Журнал учета рабочего времени сотрудников, ведение журнал учета рабочего времени

Содержание
  1. Журнал учета рабочего времени сотрудников
  2. Зачем нужен документ
  3. Как учитывать рабочее время
  4. Как вести журнал
  5. Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
  6. Сколько времени и как хранить документ
  7. Ведение журнал учета рабочего времени
  8. Журнал учета рабочего времени
  9. Журнал учета рабочего времени
  10. Что это за журнал?
  11. Законодательное регулирование ведения данного документа
  12. В какой форме составляется?
  13. Издание приказа о введении журнала рабочего времени
  14. Ответственность за ведение
  15. Требования к оформлению
  16. Порядок заполнения
  17. Исправление ошибок
  18. Сроки хранения
  19. Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок
  20. Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?
  21. Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени
  22. Правила ведения журнала графика работы

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

  1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
  2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
  3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Как учитывать рабочее время

Существует несколько методов учета рабочего времени:

  • Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
  • При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
  • Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

На титульном листе рекомендуется написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
  • указать работника, ответственного за его ведение;
  • если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

  • порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
  • дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
  • информацию о прогуле – да/нет;
  • количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
  • подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Ведение журнал учета рабочего времени

Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.

При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.

В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках. Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.

Зачем необходим учет времени?

Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени. Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы. Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.

Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.

Сооружаете клетки для разведения перепелов? Как их грамотно сконструировать?

В каких случаях заключается договор ООО с ИП? Какие его разновидности существуют?

В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.

И, разумеется, в документе отмечаются прогулы. Возвращаясь к Трудовому Кодексу РФ, увольнение работника может произойти после прогула целого рабочего дня без уважительных причин, либо вследствие отсутствия сотрудника, длящегося больше 4 часов.

О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.

Кто ведет и как заполнить?

Подобный вопрос организация решает самостоятельно, основываясь при его решении на своей специальности и направленности собственных действий. Работодатель может взять эту работу на себя, а может указать это как обязанность сотрудника, которая будет указана в договоре при приеме на работу, должностной инструкции или специальным приказом. Если подчиненный уклонится от того, чтобы осуществлять ведение журнала учета рабочего времени, он понесет административную ответственность, которая назначается соответствующими органами.

Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода. Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени. Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.

Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.

Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.

Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.

Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.

Подведем итоги

Журнал учета рабочего времени необходим в условиях динамично развивающегося бизнеса, который требует максимальной оптимизации управления и строгого отбора персонала, работающего на благо общего дела. Он не только демонстрирует уровень дисциплины сотрудников, но и позволяет заполнять на его основе обязательный документ, учрежденный законом, а также избежать превышения нормы рабочего времени, зафиксированного в ТК РФ.

Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.

Образцы приказа о назначении ответственного за ведение табеля учета использования рабочего времени

О порядке ведения табеля

учета рабочего времени

В целях обеспечения учета рабочего времени,

1.Назначить ответственными за ведение табеля учета рабочего времени непосредственных руководителей структурных подразделений ООО «НАЗВАНИЕ».

2.Руководителям структурных подразделений обеспечить предоставление заполненного табеля учета рабочего времени с необходимыми подтверждающими документами (в случае неявок сотрудников на рабочем месте) в конце каждого месяца в отдел кадров.

3.Отделу кадров осуществлять проверку всех табелей учета рабочего времени и обеспечивать их своевременную сдачу в бухгалтерию для расчета заработной платы не позднее 2 числа каждого месяца.

4.Утвердить форму табеля учета рабочего времени.

5.Утвердить условные обозначения видов затрат рабочего времени для использования в табелях учёта рабочего времени.

6.С настоящим приказом ознакомить всех заинтересованных лиц.

7.Контроль исполнения приказа возлагаю на начальника отдела кадров ФИО.

Приложение: 1. Форма табеля учета рабочего времени.

2. Условные обозначения видов затрат рабочего времени для использования в табелях учёта рабочего времени.

Табель учета рабочего времени работодатель обязан вести учет рабочего времени

«Отдел кадров бюджетного учреждения» N 2

ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Статья 91 ТК РФ указывает, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Это необходимо с целью соблюдения предельной продолжительности рабочего времени в неделю, установленной законодательством, а также с целью правильного начисления заработной платы и документального обоснования произведенных расходов. Рассмотрим подробнее нормы, определяющие порядок заполнения табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, и приведем образец этого документа.

Кто ответственен за ведение табеля?

Для ведения табеля учета времени на предприятии может быть создана должность табельщика. Если организация небольшая по численности, заполнение табеля может быть возложено на работника отдела кадров или секретаря. В крупных организациях обязанности могут возлагаться на одного из работников в каждом подразделении (начальника или заместителя начальника). Если при приеме специалиста на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была указана обязанность по ведению табеля, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором кроме прочего указать размер доплаты (ст. 151 ТК РФ). Приведем выдержку из такого соглашения:

2. Дополнить разд. 2 трудового договора п. 4 следующего содержания:

«На работника возлагается выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу».

3. В соответствии со ст. 151 Трудового кодекса РФ дополнить разд. 3 п. 2 следующего содержания:

«За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу работнику устанавливается доплата в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. в месяц».

Непосредственно возложение соответствующих обязанностей производится путем оформления соответствующего приказа.

МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 264»

О назначении ответственных

за ведение табеля учета

В связи с необходимостью учета времени, отработанного каждым работником организации, а также с целью контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду

1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени:

— по педагогическому составу — Клюеву Галину Викторовну, заместителя директора по организации воспитательной работы;

— по обслуживающему персоналу — Парамонову Ирину Сергеевну, секретаря-референта.

2. Назначить ответственным за своевременное получение данных Парамонову Ирину Сергеевну.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Солнцева /Р. И. Солнцева/

С приказом ознакомлены:

Клюева, 11.01. /Г. В. Клюева/

Парамонова, 11.01. /И. С. Парамонова/

По завершении календарного месяца все табели (в случае, когда их несколько) передаются начальнику отдела кадров (или иному лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства), который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров (дни, когда каждый из работников находился в ежегодном оплачиваемом отпуске или неоплачиваемом отпуске, отсутствовал в связи с временной нетрудоспособностью и т. д.), подписывает табели и передает их в бухгалтерию. В зависимости от численности персонала учреждения табель может передаваться непосредственно бухгалтеру.

В течение года возможен прием на работу новых работников, которые подлежат обязательному включению в табель, а также увольнение работников, которые исключаются из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения. Основанием для этого являются приказы по личному составу.

Нередки случаи совместительства. В данном случае в зависимости от количества работающих по совместительству возможно их включение в основной табель или же ведение отдельного табеля.

Напомним, что ст. 5.27 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Порядок заполнения табеля

Форма табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы для бюджетных учреждений (N 0504421) установлена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» (ред. от 03.07.2009, далее — Инструкция). Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 152н в данную Инструкцию внесены изменения. О необходимости ведения в бюджетных учреждениях табеля по названной форме сказано и в Письме Минфина России от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261.

При использовании табеля формы N 0504421 допускается включение дополнительных граф, однако нельзя удалять существующие графы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации (например, правилами учетной политики). Об этом говорится в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Табель открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

Руководитель Солнцева Солнцева

Идеальный документ: табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — документ, который требует постоянного внимания: ежедневно заполняется, дважды в месяц сдается в бухгалтерию. К нему обращаются в случае спора, чтобы доказать, что работник был на работе или, наоборот, отсутствовал по каким-либо причинам. Данные табеля могут стать предметом пристального внимания со стороны проверяющих органов. А за неправильное ведение или отсутствие этого документа работодатель может быть привлечен к ответственности. А значит, просто необходимо, чтобы с этим документом все было в идеальном порядке.

Полезно До 15 ноября года при подписке на журналы для кадровиков вы можете получить сертификат на покупки в интернет-магазине OZON.ru. Узнать подробнее

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Такой учет ведется в табеле учета рабочего времени — первичном учетном документе, который является основой бухгалтерского и налогового учета (п. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете, п. 1 ст. 252 и 313 Налогового кодекса РФ).

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее — Постановление № 1) утв. унифицированные формы табеля учета рабочего времени — форма № Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда и форма № Т-13 Табель учета рабочего времени. Их следует вести всем организациям, осуществляющим деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений (п. 2 Постановления № 1).

Можно ли изменять унифицированную форму табеля учета рабочего времени?

Обратите внимание! С 1 января г. вступает в силу Федеральный закон от 06.12. № 402-ФЗ О бухгалтерском учете

Указанные унифицированные формы можно дополнять нужными для вас реквизитами, расширять и сужать графы и строки с учетом разряда показателей, включать дополнительные строки (в том числе и свободные), дополнительные условные обозначения и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации (постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации). Такие используемые в организации измененные формы табеля необходимо ввести в действие, издав соответствующий приказ (распоряжение) по основной деятельности.

Обратите внимание! Удалять реквизиты из унифицированной формы нельзя

Для обозначения причин явок и неявок на работу используются условные обозначения, закрепленные Постановлением № 1. Но на практике может возникнуть необходимость зафиксировать в табеле такие ситуации, которые указанным Постановлением не предусмотрены. В этих случаях работодатель имеет право ввести новое условное обозначение, издав соответствующий приказ (приложение 1) .

Порядок заполнения табеля изложен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением № 1 (далее — Указания).

КОГДА, КОМУ И ЗАЧЕМ НУЖЕН ТАБЕЛЬ?

Табель учета рабочего времени необходим для достижения следующих целей.

Цель 1. Учет времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником.

Цель 2. Контроль соблюдения работниками установленного режима рабочего времени.

Цель 3. Получение данных об отработанном времени, о расчете оплаты труда и других выплат, причитающихся работнику (в т.ч. пособий, выплачиваемых из бюджета Фонда социального страхования РФ).

Цель 4. Составление статистической отчетности по труду (в частности, для ежемесячной формы № П-4 Сведения о численности, заработной плате и движении работников, утв. приказом Росстата от 20.07. № 256 Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью и оплатой труда работников).

Могут ли данные табеля учета рабочего времени изучаться при проведении контрольных мероприятий проверяющими органами?

Табель учета рабочего времени обязательно изучается и оценивается (в числе других необходимых документов):

  • при проверках соблюдения трудового законодательства инспекторами ГИТ (ст. 357, 360, 362 ТК РФ, ст. 9-12 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля);
  • при проверках органами Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ в части правильности начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, а также сумм пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • при проверках органами Федеральной миграционной службы работодателей, привлекающих на работу работников — иностранных граждан (постановление Правительства РФ от 15.01.2007 № 9 О порядке осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации);
  • при проведении основных и дополнительных мероприятий налогового контроля.

    Нашего партнера по договору поставки проверяла налоговая инспекция. Видимо, выявили в его деятельности какие-то нарушения и сейчас проводят встречные проверки всех контрагентов, в том числе и нашей организации. В списке документов, которые мы обязаны представить в налоговую инспекцию, значится табель учета рабочего времени. Неужели мы обязаны представить этот документ в налоговую?

    На практике налоговая инспекция нередко требует в ходе проверки представить табель учета рабочего времени. Причем это может касаться не только самой организации, но и ее деловых партнеров в рамках встречной проверки.

    Однако обратите внимание, что суды с такой позицией налоговых органов не согласны и не считают, что табели учета рабочего времени делового партнера нужны для проверки его деятельности в ходе встречной проверки. В судебных решениях указывается, что табель учета рабочего времени является внутренним документом компании и не может касаться деятельности каких-либо ее контрагентов, в связи с чем не подлежит истребованию на основании статьи 93.1 НК РФ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07. по делу № А56-59024/2009.

  • для подтверждения налогового статуса работника (в качестве резидента или нерезидента) для целей исчисления налога на доходы физических лиц (письмо Минфина России от 30.10.2008 № 03-04-06-01/320, постановление ФАС Центрального округа от 11.03. по делу № А54-3126/2009С4);
  • для составления справки, подтверждающей характер и периоды работы во вредных или тяжелых условиях труда, для подтверждения права на досрочное назначение пенсии (ст. 27 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ О трудовых пенсиях в Российской Федерации).

    СРОК ХРАНЕНИЯ ТАБЕЛЯ

    Сроки хранения табеля определены бухгалтерским и налоговым законодательством, а также правилами организации архивного дела. Однако в различных нормативных правовых актах имеются расхождения насчет срока хранения этого документа. Давайте разберемся.

    Поскольку табель необходим в числе других документов для исчисления и уплаты налога на прибыль (он обосновывает расходы на оплату труда и выплату различных компенсаций и пособий), он должен храниться в течение как минимум четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

    Табель также является первичным учетным документом на оплату труда, поэтому срок его хранения устанавливается правилами организации государственного архивного дела и составляет не менее пяти лет (ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете).

    Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08. № 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , табель должен храниться в течение пяти лет . а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными или опасными — в течение 75 лет .

    Таким образом, общий срок хранения табеля — не менее пяти лет.

    ДВИЖЕНИЕ ТАБЕЛЯ ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ

    Согласно Постановлению № 1 табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

    В настоящее время мы разрабатываем комплект документов по делопроизводству. Особые трудности возникли с регламентацией правил составления, движения и хранения табеля учета рабочего времени. Подскажите, какие этапы движения этого документа нужно предусмотреть и как их правильно зафиксировать?

    Путь прохождения табеля учета рабочего времени может состоять из следующих этапов:

  • оформление табеля;
  • контроль его составления;
  • подписание;
  • передача в бухгалтерию;
  • последующее хранение.

    Все эти этапы с указанием исполнителей, подразделений, бумажной и электронной версии документа, количества экземпляров бумажной версии — оригинала и копий, срока хранения и т. д. должны быть отражены в графике документооборота, являющемся элементом бухгалтерской учетной политики компании. Основание для такого вывода содержится в п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете, п. 4 Положения по бухгалтерскому учету Учетная политика организации ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н Об утверждении положений по бухгалтерскому учету, п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

    При составлении графика документооборота обязательно учтите специфику составления табеля, а именно:

  • длительность составления;
  • проставление отметок в течение месяца в соответствии с подтверждающими документами;
  • опоздания в представлении документов, подтверждающих отсутствие работников на рабочих местах по разным причинам (больничные листы, командировочные удостоверения и т. п.).

    На практике из-за того, что табель должен быть сдан в бухгалтерию в определенный срок, а информация о причинах отсутствия сотрудников и документальное подтверждение этих причин часто поступает к табельщику позже этого срока, может возникнуть необходимость внесения многочисленных исправлений в табель как до, так и после его сдачи в бухгалтерию. Как следствие, такая ситуация приводит к внутрикорпоративным конфликтам во взаимодействии между бухгалтерией и отделом кадров или табельщиками в подразделениях.

    Поэтому, чтобы подстраховать себя, мы рекомендуем:

    1. Предусмотреть в графике документооборота (приложение 2) представление в бухгалтерию оригинала табеля и оставление его копий (с распиской в получении оригинала) у табельщиков соответствующих подразделений. В противном случае при утере табеля или каких-то недоразумениях потребуется большая работа по восстановлению данных этого документа.

    2. Предусмотреть в локальных нормативных актах (приложение 3) обязанность работников по своевременному информированию и представлению документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах. Это поможет избежать споров о причинах отсутствия работника на рабочем месте и ошибок в применении мер дисциплинарного взыскания.

    КТО СОСТАВЛЯЕТ ТАБЕЛЬ?

    Табели учета рабочего времени составляются уполномоченным на это лицом (Указания). Такими лицами могут выступать, в зависимости от принятой системы учета рабочего времени, различные сотрудники (табл. 1) . Рассмотрим эти категории более подробно.

    Работники, ведущие табель учета рабочего времени

    Табельщик . Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, этот работник относится к категории технических исполнителей. Составление табеля — прямая обязанность данного работника, она должна быть предусмотрена трудовым договором с табельщиком и (или) его должностной инструкцией (приложение 4) .

    Другой работник кадровой службы . Обязанность по составлению табеля для такого работника является одной из основных, поэтому ее (в числе других обязанностей этого работника) необходимо предусмотреть в трудовом договоре с ним и (или) в его должностной инструкции.

    Иное уполномоченное лицо в структурных подразделениях . Как правило, в этом случае обязанность по ведению табеля не является основной для работника, на которого она возложена. И если при приеме работника на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была изначально указана дополнительная обязанность по ведению табеля, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (приложение 5) . в котором установить обязанность по ведению табеля учета рабочего времени и указать размер доплаты за это (ст. 151 ТК РФ), а также оформить соответствующий кадровый приказ (приложение 6) .

    ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕПРАВИЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ИЛИ НЕПРЕДСТАВЛЕНИЕ ТАБЕЛЯ

    Если в организации вообще не ведется табель учета рабочего времени, работодатель может быть привлечен к ответственности за нарушение законодательства. Ответственность предусмотрена КоАП РФ и иными федеральными законами (табл. 2) .

    В следующих номерах журнала мы поговорим о том, какие ошибки допускают сотрудники, ответственные за ведение табеля, и как эти ошибки исправить.

    Журнал учета рабочего времени

    от Аноним

    Хорошо и качественно

    Одним из обязательных условий полноценного сотрудничества между работником и работодателем является правильная организация учета и оплаты рабочего времени. Это входит в обязанности субъектов хозяйствования любых форм собственности. Именно для этого на каждом предприятии ведется журнал учета рабочего времени .

    Главные положения журналов учета рабочего времени
    Во всем мире принципы и методы учетности рабочего времени различны и многообразны. Это может быть и ведение журналов или отдельных карточек, и системы жетонов, и различные электронные новшества (датчики, видеокамеры, индивидуальные счетчики). В нашем государстве существует 3 разновидности учета фактического рабочего времени:
    — вид ежедневного учета– применяется в тех случаях, когда у работников суточная продолжительность работы одна и та же;
    — вид еженедельного учета – применяется, когда ежедневная работа не является одинаковой, однако в течение недели работник вырабатывает установленные по рабочему времени нормы;
    — вид суммированного учета – применяется, когда режим рабочего времени отличается гибкостью. Подобный вид учета является незаменимым на предприятиях с непрерываемым производством и во время выполнения отдельного вида работ.
    Для реального учета времени применяют в основном табели учета или журналы учета рабочего времени . Обычно для достоверного ведения учета времени руководством предприятия назначается одно или несколько ответственных лиц конкретно по отделам (подразделениям). В их обязанности входит контроль и корректное отражение в журнале фактического времени пребывания на работе сотрудников подразделения, а также своевременное представление журнала для проверок и расчетов.
    Необходимость правильного ведения журналов учета рабочего времени
    Чтобы контролировать все рабочие часы, необходимо ведение журналов учета рабочего времени . С его помощью все работники регистрируют время начала и время окончания работы. Зачастую во многих организациях выплачивается компенсация сверхурочно отработанного времени – в соответствии с регламентом и правилами предприятия, а также с учетом ранее подписанного договора о сотрудничестве (при его наличии). При этом обязательными пунктами (графами) в журнале являются следующие:
    — № п/п;
    — Ф.И.О.;
    — дата;
    — точное время прихода;
    — точное время ухода;
    — пункт убытия;
    — подпись.
    Кроме того, у каждой стороны – и у работника, и у работодателя – существует определенный свод правил, которые они обязаны соблюдать. Также необходимо заметить, что учету подлежит и отработанное время, и неотработанное, но включенное в общее рабочее время, в соответствии с действующим законодательством. Фактически отработанным считается время, затрачиваемое на выполнение основных операций, осуществление подготовки к основной работе; для получения нарядов, материалов, инструментов, ознакомления с документацией или техническим обеспечением, подготовку и уборку рабочего места, официально предусмотренных перерывов.
    Унифицированная форма журнала учета рабочего времени.
    применяется только в Прокуратуре РФ, где ведение указанного журнала обязательно.
    Выдержка из Приказа Следственного комитета при прокуратуре РФ от 28.09.2007 N 21 (ред. от 06.06.2008) «Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации»
    Приложение . Журнал учета рабочего времени (Образец формы журнала):
    В рабочее время работник может покидать служебное помещение (здание) только с разрешения своего руководителя или его заместителя. Время ухода и прихода работника в течение рабочего дня регистрируется в журнале учета рабочего времени, имеющемся в каждом структурном подразделении Следственного комитета (приложение к настоящим Правилам).
    В остальных организациях ведение журнала учета рабочего времени не обязательно. Однако на многих предприятих ведется журнал учета рабочего времени. Для ведения учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.
    В должностные обязанности работников, ответственных за учет рабочего времени, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение журнала учета рабочего времени с ответственностью за правильное отражение в Журнале учета рабочего времени сотрудников и своевременность представления Журнала для расчета и проверки.
    Журнал учета рабочего времени предназначается для контроля рабочих часов. С помощью этой функции все участники могут регистрировать время начала работы.
    Графы для заполнения Журнала учета рабочего времени:
    1. п/п
    2. Фамилия, имя, отчество
    3. Дата
    4. Время прихода
    5. Время ухода
    6. Куда убыл
    7. Подпись

    Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
    Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
    Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.

    Журнал учета рабочего времени

    Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

    Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.

    Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги: в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.

    Что это за журнал?

    Периоды присутствия на рабочем месте характеризуются определенной продолжительностью с предоставлением обязательных обеденных перерывов. В каждом учреждении оно определяется трудовым и коллективным договором с профсоюзным комитетом. За тот период, когда рабочий выполняет трудовую практику, он получает зарплату.

    Образец заполнения Журнала учета рабочего времени и служебных поездок

    В ТК РФ и других законодательных актах об использовании труда наемных рабочих установлено, что длительность работы на предприятии ограничивается 40 ч на протяжении недели. В соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка, основанные на специфике производства каждого предприятия, и устанавливается ежемесячный график выходов. В подразделениях организации оговаривается время начала и окончания смены и период для обеденного перерыва.

    Отметки о времени, использованном для выполнения производственных обязанностей или отсутствии сотрудника на работе, простое и т.д. вносят в журнал учета рабочего времени.

    Законодательное регулирование ведения данного документа

    Требования об специальном учете рабочих часов, во время которых работник выполняет свою трудовую повинность, изложены в ТК РФ. Статья 91 обязывает управленцев организаций вести фиксацию времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Затем часы работы переносят и суммируют в табеле для дальнейшего использования и начисления зарплаты.

    Четко сформулированного обязательства о ведении журнала учета в законодательстве нет. Но его наличие и использование в ходе деятельности компаний упрощает учет и улучшает качество трудовых резервов.

    Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:

    • прибыть на рабочее место в точно установленный срок к началу трудовой смены;
    • в полной мере использовать отведенную в графике продолжительность рабочего периода на выполнение своих должностных обязанностей.

    При этом наниматель должен обеспечить следующее:

    • предпринять действия к созданию условий для максимально эффективного использования рабочего времени.

    Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.

    Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие. При этом, прежде, чем приступить к выполнению обязанностей, каждый сотрудник должен зарегистрировать момент прихода на работу, а по окончании трудового дня время ухода. Эти данные выписываются в специальные табеля использования рабочего времени определенной формы, специальных годовых табельных карточках, прочих документах.

    В какой форме составляется?

    Предприятия в РФ используют 3 типа учета рабочего времени:

    1. Ежедневная фиксация прибытия и убытия сотрудников. Это традиционный метод учета, при котором трудящиеся приходят на работу каждый день с одинаковым количеством рабочих часов. Страницы журнала нужно заполнять ежедневно по-отдельности для членов трудового коллектива.
    2. Еженедельный учет. Этот способ адаптирован под случаи, когда сотрудники не принимают ежедневного участия в производственной деятельности, но в течение недели выполняют норму, указанную в договоре. Информация о рабочем времени в журнал заноситься по окончании каждой недели.
    3. Суммированный учет. Отличный метод ведения периода работы при гибком графике выходов. Его считают оптимальным для учреждений с безостановочным производством. Данные по учету рабочего времени вносят по окончании месяца.

    Наиболее удобную форму журнала для своей организации подбирает руководство, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.

    Как правильно вести учет суммированного рабочего времени сотрудников, рассказано в следующем видео уроке:

    Издание приказа о введении журнала рабочего времени

    На небольших предприятиях наниматель может сам заполнять журнал учета рабочего времени. Но возможен и вариант назначения ответственного лица, контролирующего регистрацию времени работы трудящихся. Такую обязанность могут вменить в должностной инструкции или по приказу руководителя.

    Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в данном журнале, выполняет следующие должностные обязанности:

    1. контролирует фактическое время присутствия сотрудников на рабочем месте;
    2. заносит данные в книгу учета;
    3. своевременно предоставляет заполненный журнал для расчетов и проверок.

    Сотрудник, которому поручено ведение журнала учета рабочего времени, несет полную ответственность за корректное отражение данных.

    Ответственность за ведение

    Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание, которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.

    В обязанности сотрудника входит контроль регистрационных записей в книге и передача реестра для текущих проверок.

    Требования к оформлению

    Но порядок оформления такого реестра может быть описан в правилах внутреннего трудового распорядка.

    Если в них указано, что страницы журнала должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации, то ответственному лицу необходимо выполнить такие требования в точности.

    В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице:

    1. п/п;
    2. ФИО сотрудника;
    3. дата;
    4. время прибытия в учреждение;
    5. время ухода;
    6. причина, по которой работник покинул свое рабочее место во время трудового дня;
    7. подпись трудящегося.

    В столбцы бланков будут вносить информацию сами сотрудники или ответственное лицо.

    Порядок заполнения

    Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени. Работодатель со своей стороны обязывается оплачивать ему зарплату за выполнение трудовой повинности.

    При этом для определения размера вознаграждений за труд требуется знать, сколько времени фактически отработал трудящийся.

    В ходе производственной деятельности у наемного работника фиксируются все события, относящиеся к приходу и уходу с работы. Всю нужную информацию для учета рабочего времени отражают в журнале. Это способствует определению фактически отработанных часов.

    Информация в журнале должна отражаться предельно кратко. Обязательному заполнению подлежит:

    • порядковый номер записи;
    • ФИО наемного трудящегося;
    • дата внесения данных;
    • час появления работника на производстве;
    • время ухода.

    Помимо этих пунктов в отдельных ячейках указывают:

    • конкретное место, куда ушел сослуживец;
    • суммарное количество часов присутствия труженика на рабочем месте за конкретный отрезок времени.

    Последняя графа отводиться для подписи лица, ответственного за регистрацию записей в журнале.

    Исправление ошибок

    Журнал ведут аккуратно. Нужно избегать наличия в нем зачисток, ошибок и исправлений. Но если допущена существенная ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.

    Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.

    Сроки хранения

    В положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет.

    Но в тех организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет.

    Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок

    Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время, то с целью учета допускается добавление нужных граф. Например, это может быть поле для заполнения данных при сверхурочных работах или о причинах опоздания на работу.

    Преимущество использования данного документа для учета трудовых часов очевидно. У тех, кто контролирует сотрудников и вносит информацию о фактическом рабочем времени, не происходит превышение трудовых норм и улучшается дисциплина штата, что положительно отражается на производительности труда и, как следствие, увеличении прибыли и успешной деятельности компании.

    О том, как создать Табель учета рабочего времени в 1С, рассказано в данном видеоролике:

    Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

    В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в 91 статье ТК РФ. При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.

    Однако,это больше относится к табелю.

    Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени

    Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места. В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода. Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.

    Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.

    На практике встречаются три случая:

    • сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
    • руководитель конкретного отдела;
    • сотрудник из отдела кадров.

    К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.

    Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец

    Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.

    В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.

    Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.

    Обязателен ли журнал учета рабочего времени?

    Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.

    Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.

    Правила ведения журнала графика работы

    Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.

    Как оформить журнал графика работы?

    Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.

    Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.

    Журнал учета рабочего времени — образец

    Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.

    Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.

    Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.

    Похожее

    Современная успешная фирма обязательно содержит привычные вещи: телефон, факс, офис….Но порой этого недостаточно, если сотрудников…

    В соответствии Трудовому кодексу государства, специфика деятельности некоторых учреждений позволяет применять в них суммированный учет…

    Прибыль компании напрямую связана с эффективным использованием работниками трудового дня. Его рациональность напрямую связана с…

    Даже за самыми добросовестными сотрудниками необходимо вести контроль. Именно в рамках контроля трудовой дисциплины устанавливается…

    Табель учета рабочего времени — это обязательный кадровый документ. Он необходим как работодателю, так и…

    На усмотрение кадрового отдела и руководителя, предприятие может вести журнал учета больничных листов. В этой…

  • Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит