бумаг уже был перечислен. При формировании и ведении досье следует помнить об одном небольшом правиле. Это обязательный пункт, нарушение которого не допускается. Ведение личных дел — занятие ответственное. Оно требует особой внимательности.

    Речь идет о размерах личных дел. По установленным правилам можно сказать, что толщина папки, отведенной под досье того или иного кадра, не должна превышать 4 сантиметров. Если объем больше установленного ограничения, лучше завести новое дело. И просто как-то пометить его под видом продолжения уже существующей документации.

    На практике очень редко встречаются дела, которые в толщину достигают больше 4 сантиметров. Поэтому следует просто запомнить установленное правило и не беспокоиться о его невыполнении. Если документации на кадра очень много, производится специальная проверка. По ее результатам работодатель принимает решение о разделе досье на несколько частей.

    Основные требования

    Порядок формирования дел прост. Достаточно определить, какая именно документация может храниться здесь. Далее следует запомнить ранее приведенные ограничения. А дальше уже создается дело. Первым этапом является изготовление обложки. Достаточно приобрести специальные папки с названием «Дело». В них обычно хранятся все документы того или иного кадра.

    Далее на титульном листе (в данном случае на обложке папки) пишется личная информация о кадре. А именно — Ф.И.О. Внизу проставляется в обязательном порядке дата начала ведения документации. Что должно быть в личном деле?

    В качестве первой страницы прикладывается опись. Можно пренебречь ей, но делать это не рекомендуется. Данная бумага значительно облегчает жизнь и снимает часть ответственности с работодателя за сохранность помещенных в досье носителей информации — то, что не указано в описи, не хранится в личном деле.

    После этого в папке размещаются разнообразные документы, которые имеют прямое отношение к подчиненному. Именно так формируется состав личного дела. Желательно размещать копии или оригиналы документации так, как они были получены — сначала анкета соискателя, затем просьба о приеме на работу, приказ работодателя о назначении на ту или иную должность и так далее. Заканчивается дело приказом об увольнении и подписанным актом о получении трудовой книжки.

    Это еще не все. Процесс формирования дел — это трудоемкая работа, хоть она и относительно простая. Есть еще одно небольшое ограничение, которое способно принести некие неудобства работодателю. Кадровик, который осуществляет внесение информации в личное досье подчиненных, должен следить за количеством листов в папке. Их не должно быть больше 250 штук. При превышении заводится вторая часть личного дела для того или иного работника.

    Журнал

    Теперь понятно, как происходит формирование дел сотрудников в компаниях. На этом весь процесс не заканчивается. Если предприятие решило вести подобного рода документацию, у нее должен быть специальный журнал личных дел. Что это такое?

    Данная составляющая собой представляет список всех имеющихся досье на работников. Здесь публикуются номера заведенных дел, анкетные (личные) данные подчиненных, даты формирования тех или иных «личных папок».

    Единого образца журнала нет. Работодатель имеет полное право создать подобный архив данных на свое усмотрение. В последнее время крайне распространенной формой является электронный журнал. Хорошая идея для тех, кому не слишком хочется заниматься бумажной волокитой. Главное — своевременно заполнять соответствующие поля журнала. Тогда можно без особых проблем отыскать информацию по каждому работнику.

    Заключение

    Отныне понятно, как происходит формирование личного дела. Это весьма простой, но запутанный процесс, порядок осуществления которого никак не закреплен законодательством РФ. Работодатели самостоятельно устанавливают документы, которые будут храниться в личных делах. Форму представления информации тоже можно выбрать.

    Рекомендуется не прикладывать к личным делам оригиналы документов — только копии в единственном экземпляре. К досье сотрудников придется относиться с особым вниманием — утечка информации, занесенной в подобного рода документацию, может навлечь на руководителя проблемы. Ведь при сборе данных о подчиненных, как уже было сказано, работодатель обязуется обеспечить полную конфиденциальность сведений. Это правило распространяется и на время труда, и на весь период хранения документации после увольнения кадра. Вот и все. Основная информация в отношении формирования дел кадров изучена в полной мере. Особенности и состав данного процесса следует узнавать у каждой компании. Некоторые вообще стараются не заниматься этим. Оформление дел (личных) — не обязательное, но очень полезное для работодателя занятие.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит