Трудовая книжка: что нужно знать бухгалтеру, трудовые книжки бухгалтерский учет проводки

Содержание
  1. 0 8 .0 6 .09 Трудовая книжка: что нужно знать бухгалтеру
  2. Последние публикации
  3. Бухгалтерский учет трудовых книжек
  4. Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете: проводки
  5. Обязателен ли учёт трудовых книжек в бухгалтерском учёте?
  6. Варианты учёта трудовых книжек
  7. Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек
  8. Документы, используемые для учёта трудовых книжек
  9. Требования, предъявляемые к ведению документов, используемых для учёта трудовых книжек
  10. Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек
  11. Рубрика “Вопросы и ответы”
  12. Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки
  13. Как оприходовать трудовые книжки
  14. Трудовая книжка продана работнику
  15. Расчет за книжки
  16. Налоги
  17. Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки
  18. Трудовая книжка — товар, иной актив или расход?
  19. Трудовая книжка — расход работодателя
  20. Трудовая книжка — актив работодателя

0 8 .0 6 .09 Трудовая книжка: что нужно знать бухгалтеру

Трудовая книжка – основной документ работника . Но хранится она у работодателя. Бухгалтера многое связывает с трудовыми книжками. Именно в бухгалтерии держат бланки новых книжек, а также вкладышей к ним. Бухгалтер ведет учет операций с этими бланками, причем в вопросах их учета на сегодняшний день нет однозначности. В некоторых случаях на бухгалтера может быть возложена ответственность за нарушение порядка учета и выдачи трудовых книжек. Об этих и других сложных вопросах читайте в нашей публикации /

При заключении трудового договора обязательно представляется трудовая книжка. Приобретение трудовых книжек и вкладышей в нее – это обязанность работодателя. Бланк стоит недорого – в пределах 200 руб. Но и эту сумму нужно учесть правильно, особенно если речь идет о налогах. Ведь споры с инспекцией по поводу налогообложения операций с трудовыми книжками могут обойтись гораздо дороже. Не менее опасны для компании и споры с работниками, например, недовольными тем, какие записи внесены в их трудовые книжки.

Трудовое законодательство обязывает работодателя – организацию или индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 и 309 Трудового кодекса РФ). Основные документы, которыми руководствуется работодатель, – Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция № 69), утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Трудовую книжку работник предъявляет при заключении трудового договора. Предусмотрено два случая, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

– при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);

– при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).

На сотрудника, принимаемого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение недели со дня приема на работу.

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформляет новую трудовую книжку.

При выдаче трудовой книжки с работника взимается ее стоимость (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но это происходит не всегда.

Так, плата не взимается:

– при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша к ней;

– в случае порчи трудовой книжки не по вине работника;

– при массовой утрате трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Учет бланков

Согласно ст. 65, 66 и 84.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с работником, устраивающимся на работу впервые, обязан оформить ему трудовую книжку и в течение всего срока действия трудового договора вести названную книжку, а при прекращении трудового договора – выдать ее работнику.

Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным лицом (Объединение «ГОЗНАК» либо его законный распространитель), а при выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) – взимает плату в размере расходов на их приобретение.

Прежде чем рассмотреть отражение этих операций в бухгалтерском и налоговом учете, нужно сказать, что существуют две точки зрения по вопросу, как отражать операции по выдаче бланков трудовых книжек (вкладышей к ним). Согласно одной из них (фискальной) выдача трудовых книжек является реализацией, согласно другой, которой придерживаются как независимые специалисты, так и суды, – реализации в данном случае нет. Рассмотрим оба варианта учета.

Выдача трудовых книжек – реализация

При этом варианте учета трудовые книжки (вкладыши к ним) учитываются и как бланки строгой отчетности (согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, – на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» вместе с НДС), и как товар. Это связано с тем, что работник обязан оплатить трудовую книжку. Следовательно, бланки приобретаются для продажи, тот факт, что их реализуют без выгоды, значения не имеет.

В бухучете доход от реализации бланков учитывается в прочих доходах. Основание – п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации».

Бланки трудовых книжек могут быть учтены и на счете 10 «Материалы».

Налог на прибыль. В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход и одновременно стоимость выданных бланков включают в расходы.

Поскольку расходы на приобретение бланков трудовых книжек экономически оправданны и произведены для деятельности, направленной на получение дохода, они учитываются в расходах при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (подп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты признаются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ).

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек (вкладышей к ним), учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные (ст. 250 НК РФ). Сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается в состав внереализационных доходов на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250 и подп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).

НДС. Согласно подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС признается реализация товаров, работ, услуг. Под реализацией понимается передача на возмездной основе права собственности на товары (п. 1 ст. 39 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письмах от 27.11.2008 № 03-07-11/367, от 26.09.2007 № 07-05-06/242 и от 13.06.2007 № 03-07-11/159, выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату является реализацией товаров и объектом обложения налогом на добавленную стоимость, поскольку право собственности на заполненную трудовую книжку переходит к работнику.

Организация в сентябре приобрела и оплатила 20 бланков трудовых книжек по 170 руб. (в том числе НДС 26 руб.) за одну книжку. Общая стоимость бланков – 3400 руб. (включая НДС 519 руб.). В ноябре организация приняла на работу специалиста, устраивающегося на работу впервые. Отдел кадров завел для него новую трудовую книжку, а ее стоимость по заявлению работника удержана из его зарплаты. Организация отражает трудовые книжки как товар (реализует их работникам). В бухгалтерском учете сделаны проводки:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51 «Расчетные счета»
– 3400 руб. – оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60
– 2881 руб. – учтены бланки трудовых книжек;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60
– 519 руб. – отражен НДС по трудовым книжкам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 519 руб. – принят к вычету НДС по трудовым книжкам;

Дебет 006 «Бланки строгой отчетности»
– 3400 руб. – учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 90-1 «Продажи»
– 170 руб. – выписана трудовая книжка новому работнику;

Дебет 90-2 «Себестоимость продаж» Кредит 41
– 144 руб. – списана стоимость трудовой книжки;

Кредит 006 «Бланки строгой отчетности»
– 170 руб. – выдана трудовая книжка работнику;

Дебет 90-3 «НДС» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 26 руб. – начислен НДС со стоимости бланка трудовой книжки;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73
– 170 руб. – удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по его заявлению работника.

Выдача трудовых книжек – не реализация

При данном варианте учета считается, что организация покупает книжки для личных целей сотрудников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки трудовых книжек к учету не принимаются.

Бухгалтерский учет. В этом случае бланки трудовых книжек учитываются только за балансом – на счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с налогом на добавленную стоимость).

В учетной политике организации нужно закрепить положение, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении на руки. А в заявлении на удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки необходимо сослаться на главу 50 ГК РФ.

Налог на прибыль. В налоговом учете операции с бланками трудовых книжек не отражаются, поскольку при таком способе учета нет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.

Подобная точка зрения основана на том, что организация, приобретая трудовую книжку, не стремится получить прибыль, а лишь выполняет требования законодательства. Значит, трудовая книжка не может признаваться товаром для целей налогообложения (п. 3 ст. 38 НК РФ). Денежные же средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки. Ведь плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Аналогичная точка зрения выражена и судебными органами в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006 и от 01.10.2003 по делу №А26-5317/02-28.

Организация должна самостоятельно решить, квалифицировать операции по выдаче трудовых книжек как реализацию или нет. Если выбор будет не в пользу фискальной позиции, нужно быть готовым к тому, чтобы отстаивать свою точку зрения в суде.

Воспользуемся условиями примера 1 и изменим одно из них: организация, приобретая трудовые книжки для сотрудников, не отражает их в качестве товара. В бухгалтерском учете будут сделаны записи:

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит 51
– 3400 руб.– оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 73 субсчет «Расчеты за трудовые книжки» Кредит 76
– 3400 руб. – отражена задолженность будущих владельцев трудовых книжек;

Дебет 006 «Бланки строгой отчетности»
– 3400 руб. – учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;

Дебет 73 Кредит 73 субсчет «Расчеты за трудовые книжки»
– 170 руб. – отражена задолженность вновь принятого работника за бланк трудовой книжки;

Кредит 006 «Бланки строгой отчетности»
– 170 руб. – списан бланк трудовой книжки;

Дебет 70 Кредит 73
– 170 руб. – удержана из зарплаты стоимость трудовой книжки по заявлению работника.

Документооборот

Порядок поступления и выдачи трудовых книжек регламентируется частью второй ст. 66 ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Работодатель обязан обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Инструкцией № 69 утверждены приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Формы указанных книг утверждает Минздравсоцразвития России.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведет бухгалтерия организации. В книгу вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков (с отражением серии и номера каждого бланка).

Бланки хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные бланки с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме.

Испорченные при заполнении бланки уничтожаются, о чем составляется акт. После утверждения акта руководителем предприятия бланки уничтожаются и списываются с книг учета, о чем в нижней части акта делается отметка.

Арбитраж: реализации нет

ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006 высказал следующую позицию: организация, принимая денежные средства за трудовую книжку, не осуществляла наличных денежных расчетов в связи с продажей товаров. Взимая плату со своего работника за выдаваемую ему трудовую книжку в сумме, соответствующей той, за которую трудовая книжка приобретена, организация фактически осуществила возмещение затрат на ее приобретение, что не является реализацией товаров.

Нужно ли начислять НДФЛ

По мнению Минфина России, если работодатель передает работнику бланк трудовой книжки или вкладыша бесплатно, у работника возникает доход в натуральной форме (в размере стоимости соответствующего бланка), облагаемый НДФЛ (письмо Минфина России от 27.11.2008 № 03-07-11/367).

Хранение трудовых книжек

Трудовая книжка работника – его личный документ. Но хранится он в отделе кадров организации. Все трудовые книжки, принятые от работников и выданные им вновь (впервые), регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эту книгу обычно ведет кадровая служба.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель выдает работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении только в день увольнения (последний день работы).

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя 75 лет в соответствии с законодательством РФ об архивном деле.

ООО «Мороз» 20 июля 2009 г. приобрело у ЗАО «Омсбыт» пять трудовых книжек по цене 170 руб. за один бланк. Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 850 руб. Продажа бланков оформлена накладной № 123456 от 20 июля 2009 г. Приобретенные бланки имеют серию АК, номера с 0056725 по 0056730.

ООО «Мороз» 30 июля 2009 г. приняло на работу оператора И.И. Ивановского, который устроился на работу впервые (приказ от 30.07.2009 № 18-к).

На основании заявки № 8 от 30.07.2009 кадровому работнику Н.П. Смирновой выдана трудовая книжка серии АК за номером 0056725. Приходно-расходную книгу заполняют следующим образом:

Дата

От кого получено или кому отпущено

Основание
(наименование
документа, № и дата)

Приход

Расход

число

месяц

год

количество

сумма (руб.)

количество

сумма (руб.)

трудовых книжек (серия и номер)

вкладышей (серия и номер)

трудовых книжек (серия и номер)

(серия и номер)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

ЗАО «Омсбыт»

Накладная № 123456 от 20.07.2009

5 шт. (серия АК, номера с 0056725 по 0056730)

Специалист
отдела кадров
Н.П. Смирнова

Заявка № 8
от 30.07.2009

1 шт. (серия АК, номер 0056725)

Ответственность

Работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специально отвечает уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В крупных организациях, где есть отдел кадров, дополнительные трудовых книжек). Непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специально отвечает уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В крупных организациях, где есть отдел кадров, дополнительные приказы не издают, поскольку соответствующие обязанности внесены в должностные инструкции работников кадровой службы (отдела кадров), с которыми они должны быть ознакомлены под роспись.

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным спорам. Допустим, работодатель не оспаривает некорректные формулировки и добровольно изменяет соответствующие записи в трудовой книжке. Если в такой ситуации будет доказано, что неправильная формулировка причин увольнения лишила работника возможности поступить на новую работу, работодателю может быть предъявлен иск о материальной ответственности. Обязанность возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться согласно ст. 234 ТК РФ наступает, если заработок, в частности, не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, а также внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.

В статье 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяет суд.

Несоблюдение установленных правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек грозит работодателю и его должностным лицам административными штрафами (и иными наказаниями) и даже уголовной ответственностью.

Административная ответственность может наступить по ст. 5.27 КоАП РФ. Виды наказаний различаются для должностных лиц и организаций. Согласно части первой ст. 5.27 КоАП РФ должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб., а организациям штраф от 30 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 по делу № КА-А40/10220-06).

Уголовная ответственность для нерадивых должностных лиц работодателя или для него самого (если речь идет о предпринимателе) может наступить по ст. 140, 292 и 325 УК РФ. Так, работодатель, по вине которого похищены, уничтожены, повреждены или сокрыты бланки трудовых книжек и вкладышей в них из корысти или иной личной заинтересованности, может быть наказан по ст. 325 Уголовного кодекса РФ – штраф до 200 000 руб.

В. Семенихин, руководитель экспертного бюро

Последние публикации

25 Сентября 2019

Налогоплательщики, применяющие УСНО, по общему правилу освобождены от обязанностей плательщиков НДС. Участие «упрощенцев» в посреднических сделках (когда продавец и покупатель применяют общий режим налогообложения) обязывает их оформлять счета-фактуры с выделением косвенного налога. Порядок их оформления в этом случае имеет некоторые особенности. Кроме того, у посредников-«упрощенцев» возникает обязанность вести налоговый регистр – журнал учета счетов-фактур.

В каких случаях работодатели обязаны выдавать молоко за «вредность»? При каких условиях выдача молока работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, освобождена от обложения НДФЛ? Как отражается бесплатная выдача молока в бухгалтерском учете?

Все обязательные неналоговые платежи в нашей стране необходимо инвентаризировать. С таким предложением выступила Счетная палата РФ. Сейчас только на федеральном уровне насчитывается несколько сотен сборов, которые не являются налогами, но от их уплаты бизнес и граждане отказаться не вправе. Размеры ставок по некоторым платежам давно потеряли актуальность, многие не имеют экономического обоснования. Итогом инвентаризации должен стать единый реестр — неэффективные и дублирующие друг друга позиции туда войти не должны.

23 Сентября 2019

Госдума окончательно приняла закон, который несет множество новшеств для россиян в налоговой сфере. Самое основное — платить налоги и в целом «общаться» с налоговиками станет проще. Другие изменения, в частности, повлекут за собой введение новых налоговых льгот.

Статья 64 Трудового кодекса РФ запрещает необоснованный отказ в приме на работу, а равно отказ по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами работника, за исключением установленных законами случаев. Отказ в приеме на работу может быть обжалован в суд. Однако далеко не все несостоявшиеся работники понимают, что именно они могут потребовать от работодателя в суде для восстановления своих нарушенных прав.

Бухгалтерский учет трудовых книжек

Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.

Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.

В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:

  • в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
  • в качестве расходов работодателя.

Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.

Трудовая книжка – актив организации

1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41

Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.

Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:

  • товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
  • реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
  • работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.

2) Как материалы с использованием счета 10

В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.

Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/[email protected]).

Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

Обратите внимание: компании, применяющие УСН, не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.

Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.

Примечание:

В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.

Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете: проводки

По законодательству Российской Федерации ни одна организация не имеет права вести трудовой учёт сотрудников без учёта трудовых книжек. В статье расскажем про учет трудовых книжек в бухгалтерском учете + проводки, рассмотрим документы, необходимые для учёта и правила их ведения, изучим ответственности за нарушения.

Обязателен ли учёт трудовых книжек в бухгалтерском учёте?

Согласно ст. 65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка. По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель доложен действовать в соответствии с трудовым законодательством:

Причина отсутствия трудовой книжки Действия работодателя
Работник заключает трудовой договор впервые Работодатель оформляет трудовую книжку
Трудовая книжка утрачена:

  • утрата;
  • повреждение;
  • иные причины.
По заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

Работодатель обязан оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней. Читайте также статью: → «Как заполнить трудовую книжку?».

Варианты учёта трудовых книжек

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.

После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.

В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:

  • операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
  • взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.
★ Сборник-справочник всех кадровых документов
(бланки и документы в формате word)
куплено > 1200 книг

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★ Авторский курс “Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8”
(более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями)
куплено > 2000 практических курсов
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек

Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:

Дебет Кредит Пояснение
006 Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности
91 60 Стоимость трудовых книжек принята в качестве расходов
19 60 Отражён НДС
006 Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам
73 91 Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудниками при увольнении и получении трудовой книжки на руки
91 68 Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек
50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек

Трудовые книжки приняты в качестве активов:

Дебет Кредит Пояснение
10(41) 60 Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов
19 60 Отражён НДС
006 Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности
91(90) 10(41) Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов
91(90) 68 Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек
006 Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам
73 91(90) Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах
50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек

Документы, используемые для учёта трудовых книжек

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) с целью учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей в обязательном порядке ведутся:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Читайте также статью: → «Книга учета трудовых книжек».

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Требования, предъявляемые к ведению документов, используемых для учёта трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (п. 41) регламентируют порядок ведения документации:

Наименование книги Особенности ведения
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Книга ведётся бухгалтерией организации.

Вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.

Регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек

Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ)):

Лицо, нарушившее законодательство Размер административного штрафа (руб.)
Правонарушение выявлено впервые
Должностное лицо 1 000 – 5 000
Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) 5 000 – 10 000
Индивидуальный предприниматель 1 000 – 5 000
Юридическое лицо 30 000 – 50 000
Правонарушение выявлено повторно
Должностное лицо 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-3 года
Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-2 года
Индивидуальный предприниматель 10 000 – 20 000
Юридическое лицо 50 000 – 70 000

В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности в действие вступает ст. 235 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:

  • штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
  • обязательные работы на срок до 360 часов;
  • исправительные работы на срок до одного года;
  • арест на срок до трех месяцев. Читайте также статью: → «Пошаговая инструкция по опломбированию журнала учета трудовых книжек».

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. При трудоустройстве на работу работодатель попросил меня принести чистую трудовую книжку, купленную в книжном магазине или киоске. Законно ли это?

Законодательство вменяет в обязанность работодателям обеспечение трудовыми книжками вновь принятых сотрудников (если по каким-то причинам трудовая книжка отсутствует). Единственный момент – при увольнении Вам придётся возместить стоимость трудовой книжки, о чём работодателем будет совершена соответствующая бухгалтерская проводка.

Вопрос №2. Наша, вновь созданная компания, планирует вести набор сотрудников с соответствующим оформлением в соответствии с трудовым законодательством. Подскажите, пожалуйста, как обеспечить сохранность трудовых книжек?

Трудовые книжки относятся к официальным документам строгой отчётности, хранение которых должно производиться в шкафах или сейфах, исключающих утрату или порчу.

Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки

Правовой базой России трудовые книжки наделены свойствами основного документа, подтверждающего рабочий стаж человека. Без этого формуляра по общему правилу невозможно устроиться на работу по трудовому договору. Записи в бланк вносит работодатель, а за допущенные и неисправленные ошибки к предприятию или ИП могут быть применены меры административной ответственности. В бухгалтерском учете при отражении оборота кадровых БСО (бланков строгой отчетности) отдельно указывают проводки по реализации трудовых книжек сотрудникам.

Как оприходовать трудовые книжки

Работодатели при имеющихся в их распоряжении трудовых книжках должны организовать ведение их учета в специальном журнале.

Бланки трудовых книжек выпускает «Гознак» и реализует их через сеть официальных продавцов (приказ Минфина от 22.12.2003 г. № 117н). Причём для возможности заниматься распространением чистых формуляров трудовых книжек со стандартным уровнем защиты распространители должны заключать с АО «Гознак» письменные договоры.

Работодатели ведут бухгалтерский учет трудовых книжек с детализацией по контрагентам, поставляющим этот вид документов. Постановка на учет нового бланка должна быть отражена также в журнале учета трудовых книжек. Эта правило регламентировано постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г.

После приобретения и получения трудовых книжек в бухгалтерском учете проводками типового характера эти бланки ставят на баланс. Для отражения стоимости трудовых применяют счет 10. Оприходование отражают дебетовой записью по счету 10 и кредитовым оборотом по счету 60. При этом сумму корреспонденции указывают без учета НДС.

Трудовая книжка продана работнику

При приеме на работу нового сотрудника, у которого нет стажа, на его имя надо завести трудовую книжку. Бланк берут обычно из запасов работодателя.

При заключении трудового договора и выдаче кадровому инспектору книжки для заполнения в учете делают запись о списании цены формуляра:

Записанная на счет новопринятого сотрудника сумма должна быть им возмещена.

Трудовые книжки приравнены законом к бланкам строгой отчетности. Их отражают на забалансовых счетах.

При признании издержек на трудовые книжки проводки составляют двойные:

  • Дт 91 – Кт 76 – отражают издержки в сумме приобретенной партии трудовых книжек (стоимость учитывают без НДС);
  • Дт 006 – книжки как бланки строгой отчетности поставлены на забалансовый учет;
  • Кт 006 – списана трудовая книжка, выделенная работодателем для фиксации стажа нового работника.

Расчет за книжки

Ежемесячно в бухгалтерскую службу подают данные о полученных от работников средствах в качестве возмещения стоимости трудовых книжек и вкладышей к ним. Деньги принимает ответственное должностное лицо с обязательным оформлением приходного ордера.

Работник не возмещает стоимость новой трудовой книжки при условии, что:

  • работодателем допущены ошибки при внесении в бланк первой записи, поэтому документ пришлось передать на уничтожение и потребовался дополнительный чистый формуляр;
  • документ был испорчен по вине руководства предприятия;
  • трудовые книжки персонала утрачены или испорчены в результате чрезвычайного события.

Налоги

НДС из стоимости трудовых книжек выделяют на основании счета-фактуры. Дата формирования базы обложения НДС за трудовые книжки совпадает с днем оформления документа на имя новопринятого работника.

Потом затраты работодателя на закупку кадровых бланков без учета НДС должны быть зачтены при определении налога на прибыль.

Доходы в виде возмещений за трудовые книжки признают в учете в составе внереализационных поступлений.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 обязывает работодателя оформить трудовую книжку принятому в штат человеку в случае ее отсутствия. Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа.

Трудовая книжка — товар, иной актив или расход?

Есть несколько вариантов учета формуляров трудовых книжек, например:

  • в качестве товара, предназначенного для перепродажи работникам;
  • в качестве МПЗ, предназначенных для управленческой деятельности организации;
  • в качестве расходов организации.

Организация самостоятельно определяет, какой способ бухгалтерского учета трудовых книжек будет применяться, и утверждает его в учетной политике.

Оценим перечисленные варианты с точки зрения соответствия их законодательным нормам.

Трудовая книжка — расход работодателя

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам. Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.

Этими же документами определено, что реализацию формуляров трудовых книжек имеют право осуществлять только их изготовитель и специализированные продавцы.

Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает. Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы».

Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам (Письмо Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18 ) предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, – в качестве прочих доходов.

Учет движения бланков строгой отчетности в обязательном порядке должен осуществляться на забалансовом счете.

В таблице 1 показано, как отражаются в этом случае движение и стоимость формуляров трудовых книжек в бухгалтерском учете и соответствующие проводки:

Проводка Содержание
Дт 006 Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО
Дт 91 Кт 60 Стоимость БСО отнесена на расходы работодателя
Дт 19 Кт 60 Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров трудовых книжек
Кт 006 Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам
Дт 73 Кт 91 Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки
Дт 91 Кт 68 При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС
Дт 50 Кт 73 Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником

Трудовая книжка — актив работодателя

Однако если принято решение учитывать бланки как активы, то операции по получению от продавца и обеспечению сотрудников трудовыми книжками в бухгалтерском учете отражаются проводками, отраженными в таблице 2:

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит