Помощь: Личные дела работников: порядок формирования, ведения и хранения, порядок ведения хранения личных работников

Содержание
  1. Помощь: Личные дела работников: порядок формирования, ведения и хранения
  2. Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 №2 "Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников"
  3. Порядок ведения хранения личных работников
  4. Приложение 2 к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников
  5. Рассылка новостей журнала
  6. № 9, сентябрь 2004
  7. Рубрики в номере
  8. Личные дела работников: комментарий к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников

Помощь: Личные дела работников: порядок формирования, ведения и хранения

ЛИЧНЫЕ ДЕЛА РАБОТНИКОВ: ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция).

Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.

Перечень документов, обязательных для всех работников

Внутренняя опись документов личного дела

(составляется по утвержденной форме согласно приложению 1 к Инструкции)

Содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание»

Личный листок по учету кадров

(оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции)

Заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся

Дополнение к личному листку по учету кадров

(оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции)

Отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами

(составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4 и подписывается составителем с указанием даты)

Кратко излагаются основные этапы жизни и деятельности работника в хронологическом порядке и отражаются следующие сведения:

— фамилия, имя, отчество;

— дата и место рождения;

— полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

— общественная работа, участие в выборных органах;

— отношение к воинской службе и воинское звание;

— наличие правительственных и других наград и поощрений;

— сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях)

Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.)

Включаются в личное дело и должны быть заверены в установленном порядке

Заявление о приеме на работу (оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке)

В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления

Копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность)

Трудовые договоры (контракты) с работниками

Включаются в состав личных дел по решению кадровой службы (специалиста по кадрам)

Заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника

Данные документы включаются в процессе ведения личных дел работников

Копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.

Дополнительный перечень документов для отдельных категорий работников

Декларация о доходах

(ст.25 Закона РБ «О Государственной службе в Республике Беларусь»)

Для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством

Обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст.8 Закона РБ от 26.06.1997 «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией»

Для государственных служащих

Копия (выписка) протокола заседания ученого совета

Для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей

Копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива

Для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом

Копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации

Для руководителя организации

Договор о материальной ответственности

Для материально ответственных лиц

Направление на работу

Службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.

Характеристики и аттестационные листы (п.19 Положения о проведении аттестации государственных служащих, утвержденного Указом Президента РБ от 06.11.2003 № 489)

Данные документы включаются в процессе ведения личных дел работников

Списки научных трудов и изобретений

* Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

** Справка-объективка составляется, как правило, на работников, представляемых к назначению на должности либо к поощрению (награждению). В случае если первый экземпляр справки-объективки направляется за пределы организации, в личное дело работника подшивается ее копия.

В личное дело не включаются:

— копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

— справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

— другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Документы личных дел формируются в специальные папки. На лицевой обложке папки указывается наименование организации, заголовок «Личное дело», номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Личное дело ведется кадровой службой соответствующей организации и хранится у нее. Работники этой службы несут ответственность за полноту и достоверность информации, содержащейся в личном деле.

Нумерация личных дел производится по мере формирования новых дел и поступления их в кадровую службу на хранение. Личные дела регистрируются в специальном журнале по определенной форме (приложение 5 к Инструкции), которая содержит следующие сведения: номер дела; фамилия, имя, отчество государственного служащего; дата поступления личного дела на учет; дата снятия личного дела с учета.

Личные дела в кадровой службе хранятся как документы строгой отчетности. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя кадровой службы.

Выдача личных дел во временное пользование производится с согласия руководителя организации или руководителя кадровой службы под расписку в контрольной карточке (приложение 6 к Инструкции), которая заводится специально для этих целей. При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

Самим работникам личные дела предоставляются для ознакомления только в помещении кадровой службы. Личные дела уволенных работников передаются в архив организации в установленном порядке.

Согласно требованиям нормативных актов по архивам и делопроизводству дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив, что в свою очередь предполагает их полное оформление. Полное оформление, кроме составления внутренней описи, включает в себя нумерацию листов дела, составление заверительной записи, переплет (подшивку) дела и др. Дела, не передаваемые в архив, подлежат частичному оформлению: такие дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительная надпись не составляется и т.д.

В соответствии со ст.1 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела, являются документами по личному составу.

Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности, общественные объединения, религиозные организации, предприниматели, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица, обязаны оформлять и хранить документы по личному составу в целях обеспечения прав и законных интересов граждан (ст.9). Законом установлен предельный срок хранения таких документов, который составляет 75 лет (ст.19).

Следует иметь в виду, что право граждан на тайну личной жизни охраняется законодательством Республики Беларусь, а сбор и внесение в личные дела работников сведений об их личной жизни или членов их семей, других близких родственников запрещено законом. Согласно ст.28 Конституции Республики Беларусь государство обеспечивает свободу, неприкосновенность и достоинство личности, а каждый гражданин имеет право на защиту от незаконного вмешательства в его личную жизнь.

В соответствии с Инструкцией о режиме доступа к документам, содержащим информацию, относящуюся к тайне личной жизни граждан, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 03.07.1996 № 21, к таким сведениям относятся сведения о здоровье, семейных и интимных отношениях; об обстоятельствах рождения, усыновления, развода; о личных привычках и наклонностях; личная переписка и корреспонденция, дневниковые, телефонные, телеграфные, видео, аудио и другие виды сохранения информации; об имущественном положении, источниках доходов; о деятельности, содержащей коммерческую тайну; об интеллектуальной собственности (авторское право, изобретательское и патентное право, право на научные открытия, а также другие права, относящиеся к интеллектуальной деятельности в области производства, науки, литературы и искусства); сведениях, разглашение которых создает угрозу личной безопасности граждан, безопасности членов его семьи и имущества и др.

Закон РБ от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» запрещает сбор и внесение в личные дела государственных служащих сведений о личной жизни государственного служащего или членов его семьи, других близких родственников, а также сведений об их вероисповедании и принадлежности к политическим партиям, другим общественным объединениям, преследующим политические цели, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами РБ.

Указом Президента РБ от 26.07.2004 № 354 «О работе с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций» утверждено Положение об организации работы с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций. Данным Положением определяется порядок организации и основные направления работы с руководящими кадрами государственных органов и иных государственных организаций. Порядок формирования, хранения и использования данных о руководящих кадрах, ведения их личных дел определяется соответствующими правовыми актами государственных органов (организаций). На руководящих работников, должности которых включены в кадровый реестр Главы государства, оформляются дубликаты личных дел, хранящиеся в Администрации Президента Республики Беларусь.

Приведем примеры заполнения внутренней описи документов личного дела и личного листка по учету кадров.

Внутренняя опись документов личного дела № 58

Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 №2 «Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников»

(Текст правового акта с изменениями и дополнениями на 1 января 2014 года)

Документ зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов РБ 7 апреля 2004 г. N 8/10795

На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2002 г. N 1098 «О Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь» Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

и социальной защиты

Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее — Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

2. Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Глава 2 СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

контракт (государственных служащих);

копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

характеристики и аттестационные листы;

списки научных трудов и изобретений;

заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

9. В личное дело не включаются:

копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Глава 3 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

10. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».

11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;

не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;

фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;

в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;

место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;

в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

жена — Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,

сын — Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,

дочь — Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,

мать — Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;

в графе «Место жительства» указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.

14. Автобиография — документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество;

дата и место рождения;

полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке.

В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

17. Характеристика — официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:

название вида документа (характеристика);

имя, отчество, фамилия характеризуемого;

текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя — руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

Глава 4 УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5.

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации.

При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.

23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Приложение 1
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников

Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Приложение 2
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников

Приложение 3
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников

Приложение 4
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников

Приложение 5
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников

Приложение 6
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников

Порядок ведения хранения личных работников

—>

—> —>

—>Отечество. ру —>
—>

—>

—> —> —> —>

—>Госуслуги —>
—> —>

—> —>

—>Льготный проезд —>
—>

—>

—> —>

—>Зачисление в ОУ —>
—>

—>

—> —> —> —>

—> —>Статистика —>

—> —>

—> —>Форма входа —>
—>

о порядке ведения и хранения личных дел работников

МКОУ СОШ п. Лесной

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок ведения, учета и хранения личного дела работника образовательного учреждения (далее — личное дело), учет и хранение личных дел в образовательном учреждении.

1.2. Личное дело — основной документ персонального учета, содержащий наиболее полные сведения о работнике образовательного учреждения и его служебной деятельности. В личное дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением.

1.3.Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.

1.4.Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.

1.5.Ведение нескольких личных дел одного работника образовательного учреждения не допускается.

2. Перечень документов, входящих в личное дело

2.1. В личное дело включаются документы, закрепляющие факты поступления гражданина на работу в образовательное учреждение, уровень профессионального образования, фиксирующие уровень дисциплины работника, и другие документы, отражающие результаты практической деятельности.

2.2. Личное дело содержит следующие документы:

· опись документов, находящихся в личном деле;

· личный листок по учету кадров;

· копии документов об образовании;

· копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;

· личная карточка (форма-Т2);

· личное заявление о поступлении на работу;

· копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

· копия страхового свидетельства пенсионного страхования;

· копия идентификационного номера налогоплательщика;

· копия документа воинского учета (для военнообязанных лиц)

· копия свидетельства о прохождении курсовой подготовки;

· копия удостоверения (свидетельства) о прохождении курсов, экспертные заключения;

· копии аттестационных листов;

· копия свидетельства о браке;

· копия свидетельства о рождении детей;

· копии документов о награждении;

· справка о наличии судимости

· другие документы, отражающие результаты практической деятельности.

2.3. Все документы личного дела подшиваются в папку.

2.4. Все изменения в учетных данных работника образовательного учреждения отражаются в форме Т-2.

3. Порядок ознакомления работников образовательного учреждения

с личными делами

3.1. Работник образовательного учреждения знакомится со своим личным делом не реже одного раза в год. Материалы личного дела предоставляются для ознакомления также по его просьбе и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.2. Круг лиц, допускаемых к работе с документами личных дел работников образовательного учреждения, определяется руководителем образовательного учреждения.

3.3. На лицо, получившее личное дело для ознакомления, возлагается персональная ответственность за его сохранность.

3.4.При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, а также разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

4. Учет и хранение личных дел

4.1. Личные дела учитываются и хранятся как документы для служебного пользования.

4.2. Личные дела хранятся в специально выделенном для этих целей металлическом сейфе.

4.3. Личные дела на работников образовательного учреждения хранятся отдельно от личных дел уволенных.

4.4. Личные дела педагогов и работников школы, имеющих государственные

звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся 75 лет с года увольнения работника.

Приложение 2 к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников

Личный листок по учету кадров

1. Фамилия ____________________________________________ ———-¬

Имя _______________ Отчество __________________________ ¦Место для¦

2. Пол ______ 3. Число, месяц и год рождения __________ ¦фото- ¦

4. Место рождения _____________________________________ ¦карточки ¦

5. Гражданство ________________________________________ L———-

6. Образование ________________________________________

Наименование ¦ ¦ ¦Год окончания.¦ Какую

учебного ¦Факультет¦ Год ¦ Если не ¦ специальность

заведения и его¦ или ¦поступления¦окончил, то с ¦получил, номер

местонахождение¦отделение¦ ¦какого курса ¦ диплома или

7. Какими языками владеете _________________________________________

(владеете свободно, читаете и можете

объясняться, читаете со словарем)

8. Ученая степень, ученое звание ___________________________________

9. Какие имеете научные труды и изобретения ________________________

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу

в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу,

работу, учебу, стажировку за границей)

При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия

необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную

службу записывать с указанием должности.

Число, месяц и год ¦Должность с указанием¦Местонахождение

приема (назначения,¦увольнения¦ организации, ¦ организации,

избрания), перевода¦ ¦ предприятия ¦ предприятия

11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.

Местонахождение¦ Название ¦ В качестве ¦ Число, месяц, год

выборного ¦ выборного ¦кого избран +————T————

органа ¦ органа ¦ ¦ избрания ¦ выбытия

12. Участие в профессиональном союзе _______________________________

(членом какого профсоюза

состоите, с какого времени)

13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания _______

(когда и кем награждены, присвоены)

14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________

Военно-учетная специальность по действительному названию ___________

15. Семейное положение _____________________________________________

(перечислить членов семьи с указанием

16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию

анкетируемого и нанимателя): _______________________________________

17. Место жительства: ______________________________________________

Паспорт: серия ________________ № __________________________________

Кем выдан __________________________________________________________

Дата выдачи ________________________________________________________

Личный номер _______________________________________________________

(дата заполнения) (личная подпись)

(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих

изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и

т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его

Рассылка новостей журнала

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.

Подписка на журнал

№ 9, сентябрь 2004

Другие
наши издания

Рубрики в номере

Личные дела работников: комментарий к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

Учет и оперативное хранение личных дел Порядок учета, хранения и использования личных дел определяется в гл. 4 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее — Инструкция).

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку1, форма которой приведена в приложении 4 к Инструкции. Она разработана на основе формы обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, установленной Государственным стандартом СССР (ГОСТ) 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования» и закрепленной в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), и Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее — Основные правила работы архивов организаций).

При заведении личного дела на его обложку выносятся:

наименование вышестоящей организации — указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;

наименование организации — указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного; _

наименование структурного подразделения — в именительном падеже указывается полное наименование структурного подразделения, в котором заведено и ведется дело;

индекс (номер) личного дела — указывается по журналу (книге) учета личных дел;

заголовок личного дела — указываются фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже.

Кроме того, на обложке частично оформляются следующие реквизиты:

«Дата дела или крайние даты документов, входящих в дело» (Начато:_____ и Окончено:____)2;

«Количество листов в деле» (На ______ листах);

«Срок хранения дела» (Хранить _____).

Эти реквизиты полностью оформляются при подготовке личного дела к передаче в архив организации после увольнения работника.

Образец оформления обложки личного дела при его заведении приведен в приложении 1.

Форма обложки личного дела отличается от формы обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, конкретизацией вида дела (Личное дело), указанием индекса дела не по номенклатуре дел (все личные дела включаются в номенклатуру дел организации под одним индексом), а отдельным журналом (книгой) учета личных дел, указанием в качестве заголовка дела фамилии, имени и отчества работника, на которого заведено личное дело.

При этом следует помнить, что если в период формирования и ведения личного дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Аналогичным образом при изменении фамилии работника после оформления личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Пунктами 19 и 20 Инструкции установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции. При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: «№ личного дела»; «Фамилия, имя, отчество работника»; «Дата постановки на учет»; «Отметка о снятии с учета».

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге).

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

02.02.2014, 17:14