Правила ведения книги учета движения трудовых книжек, подписать книгу учета движения трудовых книжек

Содержание
  1. Правила ведения книги учета движения трудовых книжек
  2. Для чего нужен журнал?
  3. Правила подписывания
  4. Правила ведения и исправления ошибочных записей
  5. Книга учета движения трудовых книжек
  6. Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек
  7. Правила ведения книги учета движения трудовых книжек
  8. Как правильно подписывать книгу учета движения трудовых книжек
  9. Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек
  10. Журнал учета трудовых книжек
  11. Книга учета движения трудовых книжек
  12. Журнал учета трудовых книжек (образец)
  13. Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек
  14. Как правильно подписывать книгу учета движения трудовых книжек
  15. Книга учета трудовых книжек
  16. Ответственное лицо
  17. Требования к книге учёта
  18. Правила отражения сведений в книге учёта
  19. Как подписывать книгу учёта движения трудовых книжек
  20. Порядок исправления ошибок в книге учёта трудовых книжек
  21. Книга учёта движения трудовых книжек (ТК): как заполнять, подписывать и исправлять ошибки
  22. Смысл и значение ведения журнала учёта движения ТК
  23. Правила заполнения книги движения трудовых книжек
  24. Инструкция внесения записей
  25. Внесение исправлений
  26. Заключение

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек

Для чего нужен журнал?

Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Структура журнала выглядит следующим образом:

Титульный лист и бланки заполнения

Заполнение книги учета осуществляется по особым правилам. Кроме этого, он должен шнуроваться, а страницы должны быть прошиты. Кроме того, на документ в обязательном порядке ставится опечатка. В противном случае книга учета теряет свою юридическую силу, и документ признается недействительным. В случае если сотрудник увольняется, ему должны вернуть трудовую книжку.

После возврата документа на руки сотруднику, он ставит свою подпись, подтверждая возврат. Обязанности по ведению, хранению, учету трудовых книжек ложатся на плечи работодателя. Однако он может издать распоряжение, в котором назначит человека, отвечающего за сохранность книжек.

Оформление журнала

Несмотря на то что журнал учета имеет строгую структуру, единого правила оформления для данного документа нет. Несмотря на это, процедура регистрации трудовых книжек структурирована.

Трудовые книжки имеющие записи, находятся в ведении работодателя или же ответственного за их сохранность сотрудника. Книга учета нового образца (введена в 2003 году) имеет тринадцать граф. Рассмотрим назначение каждой графы:

  • 1 – Порядковый номер.
  • 2, 3, 4 – Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
  • 5 – ФИО работника.
  • 6 – Серия и номер трудовой книжки.
  • 7 – Должность работника.
  • 8 – Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
  • 9 – Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
  • 10 – Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
  • 11 – Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
  • 12 – Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
  • 13 – Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.

Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.

Помимо этого, существуют общие правила оформления:

  • Книга должна иметь плотную обложку.
  • Страницы журнала прошнурованы и пронумерованы.
  • На последней странице указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.

Правила подписывания

Как говорилось выше, книга учета должна иметь подпись руководителя организации либо ответственного лица. Подписывая документ, подписывающий должен убедиться в том, что книга учета заполнена, верно, правильно оформлена, в записях отсутствуют ошибки и неточности. Кроме подписи на последнем листе, должна содержаться информация о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

Правила ведения и исправления ошибочных записей

Книга учета имеет четкие правила ведения, речь о которых пойдет ниже:

  • Она используется до фактического ее окончания.
  • Страницы нумеруются и прошнуровываются.
  • Записи в ней идут по порядку, не должно быть пропущенных записей.
  • Выполняется в твердой, плотной обложке.
  • Журнал учета по фактическому своему окончанию, опечатывается и используется лишь тогда, когда надо внести запись об уволенном сотруднике и выданной ему на руки трудовой книжке.
  • Последняя страница журнала содержит информацию о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц, а также заверительную подпись ответственного лица.
  • В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись: «учет не ведется», и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками.

Как известно, никто не застрахован от ошибок. От ошибок не застрахован и человек, заполняющий журнал. Как говорилось ранее, заполнение журнала, его структура имеет установленный законом стандарт. Лишь при выполнении этого стандарта журнал учета может считаться действительным. Однако, процедура исправления ошибок не имеет четкой регламентации.

Бывают и такие случаи, когда надпись сделана ошибочно. К примеру, указаны данные работника, который не числится на предприятии либо в фирме. Тогда, эта информация зачеркивается одной тонкой чертой, а в скобках напротив неверной записи указывается: «запись неверна».[/box]

Книга учета движения трудовых книжек

Всем добрый день. Прошу совета, т.к. нет опыта в кадровом учете, а надо все приводить в порядок (в интернете не нашла нужной информации). Итак, нужно прошить, пронумеровать и опломбировать книгу учета трудовых книжек. Правильно ли я планирую свои действия:
1. пронумеровать ЛИСТЫ (а не страницы), принимая титульный лист за номер 1, но не нумеруя его (т.е. следующий за титульным листом лист нумеруем сразу цифрой 2).
2. прошить все листы кроме обложки
3. скрепить нити в конце книги перед задней обложкой пломбой, на последнем листе книги написать «в книге учета пронумеровано и прошнуровано. листов, дата подпись руководителя» (или даже при наличии пломбы надо клеить на нити лист бумаги с надписью и все это приклеивать к задней обложке, как советуют некоторые? тогда бумага клеится поверх пломбы?)

И еще вопрос, книга ведется с 2004 г., но не была прошнурована сразу, ставить дату реальную или первой записи?

Спасибо всем заранее (не судите строго новичка, для Вас это мелочи, а я хочу сделать все сразу правильно:))

ставить надо старую дату. Запись на листке прошито, пронумеровано и скреплено печатью___ листов, Генеральный директор____, приклеиваете это на концы ниток, а пломбу оставляете выше этой бумажки, и внизу приклеиной бумажки, так что бы печать на половину была на самой книге ставите печать.

Да уж! Вопрос так вопрос)) Сейчас получите кучу комментариев на эту тему! Т.к. единого мнения ни у кого нет)) Мое мнение — нумеровать каждую страницу, начиная с первой и титульный лист тоже входит, обложку не прошивать, при наличии пломбы ничего клеить не надо!пломба должна держать листы. Дату надо ставить с 2004 года. Кто еще чего скажет?))

Печать вообще не ставят в книге учета.

да, про печать я уже поняла из других обсуждений, так что я об этом и не заикалась:)

У меня есть вариант магазинный уже сделано на обратной сторне: Прошурованно и пронумеровано ____листов Руководитель организации____________Главный бухгалтер__________

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек

При этом она не является обязательной к заполнению, например, в случаях когда отдельных подразделений на предприятии не предусмотрено.

  • Графа 9 применяется для указания отсылки на номер приказа, в соответствии с которым принимается на работу сотрудник, при этом её можно не заполнять, если выдается дубликат или вкладыш.
  • Графа 10 предназначается для проставления в ней подписи ответственного за ведение документа лица.
  • Графа 11 используется для фиксации факта оплаты сотрудником выдачи трудовой книжки или вкладыша, а если таковая с него не взымалась, то в данной графе проставляется прочерк.
  • Графы 12 и 13 служат для внесения записей об увольнении сотрудника и выдачи ему документации.

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек

Здесь заполняется первая страница документа (так называемый титульный лист) по определенным правилам.
В-третьих, внесение в трудовую книжку записи о самой работе, переводах на другую работу, награждениях.
В-четвертых, сохранение трудовых книжек в специальном месте, исключающем их уничтожение или повреждение, а также доступ к ним посторонних лиц.

В-пятых, внесение записи об увольнении (прекращении трудового договора).

Как правильно подписывать книгу учета движения трудовых книжек

  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дату и номер приказа, на основании которого произведен прием работника на работу;
  • расписку ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
  • сумму, полученную за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них;
  • дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и расписку работника в получении трудовой книжки на руки.

​ Скачать образец заполнения книги учета трудовых книжек Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек Отсутствие учета или ненадлежащий учет трудовых книжек является нарушением, за которое проверяющие из Госинспекции труда могут привлечь к административной ответственности работодателя или должностное лицо организации по ст.
5.27 КоАП РФ.

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

Что такое книга учета движения трудовых книжек – законы и правовое регулирование С точки зрения действующего законодательства, работодатель обязан обеспечивать хранение, учет, внесение записей и выдачу трудовых книжек работникам в определенных ситуациях.
При этом порядок действий и принципы их исполнения строго регламентированы отдельными нормативными актами, наиболее важными из которых являются:

  • Постановление правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление устанавливает основные принципы работы с трудовыми книжками, обязанности работодателя по их ведению, хранению и заполнению.
  • Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003.

Журнал учета трудовых книжек

Заполняются данные графы после пяти календарных дней с момента трудоустройства.

  • Графа 5 используется для фиксации в ней полного ФИО сотрудника.
  • В графе 6 устанавливаются серия и номер трудовых книжек, дубликатов или вкладышей, а при использовании документов советского образца, не имеющих серии и номера – в данной графе проставляется прочерк.
  • Графа 7 фиксирует должность сотрудника, каковая должна соответствовать оформленной в трудовой книжке записи, расписанию и трудовому договору либо соглашению к нему.
  • Графа 8 используется для указания подразделения, в котором трудоустроен работник.

Пример: Внесение записей Текст, вносимый в книгу учета, должен вестись темными чернилами.

В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника.

Как сделать запись о дубликате? Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства.

Сведения о документе вносятся в журнал. Основанием для записи служит не приказ о приеме на работу, а заявление работника.

Нумерация документа позволяет избежать удаления или замены листов.

Книга учета движения трудовых книжек

Образец заполнения: Бланк: Книга движения трудовых книжек Дополнительные материалы Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет.

В бланках, изданных по образцу 1938 года, отсутствует личный номер документа. Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала. При внесении записи в колонке ставится прочерк. Можно ли сделать самим? Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации. При использовании печатного образца необходимо обратить внимание на длительный период использования или архивации журнала и использовать обложку из плотной бумаги или картона.

Можно ли вести электронно? Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Порядковый номер.
2, 3, 4 — Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку.

Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).

  • 5 — ФИО работника.
  • 6 — Серия и номер трудовой книжки.
  • 7 — Должность работника.
  • 8 — Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
  • 9 — Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
  • 10 — Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
  • 11 — Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
  • 12 — Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
  • 13 — Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.
  • Оформление журнала учета на заполнении граф не заканчивается.

    Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек

    Как правильно подписывать книгу учета движения трудовых книжек

    Книга учета трудовых книжек

    Для всех компаний, где ведутся книги учёта, предусмотрена специальная форма заполнения. В ней ведётся регистрация, когда была создана или получена трудовая книжка. В обязанности работодателя входит регистрирование трудовых книжек. Принимаются в учёт все книжки и уже наёмных работников и тех, кто только начинает трудоустраиваться. В журнале записываются трудовые книжки, которые поступили, а также их последующее перемещение.

    Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

    Это быстро и бесплатно !

    Расходы компании, которые предполагают покупку чистых бланков или вкладышей трудовых книжек документируются в специально прикреплённой книге. Хранение такого журнала составляет 75 лет.

    Ответственное лицо

    Работодателем или по приказу назначается ответственный по ведению журнала учёта трудовых книжек.

    Перед назначением обязательное прохождение следующих пунктов:

    1. Краткое ознакомление с правовыми нормами.
    2. Составление приказа о назначении ответственного со следующим заполнением:
      • Фамилия, имя и отчество того, кто назначает ответственного.
      • Какие следует соблюдать обязанности к журналу.
      • Данные назначенного сотрудника на определённую должность.
    3. В журнале делается регистрация о приказе.
    4. Работник должен ознакомиться с приказом.
    5. Составления акта о передаче учёта ведения трудовых книжек от сдавшего обязанности к принявшему обязанности.

    Требования к книге учёта

    Оформление журнала иметь несколько требований, которые выполняются в независимости от величины компании:

    • Ввиду того что журнал хранится долгое время, его переплёт должен быть твёрдым, страницы прошиваются нитками.
    • Все листы пронумерованы. Прошитые страницы закрепляются на последнем листе. Листком бумаги заклеиваются концы шнура.
    • Наличие пломбы или сургучной печати. Концы шнура, обложка, край листа бумаги фиксируются печатью. Концы шнура, которые выступают пломбируются.
    • Обязательное наличие подписи лица, которое ответственное за журнал, с указанным количеством пронумерованных и прошнурованных страниц.

    Правила отражения сведений в книге учёта

    Заполняя регистрационные записи в книгу учёта, ответственный по учёту обязан хорошо знать и делать правильное заполнение.

    Книга учёта содержит 13 граф, заполняя её следует придерживаться порядка заполнения.

    • I графа – запись трудовой книжки под порядковым.
    • II, III, IV графы – содержат информацию о дате, месяце и годе, когда был оформлен сотрудник на работу.
    • V графа – без сокращений пишется фамилия, имя и отчество работника.
    • VI графа – информация о серии и номере трудовой книжки.
    • VII графа – должность или какие функции будет исполнять работник.
    • VIII графа – название подразделения, куда устраивается сотрудник.
    • IX графа – указывается документ с датой и номером на основе которого работник оформляется.
    • X графа – роспись от работника отдела кадров, который принимает книжку от сотрудника, устраивающегося на работу.
    • XI графа – если компания выделяет сотруднику бланк, тогда сотрудник должен возместить сумму, которая была потрачена на покупку. В этой графе указывается сумма средств, которую оплатил работник.
    • XII графа – если увольняется сотрудник, указывается дата выдачи трудовой книжки.
    • XIII графа – работник, который увольняется подписью подтверждает факт о том, что ему была выдана трудовая книжка.

    Как подписывать книгу учёта движения трудовых книжек

    Примерное заполнение книги учёта с примером, когда трудовая книжка выдаётся на руки.

    Порядок исправления ошибок в книге учёта трудовых книжек

    Случаются неприятные моменты, когда в каких-либо документах допускаются ошибки. Во избежание подобных ситуаций следует знать, как исправлять ошибки, которые также случаются в книге учёта трудовых книжек.

    Распространённые ошибки в книге учёта и их исправление.

    1. Неправильное написание личных данных. К примеру, фамилия Друщенко была записана как Трущенко. Вместо даты, которая указана по паспорту 7 октября 1987 г., запись 7 ноября 1987г. Если были сделаны ошибки на первой странице, такой бланк считается испорченным и заполняется новый.
    2. Когда данные о работнике пишутся на слух, а не с документа. Кадровый сотрудник обязан заполнять главную страницу книжки сотрудника, который только устраивается с паспорта.
    3. Случаи, когда на главной странице стоит неразборчивая подпись. Ставится не личная подпись, а фамилия с разборчивым почерком.
    4. На первом листе отсутствует печать. Обнаруживши такую нелепость, человеку следует обратиться на предприятие, где он получил данный документ.
    5. Во вкладыш не внесли какие-либо изменения. Если трудовая книжка имеет вкладыш, тогда изменения переносятся и на первую страницу вкладыша.
    6. Сделаны записи ручками цветного цвета. Любые цвета кроме черного, синего и фиолетового цвета недопустимы при заполнении книжки.
    7. Организация написана с ошибкой. Тогда пишется, что была допущена ошибка и пишется правильное название.
    8. Неверно указаны даты приёма на работу. Шесть арабских цифр 21.03.09. или римскими. Записи дат ведутся только арабскими цифрами. Например, зачислен на работу 13 декабря 2012 года, а записать надо 13.12.12.
    9. Слово было написано сокращено. В трудовых книжках неприемлемы сокращения.
    10. Внесены не во время записи о приёме или переводе на другую работу. В недельный срок выполняется запись о приёме или переводе. Увольнение записывается в тот же день.
    11. Книжка хранится у работодателя, который является физ. лицом. Если работа связана с предоставлением услуг, таких как повар, няня, водитель, тогда трудовая книжка хранится только у работника.
    12. Физ. лицо заполняет первый раз титульный лист, новую книжку. Этот документ вправе заполнять только кадровый специалист, который имеет право выдавать трудовые книжки.
    13. Трудовые книжки с чистыми бланками хранятся в сейфах кадровых работников. Бухгалтерия вправе сохранять эти документы. Выдаются после подачи заявки лицом, которое несёт ответственность за трудовые книжки.

    Любое предприятие, компания обязана вести книгу, в которой регистрируются трудовые книжки.

    Всегда назначается человек, который отвечает за этот документ.

    Выполнять записи, следует внимательно, чтобы не допускать ошибок и опечаток.

    При допущении ошибок трудовая книжка аннулируется или же возможны варианты исправления ошибок.

    Трудовые книжки хранятся в компании, если её представляет юридическое лицо. Во всех остальных случаях документ находится у работника.

    При повреждении записей или утере трудовой книжки, следует обращаться на то предприятие, где регистрировалась трудовая книжка и с книги учёта будут возобновлены записи и трудовой стаж не прервётся.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Книга учёта движения трудовых книжек (ТК): как заполнять, подписывать и исправлять ошибки

    Трудовая книжка, помимо того, что является беспрецедентной документационной ценностью, требует к себе пристального внимания со стороны специализированных структур.

    Она имеет официальный статус документа повышенной отчётности. К ней применимы правила ведения, хранения и учёта, отражённые в трудовом законодательстве и принятые на самом высоком правительственном уровне.

    Для того чтобы обеспечить надлежащий учёт движения трудовых, принято специальное постановление о ведении книги учёта (журнала) их движения. Его надлежащее ведение является также сферой повышенной ответственности работодателя. Помните, срок выдачи трудовой книжки при увольнении ограничен, а её выдача будет отмечена в журнале ведения трудовых книжек и приходно-расходной книге по учету трудовых книжек.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 425-67-01 . Это быстро и бесплатно !

    Смысл и значение ведения журнала учёта движения ТК

    Передача трудовой в результате трудоустройства должна давать работнику гарантию того, что этот важный документ действительно будет сохранён и возвращён в надлежащем виде после его увольнения.

    Такая гарантия оказалась особенно необходимой в условиях массовых беспорядков, происходящих с книжками работников, устраивающихся к индивидуальным предпринимателям. Отсутствие ответственности за чужие документы показала, что их надлежащее хранение и ведение устанавливает самую низкую планку, а зачастую полностью аннулируется.

    В результате, ценнейшие для владельца ТК сведения, утрачиваются безвозвратно. Суды вынуждены перегружать себя, занимаясь не своим делом и исполняя ответственность работодателя за принятый им документ, но утерянный или повреждённый.

    Во избежание нелицеприятных прецедентов в отношении обращения с трудовыми книжками, работодатели обязаны отчитываться за факт их приёма, хранения и выдачи. Регистрация и отражение обозначенных фактов производится в специальном журнале.

    Этот момент оказал значительное облегчение участи также тех работников, которые попали в сложную ситуацию и вынуждены восстанавливать свой трудовой стаж по всем организациям и предприятиям, где они работали. Выписки из книги учёта могут стать полноценным подтверждением того, что работник в действительности работал в этой организации.

    Журнал учёта позволяет отражать наличие места нахождения ТК на соответствующем этапе трудовой деятельности лица. В силу этого журнал будет также весьма полезен работодателю, так как регистрация выдачи трудовой полностью снимает с него ответственность за чужой документ. А также подтверждает факт его выдачи.

    Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — читайте здесь.

    Правила заполнения книги движения трудовых книжек

    Регламентируется ведение журнала правилами, утверждёнными Постановлением Правительства России 16.04.2003 г. за № 225. В 6 главе они отражают необходимость в ведении и учёте ТК в «Журнале (книге) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них». Это требование Правил подтверждается новой редакцией Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 г. за № 132.

    Эти документы оглашают, что записи в Книге производятся при оперировании трудовой книжкой в случае:

    • трудоустройства лица;
    • его увольнения;
    • заведения ТК на бланке.

    В определённой степени записи, внесённые в журнал, дублируют основные сведения, внесённые в ТК. Также, многие правила, применимые для ведения книжек и вкладышей, вменяются в нормативы правил для ведения журнала.

    Все записи ведутся аккуратно, внимательно и тщательно выверяются, а также должны полностью опираться на документальные источники. Записи также должны полностью соответствовать формулировкам трудовой и иным документам.

    Ответственность за ведение журнала возлагается на работодателя. Он, в свою очередь, имеет возможность частично её делегировать лицу, уполномоченному на ведение ТК.

    Главное, чтобы она была подготовлена соответствующим образом, по особой несложной технологии.

    Учётные записи вносятся простой шариковой ручкой. Допустимый цвет: синий, фиолетовый, чёрный. Можно использовать чернила при условии их аккуратного применения.

    Инструкция внесения записей

    Если вы новичок в кадровом деле – вам нужно найти книгу учёта и, опираясь на записи, сделанные ранее, продолжать её вести. Имейте в виду, что новшеств или изменения алгоритма вписывания сведений не производилось, даже если последняя внесённая запись была сделана достаточно давно.

    Не случайно, книга имеет твёрдый переплёт и наличие множества листов. Она рассчитана на то, что ею будут пользоваться на протяжении многих лет. По её окончании она ещё долго будет храниться в архиве.

    Если же вы вновь открывшийся предприниматель – вам обязательно нужно завести эту книгу и вносить в неё регистрационные записи, начиная с первой, поступившей к вам трудовой. Если у вас на данный момент всего одна трудовая – ваша, это не снимает с вас ответственности за учёт трудовых.

    Новый бланк журнала должен быть:

    Титульный лист

    Только после этого можно приступать к заполнению титульного листа. Не путайте его с титульным листом самой трудовой. Он должен содержать информацию о предприятии. Впишите наименование соответственно тому, как оно определяется в его правоустанавливающих документах на момент заполнения журнала.

    Если вы индивидуальный предприниматель – впишите форму собственности, а далее свои фамилию, имя и отчество. Сведения должны совпадать с регистрационными и паспортными данными.

    Следующий несложный момент в заполнении титульного листа – срок хранения. Однако у некоторых он вызывает сомнение. Ведь специалист кадровик или работодатель не могут заведомо просчитать число работников и их трудовых, которые будут вписываться в книгу учёта.

    Однако если предположить, что документ по завершении должен продолжать храниться в архиве – то ситуация станет более понятной. Так в соответствии с Правилами, к начальной дате заполнения титульного листа журнала прибавьте ровно 75 лет и впишите этот датированный период в журнал.

    Например, дата хранения: 15.10.2015-15.10.90 годы. Если вы индивидуальный предприниматель и у вас сравнительно маленький приток работников и движение трудовых – вы можете ограничиться пятьюдесятью годами хранения. В этом случае запись будет выглядеть приблизительно следующим образом: 15.10.2015-15.10.75 годы.

    После заполнения титульного листа нужно открыть разворот, предназначенный для внесения записей и сделать первую запись. Обратите внимание, что каждая трудовая учитывается достаточно подробно. Сведения о ней вносятся в 13 граф, которые содержатся в учётных формах журнала. Записи производятся следующим образом:

    1. В первую колонку вносятся порядковые номера.
    2. Графы 2-4 предназначены для внесения даты регистрации учёта ТК. Обратите внимание, что она может не совпадать с датой трудоустройства, но не может быть сделана позднее чем через 5 рабочих дней.
    3. В следующую колонку внесите фамилию, имя и отчество трудоустраивающегося, в соответствии с данными паспорта и без допущения сокращений. Если сведения в книжке и в паспорте различаются, нужно исправить фамилию. Исправления внесите в книжку по всем правилам, опираясь на паспорт.
    4. В 6 графе укажите специальность работника. Ориентируйтесь на специальность, по которой он к вам устраивается.
    5. В 8 графе укажите наименование своего предприятия.
    6. В 9 колонку вписывается приказ о назначении на работу. Он должен полностью совпадать со сведениями трудовой.
    7. В следующей колонке поставьте свою подпись
    8. 11 графа необходима для тех, кто воспользовался чистым выданным бланком. Если трудовая заведена впервые – в эту графу вносится стоимость бланка, выплаченная работником. Если он трудоустроился со своей книжкой – ставится прочерк.
    9. Две последние колонки заполняются при увольнении и выдаче трудовой. Пока работник трудится, они остаются свободными, без записей.

    Внесение записей на первый взгляд является принципиально простым вопросом. Однако две последние графы у многих кадровиков вызывают разногласия. Главным вопросом является подпись уволившегося работника или уволенного по взысканию, если он лично не получил трудовой. В этом случае существуют следующие варианты распоряжения ею:

    • отправить в архив;
    • переслать почтой;
    • передать по доверенности.

    В каждом из случаев работник не получает её на руки. Некоторые кадровики расписываются в этой графе сами или дают расписаться лицу, получающему ТК как посредник. Однако это является нарушением, так как Правила (225) уведомляют, что уволенный работник ставит свою подпись за получение трудовой лично.

    Если таковая возможность отсутствует – сделайте пометку о том, что трудовая выдана по доверенности, выслана или передана на хранение в архив. А подтверждающие документы вложите в личное дело уволенного лица.

    Внесение исправлений

    Следующий неоднозначный прецедент, отражающий нюансы тонкостей кадрового производства, это внесение исправлений. Помня о том, что журнал также как и ТК относится к документам повышенной отчётности, ни в коем случае не позволяйте себе:

    • зачёркивать и исправлять букву в тексте;
    • пользоваться ластиком;
    • использовать штрих и аналогичное средство.


    Если вы случайно допустили ошибку или описку, даже в самых незначительных случаях запись нужно исправить в соответствии с допущенными нормативами. В данном случае нормативы исправления ошибок в журнале вы должны разработать самостоятельно, исходя из собственного удобства, и утвердить их локальным законодательным документом.

    То есть, составьте приказ, в котором утвердите способ исправления ошибок. Опираясь на приказ, сделайте своего рода памятку, которую заверьте у руководителя предприятия и вложите в номенклатурные документы кадрового делопроизводства. Далее будете использовать его для внесения исправлений.

    Правомерными могут быть лишь два варианта, один из которых вы можете выбрать для пользования:

    1. Ошибочная запись зачёркивается тонкой, аккуратной линией. Ниже вносится достоверная запись и даётся формулировка: «Исправленному верить». Рядом ставится подпись лица, допустившего ошибку и расшифровка подписи (фамилия и инициалы). Укажите также свою должность и дату исправления ошибки.
    2. Если вы допустили ошибку в записи, то поставьте следующий порядковый номер и внесите формулировку: «Запись за номером (указать – каким) считать недействительной». Сразу же, под текущим порядковым номером внесите надлежащую запись.

    Поэтому если вы совершили оплошность, заполняя титульный лист или первую, внесённую в журнал запись, вам придётся брать на себя ответственность и расходы, заменив бланк.

    Заключение

    Как показывает практика, трудовая инспекция начинает свой рейд с проверки журнала учёта трудовых книжек. Многие работодатели сетуют и считают эти проверки мелочными придирками, стремлением навязать штраф. Однако ситуация складывается несколько иначе.

    Ведь это единственный источник, в котором дублируются данные трудовой. При их исчезновении по тем или иным причинам, восстановить информацию можно только при наличии Книги учёта движения ТК.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит