Табель учета рабочего времени (форма Т-13, бланк), журнал учета рабочего времени excel

Табель учета рабочего времени (форма Т-13, бланк)

Заполнить и распечатать Табель учета рабочего времени в программе LS · Табель и графики

скачать бланк в формате Word, rtf
скачать бланк в формате Excel, xls
скачать бланк в формате Adobe Acrobat, pdf

Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется для учета рабочего времени.

Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

  • в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В форме N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

При составлении табеля по форме N Т-13:

  • при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
  • при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

[1] Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Время прихода на работу и ухода сотрудников можно контролировать различными методами. Самый распространенный – ведение журнала учета рабочего времени.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Помимо информации об опозданиях и раннем уходе с работы он предоставляет исходные данные о фактически отработанном каждый работником времени, необходимые для составления табеля и начисления заработной платы. Ведение учета рабочего времени является обязательным для предприятий и организаций по статье 91 ТК РФ.

Что это такое

Журнал не является стандартизированным документом и не имеет единой утвержденной формы. Наиболее распространенные шаблоны можно найти в интернете или приобрести в магазине бланков. Предприятие может разработать и утвердить свою форму журнала.

Для определения отработанного сотрудником времени понадобится следующая информация:

  • данные сотрудника, позволяющие однозначно его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
  • информация о начале и окончании рабочего дня, подтвержденная личной подписью работника и контролером;
  • информация об отсутствии на рабочем месте с указанием причины, с подписью сотрудника или ответственного лица (например, о направлении в местную командировку);
  • отметки о командировках, отгулах, согласованных переносах начала рабочего дня и иных договоренностях работодателя и работника.

Для чего нужен

Учет рабочего времени в виде журнала может потребоваться при решении спорных ситуаций, подтверждении опозданий на работу и для проверки законности отсутствия гражданина на работе. Журнал учета времени работы является первичным документом для начисления заработной платы при почасовой оплате труда.

Для вынесения дисциплинарного взыскания за опоздание или прогул недостаточно записи в журнале учета, но в случае отказа сотрудника от объяснения он может использоваться при составлении акта об опоздании или отсутствии на работе.

Применение журнала должно быть предусмотрено правилами трудового распорядка, его форма и порядок ведения также должны быть закреплены во внутренних документах организации.

Обязательно ли

Трудовой кодекс (91 статья) требует от работодателя ведение учета рабочего времени. Контроль времени работы преследует две основные цели:

  • предотвращение превышения установленных ограничений по времени работы, в том числе при ненормированном рабочем дне;
  • выявление случаев нарушения трудовой дисциплины.

Кодекс не обязывает предприятие вести журнал учета. Для начисления заработной платы требуется табель, который составляется на основании журнала, распорядительных документов и объяснений работников.

Данное положение признано Высшим арбитражным судом не противоречащим действующему законодательству в части обязанности коммерческих организаций хранить перечисленные документы, в том числе табели и журналы учета отработанного времени (решение ВАС 14589/11 от 21.02.12).

Форма журнала

Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:

  • полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
  • даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
  • данные ответственного лица;
  • количество подшитых страниц.

Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.

Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:

  • Ф.И.О.;
  • подразделение, должность;
  • время прихода на работу, подписи работника и контролера;
  • время ухода с работы, подписи работника и контролера;
  • комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
  • служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).

Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.

Обязанность ведения журнала должна быть возложена на сотрудника (например, на охранника или вахтера) приказом по организации. На каждый месяц заводят один журнал на всю организацию или ее структурное подразделение.

Приказ

Внутренний документ организации (приказ) закрепляет ответственность работников за внесение корректной информации в журнал учета рабочего времени, а также обязанности контролера по проверке информации и ее подтверждению.

Кто оформляет

Ответственность за ведение журнала возлагается на кадровую службу. Сотрудник этого подразделения должен отвечать за готовность надлежащим образом оформленного журнала до начала календарного месяца, обработку данных о времени присутствия на работе и проверку информации об обоснованности отсутствия.

Обеспечивать ведение книги учёта может сотрудник, постоянно присутствующий на входе в организацию (вахтёр, охранник, секретарь и т.п.).

В должностной инструкции лица, ведущего журнал учета, должна быть зафиксирована обязанность заполнения и ответственность за некорректные данные. Необходимо проинструктировать вахтера или охранника о действиях в случае, если сотрудник отказывается от заполнения журнала или пытается внести ложные данные.

Подтверждение информации об отсутствии на работе, включая больничные и отпуска, следует возложить на кадровую службу.

Требование ежедневно отмечаться в журнале доводится до всех сотрудников под роспись при утверждении приказа о внедрении учета рабочего времени.

Если учет обязателен на основании правил трудового распорядка организации, она доводится до персонала при приеме на работу путем ознакомления с правилами ВТР.

Как заполнить журнал, образец

Данные работников вносятся в журнал ответственным сотрудником в начале месяца.

Пример листа журнала учета за день:

Столбцы (1) и (2) заполняет ответственный за ведение журнала сотрудник (представитель кадровой службы или секретарь). Столбцы (3) – (7) заполняет работник. Личной подписью необходимо подтверждать как время прихода, так и время ухода с работы.

В раздел «Примечания» работник вносит информацию о местных командировках, согласованном раннем уходе или причине опоздания. Контролер ежедневно подтверждает соответствие информации о времени прихода и ухода по каждому работнику.

Не позже, чем в конце месяца, кадровая служба производит расчет рабочего времени в столбце (9) для формирования ежемесячного табеля учета, в столбец (10) можно внести информацию об отпуске, наличии объяснения работника об опоздании и т.п.

Как исправить ошибку

При обнаружении ошибки в журнале рекомендуется зачеркнуть ошибочные сведения одной чертой и внести корректные данные. Исправление должно быть заверено подписью сотрудника/его руководителя и контролера.

Особенности для вредных условий труда

Журнал учета рабочего времени для вредных (тяжелых, опасных) условий труда должен отражать ограничения продолжительности труда, установленные ст.92 ТК РФ. Сокращение рабочего времени определяется в коллективном договоре и во внутренних правилах предприятия.

В этих документах должны быть отражены:

  • перечень профессий (штатных единиц) с опасными условиями;
  • тип работ с такими условиями;
  • длительность рабочего времени в часах, установленную для работников.

Вредная работа должна быть отражена в соглашении с каждым работником, трудовые обязанности которого выполняются в таких условиях.

Из-за выраженной сезонности работ или особенностей технологического процесса может применяться суммированный учет отработанного времени за период от 3 месяцев до года.

Журнал учета рабочего времени рекомендуется вести на предприятии любой формы собственности. Он позволяет отследить реально отработанное сотрудниками время и может использоваться для подтверждения присутствия на работе. Документ следует хранить вместе с унифицированным табелем не менее 5 лет.

Видео по теме:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Нужно ли заполнять журнал учета рабочего времени сотрудников в организации – правила и образец заполнения

Каждый работодатель обязан вести учет отработанного его наемными сотрудниками времени.

Делать это можно несколькими способами.

С этой целью в компании может вестись журнал учета рабочего времени.

Он представляет собой документ, в котором фиксируется время прихода и ухода сотрудника с рабочего места, а также причины его отсутствия.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Журнал достаточно схож с табелем подобного характера.

Последний, в свою очередь, включает в себя более подробную информацию об отработанном работником времени.

Нужно ли составлять, чтобы учитывать приходы и уходы работников?

Журнал учета рабочего времени довольно популярный документ, оформляемый на достаточно большом количестве предприятий.

Важно учитывать, что данная бумага не является обязательной.

Инициатива по поводу ее заполнении должна исходить от руководства фирмы. Отсутствие на предприятии журнала указанного образца не может рассматриваться как нарушение.

Журнал учета рабочего времени позволяет урегулировать множество вопросов, касающихся отработанного сотрудником времени. В документе должна содержаться информация о каждом работнике.

Можно сказать, что журнал выполняет несколько важных функций. Среди таковых необходимо выделить следующие:

  • выступление в качестве основания для определения размера заработной платы трудящихся, в особенности, если на предприятии действует почасовая система оплаты труда;
  • решение задач по поводу определения времени, проведенного каждым работником предприятия на закрепленным за ним рабочим местом.

В некоторых ситуациях руководствуясь информацией, изложенной в журнале учета рабочего времени, руководитель может выявить нарушение трудовой дисциплины.

Впоследствии возможен вариант наложения соответствующего взыскания.

По какой форме заполнять?

Ранее уже было указано, что журнал учета рабочего времени носит лишь рекомендованный характер. К числу обязательных документ данного вида не относится.

На основании всего перечисленного можно сделать вывод, что для заполнения журнала не утверждено никакой унифицированной формы.

Для заполнения журнала в организации может использоваться специально разработанный для этой цели образец. Документ может оформляться как в письменном, так и в электронном виде.

Работодатель вправе самостоятельно выбрать, какой вариант наиболее приемлем для его фирмы.

Электронная методика ведения журнала учета рабочего времени считается более удобной, в особенности, если в организации установлена специальное программное обеспечение.

Такой способ ведения учета также считается более распространенным по причине удобства введения данных.

При использовании бумажного варианта заполнения документа важно соблюдать определенные правила. К примеру, каждая страница журнала должна быть пронумерована. Все листы должны быть скреплены между собой так называемой «суровой» нитью.

Использование степлера в данном случае не допускается. На последней странице документа обязательно ставится печать компании (при наличии таковой), указывается общее количество листов и ставятся подписи специалистов, ответственных за заполнение журнала.

Ведением документа должен заниматься сотрудник, назначенный руководителем в качестве ответственного. В роли такового может выступать работник отдела бухгалтерии или кадровик.

Необходимо отметить, что ответственный должен отвечать как за достоверность внесенных в журнал данных, так и своевременную передачу информации специалистам, занимающимся вычислением размера заработной платы.

Порядок заполнения граф и строк

Журнал не имеет унифицированной формы для его заполнения.

Поэтому руководство предприятия вправе самостоятельно разработать и утвердить образец, которым необходимо пользоваться при оформлении документа.

Структура также определяется работодателем.

В большинстве случаев журнал учета рабочего времени в каждом предприятии оформляется примерно одинаково.

Первая часть документа – титульный лист. На нем отображают:

  • наименование учреждения;
  • дата начала и дата окончания ведения;
  • инициалы и должность специалиста, назначенного ответственным за ведение.

Далее следует основная часть документа. Самый оптимальный вариант ее оформления – табличный. В таблицу вносятся данные о сотрудниках. Ее содержание должно быть примерно таковым:

  • порядковый номер записи;
  • инициалы работника, специальность;
  • дата и время прихода и ухода с рабочего места;
  • информация об опоздании (при необходимости) – точное количество минут/часов;
  • отметка о прогуле – был/нет;
  • общее количество отработанного времени;
  • подпись сотрудника.

При необходимости таблица может содержать более подробные сведения. К примеру, причина ухода трудящегося с работы ранее окончания трудового дня или др.

После заполнения журнал учета рабочего времени не утилизируется. Он попадает на хранение в архив.

Там он хранится определенный промежуток времени – тот, который устанавливается на законодательном уровне, или тот, что устанавливается учетной политикой организации.

Скачать образец в excel, word

Скачать бланк журнала рабочего времени сотрудников – word.

Скачать образец заполнения – ссылка.

Как учитывать ненормированный труд сотрудников?

В 91 статье ТК РФ указано, что в обязанности работодателя входит ведение учета отработанного сотрудниками его предприятия времени.

Ненормированное рабочее время – не исключение. Учет этого времени может вестись несколькими способами.

В большинстве случаев в организации помимо основного журнала, ведется журнал учета ненормированного рабочего времени.

Помимо стандартных пунктов, перечисленных ранее, в документ вносят следующие данные:

  • обстоятельство, в связи с которым появилась необходимость отработки сверхурочного времени;
  • дата и время, в которое трудящийся работал по ненормированному графику;
  • общая продолжительность переработанного времени.

Выводы

Журнал учета рабочего времени – это документ, носящий рекомендованный характер. Унифицированной формы для его оформления нет.

При необходимости его ведения на предприятии разрабатывается образец для оформления бумаги. Структура документа чаще всего имеет стандартный вид – титульную и табличную часть.

За оформление несет ответственность сотрудник, назначенный руководителем. Именно он должен следить за правильностью данных, которые в дальнейшем используются для расчета заработной платы.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников таблица Excel

Статьи по теме

Таблица Excel для учета рабочего времени сотрудников позволяет автоматизировать подсчет количества отработанных каждым сотрудником рабочих часов, упростить эту процедуру и значительно сократить временные затраты.

Из статьи вы узнаете:

Каким способом можно организовать учет рабочего времени сотрудников таблица Excel

Учет рабочего времени — процедура, регламентированная статьей 100 ТК РФ. Чтобы строго учитывать, сколько времени отработал каждый сотрудник, организация ведет специальный документ — табель. В зависимости от специфических особенностей производственной деятельности, предприятие вправе самостоятельно выбрать наиболее удобный способ организации труда и, соответственно, учета рабочего времени. Таких способов всего два:

  • поденный — применяется если организация работает по пяти- или шестидневной рабочей неделе;
  • суммированный — используется в тех случаях, когда нет возможности соблюдать установленную законом ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, которая составляет 8 и 40 часов соответственно.

Скачайте документы по теме:

Независимо от способа, процесс подсчета фактически отработанного каждым сотрудником времени может быть автоматизирован. Так, многими предприятиями для автоматизации учета рабочего времени сотрудников применяются электронные таблицы Excel. Но, чтобы учесть все нюансы при составлении и заполнения табеля, нужно знать, чем отличаются поденный и суммированный способы.

Подробнее об автоматизированном учете рабочего времени сотрудников читайте в статьях:

Поденный и суммированный учет рабочего времени сотрудников таблица Excel

При поденном учете работа организована в одну смену. Все сотрудники должны приходить на работу и уходить с нее, как правило, одновременно, отработав при пятидневной неделе 8 часов.

Суммированный учет ведется, как правило, при посменной работе, когда ежедневная продолжительность рабочей неделе может отличаться от установленной нормы 40 часов. Но при таком способе устанавливается определенный учетный период, например квартал, полгода или год. К концу этого периода все переработки каждого из сотрудников должны быть компенсированы недоработками, и наоборот. Таким образом, среднее значение отработанного сотрудником рабочего времени все равно должно составить 40 часов в неделю. Табель учета рабочего времени в Excel поможет проконтролировать, чтобы это условие строго соблюдалось.

Обратите внимание! В отношении тех сотрудников, которые заняты на работах с вредными и опасными условиями труда, максимальная продолжительность учетного периода составляет три месяца. Увеличение продолжительности учетного периода может быть осуществлено только на основании коллективного договора и межотраслевого соглашения.

При заполнении табеля учета рабочего времени в Excel при суммированном способе учета также следует учитывать, что суммарная норма рабочего времени может различаться для разных категорий работников. Так, если в общем случае ежедневная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов, для тех сотрудников, которым еще не исполнилось 16 лет, она не может превышать 24 часа. И, если для сотрудника установлен режим неполного рабочего времени, норматив продолжительности уменьшается в соответствующей пропорции. То, каким способом будет вестись учет, должно быть оговорено в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Кроме того, при суммированном учете рабочего времени сотрудников таблица Excel могут применяться особые правила, ограничивающие допустимую продолжительность рабочего времени. Такие правила устанавливаются отраслевыми соглашениями. Так, например, отраслевым соглашением (пункт 4.2) в отношении работников нефтегазовой отрасли установлена максимальная продолжительность смены 12 часов в сутки, в том числе и для тех из них, кто работает вахтовым методом.

Лимит для водителей транспортных средств

Для водителей транспортных средств такой лимит равен 10 часов в сутки. Это правило установлено Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15. В отдельных исключительных ситуациях продолжительность рабочего времени может быть повышена до 12 часов. Для водителей, по общему правилу, максимальная продолжительность учетного периода составляет один месяц. Но и здесь есть исключения, когда учетный период может увеличиваться до трех месяцев. Но это необходимо согласовать с профсоюзом организации (п.8 Приказа Минтранса).

В том случае, если на предприятии решено вести суммированный учет рабочего времени сотрудников таблица Excel или в ручном режиме, это решение должно быть оформлено приказом. Он может быть составлен в произвольной форме. Порядок и вид учета может быть также регламентировано локальным нормативным актом работодателя — Положением о суммированном учете рабочего времени.

Если до этого на предприятии использовался поденный способ учета, с работниками необходимо будет заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам.

По какой форме ведется табель учета рабочего времени в Excel

Для учета рабочего времени в коммерческих организациях используются типовые формы, разработанные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В том случае, когда для учет рабочего времени сотрудников используется таблица Excel, применяется унифицированная форма № Т-13, ее образец представлен ниже.

Таблица учета рабочего времени сотрудников, скачать Excel можно здесь.

Обратите внимание! Предприятие может, при необходимости, самостоятельно разработать и утвердить бланк табеля рабочего времени упрощенный Excel с учетом своей производственной специфики. Это целесообразно, например, для тех случаев, когда в качестве буквенных обозначений используется ограниченное количество кодов.

Табель учета рабочего времени в Excel, разработанный по форме № Т-13, содержит колонки, в которых отражается следующая информация:

  • порядковый номер;
  • фамилия сотрудника, его инициалы и занимаемая им должность;
  • табельный номер, присваиваемый работнику при приеме на работу;
  • отметки о явках и неявках на работу по каждому календарному дню в соответствии с установленными буквенными кодами;
  • количество рабочих часов, отработанных в первой и второй половине месяца и итоговая сумма за весь календарный месяц;
  • количество дней отсутствия на рабочем месте с указанием кода причины и количества рабочих часов;
  • количество выходных и нерабочих праздничных дней в текущем месяце;
  • данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат;
  • код оплаты;
  • корреспондирующий счет в соответствии с количеством отработанных часов и видом кодировки отсутствия на рабочем месте.

Учет рабочего времени сотрудников таблица Excel позволяет осуществлять все необходимые расчеты в автоматическом режиме, при этом нужно выбрать, какие именно сведения будут отражаться в этом документе. В табеле можно вести учет одним из двух способов:

Кто ведет табель учета рабочего времени в Excel

Согласно ст. 91 ТК РФ, именно работодатель должен организовать и вести учет фактически отработанного каждым сотрудником рабочего времени. Эта обязанность делегируется работодателем назначенному им ответственному лицу согласно приказу. Эту обязанность также необходимо оговорить в должностной инструкции сотрудника или его трудовом договоре. Эта функция может также быть включена в Положение о структурном подразделении, поскольку целесообразно, чтобы на крупном предприятии учет велся отдельно, по каждому такому подразделению.

На предприятии в небольшой штатной численностью учет рабочего времени сотрудников в таблице Excel может вести представитель кадровой службы или бухгалтерии, а также секретарь руководителя.

В любом случае, доступ к табелю учета рабочего времени в Excel должен быть санкционированным и ограниченным.

Можно ли вести учет рабочего времени сотрудников таблица Excel без оформления на бумаге

Табель учета рабочего времени в Excel относится к документам первичного бухгалтерского учета, на основании которого производится расчет заработной платы сотрудников. Документы первичного учета допускается оформлять как в бумажном, так и в электронном виде.

Обратите внимание! Если предприятие переходит на ведение учетных документов в электронных цифровых форматах, это, согласно ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, должно быть оговорено в акте об учетной политике организации.

Табель учета рабочего времени в Excel должен быть заверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он может быть признан эквивалентным документу, оформленному на бумажном носителе и подписанном собственноручно. Только в исключительных случаях, когда это специально оговаривается федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами, этот вид документов ведется на бумажных носителях. Обязанностью предприятия в таких случаях является изготовление копий бумажных табелей учета рабочего времени в тех случаях, когда документы при проверке могут затребовать государственные органы.

Электронный табель учета рабочего времени может быть подписан наделенным на это должностным лицом:

  1. простой электронной подписью;
  2. усиленной неквалифицированной электронной подписью;
  3. усиленной квалифицированной электронной подписью.

Поэтому, для ведения табеля учета рабочего времени в Excel руководителю структурного подразделения и сотруднику кадровой службы нужно будет оформить электронную квалифицированную подпись.

Учет рабочего времени сотрудников

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Организацию трудовой деятельности на предприятии невозможно представить без учёта рабочего времени всех нанятых сотрудников.

Грамотное ведение данного учёта позволяет поддерживать трудовую дисциплину на соответствующем уровне и платить работнику за реально выполненные задачи.

Что относится к рабочему времени?

Промежуток дня, в течение которого гражданин находится на рабочем месте и выполняет свои служебные обязанности, относится к трудовому (иначе рабочему) времени. Сотрудник обязан выполнять условия дисциплины, установленные трудовым законодательством и внутренними актами компании.

Учёт отработанного лицом времени ведётся в следующих целях:

  • для фиксации прогулов;
  • для определения времени простоя, отпускных и больничных;
  • для регистрации времени прихода лица на работу и его ухода с трудового места;
  • для осуществления контроля за выполнением служебных обязанностей персоналом организации и соблюдением норм внутреннего распорядка;
  • для выявления опозданий.

Стоит отметить, что на территории Российской Федерации прогулом считается отсутствие лица на рабочем месте в течение 4 часов и более без наличия уважительных оснований.

Однако на практике всё не так просто. Некоторые категории лиц могут рассчитывать на предоставление им сокращённого трудового времени или неполного рабочего дня.

Кто может претендовать на неполный рабочий день?

Перечисленные ниже граждане вправе обратиться к руководству организации, в которой они трудоустроены официально, и запросить уменьшения продолжительности трудового дня:

  • беременные сотрудницы;
  • персонал, имеющий несовершеннолетнего ребёнка, не достигшего четырнадцати лет;
  • работники, вынужденные ухаживать за больным родственником;
  • персонал, имеющий детей с группой инвалидности, не достигших совершеннолетия.

Претендовать не уменьшение продолжительности рабочей недели вправе все перечисленные выше граждане. Отказ руководителя воспринимается как нарушение норм трудового законодательства.

Кроме этого, уменьшить трудовой период способны и иные лица, если руководство предприятия или ИП, у которого трудоустроен гражданин, не возражают против этого.

Отдельные категории сотрудников также могут уменьшить свою трудовую неделю:

  • до 24 часов (если работник не достиг шестнадцатилетнего возраста);
  • до 35 часов (для сотрудников в возрасте от 16 до 18 лет);
  • до 35 часов (при найме работника с первой или второй группой инвалидности);
  • до 36 часов (если гражданин работает в опасных условиях, наносящих вред его здоровью).

Сокращение времени работы сотрудника может быть осуществлено не только по запросу трудоустроенного гражданина, но и по инициативе руководства.

Как ведётся система учёта рабочего времени сотрудников?

Для регистрации времени прихода и ухода каждого работника ведётся соответствующий документ, известный как журнал учёта рабочего времени сотрудников.

Время, фактически отработанное лицом, должно быть занесено в данный документ. Кто должен быть ответственен за осуществление учёта, решает руководство предприятия.

Ответственное лицо назначается приказом директора организации. Условие о ведении журнала может быть изначально прописано в трудовом договоре, заключаемом с сотрудником.

Отчётность допускается составлять как на бумажном носителе, так и в электронном варианте. Ознакомиться с образцом типового журнала учёта рабочего времени сотрудников можно на сайте.

В журнале указываются следующие данные:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО работника;
  • дата внесения записи;
  • время появления сотрудника на рабочем месте;
  • время ухода лица в связи с окончанием работ;
  • место отбытия работника (если причина ухода связана с выполнением служебных обязанностей);
  • подпись уполномоченного на заполнение документа лица.

Ведение записей в журнале осуществляется одним из трёх способов.

  • Первый является традиционным и подразумевает ежедневный учёт. Подобный вариант ведения отчётности используется, если рабочий день сотрудника нормирован (то есть время работы ежедневно не изменяется).
  • Второй вариант – еженедельный. Он применяется в случае, если гражданин в течение недели отрабатывает определённый промежуток времени, зафиксированный трудовым договором. Иными словами, еженедельный учёт используется, если сотрудник работает не каждый день.
  • Последний способ ведения отчётности – суммарный. Он подразумевает наличие у гражданина гибкого рабочего графика. Данным вариантом пользуются предприятия, специализирующиеся на выполнении специфических видов работ.

На основании данных из журнала заполняется табель учёта рабочего времени сотрудников, о котором пойдёт речь ниже.

Как выглядит таблица учёта рабочего времени сотрудников?

Вся информация о неявках и фактически отработанном времени из журнала вносится в соответствующую таблицу (иначе график) учёта. Его заполнение может осуществляться от руки уполномоченным должностным лицом или с помощью специальных программ, функционирующих в автоматическом режиме.

Выделяют 2 формы бланка данного документа:

  • Т-12 (применяется при заполнении таблицы от руки);
  • Т-13 (используется в организациях с автоматизированной системой ведения отчётности).

Табель ведётся по всему предприятию или по каждому отдельному подразделению организации. Данные вносятся ежедневно, по итогам недели или месяца. Документ оформляется в единичном экземпляре, а после заполнения предоставляется в бухгалтерию. Обе формы бланка имеют практически идентичные сведения.

В табеле указываются следующие данные:

  • наименование предприятия;
  • номер документа;
  • дата внесения записей;
  • отчётный период;
  • порядковый номер сотрудника;
  • персональные данные работника (его ФИО, занимаемая должность);
  • сведения о прогуле или неявке гражданина на работу;
  • количество отработанных лицом часов и дней;
  • данные, необходимые для начисления соответствующей зарплаты;
  • причины пропуска работы;
  • количество нерабочих дней в отчётном периоде (выходных, праздников).

Вторую часть табеля, касающегося расчёта с персоналом, должна заполнять бухгалтерия. В документе ставятся подписи лица, уполномоченного на оформление таблицы, бухгалтера, кадровика, руководителя подразделения фирмы или директора предприятия.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит