Подшивка документов, подшивка документов архив четыре прокола

Содержание
  1. Подшивка документов. Как правильно подшить документы?
  2. Пустяковое дело?
  3. Начнем с обложки
  4. Поговорим о нумерации листов
  5. Исправление ошибок и опись документов
  6. Как правильно подшить документы нитками
  7. Советы для удобства
  8. Как прошивают на 3 дырки
  9. Заверительная надпись
  10. Что и зачем прошиваем
  11. Вернемся к технологиям подшивки
  12. Механизм станка
  13. Прогресс не стоит на месте
  14. Как правильно сшивать документы?
  15. Подшивка по форме
  16. Как правильно сшить документы в архив
  17. Насколько актуальна прошивка документов в 2019 году?
  18. Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
  19. Какие документы необходимо сшивать?
  20. Нормативные акты
  21. Требования для государственных учреждений
  22. Как правильно прошивать документы
  23. Как пронумеровать листы
  24. Как заверить прошитый документ
  25. Исправления
  26. Как оформить архивный переплет дела?
  27. Отличный секретарь
  28. Профессиональный блог Евгении Кожановой
  29. Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс
  30. Как сшивать документы: готовимся
  31. Готовим обложку
  32. Прошиваем
  33. Оформляем том

Подшивка документов. Как правильно подшить документы?

До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти — достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.

Пустяковое дело?

На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью — мы попробуем разобраться в данном вопросе.

Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь — о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины. Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.

Начнем с обложки

Если театр начинается с вешалки, то наша процедура — не иначе как с обложки. И выбор картонной «корочки» — одна из первых задач при процессе «упаковки» документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.

Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.

Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.

Поговорим о нумерации листов

Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь — нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не «заползать» на текст. К общей нумерации листов не относится опись документов.

Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно — каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц — свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.

Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.

Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.

Исправление ошибок и опись документов

В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.

Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.

Как правильно подшить документы нитками

Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются банковским шпагатом, суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.

В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно — ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.

Советы для удобства

Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему «не по зубам». Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.

Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее — 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.

Как прошивают на 3 дырки

Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.

Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.

Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.

Заверительная надпись

Следующий этап после нумерования и прошивки — снабжение нашего дела заверительной надписью. Что это такое? Это наклейка размером 4х6 см с текстом «Прошнуровано и пронумеровано … листов» (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.

И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.

Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она — документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.

Что и зачем прошиваем

В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.

Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.

Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше — всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры — заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.

Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.

Вернемся к технологиям подшивки

Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой — чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.

Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.

Механизм станка

В основе этих систем или станков — классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.

Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также — возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.

Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами — в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.

Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).

Прогресс не стоит на месте

Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.

Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.

Как правильно сшивать документы?

Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Это становится необходимым и для сдачи в архив, и для некоторых юридических процедур. Есть несколько методов выполнения подшивки. О них речь пойдёт ниже.

Подшивка по форме

Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив. Сюда можно отнести документы, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия. Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.

Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.

Кроме того, здесь также задействуются секретари обособленных подразделений. Естественно, передача дел происходит исключительно после их окончательного оформления.

Эта процедура включает в себя несколько этапов:

  • Дела проходят проверку на правильность распределение документов по группам;
  • Совершается подшивка;
  • Проверяется нумерация страниц;
  • Оформляется сопроводительная надпись;
  • Совершается внутренняя опись;
  • Производится коррекция реквизитов на переплете. Имеется в виду, возможное изменение наименования предприятия, регистрационного индекса, а также коррекция сроков передачи и заголовков;
  • Осуществляется опись оформляемого дела.

Допускает частичное оформление дел, у которых срок хранения не превышает 10 лет.

Кроме того, разрешено:

  1. Не делать систематизацию документов;
  2. Не совершать нумерацию страниц;
  3. Исключить оформление заверительной надписи;
  4. Исключить прошивку дел.

При неудовлетворительном исполнении условий договора есть смысл отправить контрагенту письмо о расторжении договора. Образец найдёте здесь.

Законодательство о «шитье»

Делопроизводство и документооборот являются достаточно сложными процессами. Нередки случаи, когда подготовленные и переданные в архив документы возвращаются по причине неправильного оформления. Поэтому возникает вполне закономерный вопрос, как все-таки правильно сшивать документацию? Найти ответ можно в Методических рекомендациях по делопроизводству, которые закреплены приказом Росархива от 23.12.2009 г.

>Законодательство регламентирует процедуру подшивки. На этот счёт даны рекомендации, которых следует придерживаться. Неправильное сшитые документы могут быть неприняты в архив на хранение.

Архив любого предприятия позволяет сохранять документы на протяжении определенного временного времени. Затем указанная документация в обязательном порядке сдается в архивы.

Законом предусмотрены вполне конкретные сроки, позволяющие сохранять следующие документы:

  • В отношении персонала, нотариальные записи, хозяйственные книги — 75 лет;
  • Документы, связанные с переходом государственного жилищного фонда в частную собственность — 75 лет;
  • Патенты касательно изобретений — 20 лет;
  • По капитальному строительству — 20 лет;
  • Конструкторская документация — 20 лет;
  • Научные труды — 15 лет;
  • Архивная документация предприятий, связанных с сельским хозяйством — 5 лет;
  • Кино — и фотодокументация — 5 лет;
  • Видео — и фотодокументация — 3 года.

Когда происходит ликвидация предприятия, тогда документы с бессрочным периодом хранения переходят в архив государства. Кроме того, документы по персоналу организации также подлежат передаче.

В случае с негосударственными организациями необходимо отметить, что для них предусмотрен особый режим взаимоотношений. В частности, закон обязывает их заключать отдельное соглашение с Федеральной архивной службой. Если договор будет заключен с опозданием, тогда архив будет обязан принять только те документы, которые связаны с персоналом предприятия. Судьбу остальной документации, т. е. место ее хранения, будет определять глава ликвидационной комиссии.

Подлежащие прошивке документы

Согласно букве закона, необходимо прошивать все документы, состоящие более чем из двух листов. Это касается и копий уставных документов. Однако документы, не подлежащие последующей передаче в архив, могут не прошиваться.

Для чего это может понадобиться?

Основным фактором, объясняющим необходимость, выступает возможная защита документов, например, от изъятия или подмены листов. В связи с этим их прошивают нитками, нумеруют и опечатывают.

Подобная необходимость возникает по отношению к бухгалтерским, кадровым документам, а также книгам учета прибыли и особо важным соглашениям.

Дополнительно в этот перечень могут быть включены нотариально удостоверенные копии и переводы. К тому же подшитые документы легче хранить. Оформленные, таким образом, дела занимают меньше места. Тогда как, ниточный переплет и опечатывание позволяют подтвердить целостность документации. Другим официальных способов пока не придумали.

Как правильно сшить документы в архив

По итогам оформления дела последним этапом является подшивка. Это подразумевает удаление всех металлических предметов (скрепок, булавок). Затем документы подлежат освобождению от скоросшивателя.

Если документы укомплектованы, нужно добавить чистый лист для сопроводительной надписи. Кроме того, в начале дела можно дополнительно вложить листы для проведения внутренней описи. Но, если уже имеются напечатанные бланки, то можно добавить их.

Нормативными актами установлены ограничения, относительно количества страниц в каждом деле. Поэтому допускается укомплектовывать дела до 250 листов. На тот случай, если в течение года собралось больше документов, их нужно разделить на отдельные тома. По стандартной процедуре подшивка документов производится в твердой обложке.

Что касается дел, у которых большие сроки хранения, то в этом случае их можно прошивать насквозь, вместе с обложкой. Тогда как, общепринятая процедура по сшиванию документов с постоянными сроками сбережения, предусматривает начало подшивания с листа, который идет вслед за переплетом. Затем, на первый лист нужно наложить картонную прокладку и прошить дело. Это нужно для того, чтобы предохранить нитки от скорого изнашивания.

Здесь не стоит забывать, что дело фактически будет храниться вечно. Основным во время подшивки является контроль границ, поэтому нужно также следить за тем, чтобы нити не заходили за текст. Он должен быть легко читаем даже в прошитом виде.

Документы, у которых срок хранения не более 10 лет, могут храниться без прошивки в скоросшивателе.

В некоторых учреждениях для удобства используют специальные машины-брошюраторы. Но такой способ неприемлем для архивной подшивки.

Фото: брошюровочная машина

Очередным этапом в делах бессрочного хранения является нумерация. Ее обычно делают для удобства в работе с документами. Чтобы произвести нумерацию используют черный карандаш или специальный нумератор. Для простановки цифр предусмотрено отдельное место, это верхний правый угол документа.

Следует отметить, что нумерация происходит исключительно на лицевой стороне. Цифры не должны задевать основной текст. Запрещено применение разноцветных карандашей. Не допускается также использование чернил.

Когда в дело помещен лист большего формата, чем А4, тогда разрешено подшивать его за один край и складывать, после чего его нужно пронумеровать как 1 лист. На тот случай, если лист был сложен, а затем подшит за середину, тогда его нужно пронумеровать как 2 листа. Иллюстрированные материалы подлежат нумерации на обратной стороне.

Для простановки цифр предусмотрено отдельное место — это верхний левый угол документа. В случае прошивания конвертов, которые сопровождаются вложения, такие документы подлежат самостоятельной нумерации. Вложения же нумеруются цифрой, которая идет за той, что на конверте. Если нужно разделить дело на отдельные тома, тогда каждое из них нумеруется по отдельности.

Оформлением обложки происходит еще на стадии заведения дела. Здесь нужно руководствоваться рекомендациями ГОСТ 17914-72. «Обложки дел продолжительного хранения…».

Поэтому на этапе заведения отдельного дела, отдельные сведения выносятся на переплет, в частности:

  • Название предприятия;
  • Наименование обособленного подразделения;
  • Индекс делопроизводства;
  • Название дела;
  • Период хранения.

Дела, которые должны перейти на бессрочное хранение в обязательном порядке прошиваются в прочную картонную обложку, на которой крепится корешок. Образовавшаяся папка не может быть толще 4 см.

Чтобы упростить процедуру прошивки, можно пользоваться архивными папками. Отдельным вариантом для решения этой задачи, служат переплетные станки. В качестве другого варианта можно привести процедуру подшивания банковских кассовых документов. Толщина папки этой категории документов может достигать до 10 см.

Итак, анализируя архивную обработку документов, можно прийти к выводу, что самым тяжелым занятием является процедура сверление бумажных блоков. Впрочем, здесь могут прийти на помощь высокопроизводительные бумагосверлильные машины.

Подготовительные работы

Чтобы сшить документы, нужно вначале выровнять стопку бумаги. Но, если пачка содержит большое количество документов, состоящее из маленьких листов, тогда необходимо уложить пачку так, чтобы ее можно было равномерно зажать струбциной. Чтобы выровнять слишком большое количество документов, например, до 1 000 листов в таком случае разумно пользоваться электрическим сталкивателем бумаги.

После укладки документов, нужно их хорошо закрепить в струбцине, после чего можно начать сверлить весь блок. При этом количество отверстий может быть 2–5 шт. Сверления осуществляется при помощи обычной электродрели или специализированного прошивочного оборудования. Отдельные прошивочные модели оснащены механизмом, который обеспечивает автоматическое продевание нитки через проделанные отверстия. На тот случай, если сверление происходит с помощью дрели, не стоит торопиться изымать документы из струбцины, чтобы не сместились отверстия.

Вручную нитками

Фото: Как правильно сшить документы нитками

На вопрос, как правильно сшивать документы ниткой, необходимо сказать, что для этого нужно взять обычную иглу, нить и прошить листы, у которых всего 2 прокола.

После того как документ прошит, нужно связать концы нитки на обратной стороне документа и приклеить на образовавшийся узелок небольшой бумажный отрезок.

После чего делается заверительная надпись о том, сколько в документе содержится листов, кем он удостоверен. Эта процедура делается с таким расчетом, чтобы надпись (печать) выступала за границы наклейки. Следует напомнить, что страницы подлежат обязательной нумерации. Правильно сшивать документы ниткой как показывает практика просто, но, к сожалению, этот способ имеет свои ограничения. Более 5 листов достаточно тяжело проколоть иглой. Поэтому лучше использовать в таких случаях дырокол.

Смотрите видео, как прошивают архивные папки

Дыроколом (прошнуровка)

Как говорилось выше, если документов больше чем 5 листов, лучше использовать ручные прошивочные устройства. Еще лучшим решением могут устройства с электроприводом (электродыроколы). Для этого на полях документа равномерно распределяются 4 отверстия, но, с таким учетом, чтобы текст был доступен для чтения.

Далее используется прошнуровка документов, с ее помощью произойдет упорядочивание документов, а также будет обеспечен контроль их сохранности. Такие правила регламентированы разными нормативными актами. Прошиваются таким образом договора, нотариально удостоверенные документы, кассовые книги, банковские документы. В этот список также входят личные дела, журналы регистрации, а также бланки строгой отчетности

Смотрите видео, как просто сшить документы с помощью дырокола:

Сопроводительные надписи

После сшивания и нумерации дела, нужно оформить заверительную надпись. На практике это делается на отдельном листке бумаги, который потом закрепляется на обороте дела. Обязательным к указанию в заверительной надписи, является количество пронумерованных листов.

Эти сведения указываются как цифрами, так и прописью.

Далее, обязательным есть отображение особенностей имеющихся документов (например, чертежей). Заверительную надпись должен подписать руководитель организации.

Следует отметить, что на сопроводительной надписи должна указываться должность ответственного лица и расшифровка подписи. Подготовленная надпись крепится с помощью качественного клея. При этом ее функцией также является зафиксировать узел. С таким расчетом, чтобы концы нити были свободны. Все это в конце скрепляется печатью, оттиск которой должен быть на наклейке и листе.

Страховые взносы ИП обязательны к уплате в установленные сроки. Подробнее узнайте здесь.

Кредит на открытие малого бизнеса могут предоставить как банковские, так и государственные организации. Смотрите, как его получить.

Насколько актуальна прошивка документов в 2019 году?

В любой организации имеется свой внутренний архив, который обеспечивает систематизацию различных документов. Сюда входят бухгалтерские регистры, распоряжения по персоналу и т. д. Документация, предназначенная для последующей передачи на хранение в государственный архив, в обязательном порядке должна пройти подготовительную процедуру в соответствии с существующим ГОСТом.

И в 2019 году никто не отменял обязательную процедуру. Таким образом, прошивка документов актуальности не утратила.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

p, blockquote 2,0,0,0,0 —>

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

p, blockquote 4,0,0,0,0 —>

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

p, blockquote 5,0,0,0,0 —>

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

p, blockquote 6,0,0,0,0 —>

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

p, blockquote 7,0,0,0,0 —>

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

p, blockquote 9,0,0,0,0 —>

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

adsp-pro-6 —> p, blockquote 10,0,0,0,0 —>

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

p, blockquote 11,0,0,0,0 —>

Видео — как правильно подшивать дела:

p, blockquote 12,0,0,0,0 —>

p, blockquote 13,0,0,0,0 —>

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

adsp-pro-1 —> h2 3,0,0,0,0 —>

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

p, blockquote 15,0,0,0,0 —>

p, blockquote 16,0,0,0,0 —>

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

p, blockquote 17,0,0,0,0 —>

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

p, blockquote 19,0,0,0,0 —>

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

p, blockquote 21,0,0,0,0 —>

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

p, blockquote 22,0,0,0,0 —>

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

p, blockquote 23,0,0,0,0 —>

p, blockquote 24,0,0,0,0 —>

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

adsp-pro-2 —> p, blockquote 25,0,0,0,0 —>

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

p, blockquote 27,0,0,0,0 —>

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

p, blockquote 28,0,0,0,0 —>

  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

p, blockquote 29,0,0,0,0 —>

  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

p, blockquote 30,0,0,0,0 —>

  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

p, blockquote 31,0,0,0,0 —>

  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

p, blockquote 32,0,0,0,0 —>

p, blockquote 33,0,0,0,0 —>

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

p, blockquote 34,0,0,0,0 —>

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

p, blockquote 36,0,0,0,0 —>

p, blockquote 37,1,0,0,0 —>

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

p, blockquote 38,0,0,0,0 —>

p, blockquote 39,0,0,0,0 —>

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

p, blockquote 40,0,0,0,0 —>

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

p, blockquote 41,0,0,0,0 —>

  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

p, blockquote 42,0,0,0,0 —>

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

p, blockquote 43,0,0,0,0 —>

  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

p, blockquote 44,0,0,0,0 —>

  1. В крайний прокол с тыльной стороны

p, blockquote 45,0,0,0,0 —>

  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

p, blockquote 46,0,0,0,0 —>

  1. И соединяем концы нитки

p, blockquote 47,0,0,0,0 —>

  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

p, blockquote 48,0,0,0,0 —>

  1. Остается завязать нитку узлом

p, blockquote 49,0,0,0,0 —>

  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

p, blockquote 50,0,0,0,0 —>

p, blockquote 51,0,0,0,0 —>

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

p, blockquote 52,0,0,0,0 —>

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

p, blockquote 53,0,0,0,0 —>

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

p, blockquote 55,0,0,0,0 —>

Видео — образец сшивки документов через уголок:

p, blockquote 56,0,0,1,0 —>

p, blockquote 57,0,0,0,0 —>

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

adsp-pro-3 —> h2 6,0,0,0,0 —>

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

p, blockquote 60,0,0,0,0 —>

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

p, blockquote 61,0,0,0,0 —>

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

p, blockquote 62,0,0,0,0 —>

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

p, blockquote 63,0,0,0,0 —>

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

p, blockquote 65,0,0,0,0 —>

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

p, blockquote 66,0,0,0,0 —>

Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение.

p, blockquote 67,0,0,0,0 —>

В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки.

p, blockquote 68,0,0,0,0 —>

p, blockquote 69,0,0,0,0 —>

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

p, blockquote 71,0,0,0,0 —>

Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

p, blockquote 73,0,0,0,0 —>

Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать — ЗДЕСЬ >>>

p, blockquote 74,0,0,0,0 —>

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей — ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

p, blockquote 75,0,0,0,1 —>

Оптимальные условия по открытию и ведению расчетного счета для предпринимателей ЗДЕСЬ >>>

Подскажите, пожалуйста, если документы двусторонние, например 4 страницы(2 листа), то заверительную бумажку наклеиваем на чистый 3 лист и нумеруем его тоже? Т.е. пишем пронумеровано, прошито 3 листа?

Теперь поняла, как нужно решать проблему хранения документов в офисе. Мы у себя суём по папкам, а потом мучаемся, найти ничего не можем. Каждый, кому не лень, из сотрудников роется, ищет для себя что-то нужное, естественно, потом в этих папках с документами такой бедлам лежит, что разобраться невозможно, что и в какой последовательности там лежало.

Вы правы, говоря про сшивание документов, бесспорно. Правда, что хочу добавить, чтобы не забывали о нумерации. Если все листы пронумеровать и правильно сшить, или сделать это наоборот (не знаю точной последовательности), а потом пронумеровать, не возникнут проблемы впоследствии. Если даже шнурок или нить оборвутся, по номерам на страницах не составит труда восстановить документы по порядку.

Потому умные и расчётливые люди помнят о всяческих нюансах и сшивают важные документы друг с другом, чтобы сохранность их и одновременно целостность обеспечить. И не тратить драгоценное время на восстановление. Опять же память напрягать не придётся, упорно вспоминая как всё лежало, в какой именно последовательности. Время на работе, как известно, – это деньги. Любой предприниматель вам про это скажет и на примере подтвердит.

Есть простой способ как заново собрать рассыпавшуюся папку с важными документами и подшить их. Я вам подскажу сейчас. Обратите внимание на даты. Нужно по датам всё сформировать впоследствии, если преднамеренно или случайно документы вывалятся из папки. К сожалению, бывает иногда, что дата неразборчиво или коряво написана, а порой и вообще на документе отсутствует. Вот тогда действительно придётся долго гадать какая же была соблюдена последовательность.

Бывают такие ситуации, когда кто-нибудь залезет в папку с важными делами, в поисках нужного документа, перевернёт в ней всё вверх дном и так оставит. А потом устанешь порядок наводить и всё заново раскладывать. В нашем офисе такая ерунда постоянно происходит. Представьте, никто не додумался сшивать документы. Я предложила начальнику, чтобы не мучиться с сортировкой документации нужно её предварительно сшить друг с другом. Тогда, даже если папка рассыплется, всё окажется на месте. И не придётся думать, что было первым, а что внизу лежало.

удобнее всего систематизировать документы хронологически (первый номер документа — это первый лист, последний — 250).

При этом в каждом томе своя нумерация листов.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив — ССЫЛКА .

Добрый день, подскажите, пжлст, как правильно подшивать приказы в дела для архива : первый номер снизу в папке, а потом по возрастанию (с 250(верх) по 1 (низ)) или наоборот — первый номер документа — это первый лист, последний — 250. Если несколько томов, как начинать продолжение, т.е. опять нумерация? Можно ответить на электронный адрес?! Спасибо

Не совсем поняла, где ставить цифры нумерации. То что в верхнем правом углу — это всегда так было. А вот начинать с лицевой стороны титульного листа или изнутри?

А кто должен покупать и на какие деньги нитки, иголки, клей? Есть ли такой пункт в бюджете организации на расходные материалы?

Не спорьте, нитку для сшивания нужно применять джутовую. Это я вам точно говорю. У нас шеф кроме неё другие не разрешает. Джутовая очень крепкая, разорвать её руками практически невозможно.

Дело не в том, что продаётся в магазине, а в стандарте по делопроизводству. Там же должно быть оговорено, какого размеры брать нить для сшивания.

Ну вы ещё спросите какого цвета нитки должны быть. Мы лично пользуемся теми, что под руку попадаются. Не хватало, чтобы ходить по магазинам, специальные искать.

Не нашла ни где требования к ниткам для прошивки. Проблема в том, что у нас толстые нитки закончились. На канцелярские принадлежности деньги выделять перестали. Так мы обыкновенную нитку взяли и в несколько слоёв пропускаем, чтобы потолще было.

с большой степень вероятности можно предположить, что не накажут, т.к. количество страниц в томе от этого не изменилось.

Как вы думаете, если у нас вся документация пронумерована в левом нижнем углу (много лет так делали), накажут ли нас при проверке и является ли это грубой ошибкой? Не повлияет ли это на подлинность заверенных документов в томе?

Благодарю за консультацию. А в каком месте заднего прошитого листа нужно клеить этот заверяющий листочек, чтобы закрыть узелок на нитках? Может существуют какие-нибудь поля с указанием строгих размеров?

четких и однозначных требований к размеру такого листочка, наклеиваемого сзади, нет.

Спасибо за ответ. А какие размеры должны быть у этого листочка, наклеиваемого сзади? Они регламентированы нормативным документом?

предполагаем, что если наклеенный скотч не дает усомниться в подлинности наклейки с подписями и печатью на ней, то это не является нарушением.

Здравствуйте. Подскажите. Мы на работе для лучшей сохранности на бумажные «наклейки с количеством листов» ещё и скотч сверху прилепляем. Является ли это нарушением?

рекомендовать какой-то один вид клея — неблагодарное дело.

У каждого из них есть свои достоинства и недостатки. Кому то удобнее работать с одним видом, другому — с другим . Тем более, что выбор клея сейчас огромный!

Милое «Делать свое дело», как думаете, какой клей лучше использовать в делопроизводстве. Слышала, раньше применяли исключительно казеиновый. Сомнительно, что современный бумажный прослужит долго.

А разве им не положены напёрстки? Куда только смотрит служба охраны труда. Уколов палец, можно получить заражение, а там и до гангрены недалеко.

Наверное, у делопроизводителей профессиональная болезнь — постоянно исколотые пальцы?

Ваш делопроизводитель прав — бумажку «Прошито, пронумеровано. » следует клеить на заднюю сторону последнего прошитого листа.

Уважаемое «Делать свое дело» подскажите, для меня это важно. Собираем журналы: на принтере печатаем около ста листов, затем их дыроколим и вставляем в картонную папку «дело». То есть нанизываем листы на металлическую скрепку, которая имеется в папке. Затем их прошиваем, начиная с первого печатного листа (не с картонной обложи папки «дело»). Вопрос; куда приклеивать листочек «прошнуровано, пронумеровано. «? Мы всегда приклеивали его на заднею страницу картонной обложки. На днях делопроизводитель сказала, что нужно приклеивать на прошитые бумажные листы (на заднею сторону последнего листа). Как же правильно? Спасибо за ответ.

для того, чтобы сделать дырки в толстой пачке бумаги часто применяют дрель с нужным диаметром сверла.

Мне вот любопытно, кроме шила, можно ещё чем-либо протыкать дырки в толстой пачке бумаги? Может придумано какое-нибудь механическое средство? Сразу оговорюсь, дырокол не подходит, потому что пробивает слишком крупные отверстия.

1. Лучше придерживаться правил прошивки документов, которые изложены в статье.

2. Предполагаем, что вряд ли кто-то не примет от Вас документы, с наклейкой бумаги «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ХХ листов» указанным Вами способом.

У нас принято не оставлять нити после узелка, а заклеивать их бумажкой, на которой написано, сколько листов прошнуровано и пронумеровано. Значит мы делали неправильно до сих?

Недавно столкнулся с такой ситуацией: на работе нужно было подшить ряд журналов для диспетчеров, а интернета под рукой не было. А ведь полгода назад читал этот обзор. Не единожды пожалел, что не скопировал его тогда.

Помнится работала у нас безграмотная архивариус, скрепляла документы по своему усмотрению. Так мы, после её увольнения, три года потом горы документов заново прошивали.

Столкнулась в реальности с этим. На работе много лет журналы скрепляли двумя дырками. А вчера позвонила начальница и велела всё переделать на три дырки. Вот сижу сейчас и внимательно изучаю вышеизложенное на этой странице.

В былые времена нить заливали горячим сургучом и сверху ставили оттиск печати. До сих пор помню тот непередаваемый сургучный запах. Мне он нравился.

Мы делали опись всех пронумерованных страниц в томе. А про то что необходимо делать отдельную опись для мелких чеков и товарных накладных не знали. Придётся весь архив пересмотреть.

Много лет работаю в архиве солидной организации. Мы всегда строго соблюдаем требования относительно делопроизводства. Порядок должен быть во всём, в том числе, и в документах.

Очень полезная статья и главное вечная. Компы часто летят ( документы становятся недоступны) а что написано пером не вырубишь топором.

В нашей фирме данная статья будет полезна юридическому отделу, бухгалтерам, работникам отдела кадров и архивариусу. Да и в канцелярии пригодится. Хочу размножить её на ксероксе и раздать в эти подразделения, чтобы было единообразие в документации.

Забюрократились донельзя. Вам же премьер-министр на всех совещаниях твердит, что нужно уходить от бумажного документооборота. А мы всё дырочки сверлим и считаем, вдруг на одну меньше окажется — это же трагедия вселенского масштаба наступит.

Обязательно проведу, по результатам прочтения этой статья, занятия со своими архивариусами.

Мы как-то налетели на крупный штраф, потому что приняли к исполнению не прошитую конкурсную документацию. С тех пор относимся очень серьёзно к этой части делопроизводства.

Как оформить архивный переплет дела?

«Архивный переплет дела», т.е. дело со сформированными архивными документами, является результатом выполнения работ по оформлению дел в процессе подготовки их к последующему хранению и использованию в архиве организации (или просто к архивному хранению, если архива в организации нет).

Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела (состава и содержания находящихся в нем документов) на обложке дела, т.е. оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, т.е. подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению (подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив). Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения.

В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел:

  • полное оформление дел применяется по отношению к документам (делам) постоянного срока хранения, по личному составу и временного срока хранения (свыше 10 лет);
  • частичное оформление, при котором допускается листы дела не нумеровать, не составлять внутреннюю опись и лист-заверитель, применяется по отношению к делам временного (до 10 лет включительно) хранения.

Установленные формы внутренней описи документов дела (единицы хранения) и листа-заверителя дела можно найти в:

  • Основных правилах работы ведомственных архивов (одобрены решением коллегии Главархива СССР 28.08.1982, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; приложения № 4-5),
  • Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002; приложения № 9-10) и
  • Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложения № 26-27; далее – Методические указания).

Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.

Требования к картону обложки и форме описания дела на обложке (расположению элементов описания) установлены ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», срок действия которого был продлен до 1985 г. и который без дальнейшего пересмотра фактически продолжает действовать до настоящего времени. См. Рисунок 2.

Так, картон, который применяется для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм (эти требования соблюдают архивные компании, которые оказывают аутсорсинговые услуги архивно-технической обработки документов), корешок обложки должен быть шириной 40 мм (т.к. толщина дела – примерно 250 листов документов, что и составляет 4 см), а форма обложки дела по данному ГОСТу рекомендуется в настоящее время и в Методических указаниях (приложение № 25).

Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, т.е. подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки (переплета), которые имеются на рынке средств оргтехники.

Особое внимание необходимо уделить технике «архивного сшива», т.е. вопросу ремесла:

  1. Проверяется состав дела, в котором сначала располагаются листы внутренней описи, которые имеют самостоятельную нумерацию (с 1 по N-ный), потом пронумерованные листы документов дела (с 1 по примерно 250), в конце – лист-заверитель дела.
  2. На пачку-дело накладываются сверху и снизу узкие листы бумаги шириной с размер полей переплетаемых документов дела (конечно, лучше 35–40 мм, но возможно и 20–30 мм).
  3. При условии частичного оформления дела с документами временного (до 10 лет включительно) хранения снизу и сверху пачки-дела сразу накладываются листы картона (обложка).
    При полном оформлении дела с документами постоянного хранения, по личному составу или временного (свыше 10 лет) хранения пачка-дело сначала сшивается, а потом осуществляется переплет дела по установленной «типографской» технологии, при соблюдении которой необходимо применять клей ПВА, а синтетический клей – только при условии его защиты от разложения и плесневения.
  4. Пачка-дело зажимается под гнетом, или в струбцине, или в специальном устройстве.
  5. Осуществляются проколы пачки-дела:
    • нижний и верхний – на расстоянии 30 мм от границы нижнего и верхнего полей пачки;
    • средние два прокола на расстоянии примерно 80 мм от нижнего и верхнего проколов, между ними должно получиться расстояние также примерно 80 мм.
  6. В проколы пропускается натуральная нитка одним из двух способов:
    • 1 способ (показан на Рисунке 1). Каждый конец нити вдевается в отдельную иглу (т.е. оба конца нити вдеты каждый в свою иглу). Нить двумя иглами проводится в два средние прокола с лицевой стороны. С тыльной стороны нить выводится в верхний и нижний проколы на лицевую сторону. С лицевой стороны из верхнего и нижнего проколов нить иглами продевается в ближайший средний прокол. Нить освобождается от игл, выравнивается, и ее концы натягиваются и связываются на тыльной стороне пачки-дела;
    • 2 способ (тоже показан на Рисунке 1). Нить вдевается в одну иглу. С тыльной стороны пачки-дела нить проводится во второй снизу прокол (оставляется конец нити для последующего связывания), выводится с лицевой стороны и проводится в нижний прокол. По тыльной стороне нить проводится опять во второй снизу прокол на лицевую сторону. По лицевой стороне сверху нить вводится во второй сверху прокол и по тыльной стороне проводится к верхнему проколу. Через него нить ведется во второй сверху прокол по лицевой стороне, продевается и выводится на тыльную сторону пачки-дела. На тыльной стороне нить освобождается от иглы, и два ее конца затягиваются и связываются.

Порядок движения нити при прошивке пачки-дела

Так получается «архивный сшив» документов дела на 4 прокола, который может быть оставлен без корешка, только с картонной обложкой при частичном оформлении дел. При полном оформлении дел этот «архивный» сшив подлежит профессиональному переплету с оформлением корешка дела (из коленкора или иных специальных материалов), на котором в архиве будут проставлены поисковые реквизиты – номер фонда, описи, дела и тома дела.

Подобным «архивным сшивом» на 4 прокола (с картонной обложкой и даже без переплета) рекомендуется также прошивать дела с первичными бухгалтерскими документами дня, книги покупок и книги продаж (со счетами-фактурами) и т.п. документами, которые имеют в основном пятилетний срок хранения.

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

Как сшивать документы: готовимся

У нас есть оформленное и готовое к сшиванию дело. Чтобы прошить его, нам понадобятся:

• обыкновенная дрель или мощный дырокол (мощный – это тот, в который помещается за один раз 150 и более листов);

• картонная обложка «Дело №» (самый дешевый вариант; если удастся найти картон такого же качества формата А4, то будет еще проще: не нужно кроить);

• лист картона для детского творчества;

• шариковая ручка (чтобы проводить линии для сгиба; кому удобно ножницами – проводите ножницами);

• толстые нитки или шпагат;

• наклейка на корешок тома.

Еще могут понадобиться зажимы для бумаги или любое другое средство зафиксировать том, чтобы не разлетался.

Готовим обложку

Из картонной папки «Дело №» выкраиваем два листа формата А4 или берем готовые листы.

Лист картона для детского творчества приклеиваем к одному из листов А4 за левый край. Лист обложки должен лежать лицевой стороной к нам. Картон нужно приклеивать лицевой стороной вниз. Это – будущий корешок. Полосу клея делаем неширокой, пары сантиметров вполне хватит. Кладем под пресс и даем как следует просохнуть

Обратите внимание, насколько лист детского картона меньше обложки. А ведь на упаковке написано, что его формат А4… Будьте внимательны при покупке. Мне в этот раз не повезло, но может, так и лучше: получается более наглядно.

Чтобы наш корешок огибал том красиво и ровно, намечаем по линейке ручкой три линии сгиба: первые две спустя 2 и 4 см от левого края (обязательно на равном расстоянии друг от друга), а третью – отступив от второй линии такое расстояние, которое равно ширине тома. Сил не жалеем, проводим линии глубоко. Вообще-то, обычно я пользуюсь для этого ручкой, в которой давно закончилась паста, тогда получается бесцветная линия сгиба. Но для МК лучше так, чтобы было виднее.

Прошиваем

Просверливаем (прокалываем, пробиваем) вместе: том дела, нижнюю обложку (не забудьте положить ее правильно, будущей лицевой стороной на стол), верхнюю обложку прямо с приклеенным и разлинованным листом. Отверстия должны приходиться строго на первую отделенную нами полосу обложки. Титульный лист не прокалываем.

Заряжаем нить или шпагат в иглу и сшиваем том. При этом нам нужно, чтобы хвостики ниток пришлись на оборотную сторону тома. Как сшивать документы иглой и куда именно вводить иглу, проще показать, чем описать:

С лицевой стороны это выглядит так:

Хвостики ниток связываем. Сильно затягивать не нужно, иначе распахнуть том, чтобы сделать копию документов, будет очень сложно. Небольшой запас ниток для открытия надо оставить.

Берем наш сшитый том и отгибаем назад приклеенный лист картона:

• по первой линии – закрываются нитки;

• по второй линии – картон поворачивает вниз, образуя корешок;

• по третьей линии – картон обнимает наш том и заодно закрывает узел на обратной стороне.

Все сгибы проглаживаем ножницами.

Оставшуюся часть картона приклеиваем с оборотной стороны снаружи обложки, пряча под нее нить и узелок. Клея не жалеем и размазываем его по обеим поверхностям ровным слоем.

Отправляем том под пресс сохнуть.

Оформляем том

Теперь берем в руки титульный лист и отрезаем 2 см от его левого поля. Исключительно для красоты, можно этого и не делать. Приклеиваем лист к тому и снова под пресс (на фото обложка еще влажная, поэтому выглядит не особенно опрятно; высохнув, она станет белой и ровной).

Осталось только наклеить корешок.

Том в открытом виде:

Из-то того, что мы не очень сильно затягиваем нить, его можно свободно открывать и копировать.

В качестве пресса очень хорошо использовать новую коробку с пачками бумаги: она достаточно тяжелая и имеет идеально подходящий размер. Кажется, что сшивание – долгий процесс из-за того, что часто приходится класть том под пресс. Но если обрабатывать одновременно несколько томов, то ждать, пока каждый высохнет, не приходится: пока одни тома лежат под прессом, мы готовим другие, и так по кругу. Если заранее приготовить обложки, то за рабочий день, не особенно напрягаясь, можно сшить 20 томов.

Я очень хорошо понимаю, почему в отделах кадров и бухгалтериях терпеть не могут эту работу. Но деваться некуда: есть обязанность сшивать, значит, будем сшивать. А самарским кадровикам, бухгалтерам и делопроизводителям я тут просто не могу не предложить своих услуг по архивной обработке документов.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит