Штатное расписание, скачать форму штатного расписания excel

Содержание
  1. Штатное расписание
  2. Заполнение формы № Т-3
  3. Что такое штатная расстановка?
  4. Что это такое?
  5. Нормативная база
  6. Для чего нужна?
  7. Обязательный ли документ?
  8. Чем отличается от штатного расписания?
  9. Штатная расстановка в 2019 году
  10. Как и чем утверждается?
  11. Сроки хранения
  12. Скачать бесплатно excel образец штатного расписания
  13. Что это такое
  14. Когда нужно оформлять
  15. Форма Т-3
  16. Составление и образец заполнения
  17. Нужна ли печать
  18. Порядок утверждения
  19. Внесение изменений
  20. Срок действия
  21. Какое время и где хранится
  22. Приложение
  23. Для ИП
  24. Видео по теме:
  25. Скачать форму штатного расписания в excel. Штатное расписание
  26. Оформление
  27. Форма штатного расписания
  28. Заполнение формы № T-3
  29. Собственная форма штатного расписания
  30. Изменение штатного расписания
  31. Штатная расстановка
  32. Штатное расписание и налоги
  33. Образец заполнения штатного расписания
  34. Порядок внесения изменений в штатное расписание
  35. Нюансы
  36. Штатное расписание (форма Т-3, бланк)

Штатное расписание

Данный документ является локально нормативным актом, который применяется для оформления штатного состава, структуры и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Необходимо помнить, что штатное расписание — это не простая формальность, а необходимый в работе документ, наличие которого обусловлено потребностями организации.

Расписание должно содержать перечень структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной плате, поэтому прежде чем приступить к составлению документа, необходимо определиться с организационной структурой предприятия.

Заполнение формы № Т-3

Форма для штатного расписания может быть самостоятельно разработана организацией, исходя из своих потребностей, но всё-таки в качестве бланка рекомендуется использовать унифицированную форму № Т-3.

В зависимости от размера и штатной численности организации обязанности по составлению и заполнению формы № Т-3 могут быть возложены как на работников отдела кадров, так и на бухгалтеров или даже руководителей.

Наименование организации в документе должно указываться в точном соответствии с учредительными документами.

Следует обратить внимание, что в форме № Т-3 указывается как минимум две даты: дата составления (в графе «Дата составления» в формате «дд.мм.гггг»), а также дата вступления документа в силу, с указанием периода его действия (как правило утверждается на один год). В связи с этим, при заполнении формы не стоит путать эти даты, поскольку дата составления штатного расписания зачастую предшествует дате начала его действия.

Наименования структурных подразделений должны указываться в соответствии с утвержденной структурой организации. Особенностью заполнения данной колонки является то, что коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными, руководствуясь лишь требованиями к терминологии и общепринятыми понятиями и определениями. В то же время, государственные учреждения и организации с вредными и (или) опасными условиями труда при указании подразделений должны руководствоваться требованиями общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов, так как от этого зависит ряд льгот, предоставляемых работникам данных организаций при выходе на пенсию.

Код для каждого структурного подразделения устанавливается организацией самостоятельно и необходим для ведения документооборота, а также для обозначения места структурного подразделения в иерархии организации.

Наименование должностей рекомендуется определять в соответствии с «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР), который содержит наименования профессий и должностей, а также их кодовые обозначения. В штатном расписании следует указывать и вакантные должности, в виде соответствующей пометки в колонке «Примечание», либо с указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.

Количество штатных единиц для каждой должности определяется потребностями организации в тех или иных видах работ, а также исходя из экономической целесообразности.

В соответствии с правилами заполнения «Альбомов унифицированных форм первичных учетных документов», стоимостные показатели указываются в рублях с точностью до второго знака после запятой. И если ваша организация при определении должностного оклада сотрудников не обязана придерживаться только Единой тарифно-квалификационной сетки, то никто не может запретить вам в утверждаемом штатном расписании в графе «Оклад (тарифная ставка)» не указывать конкретный оклад по данной штатной единице, а определить возможные границы. К примеру: 1000-1500, это позволит Вам дифференцированно оплачивать труд работников, занимающих одноименные должности по штатному расписанию, но при этом учитывать их квалификацию и различия в трудовой функции и не нарушать требования трудового законодательства о запрете «дискриминации» (преодолеть уравниловку).

Унифицированная форма № Т-3 содержит несколько колонок (6-8) объединенных общим названием «Надбавки». В них фиксируются все стимулирующие и компенсационные выплаты (надбавки, премии, доплаты и т.п.), предусмотренные для той или иной должности. При установлении данных выплат в соответствующей колонке делается пометка — в каком размере и за что установлена надбавка (доплата).

При невозможности заполнения колонок 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и пр.) указанные колонки заполняют в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.).

Девятая колонка «Всего» рассчитывается сложением 5-8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы.

Утверждение или изменение штатного расписания осуществляется на основании приказа (распоряжения) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Что такое штатная расстановка?

В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.

Что это такое?

Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений.

В частности, в расстановке отражаются следующие данные:

  • количество штатных единиц с одновременным по фамильным списком работников;
  • размер окладов и надбавок;
  • дополнительные сведения, к примеру, совместительство либо же принадлежность сотрудника к льготной категории;
  • сведения о приеме, переводе либо увольнении.

То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.

Нормативная база

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.

Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.

Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.

То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.

Для чего нужна?

Как правило, штатное расписание содержит только наименование должности с количеством единиц, в то время как расстановка изначально формируется с фамилиями сотрудников, что позволяет внести в таблицу множество данных и таким образом решить определенные задачи.

В частности:

  • рассчитать наличие вакантных мест;
  • отследить текучесть кадров;
  • определить должности по совмещению;
  • установить количество инвалидов либо пенсионеров в штате, что актуально при отчете начальству либо тому же пенсионному фонду.

Также расстановка позволяет увидеть вилку окладов, что очень удобно, если на предприятии к должностям подвязаны разряды либо классы, а также надбавки и доплаты за те иные достижения либо же условия труда.

И конечно, в таблицу можно ввести данные об отпусках, учитывая, что у некоторых категорий сотрудников может быть их несколько, к примеру, за ненормированный труд и опасные условия труда.

То есть на основании штатного списка можно с легкостью в оперативном порядке представить множество данных, начиная от фактической численности сотрудников, до вакантных должностей и оканчивая льготными категориями и размером заработка, не говоря уже о составлении отчетности в налоговую, пенсионный фонд либо центр занятости в сжатые сроки.

Обязательный ли документ?

Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.

Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.

Легитимен ли трудовой договор в электронной форме? Узнайте тут.

Чем отличается от штатного расписания?

И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.

Основные моменты

Основные отличия в двух документах заключаются в следующем:

Расписание Расстановка
Обязательно к ведению в компании Не обязательна
Содержит количественное наименование должностей Расшифровывается пофамильно с привязкой к каждой должности
Имеет утвержденную форму Т-3 Составляется в произвольном порядке
Отражает только утвержденные законом данные Имеет дополнительные графы для отражения личных сведений сотрудников, а также данных о кадровом перемещении

Цели составления

Несмотря на то, что и расписание, и штатная расстановка организации имеют схожие черты, оба документа имеют разное назначение:

  • Расписание предназначено для утверждения количества работников в соответствии с имеющимся объемом работы, а также распределения их в соответствии с разработанной структурной иерархией.
  • Расстановка носит всего лишь информационный характер для упрощения составления плановой отчетности, не говоря уже об отслеживании текучести кадров либо наличии льготных категорий в штате.

Различия на примерах

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и имеет 10 стандартных граф, отражающих основные сведения — от наименования должности до размера оклада.

Покадровый же список может иметь на несколько граф более, где указаны, к примеру, фамилии тружеников, номера приказов о переводе либо предоставлении декретного отпуска, а также сведения о занятии должности в режиме совместительства двумя сотрудниками одновременно.

Штатная расстановка в 2019 году

В большинстве случаев покадровый список оформляется на основании штатного расписания, но с учетом некоторых нюансов, заключающихся в дополнительных подразделах, предназначенных для внесения некоторых сведений указанных выше.

Как выглядит форма?

Покадровый список представляет из себя формуляр в виде таблицы, в основе которого лежит стандартное штатное расписание с несколькими дополнительными графами, введенными как в середине таблицы, так и в конце:

  • Пофамильный список сотрудников приводится сразу же после графы 4, отражающей количество штатных единиц для того чтобы наглядно было видно, кто занимает какую должность и какой квалификацией располагает.
  • После примечания, в котором обычно указываются некоторые нюансы по оплате (к примеру, размер почасовой оплаты), вводится еще одна графа, где отражается уже пребывание работника в декретном отпуске либо же занятие определенной должности в режиме совместительства.
  • Затем следуют сведения о принадлежности к льготной категории и размере отпусков.
  • Последним подразделом целесообразно ввести сведения о дате приема работника либо его переводе для того, чтобы было удобно рассчитать общий стаж работы на предприятии либо право на тот же ежегодный отпуск.

Графы можно заполнять как в электронном так и рукописном виде, дополняя необходимыми сведениями по мере необходимости.

Как оформить приказ о переносе отпуска на другой срок? Смотрите тут.

Может ли начальник не отпустить в отпуск? Читайте здесь.

Как и кем заполняется?

Как правило, покадровый список ведется для обобщения сведений о сотрудниках имеющихся в штате, поэтому заполнение расстановки в основном осуществляет инспектор кадров, который и располагает всеми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов компании.

Заполненный образец 2019

Конечно, имея навыки работы с компьютером, составить таблицу для внесения кадровых данных не сложно, но затратно по времени, поэтому образец скачать бесплатно можно на нашем сайте в качестве основы, которую можно затем оптимизировать под специфику определенного предприятия.

Типовой бланк (excel)

Бланк excel скачать можно ниже, учитывая, что документы в табличном виде создавать и в последующим с ним работать целесообразнее именно с помощью указанной программы.

Кто подписывает?

Учитывая, что расстановка не является обязательной к ведению и заполняется только для удобства в кадровой работе, подписывает указанный документ работник, который его собственно и ведет.

Однако если оформление покадрового списка регламентировано отраслевыми приказами и, следовательно, является обязательным, помимо ответственного за ведение расстановки, должна присутствовать и подпись главного бухгалтера.

Как и чем утверждается?

Штатное расписание вступает в силу только после утверждения указанного документа приказом по предприятию. Соответственно для того чтобы и расстановка обрела законную силу, аналогичный приказ должен быть издан уже и для покадрового списка.

Приказ (образец)

С образцом приказа можно ознакомиться ниже.

Кто ведет?

Как правило, с покадровой расстановкой работает отдел по трудовым ресурсам, который может состоять из нескольких сотрудников. Именно поэтому при издании приказа об утверждении штатного списка целесообразнее сразу оговорить и ответственное лицо по ведению указанного документа.

Сроки хранения

В рамках Приказа Минкультуры №558 стандартное штатное расписание хранится на предприятии согласно п.71 не менее 3-х лет. А вот срок хранения расстановки в силу п.74 составляет 75 лет, учитывая, что указанный документ содержит личные данные сотрудников предприятия.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Скачать бесплатно excel образец штатного расписания

Существуют различные формы первичной учетной документации – как обязательные, так и необязательные к использованию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Большая часть таких форм носит унифицированный характер и представлена в Постановлении Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года “Об утверждении…” (далее – Постановление). Там же находится и форма “штатки”.

Что это такое

Своего рода определение содержится в Указаниях по применению и заполнению форм… Постановления.

В “штатку” вносятся данные о:

  • количестве и наименованиях структурных отделений компании;
  • названиях всех существующих должностей, профессий и специальностей;
  • числе штатных единиц по каждой должности;
  • размере окладов (тарифных ставок) и другие сведения.

Когда нужно оформлять

В ТК РФ содержится всего лишь 2 упоминания о штатном расписании:

Нигде в ТК РФ не указано, что в организации в обязательном порядке должно быть утверждено штатное расписание.

Однако, несмотря на отсутствие законодательных требований к обязательному оформлению, расписание составить все же желательно.

Еще одним поводом к оформлению служит то, что прием на работу оформляется путем заключения трудового договора. При этом в трудовом договоре обязательно должна быть указана трудовая функция, то есть работа по конкретной должности согласно штатному расписанию (ст. 57 ТК РФ).

Соответственно, в целях соблюдения ст. 8 ТК РФ, работодателю все же желательно утвердить расписание.

Форма Т-3

Постановлением утверждена унифицированная форма Т-3, использовать которую рекомендуется всем работодателям.

Если по каким-либо причинам применение единой формы невозможно или нежелательно, ничто не будет препятствовать работодателю разработать собственный бланк, предварительно утвердив его локальным актом (например, Положением о штатном расписании).

Составление и образец заполнения

Форма Т-3 состоит из 1 листа, заполнить который ответственному сотруднику отдела кадров не вызовет затруднений.

И все же – если возникают какие-либо сложности, предлагаем свериться с правилами заполнения, представленными чуть ниже:

Поле

Что сюда указывать

Форма по ОКПО 8-значный код организации-работодателя, указанный в информационном письме от органа по ведению государственной статистики Наименование организации Сюда пишется полное название предприятия в полном соответствии с учредительной документацией Номер документа Ставится порядковый номер учетного документа в соответствии со внутренней политикой работодателя по присвоению номеров Дата составления Сюда ставится фактическая дата, в которую происходило составление. Эта дата может не совпадать с датой, начиная с которой “штатка” начнет применяться На период Работодатель самостоятельно принимает решение – в течение какого срока будет действовать расписание Утверждено Приказом организации от Сюда пишутся реквизиты распорядительного акта работодателя об утверждении расписания (подробнее о приказе см. ниже) Штат в количестве Сколько всего человек трудится в компании (учитывая руководящий состав – директор, главбух и др.) Руководитель кадровой службы В этом поле ставится должность руководителя кадровиков, его подпись и расшифровка Главный бухгалтер В этом поле главбух ставит свою подпись и расшифровку

Основная часть формы штатного расписания – табличная, содержащая 10 столбцов. Оформляем по всем правилам:

Столбец

Что в него указывать

1 Название структурного подразделения (например, “Администрация”, “Бухгалтерия”) 2 Код подразделения в соответствии со внутренней иерархической политикой. Например, администрация – 01, бухгалтерия – 02, отдел кадров – 03, а подчиненные им отделы могут нумероваться как 01.1., 01.2., 01.3. и др. 3 Список должностей, предусмотренных в каждом структурном подразделении (директор, бухгалтер, водитель, начальник отдела продаж и др.) 4 Число штатных единиц (например, если водителей должно быть трое, то в этот столбец и вносится цифра 3), в том числе, и неполных (например, штатные единицы по совместительству) 5 Размер месячной заработной платы в рублях по окладу, тарифной сетке, проценту от выручки, доле от прибыли, КТУ, коэффициенту распределения и др. 6, 7 и 8 В данных столбцах работодатель указывает размер месячных надбавок, предусмотренных для соответствующей должности – например, доплата за северный стаж, за выслугу лет, за выездной характер работы и др. 9 Сюда вписывается значение, полученное в результате суммирования значений в столбцах 5, 6, 7 и 8 10 Сюда можно написать примечания – например, сделать ссылку на локальный нормативный акт, устанавливающий виды надбавок и их размеры

Нужна ли печать

Печать на “штатке”, оформляемой по единой форме, ставить не нужно.

Другой случай – если составление осуществляется на собственном бланке компании. Тогда, при разработке формы бланка, ответственное лицо может предусмотреть место для простановки печати.

Порядок утверждения

В Постановлении сказано, что штатное расписание должно утверждаться путем вынесения руководителем предприятия приказа.

Кроме этого, издание приказа может осуществляться и иным управомоченным на такое издание лицом (соответствующее правомочие закрепляется в локальных нормативных актах организации).

Приказ составляется в свободной форме или по форме, принятой для такого рода приказов на предприятии.

Внесение изменений

В Постановлении говорится, что все изменения, вносимые в ранее составленное и утвержденное расписание, осуществляются посредством издания соответствующего приказа.

Переименование должности

В тексте приказа следует указать, что такая-то должность переименовывается в такую-ту в таком-то структурном подразделении.

Если, в связи с переименованием, изменились какие-либо еще данные (например, оклад или число штатных единиц), это также следует прописать в приказе.

Как ввести новую

В тексте приказа прописывается суть соответствующих изменений, например, “Приказываю внести в штатное расписание (дата, номер) следующие изменения”:

  • добавить новую должность “Менеджер по продажам” в структурное подразделение “Отдел прямых продаж”;
  • установить по должности “Менеджер по продажам” должностной оклад 25000 рублей в месяц без надбавок;
  • установить количество штатных единиц по данной должности в количестве 5 человек;
  • контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Срок действия

Законодательно какие-либо сроки действия “штатки” не установлены. Поэтому регулирование данного вопроса осуществляется работодателем самостоятельно.

Как правило, если в течение года в расписание вносились изменения в виде дополнений, целесообразно с начала следующего года будет составить новое расписание – с учетом всех внесенных ранее дополнений с целью удобства применения “штатки” в работе.

Какое время и где хранится

На основании п. 71 Приказа Минкультуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года “Об утверждении…”, “штатки”, а также изменения к ним, должны храниться по месту их разработки или утверждения на постоянной основе.

“Штатки”, которые хранятся не по месту разработки или учреждения, должны храниться не менее 3 лет.

Проекты штатных расписаний, а также документы (справки, предложения, заключения) по их разработке или изменению должны храниться не менее 5 лет.

Приложение

В случае, когда организация достаточно большая и в ней трудятся множество работников, распечатывать заново многостраничный документ может быть трудоемко.

Поэтому изменения вносятся проще – путем распечатки приложения к старому штатному расписанию. Приложение, кстати, может быть составлено с использованием унифицированного бланка (см. ниже образец).

Для ИП

В качестве работодателей могут выступать не только юридические лица, но также ИП, и даже физлица, не зарегистрированные в качестве ИП.

На ИП, имеющего наемную рабочую силу, в полной мере распространяются требования, указанные в ТК РФ и иных правовых актах, содержащих нормы трудового права.

Соответственно, ИП, так же, как и организациям, желательно оформить расписание, чтобы избежать привлечения по ст. 5.27. КоАП.

Чтобы утвердить штатное расписание, предпринимателю нужно издать приказ (форма свободная).

Итак, штатное расписание желательно оформить, чтобы избежать нарушения требований трудового законодательства. Оформление можно произвести как на унифицированном, так и на собственном бланке. В первом случае придется соблюсти установленные требования по заполнению.

Видео по теме:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Скачать форму штатного расписания в excel. Штатное расписание

Штатное расписание представляет собой нормативный акт локального значения, раскрывающий информацию о штатной структуре предприятия, составе и численности работников. Данный документ позволяет упорядочить сведения о количестве структурных подразделений организации, имеющихся штатных единицах и соответствующих им окладах.
Штатное расписание, как и большинство прочих нормативных актов, утверждается приказом руководителя предприятия. В зависимости от размера организации и ее численного состава обязанность по составлению расписания может возлагаться на бухгалтера, работника кадровой службы, либо на самого руководителя предприятия.

Большинство компаний при оформлении штатного расписания используют унифицированную форму Т-3, но предприятие также имеет право применять самостоятельно разработанную форму данного документа. Но при этом в нем обязательно должна содержаться следующая информация:

  • перечень структурных подразделений компании;
  • сведения об имеющихся должностях;
  • количество штатных единиц по каждой должности;
  • сведения об окладах, соответствующих определенной должности;
  • возможных надбавках к окладу;
  • итоговые показатели по количеству штатных единиц и общему фонду оплаты труда за месяц.

Оформление

Образец заполнения формы Т-3

Форма Т-3 предусматривает две даты: дату составления расписания и дату его вступления в силу. Если эти даты различны, например, документ утвержден приказом руководителя через несколько дней после его составления, следует отдельно указать каждую из них. Кроме того, в штатном расписании указывается число, с которого оно начинает действовать и период действия. Как правило, срок действия расписания принимается равным одному календарному году.

В строке «Наименование организации» необходимо прописать наименовании в строгом соответствии с учредительными документами компании.

Наименования структурных подразделений указываются, исходя из утвержденной структуры предприятия. При этом коммерческие организации вправе вводить любые целесообразные для них наименования подразделений, основываясь только общепринятыми терминами и определениями.

А вот требования, предъявляемые к государственным учреждениям и компаниям с опасными или вредными условиями труда, несколько жестче. Такие предприятия обязаны формировать структуру согласно требованиям общероссийских и отраслевых классификаторов. Помимо этих классификаторов существуют еще тарифно-квалификационные справочники и прочие нормативные документы. Необходимость четкого соответствия организационной структуры данным нормам обусловлена наличием льгот, которые могут быть предоставлены работникам этих организаций во время выхода на пенсию.

Для более четкой структурной иерархии компания присваивает коды каждому структурному подразделению. Эти же
коды удобно использовать в деловом документообороте компании. Присвоение кодов осуществляется каждой компанией самостоятельно.

При введении должностей в структуру компании рекомендуется использовать ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов). В нем содержатся не только наименования возможных должностей, но и их кодовые значения. В графе 10 «Примечания» следует указывать наличие вакансий на определенную должность, если таковые имеются на момент составления расписания. Вакансию можно также обозначить путем проставления вакантных штатных единиц и сносок, позволяющих определить, что данная должность является вакантной.

Количество штатных единиц по каждой из должностей указывается в графе 4 и определяется исходя из экономических потребностей организации.

Графа 5 предназначена для указания оклада, соответствующего той или иной должности. Согласно установленным правилам, все стоимостные показатели должны быть указаны в рублях с двумя знаками после запятой. Организации, не обязанные четко следовать данным Единой тарифно-квалификационной сетки, имеют право не проставлять какой-либо конкретный показатель в графе 5, а установить диапазон для каждой отдельной должности. Например, диапазон от 8000 рублей до 12000 рублей позволит дифференцированно оплачивать труд работников организации, занимающих одинаковую должность, но имеющих различную квалификацию, опыт работы или разные функциональные обязанности. При этом требования законодательства не могут нарушены.

Графы 6 — 8 формы Т-3 объединены наименованием «Надбавки» и предназначены для указания всех возможных дополнительных выплат компенсационного или стимулирующего характера, производимых в пользу работников организации. К ним относятся различные премии, доплаты и надбавки, предусмотренные для конкретной должности, определяемые законодательством или руководством предприятия. При наличии подобных выплат в штатном расписании обязательно фиксируются их размеры и причины, по которым назначены выплаты.

В случае, если предприятие использует иные системы оплаты труда (бестарифную, смешанную или какую-либо другую), то в графах 5 -9 показатели ставятся не в рублях, а в соответствующих единицах измерения. Это могут быть проценты, коэффициенты и прочие данные, позволяющие бухгалтеру ежемесячно производить начисления заработной платы.

Графа 9 «Всего» определяет итоговый ежемесячный фонд оплаты труда работников. Ее данные являются произведением показателей графы 4 и суммы показателей граф 5 — 8.

Штатное расписание — важный кадровый документ. На практике часто возникает много вопросов, связанных с его составлением, утверждением и использованием. Рассмотрим самые важные из них и приведем образец штатного расписания и образец приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание не является первичным документом. Это локальный нормативный акт, который содержит перечень должностей работников компании с указанием численности штатных единиц и размеров должностных окладов. Также в нем отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной компании, применительно к конкретным должностям (например, надбавка работникам компаний, расположенных в районах Крайнего Севера).

Законодательно работодатель не обязан вести штатное расписание. В ТК РФ оно лишь упоминается (ст. 15 и 57 ТК РФ). Однако это не означает, что такой документ не нужен.

Штатное расписание — один из первых документов, который просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие у организации штатного расписания проверяющие считают нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей а организация — от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

По мнению Роструда, компания не вправе принять сотрудника на должность, которой нет в штатном расписании. А наименования должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать (письмо от 21.01.14 № ПГ/13229-6-1).

Отказ от штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, если сотрудники были уволены по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) и подали в суд на своего работодателя. В такой ситуации без штатного расписания работодателю будет достаточно сложно доказать, что увольнение оправданно.

Чтобы избежать возможных санкций, работодателю необходимо ввести штатное расписание.

Отметим, что штатное расписание составляют на всю компанию. Для филиалов, представительств или других обособленных подразделений отдельное расписание утверждают, только если это прямо прописано во внутренних документах и у руководителя подразделения есть на это полномочия. Например, право утверждать штатное расписание подразделения прописано в доверенности.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя компании. До его принятия оно должно быть подписано руководителем кадровой службы и главбухом.

Форма штатного расписания

Для подготовки штатного расписания чаще всего применяется унифицированная форма № Т-3 , утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Обязанности по составлению и заполнению формы № Т-3 могут быть возложены как на работников отдела кадров, так и на бухгалтеров или даже руководителей. Все зависит от размера и штатной численности организации.

Заполнение формы № T-3

В форме № T-3 10 граф , к которым можно добавлять новые. Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.

Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Наименование организации можно указывать полным или сокращенным.

Далее в строке «на период ____ с “____” ______________ 200__» нужно указать период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать. В графе «Дата составления» — число , когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено приказом организации от “____” ______________ 200__ № __».

Теперь разберем, как заполнять отдельные графы штатного расписания.

Структурное подразделение в штатном расписании

Графа 1 «Наименование» заполняется в порядке, который организация определяет сама. Удобнее располагать структурные подразделения по иерархии — от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 «Код» должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела — финансовый и бухгалтерия. Если код департамента — 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т. д.

Кстати, в соответствии со статьей 57 ТК РФ, если «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений», наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

  • Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367);
  • Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37).

Количество штатных единиц в штатном расписании

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т. д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в штатном расписании.

При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих сотрудников не всегда совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.

Если организация открывает филиалы, вопрос о том, какие должности необходимы, возникает одним из первых. Это могут быть и новые штатные единицы. Однако филиалы не обязаны утверждать собственное штатное расписание, так как они не являются самостоятельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). В этом случае штатное расписание утверждается в целом по организации. А на местах бухгалтерам и кадровикам целесообразно иметь копию штатного расписания или выписку из него.

Например, на должности корректора работают три человека по 0,1 ставки (то есть трудятся не более 4 часов в неделю при 40-часовой рабочей неделе). В таком случае в графе 4 «Количество штатных единиц» будет стоять 0,3. Другой пример: два бухгалтера работают на условиях полной ставки и один — на 0,5, тогда в графе 4 нужно указать 2,5 штатной единицы.

Тарифная ставка (оклад) и пр.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).

При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили «вилку» в окладах — то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса, работодатель обязан «обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности».

В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.

Надбавки

Если в организации на одинаковых должностях в одном структурном подразделении работают сотрудники с разной интенсивностью, уровнем профессионализма, опытом работы, регулировать их зарплату можно с помощью надбавок.

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки — стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Они делятся:

  • на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать («северные» надбавки, надбавки за ученую степень);
  • утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка).

Если в штатном расписании необходимо отразить надбавки, установленные законодательством, здесь указывается минимальный размер надбавок. Например, 10% для «северной» надбавки, поскольку на работу могут быть приняты сотрудники с различным стажем (разной должностной или ученой степенью), а значит, и надбавки им будут полагаться разные.

Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант. Если отведенных граф не хватает, можно добавить новые.

Чтобы установить надбавки, работодателю необходимо внести условие о таких выплатах в правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда, трудовой договор с работником и издать соответствующий приказ (распоряжение). Образец приказа ниже.

Обратите внимание: в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

Руководитель организации обычно определяет сам, какие суммы надбавок из положенных по должности в итоге получит сотрудник.

Всего в месяц

В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности.

Примечание

Графа 10 в большинстве случаев останется пустой. Она заполняется только в двух случаях:

  1. Сотрудникам полагаются «северные» надбавки или надбавки за ученую степень. Тогда в графе «Примечания» нужно дать ссылку на Закон РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или на Федеральный закон от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». Напомним, что в графе 6 указан только минимальный размер надбавок. Их фактический размер можно определить по нормам упомянутых законов.
  2. В компании есть работники-сдельщики. Что в этом случае нужно отражать по графе 10, рассмотрим в разделе «Особенности составления штатного расписания для сдельщиков».

Итого

Подводить итог нужно по графе 4 «Количество штатных единиц» и графе 9 «Всего в месяц, руб.». Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 — фонд оплаты труда в организации. Заметьте, этот показатель плановый. В действительности он может изменяться в большую или меньшую сторону. В большую — в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую — когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т. д.

После того как штатное расписание составлено, его подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер.

Собственная форма штатного расписания

Собственные формы можно разработать не только для бухгалтерских первичных документов, но и для кадровых. Это Роструд официально подтвердил в письме от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1. Так что компания может составить свою форму штатного расписания.

Изменение штатного расписания

Штатное расписание — плановый документ. И чаще всего его составляют на один год. Однако в нем невозможно предусмотреть все изменения организационной структуры, окладов, надбавок, которые могут произойти за календарный год. Поэтому достаточно часто штатное расписание приходится корректировать. Для этого можно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, если они незначительны, или, если в организации происходят значительные перемены, издать приказ об утверждении нового штатного расписания.

Следует помнить, что при сокращении штата, переименовании должностей, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца (ст. 74 и 180 ТК РФ).

Обычно штатное расписание утверждают на год до его начала, например в декабре 2014 года — на 2015 год. Однако запрета вносить изменения в документ нигде не установлено, поэтому изменять, дополнять или сокращать перечень должностей можно и в течение года. Такие корректировки вносятся на основании локального нормативного акта (приказа или распоряжения).

Кстати, если в компании проводится сокращение штата или численности работников, то новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после уведомления сотрудников о предстоящем увольнении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). До этого момента нельзя исключить из штатного расписания должности, занимаемые сокращаемыми сотрудниками.

Компания планирует поменять штатное расписание — убрать из него должность менеджера по кадрам и сократить этого сотрудника. Вместо него на работу должен быть принят менеджер по управлению персоналом. Функционал будет другой. Менеджер по кадрам только вел учет сотрудников и оформлял кадровые документы. Сотрудник в новой должности кроме этих обязанностей будет еще подбирать персонал и проводить собеседования с кандидатами. Менеджер, который работает сейчас, с такими функциями не справится.

В данном случае компания вправе изменить штатное расписание и сократить сотрудника. Компания сама определяет название и количество должностей в штате (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Но новые должности должны отличаться не только названием, но и функциями. Поэтому в должностной инструкции надо прописать все обязанности, которые отличают новую ставку от старой. Это поможет компании защититься в случае, если бывший сотрудник обратится в суд (апелляционное определение Московского городского суда от 30.05.13 № 11-0142/13).

Штатная расстановка

Дополнительно к штатному расписанию многие организации составляют штатную расстановку (штатный список). Этот документ не обязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в компании, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, его предстоит разработать самостоятельно.

За основу штатной расстановки можно взять утвержденное штатное расписание и добавить графу «ФИО сотрудника». Так, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки. Кроме того, по штатному списку легко выяснить количество вакансий.

Штатное расписание и налоги

Штатное расписание — документ, который налоговики истребуют для проверки обоснованности расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налога на прибыль (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.08.11 № 09АП-19982/2011-АК). Кроме того, этот документ может понадобиться, чтобы исключить возможность переквалификации гражданско-правового договора, заключенного между компанией и индивидуальным предпринимателем, в трудовой. А также избежать доначисления страховых взносов и штрафа за неисполнение обязанностей налогового агента по удержанию НДФЛ (определение ВАС РФ от 10.03.09 № ВАС-2114/09).

При составлении нового штатного расписания стоит проследить, укладывается ли общая численность сотрудников компании в нужные ей лимиты. Например, для применения УСН сотрудников должно быть не более 100 на начало налогового периода (подп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ).

При проведении выездных проверок сотрудники ФСС обращают внимание не только на наличие штатного расписания (п. 91 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС РФ от 07.04.08 № 81), но и на то, когда сотрудница принята. В частности, если будущую маму взяли незадолго до декрета и создали для нее новую должность, фонд потребует обоснований. Ревизоры в таких случаях думают, что работодатель хотел неправомерно получить из фонда возмещение расходов на декретные. Подтвердить обоснованность создания новой должности можно, например, служебной запиской руководителя подразделения с просьбой предоставить штатную единицу. Кроме того, стоит запастись доказательствами выполнения будущей мамой своей работы. Например, оставить документы с ее подписью (определение ВАС РФ от 28.12.10 № ВАС-15163/10).

Запрашивают штатное расписание для проверки индивидуальных сведений и специалисты ПФР (п. 11 Методических рекомендаций, утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п).

Основным документом в организации, определяющим перечень используемых профессий и численность необходимых работников для осуществления хозяйственной деятельности компании, является штатное расписание. Оно используется в качестве базы при формировании штата фирмы и определяет ее месячные затраты на использование трудовых ресурсов. Штатное расписание образец можно скачать ниже.

Штатное расписание бланк разрабатывается компетентными специалистами на основе существующей потребности в персонале и используется при планировании. По мере работы предприятия данные этого документа могут меняться, то есть вводится новые должности, а неиспользуемые сокращаться. Также корректируются размеры оплаты труда.

В основном этот документ действует один год, с началом нового – пересматривается. Трудовое законодательство не устанавливает обязательность этого нормативного акта фирмы. Компания имеет право использовать самостоятельно разработанный бланк, или применять штатное расписание форма т 3, утвержденную Госкомстатом. Многие специализированные программы содержат именно его.

Данный документ после согласования утверждается приказом руководителя, который вводит его же в действие. В дальнейшем бланк использует кадровая служба, которая заключая трудовые контракты, берет размеры зарплаты и ее составляющие из этого документа.

Штатное расписание предприятия образец должен быть доступен для ознакомления всем работникам.

Образец заполнения штатного расписания

Рассмотрим подробнее штатное расписание образец заполнения.

Форма Т3 должна содержать название компании, а также код регистрации ее в органах статистики (ОКПО). Далее проставляется его номер, который присваивается ему с учетом действующего порядка нумерации, а также дата оформления.

Ниже указывается дата, начиная с которой данное положение вступает в силу.

Справа делается запись об утверждении штатного расписания, то есть заполняются номер и число приказа по основной деятельности о вводе и общее количество необходимых для осуществления деятельности сотрудников.

Основная часть документа представлена в виде таблицы.

В графе «Структурное подразделение» записывается название соответствующего отдела фирмы согласно существующей организационной структуры, а также его код обозначения, если применяется система кодирования. Как правило, он представляет собой либо набор цифр, либо аббревиатуры названия структурной единицы. Также он может содержать обозначение месторасположения.

В столбце «Должность» указываются наименования специальностей, должностей и т.д.

При заполнении документа желательно профессии группировать в рамках каждого подразделения блоками. Название должности желательно записывать в соответствии с ОКПДТР. Юридическим лицам бюджетной сферы этот справочник обязательно нужно использовать, а также включать в эту графу еще разряд и класс сотрудника. Это же распространяется на деятельность с опасными и вредными условиями труда, так как при начислении льготного стажа эти сведения имеют важное значение.

В графе «Количество штатных единиц» нужно записывать численность работников по каждой профессии. Если на предприятии работают совместители и для них предусмотрена неполная ставка, то этот показатель может быть записан с помощью десятичных дробей, например — 0,5. В случае когда в компании какая-либо должность свободна, ее все равно необходимо указывать и принимать в учет. При этом в последнем столбце делается запись о наличии вакансии, или внизу штатного расписания включается сноска.

В графе «Оклад» указывается месячная оплата труда, которую впоследствии указывают в заключаемых договорах с работниками.

Далее идут столбцы с пустыми заголовками, объединенные общим названием «Надбавки» . В этом разделе необходимо заполнять все предусмотренные Положением об оплате труда доплаты за вредность, профессионализм, интенсивность, особые условия труда, а также премии, которые выплачиваются на регулярной основе и т. д.

Графа «Всего» представляет собой итоговую сумму по столбцам 5-8, умноженную на численность работников по каждой профессии.

В столбце «Примечание» указываются при необходимости пояснительные сведения (об имеющихся вакансиях, применяемых графиках работы, правилах расчета и т. д.).

Таблица завершается итоговой строкой, в которой суммируются показатели по каждому столбцу.

Документ визируется главным бухгалтером и кадровым работником с расшифровкой их должностей и личных данных.

Штатное расписание пример и бланк приведен ниже.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

В результате хозяйственной деятельности компании в штатное расписание могут вноситься дополнения и изменения соответствующим приказом руководителя.

Если коррективы документа существенны, то рекомендуется утверждать новое штатное расписание со следующим номером и определенным периодом действия. Когда изменения затрагивают действующий персонал (повышение зарплаты, переименование должности и т.д.), то после издания нового документа необходимо составить соответствующие дополнительные соглашения сотрудниками фирмы.

Нюансы

При сдельной системе оплаты труда в столбце 5 записывается месячная зарплата работника-сдельщика, рассчитанная исходя из действующих расценок и месячной выработки продукции.

Штатное расписание (форма Т-3, бланк)

скачать бланк в формате Word, rtf
скачать бланк в формате Excel, xls
скачать бланк в формате Adobe Acrobat, pdf

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

[1] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит