Инструкция по заполнению трудовых книжек, инструкция ведению заполнению трудовых книжек

Содержание
  1. Инструкция по заполнению трудовых книжек
  2. Содержание
  3. Правила заполнения и ведения трудовых книжек
  4. Как заполнить трудовую книжку
  5. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (с изменениями и дополнениями)
  6. Инструкции по заполнению трудовой книжки работника
  7. Общие правила заполнения
  8. Инструкция по заполнению титульного листа
  9. Внесение данных об основной работе
  10. Внесение данных о трудовой деятельности по совместительству
  11. Перевод в иное подразделение или смена должности
  12. Внесение информации об увольнении
  13. Внесение исправлений
  14. Особые случаи
  15. Инструкция по заполнению трудовых книжек
  16. Нормативная регламентация
  17. Кратко об основных моментах
  18. Кратко о форме ТРКН
  19. Общие правила заполнения ТРКН
  20. В каких случаях выдается и как заполняется дубликат ТРКН
  21. Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек
  22. Что такое трудовая книжка?
  23. Правила ведения и хранения трудовых книжек в РФ
  24. Как правильно заполнить трудовую книжку (2018 — 2019)
  25. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек и документ об ее утверждении
  26. Ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Содержание

Правила заполнения и ведения трудовых книжек

Записи в трудовой книжке ведутся на государственном языке ручкой с чернилами синего, черного либо фиолетового цвета без каких-либо сокращений.

Записи вносятся на обложку (в случае изменения личных данных работника, например, фамилии), титульный лист и в содержательную часть трудовой книжки (в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»).

В случае изменения личных данных работника (фамилии, имени и т.п.) прежняя запись в трудовой книжке на титульном листе зачеркивается одной чертой и рядом производится новая запись на основании соответствующих документов (при получении нового образования, профессии, специальности прежняя запись не зачеркивается, через запятую вносится новая). На внутренней стороне обложки делаются ссылки на эти документы и заверяются подписью работодателя либо ответственного лица, а также печатью организации.

Как заполнить трудовую книжку

При оформлении трудовой книжки на титульном листе вносится следующая информация:

  • фамилия, имя, отчество работника полностью, без сокращений на основании документа, удостоверяющего личность;
  • дата рождения полностью на основании документа, удостоверяющего личность (месяц словами, число и год – цифрами). Например: 02 мая 1985 года;
  • образование (основное/среднее общее, начальное/среднее/высшее/послевузовское профессиональное, незаконченное разного уровня) на основании документа об образовании (диплома, аттестата и др.);
  • профессия, специальность на основании документов об образовании, квалификации либо наличия специальных знаний;
  • дата заполнения – проставляется по тем же правилам, что и дата рождения.

Правильность внесенных в титульный лист трудовой книжки сведений заверяется подписью работника.

Титульный лист также подписывает сотрудник организации, ответственный за ведение и выдачу трудовых книжек (ставит разборчиво свою подпись либо пишет свою фамилию).

На титульной странице обязательно ставится печать организации, которая оформила трудовую книжку. Без нее трудовая книжка считается недействительной.

Важно отметить, что в случае ошибки любые исправления на титульном листе не допускаются. Испорченный бланк подлежит списанию.

Правила заполнения трудовых книжек, разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» читайте в статье Записи в трудовой книжке.

Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями)

Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

С изменениями и дополнениями от:

31 октября 2016 г.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст.1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:

Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;

форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;

форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.

2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:

постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях»;

постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162»;

постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201 «О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях»;

пункт 2 постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 г. N 332 «О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства»;

постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 г. N 412 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в редакции постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252)».

Министр
труда и социального развития
Российской Федерации

Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г.

Регистрационный N 5219

Утверждается инструкция по заполнению трудовых книжек, а также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Устанавливается порядок заполнения сведений о работнике и о работе, о награждении, об увольнении (прекращении трудового договора). Определяются особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

Ранее действующая инструкция, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. N 162с изменениями и дополнениями, признается не действующей на территории РФ.

Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г.

Регистрационный N 5219

Настоящее постановление вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования

Текст постановления опубликован в «Российской газете» от 19 ноября 2003 г. N 235, в газете «Экономика и жизнь», ноябрь 2003 г., N 47 (приложение «ЭЖ Досье»), в журнале «Еженедельный бюллетень законодательных и ведомственных актов», декабрь 2003 г., N 49, в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 8 декабря 2003 г. N 49, в еженедельном сборнике законодательных и нормативных актов РФ «Экспресс-закон», декабрь 2003 г., N 48, в приложении к «Российской газете» — «Новые законы и нормативные акты», 2003 г., N 45

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. N 588н

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного приказа

Инструкции по заполнению трудовой книжки работника

Трудовая книжка – это документальное отражение всей трудовой жизни и профессионального стажа каждого работающего гражданина Российской Федерации. Как правило, она заводится на первом месте работы и сопутствует человеку весь период трудовой деятельности до наступления пенсионного возраста. Трудовая книжка является официальным документом, и задача каждого работодателя – правильно, точно и своевременно вносить в нее необходимые записи.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Общие правила заполнения

Вся информация о правилах заполнения и ведения таких документов содержится в трех основных источниках:

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации.
  2. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках».
  3. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Ключевые условия и нормы можно сформулировать следующими пунктами:

  • Заносить записи в уже существующие трудовые книжки или заводить новые обязаны как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.
  • Любая новая запись должна осуществляться в течение пяти рабочих дней. Вновь заведенная трудовая книжка должна быть оформлена в семидневный срок.
  • Все записи осуществляются полностью без использования сокращений.
  • При заполнении допускается использование черных, синих или фиолетовых чернил. Они должны обладать устойчивостью к свету и влаге.
  • Даты в документ заносятся исключительно арабскими цифрами. Число и месяц пишутся двумя знаками, год – четырьмя.
  • Запрещены любые исправления в виде зачеркиваний и помарок.

Каждая трудовая книжка имеет свой уникальный номер, она заводится на человека один раз при первоначальном трудоустройстве и ведется всю жизнь. Если основная книжка заканчивается, к ней прикладывается вкладыш и последующие данные записываются в нем.

В трудовой книжке содержится следующая информация:

  • Основные сведения о сотруднике (ФИО, уровень образования, профессия или специальность и пр.);
  • О временной работе;
  • О повышении или понижении должности, переводе;
  • Об увольнениях, их причинах и основаниях;
  • Всевозможные награждения, поощрения и взыскания;

Инструкция по заполнению титульного листа

Трудовая книжка на нового сотрудника, ранее ее не имевшего и нигде не работавшего, должна быть заведена в течение семи дней. Заполнение должно производиться непосредственно при работнике.

Первым заполнению подлежит титульный лист. Первоначальные записи заносятся в соответствии с предоставленными оригиналами документов, а именно:

  • Документ, удостоверяющий личность сотрудника (паспорт).
  • Документ об образовании (диплом, аттестат и пр.).

При занесении имени и отчества сотрудника категорически запрещается использование сокращений, инициалов. Они должны быть указаны полностью. Дата рождения записывается с применение арабских цифр, месяц также заносится цифрами.

Информация об уровне образования и специальности сотрудника заносится в соответствии с дипломом или иным документом, подтверждающим окончание учебного заведения. Если на момент трудоустройства он продолжает обучение в ВУЗе, то вносится запись о неполном высшем образовании (при условии предоставления справки из образовательного учреждения). В последующем после получения диплома вносится запись о высшем образовании через запятую, предыдущая при этом не исправляется и не зачеркивается. Ссылаться на документ при этом не нужно.

На обороте корки трудовой книжки требуется указать причину, по которой произошло изменение и документ-основание.

Вся информация, занесенная на титульный лист, удостоверяется печатью организации-работодателя, а также личными подписями кадрового работника и самого сотрудника.

Внесение данных об основной работе

Фиксация данных об основной работе всегда начинается с полного и сокращенного наименования компании-работодателя. Оно допускается в рукописном варианте или в виде печатного штампа.

После наименования юридического лица следует запись, свидетельствующая начало трудовой деятельности у этого работодателя. Разворот с информацией о работе состоит из нескольких граф:

  1. Номер записи по порядку. Каждой новой записи присваивается свой уникальный номер.
  2. Дата записи. Для числа, месяца и года предназначены свои ячейки, они вносятся арабскими цифрами.
  3. Запись о приеме на работу. В ней должно упоминаться наименование подразделения, куда направляется сотрудник и его должность.
  4. Документ-основание, это приказ о приеме, решение или распоряжение. Поле должно содержать дату и номер документа.

Внесение данных о трудовой деятельности по совместительству

Зачастую бывает, что человек в погоне за более благоприятным финансовым положением устраивается на вторую, а то и третью работу. По правилам трудовая книжка хранится у основного работодателя. А вот вторые трудовые отношения оформляются договором.

Дополнительная работа может отражаться в трудовой книжке в случае пожелания самого работника. Такая запись вносится сотрудником кадрового аппарата на основной работе. Но для этого сотрудник должен предоставить некое документальное подтверждение того, что он еще где-то ведет трудовую деятельность. Им могут служить:

  • Оригинал или заверенная копия трудового договора.
  • Копия приказа о трудоустройстве на вторую работу или выписка из него, заверенная руководителем.
  • Справка, служащая подтверждением факта работы в другой компании.

Запись о совместительстве вносится по аналогии с записью об основной работе с той лишь разницей, что в этом случае уточняется, что сотрудник принят в качестве совместителя, а не на полный рабочий день.

Перевод в иное подразделение или смена должности

Для подавляющего большинства трудящихся свойственно продвижение по карьерной лестнице. Или переход из одного структурного подразделения в другое.

А в соответствии с действующим Законодательством любое изменение условий труда или перемещение работника внутри организации должно непременно отражаться в трудовой книжке.

Если произошла не смена должности, а перевод в другой отдел или подразделение, это тоже должно отразиться в трудовой книжке. Тогда основная запись будет выглядеть следующим образом: «Переведен в отдел сбыта на должность экономиста». При этом прочие графы должны быть заполнены по общим правилам.

Внесение информации об увольнении

Фактической датой прекращения трудовой деятельности работника в организации является последний рабочий день. Трудовая книжка заполняется и выдается на руки сотруднику в этот же день.

При заполнении в трудовой документ вносятся следующие данные:

  • Очередной номер записи.
  • Дата окончания работы в организации.
  • Факт прекращения работы, причина и основание с соответствующей ссылкой на Трудовой кодекс РФ и соответствующую статью.
  • Документ, выступающий в качестве основания для увольнения (приказ, решение, распоряжение).

Запись заверяется печатью организации-работодателя и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. После этого сотрудник расписывается в трудовой книжке за то, что с записью он ознакомлен.

Внесение исправлений

Ведение трудовых книжек требует предельной четкости и внимательности. Но работники кадровой службы тоже люди и они могут допускать какие-то ошибки. Или же неправильная запись может возникнуть по какой-то другой причине. В любом случае неточность нужно исправлять. Вопрос – как? Ведь зачеркивание или другие поправки в этом документе не допускаются.

Для внесения исправлений в трудовую книжку существуют определенные правила. При этом неверная запись подлежит признанию недействительной, а уже затем вносится правильная запись.

Для признания записи недействительной также заносится отдельная запись с порядковым номером и датой, при этом в графе сведений о работе прописывается «Запись за №… считать недействительной». А далее следует настоящая запись с верной информацией и указанием соответствующего документа-основания (например, приказа).

Особые случаи

Встречаются нестандартные случаи при ведении трудовых книжек:

  • К примеру, документ может быть утерян владельцем или прийти в негодность по вине работодателя или в результате чрезвычайного происшествия. Тогда организация-работодатель обязана оформить дубликат трудовой книжки. При этом информация о стаже работника может быть внесена кадровиком на основании личной карточки унифицированной формы Т-2. Альтернативным вариантом является восстановление записей в дубликате на каждом предыдущем рабочем месте в отдельности.
  • Из ряда особых случаев считается присвоение работнику очередного классного чина, разряда, категории, класса.
  • Смена наименования юридического лица, а, следовательно, и его печати – также случай нестандартный.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Судя по аб. 3 ст. 65 ТК России, 1-м из документов, который предъявляется при поступлении на место труда, рассматривается трудовая книжка (далее – ТРКН). Обязательство по ее предъявлению существует во всех случаях, кроме трудоустройства в первый раз или при оформлении трудового контракта, содержащего условие о совместительстве.

Нормативная регламентация

Ведомство, осуществляющее в РФ исполнительную власть, управомоченное Правительством России, определяет порядок оформления, сроки хранения и нюансы по заполнению ТРКН (аб. 2 ст. 66 ТК РФ), а также единую форму документа.

Соответствующая регламентация осуществляется Постановлением № 225 от 16 апреля 2003 (далее – Постановление).

Постановление состоит из:

  • двух Приложений (форма ТРКН и бланк вкладыша в ТРКН);
  • и Правил ведения… (далее – Правила).

Правила состоят из 8 Разделов, в том числе порядок занесения поправок в ТРКН, бланк вкладыша, ответственность за несоблюдение требований законодательства и другие положения.

О том, что именно писать в те или иные графы (далее – ГР) ТРКН, говорится в другом правовом акте – Постановлении Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года “Об утверждении инструкции…”. Данный нормативный документ содержит в себе 3 Приложения, основное из которых – Приложение № 1 (далее – Инструкция).

Кратко об основных моментах

Приведем перечень основных нормативных положений, указанных в Правилах2018 года (кратко):

  • все юридические лица, а также ИП, обязаны вести ТРКН на каждого трудящегося, по факту проработавшего свыше 5 суток (п. 3 Правил);
  • работодатели (далее также – наниматели), не зарегистрированные в качестве ИП, не имеют права оформлять и вести ТРКН (аб. 3 п. 3 Правил);
  • записи (далее – ЗП) в ТРКН о наложенных дисциплинарных взысканиях не делаются (кроме случаев, когда таким взысканием является расторжение трудоотношений) (п. 5 Правил);
  • в случае, если у труженика отсутствует ТРКН к моменту поступления на работу, работодатель обязан ее выдать не позднее, чем через 1 неделю (п. 8 Правил);
  • все ЗП о переводе, награждении, изменении названия должности и др., осуществляются также в недельный срок после вынесения соответствующего распорядительного акта руководителя (п. 10 Правил);
  • если гражданин одновременно трудится и по главному месту работы, и по совместительству, данные о труде по совместительству подлежат внесению в ТРКН только по волеизъявлению работника (п. 20 Правил).

Кратко о форме ТРКН

Форма ТРКН утверждена Постановлением.

Бланк состоит из:

  • титульника, в который вносятся данные о ФИО, дне рождения, уровне образования трудящегося, его профессии, квалификации и специальности;
  • “Сведений о работе” (далее – Раздел 1 ТРКН), где содержится информация о дне приема к каждому нанимателю, дне увольнения, перевода, поправках, занесенных в квалификационные справочники и др.;
  • “Сведений о награждении” (далее – Раздел 2 ТРКН), в который заносятся данные о полученных трудящимся в период ведения деятельности наградах (со ссылкой на распорядительный акт нанимателя).

Общие правила заполнения ТРКН

Основные положения регламентированы Разделом 1 Инструкции. Приведем выдержку из нормативных положений:

  • на всех листах ТРКН даты записываются в таком формате — ДД. ММ. ГГГГ;
  • осуществление ЗП допускается перьевой, либо же гелевой ручкой;
  • возможные цвета паст для ручки – черный, синий, фиолетовый;
  • сокращения в ТРКН строго запрещены;
  • в Разделе 1 ТРКН и Разделе 2 ТРКН зачеркивание ЗП не разрешается – это можно делать только на титульнике.

Порядок заполнения титульного листа ТРКН

Как сказано в п. 8 Правил, наниматель обязан выдать ТРКН в недельный срок после поступления труженика на место работы и в его присутствии заполнить титульный лист.

Чтобы внести данные на титульник, должностному лицу кадровой службы придется взять соответствующие сведения:

  • о ФИО и дате рождения сотрудника – из паспорта или прочего документа, идентифицирующего личность (пп. “а” п. 9 Правил);
  • об образовании и о действующей специальности–из дипломов или документов о прохождении профессиональной подготовки (аттестации), а также из документов, выданных самим нанимателем и подтверждающих наличие особых знаний.

В ТРКН может быть внесена ЗП и о незавершенном образовании – для этого трудящемуся достаточно предъявить студенческий билет, зачетную книжку или справку из образовательной организации, заверенную в регламентированном порядке (аб. 4 п. 2.1. “Инструкция по заполнению трудовых книжек”).

Первичное заполнение титульника завершается данным образом:

  • кадровик ставит дату заполнения;
  • труженик ставит свою роспись, свидетельствующую об ознакомлении;
  • кадровик ставит свою роспись в поле “Подпись лица, ответственного…”, а в поле “М.П.” ставится печать предприятия (ИП) – при ее наличии.

Как изменить (дополнить) запись на титульнике ТРКН

Если гражданин изменил фамилию или имя, либо же появились уточненные сведения о дате рождения, на титульник вносятся уточнения в порядке, представленным в аб. 2 п. 2.3. Инструкции от Минтруда, а именно:

  • ранее действовавшая фамилия (имя, дата рождения) зачеркиваются одной чертой;
  • рядом пишется новая фамилия (имя, дата рождения);
  • произведенные изменения подтверждаются ссылкой на соответствующий удостоверяющий документ (свидетельство о появлении на свет, новый паспорт и др.) на обложке ТРКН (см. образец) и заверяются подписью управомоченного лица отдела кадров.

Как заполняется Раздел 1 ТРКН

Раздел 1 ТРКН содержит 4 ГР:

ГР Как ее заполнять
1 Сюда ставится порядковый №ЗП. Например, при трудоустройстве первый раз в жизни ЗП о приеме на должность будет 1-й, следующая ЗП(о переводе, об увольнении и др.) – 2-й и так далее
2 Пишется дата приема к работодателю, дата перевода, ухода с работы и др.
3 В случае оформления трудового контракта делается ЗП, содержащая наименование должности, на которую приняли физическое лицо, специальности, профессии, название структурного отделения. При увольнении делается отсылка на соответствующие пункт, часть, статью ТК РФ (см. образец ниже)
4 Здесь ставятся реквизиты приказа директора (дата, номер), регламентирующего, соответственно, прием на работу, перевод, увольнение и др.

Как изменить запись в Разделе 1 ТРКН

Как уже было сказано ранее, в Разделе 1 ТРКН нельзя производить зачеркивание. Поэтому при необходимости изменить что-либо, ЗП признаются недействительными.

Приведем пример аннулирования ЗП о приеме на работу:

  • в ГР 1 ставится порядковый номер “исправляющей” ЗП (после “исправляемой” ЗП могут быть какие-либо другие, поэтому “исправляющая” будет иметь номер N+1, где N – номер последней имеющейся ЗПв Разделе 1 ТРКН);
  • в ГР 2 ставится дата внесения “исправляющей” ЗП;
  • в ГР 3 заносится формулировка: “Запись за номером таким-то недействительна. Текст”, где Текст – соответствующая правильная формулировка (например, “Принят на работу на должность электрогазосварщика в структурное подразделение “Цеховые работники”);
  • в ГР 4 пишутся реквизиты приказа, в силу условий которого производятся поправки.

При трудоустройстве к новому нанимателю в ГР 3, в качестве заголовка вносится полное и сокращенное название нанимателя в соответствии с учредительной документацией (п. 3.1. Инструкции).

Заполнение Раздела 2 ТРКН

Согласно Разделу 4 Инструкции (в последней редакции № 2 от 31 октября 2016), Раздел 2 ТРКН заполняется практически в том же порядке, что и Раздел 1 ТРКН, то есть:

ГР Что в нее писать
1 №ЗП о награждении по порядку
2 Дата, в которую трудящийся был удостоен награды
3 Пишется, кто наградил сотрудника, за какие заслуги и какой наградой (формулировку см. ниже)
4 Отсылка на приказ или прочий распорядительный документ, на основании которого было осуществлено награждение

Порядок изменения ЗП в представленном разделе аналогичен порядку, справедливому для применения к Разделу 1 ТРКН.

В каких случаях выдается и как заполняется дубликат ТРКН

Дубликат ТРКН подлежит выдаче в следующих законодательно установленных случаях:

  • при наличии письменно оформленного ходатайства работника, желающего получить дубликат в связи с наличием оправдательного приговора суда (с целью, чтобы в ТРКН не было ЗП, свидетельствующей о незаконном увольнении) (п. 22 Правил);
  • при утрате оригинала ТРКН – в представленном случае, дубликат предоставляется по письменной заявке труженика в течение 15 суток (п. 31 Правил);
  • в иных случаях порчи ТРКН (например, если она обгорела, была порвана, испачкалась и др.) (аб. 3 п. 33 Правил).

О порядке заполнения дубликата см. Раздел7 Инструкции:

  • на титульнике ставится отметка “Дубликат” в правом верхнем углу;
  • на обложке пишутся сведения о дате и о причине, повлекшей нужду в выдаче дубликата;

  • в ГР 3 в качестве заголовка ставятся сведения о совокупном страховом стаже (без указания, сколько проработал сотрудник в каждой организации и др.), остальные ГР в данной строчке оставляются пустыми.

Далее периоды деятельности уже расшифровываются подробнее по каждому нанимателю:

  • в ГР 2 указывается ДД. ММ. ГГГГ оформление трудового контракта;
  • в ГР 3 – название работодателя, структурного отделения, куда ранее приняли работника, должность, профессия и др.;
  • в ГР 4 – реквизиты локального документа, в силу которого в дубликат осуществлена соответствующая ЗП;
  • строчкой ниже, в ГР 2 – день увольнения с предприятия, в ГР 3 – причина ухода со ссылкой на ТК РФ;
  • и так далее, строчкой ниже, в ГР 2 – день приема к следующему нанимателю, в ГР 3 – название этого работодателя и др.

В Разделе 7 Инструкции по ведению книжек сказано, что в ГР 3 пишется название работодателя, однако в образцах по заполнению дубликата ТРКН, представленных в открытых интернет-источниках, видно, что название нанимателя записывается в ГР 3 в виде отдельного заголовка.

Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже лица. Это главный документ при трудоустройстве, а потому в период трудовой деятельности подлежит хранению в отделе кадров организации. После увольнения, независимо от оснований, она возвращается владельцу.

В ст. 66 ТК РФ прописано, что этот документ — основное подтверждение стажа и трудовой деятельности.

Постановлением «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 утвержден стандартный бланк, введенный в действие с 01.01.2004. Старые же образцы этого документа обмену не подлежат и признаются действительными. Изготавливаются они на предприятии «Госзнак» и имеют соответствующую степень защиты.

Трудовая книжка входит в список обязательных документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Исключение составляет лишь случай, когда такой договор с лицом подписывается впервые, т. е. сотрудник ранее нигде не работал. В этом случае трудовая книжка предоставляется ему администрацией на безвозмездной основе. При этом кадровик должен заполнить информацию, указанную на первой странице, и указать данные о лице, ответственном за ее первичное заполнение. Также на первом листе ставится подпись владельца.

Трудовые книжки сотрудникам, проработавшим на предприятии более 5 дней, необходимо заполнять, если эта работа является для них основной (ст. 66 ТК РФ). О правилах осуществления записи при приеме на работу читайте в статье Заполнение трудовой книжки при приеме на работу – образец.

Правила заполнения трудовой книжки утверждены законодательством и являются обязательными для исполнения на всех предприятиях.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в РФ

Оформление этого документа осуществляется на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением № 225 от 16.04.2003, включающим порядок заполнения трудовых книжек, хранения, учета, выдачи и изготовления бланков).

Правила ведения трудовых книжек регламентируют срок, в течение которого работодатель обязан фиксировать сведения. Этот срок составляет 1 неделю со дня издания надлежащего приказа, а при увольнении информация вносится в последний рабочий день (п. 10 Правил).

Информация в трудовой книжке фиксируется без сокращений и на официальном языке РФ — русском.

По желанию работника могут быть внесены данные о работе по совместительству (п. 20).

Помимо этого, вносятся сведения о полученных наградах: почетных званиях, грамотах. При этом информация о премиях, установленных системой оплаты труда, внесению не подлежит.

Запись о причинах увольнения сотрудников должна фиксироваться в строгом соответствии с ТК РФ.

По письменному заявлению сотрудника администрация работодателя должна в течение 3 дней предоставить копию трудовой либо же выписку из нее.

В соответствии с правилами хранения трудовых книжек, это документ строгой отчетности, который подлежит хранению в организации в течение всего периода работы гражданина.

В связи с этим в компании необходимо заполнять:

  1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
  2. Книгу учета и движения трудовых книжек и их вкладышей.

Трудовые книжки, оставленные сотрудниками при увольнении или же после смерти, подлежат хранению на предприятии до момента их востребования в соответствии с законодательством об архивном деле РФ.

Как правильно заполнить трудовую книжку (2018 — 2019)

Правила ведения трудовой книжки 2018 — 2019 года говорят о том, что администрация может назначить лицо, отвечающее за хранение, заполнение и выдачу этих документов на предприятии.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек 2018 — 2019 года все записи о поступлении на работу, увольнении, квалификации вносятся на основании приказа администрации.

Более того, вся информация из трудовой книжки дублируется в личную карточку, с которой впоследствии работник знакомится под расписку.

Указанному документу присваивается регистрационный номер, помимо этого, он содержит такую информацию относительно работника, как персональные данные, образование, стаж работы, награждения и т. д.

Вписывать информацию допускается шариковой или гелевой ручкой с пастой синего, черного или фиолетового цвета.

Прямо запрещено использование сокращений, в том числе и аббревиатуры «РФ», вместо нее следует писать «Российская Федерация».

На первой странице трудовой книжки ставится подпись лица, отвечающего за ее ведение (заполнение впервые), печать организации (при наличии и указании в уставе), а также подпись владельца.

При любых изменениях, произошедших в период деятельности работника, будь то смена наименования организации, должности, разряда и т. д., указанные сведения в обязательном порядке отражаются в трудовой книжке.

Нельзя исправлять записи, в которых допущена ошибка, путем зачеркивания или поправок, а тем более удалять при помощи корректора. В этом случае нужно прописать, что запись содержит ошибки, и далее указать правильные данные.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек и документ об ее утверждении

Инструкция по ведению трудовых книжек утверждена 10 октября 2003 года постановлением Минтруда РФ № 69 и принята 11 ноября 2003 года, рег. номер в Минюсте РФ № 5219.

Инструкция по заполнению трудовой книжки 2018 — 2019 года охватывает сведения о правильном ведении этого документа и содержит в себе следующее:

  1. Общие положения. Например, в соответствии с ее требованиями все даты прописываются арабскими цифрами (15.11.2016).
  2. Сведения о работнике (указываются на основании паспортных данных). При изменении фамилии или других сведений данные стоит вносить, зачеркнув при этом прежние данные на основании представленных документов. Информация о таких документах отражается на обложке трудовой книжки (внутренней стороне).
  3. Информация о работе сотрудника. В графе 3 необходимо прописать полное наименование организации и сокращенное при его наличии. Графа 1 содержит в себе порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу сотрудника. 3-я графа включает в себя наименование подразделения организации, а также должность принимаемого сотрудника. В 4-й графе прописываются атрибуты приказа, на основании которого происходит трудоустройство гражданина. По желанию работника могут быть внесены сведения о работе по совместительству.
  4. Награждения. Заполняются данные о полученных в процессе трудовой деятельности наградах, грамотах и т. д. Требуется указание наименования предприятия, порядковый номер записи, когда, кем и за что награжден работник.
  5. Порядок заполнения при увольнении сотрудника.
  6. Правила внесения информации об увольнении в связи с переводом, а также при переходе на другую должность.
  7. Последовательность при оформлении дубликата.

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек

Ст. 45 Правил гласит о том, что ответственность за оформление трудовых книжек лежит на работодателе. Помимо этого, допускается привлечение к ответственности лица, назначенного за ведение этих документов приказом. Как правило, таким лицом является работник отдела кадров или же менеджер по персоналу. Но в предприятиях с маленькой численностью сотрудников ответственным лицом может являться и бухгалтер. Тем не менее независимо от должности это лицо должно быть ознакомлено с Правилами заполнения трудовых книжек.

Ст. 2.4. КоАП РФ говорит о том, что должностное лицо привлекается к ответственности в случае совершения правонарушения по причине ненадлежащего исполнения своих обязанностей. За несоблюдение норм трудового права ответственность прописана в ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
  • для организаций — штраф от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Соответственно, за нарушение порядка заполнения трудовой книжки возможна ответственность должностного лица по указанной ст. 5.27.

За нарушение правил хранения трудовой книжки можно наложить штраф по ст. 13.20 КоАП РФ:

  • на физических лиц-предпринимателей — от 100 рублей до 300 рублей;
  • на должностных лиц — от 300 рублей до 500 рублей.

Трудовая книжка — официальный документ, на основании которого гражданин может подтвердить свой трудовой стаж. Порядок заполнения этого важного документа, а также его ведение, хранение и учет закреплены на законодательном уровне. Инструкция по трудовым книжкам 2018 — 2019 года является основой, регламентирующей основные правила заполнения этого немаловажного документа. За неправильное ведение, заполнение и хранение трудовых книжек работодатель может быть привлечен к ответственности.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит