Где и сколько хранится заявление на отпуск, срок хранения заявлений отпуск ежегодный

Содержание
  1. Где и сколько хранится заявление на отпуск
  2. Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск
  3. Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков
  4. Хранение заявления о предоставлении отпуска
  5. Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов
  6. Где хранятся заявления на отпуск сотрудников
  7. Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов
  8. Срок хранения заявлений на отпуск ежегодный оплачиваемый
  9. Минтруд запретил брать отпуск на выходные
  10. Надо ли хранить заявления об отпусках работников учреждения?
  11. Заявление на отгул в счет отпуска, образец
  12. Имеет ли право директор отказать учителю в длительном отпуске?
  13. Как написать объяснительную записку, образец 2018 года
  14. Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?
  15. Какими НПА регулируются сроки хранения документации
  16. Срок хранения приказов и заявлений по отпускам
  17. Итоги
  18. Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск
  19. Общие правила
  20. Документы об отпусках
  21. Сколько хранятся заявления на отпуск
  22. Срок хранения заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск
  23. Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников
  24. Где хранят заявления на отпуск сотрудников

Где и сколько хранится заявление на отпуск

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

  • бумаги, законченные производством до 01.01.2003, — в течение 75 лет;
  • после этой даты — 50 лет.

Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, т. к. в качестве документа-основания приобщаются к приказу на отпуск.

На основании ч. 3 ст. 6 закона № 125 утвержден перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень).

Так, п. 19 Перечня устанавливает, что документы, в том числе заявления, являющиеся приложением к приказу, должны храниться 5 или 75 лет в зависимости:

  • от вида отпуска;
  • условий, в которых трудятся на предприятии.

Срок хранения заявления на ежегодный отпуск сотрудника тоже равен 5 годам. Исключение составляют заявления отдельных категорий работников.

График отпусков не должен быть уничтожен ранее 1 года после окончания его действия.

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков

Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.

ВАЖНО! Заявления от указанной категории сотрудников хранятся 75 лет вне зависимости от того, какой вид отпуска запрашивается и когда документ был закончен производством.

Также хранятся 75 лет заявления от всех работников:

  • на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
  • отпуск без сохранения зарплаты.

Заявление на учебный отпуск подлежит хранению в течение 5 лет.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве.

Хранение заявления о предоставлении отпуска

Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела. Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения пп. 656 и 665 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а те, что не вошли, — 5 лет.

Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).

Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.

Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов. Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет.

Хранение заявлений на отпуск должно быть организовано работодателем в соответствии с внутренними локальными актами, не противоречащими закону.

Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов

Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:

  1. Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.
  2. Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.

К регулирующим документам, помимо прочего, относятся:

  • приказ Минфина РФ от 03.09.2014 № 276;
  • приказ ФНС РФ от 15.02.2012 № ММВ-7-10/[email protected];
  • приказ ФССП России от 30.01.2015 № 37.

Отметим, что для акционерных обществ постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс установлен порядок и сроки хранения документов общества. Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица.

Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня. Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.

Где хранятся заявления на отпуск сотрудников

При решении вопроса, где хранить заявления на отпуск работников, необходимо обратиться к следующим документам:

Указанные акты устанавливают требования к помещениям архивов, режиму хранения и уничтожения, а также обеспечению безопасности документов по личному составу.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года. После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.

Если компания реорганизуется любым способом, за исключением преобразования, ее документы должны быть переданы одному из новых обществ (п. 9.7 Основных правил работы архивов организации).

При этом отметим, что судьба документов нижних звеньев госорганизаций, если таковые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в случае их ликвидации решается ликвидационной комиссией по согласованию с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов

Обязанности работодателя хранить внутренние документы корреспондирует административная ответственность согласно ст. 5.27, 13.20 и 13.25. Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Отметим, что судебная практика исходит из того, что в данной категории дел неприменимо понятие малозначительности как основания для снижения размера ответственности или прекращения судебного разбирательства. Как указано в постановлении Хабаровского крайсуда от 10.08.2018 по делу № 4А-450/2018, нарушение установленного государством порядка хранения, комплектования, учета и использования архивных документов имеет значительную степень общественной опасности. При этом угроза охраняемых общественных отношений заключается в пренебрежении ответственного лица к исполнению своих обязанностей.

Судебная практика также содержит иной пример применения указанных норм административного законодательства. Согласно постановлению Калужского облсуда от 29.09.2016 по делу № 4А-325/2016 при возникновении крайней необходимости и особом стечении обстоятельств (в рассматриваемом примере это неблагонадежность единоличного исполнительного органа) сохранность документов компании, в том числе архивных, может обеспечивать член совета директоров.

На основании приведенной в настоящей статье законодательной базы можно сделать вывод о скромном регулировании рассматриваемого вопроса в части негосударственных юридических лиц. Свобода работодателя в определении статуса заявлений на отпуск и правил их хранения приводит к отсутствию единообразия в правилах кадрового учета.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Срок хранения заявлений на отпуск ежегодный оплачиваемый

По инициативе правительства России количество оплачиваемых работодателем дней отпуска поменяется с 1 января 2019 года в сторону увеличения. Сроки предоставления отпуска в 2019 году. Что же касается срока годности продуктов, то внимательно посмотрите на упаковку. Читайте подробнее о текущем хранении документов по этой ссылке. Нужно ли принимать заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска от Условия и срок хранения бумаг у работников в архиве.

На работодателе лежит обязанность сначала проверить Заявление на чернобыльский отпуск: образец. На время ежегодного оплачиваемого отпуска за работником сохраняется место работы и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

Минтруд запретил брать отпуск на выходные

  1. ГБУ ПНИ «Восток»
  2. Срок хранения уведомлений об отпуске.
  3. Срок хранения заявления на отпуск
  4. Срок годности отпусков прошлых периодов

При этом согласно поправкам она не может составлять более 10 календарных дней (до этого — 15). Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком подлежат хранению в течение 75 лет, а приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков — в течение 5 лет. Руководитель должен подписать график отпусков на 2019 год не позднее 17 декабря. Каждый вид отпуска законодательно ограничен по сроку. Менее напряженный летний график (и другой период каникул), позволяет педагогам отправиться в ежегодный оплачиваемый отдых, не поручая учеников другим специалистам. Заявления на отпуск не входят в состав личных дел, срок хранения которых составляет 75 лет. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска согласно ст. 115 ТК РФ составляет 28 календарных дней. Приказы на отпуск относятся к документам по личному составу организации и имеют установленный срок хранения.

В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком графа не заполняется. Сменный график 3/3. заработная плата утверждается руководителем, после собеседования. Приказы по ежегодным отпускам сколько срок хранения.

Из статьи вы узнаете как правильно оформлять и где хранить заявления на отпуск работников в 2017 году какой срок хранения заявлений на отпуск установлен действующим законодательством. Учитель просит длительный отпуск продолжительностью 1 год.

Вместе с темой Заявление на отпуск ежегодный также ищут: Заявление на отпуск Заявление на увольнение с отпуском Написать заявление на Заявления работников на отпуск хранятся в организации 75 лет (пункт 65 б Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 55). Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму.

Надо ли хранить заявления об отпусках работников учреждения?

Они также могут храниться в специальной папке. Творческий отпуск для педагогов — порядок предоставления. Заявления об отпуске, как и докладные записки, я храню в отдельной папке Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных приказы о предоставлении таких отпусков относятся к приказам с 75-летним сроком хранения. Они регистрируются в одном журнале вместе с другими приказами по личному составу, для которых установлен аналогичный срок хранения.

Собираешься в отпуск — оплати услуги ЖКХ авансом. в целях организации летней оздоровительной кампании 2018 года продолжается прием заявлений на предоставление Изменен порядок зачета времени содержания лица под стражей в срок отбывания наказания. Прямого требования о хранении заявлений на предоставление отпусков в законодательстве нет. или 75 лет. При ознакомлении с графиком узнала, что отпуск у меня только с 17 июня.

Но этот день нельзя использовать по своему усмотрению. До истечения шести месяцев оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен по соглашению сторон. Какой срок хранения заявлений на отпуск за свой счет и где их лучше хранить. В одних случаях срок составляет многое время — 75 лет, а в других — 5 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Мы не должны контролировать движение, хранение ТМЦ, нигде не Работник не делает никаких заявлений в объяснительной. Когда пишется заявление на отпуск по ТК РФ? Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Согласно нормам ТК РФ работодатель перед Добрый день!

Заявление на отгул в счет отпуска, образец

Исчисление срока, на который была избрана Дума города Владивостока, был избран глава города Владивостока, начинается со дня избрания. Днем избрания Думы города Владивостока является день голосований, в результате которого она была избрана в правомочном составе. Заявление на оплачиваемый ежегодный отпуск имеет ту же форму, что обычное заявление.

По словам Валентины Матвиенко, право на диспансеризацию должно быть закреплено ежегодным отпуском. Михаил, это срок хранения приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков 5 лет, а я имею в виду конкретно отпуск без сохранения содержания (без сохранения зарплаты) и по уходу за ребенком до 3-х лет (а так же, наверное, и отпуск по беременности и родам). Срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником. Срок хранения приказов на отпуск отличается в зависимости от вида отдыха и регулируется Федеральным законом от 02.03.2016 No 43-ФЗ. Нужно ли заполнять бумаги на ежегодный оплачиваемый отдых, если установлен У всех остальных заявлений на отпуск срок хранения (уход за ребёнком, без сохранения зарплаты и другие) 75 лет. Полный перечень работников, имеющих возможность претендовать на длительный отпуск, регламентируется постановлениями РФ № 724 и № 1052. Раз ежегодный отпуск, это кадровый приказ-срок хранения 5 лет, отпуска без содержания, приказ по личному составу-срок хранения 75 лет. Срок хранения приказов на отпуск Ключевым нормативным документом, регламентирующим срок хранения приказов на отпуск, является Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

  1. Приказы по личному составу — хранение
  2. Заявление на очередной отпуск
  3. Где и сколько хранится?
  4. Как и когда нужно писать?
  5. Срок хранения заявлений на отпуск

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в графе «Расчетный период» указывается целый год, даже если он еще не отработан сотрудником. Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Работодатель предоставляет Работникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Странный вопрос — отдельная папка «заявления на отпуск». Срок хранения графика отпусков — один год. Заявления Заявление На Отпуск Ежегодный Оплачиваемый. Заявление работников — как правильно хранить?

Имеет ли право директор отказать учителю в длительном отпуске?

Нельзя оформлять отпуска только на субботу и воскресенье.

Они формируются в отдельное дело Основания к приказам по отпускам. Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Подскажите, ведь срок хранения приказов на ежегодный отпуск — 5 лет, а на отпуск без сохранения з/п — 75 лет. Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет определяет регион. За сколько дней подается работником бланк — срок оформления. Ежегодный оплачиваемый отпуск: сколько дней.

По внутренним правилам делопроизводства определено хранение приказов на отпуск без сохранения зарплаты совместно с заявлениями о предоставлении таких отпусков, то срок хранения обоих видов документов будет 5 лет.

Как написать объяснительную записку, образец 2018 года

В свою очередь, продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, расчет стажа и другие трудовые права не могут быть ограничены Он может взять отпуск как с 1 по 6 мая, так и со 2 по 6 мая.

Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Мне не подписывают заявление на отпуск сроком Статья 123 ТК РФ. Пишем заявление на увольнение по собственному желанию. Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Тогда в заявлении он укажет: «Прошу предоставить мне очередной ежегодный оплачиваемый отпуск на период с 12 по 20 января 2019 года». Подготовка документов по личному составу к архивному хранению. Количество оплачиваемых отпускных дней с 01.01.209 года для россиян увеличилось.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
  • для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Итоги

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

  1. Организационные.
  2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
  3. Справочно-информационные.

Общие правила

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5. Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

Сколько хранятся заявления на отпуск

Статьи по теме

Узнайте, какой срок кадровик обязан хранить письменную просьбу работника о предоставлении ему отпуска. Ищите 2 памятки-подсказки от опытного эксперта-кадровика.

Скачайте документы по теме:

Срок хранения заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск

Сроки хранения документов по личному составу указаны в двух нормативно-правовых документах:

  • ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (далее — Закон № 125);
  • перечне, утвержденном приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 года №558.

Началом срока хранения считают 1 января того года, который непосредственно следует за годом окончания делопроизводства, а не дату создания документа (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).

  1. Сколько хранятся заявления на отпуск

По общему правилу, все документы по личному составу хранят в течение определенного периода с учетом времени их создания и окончания делопроизводства (ст. 17 закона № 125-ФЗ.

  1. Срок хранения приказа и заявления на отпуск, приобщенного к личному делу сотрудника, составляет:
  • 75 лет, если они закончены делопроизводством до первого января 2003 года;
  • 50 лет, если они закончены делопроизводством после первого января 2003 года.

Письменная просьба работника о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска приобщается к приказу руководителя на предоставление отпуска. Пунктом 19 Перечня установлено, что такие документы следует хранить 5 лет, если они не были приобщены к личному делу сотрудника. Необходимо учитывать, в зависимости от вида предоставляемого отдыха, от условий работы сотрудника срок хранения заявлений на отпуск работников может отличаться.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как хранить документы в кадровой службе . Из статьи вы узнаете, какие документы обязательны для хранения, каковы условия хранения, какая ответственность предусмотрена за нарушения, допущенные при работе с архивными документами.

Сколько хранить заявления на отпуск

Заявление на отпуск, подшитое в личное дело, необходимо хранить не менее 75 лет, если оно закончено делопроизводством до 1 января 2003 года. Если личное дело закончено после 2003 года, хранить его нужно не менее 50 лет. Это очень важно учитывать для надлежащего применения пунктов 656, 665 Перечня, утвержденном приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 года №558.

Такое понятие как «личное дело», порядок наполнения этого документа определен только для государственных служащих. Положение о персданных государственного гражданского служащего Российской Федерации и о ведении личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609. В Положении установлен перечень обязательных документов, которые нужно включить в личное дело.

В этом перечне отсутствует заявление о предоставлении отпуска. Поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, создаст он отдельные папки, куда будут включены соответствующие заявления, или включит их в состав личного дела сотрудника. В зависимости от этого хранение заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск должно осуществляться 75, 50 или 5 лет соответственно.

Памятка от эксперта-кадровика. Сроки хранения кадровых документов в организации

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников

Независимо от того, куда будут подшивать заявление на отпуск, каким годом было закончено делопроизводство, для отдельных категорий работников хранить такие документы необходимо 75 лет. К таким категориям относятся сотрудники, работающие во вредных, опасных условиях.

Личные дела руководителей, в которые помещены заявления о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, хранят постоянно. Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания (ст. 22.1Закона № 125-ФЗ).

Для кадровых отделов госструктур разработаны соответствующие акты, которыми регламентируется организация подготовки и хранения внутренних документов. Несмотря на это все нормативно-правовые акты объединяет следующее:

  • 5 лет хранят заявления на ежегодные оплачиваемые и учебные отпуска, не помещенные в состав личных дел;
  • 75 лет хранят заявления на отпуск от сотрудников, работающих во вредных, опасных, тяжелых условиях;
  • 75 лет хранят заявления на отпуск от сотрудников государственной службы, которая не является государственной гражданской службой;
  • бессрочно хранят заявления на отпуск, полученные от руководителей, если такие заявления находятся в составе личных дел;
  • от 75 до 50 лет (в зависимости от года окончания делопроизводства) хранят заявления на отпуск во всех остальных случаях, если они размещены в составе личных дел.

Для акционерных обществ основной порядок и сроки хранения кадровых документов установлен постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 года под № 03-33/пс. Хранение документов по личному составу обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юридического лица.

Все прочие организации, относящиеся к частной форме собственности, вправе устанавливать свой порядок ведения дел и хранения документов по личному составу, учитывая все правила соответствующего Перечня. Требования к сортировке, хранению кадровых документов работодатель устанавливает локальными нормативными актами с учетом требований действующего законодательства.

Где хранят заявления на отпуск сотрудников

Ответ на вопрос, где хранятся заявления на отпуск, зависит от порядка хранения кадровых документов по личному составу в конкретной организации. Общий порядок ведения документооборота в каждой организации, в том числе и правило ведения, хранения кадровых документов, конкретная организация вправе установить самостоятельно. Важно учитывать требования действующего законодательства (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 8.02.1998 № 14-ФЗ). Исключением являются те организации, в которых соответствующий порядок закрепляется на законодательном уровне.

Заявление на отпуск, где должно храниться на практике

На практике многие организации хранят письменные заявления сотрудников:

  • в личных делах, если они ведутся;
  • помещают в отдельные дела;
  • группируют с распоряжениями.

От того, где хранить заявления на отпуск, зависит и конкретный срок их хранения. Личные дела должны храниться от 75 до 50 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства. При этом отдельные папки, в которые помещены заявления или сгруппированы приказы с заявлениями можно уничтожить уже через пять лет (ст. 22.1Закона № 125-ФЗ и п. 665 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Для хранения кадровых документов организации следует оборудовать специальные помещения, например, сейфы или запирающиеся шкафы. Основные рекомендации к устройству хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года под № 526. Коммерческие организации вправе не соблюдать установленные требования к хранилищам. Достаточно обеспечить лишь такое хранение, которое позволит предотвратить несанкционированное использование документов, предотвратит попадание света и пыли.

Памятка эксперта-кадровика. Как оформлять дела по личному составу

Где хранить приказы на отпуск

Ответ на вопрос, где хранятся приказы на отпуск, также зависит от порядка хранения кадровых документов по личному составу в конкретной организации. Распоряжения можно поместить в личных делах сотрудников, если их ведут в организации, разместить в отдельных делах или сгруппировать с заявлениями. В зависимости от этого устанавливается срок хранения. Например, приказы, размещенные в отдельных делах и сгруппированные с письменными заявлениями сотрудников достаточно хранить в течение пяти лет.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, каким способом уничтожить документы с истекшим сроком хранения . В статье описаны все варианты безопасного и надежного уничтожения документов, у которых истекли установленные сроки хранения.

Срок хранения заявления на отпуск зависит от вида отпуска, от того, куда помещен такой документ. Для хранения кадровых документов организации следует оборудовать специальные помещения, например, сейфы или запирающиеся шкафы.

Коммерческие организации вправе не соблюдать установленные требования к хранилищам. Достаточно обеспечить лишь такое хранение, которое позволит предотвратить несанкционированное использование документов, предотвратит попадание света и пыли.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Комментарии закрыты.