Вкладыш в трудовую книжку — как оформить образец, трудовая книжка вкладыш образец скачать

Содержание
  1. Вкладыш в трудовую книжку — как оформить образец?
  2. Что говорит закон о заполнении вкладыша?
  3. Как приобрести вкладыш?
  4. Как выглядит вкладыш и что в него входит?
  5. Как оформляется вкладыш – основные нюансы
  6. Кто занимается оформлением, где хранятся документы?
  7. Что нельзя допускать при заполнении вкладышей?
  8. Несколько нюансов по заполнению вкладышей
  9. Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  10. Что представляет собой документ
  11. Правила заполнения
  12. Требования к ведению и хранению
  13. Вкладыш в трудовую книжку
  14. Правильность внесения записей
  15. Сколько может быть вкладышей
  16. Необходимые документы для получения
  17. Как заполняется
  18. Вкладыш в трудовую книжку
  19. Содержание
  20. Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
  21. Вкладыш в трудовую книжку как оформить, образец
  22. Вкладыш в трудовую книжку как оформить: инструкция по заполнению
  23. Правила о выдаче
  24. Заявление на получение вкладыша

Вкладыш в трудовую книжку — как оформить образец?

Вкладыш в трудовую книжку – необходимость, если чистые странички в этом документе уже закончились. При этом порядок заполнения вкладыша регулируется на законодательном уровне, потому так важно правильно заполнять документ. В нашей статье мы рассмотрим, как нужно это делать и кто ответственен за внесение записей во вкладыш.

Что говорит закон о заполнении вкладыша?

Правила по заполнению этого документа прописаны в изданном в 2003 году постановлении Министерства труда и социального развития, а форма вкладыша установлена постановлением правительства под № 225.
Вкладыш является отдельным документом, который должен обладать специальной защитой от подделки. С помощью такого листка можно избежать оформления сразу нескольких трудовых книжек, если в них больше нет места, тем более закон запрещает иметь сразу две трудовые, что позволит избежать серьезных проблем и путаницы при расчете трудового стажа и решения иных вопросов в области ТК РФ.

Вкладыш для трудовой книжки

Потребность в таком вкладыше возникает не только в случае, если работник постоянно меняет работу, но и в случае бурного карьерного роста, когда ожидается много записей. Кроме того, если вы предпочитаете работать по совместительству, и эта информация отражалась в трудовой, документа также может быть недостаточно.

Как приобрести вкладыш?

Вкладыши, как и иные документы и бланки, могут покупать лишь юридические лица. При этом работодателю нельзя делать следующее: принимать чистый документ от своего сотрудника или требовать его, поскольку физлицо не сможет приобрести его, не нарушив закон.

Важно помнить – такой документ относится к БСО, потому его следует приобретать только у посредников, которые занимаются продажами продукции от Госзнака Минфина РФ. У них обязательно должна быть доверенность, в которой прописаны серийные номера вкладышей. Чтобы убедиться в достоверности документов, можете запросить у поставщиков лицензию на ведение подобной деятельности.

Бланки покупаются по заранее заключенному договору, после передаются в бухгалтерию или отдел кадров – после внесения информации о покупке документ переходит к кадровому специалисту.

Как выглядит вкладыш и что в него входит?

Вкладыш – отдельные листки, которые оформлены на специальном бланке единой формы. При этом важно помнить – без трудовой книжки вклады недействительны, то есть эта бумажка всегда должна быть вместе с ней.

Работник, оформляющий вкладыш

У вкладыша есть титульный лист, куда нужно записать основную информацию о работнике.

  • Наверху размещен герб РФ.
  • Под ним записывается ФИО работника, его дата рождения.
  • Следом записывается образование специалиста и вносятся данные о его профессиональной деятельности.
  • Далее прописывается дата оформления документа, при этом прописью.
  • Титульный лист подписываем сам работник и специалист, занимающийся оформлением трудовых книжек (это может быть как сотрудник кадрового отдела, так и руководитель предприятия, если на него возложены такие обязанности).
  • Также обязательно нужно поставить печать предприятия. Без этого документ не будет иметь никакой юрсилы.
  • Во вкладыше должно быть несколько разделов:

    1. 9 разворотов для информации о работе.
    2. 8 разворотов о награждениях сотрудников.

    Как оформляется вкладыш – основные нюансы

    Вкладыши заполняются аналогично трудовым книжкам, однако у сотрудника кадрового отдела могут быть некоторые сложности. Общие правила заполнения следующие:

    • Документ должен оформлять тот работодатель, у которого на данный момент работает сотрудник. И только тогда, когда все странички в трудовой заполнены.
    • Укажите всю информацию на титульном листе – об этом мы сказали вам выше. Обратите внимание на то, что нельзя дублировать дату оформления основного документа, вам нужно вписывать именно дату написания вкладыша.
    • Не забывайте фиксировать в документе все изменения. К примеру, если у сотрудника меняется фамилии, эту информацию обязательно следует вносить.

    И если закон предусматривает наличие только одной трудовой, то количество вкладышей не ограничено. Также правила не предусматривают, куда следует подшивать документы и куда ставить отметку о выдаче, однако, если исходить из судебной практики, можно сказать, что:

    • Лучше скреплять его и трудовую нитками.
    • На первой страничке нужно поставить штамп о выдаче вкладыша.
    • Также сюда же вносятся данные о серии и дате оформления вкладыша.

    Если нет штампа, данные следует внести от руки. Сам вкладыш обычно подшивается в конце трудовой, но намного удобнее пришить его в середине. Процедура весьма проста:

    1. С помощью шила делаем 4 или 6 отверстий на линии сгиба – при этом расстояние между дырочками должно быть одинаковым.
    2. Делаем аналогичные проколы и в трудовой.
    3. Вводим нить в проколы (идеально подходит хлопковое изделие № 10), при этом концы нитей должны в итоге выходить из одного отверстия.
    4. Завязываем крепкий узел.

    Важно помнить – в таком документе не следует допускать никаких ошибок. Если они есть, придется утилизировать испорченные листы и оформить новые. Серийный номер уничтоженного вкладыша нужно вырезать – он будет храниться в специальном журнале учета. Именно потому мы строго рекомендуем сначала полностью заполнить документ, а только потом подшивать его к трудовой – это значительно сократит время, если вдруг будут обнаружены ошибки.

    Кто занимается оформлением, где хранятся документы?

    Как и любыми вопросами в области заполнения трудовых, оформлением вкладыша должен заниматься тот, кого уполномочил на это руководитель предприятия. Обычно эти обязанности возложены на одного из специалистов кадрового отдела. Если предприятие небольшое, этим может заниматься главбух или один из менеджеров.

    В некоторых случаях, если в трудовые вложены еще и личные дела сотрудников, срок их хранения продлевают до 75 лет. Обычно их хранят в сейфе, который должен быть закрыт на ключ.

    Что нельзя допускать при заполнении вкладышей?

    Несмотря на простоту оформления вкладыша, как и трудовой, нередко в них допускаются ошибки, которые условно делятся на два вида:

    • Допущенные во время оформления.
    • Внесенные в процессе заполнения.

    Допущенные во время оформления

    Одной из самых распространенных ошибок можно назвать внесение неверных сведений о ФИО сотрудника, его образования. Чаще всего это происходит, если кадровик заполняет документ без наличия соответствующих сведений, записывая их со слов сотрудника. Как мы уже сказали, в этом случае бланк следует уничтожить.

    Внесенные в процессе заполнения

    Тут также часто совершаются ошибки при оформлении и внесении новых записей. Чаще всего это:

    • Неверная дата приема специалиста.
    • Нет данных о наименовании организации, должности работника, подразделения, где он будет работать.
    • Сокращение слов, чтобы они влезли в поля.

    Такие ошибки поддаются корректировке только на том предприятии, кадровики которого их сделали. А вот если их обнаружит новый работодатель, придется запрашивать получение официального документа из прошлой организации. Записи при этом нельзя вычеркивать или корректировать – их вносят лишь отдельной строкой, где указываются недействительные данные и вносятся правильные.

    При наличии таких ошибок у сотрудника, имеющего вкладыш, могут возникнуть серьезные проблемы:

    • С последующим трудоустройстве на работу.
    • Невозможность доказать свой реальный трудовой стаж.
    • Проблемы с получением пенсии и т.д.

    Также запрещено следующее:

    • Вместо использования вкладыша оформлять новый бланк трудовой.
    • Подшивать к трудовой книжке обычные чистые листы и вести там записи.

    Как правильно и куда клеить голограмму в трудовую книжку? Об этом мы подробно рассмотрим тут.

    Насколько может задерживаться зарплата по Трудовому кодексу? Об этом вы узнаете тут.

    Несколько нюансов по заполнению вкладышей

    Теперь вы знаете, как оформить вкладыш в трудовую книжку, однако наши советы помогут сэкономить время при заполнении документа и минимизировать ошибки.

    Заполненный вкладыш для трудовой книжки

    К основным нюансам стоит отнести:

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 577-03-71
    (Москва)

    +7 (812) 425-60-36
    (Санкт-Петербург)

    8 (800) 350-23-69 доб 680
    Для всех регионов!

    Это быстро и бесплатно!

    • Заполнение аналогично оформлению трудовой.
    • Без трудовой этот документ недействителен, как и при отсутствии печатей или штампов.
    • Нумерация начинается не сначала, а продолжает записи из трудовой. К примеру, если последняя запись была под номером «10», то во вкладыше первая запись будет иметь номер «11».
    • Не переживайте, если место на страничке в трудовой закончилось, а запись – нет. Нужно просто перенести запись во вкладыш с места, где она закончилась.
    • При изменении каких-либо данных сотрудника вносят корректировки как в записную, так и во вкладыш.
    • Если руководитель предприятия не проставил печать или не внес какой-либо дополнительной информации, а специалист уже работает в другом месте, нужно обратиться к «проштрафившемуся» предприятию для получения официальных документов.

    Мы рассмотри основные аспекты ведения вкладышей – используйте наши рекомендации для экономии своих сил и времени при решении кадровых вопросов. И помните, что внесенные записи при наличии ошибок могут сильно усложнить жизнь вашего сотрудника в будущем.

    Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке (ТК) делается соответствующая запись.

    Скачать для просмотра и печати:

    Обязательной фиксации подлежит информация о порядковом номере приказа и должности лица, в отношении которого он выдан. Вместе с этим работодатель или ответственный сотрудник обязан зафиксировать факт передачи пакета документов в книге учета.

    Местом хранения журнала является:

    Что представляет собой документ

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — это своеобразный регистр, основным предназначением которого является накопление сведений о передаче ТК от работников работодателю с последующим их возвращением законным владельцам.

    Журнал должен иметь установленную Постановлением Российского Министерства Труда форму и соответствовать правилам оформления, закрепленным законодательно. Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности.

    Для чего нужна книга

    Документ требуется для фиксации фактов:

    Наличие на предприятии данного документа обеспечивает порядок в работе с трудовыми книжками, способствует определению ответственности в случае их утери.

    Согласно правительственному Постановлению № 225 работодатель обязан не только иметь журнал, но и придерживаться правил хранения и внесения данных. Вместе с книгой учета работодатель должен вести расходно-приходную книгу, предназначением которой является фиксация сведений о документах, приобретенных за счет предприятия.

    Скачать для просмотра и печати:

    Кто ведет книгу

    Полномочиями на ведение журнала, как правило, наделяются:

    • сотрудники кадрового отдела;
    • бухгалтеры;
    • менеджеры по персоналу.

    Процедура назначения такого сотрудника предусматривает выдачу соответствующего приказа, на основании которого он приступает к выполнению своих обязательств.

    Полезно знать! Особых требований к оформлению приказа законодательством не предусмотрено, главное, чтобы он включал данные о личности ответственного сотрудника и детальный перечень его полномочий.

    Замена ответственного лица

    При необходимости замены лица, ответственного за ведение книги, к примеру, в случае его увольнения или перевода на другую должность, составляется акт приема-передачи документов. В бланк акта вносится полный перечень документации, подлежащей передаче.

    Уполномоченного сотрудника в обязательном порядке знакомят с ответственностью, которая наступает вследствие нарушения правил ведения документов строгой отчетности, в число которых входит книга учета.

    Правила заполнения

    В соответствии с законодательными нормами на обложке журнала указывается полное название компании, период, на протяжении которого велся документ. Характер информации внутри книги зависит от причины ее внесения.

    При трудоустройстве

    Так, при приеме на работу в столбцы бланка вносятся такие сведения:

    При увольнении

    При увольнении записи вносятся только в 12 и 13 графу бланка. В 12 прописывается дата последнего рабочего дня, в 13 — подпись владельца ТК , свидетельствующая о факте получения документа на руки.

    Если работника нет на работе в день увольнения, порядок действий будет следующим:

    Требования к ведению и хранению

    Документ ведется вручную ответственным работником. Перед началом заполнения книгу необходимо прошить и опломбировать.

    Как прошить

    Перед внесением записей в журнал его необходимо прошить. Для реализации процедуры следует выполнить такие действия:

    • пронумеровать каждый лист журнала;
    • на линии изгиба проделать два сквозных отверстия;
    • через образовавшиеся отверстия провести нить. Желательно использовать шелковую нить, она более прочная;
    • туго завязать концы нитки с задней стороны журнала.

    Требования к опломбированию

    За прошивкой книги учета следует ее опломбирование.

    Под данным термином подразумевается процесс закрепления концов нити, посредством использования специальной пломбы-наклейки или же аналога, изготовленного самостоятельно.

    На пломбе прописывается:

    • количество страниц в журнале;
    • данные ответственного сотрудника и его подпись.

    Заверяется пломба печатью предприятия.

    Основное предназначение опломбирования — зафиксировать нить так, чтобы ее нельзя было изъять, не повредив печать.

    Как исправить ошибку

    Ввиду того что журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

    Если подобная ситуация имеет место, необходимо выполнить такие действия:

    1. аккуратно под линейку зачеркнуть некорректные данные, снизу написать корректные;
    2. на внутренней стороне титульного листа зафиксировать информацию о проделанном исправлении (номер откорректированной записи, дата внесения поправки, подпись ответственного сотрудника и ее расшифровка).

    Ответственность за отсутствие книги

    Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей отсутствует на предприятии и данный факт выявлен контролирующими органами, работодатель привлекается к админответственности в виде наложения штрафа.

    Согласно ст. 5.27 КоАП его размер равен 70 тыс. руб.

    Скачать для просмотра и печати:

    Период хранения

    Подобно иным документам строгой отчетности книга учета должна храниться в архиве организации на протяжении 75 лет. По истечении данного периода документ подлежит уничтожению, что происходит в установленном законодательством порядке.

    Вкладыш в трудовую книжку

    Трудовая книжка имеет ограниченное число страниц и может наступить такой момент, когда они заканчиваются. При этом категорически запрещается исправлять наименование раздела, содержащего сведения о наличии награждений, добавлять страницы, используя чистые или свободные листы из другой трудовой книжки. При наличии таких нарушений есть вероятность возникновения проблем при оформлении пенсии. В таком случае дополнение производится вкладышем, который прикрепляется в конце трудовой книжки и служит её продолжением. Такой вкладыш в трудовую книжку (пример шаблона представлен ниже) завести имеет право лишь юридическое лицо или его официальный представитель. Работодатель оставляет за собой право компенсировать сумму, потраченную на покупку бланка.

    Правильность внесения записей

    В настоящее время трудовая книжка обязательный и неотъемлемый документ каждого совершеннолетнего работоспособного гражданина России. Она содержит всю необходимую информацию об официальной трудовой деятельности, служащей основанием для определения и начисления размера пенсии. Вкладыши разработаны аналогично трудовым книжкам. Начальные 19 страниц предназначены для отражения записей о работе, далее содержится информация о награждениях. Порядковый номер первой записи, внесенной во вкладыш будем следующим, после последней записи, внесенной в трудовую книжку или предыдущий вкладыш, т.к. является их продолжением.

    Приведем пример:

    последняя строка в трудовой книжке записана под номером 64. Вся информация не уместилась, тогда во вкладыше следует продолжить внесение данной информации под эти же номером. И другой пример: последняя запись в трудовой книжке под номером 64. Запись внесена полностью. В этом случае во вкладыше первая запись будет записана под номером 65.

    Сколько может быть вкладышей

    Можно открыть один и более вкладышей, хотя, как правило, ограничиваются одним. На 1 развороте трудовой книжки вверху справа при заполнении каждого вкладыша прописываются данные о его выдачи, содержащие серию и номер. Запись не должна закрывать никакую другую информацию. Вкладыш недействителен без оригинала. Поэтому дубликат трудовой книжки не подойдет.

    Необходимые документы для получения

    При выдаче вкладыша для трудовой книжке специалистом отдела кадров у сотрудника запрашиваются все документы, подтверждающие его личность и образование. Паспорт и диплом об образовании служат основанием для заполнения титульного листа, а дата выдачи вкладыша будет аналогична дате первой записи. Вкладыш заверяется специалистом предприятия, который отвечает за ведение и сохранность трудовых книжек, здесь же проставляется печать предприятия. Вся информация должна быть разборчива и внесена сразу, чтобы не возникло ситуации, когда предприятие реорганизовано, поменялись наименование или ведомственная принадлежность. Если, оформляя вкладыш сотрудник ошибся, бланк уничтожается. По факту уничтожения составляется акт.

    Как заполняется

    В настоящее время нет утвержденной формы уничтожения вкладышей, поэтому акт составляется в свободной форме и подписывается ответственными должностными лицами. В случае обнаружения несоответствий в разделах трудовой книжки исправления записей зачеркиванием не допускаются. В таком случае сведения признаются недействительными с последующим внесением достоверных записей, подтвержденных соответствующими документами. Таким образом исправляется запись, например, об увольнении, произведенном незаконно.

    При необходимости можно скачать образец вкладыша, но самое главное необходимо обеспечить правильность его заполнения.

    Вкладыш в трудовую книжку

    Содержание

    Вкладыш в трудовую книжку – это документ строгой отчетности, который выдается сотруднику работодателем в том случае, когда какой-то из разделов его трудовой заполнен полностью и нет пустого места для внесения новых записей. Он вшивается между ее последней страницей и задней обложкой. Купить вкладыш в трудовую книжку могут только юридические лица либо их представитель по доверенности, поэтому выдаются они сотруднику работодателем, а затем с работника взимается плата за его приобретение.

    Данный документ имеет утвержденную форму и состоит из 9 разворотов «Сведений о работе» и 8 разворотов «Сведений о награждениях». Количество вкладышей в трудовую неограниченно. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись либо ставится штамп «Выдан вкладыш» (как правило, в правом верхнем углу), указывается его серия и номер. Без трудовой книжки вкладыш является недействительным.

    Неправильно заполненные вкладыши подлежат уничтожению с составлением определенного акта.

    Записи во вкладыше продолжают нумерацию, сделанную в трудовой.

    Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

    Оформление вкладыша осуществляется в том же порядке и по тем же правилам, что и трудовая книжка.

    Заполнение титульного листа вкладыша производится на основании паспорта и документа об образовании работника. Датой заполнения считается фактическая дата оформления вкладыша. На первой странице указывается фамилия и подпись лица, ответственного за заполнение трудовых книжек, а также личная подпись работника – владельца трудовой.

    Запись о выдаче вкладыша вносится в книгу учета движения трудовых книжек.

    Вкладыш в трудовую книжку как оформить, образец

    Вкладыш выдается работнику, если закончился любой из ее разделов или свободное место для того, чтобы вносить записи, отсутствует. Вшивать его нужно между обложкой и последней страницей. Покупать новые бланки может юридическое лицо либо его представитель на основании доверенности. Сотруднику документ выдает работодатель, после чего с владельца взимается его стоимость.

    Вкладыш в трудовую книжку как оформить: инструкция по заполнению

    Оформление приложения регулирует Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним 2016 год. В ней пошагово прописан порядок внесения данных в документ. Титульный лист дополнения заполняется по паспорту работника и документу о его образовании. На первом листе прописывается ФИО и подпись ответственного за оформление основной книжки сотрудника. Тут же проставляется и подпись владельца документа. Обязательно делается запись о выданном приложении в книгу учета движения трудовых книжек.

    Приходно расходная книга по учету трудовых книжек и вкладышей к ним

    Документ представляет собой журнал, который используется для внесения информации о приобретении и выдаче трудовых книжек, дополнений на предприятии. В нем указываются номера, серии бланков, сколько они стоят. Учет сумм ведется в бухгалтерии.

    Отдельно должна вестись книга учета перемещения книжек и вкладышей. В ней отражаются данные о полученных на хранение документах при приеме на работу, их наличии, выдачи при увольнении. Ведением журнала занимается кадровый отдел.

    Приходно-расходная книга должна удовлетворять ряду требований:

    • 1. иметь плотную обложку для избегания порчи при длительном использовании и дальнейшем хранении в архиве;
    • 2. все страницы до начала применения должны быть пронумерованы (на первой странице ставится цифра «1», далее каждая последующая нумеруется по порядку);
    • 3. журнал обязательно прошивается и пломбируется;
    • 4. в конце книги делается заверительная надпись: цифрами, затем прописью пишется количество пронумерованных, прошитых страниц.

    Как прошить?

    Прошивка осуществляется следующим образом:

    • со стороны переплета делают 2-3 отверстия по вертикали, используя шило или дырокол;
    • через отверстия протягивается нитка (капроновая, обычная), лента или канцелярский шпагат;
    • концы выводят на последнюю страницу и завязывают узлом.

    Правила о выдаче

    Все новые бланки строгой отчетности приобретает работодатель. Они имеют порядковые номера для защиты от фальсификаций. Предприятия заключают договор со специализированной компанией на покупку партии бланков. Они обычно находятся в бухгалтерии, обязательно регистрируются в приходно-расходной книге.

    Бланк выпускается утвержденной формы. Он состоит из разворотов двух видов:

    • Сведения о работе (9 шт.);
    • Сведения о награждениях (8 шт.).

    Если в документе допущена ошибка, его считают испорченным. Приложение подлежит уничтожению. Обязательно должен составляться соответствующий акт. Нумерация записей в дополнении является продолжением к основному документу. Приложение обязательно вшивается. Не допускается использование стиплера, скотча и др. Перед тем, как вшить вкладыш, его нужно заполнить.

    Количество дополненных вложений не ограничивается законом. О выдаче каждого нового бланка на титульном листе основного проставляется надпись «Выдан вкладыш» (допускается использование штампа) и указывается его номер, серия. Отметка обычно наносится справа, в верхнем углу. Отдельно от трудовой такой лист недействителен.

    Срок хранения

    Законодательно установлены сроки хранения трудовых и документации по их учету.

    Это следующие периоды времени:

    • невостребованные книжки – 75 лет;
    • приходно-расходная книга по учету бланков – 5 лет;
    • книга учета движения документации – 75 лет.

    Заявление на получение вкладыша

    Для получения данного документа составляется заявление в свободном виде. Утвержденной формы законодательно не приводится. Чтобы правильно написать заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку образец можно скачать тут:

    Иногда заявлений может быть два. В одном пишется просьба о предоставлении дополнения, во втором указывается способ оплаты. Последнее передается в бухгалтерию. Удержание средств с зарплатой карты не может производиться без ведома работника.

    Скачать бланк вкладыша можно по ссылке:

    По любым вопросам обращайтесь к нашим юристам через данную форму!

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит