Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек, правила хранения трудовых книжек личных

Содержание
  1. Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек
  2. Делопроизводство
  3. Учет трудовых книжек
  4. Нормативная база
  5. Порядок учета трудовых книжек
  6. Правила хранения трудовых книжек
  7. Соблюдение правил сохранности трудовых книжек
  8. Трудовые книжки на предприятии (в организации): как обеспечить сохранность
  9. Правила хранения трудовых книжек и личных дел
  10. Учет и хранение трудовых книжек
  11. ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: учет и хранение трудовой
  12. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г
  13. Страничка кадровика
  14. Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек
  15. Правила ведения и хранения трудовых книжек
  16. Правила формирования и оформления личного дела сотрудника
  17. Правила ведения и хранения личных дел
  18. ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ 2019 год
  19. Формирование дел
  20. Где должны храниться трудовые книжки работников?
  21. Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
  22. Где и как хранить трудовые книжки
  23. Действия работодателя при утере трудовой книжки
  24. Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек
  25. Итоги

Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек

Приказ Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 929. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 29 декабря 2015 года № 12621.

Примечание РЦПИ!
Вводится в действие с 01.01.2016.

В соответствии с подпунктом 25) статьи 16 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года ПРИКАЗЫВАЮ:

1) форму трудовой книжки согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) Правила ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению 2 к настоящему приказу.

2. Департаменту труда и социального партнерства Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан направление на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и информационно-правовой системе «Әділет»;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан;

4) в течение десяти рабочих дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан представление в Департамент юридической службы Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) настоящего пункта.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан Нурымбетова Б.Б.

4. Настоящий приказ вводится в действие с 1 января 2016 года и подлежит официальному опубликованию.

и социального развития

Приложение 1
к приказу Министра здравоохранения
и социального развития
Республики Казахстан
от 30 ноября 2015 года
№ 929

Форма трудовой книжки

Әкесінің аты (ол бар болса)__________________________________________

Отчество (при его наличии)

Туған күні __________________________________________________________

Мамандығы, біліктілігі ______________________________________________

Толтырылған күні 20__ жылғы «__» _______________

Қызметкердің қолы ___________________________________________________

Жұмыс беруші уәкілеттік

берген адамның қолы _________________________________________________

Подпись уполномоченного работодателем лица

Жұмысы туралы мәліметтер Сведения о работе

Сведения о приеме

причин и ссылок

на законодательные акты)

Жазбаны енгізу негіздемесі

(құжат, оның күні мен нөмірі)

его дата и номер)

Марапаттаулар мен көтермелеулер туралы мәліметтер

Сведения о награждениях и поощрениях

почетных званий и

Жазбаны енгізу негіздемесі (құжат,

его дата и номер)

Приложение 2
к приказу Министра здравоохранения
и социального развития
Республики Казахстан
от 30 ноября 2015 года
№ 929

Правила ведения и хранения трудовых книжек
1. Общие положения

1. Настоящие Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 25) статьи 16 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года (далее — Кодекс) и определяют порядок ведения и хранения трудовых книжек.

2. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1) трудовая книжка — документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника;

2) акты работодателя — приказы, распоряжения, инструкции, положения, правила трудового распорядка, издаваемые работодателем;

3) работодатель — физическое или юридическое лицо, с которым работник состоит в трудовых отношениях;

4) вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки, которая оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек

3. Трудовая книжка (при ее наличии) ведется работодателем для подтверждения трудовой деятельности работника и состоит из двух разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях».

4. В трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при его наличии), дата рождения, образование, квалификация, специальность;

2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, прекращение трудового договора;

3) сведения о награждениях и поощрениях.

Записи о применении дисциплинарных взысканий в отношении работника в трудовую книжку не вносятся.

5. Все записи в трудовой книжке о датах заключения трудового договора либо его прекращения, перевода на другую работу, а также о награждениях и поощрениях производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными цифрами, год указывается полностью) и вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и соответствуют его тексту. При прекращении трудового договора запись в трудовой книжке вносится не позднее дня прекращения трудового договора.

6. Сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки и заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации (при ее наличии).

Фамилия, имя, отчество (при его наличии) (полностью без сокращений) и дата рождения указываются на основании документов, удостоверяющих личность.

Образование, специальность и квалификация указываются на основании документов об образовании.

7. В разделе «Сведения о работе» отдельной строкой в виде заголовка указывается полное наименование работодателя.

8. Записи о наименовании должности, на которую принят работник, производятся на основании трудового договора, акта работодателя, штатного расписания организации.

9. Если за время работы работника изменится наименование работодателя, то в графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой производится соответствующая запись, а в графе 4 раздела «Сведения о работе» указывается основание изменения наименования (дата и номер справки о государственной регистрации (перерегистрации) юридического лица или удостоверение личности физического лица — работодателя).

10. В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» вносятся следующие сведения:

1) о награждениях государственными наградами Республики Казахстан и присвоении почетных званий;

2) о награждениях почетными грамотами, нагрудными знаками, дипломами;

3) о поощрениях за успехи в труде, в соответствии с трудовым, коллективным договорами и актами работодателя.

11. В случае выявления в трудовой книжке неправильной или неточной записи сведений о трудовой деятельности работника исправления производятся работодателем, которым была внесена соответствующая запись.

12. Если работодатель — юридическое лицо, внесший неправильную или неточную запись, реорганизовано, исправления вносятся его правопреемником.

13. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве (при его наличии) и дате рождения работника производится работодателем по последнему месту работы на основании документов, удостоверяющих личность, свидетельства о браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при его наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации (при его наличии).

14. Исправление сведений о работе производится в следующем порядке: после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 раздела «Сведения о работе» производится следующая запись: «Запись за № ___ недействительна. Принят на должность_______» и в графе 4 раздела «Сведения о работе» повторяется дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В случае незаконного расторжения трудового договора, перевода и восстановления на прежней работе производится следующая запись: «Запись за № ______ недействительна, восстановлен на прежней должности».

При изменении формулировки причины расторжения трудового договора производится следующая запись: «Запись за № ____ недействительна, трудовой договор прекращен (или расторгнут)» и указывается новая формулировка. В графе 4 раздела «Сведения о работе» в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины прекращения трудового договора.

15. Сведения о трудовой деятельности исправляются в соответствии с документами, подтверждающими трудовую деятельность работника согласно статье 35 Кодекса.

16. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

17. При прекращении с работником трудового договора все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя, заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации (при его наличии).

18. В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш между последней страницей и обложкой трудовой книжки.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

19. По желанию работника трудовая книжка в период действия трудовых отношений хранится у работодателя по месту работы. Порядок хранения трудовых книжек определяется работодателем самостоятельно.

20. Кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные работникам.

При получении трудовой книжки в связи с прекращением трудового договора работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

21. В случае смерти работника трудовая книжка выдается его родственникам под роспись или высылается почтой по их требованию.

Трудовые книжки, не полученные работниками при прекращении трудового договора либо его ближайшими родственниками, в случае смерти работника хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек.

Делопроизводство

Учет трудовых книжек

Оформляясь на новое место работы, соискатель предъявляет новому работодателю свою трудовую книжку.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Если соискатель оформляется на работу в первый раз, и этого документа у него нет, то работодатель должен завести её для нового сотрудника.

Нормативная база

В ст. 65 ТК РФ сказано, что трудовая книжка является тем документом, который соискатель должен предъявить при трудоустройстве.

Исключение составляет тот случай, когда гражданин устраивается на работу впервые.

Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ.

О том, в какой форме должны храниться книжки, а также порядок учета, их ведение и способ заполнения установлены Правительством РФ.

Для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

Порядок учета трудовых книжек

Из вышеуказанного Постановления можно сделать вывод, что трудовые книжки предназначены только использования их работодателем.

Поступать в розничную торговлю они не должны. И если соискатель на должность предъявит кадровику лично им купленную в сети розничной торговли трудовую книжку, кадровик не должен её использовать.

О том, как правильно вести и учитывать трудовые книжки, говорится в Правилах, которые являются Приложением к Постановлению № 225.

Приобретение

Работодатель самостоятельно должен покупать бланки трудовых книжек.

Они — его собственность до тех пор, пока кадровиком не будут внесены первые записи о трудоустройстве нового сотрудника. Когда сотрудник увольняется, и уже издан соответствующий приказ, ему отдаётся его книжка.

Покупать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним с рук нельзя.

Это может привести к тому, что данный документ окажется фальшивкой, и предприятию придётся заплатить штраф.

У работодателя в обязательном порядке должны быть запасные бланки и вкладыши.

Приходование бланков

Приходует чистые бланки и трудовые книжки от сотрудников на предприятии работник, который уполномочен на это руководством. Как правило, это работник кадровой службы.

Данные о книжках и бланках заносятся в приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей к ней. Она ведётся строго по регламенту, указанному в п. 41 Правил.

Ответственный работник – кадровик в конце каждого календарного месяца подаёт сведения в бухгалтерию предприятия о наличии у него чистых бланков и вкладышей, а также о том, сколько бланков он получил, а сколько израсходовал в текущем месяце.

При этом указываются реквизиты книжки, а также её стоимость.

Возмещение расходов на покупку

Работодатель приобретает чистые бланки трудовых книжек за определённую плату.

Согласно п. 47 Правил, при прекращении трудового договора и выдаче сотруднику на руки его трудовой книжки (в том случае, если это трудоустройство у увольняющегося сотрудника было первым, и документ оформлял этот работодатель), работодатель взимает с сотрудника плату, равную расходам на приобретение бланка.

Если бланк трудовой книжки испорчен работодателем, и вины работника в этом нет, то плата с сотрудника не взимается.

Такое же правило действует, если произошла массовая утеря трудовых книжек сотрудников при чрезвычайных ситуациях или техногенных катастрофах.

Как можно восстановить трудовую книжку при утере? Узнайте тут.

Документальное оформление и учет

Все операции с трудовыми книжками отражаются в приходно-расходной книге. Здесь указываются даты совершения операций, а также реквизиты каждой книжки.

Как правило, ведут эту книгу сотрудники бухгалтерии, а не кадровики. Кадровики отвечают за сохранность бланков, а бухгалтера – за их учёт.

Как нужно выдавать?

Согласно ст. 84. 1 ТК РФ, работодатель обязан отдать сотруднику его трудовую книжку в тот день, когда трудовой договор с ним расторгается.

В этот же день производится необходимый расчёт.

Приходно-расходная книга

Это документ необходим для учёта операций с трудовыми книжками.

Вести книгу надо в соответствии с установленными правилами:

  • На первом листе необходимо отметить, когда книга начата и сколько в ней всего листов. Их пронумеровывает ответственный за ведение книги.
  • Книгу необходимо обернуть в твёрдую обложку и прошить суровыми нитками. Затем её нужно опечатать с помощью номерной индикаторной пломбы, которая сразу же позволяет заметить факт вскрытия.
  • Далее нужно поставить печать отдела кадров или печать предприятия и указать число страниц в книге. Название предприятия должно быть точно такое же, как и в уставе фирмы.
  • На 2-ой странице нужно сделать запись о сотруднике, который отвечает за ведение книги. Обязательно нужно указать реквизиты приказа о назначении данного сотрудника ответственным.

Книга состоит из 12 колонок.

При их заполнении стоит учитывать, что:

  • в графах 2, 3 и 4 пишутся только арабские цифры;
  • закупать бланки нужно только у представителей Госзнака, о чём нужно делать соответствующую запись в графе 5;
  • в этой же графе указываются сведения о сотруднике, которому были выданы бланки;
  • в графе 9 нужно точно указывать затраты на закупку чистых бланков;
  • в графе 12 указывается сумма, которая взимается при выдаче книжки.

Бланк документа можно скачать тут:

Как ведётся учёт движения книжек?

Он отражается в специальной книге — книге движения трудовых книжек, документ включает в себя 13 граф.

Заполнять его можно несколько лет, так как он используется до тех пор, пока не кончатся страницы.

В этой книге указываются сведения:

  • о тех трудовых книжках, которые переданы в кадровую службу вновь пришедшими сотрудниками;
  • о новых бланках трудовых книжках, которые оформляются на новых сотрудников, устраивающихся на работу впервые;
  • о выданных трудовых книжках при увольнении сотрудников, их переводе на другое место работы и прочее.

Заполнение:

  • Графа 1 описи или книги отражает порядковый номер операции.
  • В графах 2, 3 и 4 указывается дата принятия книжки к учёту.
  • В графе 5 указывается ФИО сотрудника, чья это книжка.
  • В графе 6 – её реквизиты.
  • В графе 7 и 8 – должность принятого сотрудника и подразделение, где он будет трудиться.
  • Графа 9 – реквизиты приказа о приёме на работу.
  • Графа 10 – подпись ответственного лица о том, что принял книжку на хранение.
  • Графа 11 – стоимость бланка, если он оформляется впервые.
  • Графа 12 – последний день работы. Заполняется при увольнении сотрудника.
  • Графа 13 – подпись сотрудника о том, что книжку на руки он получил.

Бланк документа (утвержден инструкцией № 69):

Отчеты об использовании бланков

При использовании бланков необходимо составить отчёт за прошедший месяц.

Делает это кадровик и передаёт бухгалтеру для внесения записей в приходно-расходную книгу.

Пример отчета:

Как списать бланки?

Может случиться и так, что бланк трудовой книжки необходимо будет списать. Как это сделать?

В п. 42 Правил сказано, что списываются бланки посредством составления акта.

Пример акта:

Ответственность

Если на предприятии неправильно хранятся трудовые книжки, а также есть нарушения по их учёту и выдаче, то вся ответственность возлагается на работодателя. Руководитель предприятия должен назначить ответственного сотрудника.

За нарушения учёта и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечён к ответственности, вплоть до уголовной. Примером может служить привлечение к ответственности по ст. 140 УК РФ и ст. 292, 293 УК РФ. Санкцией по данным статьям является штраф.

Но самая «распространённая» ответственность – это по ст. 5. 27 КоАП РФ.

Как назначить ответственное лицо

Ответственное лицо за ведение учёта бланков трудовых книжек, а также за правильное их хранение и выдачу, назначается работодателем из числа кадровых работников.

Об этом должен быть издан кадровый приказ:

Образец составления приказа

Назначенный сотрудник должен поставить свою подпись на данном документе.

Как завести трудовую книжку впервые? Узнайте тут.

Как составляется ходатайство о приеме сотрудника на работу в порядке перевода? Смотрите здесь.

Штрафы

Размер штрафа зависит от того, по какой статье вводится санкция.

Если по ст. 5. 27 КоАП РФ, то размер штрафа должностному лицу будет при первичном нарушении от 1 до 5 тысяч рублей, а при повторном – от 10 до 20 тысяч рублей. Предприятие же, как юридическое лицо, будет оштрафовано в первый раз на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, а второй раз – на сумму от 50 до 70 тысяч рублей.

Если же речь идёт об уголовной ответственности, то сумма штрафа может колебаться от 120 тысяч рублей и выше.

Особенности хранения

Где должны храниться трудовые книжки? Трудовая книжка хранится на предприятии во время всего периода работы конкретного сотрудника.

Книжки хранятся в сейфе ответственного работника как бланки строгой отчётности.

Заключение

На сегодняшний день трудовая книжка – это самый важный документ работающего человека — здесь сведения обо всех местах работы и о стаже этого сотрудника.

Но в текущем 2019 году встал вопрос о необходимости использования этих документов — было предложено перейти на электронные трудовые книжки или совсем их отменить.

Сейчас стаж для пенсии подтверждается страховыми взносами, уплаченными работодателями за сотрудника, поэтому как будет дальше «работать» система учета трудовых книжек — покажет время.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Правила хранения трудовых книжек

Соблюдение правил сохранности трудовых книжек

После решения некоторых организационных вопросов, следует обратить внимание на правильность хранения этого важного для работника документа. Постараемся рассмотреть и акцентировать наиболее важные проблемы.

В таком сейфе должны храниться и книга по учету трудовых книжек, а также карточки на работников предприятия, в которых содержатся продублированные записи, которые вносятся в трудовые книжки. Работодатель и сотрудники, на которых возложена обязанность за сохранность трудовых книжек согласно Трудового Кодекса главой 14. Несоблюдение требований по сохранности конфиденциальной информации личных документов работника и трудовых книжек, может повлечь ответственность.

Трудовые книжки на предприятии (в организации): как обеспечить сохранность

Для хранения важных документов работников используются соответствующие несгораемые шкафы или сейфы. Поскольку трудовая книжка – это важный документ, который содержит данные о работнике, поэтому они должны быть доступны только лицам, работа которых связана с ведением подобного рода конфиденциальных документов. Так как трудовая книжка относится к документам строгой отчетности, которая содержит сведения о работнике. Правила хранения трудовых книжек предусматривает использование специальной документации, где отражаются сведения о расходе или приходе бланков строгой отчетности. Поскольку данный документ относятся к документам, содержащих информацию для дальнейшего использования: начисления пенсий, финансовой отчетности или льгот.

Правила хранения трудовых книжек и личных дел

Выдавать трудовую книжку на руки нельзя, это не предусмотрено действующим законодательством. На наш взгляд, это не только незаконно, но и опасно, ведь сотрудник может и не вернуть трудовую книжку. Рекомендуем вам выдавать сотруднику копию либо выписку из трудовой книжки, а не саму трудовую книжку.

Учет и хранение трудовых книжек

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, хранятся в ТЕЧЕНИЕ ДВУХ ЛЕТ В кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. После этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве фирмы в ТЕЧЕНИЕ 50 ЛЕТ, а затем уничтожаются (п. 43 лПравил учета и хранения трудовых книжек»).

В крупной компании ведением трудовых книжек . В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу . Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: учет и хранение трудовой

передавайте трудовые книжки по . При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Страничка кадровика

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Практически каждый работодатель понимает, что отсутствие прямых указаний не отменяет перестраховки хранения трудовых книжек в сейфе или несгораемом шкафу особой прочности. В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье — личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Словарь кадрового делопроизводства. Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.

Правила ведения и хранения личных дел

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно, отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве компании либо в территориальном архиве.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ 2019 год

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

На самом деле, если действительно углубиться во все вопросы оформления и формирования личной документации сотрудников, можно запутаться. Поэтому перед тем как заводить архив, следует запомнить всего несколько особенностей. А точнее, запретов. Они актуальны для всех предприятий, независимо от установленных правил. Нельзя:

Формирование дел

Еще один важный момент — это хранение так называемой описи личного дела. Документ, способный принести немало хлопот работодателю. Он должен быть в обязательном порядке в каждом личном деле. Иначе можно обвинить руководство в том, что какие-то бумаги приложены незаконно. Опись личного дела — это специальный документ, в котором перечислена вся прикрепленная к папке документация. Размещается в самом начале досье. Без описи у работодателя могут возникнуть проблемы. Сотрудник способен обвинить в подлоге или краже тех или иных документов.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

  • Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
  • Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017».

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

  • Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
  • Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  • Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Итоги

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит