Где хранится трудовая книжка, должны храниться трудовые книжки работников

Содержание
  1. Где хранится трудовая книжка
  2. Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек
  3. Где должны храниться трудовые книжки работников?
  4. Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством
  5. Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек
  6. Vi. учет и хранение трудовых книжек
  7. Где должна храниться трудовая книжка работника
  8. Где хранятся трудовые книжки работников
  9. Где хранятся трудовые книжки работников совместителей
  10. Где должны храниться трудовые книжки работников?
  11. Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством
  12. Место, где должны храниться трудовые книжки
  13. Где должны храниться трудовые книжки работников?
  14. Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством
  15. Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек
  16. Vi. учет и хранение трудовых книжек
  17. Где должны храниться трудовые книжки работников
  18. 2155317.ru
  19. Где должны храниться трудовые книжки работников?
  20. Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством
  21. Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек
  22. Vi. учет и хранение трудовых книжек
  23. Где должна храниться трудовая книжка работника
  24. Где хранятся трудовые книжки работников
  25. Где хранятся трудовые книжки работников совместителей
  26. У кого должна храниться трудовая книжка?
  27. Справочник Бухгалтера
  28. Где должны храниться трудовые книжки работников?
  29. Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством
  30. Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек
  31. Vi. учет и хранение трудовых книжек
  32. Где должна храниться трудовая книжка работника
  33. Где хранятся трудовые книжки работников
  34. Кадровику на заметку: хранение трудовых книжек
  35. Где хранятся трудовые книжки работников совместителей
  36. Ведение и хранение трудовых книжек работодателем
  37. Правила хранения и выдачи трудовых книжек
  38. Хранение трудовых книжек: общая информация
  39. Основные правила хранения
  40. Видео — как организовать хранение и учет трудовых книжек
  41. Опломбирование трудовых книжек
  42. Процедура выдачи
  43. Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва
  44. Где должны храниться трудовые книжки работников
  45. Что нужно знать
  46. Хранение трудовых книжек в организации: требования к месту хранения, возможность выдачи на руки
  47. Место хранения трудовой книжки у работодателя
  48. Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
  49. Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек
  50. Хранение трудовой книжки ответственным лицом
  51. Выдача трудовой книжки
  52. Как хранить трудовые книжки
  53. Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством
  54. Где в организации обычно хранятся бланки трудовых книжек?
  55. Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек
  56. Хранение трудовых книжек
  57. Процедура хранения и учета движения трудовых
  58. Где должны храниться трудовые книжки работников
  59. Процедура по уничтожению трудовых

Где хранится трудовая книжка

Как правило, ведут эту книгу сотрудники бухгалтерии, а не кадровики. Кадровики отвечают за сохранность бланков, а бухгалтера – за их учёт. Как нужно выдавать? Согласно ст. 84. 1 ТК РФ, работодатель обязан отдать сотруднику его трудовую книжку в тот день, когда трудовой договор с ним расторгается. В этот же день производится необходимый расчёт. Приходно-расходная книга Это документ необходим для учёта операций с трудовыми книжками. Вести книгу надо в соответствии с установленными правилами:

    На первом листе необходимо отметить, когда книга начата и сколько в ней всего листов.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Их пронумеровывает ответственный за ведение книги.

  • Книгу необходимо обернуть в твёрдую обложку и прошить суровыми нитками.
  • Где должны храниться трудовые книжки работников?

    В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.
    Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

    Инфо

    Оформляясь на новое место работы, соискатель предъявляет новому работодателю свою трудовую книжку. Если соискатель оформляется на работу в первый раз, и этого документа у него нет, то работодатель должен завести её для нового сотрудника. Нормативная база В ст. 65 ТК РФ сказано, что трудовая книжка является тем документом, который соискатель должен предъявить при трудоустройстве.

    Внимание

    Исключение составляет тот случай, когда гражданин устраивается на работу впервые. Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ. О том, в какой форме должны храниться книжки, а также порядок учета, их ведение и способ заполнения установлены Правительством РФ.

    Для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках». Трудовой кодекс РФ Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

    Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

    Возмещение расходов на покупку Работодатель приобретает чистые бланки трудовых книжек за определённую плату. Согласно п. 47 Правил, при прекращении трудового договора и выдаче сотруднику на руки его трудовой книжки (в том случае, если это трудоустройство у увольняющегося сотрудника было первым, и документ оформлял этот работодатель), работодатель взимает с сотрудника плату, равную расходам на приобретение бланка. Если бланк трудовой книжки испорчен работодателем, и вины работника в этом нет, то плата с сотрудника не взимается.

    Такое же правило действует, если произошла массовая утеря трудовых книжек сотрудников при чрезвычайных ситуациях или техногенных катастрофах. Документальное оформление и учет Все операции с трудовыми книжками отражаются в приходно-расходной книге. Здесь указываются даты совершения операций, а также реквизиты каждой книжки.

    Но при этом работа должна быть основной для сотрудника.

    • В трудовой книжке записывают личные данные работника, его должность, награждения во время работы. Также указывается увольнение и его причина.
    • Трудовая книжка обычно оформляется на государственном языке России, но в федеральных республиках она может вестись также на языке этих республик.
    • Копия трудовой книжки (или выписка из трудовой) выдается сотруднику работодателем не позднее трех дней после подачи им заявления.
    • Каковы правила ведения трудовых книжек? Учитывая, что трудовая является очень важным документом для любого сотрудника, никаких, даже малейших, ошибок быть в ней не должно. Поэтому правила ведения трудовой должен знать каждый работодатель, а также сотрудник кадрового отдела, занимающийся оформлением книжек.

    Vi. учет и хранение трудовых книжек

    Трудовая книжка – документ, который необходим каждому гражданину, работающему официально. Исходя из записей в трудовой книжке, определяется размер начисляемой пенсии, поэтому в данный момент трудовые книжки, несмотря на слухи об их устранении из списка необходимых документов, до сих пор очень важны – их наличие необходимо. Где в организации хранятся бланки трудовых книжек, каковы правила ее хранения и ведения – это должны знать кадровики. Что нужно знать о трудовой книжке?

    1. Трудовая книжка является основным документом, сообщающим о трудовой деятельности работника.
    2. Трудовая книжка должна быть у каждого работающего официально лица.
    3. Работодатель должен заводить трудовую книжку каждому работнику по истечении пяти дней его пребывания на той или иной должности и хранить ее у себя.
    • Темы:
    • Трудовые книжки
    • Хранение документов

    Вопрос Где должны храниться трудовые книжки работников? Ответ Ответ на вопрос: Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. То есть законодательством не установлено требований о хранению трудовых книжек, например, в сейфе или металлическом шкафу. Также не установлены требования к помещению, где находятся трудовые книжки, например, требование о решетках на окнах и металлической двери.
    Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила).

    Где должна храниться трудовая книжка работника

    • Место хранения трудовой книжки у работодателя
    • Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
    • Хранение трудовой книжки ответственным лицом
    • Выдача трудовой книжки

    Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.
    Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ. К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований.

    Где хранятся трудовые книжки работников

    Положения о ТК).Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки. Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017». Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст.

    Где хранятся трудовые книжки работников совместителей

    Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Популярные вопросы При этом работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленныетрудовые книжки и вкладыши 19 октября руководителю отдела кадров Е.Э.


    Громовой на основании заявкибыли выданы под отчет:

    • бланк трудовой книжки;
    • вкладыш в трудовую книжку.

    21 октября Громова представила в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.

    Организация, которая находится в Москве, создала обособленные подразделения в г. Санкт-Петербурге и г. Туле. Заключением трудовых договоров с работниками подразделений и ведением кадровой документации пока занимается головная организация, но имеется намерение передать эти полномочия филиалам.
    Где должны храниться трудовые книжки и кто должен заверять их?
    Как быть, если увольняющийся сотрудник не приехал в последний день работы в головную организацию, чтобы получить трудовую книжку?
    Можно ли весь кадровый документооборот передать в обособленные подразделения, если да, как должен вестись кадровый учет?

    Согласно ст. 56 ТК РФ работодатель — это физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. То есть филиал в принципе не может являться работодателем, так как согласно п. 2 ст. 55 ГК РФ филиалы не являются юридическими лицами. Вместе с тем филиалы могут осуществлять отдельные функции юридического лица, если им делегировано такое право положением о филиале, на основании которого филиал создавался, и у руководителя филиала имеется соответствующая доверенность. Так, письмом ВАС РФ от 02.11.1994 N С1-7/ОП-742 разъяснено, что руководители обособленных подразделений юридических лиц, при наличии надлежаще оформленных юридическими лицами полномочий на заключение договоров, вправе от их имени и в пределах данных полномочий заключать соответствующие договоры.
    Такие полномочия могут быть оформлены доверенностью юридического лица, предусмотрены в его уставе или в положении об обособленном подразделении.
    Пока полномочия работодателя филиалу не переданы, они осуществляются головной организацией. Каких-либо особых правил ведения трудовых книжек работников обособленных подразделений организации, начисления им заработной платы и пособий, оформления кадровой документации по их трудовой деятельности, учета их рабочего времени, ведения личных дел не установлено. Соответственно, работодатель может разрешить этот вопрос по собственному усмотрению, в том числе предусмотрев, что часть этих функций осуществляется по месту нахождения головной организации, а часть — по месту нахождения филиала.
    В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Как правило, работодатель своим приказом назначает специально уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил, смотрите также письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0). Вопрос о том, где именно следует хранить трудовые книжки сотрудников филиала — в головном офисе или по месту расположения филиала — трудовым законодательством не регулируется. Он должен решаться работодателем на уровне локальных нормативных актов, принятых в порядке, установленном ст. 8 ТК РФ. При этом работодатель должен обеспечить сохранность трудовых книжек, правильность их ведения и хранения. Следует учитывать, что хранение трудовых книжек не по месту расположения филиала, где непосредственно осуществляется трудовая функция работников филиала, не является основанием для задержки их выдачи сотруднику при увольнении. Независимо от того, где они хранятся территориально, трудовые книжки должны выдаваться работникам на руки при увольнении в срок, установленный частью четвертой ст. 84.1 ТК РФ, то есть в день прекращения трудового договора.

    Где должны храниться трудовые книжки работников?

    Соблюдение данного правила является обязанностью работодателя и может обеспечиваться путем передачи (привоза) книжек и книги их учета в день увольнения в филиал — например, работником головной организации, ответственным за ведение трудовых книжек. Обязывать работника явиться за трудовой книжкой в день увольнения в другой город (и даже регион) по месту нахождения головной организации работодатель не вправе.
    Если же филиалу будут переданы все полномочия работодателя в отношении работников филиала, то именно руководитель филиала должен будет вести кадровую документацию в отношении сотрудников, которые выполняют трудовые функции в филиале организации. Он будет иметь право на издание в отношении них приказов, будет обязан вести их личные карточки и трудовые книжки, для чего их надо будет передать на хранение в филиал. Следует учитывать, если трудовой договор подписывает руководитель филиала, он все равно действует от имени головной организации, поскольку договоры, заключаемые руководителем филиала на основании полномочий, указанных в положении о филиале и доверенности, считаются совершенными от имени юридического лица (п. 20 постановления Пленума ВАС РФ и ВС РФ от 01.07.1996 N 6/8 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»). Следовательно, и трудовые соглашения, заключенные филиалом в лице его руководителя с работниками этих филиалов, будут считаться заключенными от имени юридического лица. То есть работники, выполняющие свои трудовые функции в филиале, юридически все равно будут являться работниками головной организации.

    Ответ подготовил:
    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Мазухина Анна

    Контроль качества ответа:
    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Золотых Максим

    9 апреля 2012 г.

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

    ТК на руки, это изменение внесли позже Но и тогда, работодателю приходилось выдавать трудовые книжки при оформлении пенсии, а иногда и вносить изменения на титульный лист………пенсионный требовал. Lena1 23 марта 2018 в 20:03 #11 0 Nasty 23 марта 2018 в 20:08 #12 0 Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы в компании хранились оригиналы?

    Место, где должны храниться трудовые книжки

    Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать Бух 23 марта 2018 в 22:05 #13 +1 Nasty: Можно ли отнести в организацию копию основной трудовой книжки и оригинал вкладыша? Или нужно чтобы… еще в компании хранились оригиналы? Просто сейчас как-то ненадежно относить полностью заполненную трудовую книжку, которую могут потерять или истрепать В нормальных компаниях не треплют и не теряют. Сделайте себе копию.

    Где должны храниться трудовые книжки работников?

    Инфо

    Пленума ВАС РФ и ВС РФ от 01.07.1996 N 6/8 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»). Следовательно, и трудовые соглашения, заключенные филиалом в лице его руководителя с работниками этих филиалов, будут считаться заключенными от имени юридического лица.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

    В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

    Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации.

    Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

    Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

    Важно

    Независимо от того, где они хранятся территориально, трудовые книжки должны выдаваться работникам на руки при увольнении в срок, установленный частью четвертой ст. 84.1 ТК РФ, то есть в день прекращения трудового договора. Соблюдение данного правила является обязанностью работодателя и может обеспечиваться путем передачи (привоза) книжек и книги их учета в день увольнения в филиал — например, работником головной организации, ответственным за ведение трудовых книжек.

    Обязывать работника явиться за трудовой книжкой в день увольнения в другой город (и даже регион) по месту нахождения головной организации работодатель не вправе.Если же филиалу будут переданы все полномочия работодателя в отношении работников филиала, то именно руководитель филиала должен будет вести кадровую документацию в отношении сотрудников, которые выполняют трудовые функции в филиале организации.

    Так, письмом ВАС РФ от 02.11.1994 N С1-7/ОП-742 разъяснено, что руководители обособленных подразделений юридических лиц, при наличии надлежаще оформленных юридическими лицами полномочий на заключение договоров, вправе от их имени и в пределах данных полномочий заключать соответствующие договоры.Такие полномочия могут быть оформлены доверенностью юридического лица, предусмотрены в его уставе или в положении об обособленном подразделении.Пока полномочия работодателя филиалу не переданы, они осуществляются головной организацией. Каких-либо особых правил ведения трудовых книжек работников обособленных подразделений организации, начисления им заработной платы и пособий, оформления кадровой документации по их трудовой деятельности, учета их рабочего времени, ведения личных дел не установлено.

    Vi. учет и хранение трудовых книжек

    Внимание

    НО если Вам нужна для каких то целей личных трудовая вы пишите заявление у ок в книге ставите подпись число и забираете книжку, но после ее надо вернуть. Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Мума 25 августа 2010 в 08:53 #3 0 НА СЧЕТ ВЫДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПОД РОСПИСЬ- СПОРЮ. РАБОТОДАТЕЛЬ ВЫДАЕТ НА РУКИ РАБОТНИКУ ТРУД.

    КНИЖКУ ТОЛЬКО ПРИ УВОЛЬНЕНИИ. ВО ВСЕХ ОСТАЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ — ЗАВЕРЕННУЮ КОПИЮ… Сергей 25 августа 2010 в 09:57 #4 0 Елена: НА СЧЕТ ВЫДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПОД РОСПИСЬ- СПОРЮ. РАБОТОДАТЕЛЬ ВЫДАЕТ НА РУКИ РАБОТНИКУ ТРУД….
    еще КНИЖКУ ТОЛЬКО ПРИ УВОЛЬНЕНИИ. ВО ВСЕХ ОСТАЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ — ЗАВЕРЕННУЮ КОПИЮ… И спорить не стоит это так (инструкции надо читать) INNA-SH 16 марта 2018 в 13:36 #5 0 Что делать, если трудовая книжка будет утеряна работодателем? ТетяОля 16 марта 2018 в 13:44 #6 +2 INNA-SH, Будете восстанавливать.Ходить и вносить записи.

    VI. Учет и хранение трудовых книжек

    40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

    Где должны храниться трудовые книжки работников

    Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

    (см. текст в предыдущей

    а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

    б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

    (в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

    (см. текст в предыдущей )

    41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

    В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

    При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абзацем первым пункта 35 и абзацем четвертым пункта 41 Правил, осуществляется при наличии печати (Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

    42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

    По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

    43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

    (п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

    (см. текст в предыдущей

    44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

    2155317.ru

    Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован. Пунктом 42 Правил установлены требования к хранению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Но это требование к хранению бланков. Оформленная трудовая книжка не является документом строгой отчетности, поэтому нормы не являются обязательными при хранении трудовых книжек работников.

    Где должны храниться трудовые книжки работников?

    • ФИО и дата рождения (выписывается из паспорта или свидетельства о рождении)>
    • образование (при наличии соответствующего документа об образовании).

    В трудовую книжку запрещено вносить сокращенные записи.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

    Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

    Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек». Где и как хранить трудовые книжки В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

    В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.
    В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО.

    Руководитель предприятия должен назначить ответственного сотрудника. За нарушения учёта и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечён к ответственности, вплоть до уголовной.

    Примером может служить привлечение к ответственности по ст. 140 УК РФ и ст. 292, 293 УК РФ. Санкцией по данным статьям является штраф. Но самая «распространённая» ответственность – это по ст.

    5. 27 КоАП РФ. Статья 5.27 КоАП РФ Как назначить ответственное лицо Ответственное лицо за ведение учёта бланков трудовых книжек, а также за правильное их хранение и выдачу, назначается работодателем из числа кадровых работников. Об этом должен быть издан кадровый приказ: Образец составления приказа Назначенный сотрудник должен поставить свою подпись на данном документе.
    Штрафы Размер штрафа зависит от того, по какой статье вводится санкция. Если по ст. 5.

    Vi. учет и хранение трудовых книжек

    Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление. Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника. Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию.


    Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.
    Отчеты содержат сведения:

    • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
    • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

    Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате. О том, что делать если работодатель потерял трудовую книжку рассказано в этой статье.

    Сроки хранения трудовых книжек на предприятии Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными.

    Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

    Где должна храниться трудовая книжка работника

    В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. КонсультантПлюс: примечание. Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абзацем первым пункта 35 и абзацем четвертым пункта 41 Правил, осуществляется при наличии печати (Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).

    Где хранятся трудовые книжки работников

    • о новых бланках трудовых книжках, которые оформляются на новых сотрудников, устраивающихся на работу впервые;
    • о выданных трудовых книжках при увольнении сотрудников, их переводе на другое место работы и прочее.
    • Графа 1 описи или книги отражает порядковый номер операции.
    • В графах 2, 3 и 4 указывается дата принятия книжки к учёту.
    • В графе 5 указывается ФИО сотрудника, чья это книжка.
    • В графе 6 – её реквизиты.
    • В графе 7 и 8 – должность принятого сотрудника и подразделение, где он будет трудиться.
    • Графа 9 – реквизиты приказа о приёме на работу.
    • Графа 10 – подпись ответственного лица о том, что принял книжку на хранение.
    • Графа 11 – стоимость бланка, если он оформляется впервые.
    • Графа 12 – последний день работы.

    Где хранятся трудовые книжки работников совместителей

    С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся: (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132) (см. текст в предыдущей редакции) а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. (в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257) (см. текст в предыдущей редакции) 41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

    У кого должна храниться трудовая книжка?

    1935 24 августа 2010 в 20:30

    Сестра 24 августа 2010 в 20:40

    Татьяна Васильевна 24 августа 2010 в 21:35

    в соответствии с п.42 Правил — бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
    А в силу п.6.2 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

    П. 45 — ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

    п.43 что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

    Кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение всего срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм «Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним», в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа. НО если Вам нужна для каких то целей личных трудовая вы пишите заявление у ок в книге ставите подпись число и забираете книжку, но после ее надо вернуть.
    Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

    Справочник Бухгалтера

    Статьи о бухучете и справочная информация

    Хранение трудовых книжек

    Как правило, ведут эту книгу сотрудники бухгалтерии, а не кадровики. Кадровики отвечают за сохранность бланков, а бухгалтера – за их учёт. Как нужно выдавать? Согласно ст. 84. 1 ТК РФ, работодатель обязан отдать сотруднику его трудовую книжку в тот день, когда трудовой договор с ним расторгается. В этот же день производится необходимый расчёт. Приходно-расходная книга Это документ необходим для учёта операций с трудовыми книжками. Вести книгу надо в соответствии с установленными правилами:

    • На первом листе необходимо отметить, когда книга начата и сколько в ней всего листов. Их пронумеровывает ответственный за ведение книги.
    • Книгу необходимо обернуть в твёрдую обложку и прошить суровыми нитками.

    Где должны храниться трудовые книжки работников?

    В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.
    Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

    Инфо

    Оформляясь на новое место работы, соискатель предъявляет новому работодателю свою трудовую книжку. Если соискатель оформляется на работу в первый раз, и этого документа у него нет, то работодатель должен завести её для нового сотрудника. Нормативная база В ст. 65 ТК РФ сказано, что трудовая книжка является тем документом, который соискатель должен предъявить при трудоустройстве.

    Внимание

    Исключение составляет тот случай, когда гражданин устраивается на работу впервые. Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ. О том, в какой форме должны храниться книжки, а также порядок учета, их ведение и способ заполнения установлены Правительством РФ.

    Для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках». Трудовой кодекс РФ Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

    Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

    Возмещение расходов на покупку Работодатель приобретает чистые бланки трудовых книжек за определённую плату. Согласно п. 47 Правил, при прекращении трудового договора и выдаче сотруднику на руки его трудовой книжки (в том случае, если это трудоустройство у увольняющегося сотрудника было первым, и документ оформлял этот работодатель), работодатель взимает с сотрудника плату, равную расходам на приобретение бланка. Если бланк трудовой книжки испорчен работодателем, и вины работника в этом нет, то плата с сотрудника не взимается.

    Такое же правило действует, если произошла массовая утеря трудовых книжек сотрудников при чрезвычайных ситуациях или техногенных катастрофах. Документальное оформление и учет Все операции с трудовыми книжками отражаются в приходно-расходной книге. Здесь указываются даты совершения операций, а также реквизиты каждой книжки.

    Но при этом работа должна быть основной для сотрудника.

    • В трудовой книжке записывают личные данные работника, его должность, награждения во время работы. Также указывается увольнение и его причина.
    • Трудовая книжка обычно оформляется на государственном языке России, но в федеральных республиках она может вестись также на языке этих республик.
    • Копия трудовой книжки (или выписка из трудовой) выдается сотруднику работодателем не позднее трех дней после подачи им заявления.
    • Каковы правила ведения трудовых книжек? Учитывая, что трудовая является очень важным документом для любого сотрудника, никаких, даже малейших, ошибок быть в ней не должно. Поэтому правила ведения трудовой должен знать каждый работодатель, а также сотрудник кадрового отдела, занимающийся оформлением книжек.

    Vi. учет и хранение трудовых книжек

    Трудовая книжка – документ, который необходим каждому гражданину, работающему официально. Исходя из записей в трудовой книжке, определяется размер начисляемой пенсии, поэтому в данный момент трудовые книжки, несмотря на слухи об их устранении из списка необходимых документов, до сих пор очень важны – их наличие необходимо. Где в организации хранятся бланки трудовых книжек, каковы правила ее хранения и ведения – это должны знать кадровики. Что нужно знать о трудовой книжке?

    1. Трудовая книжка является основным документом, сообщающим о трудовой деятельности работника.
    2. Трудовая книжка должна быть у каждого работающего официально лица.
    3. Работодатель должен заводить трудовую книжку каждому работнику по истечении пяти дней его пребывания на той или иной должности и хранить ее у себя.
    • Темы:
    • Трудовые книжки
    • Хранение документов

    Вопрос Где должны храниться трудовые книжки работников? Ответ Ответ на вопрос: Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. То есть законодательством не установлено требований о хранению трудовых книжек, например, в сейфе или металлическом шкафу. Также не установлены требования к помещению, где находятся трудовые книжки, например, требование о решетках на окнах и металлической двери.
    Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила).

    Где должна храниться трудовая книжка работника

    • Место хранения трудовой книжки у работодателя
    • Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
    • Хранение трудовой книжки ответственным лицом
    • Выдача трудовой книжки

    Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.
    Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ. К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований.

    Где хранятся трудовые книжки работников

    Положения о ТК).Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки. Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017». Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников.

    Кадровику на заметку: хранение трудовых книжек

    Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст.

    Где хранятся трудовые книжки работников совместителей

    Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Популярные вопросы При этом работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленныетрудовые книжки и вкладыши 19 октября руководителю отдела кадров Е.Э.


    Громовой на основании заявкибыли выданы под отчет:

    • бланк трудовой книжки;
    • вкладыш в трудовую книжку.

    21 октября Громова представила в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.

    Ведение и хранение трудовых книжек работодателем

    Правила хранения и выдачи трудовых книжек

    Хранение трудовых книжек: общая информация

    Трудовой стаж на производстве или в компании фиксируется в документе под названием трудовая книжка (далее ТК). В ней отражается не только период работы на каждом месте, но и все поощрения и взыскания от руководства. Кроме того, записи в трудовой книжке учитываются при оформлении пенсии. Поэтому от того, насколько грамотно она заполнялась, зависит процедура выхода на заслуженный отдых.

    На каждом из предприятий есть ответственное лицо, за которым закреплено право фиксировать необходимые записи в ТК. К хранению документа предъявляются строгие требования, так как в нем отражается следующая информация:

    • занимаемая должность;
    • дата оформления;
    • номер соответствующего приказа;
    • название предприятия или организации;
    • записи о переводах на другие должности, связанные с понижением или повышением.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек четко регламентированы соответствующими нормативными документами. Никакие посторонние лица не должны иметь доступ к данной документации во избежание отражения неверной информации.

    Основные правила хранения

    Согласно Трудовому кодексу, вся документация, касающаяся приёма физического лица на работу и дальнейшей его деятельности в роли подчиненного, хранится у работодателя. Запись о факте трудоустройства следует внести не позже чем через 5 дней с момента подписания соответствующего приказа, если нет других подтверждающих документов (подписание контракта или договора, имеющего юридическую силу для подтверждения стажа).

    Правила хранения трудовых книжек предписывают специальное место, имеющее максимальный уровень защиты с ограниченным доступом. Как правило, это сейф, несгораемый шкаф или специальный ящик, который запирается и опечатывается.

    Ни в коем случае нельзя допускать хранение книжек в местах большого скопления людей со свободным доступом. Специальные стеклянные полочки или стеллажи подходят для хранения текущих документов, к которым не применяются требования строгой отчетности.

    Видео — как организовать хранение и учет трудовых книжек

    Опломбирование трудовых книжек

    Основное требование к месту хранения ТК – это возможность закрыть и опечатать его. Поскольку подобная документация заполняется только по мере необходимости, то допускается применения пломбирующих приспособлений длительного использования.

    С этой целью можно использовать:

    Подбираются пломбы для опломбирования журнала учета трудовых книжек и самих ТК в соответствии с тем местом, где они будут храниться. Так, для специального шкафа подойдут приспособления под нить, сейфы опечатываются защитными устройствами типа «Ревиласил» и другими. Для дополнительного контроля можно применить пломбу-наклейку.

    Допускается хранение ТК и журнала учета в разных местах. Иногда это отдельные сейфы, сейф и шкаф или разные шкафы, которые обязательно должны быть закрыты и опечатаны.

    Опломбирование книги учета движения трудовых книжек возлагается на сотрудника, который отвечает за ведение и хранение указанной документации.

    Почему столь важно отражать такие события, как движение ТК? Все очень просто. В законодательном порядке предусмотрены большие штрафы за несвоевременную выдачу книжек.

    Если сотрудник уволился, то в последний рабочий день ему на руки выдается документация с соответствующими записями. Если он отказался ее получать, то в журнале учета делается соответствующая запись, а сам документ хранится на предприятии в течение 50 лет. Чтобы никто из посторонних не смог отразить неправдивые данные, ответственным лицом производится опломбирование журнала учета трудовых книжек.

    Процедура выдачи

    В каждой организации существует своя процедура выдачи подобной документации, но в большинстве случаев ее алгоритм следующий:

    1. После выхода приказа на руки работнику выдается обходной лист.
    2. Когда лист подписывается всеми уполномоченными лицами, работник направляется в отдел кадров, где ему делают соответствующую запись в ТК и выдают документ на руки.

    Сотрудник продолжает работу, а ТК сдается в отдел кадров. В случае необходимости работник отдела кадров делает выписку для предъявления по месту требования, но сам документ на руки не выдается.

    За учет и хранение трудовых книжек на предприятии отвечают работодатель и сотрудник отдела кадров, либо лицо, выполняющее его функции. Для того чтобы избежать споров по поводу неправильных записей или несвоевременной выдачи документации, руководителю необходимо четко следить за своевременным исполнением сотрудниками отдела кадров их непосредственных обязанностей, так как в случае нарушения придется выплатить штраф за халатность.

    Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва

    Медицинские справки в Москве от врачей не всегда выдаются в правильной форме. Человеку приходится записываться несколько раз на прием к специалисту и ожидать протяженную очередь. Никому не хочется совершать данные действия. Поход в частную клинику всегда приятен. В подобных заведениях клиенту улыбаются с ресепшена и проводят до кабинета врача. Сотрудники уважают клиентов и готовы оказывать услуги по максимуму.

    Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва

    Получить медицинскую справку в государственном учреждении быстро не бывает легко и просто. Пациенту нужно сходить в регистратуру, записаться на прием и прийти к врачу в назначенный день. Тратится колоссальное количество личного времени. Справку необходимо сделать быстро? Наша компания готова помочь клиентам и изготавливает документ в течении короткого срока времени.

    Ни с какими «частными клиниками» и «коммерческими стационарами» мы не имеем дел! Справки заполняются врачами. Ваш заказ выполняется в день обращения. Нашим постоянным клиентам мы предоставляем хорошие скидки. Наши цены и оперативность Вас приятно удивят!

    Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва

    Медицинские справки в Москве помогут гражданину выехать за границу. Многие туроператоры требуют от путешественника особого документа о состоянии здоровья. Многие больницы не умеют правильно заполнять подобные справки и вынуждены отказать в получении документа.Спасением является наша компания. Мы готовы качественно заполнить необходимый документ и выдать его в течении непродолжительного времени. Быстрый сервис не оставит клиента равнодушным.

    Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва

    Когда начальник требует медицинскую справку для работы, многие хватаются за голову: в воображении сразу возникают далеко не радужные ассоциации с больничными очередями и строгими врачами. Деловому человеку зачастую просто невозможно выделить достаточно времени, чтобы пройти всех специалистов, подписи которых требуются для оформления водительского удостоверения или медицинской книжки.

    Те же самые опасения возникают и у родителей школьников при необходимости получить медицинскую справку для школы. Велика вероятность того, что во время ожидания приема ребенок подхватит в поликлинике какой-нибудь вирус и заболеет. Никакая «бумажка» не стоит такого риска, поэтому гораздо разумнее будет купить медицинскую справку, необходимую лишь «для галочки».

    Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва

    Справка без очередей — это реальность! Мы предлагаем рациональный подход к проблеме – занимаемся изготовлением официальных мед.

    Где должны храниться трудовые книжки работников

    справок в Москве, поэтому будем рады помочь вам сэкономить время, нервы и финансы. Вам не нужно записываться на прием – даже из квартиры выходить не потребуется! Просто закажите нужный документ онлайн, заполнив краткую информационную форму, и мы привезем справку прямо к вам домой или в офис.

    Что нужно знать

    Сколько хранится трудовая книжка после увольнения Москва

    Заказывая изготовление документов на нашем сайте, вы приобретаете официальные медицинские справки, оформленные в соответствии с нормами, установленными Минздравсоцразвития. Мы сотрудничаем с медицинскими учреждениями, уполномоченными выдавать соответствующие документы, поэтому вы можете не сомневаться в подлинности наших справок. Подписи специалистов, визирующие наши справки, проставлены практикующими врачами.

    Хранение трудовых книжек в организации: требования к месту хранения, возможность выдачи на руки

    Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

    К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.

    Место хранения трудовой книжки у работодателя

    Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

    • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
    • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

    Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

    Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

    Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет.

    Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

    Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

    Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

    Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

    Хранение трудовой книжки ответственным лицом

    Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

    В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

    Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

    • Количество оформленных трудовых книжек;
    • Перечень владельцев бланков;
    • Реквизиты документов;
    • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

    Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

    Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

    Выдача трудовой книжки

    Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

    Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.

    Как хранить трудовые книжки

    VI. Учет и хранение трудовых книжек

    40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

    (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

    (см. текст в предыдущей

    а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

    б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

    (в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

    (см. текст в предыдущей )

    41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

    В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

    При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абзацем первым пункта 35 и абзацем четвертым пункта 41 Правил, осуществляется при наличии печати (Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

    42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

    По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

    Правила ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с законодательством

    Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

    43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

    (п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

    (см. текст в предыдущей

    44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

    Где в организации обычно хранятся бланки трудовых книжек?

    Организация, которая находится в Москве, создала обособленные подразделения в г. Санкт-Петербурге и г. Туле. Заключением трудовых договоров с работниками подразделений и ведением кадровой документации пока занимается головная организация, но имеется намерение передать эти полномочия филиалам.
    Где должны храниться трудовые книжки и кто должен заверять их?
    Как быть, если увольняющийся сотрудник не приехал в последний день работы в головную организацию, чтобы получить трудовую книжку?
    Можно ли весь кадровый документооборот передать в обособленные подразделения, если да, как должен вестись кадровый учет?

    Согласно ст. 56 ТК РФ работодатель — это физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. То есть филиал в принципе не может являться работодателем, так как согласно п. 2 ст. 55 ГК РФ филиалы не являются юридическими лицами. Вместе с тем филиалы могут осуществлять отдельные функции юридического лица, если им делегировано такое право положением о филиале, на основании которого филиал создавался, и у руководителя филиала имеется соответствующая доверенность.

    Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

    Так, письмом ВАС РФ от 02.11.1994 N С1-7/ОП-742 разъяснено, что руководители обособленных подразделений юридических лиц, при наличии надлежаще оформленных юридическими лицами полномочий на заключение договоров, вправе от их имени и в пределах данных полномочий заключать соответствующие договоры.
    Такие полномочия могут быть оформлены доверенностью юридического лица, предусмотрены в его уставе или в положении об обособленном подразделении.
    Пока полномочия работодателя филиалу не переданы, они осуществляются головной организацией. Каких-либо особых правил ведения трудовых книжек работников обособленных подразделений организации, начисления им заработной платы и пособий, оформления кадровой документации по их трудовой деятельности, учета их рабочего времени, ведения личных дел не установлено. Соответственно, работодатель может разрешить этот вопрос по собственному усмотрению, в том числе предусмотрев, что часть этих функций осуществляется по месту нахождения головной организации, а часть — по месту нахождения филиала.
    В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Как правило, работодатель своим приказом назначает специально уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил, смотрите также письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0). Вопрос о том, где именно следует хранить трудовые книжки сотрудников филиала — в головном офисе или по месту расположения филиала — трудовым законодательством не регулируется. Он должен решаться работодателем на уровне локальных нормативных актов, принятых в порядке, установленном ст. 8 ТК РФ. При этом работодатель должен обеспечить сохранность трудовых книжек, правильность их ведения и хранения. Следует учитывать, что хранение трудовых книжек не по месту расположения филиала, где непосредственно осуществляется трудовая функция работников филиала, не является основанием для задержки их выдачи сотруднику при увольнении. Независимо от того, где они хранятся территориально, трудовые книжки должны выдаваться работникам на руки при увольнении в срок, установленный частью четвертой ст. 84.1 ТК РФ, то есть в день прекращения трудового договора. Соблюдение данного правила является обязанностью работодателя и может обеспечиваться путем передачи (привоза) книжек и книги их учета в день увольнения в филиал — например, работником головной организации, ответственным за ведение трудовых книжек. Обязывать работника явиться за трудовой книжкой в день увольнения в другой город (и даже регион) по месту нахождения головной организации работодатель не вправе.
    Если же филиалу будут переданы все полномочия работодателя в отношении работников филиала, то именно руководитель филиала должен будет вести кадровую документацию в отношении сотрудников, которые выполняют трудовые функции в филиале организации. Он будет иметь право на издание в отношении них приказов, будет обязан вести их личные карточки и трудовые книжки, для чего их надо будет передать на хранение в филиал. Следует учитывать, если трудовой договор подписывает руководитель филиала, он все равно действует от имени головной организации, поскольку договоры, заключаемые руководителем филиала на основании полномочий, указанных в положении о филиале и доверенности, считаются совершенными от имени юридического лица (п. 20 постановления Пленума ВАС РФ и ВС РФ от 01.07.1996 N 6/8 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»). Следовательно, и трудовые соглашения, заключенные филиалом в лице его руководителя с работниками этих филиалов, будут считаться заключенными от имени юридического лица. То есть работники, выполняющие свои трудовые функции в филиале, юридически все равно будут являться работниками головной организации.

    Ответ подготовил:
    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Мазухина Анна

    Контроль качества ответа:
    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Золотых Максим

    9 апреля 2012 г.

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

    Хранение трудовых книжек

    Трудовая книжка относится к тому виду документов, который позволяет фиксировать трудовой стаж, имеющийся у работника на протяжении всего времени его деятельности. Обязанность по заведению трудовой книжки впервые возложена на работодателя, который и является ее хранителем в течение всего срока существования трудовых отношений с работником. После завершения таких отношений документ передается на руки работнику, который хранит ее лично до момента следующего трудоустройства.

    На государственном уровне разработана единая форма трудовой книжки, которая содержит несколько разделов. Едиными являются и правила оформления самого документа и его вкладыша, осуществления записей, а также процедуры хранения.

    Заполнение трудовых книжек отнесено к компетенции организации или индивидуального предпринимателя, от лица которых может осуществлять такую деятельность ответственное лицо, назначенное внутренним распоряжением. Как правило, такие функции возлагаются на кадровую службу, бухгалтерию или администратора.

    Процедура хранения и учета движения трудовых

    Действующее законодательство предусматривает возможность привлечения работодателя к ответственности за несоблюдение правил работы с трудовыми книжками. Такая ответственность предопределена статьями КоАП. Существует ряд правил, которые должны соблюдаться работодателями:

    • наниматель должен иметь небольшой запас незаполненных трудовых и их вкладышей;
    • наниматель должен обеспечить строгий учет получения, движения и выдачи трудовых, их вкладышей, дубликатов, что отражается в журналах, которых на предприятии должно быть два. Учет бланков трудовых и их вкладышей должен отражаться в приходно-расходной книге. Здесь отражаются сведения о приобретении документов и их выдаче работникам. Получение и выдача трудовых, связанная с трудоустройством или увольнением, отражается в соответствующей Книге учета, фиксирующей движение документов. Нумерация страниц в журналах осуществляется сквозным образом. Документ прошивается, скрепляется пломбой и заверяется руководителем;
    • процедура хранения должна быть проведена с полным обеспечением сохранности переданных документов.

      Где должны храниться трудовые книжки работников

      Наиболее действенным способом хранения является помещение документов в сейф или металлический шкаф.

      В большинстве случаев, выдача трудовой книжки работнику ознаменована его увольнением. Существуют случаи, когда документы работниками не востребуются, что обязывает работодателя осуществлять их хранение до того времени, пока их не получит сам уволенный работник или его родственник, что характерно для случаев смерти работников.

      Процедура по уничтожению трудовых

      Порча бланка трудовой или ее вкладыша, является поводом для уничтожения такого документа. Для выполнения такой процедуры требуется составление соответствующего акта, в котором отражается причина порчи документа. Доказательством уничтожения бланка случит вклеенный в акт серийный номер документа, вырезанный из уничтожаемой трудовой или ее вкладыша. Уничтожению подлежат и те трудовые, которые не были востребованы работниками на протяжении 75 лет.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит