Понятие и последствия счетной ошибки при начислении заработной платы, ошибка бухгалтера начислении заработной платы

Содержание
  1. Понятие и последствия счетной ошибки при начислении заработной платы
  2. Больше о понятии
  3. Арифметические неточности
  4. Техническая оплошность
  5. Способы доказывания
  6. Удержание средств
  7. Документальное закрепление
  8. Налогообложение
  9. Неверные начисления заработной платы и других выплат
  10. Ошибка бухгалтера по начислению заработной платы
  11. Счетная ошибка при начислении заработной платы: как быть
  12. О чем речь
  13. Если при начислении заработной платы – счетная ошибка
  14. Если ошибка – не счетная
  15. Что делать в случае обнаружения счетной ошибки при начислении заработной платы
  16. Что это такое
  17. Техническая оплошность
  18. Доказательства счетной ошибки при начислении заработной платы
  19. Удержание из дохода работника
  20. Отражение в учете
  21. Исправление расчета НДФЛ

Понятие и последствия счетной ошибки при начислении заработной платы

Счетная ошибка при начислении заработной платы – наиболее часто встречающееся нарушение, с которым сталкиваются работники и работодатели. Это связано с тем, что оперирование формулами начисления заработных плат производится бухгалтерами, и исключить человеческий фактор нельзя. Кроме того, нередки сбои в работе техники и системных программ. И поскольку от размера выплаченной зарплаты зависит не только справедливая оплата труда, но и размер налоговых отчислений, то законодатель предусмотрел несколько механизмов решения данной оплошности.

Больше о понятии

Согласно нормам действующего законодательства, оплошности при составлении документов на начисление заработных плат могут быть двух видов:

  • арифметические;
  • технические.

Определение того, какая была допущена ошибка, и будет влиять на необходимость ее возмещения сотрудником. Также нужно учитывать, что большинство вопросов, касающихся удержания из зарплат работников, рассматриваются в судебном порядке. А потому работодателю, заинтересованному в решении проблемы в свою пользу, следует максимально тщательно подойти к вопросам доказывания своей правоты.

Арифметические неточности

В нормативных актах России нет конкретного определения понятии, что такое счётная ошибка, но в бухгалтерской практике принято применять такое обозначение: это допущенная оплошность при совершении всякого рода арифметических действий с суммами заработных плат. В данном случае речь идет об элементарных математических действиях: умножение и деление, суммирование и вычитание.

Ошибка в расчете может быть сделана как в пользу работника, так и наоборот. Если выяснилось, что служащему была недоплачена сумма денежного обеспечения, то предприятие обязано с последующей выплатой зарплаты возместить удержанную сумму. Даже если данная ошибка будет установлена гораздо позже при оформлении документов на увольнение, фирма должна оплатить убытки. Гораздо сложнее обстоит ситуация, если допущенная оплошность стала причиной чрезмерной выплаты.

Важно! Счетная ошибка является законным основанием для удержания с дохода работника суммы превышения оплаты, если она была допущена вследствие неправильных арифметических расчетов.

Закон определяет, что работодатель может двумя законными способами удержать нужный объем денежных средств:

  • по письменному согласию самого служащего;
  • на основании соответствующего решения суда (этот способ может применяться как к трудоустроенным лицам, так и уже уволенным работникам).

Кроме того, необходимо обратить внимание на перечень особенностей, которые исключают допущенные оплошности из числа счетных ошибок и возможность удержания денежных средств из дохода работника. В частности:

  • случайное внесение неверных данных в бухгалтерскую программу расчета заработных плат;
  • если нарушение было допущено бухгалтером в силу его низкой квалификации или служебной небрежности;
  • нарушение в работе расчетной программы (исключение составляют случаи, когда специалист по обслуживанию компьютерной техники составит заключение, что действительно сбой в программе привел к сверхурочным выплатам);
  • технические ошибки.

Техническая оплошность

Допущение технических ошибок исключает всяческие варианты, по которым можно взыскать с работника сумму чрезмерной зарплаты. И суды, как показывает практика, зачастую отказывают в удовлетворении ходатайств работодателей, ссылаясь на эти причины. К ошибкам, в силу которых изъятие средств не производится, относят:

  • неверное введение исходных данных;
  • указание неправильных оснований расчета (зарплата, больничный, отпуск);
  • ошибочная выплата двух зарплат одновременно;
  • указание лишних льгот или неверных их процентов.

Способы доказывания

Суд, как правило, находится на стороне работника, а потому бухгалтеру и управлению предприятия нужно как следует подготовиться к доказыванию своей точки зрения в судебном заседании. Кроме этого, нужно подготовить такой пакет бумаг:

  • ходатайство руководителя предприятия с подробным описанием возникшей проблемы, а также указанием причин и размеров начислений сверх нормы;
  • объяснение ответственного работника за внесение данных в компьютерный учет (бухгалтер);
  • акт, который был составлен при выявлении финансовой неточности;
  • зарплатная ведомость с указанием сумм дохода работника за предыдущий месяц, когда была допущена оплошность, и следующий;
  • листы математических расчетов;
  • заключение ІТ-специалиста (когда счетная ошибка возникла при нарушении работы программ).

Удержание средств

Если работник добровольно предоставил соглашение на удержание со следующего размера зарплаты денежных средств, или же когда в судебном порядке было принято решение удовлетворить ходатайство работодателя, то только в этом случае сумма может быть удержана из очередной зарплаты. Кроме издержек по допущенным счетным ошибкам, с заработной платы работника могут быть дополнительно вычтены такие денежные средства:

  • алименты (на основании решения суда нужная сумма автоматически направляется на счет законного получателя денежных средств);
  • подоходный налог, а также налог в пенсионный фонд, которые автоматически направляются контролирующим бюджетным структурам;
  • ранее оплаченные суммы фирмой (например, отгул всех дней отпуска ранее окончания календарного года при оформлении расторжения трудового соглашения).

Документальное закрепление

При получении оснований возврата денежных средств в пользу фирмы бухгалтер предприятия должен надлежащим образом закрепить указанную процедуру в финансовых документах. В частности, для этого составляется форма № 0504833. Кроме того, порядок внесения информации о зачислении на счет компании будет зависеть от того, каким образом возмещены денежные средства, а также за какой период времени они насчитаны.

Если речь идет об изъятии суммы за действующий год, то с зарплаты сотрудника в следующем месяце будет автоматически снята нужная сумма денежных средств. Если же речь идет о погашении задолженности за прошедшие годы, то работник также может внести нужную разницу от дохода в кассу предприятия. Если речь идет об автоматическом вычете средств, то нужно учитывать отчисление НДФЛ. Когда же деньги поступают через кассу, то это считается доходом предприятия и подразумевает оплату налогов самой фирмой.

Налогообложение

Со всех видов доходов из работников удерживается подоходный налог, размер которого зависит от суммы заработной платы, поэтому допущенная счетная или техническая ошибка влечет за собой и нарушение в отчислении НДФЛ. Как происходит корректировка, зависит от того, в какую сторону допущена ошибка. Если речь идет о недостающей зарплате и, как результат, уплате меньшего налога, то в следующем месяце, когда работодателем будет выплачена большая сумма, и размер налогообложения будет пропорционально больше.

Если же оплошность допущена в пользу работника, и с его счета был снят больший размер налога, то, при необходимости возврата данных средств предприятию, работнику должны возместить сумму налоговых отчислений. Для этого следует направить в бухгалтерию соответствующее заявление. И, на основании заявления, в будущем месяце размер НДФЛ будет меньше.

Кроме возможных вариантов получения лишних отчислений от работника (личное согласие, судебное решение), можно дополнительно предусмотреть этот пункт в трудовом соглашении. Таким образом, подписание трудового договора является автоматическим согласием работника на изъятие чрезмерных выплат при их случайном начислении.

Неверные начисления заработной платы и других выплат

Доброго времени суток. Уважаемые бухгалтера и не только, ОЧЕНЬ нужна Ваша помощь!

Я являюсь директором муниципального казенного учреждения.
В штате свыше 20 человек.
У всех сотрудников разный режим работы, так как у учреждения шестидневный график работы.

В первых числах февраля 2016 года мне стало известно, что мой бухгалтер в течении всего прошлого года неправильно осуществляла выплаты как зарплаты так и начисления по больничным и отпускам. Одним переплачивала, другим недоплачивала. Время от времени самостоятельно делала удержания (порой даже без ведома сотрудников). И теперь у меня возникаю вопросы типа:
— можно ли все это исправить?
— какие для этого есть сроки с учетом того, что на дворе годовые отчеты?
— если это поправимо, то как это лучше сделать?
— какие последствия грозят?

Насколько я понял, углубившись в этот вопрос, это была бухгалтерская ошибка (точнее ошибки) и пока не было проверок можно все исправить. Но что делать с переплатами и недоплатами я вот понять так и не смог. Можно ли делать взаимозачеты по одному и тому же сотруднику (переалата/недоплата) если он задним числом даст свое согласие на удержание?

Спасибо за внимание, надеюсь на пару толковых советов.

Я бы сказала — даже нужно, поскольку если придет проверка и это обнаружит, то Вас при любом раскладе заставят выплатить недоплату работникам с учетом процентов + могут выписать штраф. Предписания контролирующих органов обязательны к исполнению, поэтому отказаться Вы не сможете (правда их можно обжаловать, но это НЕ в Вашем случае, потому как тут явно «ваш косяк» (извините за выражение).

Статья 357. Основные права государственных инспекторов труда[Трудовой кодекс РФ] [Глава 57] [Статья 357]
Государственные инспекторы труда при осуществлении федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеют право:
в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения проверки организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, работодателей — физических лиц;
запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, иных организаций и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;
изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с уведомлением об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт;
расследовать в установленном порядке несчастные случаи на производстве;
предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке;
абзац утратил силу;
направлять в суды требования о ликвидации организаций или прекращении деятельности их структурных подразделений вследствие нарушения требований охраны труда;
выдавать предписания об отстранении от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знания требований охраны труда;
запрещать использование средств индивидуальной и коллективной защиты работников, если такие средства не соответствуют обязательным требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации о техническом регулировании, и государственным нормативным требованиям охраны труда;
абзацы одиннадцатый — двенадцатый утратили силу;
составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях в пределах полномочий, подготавливать и направлять в правоохранительные органы и в суд другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о возмещении вреда, причиненного здоровью работников на производстве;
предъявлять организации, проводящей специальную оценку условий труда, обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений требований законодательства о специальной оценке условий труда.
В случае обращения профсоюзного органа, работника или иного лица в государственную инспекцию труда по вопросу, находящемуся на рассмотрении соответствующего органа по рассмотрению индивидуального или коллективного трудового спора (за исключением исков, принятых к рассмотрению судом, или вопросов, по которым имеется решение суда), государственный инспектор труда при выявлении очевидного нарушения трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеет право выдать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению. Данное предписание может быть обжаловано работодателем в суд в течение десяти дней со дня его получения работодателем или его представителем.

Цитата (Wandigo):
В первых числах февраля 2016 года мне стало известно, что мой бухгалтер в течении всего прошлого года неправильно осуществляла выплаты как зарплаты так и начисления по больничным и отпускам. Одним переплачивала, другим недоплачивала. Время от времени самостоятельно делала удержания (порой даже без ведома сотрудников). И теперь у меня возникаю вопросы типа:
можно ли все это исправить?

Насколько я понял, углубившись в этот вопрос, это была бухгалтерская ошибка (точнее ошибки) и пока не было проверок можно все исправить. Но что делать с переплатами и недоплатами я вот понять так и не смог. Можно ли делать взаимозачеты по одному и тому же сотруднику (переалата/недоплата) если он задним числом даст свое согласие на удержание?

И коль уж Вы сами решили это все поправить, — вперед.
Исправить, конечно, можно.
Обратите внимание на то. что если работнику выплачивали лишние денежки по ОШИБКЕ БУХГАЛТЕРА (как Вы сами это озвучили), то производить удержания без на то согласие работника Вы НЕ можете. Поэтому, Вам для начала нужно все выявленные переплаты перечислить в уведомлении — каждого работника Вы должны уведомить, что в таком-то месяце Вам была излишне выплачена заработная плата в таком-то размере. Предлагаем Вам (или просим Вас) дать согласие на возврат излишне выплаченных сумм (или на удержание с Вашей заработной платы за февраль 2016 г). В общем, что-то в этом роде. На данном уведомлении работник пишет свое согласие — или вернет в кассу, или на удержание из з/п. И только после этого Вы делаете перерасчет, а именно — удержание.

Статья 137. Ограничение удержаний из заработной платы[Трудовой кодекс РФ] [Глава 21] [Статья 137]
Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса.
В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
счетной ошибки;
если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Только я обратила бы Ваше внимание на то, что работнику лучше дать свое согласие на удержание НЕ задним числом, а текущим. Ведь все-таки расчеты по налогам уже произведены на те суммы, которые работнику выплачены, отчеты тоже сданы.
Если работник напишет согласие «задним» числом, то будет хуже. А хуже вот в чем: получается, работник дал свое согласие ЯКОБЫ в ноябре 2015, а Вы удержание будете производить только в феврале 2016? Проверяющему захочется спросить — а Вы что спали-то?

Если Вы честно собрались исправлять все, то делайте текущим числом. Все-таки, у Вас это не единичный случай. И «подогнать» будет сложно Вам.

Что касается доплат в адрес работника. Лучше сразу доплатить работникам с учетом процентов за задержку выплат.

Статья 236. Материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику[Трудовой кодекс РФ] [Глава 38] [Статья 236]
При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Что касается штрафов, то загляните сюда:
КоАП РФ, Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
(в ред. Федерального закона от 28.12.2013 N 421-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, —
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Есть еще про заработную плату статеечка и в уголовном кодексе — статья 145.1. — это так, на всякий случай!

Ошибка бухгалтера по начислению заработной платы

Такая ситуация. Бухгалтер по заработной плате допустил ошибку в начислении заработанной платы сотруднику. Переплата составила 140000 руб. Сотрудник отказывается от удержания части заработанной платы. Бухгалтер уволилась уже. (меньше года). Кого привлечь к ответственности? С кого удержать?

—Здравствуйте, виновного и привлекайте и солидарно, работника вместе с ним, а суд разберётся в этом вопросе. Удачи Вам и всего хорошего.

В суд нужно подавать на работника. Взыскивать излишне выплаченную заработную плату. Если была ошибка, то он должен вернуть деньги.

Излишне выплаченная вам зарплата может быть взыскана только в исключительных случаях. Таковыми статья 137 Трудового кодекса признает счетную ошибку. Определение Верховного суда от 20.01.2012 г. N 59-В 11-17 гласит, что счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях, то есть в действиях, связанных с подсчетом. Таким образом, вернуть переплату придется в том случае, если бухгалтер сложил два плюс два и получил пять.

Счетная ошибка при начислении заработной платы: как быть

Как поступить, если бухгалтер допустил счетную ошибку при начислении заработной платы? Особенно важно обратить внимание на случай, когда ошибка сделана в большую сторону. То есть фактически работнику переплатили зарплату. Как тогда удержать излишние средства и что предпринять? Рассмотрим этот вопрос подробно.

О чем речь

Для начала определим, о чем разговор. Итак, счетная ошибка при начислении заработной платы – это любая арифметическая оплошность. Такое определение предлагает Роструд в разъяснениях от 1 октября 2012 года № 1286-6-1. На него и будем делать акцент при рассмотрении вопроса.

Получается, что счетной следует называть ошибку, допущенную при арифметических вычислениях размера заработной платы.

ПРИМЕР
При вводе в программу исходных правильных данных произошел сбой. Результат оказался некорректным. Данные могут быть неверны и по причине влияния человеческого фактора.

Является ли счетной ошибка:

  1. возникшая в результате повторного перечисления месячной суммы заработка работодателем своему сотруднику;
  2. когда при расчете заработной платы не был учтен неоплачиваемый отдых работника;
  3. бухгалтерия сделала больше вычетов по подоходному налогу, чем положено сотруднику.

Такие ситуации, согласно определению Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 счетными признать нельзя. Дело в том, что они допущены не в ходе тех или иных математических вычислений.

Четкое разграничение понятия счетной и не счетной ошибки важно для того, чтобы работодатель в зависимости от этого мог предпринять соответствующие меры. В том случае, когда сотруднику выдали меньше денег, чем это было положено, недостающую сумму ему следует додать. В случае же необходимости удержания денежных средств действия работодателя будут различны в зависимости от вида допущенной ошибки.

Если при начислении заработной платы – счетная ошибка

Часть 2 статьи 137 ТК РФ гласит, что в этом случае переплаченную сотруднику сумму допустимо удержать.

Порядок действий работодателя регламентирует часть 3 это же статьи. Компания может сделать удержание, если сотрудник:

  1. не оспаривает такое решение;
  2. согласен с основанием для удержания и размером суммы.

Произвести удержание следует в течение 1 календарного месяца после переплаты.

Таким образом, сначала работодатель должен взять у сотрудника письменное разрешение на проведение обратной бухгалтерской операции. После этого – издать соответствующее распоряжение, на основании которого сделать удержание.

В этом случае можно поступить и проще. Работнику достаточно подписать изданный приказ об удержании средств из его заработной платы. При этом не обязательно оформлять отдельное письменное разрешение.

Часть 1 статьи 138 ТК РФ и разъяснения Минздравсоцразвития от 16 ноября 2011 года № 22-2-4852 указывают на следующий важный момент: размер удержанной суммы не может быть больше, чем 20% от выплаты работнику за вычетом подоходного налога.

А как же поступить, если работник не дает письменного согласия на удержание средств из-за счетной ошибки при начислении заработной платы? В этом случае на основании статьи 248 ТК РФ работодатель может идти в суд.

Если ошибка – не счетная

Если при выплате сотруднику его заработка была допущена ошибка, которую к счетной отнести нельзя, работодатель должен знать: в случае несогласия работника на удержание излишней суммы вернуть средства будет невозможно. Даже через суд! Единственный вариант – получить письменное согласие работника на удержание выплаченной сверх положенного денежной суммы.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Что делать в случае обнаружения счетной ошибки при начислении заработной платы

Работодатель вправе вернуть излишне уплаченную сумму заработка, если он совершил счетную ошибку. Для этого необходимо получить согласие работника или доказать этот факт в суде.

Излишняя выплата может быть произведена как трудящемуся в настоящее время, так и уволенному сотруднику.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Если гражданин работает в компании, достаточно его согласия на удержание. Работодатель должен убедиться, что излишняя выплата осуществлена из-за неправильных математических действий при расчете. Затем нужно предложить сотруднику внести деньги в установленный срок либо получить его разрешение на удержание. Он должен написать заявление, на основании которого готовится приказ о ежемесячном удержании 20% от зарплаты.

Если получивший излишнюю сумму сотрудник уже уволен, то возмещение нужно производить через суд. В арбитраж подаются документы, подтверждающие арифметическую ошибку и подробный алгоритм расчета.

При сбое в программе следует подготовить для суда отчет программиста, в котором зафиксированы неполадки и указано их влияние на итог вычислительных действий.

В ст. 137 ТК приведены все случаи, при которых удержание переплаты из заработка возможно по закону.

Часто вопрос возврата переплаты решается в судебном порядке, т. к. труженик отказывается вернуть ее добровольно. Работодатель может рассчитывать на положительное решение суда, если произошла счетная ошибка или сбой в программе. При технических неточностях и неправильном применении нормативов деньги останутся у работника.

Что это такое

Конкретного определения счетной ошибки нет ни в одном нормативном документе, регламентирующем трудовые отношения в РФ.

Счетной признается ошибка, совершенная при осуществлении арифметических действий, т. е. неверный результат деления, умножения, сложения или вычитания. Об этом свидетельствует Определение ВС РФ № 59-В11-17 от 20.01.12 и письмо Роструда № 1286-6-1 от 01.10.12.

При обнаружении такой неточности составляется соответствующий акт в произвольной форме.

Счетная ошибка при начислении заработной платы является законным основанием для удержания переплаты из дохода сотрудников, при начислении которого она была допущена.

Если отсутствует факт недобросовестности гражданина или ошибки в расчетах, он не обязан возвращать излишне полученную им зарплату (п. 3 ст.1109 ГК).

Сейчас учет в основном ведется с использованием бухгалтерских программ. Если расчетчик ошибся при вводе в нее данных, это признается технической ошибкой по вине работодателя. Она не относится к счетным и возникшая в результате нее переплата не подлежит возмещению.

Не возвращаются излишне выданные суммы, возникшие по причине неточности, совершенные расчетчиком из-за его низкой квалификации или небрежности. Программы, в которых работают бухгалтера, уже содержат все необходимые формулы для верного расчета вознаграждения персоналу.

Если программа дала сбой, то работодателю необходимо вызвать специалиста, ее обслуживающего, который должен документально зафиксировать данный факт. При наличии подтверждающей бумаги суд может приравнять некорректное функционирование программы к счетной ошибке.

При обнаружении переплаты ее можно удержать из заработка сотрудника только с его согласия или по решению суда. В последнем случае должна быть доказана вина или недобросовестные действия сотрудника или установлена счетная ошибка. Работодателю необходимо предоставить соответствующий акт работнику и суду.

При отсутствии доказательств суд не удовлетворит требование об удержании переплаты с труженика.

Следует закрепить определение счетной ошибки в локальном документе компании, например, в Колдоговоре. Для рассмотрения факта переплаты работодателю необходимо создать специальную комиссию. В ее состав можно включить главбуха, кадровика, финансового руководителя, администратора. Функции председателя можно возложить на директора.

С заключением комиссии труженика нужно ознакомить в обязательном порядке.

Техническая оплошность

Неправильный ввод данных признается технической ошибкой. Именно так суды часто характеризуют допущенную бухгалтером оплошность. При этом переплата работником не возвращается.

К таким ошибкам, например, относятся:

  • неправильное применение налоговых льгот;
  • выбор не того коэффициента при начислении зарплаты;
  • ввод неверных исходных данных для расчета и т. д.

Такие недочеты практически невозможно переквалифицировать в счетные.

Суд откажет в возмещении переплаты при отсутствии связи неисправности в программе и арифметической ошибки. Сами по себе технические неполадки не могут свидетельствовать о счетной ошибке, поэтому необходимо заключение соответствующего специалиста, доказывающее эту взаимосвязь. В этой ситуации акт об обнаружении неточности не нужен.

В судебной практике техническими ошибками признаются:

  • некорректное внесение сведений в программу;
  • двойное перечисление заработка и прочих выплат;
  • выплата вознаграждения за период по разным основаниям;
  • несоблюдение правил, установленных нормативными документами.

Работодателю необходимо помнить, что при счетной ошибке удержание переплаты из заработка сотрудника без его согласия противозаконно (ч. 3 ст. 137 ТК).

В противном случае труженик может подать в суд, который обяжет компанию вернуть деньги и компенсировать гражданину моральный вред. Разбираться в основаниях и правомерности удержания арбитры не будут.

Для получения согласия от работника нужно подготовить для него уведомление в письменной форме. Сотрудник может написать заявление на возврат средств или заполнить соответствующие графы извещения. Труженик должен написать, что согласен с причиной и размером удержания.

При получении от сотрудника одобрения, работодатель может установить ему определенный срок для возврата денег, например, 3 дня, как для командировочных расходов. По истечении срока руководитель в течение месяца вправе издать приказ на удержание суммы. Распоряжение оформляется только при наличии согласия.

При отказе работника или пропуске месячного срока вернуть переплату возможно только по решению суда.

Доказательства счетной ошибки при начислении заработной платы

Для судебного разбирательства от работодателя потребуется объяснительная бухгалтера.

К ней прикладывают:

  • математический расчет с ошибкой;
  • расчетные листки;
  • ведомости по начислению и выдаче заработка.

Нередко работодатель ссылается на программную ошибку. Она не относится к несоблюдению компанией требований законодательства, поэтому также может признаваться счетной при наличии доказательной базы.

Если расчетчик допустил описку или опечатку деньги часто удается вернуть. Например, при перечислении труженику суммы, намного большей положенной.

Как организовать зарплатный проект — читайте тут.

Удержание из дохода работника

Деньги из заработка сотрудника могут удерживаться на основании следующих нормативных документов:

НК РФ п. 4 ст. 226 Работодатель обязан удержать НДФЛ из начисленной труженику зарплаты.

Статья 226. Особенности исчисления налога налоговыми агентами

СК РФ ст. 109 Организация должна удерживать из дохода работника алименты и переводить их на счет получателя. Основанием для этого является исполнительный лист или заверенное у нотариуса соглашение.

Статья 1109. Неосновательное обогащение, не подлежащее возврату Статья 109. Обязанность администрации организации удерживать алименты

Закон об исполнительном производстве № 229-ФЗ от 02.10.07 На основании п. 3 ст. 98 работодатель должника должен производить удержания из его заработка по исполнительному документу в соответствии с содержащимися в нем требованиями.
Закон о госпособиях гражданам с детьми № 81-ФЗ от 19.05.95 Ст. 19 обязывает компанию удерживать из доходов работников переплату пособий, возникшую по вине тружеников. Например, из-за сокрытия сведений, влияющих на размер и назначение выплат, предоставления ложных бумаг.
Закон о соцстраховании № 255-ФЗ от 29.12.06 Пункт 4 ст. 15 гласит, что излишне выплаченные суммы пособий от ФСС взыскиваются с получателя при выявлении факта его недобросовестности или при счетной ошибке бухгалтера.

В ст. 137 ТК сказано, что удержания из заработка труженика для погашения долга перед компанией возможны в следующих случаях:

  • для возмещения аванса, который был выдан в счет заработка и не отработан;
  • для погашения неизрасходованного и не возвращенного в срок аванса, выданного на командировку, служебную поездку или иные цели;
  • для возврата переплаты работнику из-за счетной ошибки либо при признании уполномоченным органом наличия вины труженика в несоблюдении трудовых норм или простое;
  • при увольнении сотрудника до окончания периода, за который он уже отгулял оплачиваемый отпуск.

Решение о возврате переплаты работодатель должен принять в месячный срок с момента, когда аванс должен был быть возвращен, долг погашен, выявлена счетная оплошность. Сотрудник должен дать согласие на удержание.

Пример

В соответствии со ст. 138 ТК сумма всех удержаний из месячной зарплаты сотрудника не может превышать 20%.

Пример:

Сантехнику ООО Холопову В. В. за апрель 2019 года начислена зарплата в размере 16 тыс. р. По приказу руководителя за этот период ему полагается премия 4 800 р.

Бухгалтер начислил работнику 22 800 р. и произвел выплату за минусом НДФЛ (22 800 – 13% = 19 836 р.).

Спустя месяц расчетчиком была выявлена счетная ошибка при начислении заработной платы в сумме 1 740 р. (19 836 – (20 800 – 13%)).

Для фиксации факта счетной ошибки в ООО была создана комиссия, в которую бухгалтер написал объяснительную. Оплошность была признана арифметической. Ее решили взыскать из заработка работника за май 2019.

Уведомление об этом направили Холопову В. В. и он подтвердил свое согласие с ситуацией.

Отражение в учете

При согласии сотрудника вернуть в кассу излишне выданную ему сумму бухгалтер должен отразить это проводками.

В таблице они представлены для бюджетного учреждения:

Операция Дт Кт
Переплата выявлена и погашена в данном году
Сторнирован излишне начисленный доход 401 20 211 – издержки по зарплате 302 11 730 – увеличена кредиторка по зарплате
Выявлена переплата прошлых лет
В текущем периоде начислен заработок в размере выявленной ранее переплаты 205 81 560-увеличчена дебиторка по прочим поступлениям 401 10 180-прочие затраты
Сотрудник внес излишек в кассу 201 34 510-поступили деньги 205 81 660-уменьшена дебиторка по прочим затратам

Обнаруженная переплата подтверждается справкой ф. 0504833, на основании которой сумма отражается в учетных регистрах. Переплата прошлых периодов учитывается как доход. Работник возвращает сумму за минусом НДФЛ.

Исправление расчета НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 226 НК РФ при выявлении счетной ошибки после удержания НДФЛ его излишнюю сумму можно учесть при расчете заработка будущих периодов.

Если в прошлом периоде излишне удержан и уплачен налог, учесть его можно в текущем месяце, т. е. перечислить в бюджет меньше на величину переплаты. Излишек должен зачитываться автоматически.

Если сторнируемая сумма НДФЛ больше начисленной в следующих периодах, у труженика возникает излишнее удержание налога. Такая ситуация возможна при увольнении. Работодатель обязан вернуть эти деньги по заявлению сотрудника. Такой порядок предусмотрен ст. 231 НК РФ.

НДФЛ возмещается работнику из сумм, подлежащих уплате в бюджет в будущем периоде по данному сотруднику и прочему персоналу, с доходов которого налог удерживается. Перечислить налог нужно в 3-месячный срок с момента подачи работником заявления. Переплату по НДФЛ организация вправе возместить по заявлению в ИФНС.

Обнаруженная в текущем периоде счетная ошибка, свидетельствующая об излишне выплаченной зарплате сотруднику в прошлом периоде не признается ошибкой в расчете базы по взносам в ПФР. В подобной ситуации вносить корректировки в сданный ранее расчет РСВ-1 вносить не нужно. Например, ошибочная выплата вошла в базу первого квартала, а обнаружена во втором, неточность нужно учесть во втором квартале и не подавать уточненку за первый.

Итак, при выявлении счетной ошибки при начислении заработка работодатель должен утвердить комиссию и разобраться в ситуации. При наличии доказательств того, что неточность арифметическая, ее можно удержать из заработка труженика при его согласии на это либо подать иск в суд.

Как проводится аттестация работника на соответствие занимаемой должности — мы поясним.

Срок выплаты зарплаты на май 2019 — смотрите здесь.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит