Как правильно прошивать документы нитками, правильно прошить журнал нитками пошаговая инструкция

Содержание
  1. Как правильно прошивать документы нитками
  2. Прошивка ниткой
  3. Заверение документов
  4. Как правильно прошить и заклеить журнал нитками пошаговая инструкция
  5. Как правильно сшить документы
  6. Как правильно сшивать документы
  7. Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция
  8. Как правильно прошить и пронумеровать журнал образец
  9. Как правильно прошивать документы?
  10. Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
  11. Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
  12. Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?
  13. Как прошивать журнал учета?
  14. Пошаговая процедура правильной прошивки документов нитками
  15. Какие документы подлежат прошивке?
  16. Нормы делопроизводства
  17. Процесс прошивки
  18. Как правильно сшить документы
  19. Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
  20. Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
  21. Особенности прошивки документов: дельные советы
  22. Как заверить прошитые документы
  23. Как правильно сшивать документы
  24. Какие нормы регулируют прошивание
  25. Какие документы требуют такого оформления
  26. Общие правила оформления
  27. Пошаговая инструкция данной процедуры
  28. Кто и как заверяет
  29. Особенности оформления бухгалтерской документации
  30. Особенности подготовки документов на сдачу в архив
  31. Подготовка для сдачи в налоговую

Как правильно прошивать документы нитками

Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.

Прошивка ниткой

На самом деле никаких строгих правил и требований к сшивке документов не существует. Тем не менее существует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и приказ от Росархива 23.12.2009 №76, который дает рекомендации по прошивке многостраничных документов.

Как сделать все правильно? Вам понадобится шило, цыганская игла, прочная черная нить, лист бумаги и клей. Обычно бумаги сшиваются через три отверстия — одно делается по центру листа примерно 1,5-2 см от края, второе и третье — по бокам от имеющегося на расстоянии в 3-5 см. Проколы делаются шилом — если у вас не хватает силы проколоть сразу всю пачку, то можете разделить ее на несколько частей. Ниже мы приведем пример, как правильно прошить документы нитками и фото процесса.

Обратите внимание: при наличии дрели или шуруповерта и сверла можно просто просверлить пачку бумаги. Диаметр сверла должен быть около 6-8 мм.

Прошивка пачки начинается с тыльной стороны. Проденьте в иголку нить и протащите ее через центральное отверстие, оставив “хвост” в 7-10 мм. Затем вставляете иглу в верхнее отверстие уже с лицевой стороны и протягиваете нитку на тыльную.

Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”. Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги. Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.

Допускается прошивка документов ниткой и в два отверстия. Обычно такой способ практикуется при наличии дырокола. Схема немного меняется — иголка заводится в нижнее отверстие с тыльной стороны, оставляется “хвост” длинной не менее 7 см. Затем через верхнее отверстие игла с ниткой возвращается назад. Далее обрежьте нитку так, чтобы у вас получился второй хвост длинной 7-10 сантиметров и свяжите его с первым. Концы нити опускаются вниз, а на узел наклеивается прямоугольный кусочек бумаги размерами 2 на 7-8 см.

Чтобы надежно зафиксировать пачку можно сшивать и через 4 прокола. В этом случае иглу продевают со второго отверстия, заводят в верхнее, протаскивают еще раз через второе и подают на третье и четвертое. Сшивка производится на третьем отверстии, а бумагой заклеивается вся полоска нити.

Обратите внимание: для сшивания документов не рекомендуется использовать обычную нить, поскольку она достаточно непрочная. Нужно либо сложить ее в несколько раз, либо использовать специальный капроновый шпагат.

Иногда документы сшивают прозрачной леской, но по своим характеристикам она хуже нити. Главное, чтобы все три (четыре) отверстия были сделаны вертикально по одной линии. От широкого края листа отступают обычно 1,5 см. прошивку всегда начинают с тыла, чтобы узлы были сзади и не портили внешний вид.

Заверение документов

После того как мы научились правильно прошивать документы, давайте научимся их заверять. Для этого проводится нумерация листов. Хвосты заклеиваются небольшим бумажным прямоугольником, на котором пишут ручкой: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». Далее указывается количество листов в цифровом и буквенном виде, ставится печать, роспись и инициалы. Необходимо сделать это так, чтобы часть подписи и печати была и на наклеенном прямоугольнике, и на последнем листе. Это делается для того, чтобы если кто-то разрезал нить, то это было бы сразу видно. Также обычно указывается дата прошивки и заверения в цифровом виде.

Обратите внимание: заверять документ может только ответственное лицо или человек, работающий по доверенности. Поэтому вместе с подписью ставится ФИО подписанта.

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

  1. приказы личного и общего состава,
  2. а также штатное расписание.
  1. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
  2. оборотными ведомостями,
  3. кассовыми книгами,
  4. накладными,
  5. путевыми листами,
  6. актами выполнения работ,
  7. счетами-фактурами,
  8. авансовыми отчетами,

Как правильно сшивать документы

Начинают нумерацию с цифры 1.

При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.Как правильно заполнить рассказано здесь.

Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной . Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной .Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Подпись должна выходить за края листа, таким образом, чтобы если этот лист оторвать, то части подписи остались бы на основном документе. Больше нет необходимости искать и вручную заполнять заявления, протоколы, договоры, приказы и другие документы.Простой и удобный мастер поможет Вам быстро создать необходимые документы, которые полностью соответствуют действующему законодательству Российской Федерации.

Источник: https://www.documentoved.ru/help/knowhow/proshivka_dokumentov Для регистрации малого бизнеса очень важно знать, как правильно сшивать документы для бухгалтерии.

Как правильно прошить и пронумеровать журнал образец

Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  1. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги.

На нем ставится печать, подпись и дата

  1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.
  2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

Персонал должен освоить безопасные методы и приемы работ, уметь оказать первую помощь пострадавшим, твердо знать, какие действия на рабочих местах запрещены.

При работе с компьютерами нужно соблюдать правила и нормативы (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03), утвержденные постановлением Главного санитарного врача России от 3 июня 2003 г.

Как правильно прошивать документы?

Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

  1. Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
  2. Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
  3. Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
  4. Ножницы.
  5. Клей;
  6. Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции. При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

  1. Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок


Термины и определения».

N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  1. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  2. документы необходимо скрепить в 3 дырки;

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

Исключение составляют документы для налоговой службы.

Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно!

Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.

Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать.

Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах. Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д.

Как прошивать журнал учета?

Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом».

Пошаговая процедура правильной прошивки документов нитками

Любая предпринимательская деятельность предусматривает наличие определенного объема документации, которую необходимо систематизировать согласно принятым законам делопроизводства. Это касается кадровой, бухгалтерской и налоговой документации.

Как правильно прошить документы нитками и передать на дальнейшее хранение в архиве или проверку государственными органами – вопрос актуальный для каждого руководителя или ответственного сотрудника.

Какие документы подлежат прошивке?

Отдельного законодательно акта по прошивке документации не существует, однако каждое профильное министерство имеет соответствующие распоряжения по правомерному хранению документации на подчиненных организациях. Особенно строго к этому относится Центральный Банк РФ и Министерство налогов и сборов.

Все документы строгой отчетности необходимо обязательно правильно сшивать нитками, нумеровать и хранить определенное время (для каждого вида документации разное).

Обязательной прошивке подлежат налоговые и бухгалтерские документы:

  • Кассовые отчеты и журналы;
  • Накладные;
  • Счета-фактуры;
  • Акты выполненных работ;
  • Договора на поставку или отгрузку (и дополнительные соглашения к ним);
  • Оборотные, балансовые ведомости;
  • Регулярны и годовые отчеты в налоговую инспекцию.

В отделе кадров прошивка документов происходит по следующим направлениям:

  • Все приказы по назначению, увольнению, вынесению выговоров.
  • Утвержденное штатное расписание.

В обязательном порядке каждый отдел назначает ответственного сотрудника за прошивку документации.

Блок внимания! Правильно прошивать документы нужно также в процессе регистрации предприятия, поскольку это является основной базой для дальнейшей успешной деятельности (все регистрационные документы заверяются нотариально).

Нормы делопроизводства

Перед тем, как сшить документы, необходимо провести подготовительные работы и для этого понадобятся инструменты из дальнейшего списка:

  • специальные нитки или банковский шпагат;
  • понадобится шило, игла, дырокол;
  • распечатанные или прописанные от руки накладки;
  • клей.

Все листы должны быть пронумерованы и выровнены, что позволит избежать мошеннических действий по замене страниц или отдельных участков документа.

Документы бухгалтерского и налогового учета прошиваются отдельно от общей документации ответственным сотрудником бухгалтерии. Прошивка должна производиться способом прокола пяти отверстий, поскольку подборки получаются достаточно объемными. На все прошитые тома составляется опись установленного образца с указанием следующей информации:

  • название подшитых документов;
  • число, месяц, год составления;
  • количество и список всех подшитых бумаг;
  • собственноручная подпись назначенного сотрудника и мокрая печать предприятия.

Блок внимания! На больших предприятиях, где объемы сшиваемых документов значительные имеется специальная техника, которая значительно облегчает труд работникам делового производства.

Процесс прошивки

Сама процедура прошивки несложная, если заранее подготовиться к процессу и отнестись к делу ответственно. Далее предоставлено пошаговое руководство в виде инструкции с фото:

  • подготовить листы к дальнейшей прошивке (освободить от лишнего, пронумеровать);
  • уложить бумаги ровно, без перекосов;
  • шилом или иглой проделать необходимое количество дырок в стопке (согласно ГОСТу);
  • с помощью нитки и иглы произвести прошивку документа (сначала провести нить с иглой через центральное отверстие, далее в верхнее и через тыльную сторону- в нижнее);
  • завязать концы двойным узлом;
  • наклеить специальную накладку;
  • поставить подпись ответственного сотрудника или руководителя предприятия и мокрую печать;
  • обрезать концы нитей, оставляя 2-3 см.

Заверительная надпись на накладке имеет следующий вид:

«Всего прошито и пронумеровано ___ листов

Директор __________ (Иванов И. И.)»

Существует руководство по делопроизводству с указанием ГОСТов по диаметру и количеству необходимых дырок в стопке прошиваемых документов.

Совет! После прошивания документы хранятся в соответствии с нормами делового производства и установленным порядком на предприятии.

Правильно прошить документы нитками помогут фото или видео по данному направлению, однако на предприятии обычно уже имеется сотрудник, который поможет выполнить процедуру первый раз. Если возможности обучиться нет, то стоит потренироваться на обычном листе бумаги перед прошивкой настоящих документов.

Как правильно сшить документы

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Документы, подлежащие прошивке

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

    Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
  • приказы личного и общего состава,
  • а также штатное расписание.
    • Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
  • авансовыми отчетами,
  • накладными,
  • счетами-фактурами,
  • путевыми листами,
  • кассовыми книгами,
  • оборотными ведомостями,
  • актами выполнения работ,
  • а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
  • Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

    Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

    На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

    Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

    Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

    Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

    В две дырки

    Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

    • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
    • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
    • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

    На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

    В три дырки

    Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

    После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

    Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

    Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.

    На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.

    На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

    Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

    Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

    В четыре дырки

    Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

    В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

    В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

    Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

    В пять дырок

    Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

    Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.

    • С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
      Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
    • Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.
    • Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
    • Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
    • Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

    Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

    Особенности прошивки документов: дельные советы

    Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

    Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

    Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.

    Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

    Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

    В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

    Как заверить прошитые документы

    Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы. Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.

    Кто может заверить прошитые документы

    Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

    Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

    Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

    И нужно ли туда вносить запись об установлении ненормированного рабочего дня.

    Требования к оформлению прошитых документов для заверения

    Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.

    Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей). В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные.

    Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.

    Как правильно сшивать документы

    Прошивать документы необходимо для их систематизации.

    В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

    Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

    Какие нормы регулируют прошивание

    Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

    1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
    2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
    3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

    Какие документы требуют такого оформления

    В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

    Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

    • приказы личного состава,
    • приказы общего состава,
    • штатное расписание.

    Бухгалтеры прошивают:

    • авансовые отчеты,
    • оборотные ведомости по материальным средствам,
    • накладные,
    • счета-фактуры,
    • акты выполненных работ,
    • путевые листы,
    • кассовую книгу,
    • ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

    Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.

    Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

    Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

    Общие правила оформления

    Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.

    Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
    В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

    Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

    Пошаговая инструкция данной процедуры

    Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

    Приготовить следующие инструменты и материалы:

    • Нитки. Лучше использовать капроновые.
    • Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
    • Клей бумажный.
    • Лист чистой бумаги.
    • Скоросшиватель бумажный, картонный.

    Порядок действий:

    1. Удалить скрепки, скобы из документа.
    2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
    3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
    4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
    5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
    6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
    7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
    8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
    9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
    10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
    11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
    12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

    Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

    Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

    Кто и как заверяет

    Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

    Особенности оформления бухгалтерской документации

    Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

    Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

    Опись состоит из следующих разделов:

    • наименование документа,
    • дата, когда составлялась опись,
    • перечень документов,
    • подпись ответственного лица.

    Особенности подготовки документов на сдачу в архив

    Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

    1. Систематизацию документов.
    2. Нумерацию.
    3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
    4. Заполнение описи.
    5. Оформление обложки документа.

    Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

    Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

    • Нумерацию листков в деле.
    • Систематизацию листков в деле.
    • Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

    Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

    Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

    Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

    Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

    Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

    Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

    Обложку оформляют следующим образом:

    • Указывают название организации или учреждения.
    • Подразделение.
    • Срок хранения.
    • Наименование дела.

    Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

    Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

    Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения: постоянный или определенный.

    Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

    Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

    Подготовка для сдачи в налоговую

    Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

    С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

    Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит