Документы для личного дела работника и его формирование, личное дело работника порядок формирования состав

Содержание
  1. Документы для личного дела работника и его формирование
  2. Что представляет собой личное дело
  3. Обязательно ли вести личные дела
  4. На кого заводят личные дела
  5. Сроки оформления личного дела
  6. Особенности формирования личного дела
  7. Какие документы включаются в состав личного дела
  8. Как правильно оформить личное дело
  9. Ведение личных дел
  10. Кому можно выдать личное дело
  11. Личное дело работника порядок формирования состав личного дела
  12. Как правильно сформировать личное дело работника
  13. Состав личного дела работника
  14. Формирование личного дела работника
  15. Документы для личного дела работника и его формирование
  16. Личное дело работника
  17. Ведение личных дел в организации в 2019 году
  18. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  19. Порядок формирования и состав личного дела сотрудника
  20. Личное дело работника порядок формирования состав
  21. Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?
  22. Формирование личного дела работника
  23. Документы для личного дела работника и его формирование
  24. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  25. Как правильно сформировать личное дело работника
  26. Ведение личных дел в организации в 2018 году
  27. Личное дело сотрудника
  28. Как формируется и ведется личное дело работника
  29. Формирование личного дела сотрудника
  30. Журнал регистрации
  31. Оформление ЛД
  32. Порядок выдачи
  33. Хранение личных дел
  34. Формирование личного дела: видео
  35. Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2019
  36. Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?
  37. Формирование личного дела работника
  38. Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2018
  39. Документы для личного дела работника и его формирование
  40. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  41. Как правильно сформировать личное дело работника
  42. Ведение личных дел в организации в 2018 году
  43. Оформление личных дел работников
  44. Порядок формирования личного дела работника

Документы для личного дела работника и его формирование

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

  • Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  • Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  • В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  • Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  • В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  • Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  • Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
  • Какие документы включаются в состав личного дела

    Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

    Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

    1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
      • резюме;
      • документы об образовании и квалификации;
      • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
      • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
      • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
      • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
      • данные медосмотра;
      • заполненная анкета (если это предусмотрено);
      • заявление о трудоустройстве;
      • копия приказа о приеме;
      • заключенный трудовой договор и т.д.
    2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
      • различные квалификационные удостоверения;
      • водительские права;
      • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
      • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
      • должностная инструкция;
      • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
      • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
      • акты о прохождении аттестации;
      • данные очередных медосмотров;
      • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
      • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
      • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
      • заявления на отпуск;
      • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
    3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
      • заявление на увольнение;
      • копия приказа об увольнении;
      • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
      • свидетельство о смерти сотрудника.

    Как правильно оформить личное дело

    Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:

    • первичное заведение личного дела;
    • внесение в него новых записей и документов;
    • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
    • при необходимости заверение копий;
    • внутренняя опись входящих в дело документов;
    • плановая проверка состояния личных дел;
    • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
    • хранение дел;
    • помещение неактуальных дел в архив.

    ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

    Обложка личного дела

    Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

    • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
    • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
    • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
    • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
    • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
    • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
    • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
    • срок хранения дела.

    Опись состава личного дела

    Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

    Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

    Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

    Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
    Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.

    После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

    Ведение личных дел

    Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

    1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
      • ФИО работника;
      • дата заведения;
      • дата закрытия;
      • дата передачи в архив.
    2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

  • Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
  • Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.
  • Кому можно выдать личное дело

    В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

    По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

    Личное дело работника порядок формирования состав личного дела

    Как правильно сформировать личное дело работника

    Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт. Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется.

    На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения. Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения. В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах.

    Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации.

    Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале.

    Состав личного дела работника

    Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

    1. копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
    2. объяснительные записки,
    3. служебные записки,
    4. различные акты и уведомления.

    Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. Есть несколько ключевых моментов.

    Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются.

    Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника.

    Личное дело работника (сотрудника)

    / Мы часто сталкиваемся с понятием «Личное дело», сопровождающим нас повсюду, — на работе, в офисе, на службе.

    Не каждый руководитель или сотрудник кадровой службы в точности следует существующим правилам и инструкциям в области формирования, сохранности и доступа к этому «пакету документов».

    Со временем, в процессе работы, личное дело пополняется новыми документами, отражающими деловые качества работника, повышение его квалификации, изменение места проживания или семейного положения. Личные дела складываются и хранятся в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

    Каждому делу присваивается номер, соответствующий номеру, указанному в штатно-должностной книге. Он же заносится и в алфавитную книгу личных дел. Личные дела лиц, несущих материальную ответственность в организации, хранятся отдельно.

    Документы, составляющие личное дело, ведутся на протяжении всего периода времени работы в организации и по степени сохранности стоят наряду с секретными документами. Доступ к ним должен быть ограничен.

    На новом месте работы на каждого сотрудника заводится новое личное дело. Какие же документы должно включать в себя Личное дело:

    • Персональный лист или карточка учета кадров, на специальное место которого в обязательном порядке наклеивается фотография (размер 4х6 см) сотрудника.
    • Автобиография, написанная самим сотрудником.
    • Ксерокопия паспорта и идентификационного номера.
    • Ксерокопии документов об образовании, курсах повышения квалификации, ученой степени.
    • Если сотрудник имеет ученую степень, должен прилагаться перечень научных трудов.
    • Если имеются характеристики или рекомендательные письма, также они должны быть с личном деле.
    • Копии приказов о приеме, увольнении, переводе сотрудника, а также документы, являющиеся основанием для вышеперечисленных приказов.
    • Документы, подтверждающие проведение аттестации сотрудника.
    • Опись документов, содержащихся в личном деле.

    Если у вас остались вопросы, задайте их по БЕСПЛАТНОМУ телефону горячей линии: 8 (800) 350-23-69 доб.162 или воспользуйтесь формой для бесплатной консультации:

    Прочитали? Оцените статью: (21 — 4,57) 15 Фев 2019 Автор: д-р юрид.

    наук Лекомцев Юрий Владимирович

    Формирование личного дела работника

    Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.

    В описи обязательно фиксируется:

    1. замена подлинников копиями.
    2. изъятие листов;
    3. поступление новых бумаг;

    В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так: Личное дело закрывается в день увольнения человека.

    Документы для личного дела работника и его формирование

    Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника.

    Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников. На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

    1. сотрудники, несущие материальную ответственность;
    2. кадровый резерв и др.
    3. ключевые специалисты;
    4. руководящее звено;
    5. заместители руководителей разных уровней;

    К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

    Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.

    Личное дело работника

    Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение. О правилах работы с унифицированными бланками Т-2 читайте на портале «Кадровое дело»: На первых порах в папке лежит лишь личный листок и пакет документов, переданных в отдел кадров на момент трудоустройства. Но постепенно появляются и другие документы в личном деле работника: заявления на отпуск, приказы о командировках, аттестационные листы, медицинские справки.

    Когда трудовые отношения прекращаются, папка дополняется копией приказа об освобождении от должности, заявлением об уходе по собственному желанию и т.д. Все бумаги подшиваются в хронологическом порядке. При целесообразно руководствоваться положениями .

    Сформированное личное дело хранится в отделе кадров вплоть до увольнения сотрудника.

    Ведение личных дел в организации в 2019 году

    При этом сам работник со своим делом может ознакомиться в любое время.Оцените качество статьи.

    Мы хотим стать лучше для вас: Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓ Консультация бесплатная Москва, Московская область звоните: +7 (495) 018-08-54 Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 628-71-73 Оценка статьи:

    Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

    копия приказа о приеме на работу и т.

    Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:

    1. копии документов о повышении квалификации и т.
    2. справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
    3. соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации);
    4. различные акты и уведомления;
    5. копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений;
    6. дополнительные соглашения к трудовому договору;
    7. договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
    8. аттестационные листы;
    9. докладные, объяснительные записки, служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
    10. копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. п.;
    11. копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
    12. должностные инструкции;

    Порядок формирования и состав личного дела сотрудника

    Как правило, это может быть от 5 до 50 лет. Для оформления личного дела нужны: папка — скоросшиватель, дырокол и документы.

    Если принято заявления, приказы и прочие материалы делопроизводства хранить отдельно (часто такие документы остаются в бухгалтерии), то в ЛД подшиваются копии. Перечень материалов приводится в п.5 Указа № 640. После исключения норм, касающихся особенностей госслужбы, список применим и к любой другой компании.

    Общие требования можно сформулировать следующим образом: на обложке обязателен номер дела по книге регистрации, Ф. И. О. сотрудника, дата начала и окончания дела, номера трудовой и медицинской книжек (при необходимости), срок хранения.

    Личное дело работника порядок формирования состав

    Некоторые виды документации не рекомендуется включать в состав дела.

    Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

    Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД.
    Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке.

    Формирование личного дела работника

    На этой странице:

    • Что представляет собой личное дело
    • Обязательно ли вести личные дела
    • На кого заводят личные дела
    • Сроки оформления личного дела
    • Особенности формирования личного дела
    • Какие документы включаются в состав личного дела
    • Как правильно оформить личное дело
    • Ведение личных дел
    • Кому можно выдать личное дело

    Всем известна поговорка о том, что кадры решают все.
    Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике.

    Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

    Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе.

    Документы для личного дела работника и его формирование

    • заявление о приеме на вакантную должность;
    • резюме;
    • ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
    • ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
    • рекомендации предыдущих работодателей;
    • все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
    • трудовой договор и приложения к нему;
    • данные аттестации;
    • должностные инструкции.

    Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения.

    Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

    Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан.

    Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

    Общий порядок формирования личных дел работников-2017 охватывает весь период трудовых отношений с конкретной организацией — с момента приема на работу и вплоть до увольнения.

    Еще на этапе трудоустройства работник предоставляет ряд сведений о себе, подтверждая их различными документами:

    • аттестатами и дипломами;
    • грамотами и характеристиками;
    • заполненным анкетами;
    • паспортом;
    • военным билетом
    • и другими.

    Кадровик снимает с них копии и подшивает в отдельную папку, в которую в дальнейшем будут добавляться и другие документы, касающиеся трудовой биографии конкретного специалиста.

    Надлежащим образом оформляется титульный лист личного дела работника, образец обложки есть в нашей документальной базе.

    Как правильно сформировать личное дело работника

    Хранение и учет личных дел работников Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров.

    Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников.
    Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

    Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах.

    Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

    Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов.

    Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников).

    Ведение личных дел в организации в 2018 году

    Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель.

    На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.
    Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке.

    Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

    Хранение ЛД: порядок и сроки Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок.

    Личное дело сотрудника

    • Анкету;
    • Резюме;
    • Автобиографию;
    • Личный листок по учету кадров;
    • Рекомендательные письма;
    • Заявление работника о приеме на работу, образец которого можно скачать здесь;
    • Копии предоставленных работником документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, об образовании, военного билета);
    • Справка о состоянии здоровья, если должность требует обязательного медосмотра;
    • Документы, подтверждающие право на вычеты и иные льготы;
    • Трудовой договор, должностная инструкция с подписями работника;
    • Другие договора, заключенные с сотрудником, например, о полной материальной ответственности (скачать образец), о неразглашении коммерческой тайны (скачать);
    • Приказ о приеме на работу.

    В дальнейшем по мере появления новых документов, касающихся данного человека, они также включаются в личное дело (оригиналы или копии).

    Как формируется и ведется личное дело работника

    Согласно законодательству, личные дела (ЛД) обязательно должны вестись на служащих государственных учреждений, остальные предприниматели и юридические лица могут вести подобную документацию по желанию. Но иметь личное дело сотрудника на предприятии очень удобно, потому что вся информация на работника собрана в одном месте, и при желании руководитель или кадровик легко могут получить необходимые сведения о служащем даже без его непосредственного участия.

    При этом необходимо помнить, что все предприниматели должны вести личные карточки своего персонала по унифицированной форме Т-2, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    Формирование личного дела сотрудника

    Формированием ЛД занимается отдел кадров или ответственный за ведение самой кадровой документации сотрудник, если предприятие небольшое.

    Указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» диктует порядок ведения ЛД федеральных государственных служащих, а Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» поясняет процедуру учета сведений о гражданских государственных служащих.

    Для прочих тружеников никакого порядка не установлено, поэтому персональные данные на них можно вести так, как заведено на предприятии. Формирование личного дела работника начинается после оформления приказа о приеме на работу. Обычно сведения о сотрудниках ведут в папках-скоросшивателях.

    Состав ЛД

    Первым делом в папку сотрудника попадают документы, которые он предоставил в отдел кадров при устройстве на работу, постепенно туда будут добавляться прочие сведения о нем.

    Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:

    • заявление о приеме на работу;
    • анкету сотрудника или автобиографию;
    • трудовой договор, трудовое соглашение или контракт;
    • резюме;
    • личный листок по учету кадров (с дополнениями);
    • копии документов об образовании;
    • характеристику служащего или рекомендательные письма;
    • паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей;
    • копии документов об утверждении в должности;
    • копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
    • копии документов о награждении или наложении взыскания;
    • аттестационные листы;
    • должностные инструкции;
    • свидетельства, дипломы;
    • списки изобретений, научных трудов;
    • справки и другие документы, которые относятся к данному сотруднику;
    • внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.

    Внутренняя опись персональных данных служащего включает сведения о документах, содержащихся в личном деле, их порядковых номерах, индексах, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Документы ЛД и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно.

    Внутреннюю опись составляет работник, ведущий персональные данные сотрудника. Документы в личном деле человека добавляются и учитываются в хронологическом порядке, по мере поступления новых данных. К таким данным относятся свидетельства, приказы по личному составу и выписки из них, справки – любые, подтвержденные документально сведения, имеющие отношения к работе сотрудника. Устное заявление служащего не является достаточным основанием для внесения изменений и дополнений в ЛД.

    Титульный лист

    Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться.

    Обложка ЛД сотрудника оформляется следующим образом:

    • в верхней правой части указывается порядковый номер дела;
    • посередине обложки указывают наименование структурного подразделения и предприятия, в котором работает человек;
    • ниже ставится надпись: «Личное дело №…» и дублируется номер из верхнего правого угла, еще ниже указывается фамилия, имя и отчество труженика;
    • в правом нижнем углу указывают дату начала и дату окончания дела, срок хранения и количество листов.

    К содержанию

    Журнал регистрации

    На предприятии, где ведется трудовая история работников, должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел служащих. Сотрудник, ответственный за ведение ЛД персонала, или отдел кадров фиксирует в нем порядковые номера этих документов (в хронологическом порядке), фамилии, имена и отчества работников. Также в журнале отмечают даты постановки (день приема сотрудника на работу) и даты снятия (день увольнения служащего) ЛД с учета.

    Оформление ЛД

    Личные дела сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Из-за этого они должны храниться отдельно от трудовых книжек и находиться в сейфах или специальных металлических шкафах, как правило, в отделах кадров. Поскольку содержание ЛД работника относится к персональным данным (которые охраняются законодательно), доступ непосредственно к ним должен быть ограничен.

    Все документы для формирования личного дела должны передаваться под роспись ответственному работнику отдела кадров (или иному назначенному сотруднику), который отвечает за само ведение подобной документации. Этот сотрудник также несет ответственность за сохранность папок. Хранить ЛД при этом можно в любом удобном порядке: по номеру или по алфавиту.

    Оформление порядка ведения

    Руководитель предприятия также должен издать отдельный документ, в котором устанавливается ознакомление с личными делами и порядок их выдачи, сотрудники, получающие допуск к пользованию персональными сведениями, а также лицо, ответственное за оформление ЛД работника.

    Порядок выдачи

    Следует помнить, что сотрудникам на руки их личные дела не выдаются. Служащий может ознакомиться непосредственно со всеми данными о себе только в отделе кадров, в присутствии ответственного работника, который должен отразить во внутренней описи факт ознакомления с ЛД. Сотрудники, которые имеют допуск к работе с этими сведениями, не имеют право вносить туда никаких изменений, изымать какие-либо документы и тому подобное. Любое изменение документации ЛД может совершать только то лицо, которое отвечает за ведение и хранение персональных данных в целом. После возвращения ЛД ответственному работнику он обязан проверить, все ли документы на месте и в первозданном виде.

    Хранение личных дел

    Личное дело сотрудника ведется до момента его увольнения с предприятия. После увольнения работника папка с персональными данными о нем передается на хранение в архив. В архиве документы также должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Срок хранения для личных дел сотрудников установлен 75 лет, ЛД руководителей же хранятся постоянно (бессрочно).

    Надеемся, наша статья подсказала вам, как вести личную документацию работников.

    Формирование личного дела: видео

    Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2019

    Формирование личного дела сотрудника — удобный способ систематизации и хранения информации о нем. Ряд документов, касающихся работника, объединяют в специальную папку и хранят в надежном месте, используя по мере необходимости. Как правило, ведение личных дел сотрудников поручается кадровику, делопроизводителю или секретарю организации. Оформление личного дела работника Оформление личных дел сотрудников в 2017 году — обязательное мероприятие для ряда работодателей, в частности, для всех государственных и муниципальных предприятий (ст.42 федерального закона №79-ФЗ от 27.07.2004г., ст.30 федерального закона №25-ФЗ от 2.03.2007г.). В случае с коммерческими организациями формирование личного дела работника — процедура добровольная. Поэтому многие компании отказываются от этой практики в рамках упрощения кадрового документооборота.

    Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

    • первичное заведение личного дела;
    • внесение в него новых записей и документов;
    • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
    • при необходимости заверение копий;
    • внутренняя опись входящих в дело документов;
    • плановая проверка состояния личных дел;
    • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
    • хранение дел;
    • помещение неактуальных дел в архив.

    ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников. Обложка личного дела Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации.

    Формирование личного дела работника

    Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2018

    Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение. Формирование в процессе трудовой деятельности На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов.
    В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец-2016 бланка можно скачать ниже).


    Опись составляется для учета документов, которые содержаться в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

    • поступление новых бумаг;
    • изъятие листов;
    • замена подлинников копиями.

    В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения.

    Документы для личного дела работника и его формирование

    Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения. Формирование дела при приеме на работу Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства.
    Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом.

    Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

    В числе таких документов могут быть различные приказы (на отпуск, о переводе, о премировании, о взыскании, об увольнении), благодарственные письма, заявления, больничные листы и прочие документы. Хранение личных дел Само по себе личное дело представляет папку с документами.

    Доступ к личному делу может быть только у того круга лиц, который обозначил руководитель в своем распоряжении. При этом сам работник со своим делом может ознакомиться в любое время.

    Оцените качество статьи.

    Как правильно сформировать личное дело работника

    Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку.

    Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку.

    Такая папка должна охватывать: • процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме); • период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.); • процедуру увольнения (заявление и приказ).

    Ведение личных дел в организации в 2018 году

    В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:

    • для ЛД, созданных с 01.01.2003, — 50 лет;
    • для ЛД, созданных до 2003 года, — 75 лет.

    Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018.

    Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц.

    Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах.

    Оформление личных дел работников

    Кстати, работник вправе в любое время ознакомиться с информацией, собранной в его персональном деле (ст.89 ТК РФ). Данные о политических и религиозных взглядах сотрудника, а также о его частной жизни, можно обрабатывать, хранить и использовать только с его письменного согласия.

    Читайте по теме в электронном журнале Состав личного дела работника 2017 Состав личного дела работника законодательно не регламентирован, поэтому работодатель определяет его самостоятельно. Типовой образец оформления личного дела работника и список документов, которые в него включаются, отражаются в локальной инструкции по кадровому делопроизводству.

    Чтобы ускорить и упростить поиск нужных сведений, стоит составить внутреннюю опись с перечнем всей документации, содержащейся в папке, например: Размещать документы лучше в хронологическом порядке.

    Порядок формирования личного дела работника

    Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет. Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника.

    Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Формирование личного дела работника, образец 2018 года Скачать Как формировать Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства.

    На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О.
    Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано: • название юридического лица; • структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник; • номер; • фамилия, имя, отчество работника; • дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу); • дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении); • количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив); • срок хранения. Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.
    Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности. Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

    • своевременный учет всей документации о сотруднике;
    • отслеживание карьерной динамики;
    • учет данных о возможных полагающихся льготах;
    • оценка перспектив профессионального роста;
    • сохранность и упорядоченность личной документации;
    • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

    На кого заводят личные дела Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон. Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит