Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, журнал регистрации трудовых договоров срок хранения

Содержание
  1. Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
  2. Журнал учета трудовых договоров
  3. Пример.
  4. Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам
  5. Журнал регистрации трудовых договоров — особенности оформления
  6. Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?
  7. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец
  8. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
  9. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: обязательно ли его вести
  10. Как заполнять книгу учёта
  11. Срок хранения
  12. Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений
  13. Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
  14. Кто и как заполняет журнал учёта
  15. Срок хранения
  16. Журнал регистрации трудовых договоров – зачем нужен и как ведется?
  17. Понятие и цели журнала регистрации
  18. Что фиксируется в журнале?
  19. Структура документа
  20. Заполнение основных граф журнала
  21. Исправление ошибок

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Пример.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Чем наполнять журнал: образец

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

  • дату и номер заключенного трудового договора;
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • структурное подразделение;
  • занимаемую должность;
  • вид и характер работы;
  • срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
  • место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.
Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:

Имейте в виду, что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:

Скачать журнал учета дополнительных соглашений.
Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Журнал регистрации трудовых договоров — особенности оформления

Прием на службу нового подчиненного в соответствии с общими правилами подразумевает под собой составление рабочего соглашения. Если возникает необходимость внести поправки в указанный документ, то имеет место дополнительное соглашение. Однако при большом количестве сотрудников трудно вести учет, тем более учитывая множество действий, которые могут возникать. Из-за этого, чтобы упорядочить все документы и сведения о работниках в организации должен вестись журнал регистрации. Он помогает избежать многих ошибок, а также позволяет не нарушать установленные законом сроки. При всем этом представленная книга требует корректного оформления и обязательно соблюдение правил и порядка.

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Наличие журнала регистрации не является существенным условием для функционирования организации, поскольку законом не предусмотрено его оформление. Тем не менее заполнение этого документа имеет большое значение в связи с упрощением кадрового учета. Соответствующий акт содержит всю информацию относительно заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Благодаря ему можно быстро найти необходимые сведения, которые могут понадобиться бывшим подчиненным или любым структурам. Систематизация сведений имеет важное значение и позволяет следующее:

  • Вести четкий учет кадров;
  • Предоставлять данные в кратчайшие сроки;
  • Иметь доступную информацию о старых сотрудниках, данные которых находятся в архивном учреждении.

Его ведение может быть обязательно только в ситуации, когда он указан в учетной политике как первичный документ.

Порядок и правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации имеет свои особенности относительно процедуры и правил его оформления. Такие нюансы выглядят следующим образом:

  • Он должен быть пронумерован, а обложку следует сделать в твердом переплете;
  • На нем необходима печать компании, а также дата и подпись нанимателя;
  • На титульном листе следует обозначить наименование документа и организации.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений? В первую очередь выделяется страница, где обозначено ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и ведение документа. Далее заполняются все данные о трудовых договорах или дополнительных соглашениях, порядковая очередность которых прописывается в виде дробных чисел.

В указанном акте могут часто допускать ошибки. Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых договоров? Самым простым вариантом является завершение записей и оформление новой книги. Однако при частых ошибках такое действие нецелесообразно. Тогда под неправильной записью следует сделать отметку, что она недействительна, а нижу уже написать достоверную информацию.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

Ведение журнала регистрации трудовых договоров в электронном виде имеет ряд преимуществ:

  • Улучшение работы с персоналом;
  • Конфиденциальность информации;
  • Снижение расходов;
  • Сохранность первичных документов.

В электронном формате может осуществляется заполнение и индивидуальной карточки подчиненного. Это позволяет производить внесение обновлений, если имели место изменения информации.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

При окончании последней страницы книги указывается заключение, свидетельствующее о ее закрытии и передачи в архив. Часто учет начинают вести заново каждый год, однако при небольшом количестве соглашений его можно вести и дальше до заключительной страницы. При закрытии указывается следующее:

  • Дата реализации данного процесса;
  • Общее количество заполненных страниц;
  • Численность указанных документов;
  • Личные данные уполномоченного лица;
  • Приказ о назначении представителя, ответственного за данную работу.
  • Перед тем, как сдать его в архив, требуется произвести прошив книги и поставить пломбу. По закону продолжительность хранения составляет 75 лет.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец

Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:

  • Нумерация трудового договора;
  • Дата заключения;
  • Данные о работнике и занимаемая им должность;
  • Название структурного подразделения;
  • Дата расторжения;
  • Особенности деятельности работника;
  • Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
  • Примечания.

Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец

Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае. Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа. Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.

Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.

Похожее

Главной особенностью срочного трудового договора является его ограниченный срок действия. Однако если женщина, заключившая такое…

Документооборот организаций обязан быть систематизирован для упрощения не только ведения текущей документации, но и поиска…

Совмещением должностей называется процесс выполнения двух или более работ в дополнение к основным профессиональным обязанностям.…

Трудовой договор это важнейший документ, как для работника, так и для предприятия в целом. Организация…

Охрана труда и недопущение производственного травматизма, является приоритетным направлением для каждой организации. Ключевые положения содержатся…

Многие люди при возникновении необходимости получить дополнительный доход устраиваются на работу по совместительству. Как правило,…

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Многие работодатели имеют журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, куда вносятся все необходимые пометки касательно этих документов. Как его правильно вести и заполнять? Есть ли какие-то нюансы? Как выглядит образец заполнения этого документа?

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: обязательно ли его вести

В журнале фиксируется факт составления всех трудовых договоров и дополнительных соглашений, которые были подписаны между работодателем и его работниками. Законодательством нашей страны не предусмотрена обязательность ведения этого журнала. Однако он может быть полезен для организации по нескольким причинам. Основная из них заключается в том, что в случае тех или иных проверок фирма всегда сможет показать все свои шаги в плане регистрации договоров с работниками и их последующих изменений. Кроме этого, журнал:

  • позволяет отслеживать любые трудовые отношения между работодателем и сотрудником, в том числе и заключённые соглашения на работу по совместительству или совмещению;
  • позволяет составлять статистические отчёты;
  • облегчает поиск необходимой информации о начале или окончании трудовых отношений;
  • позволяет установить факт, дату и причину окончания трудовых отношений;
  • отображает информацию о выдаче договора сотруднику на руки.

Как заполнять книгу учёта

Заполнять журнал или книгу должен непосредственно работодатель, то есть ответственное лицо вашей компании. Как правило, эта задача отдаётся в распоряжение отдела кадров, который существует практически в любой крупной организации. Если речь идёт о маленькой фирме, то начальство вправе назначить следить за этим журналом отдельного работника.

Образец заполнения

Примерная последовательность строк журнала:

  • порядковый номер и дата регистрации;
  • данные трудового договора: порядковый номер, дата заключения. Кроме основных данных, в ней можно указать сведения о дополнительных соглашениях с сотрудником. Но можно эту запись сделать в отдельно расположенной графе;
  • фамилия, имя и отчество человека, с которым заключён трудовой договор, его должность и номер приказа о его зачислили в штат;
  • ФИО сотрудника, который провёл регистрацию договора;
  • строка для примечаний, в ней прописываются сведения о сотруднике и занимаемой им должности по основному или дополнительному договору;
  • дата окончания трудового договора;
  • место для подписи сотрудника.

Если человек будет работать по срочному или долгосрочному контракту, то для этих целей оставляют ещё одну графу.

Срок хранения

Журнал ведётся в течение года, после чего заводится новый, а старый отправляется в архив. Срок архивного хранения отдельно взятого журнала, как и многих других документов, равняется семидесяти пяти годам.

Как показывает практика, несмотря на отсутствие обязательности иметь журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений со стороны нашего законодательства, ведение этого документа является довольно полезным для многих предпринимателей. Это позволяет минимизировать вероятность возникновения конфликтных ситуаций в случае проверки. Ведением этого документа должен заниматься конкретный сотрудник или же отдел кадров.

Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений

Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор. Выручает журнал регистрации.

Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

  • судебное разбирательство при увольнении работника;
  • составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
  • при поиске документов для внутреннего пользования.

Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа.

Некоторые работодатели записывают в журнал не только сведения о договоре, но и информацию о должностных обязанностях сотрудника, комментарии касательно результатов его работы.

Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа.

Кто и как заполняет журнал учёта

Ведение регистрационного журнала — обязанность специалиста по кадрам. Заполняя книгу, он ставит свою подпись как ответственное лицо.

Журнал регистрации трудовых договоров можно оформить в простой тетради либо приобрести учётную книгу в магазине канцелярских товаров. Также существует возможность электронного ведения с последующей распечаткой.

Состав учётного документа — наименования, количество и содержание столбцов разрабатывает специалист по кадрам и согласовывает с руководителем организации.

Образец заполнения в печатном виде

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

На титульном листе отмечаются даты действия журнала и наименование работодателя

Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист. На нём укажите:

  • наименование организации;
  • дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);
  • ФИО руководителя организации и ответственного лица.

Пронумеруйте страницы и составьте таблицу. Типовые графы:

  • регистрационный номер;
  • дата заключения договора;
  • номер договора;
  • срок действия договора;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • характер выполняемой работы;
  • комментарии и примечания;
  • подпись сотрудника;
  • подпись ответственного лица (специалиста по кадрам).

Графы таблицы учёта трудовых договоров формируются на усмотрение работодателя

По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы — контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист.

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

На последней странице журнала составьте заверительную запись с указанием числа страниц, ФИО и должности руководителя и даты. Поставьте подпись руководителя и печать организации.

Заверительная запись находится на последней странице и заполняется в начале работы

Типовые учётные журналы, продающиеся в магазинах, прошиты и оборудованы контрольной пломбой. Если вы используете такой журнал, в заверительную запись впишите уникальный номер пломбы.

Электронная версия

Разрешается применять электронную версию журнала регистрации трудовых договоров. Загрузите шаблон, заполните титульный лист и при необходимости отредактируйте графы.

Неудобство электронной версии в том, что сотрудник не может своевременно оставить свою подпись, получая копию договора или справку. При судебных разбирательствах журнал на бумажном носителе рассматривается в первую очередь.

Срок хранения

Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, он должен храниться 75 лет.

В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив.

Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно. Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров. При этом укажите номера неверно записанных документов.

Журнал регистрации трудовых договоров – зачем нужен и как ведется?

Одно из обязательных требований к отделу кадров – учет заключенных с сотрудниками трудовых договоров. Благодаря наличию журнала, в котором регистрируются все заключенные отношения, работа с документацией существенно облегчается. Несмотря на то, договора относятся к внутреннему учету, инспекция по трудовым отношениям может потребовать данный журнал и в случае его отсутствия применить штрафные санкции.

Понятие и цели журнала регистрации

Все документы, созданные на предприятии, регистрируются в отдельных журналах и книгах. Не стали исключением и трудовые договора. Несмотря на то, что трудовое законодательство не регламентирует ведение отдельного журнала для регистрации трудовых соглашений, его наличие существенно облегчает работу кадровиков. В журнале фиксируются не только заключенные соглашения между работником и работодателем, но и дополнительные договора на выполнение отдельных видов работ.

Используется он для облегчения работы кадрового отдела. В частности, с его помощью:

  • отслеживаются трудовые отношения между сотрудником и работодателем;
  • составляются статистические отчеты;
  • упрощается поиск информации о начале или окончании трудового договора;
  • быстро устанавливается причина окончания трудового договора.

Наличие журнала обеспечивает защиту прав самого сотрудника и работодателя.

Как и к любой документации, к журналу регистрации трудовых договоров выдвигается ряд требований. В первую очередь, это жесткая или полужесткая обложка. Листы в самом журнале также должны быть достаточно плотными, так как после закрытия документа, он сдается в архив на хранение. Листы должны быть пронумерованы и прошиты. Желательно наличие пломбы.

Что фиксируется в журнале?

В журнал заносятся данные, непосредственно касающиеся трудовых договоров. Так, в нем ведутся записи приказов о:

  • зачислении на работу;
  • увольнении;
  • наложении взыскания или поощрения;
  • уходе в отпуск.

Структура документа

Журнал состоит из:

  • Титульной страницы, где указывается название работодателя и документа и даты начала и окончания его ведения:

  • Первая страница журнала. Согласно нормам, это либо пустая страница, либо страница с образцом заполнения листов журнала.
  • Вторая страница, на которой указываются сведения о сотруднике, который несет ответственность за ведение журнала. Также фиксируется номер приказа о его назначении ответственным за ведение документа, основания для назначения, личные данные сотрудника и его подпись.
  • Следующие страницы содержат непосредственно информацию о трудовых договорах:

  • На последней странице фиксируется дата последней записи и его прошивки, последующего опечатывания документа и сдачи в архив, количество страниц. Все числа указываются прописью.

Заполнение основных граф журнала

На сегодня единой формы ведения журнала нет. Зачастую его либо покупают, либо печатают самостоятельно. При этом применяется следующий перечень граф:

  1. Порядковый номер регистрации. В данную графу вводится номер, который присваивается не документу, а самой записи в данном журнале.
  2. Номер трудового договора. В данной графе отмечается номер, присвоенный самому документу.
  3. Дата заключения, то есть когда именно был издан приказ.
  4. Сведения о дополнительных трудовых договорах. Заполняется при их наличии.
  5. Фамилия, имя и отчество сотрудника, на имя которого издан приказ.
  6. Должность, на которую было назначено принятое на работу лицо.
  7. Фамилия, имя и отчество сотрудника, зарегистрировавшего договор.
  8. Графа с примечаниями, где указывается сведения о сотруднике, особенностях работы: основная или по совместительству.

Вот пример заполнения журнала:

После закрытия журнал передается в архив на хранение. Срок составляет 75 лет.

Исправление ошибок

Что делать в случае, если при заполнении журнала были допущены ошибки? В такой ситуации необходимо досрочно закрыть его и начать новый. На странице досрочно закрываемого журнала делается запись о том, что он закрыт из-за ошибок в ведении. В новую книгу переписываются все зафиксированные в испорченном документе данные с исправлениями.

Журнал регистрации трудовых соглашений не является обязательным документом, но с его помощью можно существенно упростить работу предприятия, в особенности, отдела кадров. Единая структура документа отсутствует, но в тоже время в нем обязательно должны фиксироваться основные данные о заключенных трудовых договорах.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит