2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию, журнал табель учета рабочего времени

Содержание
  1. 2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию
  2. Законодательная база и цели учета отработанного времени
  3. Контроль рабочего времени сотрудников: основные способы
  4. Ведение журнала учета рабочего времени
  5. Государственный контроль
  6. Журнал учета рабочего времени
  7. Что это за журнал?
  8. Законодательное регулирование ведения данного документа
  9. В какой форме составляется?
  10. Издание приказа о введении журнала рабочего времени
  11. Ответственность за ведение
  12. Требования к оформлению
  13. Порядок заполнения
  14. Исправление ошибок
  15. Сроки хранения
  16. Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок
  17. Журнал учета рабочего времени: увеличение эффективности сотрудников
  18. Зачем необходим учет времени?
  19. Кто ведет и как заполнить?
  20. Подведем итоги
  21. Формирование журнала документов табель учета рабочего времени
  22. Как заполнять табель учета рабочего времени
  23. Для чего нужен табель учета рабочего времени?
  24. Как заполнять документ?
  25. Методы ведения табеля
  26. Кем составляется документ
  27. Какие кодовые символы используются в табеле учета
  28. Как не допустить ошибок при заполнении
  29. Как вести табель для лиц, совмещающих должности?
  30. Как обозначать командировку в табеле учета рабочего времени?
  31. Проверьте себя

2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию

Взаимоотношения работника и работодателя включают в себя много нюансов, один из которых – соблюдение трудового графика. Еще при трудоустройстве будущий сотрудник понимает, что в нужное время и в обозначенные часы он должен заниматься прямыми обязанностями.

Законодательная база и цели учета отработанного времени

Соблюдение трудового кодекса РФ максимально возможно предотвращает спорные ситуации вокруг рабочих часов.

Время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности так, как это регламентируется трудовым договором и внутренним распорядком, называется рабочим временем. Организации обязаны вести учет часов, которые фактически отрабатывает каждый сотрудник.

Закон защищает обе стороны трудового договора.

С точки зрения сотрудника, руководство не вправе принудить отрабатывать часы сверх установленного государством предела. Нормальная рабочая неделя не должна превышать 40 часов. Лимит имеют и сверхурочные работы – не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

! Не забывайте, что по статье 81 ТК РФ работодатель может по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если последний отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) без уважительных причин,т. е. за прогул.

При почасовых ставках заработной платы контроль рабочего времени необходим обеим сторонам.

Контроль рабочего времени сотрудников: основные способы

В России общепринятыми считаются 3 способа учета отработанного времени в сумме за конкретный период:

За основу берется промежуток, по истечении которого подводится итог. Приведенные методы не единственные, наниматель волен выбирать период по своему усмотрению.

Единственное, на что четко указывает закон, это максимальный контрольный срок суммированного учета времени – 1 год, а для работников, занятых на вредном производстве, – 3 месяца.

Чаще всего работодатель выбирает способ в зависимости от рабочего графика сотрудника. Поясним: ежедневный учет затрудняется, если подчиненные работают посменно сутками. При работе вахтовым методом может возникнуть ситуация, когда за один период – например, месяц – выходит переработка, а за другой количество рабочих часов снижается.

В таком случае работодатель применяет суммированный учет рабочих часов и уже в увеличенном отчетном периоде – например, за квартал – излишков быть не должно.

Из-за возможных переработок в разных промежутках времени сотрудник при устройстве на работу должен четко понимать, график укладывается в нормальную рабочую неделю (40 часов) или по отношению к нему применят суммированный учет времени.

Это ключевой пункт в условиях трудового договора, и в случае его изменения наниматель обязан известить подчиненного.

Что такое сдельная система оплаты труда и как рассчитать зарплату при таком способе оплаты – читайте здесь.

Ведение журнала учета рабочего времени

Обозначим сведения, которые содержатся в документе:

1) порядковый номер;

3) ф. и. о. и занимаемая должность сотрудника;

4) время, когда подчиненный пришел на работу;

5) время ухода с работы;

6) подпись сотрудника;

7) количество отработанных часов;

8) комментарии, необходимые, если сотрудник опоздал либо не полностью отработал день (смену).

Что такое повременная система оплаты труда и в каких случаях ее использование на предприятии экономически оправдано и эффективно – узнайте в нашей новой публикации.

Образец журнала учета рабочего времени с пустыми графами для внесения конкретных данных по предприятию:

Образец бланка журнала учета рабочего времени.

В зависимости от конкретной организации и особенностей труда пункты могут варьироваться. Неизменным останется подсчет количества отработанных часов, что и контролирует работодатель.

Журнал учета рабочего времени – образец заполнения по предприятию:

Образец заполнения журнала учета рабочего времени.

Способы ведения журнала

Закон не устанавливает точного бланка для журнала учета рабочих часов, а предоставляет некую свободу нанимателю, поэтому возможно 2 варианта.

Ручная версия предусматривает наличие специальной книги, часто с возможностью прошнуровки. По мере надобности записи заносятся ответственным сотрудником. В ряде организаций с наличием «бумажного» журнала каждый сотрудник самостоятельно вносит время прибытия/убытия и подтверждает данные личной подписью.

Электронная версия документа определена выбором программного обеспечения. Спектр начинается с простейшего ПО, в которую данные заносятся вручную.

Но и в этой программе предусматривается формирование автоматической отчетности. Кроме экономии сил и времени ответственного, работодатель получает выборку по конкретным параметрам, таким как сверхурочная работа или отпуска и больничные.

Более сложное ПО предполагает автоматическую регистрацию времени входа и выхода сотрудника с работы. Реализуется это с помощью индивидуальных карт доступа и электронных замков (контроллер регистрации или турникет).

Еще один вид электронных систем, которые распространяются в крупных городах, — биометрический контроль сотрудников. Заключается метод в использовании отпечатка пальца как пропуск на работу.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности и для чего необходим этот документ, вы можете узнать тут.

Табель учета рабочего времени

Итак, как уже уточнялось выше, работодатель обязан считать, сколько часов фактически отработал сотрудник. Но при этом журнал учета рабочего времени, где фиксируется время прихода и ухода подчиненного, необязателен. Каким образом тогда государство контролирует соблюдение ТК?

На основании договора при устройстве на работу каждому работнику выделяется табельный номер, который в дальнейшем фигурирует в таких документах, как например, личное дело и расчетный лист заработной платы.

Указанный номер сохраняется за сотрудником даже при смене отдела или должности, а после увольнения остается свободным еще в течение трех лет. В соответствии с индивидуальным номером в табель вносится информация о каждом сотруднике.

Принято две стандартные формы ведения табеля учета графика, утвержденные Госкомстатом в 2004 году. При ручном методе заполнения документа используется форма Т-12, если организация установила турникет – форма Т-13. По перечню пунктов обе формы схожи, поэтому содержание документа обозначим на примере версии Т-12.

Заполнение табеля начинается вверху страницы, где указывают названия организации и структурного подразделения, к которому относится документ. Следом вносятся даты отчетного периода и дата составления.

Ниже в виде таблицы отслеживается результат работы каждого сотрудника за отчетный период – рабочие дни, пропуски, итоговое количество часов. Специальная кодировка в ячейках указывает на причину неявки на работу.

Образец табеля учета рабочего времени в электронной форме.

Возможно два варианта заполнения дней:

  • отметки о явках и неявках (этот способ проиллюстрирован ниже);
  • отметки только о пропусках, остальные дни считаются отработанными в полном объеме.

Отдельной графой учитываются сверхурочные, ночные часы, работа в праздничные и выходные дни.

Форма Т-12 дополнена вторым разделом – «Расчет с персоналом по оплате труда», который заполняется сотрудниками бухгалтерии.

Узнать, как вести журнал регистрации входящих документов и скачать образец бланка, вы можете в этой статье.

Даже если оформление документа происходит на ПК, итоговая версия идет на печать, и ее должны завизировать составивший сотрудник, руководители подразделения и организации. В ряде случаев вместо директора компании подпись ставит сотрудник кадровой службы. Готовая отчетность хранится один год.

На форумах для кадровиков и бухгалтеров эксперты разбирают тонкости внесения информации в документ.

Табель учета рабочего времени – скачать бланк в формате excel, вы можете по этой ссылке.

Государственный контроль

Внимательность, с которой сотрудники подходят к ведению журнала и табеля учета графика, связана с тем, что эти документы — основание для выплаты заработной платы, отпускных либо других пособий работнику, как следствие – основание для отчислений в налоговые органы. Некорректно составленный табель, кроме нарушения выплат подчиненным, говорит о неверном контроле доходов и расходов организации.

Отсутствие документа — грубое нарушение трудового законодательства и ведет к административной ответственности (штраф в размере от 10 тыс. р.). В случае если возникает спорная ситуация по начислению пособий и зарплат, нарушения в ведении табеля учета графика суд рассмотрит как основание к взысканиям с организации.

В заключение стоит отметить, что ведение журнала учета рабочих часов хоть и необязательно, но приносит пользу.

Сведения, учтенные в документе, помогают при ведении официальной отчетности и контроле трудовой дисциплины.

Современные автоматизированные способы контроля предполагают, что руководству не придется нанимать отдельного подчиненного для выполнения этих обязанностей.

Больше информации о том, как заполнить табель учета рабочего времени в электронном виде, содержится в следующей пошаговой видео-инструкции:

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.

Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги: в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.

Что это за журнал?

Периоды присутствия на рабочем месте характеризуются определенной продолжительностью с предоставлением обязательных обеденных перерывов. В каждом учреждении оно определяется трудовым и коллективным договором с профсоюзным комитетом. За тот период, когда рабочий выполняет трудовую практику, он получает зарплату.

Образец заполнения Журнала учета рабочего времени и служебных поездок

В ТК РФ и других законодательных актах об использовании труда наемных рабочих установлено, что длительность работы на предприятии ограничивается 40 ч на протяжении недели. В соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка, основанные на специфике производства каждого предприятия, и устанавливается ежемесячный график выходов. В подразделениях организации оговаривается время начала и окончания смены и период для обеденного перерыва.

Отметки о времени, использованном для выполнения производственных обязанностей или отсутствии сотрудника на работе, простое и т.д. вносят в журнал учета рабочего времени.

Законодательное регулирование ведения данного документа

Требования об специальном учете рабочих часов, во время которых работник выполняет свою трудовую повинность, изложены в ТК РФ. Статья 91 обязывает управленцев организаций вести фиксацию времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Затем часы работы переносят и суммируют в табеле для дальнейшего использования и начисления зарплаты.

Четко сформулированного обязательства о ведении журнала учета в законодательстве нет. Но его наличие и использование в ходе деятельности компаний упрощает учет и улучшает качество трудовых резервов.

Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:

  • прибыть на рабочее место в точно установленный срок к началу трудовой смены;
  • в полной мере использовать отведенную в графике продолжительность рабочего периода на выполнение своих должностных обязанностей.

При этом наниматель должен обеспечить следующее:

  • предпринять действия к созданию условий для максимально эффективного использования рабочего времени.

Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.

Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие. При этом, прежде, чем приступить к выполнению обязанностей, каждый сотрудник должен зарегистрировать момент прихода на работу, а по окончании трудового дня время ухода. Эти данные выписываются в специальные табеля использования рабочего времени определенной формы, специальных годовых табельных карточках, прочих документах.

В какой форме составляется?

Предприятия в РФ используют 3 типа учета рабочего времени:

  1. Ежедневная фиксация прибытия и убытия сотрудников. Это традиционный метод учета, при котором трудящиеся приходят на работу каждый день с одинаковым количеством рабочих часов. Страницы журнала нужно заполнять ежедневно по-отдельности для членов трудового коллектива.
  2. Еженедельный учет. Этот способ адаптирован под случаи, когда сотрудники не принимают ежедневного участия в производственной деятельности, но в течение недели выполняют норму, указанную в договоре. Информация о рабочем времени в журнал заноситься по окончании каждой недели.
  3. Суммированный учет. Отличный метод ведения периода работы при гибком графике выходов. Его считают оптимальным для учреждений с безостановочным производством. Данные по учету рабочего времени вносят по окончании месяца.

Наиболее удобную форму журнала для своей организации подбирает руководство, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.

Как правильно вести учет суммированного рабочего времени сотрудников, рассказано в следующем видео уроке:

Издание приказа о введении журнала рабочего времени

На небольших предприятиях наниматель может сам заполнять журнал учета рабочего времени. Но возможен и вариант назначения ответственного лица, контролирующего регистрацию времени работы трудящихся. Такую обязанность могут вменить в должностной инструкции или по приказу руководителя.

Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в данном журнале, выполняет следующие должностные обязанности:

  1. контролирует фактическое время присутствия сотрудников на рабочем месте;
  2. заносит данные в книгу учета;
  3. своевременно предоставляет заполненный журнал для расчетов и проверок.

Сотрудник, которому поручено ведение журнала учета рабочего времени, несет полную ответственность за корректное отражение данных.

Ответственность за ведение

Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание, которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.

В обязанности сотрудника входит контроль регистрационных записей в книге и передача реестра для текущих проверок.

Требования к оформлению

Но порядок оформления такого реестра может быть описан в правилах внутреннего трудового распорядка.

Если в них указано, что страницы журнала должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации, то ответственному лицу необходимо выполнить такие требования в точности.

В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице:

  1. п/п;
  2. ФИО сотрудника;
  3. дата;
  4. время прибытия в учреждение;
  5. время ухода;
  6. причина, по которой работник покинул свое рабочее место во время трудового дня;
  7. подпись трудящегося.

В столбцы бланков будут вносить информацию сами сотрудники или ответственное лицо.

Порядок заполнения

Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени. Работодатель со своей стороны обязывается оплачивать ему зарплату за выполнение трудовой повинности.

При этом для определения размера вознаграждений за труд требуется знать, сколько времени фактически отработал трудящийся.

В ходе производственной деятельности у наемного работника фиксируются все события, относящиеся к приходу и уходу с работы. Всю нужную информацию для учета рабочего времени отражают в журнале. Это способствует определению фактически отработанных часов.

Информация в журнале должна отражаться предельно кратко. Обязательному заполнению подлежит:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО наемного трудящегося;
  • дата внесения данных;
  • час появления работника на производстве;
  • время ухода.

Помимо этих пунктов в отдельных ячейках указывают:

  • конкретное место, куда ушел сослуживец;
  • суммарное количество часов присутствия труженика на рабочем месте за конкретный отрезок времени.

Последняя графа отводиться для подписи лица, ответственного за регистрацию записей в журнале.

Исправление ошибок

Журнал ведут аккуратно. Нужно избегать наличия в нем зачисток, ошибок и исправлений. Но если допущена существенная ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.

Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.

Сроки хранения

В положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет.

Но в тех организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет.

Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок

Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время, то с целью учета допускается добавление нужных граф. Например, это может быть поле для заполнения данных при сверхурочных работах или о причинах опоздания на работу.

Преимущество использования данного документа для учета трудовых часов очевидно. У тех, кто контролирует сотрудников и вносит информацию о фактическом рабочем времени, не происходит превышение трудовых норм и улучшается дисциплина штата, что положительно отражается на производительности труда и, как следствие, увеличении прибыли и успешной деятельности компании.

О том, как создать Табель учета рабочего времени в 1С, рассказано в данном видеоролике:

Журнал учета рабочего времени: увеличение эффективности сотрудников

Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.

При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.

В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках. Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.

Зачем необходим учет времени?

Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени. Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы. Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.

Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.

Сооружаете клетки для разведения перепелов? Как их грамотно сконструировать?

В каких случаях заключается договор ООО с ИП? Какие его разновидности существуют?

В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.

О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.

Кто ведет и как заполнить?

Подобный вопрос организация решает самостоятельно, основываясь при его решении на своей специальности и направленности собственных действий. Работодатель может взять эту работу на себя, а может указать это как обязанность сотрудника, которая будет указана в договоре при приеме на работу, должностной инструкции или специальным приказом. Если подчиненный уклонится от того, чтобы осуществлять ведение журнала учета рабочего времени, он понесет административную ответственность, которая назначается соответствующими органами.

Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода. Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени. Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.

Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.

Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.

Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.

Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.

Подведем итоги

Журнал учета рабочего времени необходим в условиях динамично развивающегося бизнеса, который требует максимальной оптимизации управления и строгого отбора персонала, работающего на благо общего дела. Он не только демонстрирует уровень дисциплины сотрудников, но и позволяет заполнять на его основе обязательный документ, учрежденный законом, а также избежать превышения нормы рабочего времени, зафиксированного в ТК РФ.

Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.

Какова должностная инструкция финансового менеджера? Как ее составить, учитывая нюансы работы вашей фирмы?

В отличие от Табеля учета рабочего времени, который предназначен исключительно для фиксации отработанных часов, этот документ не является обязательным по закону. Но ведение дел он облегчает значительно, улучшая качество рабочих ресурсов и существенно экономя ваше время. А ведь время – деньги, не так ли?

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Формирование журнала документов табель учета рабочего времени

Для перехода к работе с журналом «Табель работ» в главном меню Системы следует перейти по главному меню ЕАС ОПС:

Прочие операции (5) → Внутренние операции (7) → Учет рабочего времени (1) → Журнал «Табель учета рабочего времени» (2)

Система отобразит форму «Журнал документов Табель работ» для внесения необходимых данных по работнику.

Существует возможность фильтрации созданных табелей учета рабочего времени по периодам. Для этого в выпадающем списке поля «Период» необходимо выбрать период.

На экранной форме расположены следующие кнопки:

«Создать новый»— создание нового журнала «Табель учета рабочего времени». После нажатия кнопки Система отобразит экранную форму для ввода и редактирования данных;

«Создать новую версию»— создание новой версии уже существующего документа «Табель учета рабочего времени»;

«Открыть»— открытие созданного журнала;

«Удалить» — удаление созданного журнала. Необходимо установить курсор на строку и нажать на кнопку.

Важно:Удалению или редактированию подлежат табели учета рабочего времени только со статусом «Сохранен», табели учета рабочего времени со статусом «Подтвержден» удалению не подлежат.

Создание нового документа «Табель учета рабочего времени»

Создание нового журнала документов «Табель учета рабочего времени» осуществляется в экранной форме «Табель учета рабочего времени»:

«Закрыть»— выход из формы без сохранения данных;

«Сохранить»— сохранение документа «Табель учета рабочего времени»;

«Подтвердить»— подтверждение документа «Табель учета рабочего времени»;

«Заполнить табель данными из графика работ»— заполнение журнала данными из графика работ;

«Печать» — печать документа «Табель учета рабочего времени».

— Для создания нового журнала документов «Табель учета рабочего времени» необходимо заполнить поля в верхней части формы: «Период», «Ответственное лицо»,

«Утверждено», «Работник ОК», «Работник ООТ», «Согласовано», «Почтовое отделение».

Возможны два варианта заполнения данных в форме «Табель учета рабочего времени»:

— Ввод данных о фактическом рабочем времени

— Заполнение данных в журнале на основании данных из графика работ

Ввод данных о фактическом рабочем времени

На экранной форме «Табель учета рабочего времени» расположена табличная область, отображающая информацию о фактическом рабочем времени работника. При создании нового журнала таблица не содержит информации и заполняется, когда данные внесены в документ. Изменение внесенных данных осуществляется кнопками на панели инструментов.

Информация, введенная в строки табеля, систематизируется и отображается в нижней части формы «Табель учета рабочего времени» в виде статистической справки.

Заполнение данных в журнале на основании данных из графика работ

Заполнение фактически отработанного работниками времени на основании данных из графика работ осуществляется в экранной форме «Табель учета рабочего времени» при нажатии кнопки «Заполнить табель данными из графика работ».Система отобразит экранную форму «Журнал документов график работы», в котором необходимо выбрать журнал график работ за соответствующий период и нажать кнопку «Открыть график». При этом табличная часть формы «Табель учета рабочего времени» заполнится значениями из журнала «График работ» с соответствующим периодом.

Ввод (редактирование) данных в журнале по учету фактически отработанного времени

Ручной ввод фактически отработанного времени осуществляется при нажатии кнопки «Создать» в табличной части формы экранной формы «Табель учета рабочего времени». При нажатии кнопки будет отображена форма «Ввод данных в табель учета времени».

После ввода информации необходимо подтвердить веденные данные, нажав кнопку «Сохранить». При этом веденная информация отобразится в табличной части формы «Табель учета рабочего времени».

При сохранении документа значение поля «Статус» меняется на «Сохранен». Журналы документов со статусом «Сохранен» можно открывать и редактировать. Число редактирований не ограничено. При этом становятся доступными кнопки «Подтвердить» и «Печать».

Печать документа

Вывод на печать документа «Табель учёта рабочего времени» осуществляется нажатием кнопки «Печать» на форме. Документ может быть распечатан только в случае наличия заполненных данных.

Завершение работы с документом

Для завершения работы с документом необходимо нажать кнопку «Подтвердить». При этом журнал передается во внешние информационные системы (1С).Статус документа изменяется на «Подтвержден».

Как заполнять табель учета рабочего времени

Статьи по теме

На основании табеля учета производится начисление заработной платы. Обычно ответственным лицом за табель рабочего времени назначают сотрудника отдела кадров. Для чего предназначен этот документ? Какую форму использовать для его ведения? Какие символы использовать в его составлении? На эти вопросы мы отвечаем в данной статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как выглядит образец табеля и как правильно его заполнять;
  • детальное описание ведения ведомости учета рабочего времени;
  • общепринятые кодовые обозначения для заполнения документа.

Каждый руководитель обязан вести учет рабочего времени, который оформляется в виде табеля. В этом документе нужно указывать по факту отработанное каждым сотрудником время. Для ведения документа применяются специальные формы (№Т-12 и №Т-13). Бланк формы Т-13 используется в том случае, когда обработка данных проводится в автоматическом режиме. Допускается применение своих собственных форм учета.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

На основании табеля учета рабочего времени в организации начисляется заработная плата. Как правило, его ведение вменяется в обязанность работникам отдела кадров. Основные задачи табеля:

  • контроль над соблюдением установленных правил и графика;
  • контроль над эффективностью использования рабочего времени;
  • сведения об отработанном каждым сотрудником времени;
  • начисление заработной платы в соответствии с предоставленными данными;
  • составление статистической отчетности для Росстата.

Как заполнять документ?

Используемые формы заполнения Т-12 и Т-13 практически не имеют отличий в наборе реквизитов, поэтому рассмотрим заполнение первого раздела формы — Т-12, под названием «учет использования рабочего времени»

Подробнее о табеле учёта рабочего времени читайте здесь:

Графы заполняются на протяжении всего месяца, затем, по завершению этого периода в документе подводятся итоги по тому количеству часов, которое было фактически отработано каждым сотрудником. Следует отмечать также результаты промежуточные, время работы и в первой и во второй половинах учетного месяца. Все выходы или невыходы сотрудника к своему месту работы, должны фиксироваться методом сплошной регистрации.

Из книги вы узнаете, как ввести неполное рабочее врем, как установить сотруднику гибкий график рабочего времени.

Подробно рассмотрим, как отразить случаи, отклоняющиеся от нормы в табеле учета рабочего времени.

Разберем, как организовать и оплатить работу в ночное время.

Такая фиксация подразумевает, что против каждого числа месяца, в бланке документа, должны быть заполнены соответствующие графы, в которых посредством определенного символа (кода), буквенного или цифрового, отражаются – все действия работника в отношении его рабочего времени. Заполнение табеля позволяет регистрировать только допущенные работником отклонения от графика (опоздания, невыход на работу). Если в течение учетного месяца работник не отклонялся от своего графика, то в табеле будут зафиксированы итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а остальные ячейки останутся незаполненными.

Табель учета рабочего времени. Форма Т-12

Табель учета рабочего времени. Форма Т-13

Здесь нужно ознакомиться, как необходимо ставить в табеле коды обозначения.

Четвертая и шестая графы бланка формата Т-12 имеют две строки. В верхней строке фиксируется буквенное обозначение видов затрат времени по каждому дню месяца (явка, командировка, больничный, отпуск). В графу расположенную ниже, вносится количество часов по ним. К примеру, вышедший на работу 15 мая сотрудник и полностью отработал положенное время (день), то в майском документе в ячейке с числом 15 напротив фамилии работника проставляется буквенное обозначение «Я» и 8 рабочих часов. Если же работник в этот день находился в командировке в другом городе, то необходимо проставить код «К». В нижнюю строку вы должны отметку «ноль», потому как в тот день сотрудник трудился в другой организации. Дни выходные и праздничные также обозначаются соответствующими символами. В верхнюю строку формы ставится буквенный код «В», а в нижнюю – цифра «0».

Стоит помнить: все проставленные коды должны иметь документальное подтверждение. К примеру, свое отсутствие по причине болезни, сотрудник должен подтвердить наличием листка временной нетрудоспособности. Если же для проставления соответствующего кода вы не располагаете подтверждающими причину отсутствия работника документом, то ставите отметку («НН») неявка по невыясненным причинам.

Все указанные на титульном листе бланка формата Т-12 условные обозначения отработанного и неотработанного времени, также, применимы и к бланкам формата Т-13.

О работе на высоте читайте далее

Как нужно подводить итоги

В завершение месячного периода делается подсчет общего количества дней и часов, проведенных сотрудником на работе. Затем из этого числа нужно исключить время, в которое сотрудник отсутствовал по любым причинам , включая дни, пропущенные из-за болезни, выходные, невыходы в связи с командировками, неявки по невыясненным обстоятельствам. Для общего подсчета часов посвященных сотрудником своей работе, складывают цифры нижней строки 4 и 6 граф, а полученные результаты сложения вносят в 5 графу (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно следует подсчитать, общее количество дней невыхода на работу, данные об этом вносятся в 14 и 16 графы. В 15 графу проставляется цифровой код причины неявки (буквенные обозначения и цифровые коды указаны на титульном листе формы). Код очередного отпуска — 09, а код – 30 — означает неявку по невыясненным причинам. Затем по каждому работнику устанавливается общее количество выходных в течение месяца, и вносится в 17 графу табеля.

Методы ведения табеля

Существуют два метода заполнения документации по учету.

Сплошная регистрация

При заполнении документа методом сплошной регистрации в бланке в каждой клетке проставляются все календарные дни месяца. Обязательно следует отмечать явку и дни отсутствия на работе. Для этого нужно использовать утвержденные кодовые обозначения (см. ниже). В бланке отчетности вместе с кодом обязательно проставляются отработанные часы. Данный способ учета удобен для организаций с нефиксированным рабочим днем. Он также помогает вести подсчет сверхурочных часов.

Пример заполнения табеля методом сплошной регистрации

Регистрация отклонений

При составлении документа методом регистрации отклонений в ведомости указывается только фактически отработанное время. В нем проставляются опоздания, отсутствие на работе и сверхурочные часы. Отсутствие на работе (больничные, отпуска, командировки и т.п.) указываются в днях. Заполняется только верхняя графа ведомости, в которой указывается принятый для обозначения код, нижние строки оставляют свободными. Подобный метод ведения документа рекомендуется применять на предприятиях с фиксированным рабочим днем.

Пример заполнения табеля методом регистрации отклонений

Бланк для первичного учета отработанного времени заполняется только в одном экземпляре. В конце месяца документ подписывается ответственным лицом и утверждается руководителем организации. Утвержденный документ передается в бухгалтерский отдел для начисления заработной платы согласно фактическому отработанному времени. Ведомость учета заполняется для всех сотрудников организации.

Кем составляется документ

Обычно его ведение является обязанностью сотрудников отдела кадров. Но глава предприятия может назначить другое ответственное лицо — например, это может быть руководитель производственного звена или бухгалтер. В обязанности ответственного лица входит заполнение документа и его утверждение у руководителя.

Какие кодовые символы используются в табеле учета

При заполнении ведомости, фиксирующей отработанное время, используются определенные символы (буквы или цифры). Эти символы указаны на титульной странице формы №Т-12.

Самые распространенные обозначения:

  • Я – дневные часы;
  • НН – отсутствие на рабочее место по невыясненным причинам;
  • В – выходные и праздничные дни;
  • Н – ночные часы;
  • РВ – работа в праздничные и выходные дни;
  • С – сверхурочные часы;
  • Б – дни временной нетрудоспособности;
  • К – командировочные дни;
  • ОТ – ежегодный основной оплаченный отпуск;
  • ОЗ – неоплачиваемый отпуск;
  • У – отпуск на период обучения.

Каждый работодатель вправе вводить для ведения временного учета свои символы. Подобные действия и порядок использования для ведения форм учета разрешены приказом Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. №20. Данное решение принято в связи с тем, что в стандартные формы учета не включаются символы для отдельных периодов времени работы — например, дополнительные перерывы.

Пример

Для кормящих матерей разрешены перерывы для кормления ребенка, которые считаются рабочим временем и оплачиваются по среднему тарифу. Для обозначения этого периода можно использовать обозначения «КР» из начальных букв перерыва (кормление ребенка) или использовать цифры — например, «37» Продолжительность перерыва по времени нужно прописывать в нижней части заполняемой формы.

Все условные обозначения

Важно!
При отсутствии сотрудника по неопределенным причинам проставляется буквенный код «НН» (по невыясненным причинам) или обозначение цифрами – «30» до того времени, пока не будет предъявлен документ, доказывающий причину неявки.

Как не допустить ошибок при заполнении

Нечасто, но ответственные за ведение документа все-таки допускают ошибки. Перечислим самые распространенные ошибки.

  • указана должность, но не указаны ФИО сотрудника;
  • праздничные дни проставлены как обычные рабочие дни;
  • укороченные предпраздничные дни проставлены полными рабочими днями.

Как вести табель для лиц, совмещающих должности?

Сотрудникам, совмещающим должности, проставляется фактически отработанное время. Дополнительно для них заполняются графы 4 и 6 в нижней строке, где указываются соответствующие сведения. Это предусматривает стандартная форма №Т-12. Для формы №Т заполняются графы 4, 2 и 4 строка. Для внутренних совместителей учет ведется для каждой должности отдельно.

Как обозначать командировку в табеле учета рабочего времени?

Если сотрудник находится в командировке, то здесь проставляется общепринятый символ «К» или же цифры «06». В этом случае часы не указываются.

Образец заполнения при командировке (извлечение)

Проверьте себя

1. Какая стандартная форма может применяться для учета рабочего времени:

2. Какого метода ведения учета времени работы не существует:

  • a. Сплошной регистрации;
  • b. Непрерывного контроля отработанного времени;
  • c. Регистрации отклонений.

3. Для чего необходимо подать утвержденный табель в бухгалтерский отдел:

  • a. Для составления на их основе статистических документов;
  • b. Для оформления в архив;
  • c. Для расчета и начисления заработной платы сотрудникам.

4. Какой код используется для обозначения отсутствия сотрудника по невыясненным причинам:

5. Какое обозначение ставится для лиц, находящихся в служебной командировке:

  • a. Буквенным кодом «СК»;
  • b. Буквенным кодом «ОК» или цифровым «17»;
  • c. Буквенным кодом «К» или цифровым «06».

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит