Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству, хранение трудовых договоров кадровому делопроизводству

Содержание
  1. Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству
  2. Договор оказания услуг по ведению кадрового делопроизводства
  3. Хранение трудовых договоров и литеры к приказам
  4. Срок хранения трудовых договоров
  5. Срок хранения трудовового договора
  6. Популярные
  7. Срок хранения трудовых договоров работников
  8. При увольнении сотрудника
  9. Определить срок хранения по виду документа:
  10. Личная карточка работника
  11. Сроки хранения документов
  12. Какой срок хранения кадровых документов в организации?
  13. Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения?
  14. Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве
  15. Сроки хранения кадровых документов на примере
  16. Таблица сроков хранения
  17. Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?
  18. Как хранятся трудовые договоры?
  19. Где хранится трудовой договор работника?

Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Ситуации из практики

С внесением изменений в трудовые книжки связано много интересных, спорных ситуаций, вызывающих затруднение на практике. Рассмотрим некоторые из них.

Например, ситуация, если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени, и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи. В таком случае, исправления вносятся в обычном порядке, предусмотренном законодательством РФ. Чаще всего выдается подтверждающая архивная справка, которая вкладывается в трудовую книжку. Также неверная запись может быть обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение сотрудника. Раз увольнение оформлено, то, соответственно, блок записей, произведенных в данной организации или у индивидуального предпринимателя, закрыт печатью и подписями.

Внесение записи без наименования организации влечет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Поэтому некоторые специалисты рекомендуют поступать следующим образом.

В трудовой книжке создается новый блок, т.е. вновь вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии (в данном случае следующий за номером записи об увольнении) и дата.

Далее вносятся необходимые изменения, и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы, а также подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.

№записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
6 20 03 2010 Уволен по соглашению сторон, Приказ от
пункт 1 части первой статьи 77 20.03.201 ОМ 25
Трудового кодекса Российской
Федерации
Инспектор отдела кадров
Ивашова Е.К. Ивашова
Печать
Миронов (подпись работника)
Общество с ограниченной
ответственностью «Смена»
7 20 03 2010 Запись за №6 недействительна Приказ от
Уволен в связи с истечением срока 20.03.2010 №25
трудового договора, пункт 2
части первой статьи 77
Трудового кодекса Российской
Федерации
Инспектор отдела кадров
Ивашова Е.К. Ивашова
Печать
Миронов (подпись работника)

На практике применяется и следующий наиболее распространенный способ – вносятся изменения без проставления наименования организации.

Еще один вариант: работнику выдается подтверждающая справка на фирменном бланке организации, за подписью руководителя и кадрового работника, где указано, что запись выполнена ошибочно и далее приведена правильная запись со ссылкой на соответствующий приказ.

Иногда случается, что при заполнении трудовой книжки пропускается разворот. Как исправить такую оплошность?

Заводить дубликат трудовой книжки не стоит, ведь страницы не вырваны и не испорчены. Пропущенные страницы следует погасить буквой «Z», внизу поставить подпись ответственного за ведение трудовых книжек лица и печать организации. Владельцу трудовой книжки следует выдать подтверждающую справку – по какой причине были погашены страницы.

Договор оказания услуг по ведению кадрового делопроизводства

Название Договор оказания услуг по ведению кадрового делопроизводства
страница 1/3
Тип Документы

filling-form.ru > Договоры > Документы

ДОГОВОР

оказания услуг по ведению кадрового делопроизводства

г. Санкт-Петербург «___» _________ 20_ г.

Общество с ограниченной ответственностью «Бухгалтерская компания «СТАТУС», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице Генерального директора Н.А. Можариной, действующей на основании Устава, и

___________________________________________________________________, именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице ___________________________________________________, действующего на основании ______________,

далее при совместном упоминании именуемые как «Стороны»,

заключили настоящий договор (далее – «Договор») о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

    1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательства по ведению кадрового делопроизводства Заказчика, в объеме и на условиях, предусмотренных настоящим договором:

1.1.1. Подготовка и оформление кадровых документов, перечень которых приведен в п. 1 Приложения № 1 к настоящему Договору на основании письменной заявки Заказчика.

1.1.2. Сопровождение (ведение) кадрового делопроизводства в объеме, указанном в п. 2 Приложения № 1 к настоящему Договору.

1.2. Оказание дополнительных услуг осуществляется Исполнителем по отдельному письменному запросу Заказчика и оплачивается последним отдельно в соответствии с п. 2 Приложения № 2 к настоящему Договору.

1.3. Заказчик обязуется оплачивать Услуги Исполнителя в порядке, в сроки и на условиях, определенных настоящим Договором.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1. Исполнитель обязан:

2.1.1. Оказывать услуги в объеме и сроки, предусмотренные настоящим Договором, а также обеспечить качество услуг в соответствии с критериями опытности и профессионализма, которые при обычных условиях ожидаются от компаний соответствующего профиля в Российской Федерации;

2.1.2. Обеспечивать непрерывность ведения кадрового делопроизводства Заказчика независимо от естественных причин отсутствия специалиста/ов, закрепленных за Заказчиком (отпуска, больничные и т.д.);

2.1.3. Сохранять конфиденциальность и не допускать разглашения третьим лицам сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну Заказчика, в том числе персональные данные работников Заказчика, которые станут известны в процессе оказания услуг;

2.1.4. Предупреждать Заказчика о возможных отрицательных последствиях, к которым могут привести принимаемые им решения по вопросам трудовых отношений.

2.1.5. Исполнитель сопровождает проверки Заказчика, проводимые государственными контролирующими органами в части трудового законодательства, готовит проекты возражений по актам проверки за период действия Договора, участвует в судебных разбирательствах с государственными контролирующими органами в качестве представителя Заказчика.

Если проверка Заказчика государственными контролирующими органами проводится за временной период, полностью охватываемый действием Договора, и при этом требования государственных контролирующих органов основаны на данных, содержащихся в документах, составленных Исполнителем, оплата услуг Исполнителя по участию в проверке не взимается.

Если проверка проводится за временной период, не охватываемый (хотя бы частично) действием Договора, или в случае, если требования государственных контролирующих органах основаны на данных, содержащихся в документах, составленных Заказчиком или третьим лицом, то за участие Исполнителя в проверке взимается плата, размер которой определяется дополнительным соглашением, но не менее 15 000 (Пятнадцати тысяч) рублей.

Участие Исполнителя в судебных заседаниях оплачивается Заказчиком во всех случаях, при этом размер оплаты за участие в судебных делах определяется дополнительным соглашением.

2.1.6. Своевременно выставлять Заказчику счета за оказанные Услуги, а также передавать иные связанные с оказанием Услуг документы.
2.2. Заказчик обязан:

2.2.1. Предоставлять Исполнителю точную и своевременную информацию о движениях в кадровом составе (приеме, перемещении, увольнениях и т.п.).

2.2.2. Выделить из числа штатных сотрудников специалиста, на которого будет возложена ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей к ним, личных дел и другой кадровой документации, которая должна храниться на территории Заказчика;

2.2.3. Для внесения изменений в Локальные нормативные акты (далее – ЛНА), трудовые договоры и др. кадровые документы, предоставить их на электронных носителях;

2.2.4. Если Заказчик отказывается подписать подготовленные Исполнителем документы, он должен дать мотивированный отказ Исполнителю в письменной форме.

2.2.5. Оплачивать Услуги Исполнителя в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим Договором.

2.2.6. В начале каждого месяца в течение 5 (пяти) рабочих дней подписывать Акт об оказании Услуг за прошедший месяц. Если в течение этого срока Акт не подписан, а Услуги продолжают оказываться, то Услуга считается принятой и подлежит оплате.

3. СТОИМОСТЬ УСЛУГ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
3.1. Стоимость услуг Исполнителя по настоящему договору определяется, исходя из действующих цен, указанных в Приложении № 2 к настоящему договору.

3.2 Оплата услуг производится Заказчиком не позднее десяти рабочих дней с момента получения Заказчиком счета, выставленного Исполнителем путем перечисления денежных средств на расчетный счет Исполнителя.

3.3. При заключении договора Заказчик выплачивает Исполнителю в качестве предоплаты 50% предполагаемой стоимости услуг за месяц.

3.4. Датой исполнения обязанности Заказчика по оплате работ считается дата зачисления денежных средств на счет Исполнителя, указанный в разделе «РЕКВИЗИТЫ СТОРОН» Договора.

3.5. В случае неоплаты или неполной оплаты Заказчиком выставленного счета Исполнитель имеет право приостановить обслуживание Заказчика до момента полной оплаты услуг. В случае частичной оплаты Заказчик вправе указать, какие услуги ему должны быть оказаны в пределах оплаченной суммы.

3.6. Исполнитель вправе в одностороннем порядке изменять стоимость услуг по настоящему договору. При этом Исполнитель обязан уведомить Заказчика о предстоящем изменении стоимости услуг не менее чем за 30 дней до их изменения. В случае согласия Заказчика с предлагаемыми Исполнителем изменениями стоимости услуг, с Заказчиком подписывается дополнительное соглашение к Договору, в котором отражаются изменения стоимости услуг.

4. Конфиденциальность
4.1. Изложенные условия по конфиденциальности действуют в течение срока действия настоящего Договора и в течение 5 (Пяти) лет после окончания срока его действия.

4.2. Исполнитель обязуется не разглашать, не обсуждать содержание, не предоставлять копий, не публиковать и не раскрывать в какой-либо иной форме третьим лицам конфиденциальную информацию без получения предварительного письменного согласия Заказчика, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

4.3. Под конфиденциальной информацией понимается любая информация, передаваемая Заказчиком в процессе реализации Договора и подлежащая защите, исключения указаны ниже.

Такая информация может содержаться в предоставляемых Исполнителю локальных нормативных актах, договорах, письмах, отчетах, аналитических материалах, результатах исследований, схемах, графиках, спецификациях и других документах, оформленных как на бумажных, так и на электронных носителях (далее – «Информация»).

4.4. Информация, подлежащая сохранению в тайне и неразглашению, включает в себя (но не ограничивается):

  • Персональные данные Работников Заказчика

4.4. К Информации, подлежащей защите и неразглашению в соответствии с настоящим Договором, не относятся:

  • сведения, содержащиеся в сообщениях и отчетах, официально опубликованных Заказчиком и его аффилированными лицами;
  • сведения, содержащиеся в официальных отчетах, сообщениях, пресс-релизах, а также рекламных сообщениях Заказчика и его аффилированных лиц;
  • сведения, опубликованные в средствах массовой информации по инициативе третьих лиц.

4.5. Условия, перечисленные в п.4.3-4.4 Договора не распространяется на Информацию, которая:

  • находилась в распоряжении Исполнителя до получения ее от Заказчика;
  • является общедоступной;
  • стала известной Исполнителем от иного, чем Заказчик источника, не находящегося под обязательством о неразглашении Информации;
  • затребована от Исполнителя административным, правоохранительным или судебным органом в случаях и порядке, предусмотренных российским законодательством.

4.6. Исполнитель обязуется использовать Информацию только для исполнения обязательств по настоящему Договору.

4.7. Допускать к Информации своих сотрудников только в случае служебной необходимости в объеме, требуемом для исполнения обязательств по Договору, и информировать их об условиях настоящего Договора.

4.8. Не разглашать третьим лицам факт передачи или получения Информации.

4.9. Исполнитель обязуется соблюдать столь же высокую степень заботливости и осмотрительности при хранении и использовании Информации, какую соблюдал бы в разумной степени в отношении своей собственной конфиденциальной информации такой же степени важности.

4.10. В случае возникновения со стороны третьих лиц каких-либо требований по раскрытию Информации Заказчика Исполнитель обязуется обеспечить разумную поддержку и помощь для отклонения таких требований.
5. Ответственность сторон

5.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение Сторонами своих обязательств по настоящему Договору влечет за собой ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.2. Исполнитель не несет ответственности за невыполнение своих обязательств по Договору полностью или частично, если такое невыполнение было вызвано действием или бездействием Заказчика, или если такое невыполнение было вызвано другими обстоятельствами, не зависящими от Исполнителя.

5.3. В случае предъявления Заказчику со стороны государственных контролирующих органов требований о взыскании штрафов, либо привлечения Заказчика к ответственности в связи с содержанием кадровых документов, составленных или предоставленных Исполнителем, Заказчик обязан обратиться в Арбитражный суд и по необходимости обжаловать решения суда в апелляционной и кассационной инстанциях. При несоблюдении требований указанного пункта Исполнитель не несет ответственности по возмещению убытков Заказчика, вызванных уплатой указанных штрафов.

Судебные расходы несет Заказчик.

Исполнитель несет ответственность перед Заказчиком в форме компенсации убытков в размере уплаченных Заказчиком (или фактически взысканных) сумм штрафов, законность начисления (взыскания) которых подтверждается постановлением кассационной инстанции суда, а также в размере уплаченных сумм государственных пошлин на ведение соответствующих судебных дел.

5.4. Предел ответственности Исполнителя по настоящему Договору составляет удвоенный размер оплаты услуг, выплаченных Заказчиком за первый календарный квартал срока действия настоящего Договора. По согласованию сторон предел ответственности Исполнителя может быть изменен.

5.5. В случае нарушения Заказчиком сроков оплаты услуг Исполнителя Заказчик уплачивает Исполнителю пени в размере 0,1% от неуплаченной суммы за каждый день просрочки платежа.
6. СРОК ДЕЙСТВИЯ, ОСНОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА
6.1. Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и действует до момента подписания Соглашения о его расторжении.

6.2. По инициативе Заказчика Перечень оказываемых услуг по Договору может быть изменен с согласия Исполнителя путем заключения дополнительного соглашения. О своем намерении изменить перечень оказываемых услуг и соответственно заключить дополнительное соглашение, Заказчик предупреждает Исполнителя письменно, не позднее десяти календарных дней до начала нового отчетного периода.

6.3. Договор может быть расторгнут по инициативе любой из Сторон с обязательным уведомлением противоположной Стороны в письменном виде, не позднее, чем за тридцать календарных дней до момента его расторжения.

При просрочке платежей по настоящему Договору более двадцати календарных дней Исполнитель имеет право в одностороннем порядке расторгнуть настоящий Договор с письменным уведомлением Заказчика, предупредив об этом Заказчика за трое суток.

6.4. По окончании Договора или при его расторжении Исполнитель обязан вернуть Заказчику, а Заказчик обязан принять от Исполнителя в разумные и согласованные Сторонами сроки, документы и информацию (базу 1С), в виде, пригодном для самостоятельного продолжения ведения кадрового делопроизводства Заказчиком.

6.5. Окончание срока действия настоящего Договора не освобождает Стороны от ответственности за ненадлежащее исполнение обязательств, принятых на себя в период действия Договора.
7. Прочие условия
7.1. Договор составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру каждой из Сторон.

7.2. Любой спор, разногласие или претензия, возникающие или касающиеся настоящего Договора либо его нарушения, прекращения или недействительности, Стороны разрешают путем переговоров. В случае если Стороны не достигли взаимоприемлемого урегулирования спора, то спор подлежит окончательному разрешению в Арбитражном суде г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

7.3. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору считаются действительными в случае совершения их в письменной форме и при подписании их лицами, уполномоченными на то Сторонами.

7.4. Любая переписка Сторон в связи с исполнением настоящего Договора оформляется в письменном виде и направляется одной Стороной другой Стороне заказной почтой, факсу или электронной почтой, указанным в разделе 9. В случае изменения каких-либо из указанных реквизитов Стороны обязаны заблаговременно уведомлять другую Сторону о соответствующих изменениях. В противном случае Сторона, не исполнившая (ненадлежащим образом исполнившая) данное обязательство, несет риск всех связанных с этим неблагоприятных последствий.

8. Приложения
Приложение №1 Перечень услуг Исполнителя, включенных в абонентскую плату

Приложение №2 Абонентская плата за услуги Исполнителя

Приложение №3 Заявка Заказчика

Приложение №4 Регламент взаимодействия Исполнителя и Заказчика

Приложение №5 Порядок оформления и утверждения документов по кадровому делопроизводству

Приложение №6 Анкета при приеме на работу
9. Адреса и банковские реквизиты Сторон

Тел. ___________________________________

Исполнитель:
ООО «Бухгалтерская компания «СТАТУС»

191014, Санкт-Петербург, Жуковского, д. 7/9, кв. 32

ФИЛИАЛ «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ» ОАО «АЛЬФА-БАНК»

Тел. 449-29-89, 449-33-75

к договору на ведение кадрового делопроизводства

№ от __.___.201__ г.
Перечень услуг Исполнителя, включенных в абонентскую плату

1. Оформление кадровых документов

— распорядительные документы: приказы, распоряжения, в т.ч. о приеме на работу, об увольнении, на отпуск, по командировкам.

— персональные документы: трудовые книжки, типовые трудовые договора, личные карточки Т-2

— учетные документы: штатные расписания, график отпусков, журнал регистрации трудовых договоров, книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал регистрации приказов;

Хранение трудовых договоров и литеры к приказам

Добрый день, пришла в новую компанию, здесь трудовые договора храняться вместе с лк Т-2 и копиями документов,без журнала регистрации. Мне бы для удобства было бы лучше,чтоб трудовые договора хранились отдельно и визировались в журнале регистрации.Скажите,есть ли нормы,обязывающие трудовые договора хранить таким образом?чтобы на них ссылаться,в противном случае, менеджер уже работающий здесь, отказывается от этого. И еще приказы по личному составу и отпуску ведуться каждый в своей нумерации,но без литер лс и о. Обязывает ли нас закон ставить эти литеры? я почему-то нигде не смогла найти этого.Заранее благодарю за ответ.

Посмотрите литературу по ведению документов кадрового делопроизводства. А как вы вели кадровую документацию на прежнем месте работы?

смотрела,но ничего не нашла.Мы вели трудовые договора отдельно,с журналами и литеры лс и о делили приказы,но данному менеджеру нужны законные основания этого,я нигде не могу найти,что стоит вести именно так,хотя разумом понимаю,что это правильно и упорядочено

Посмотрите ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. » п.3.12.

Я самодеятельно (не без здравого смысла) делаю такие литеры: увольнение — 1у, приём- 1п, отпуск-1о, перевод — 1 пр, командировка — 1к. Мне удобно, храню в разных папках-делах.

Вообще-то по правилам ведения кадрового делопроизводства, приказы деляться по срокам хрения- 75 лет, 5 лет, 3 года. Так вот со сроком хранения (прием, увольнение, переводы. ) как правило, приказы по личному составу-с индексом «л/с» или «к», приказы со сроком хранения 5 лет- отпуска с индексом «О», приказы по командировкам-«Км» и т.д. по соновной деятельности «ОД», распоряжения «Р». и регистрируются соответственно по журналам с этими инексами. Для меня бы 1у,1п-было бы очень неудобно, да и слишком нагромождено. Но до того как вы их будете применять, нужно издать приказ или распоряжение о ведении кадрового делопроизводства на предприятии с применением этих индексов, ну уж и если сосвсем грамотно, то и номенклатуру дел утвердить.

Но вообщем это необязательно,если я правильно понимаю? то есть мне просто придется убеждать менеджера,что так удобней,хотя ей и так удобно,без литер,как она утверждат.а вводить эти литеры с нового года или можно с даты положения о ведении кадрового делопроизводства?а что по трудовым договорам?

Я делала, когда я пришла, а вы можете с нового года, как решите. Трудовые договора я регистрирую в отделном журнале регистрации Трудовых договоров на каждый календарный год (веду в эл. виде) по окончанию года распечатываю, подписываю ставлю печать и подшиваю к приказам по ЛС вместе с регистрацие йприказов за год. Мне так удобно и всем, пришли регистрацию открыли и все нашли. ТД я храню в ЛД на каждого сотрудника

Понятно,ну спасибо за ответы, если что-то узнаете о законных введениях,буду благодарна

В соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» Т-2 хранятся отдельно от Трудовых договоров. Там же есть пункт о сроке хранения журнала регистрации ТД. (Смотрите сразу раздел 8 — кадровое обеспечение, там про все документы расписано для кадровой службы).

По поводу остальных вопросов делопроизводства вам нужно будет перелопатить ГОСТы:

1. ГОСТ Р 6.30-2003

2. ГОСТ Р 51141-98

Ну и вообще, в унифицированных формах, например, о приеме на работу, в той же Т-2, есть поле для номера договора. Или, например, при составлении доп соглашения — пишется дополнительное соглашение №1 к трудовому договору №24 от17.08.2006. а иначе как идентифицировать договор с сотрудником, на что ссылку делать. Если сотрудника 2 в фирме — Вася и Петя, то конечно все просто. А если большой штат — то голова сломается разбираться в ненумерованных договорах.

Копии документов сотрудника вообще хранить не стоит, только разве что об образовании, на мой взгляд это противоречит законодательству о персональных данных. Все данные работника записываются в Т-2!

Копии документов сотрудника вообще хранить не стоит, только разве что об образовании, на мой взгляд это противоречит законодательству о персональных данных. Все данные работника записываются в Т-2!

Я не согласна, есть перечень документов, котрые по ТК ( ст. 65) должны сдаваться при устройстве на работу, т.к. Т-2 заполняется по этим документам, поэтому их копии хранить в личном деле, который в свою очередь храниться 75 лет.

Работник своей подписью заверяет соответствие своих персональных данных, которые работник ОК переписывает из подлинников, в Т-2.

Помню, где-то читала, что хранение копий паспорта итп является незаконным, к сожалению, сейчас не нашла, где.

Более того, пока читала различные методические рекомендации по ведению личных дел, ни разу не встретила «копии документов, удостоверяющих личность», только копии дипломов были.

Разве что если каким-нибудь положением утвердить необходимость нахождения таких документов в ЛД, то тогда пойдет. Но при посещении отдела кадров инспекцией, я бы не стала афишировать их — мало ли что им в голову взбредет.

Вот замечательно, спасибо большое. а теперь по поводу Т-2, спорю с сотрудницей,она не хочет ставить подписи сотрудника на второй странице,говорит это только для тех,для кого заполняется военно-учетный стол.а я ей говорю,что здесь сотрудник расписывается за все данные.есть ссылки,где это узаконнено,чтобы дать ей почитать?

Срок хранения трудовых договоров

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения трудового договора (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты. Срок хранения трудового договора

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред. от 16.02.2016)
«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) 657

Статьи, комментарии, ответы на вопросы. Срок хранения трудового договора

Путеводитель по трудовым спорам. Спорные ситуации при увольнении в связи с истечением срока трудового договора Обстоятельства дела: Работодатель направил письменное уведомление об истечении срока трудового договора по месту жительства работника. Уведомление работником не получено и возвращено работодателю в связи с истечением срока хранения. Неполучение адресатом корреспонденции произошло по независящим от работодателя и почтовой организации причинам.

Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы судебной практики: Исключение участника из общества с ограниченной ответственностью Впоследствии Солодовникова В.Н. 07.02.2013 направила в адрес второго участника общества — Кумара Ракеша и управляющего письменное требование о созыве внеочередного общего собрания участников со следующей повесткой дня: о внесении изменений в устав ООО «011» относительно единоличного исполнительного органа общества; об утверждении новой редакции устава общества; об освобождении от исполнения обязанностей единоличного исполнительного органа общества управляющего ИП Ковригиной А.В. в связи с истечением срока полномочий; о принятии решения об избрании директором Рынковского Ю.А.; о принятии решения о передаче директору всех финансовых и бухгалтерских документов, хозяйственных договоров, весь перечень, указанный в пункте 12.8 устава общества; о поручении подписания председателю собрания трудового договора с директором общества; о назначении аудиторской проверки финансовой деятельности ООО «011» за период с 2011 по 2012 годы. Указанное требование направлено по адресу нахождения общества, а также управляющего общества и было возвращено органами связи в связи с истечением срока хранения.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Срок хранения трудовового договора

Здравствуйте! Недавно обратился представитель работодателя и пояснив, что хочет разобрать архив, поинтересовался о сроках хранения трудового договора. и вообще личных дел и документов работников.

Давайте сейчас и попробуем в этом разобраться!

Трудовой кодекс РФ в Разделе III, посвященном трудовому договору, не говорит, ни слова о правилах и сроках хранения документов работника. Однако абзац 3 ст. 3. Федерального закона РФ №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в РФ», говорит, что документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, а значит их хранение урегулировано данным ФЗ.

При этом личные данные сотрудников относятся к частной собственности. при трудоустройстве передаваемые работодателю (ст. 9 ФЗ «Об архивном деле в РФ»). Работодатель вправе создавать архивы, для хранения необходимой информации, в том числе по личному составу — личные дела работников, куда чаще всего включают: личные карточки работников, приказы по данному работнику (копии приказов), карточки выдачи средств индивидуальной и коллективной защиты, трудовые договора, копии документов предоставляемых работником при трудоустройству.

Абзац б) п. 4 ст. 22. Федерального закона РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004г. говорит о том, что документы по личному составу хранятся 75 лет. Но этот срок, распространяется только на те документы, что по результатам экспертизы ценности документов были включены в состав Архивного фонда РФ (п. 7. ст. 6. ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Ранее существовал Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. В соответствии с этим перечнем негосударственные организации должны были хранить документы до 10 лет. Но данный перечень утратил свою силу в связи с изданием Приказа Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г.

Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г. был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Перечень типовых документов).

Раздел 8 нового Перечня типовых документов содержит перечень кадровых документов, с указанием сроков хранения, подлежащих хранению в организации.

В соответствии с п. 656 и 657 Перечня типовых документов, личные дела работников и трудовые договора, не вошедшие в личные дела, должны храниться в течение 75 лет в организации, либо до момента ликвидации организации.

Таким образом, срок хранения трудового договора составляет 75 лет. Но не стоит забывать, что ведомственным нормативным актом этот срок может быть изменен.

Удачи Вам! Если будет желание обсудить данную тему, буду рад комментариям!

Автор: Барановский Сергей

Популярные

Разработка положений об архивах организаций и положений о ЦЭК и ЭК Считка описей Систематизация листов в делах постоянного хранения и делах по личному составу

Срок хранения трудовых договоров работников

Трудовые договоры работников подписываются в двух экземплярах обеими сторонами и регистрируются. Образец, оставшийся на предприятии, обычно подшивается к личному делу сотрудника. Ещё один вариант хранения трудовых договоров — создание короба, где бумаги лежат в алфавитном порядке.

При увольнении сотрудника

В случае увольнения личные дела, договоры и прочие документы должны храниться в архиве. Для этой цели заводятся папки, куда подшивают дела. Если в организации штат меняется быстро, то каждый год создаётся новая папка. Если работников, напротив, мало, то в одной папке могут находиться документы за несколько лет. Бумаги разделяют по годам при помощи чистого листа. Дата подшивки может обозначаться как в год вступления человека на должность, так и в год увольнения.

То, как вы храните соглашения, большой роли не играет

Главное — следить за порядком в архиве и соблюдать срок хранения трудовых договоров работников, чтобы с главы организации не было административных или даже уголовных взысканий за нарушение правил.

Срок хранения трудовых договоров работников

Для того, чтоб определить срок хранения договора, необходимо обозначить тип документа и его способ хранения.

Существует 3 вида документов:

  • Краткосрочные (бумаги хранятся меньше 10 лет)
  • Долгосрочные (бумаги находятся в архиве дольше 10 лет)
  • Для постоянного хранения. Уничтожение таких дел не предусматривается.

Определить срок хранения по виду документа:

  1. Профильные договоры, а также документы, которые напрямую связаны с деятельностью организации. Хранятся в архивах не дольше 5 лет.
  2. Хозяйственные договоры. Срок хранения — такой же, как в первом случае.
  3. Трудовые договоры. Срок хранения трудовых договоров работников, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Документы с датировкой после 2003 г. хранятся до 50 лет. В случае ликвидации или банкротства предприятия дела сотрудников передаются в муниципальный архив в обработанном виде.

Обращайтесь к профессионалам

Если вы хотели бы установить точный срок хранения трудовых договоров работников на вашем предприятии, то в этом вам может помочь наш представитель. Архивист быстро наведёт порядок в документообороте и разберётся со всеми бумагами (включая те, срок хранения которых — спорный или неизвестен из-за утери соответствующих регламентов организации).

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится пон

ятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела. формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров. Если в организации нет такой должности — бухгалтер.

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности». Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:

— копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

— справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.
Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Личная карточка работника

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2). которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а). а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС). которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2 ) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Какой срок хранения кадровых документов в организации?

Срок хранения кадровых документовустановлен законодательно — одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. Из статьи вы узнаете о нюансах, связанных с определением срока хранения кадровых документов .

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения?

Хранение кадровых документов — обязанность всех компаний и ИП. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и коммерсанты, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых на предприятии бумаг. Если в фирме работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микрокомпаниям, в которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом фирмы, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные в компании бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями работника и работодателя.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

Подробнее особенности сроков хранения кадровой документации рассмотрим в следующих разделах.

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд, трудно уловить общее в этих двух документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и воспользоваться его унифицированным бланком вы можете на нашем сайте — см. материал «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор» .

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

Важно! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 75 лет.

Важно! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основеПеречня типовых архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Сроки хранения кадровых документов на примере

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо своих прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Из содержания последней графы таблицы следует, что часть кадровой документации необходимо восстанавливать, так как срок хранения ее еще не истек. А другие бумаги просто занимают место, так как их нормативный период хранения закончился. О последствиях разбора кадровой документации расскажем в следующем разделе.

Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 75 лет. Поскольку оформлялись эти данные в самой компании и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет.

Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов. А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

А вот от графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 1 год, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2014 год). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2004–2013 годы не придется.

Трудночитаемые списки премированных работников за 2005–2008 годы можно уничтожить в полном объеме — их 5-летний срок хранения тоже закончился.

А вот отлично сохранившиеся резюме и анкеты соискателей на рабочие места в ООО «Престиж» за 2010–2015 годы, а также списки работников фирмы, ушедших на пенсию в 2004–2014 годах, необходимо отсортировать, отложив на хранение те, по которым срок хранения продолжается.

Отсутствующие личные дела сотрудников подлежат оформлению (или восстановлению), остальные — доукомплектованию с последующей организацией их хранения в течение установленных Перечнем 75 лет.

Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.

Срок хранения кадровых документов может быть различным. К примеру, 1 год для графиков отпусков или 5 лет для приказов по административно-хозяйственной деятельности. Большая часть кадровой документации хранится гораздо дольше, например, 75-летний период хранения предусмотрен для личных дел сотрудников.

Если кадровый документ, срок хранения которого еще не истек, утрачен или поврежден, он подлежит восстановлению. Самовольно сокращать законодательно установленные сроки хранения запрещено. От бумаг с истекшим сроком хранения можно избавиться, но только после специальной экспертизы и оформления акта.

Как хранятся трудовые договоры?

Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами. Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично.

Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме. Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ. К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.

Где хранится трудовой договор работника?

По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него. Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами. Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).

Как хранить трудовые договора уволенных?

Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела. Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных. Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем. В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника. Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.

Трудовой договор хранится в личном деле или отдельно?

Как указывалось ранее, строгого правила нет. Хотя опытные кадровики советуют хранить в личном деле. Бывают организации, в которых личные дела сотрудников не ведутся. В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников», в которых должна быть опись и сортировка (в алфавитном или в хронологическом порядке, либо в порядке нумерации личных дел). Если имеются дополнительные соглашения к трудовым договорам, то они также отдельно подшиваются к личному делу сотрудника, или в соответствующую папку.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит