Срок хранения приказов по основной деятельности, приказы основной деятельности срок хранения статья

Содержание
  1. Срок хранения приказов по основной деятельности
  2. Классификация приказов
  3. Сроки ознакомления с приказом по основной деятельности
  4. Срок хранения приказов по основной (профильной) деятельности
  5. Приказы основной деятельности срок хранения статья
  6. Срок хранения приказов по основной деятельности и личному составу
  7. Что это такое
  8. Сроки ознакомления и хранения
  9. Классификация приказов
  10. Нормативная регламентация
  11. Приказы по основной деятельности: правила оформления и сроки хранения
  12. Какой срок хранения приказов по основной деятельности?
  13. Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?
  14. Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации
  15. Срок действия приказов по основной деятельности
  16. Сколько хранятся приказы по основной деятельности?

Срок хранения приказов по основной деятельности

Классификация приказов

Приказ — это распорядительный документ, который подписывает руководитель компании. Директор обозначает задачу и устанавливает способ контроля за ее выполнением. Обязанность делопроизводителя — организовать хранение этих распоряжений. Чтобы определить, сколько хранятся приказы по основной деятельности, необходимо разобраться, что именно к ним относится.

Виды определены в Приказе Минкульта РФ N 558 от 25.08.2010 — это распоряжения:

  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственным вопросам;
  • по основной (профильной) деятельности.

Иногда бывает сложно понять, какой документ к какому виду отнести. Для объяснения воспользуемся методом «от противного».

Формулировка «по личному составу» вопросов не вызывает. Это документы кадрового делопроизводства. Ответственные за их ведение и хранение — сотрудники отдела персонала. Хранить кадровикам их придется 75 лет, а часть документов подлежит хранению постоянно.

Разберемся, чем отличаются друг от друга два оставшихся, схожих на первый взгляд, определения. В упомянутом выше нормативном документе №558 есть абзац, который определяет административно-хозяйственные вопросы. Опираясь на этот перечень, легко можно классифицировать и распоряжения руководителя. Итак, к административно-хозяйственным вопросам относятся:

  • соблюдение правил внутреннего распорядка;
  • эксплуатация зданий, помещений;
  • транспортное обслуживание, внутренняя связь;
  • обеспечение безопасности организации.

Распоряжения, которые содержат в себе перечисленные темы, делопроизводитель будет хранить 5 лет.

А вот четкого перечня вопросов по профильной деятельности нет. Это указания, которые касаются стратегических организационных решений. Если тема не является административной и не затрагивает проблемы кадрового состава, то, методом исключения, относим ее к основной.

Хранить документы разных видов рекомендуется раздельно.

Сроки ознакомления с приказом по основной деятельности

Все работники, которые в документе перечислены по именам или должностям, те, кому поручено исполнение распоряжения, должны быть ознакомлены с ним под роспись. Четкие сроки ознакомления на законодательном уровне не определены. В интересах работодателя собрать подписи сотрудников в строке «ознакомлен» как можно быстрее. Если этого не сделать, то рассчитывать на то, что сотрудник принял на себя ответственность за выполнение распоряжения, нельзя, и предъявлять к нему претензии за невыполнение заданий — незаконно.

Обязанность ознакомления с документами по личному составу предусмотрена ст. 68 , ст. 84.1 и ст. 193 ТК РФ. При ознакомлении с распоряжениями по профильной работе необходимо руководствоваться здравым смыслом и требованиями к оформлению первичных документов. Если в форме заложена необходимость ознакомления — виза должна быть.

Срок хранения приказов по основной (профильной) деятельности

Если распоряжение отнесено к профильной деятельности, делопроизводителю следует хранить его постоянно, т.е. на протяжении всего периода работы организации. При этом данный срок не может быть менее десяти лет. Если это приказы, присланные для сведения, хранить их нужно до минования надобности — данный срок не может быть менее одного года.

Определить надобность и срок действия приказов по основной деятельности помогут даты поставленных задач и сроки их выполнения.

Приказы основной деятельности срок хранения статья

Постановления, решения, рекомендации высшего органа организации (общего собрания, съезда, конференции, трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков)

Постановления, решения, рекомендации коллегиального исполнительного органа организации (совета арендаторов, правления, совета директоров, дирекции)

Учредительные документы (устав фирмы, учредительный договор и др.)

Проекты устава;документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, заключения, переписка) по его разработке

Проекты положений об органах управления организации

Приказы по основной деятельности, распоряжения, указания руководителя организации

Протоколы заседаний и собраний акционеров, учредителей, совета директоров, трудового коллектива и т.д.

Журналы (книги) учета работы с акциями

Список аффилированных лиц

Список лиц, имеющих право на получение дивидендов

Журнал учета акционеров

Дело приватизации (постановления, решения, приказы, протоколы, устав, план, баланс, акты, свидетельства, реестр акционеров, проспект эмиссии и др.)

Свидетельства о регистрации организации

Договор о слиянии, разделении, присоединении организации

Договоры с членами коллегиальных исполнительных органов, руководителем, аудитором

Договоры на аренду, наем и оперативное управление объектами госсобственности

Книги регистрации договоров

Проекты договоров;документы (справки, докладные записки, предложения, заключения, переписка) по их разработке

Проекты штатного расписания;документы (справки, докладные записки, предложения, заключения, переписка) по его разработке

Акты ревизий и проверок фирмы государственными инстанциями, о ликвидации, передаточные, приемо-сдаточные

Правила, инструкции, методические указания, разработанные организацией

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации

Доклады, докладные записки по основной деятельности организации

Отчеты о командировках

Предложения (письма) организации в государственные, муниципальные органы

Документы (протоколы, стенограммы, доклады, тезисы, переписка) об организации и проведении различных мероприятий: конференций, съездов, семинаров, собраний и др. касающихся основной деятельности организации

Документы (обзоры, исторические справки, газетные и журнальные статьи, заметки) по истории организации

Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы об организации

Свидетельства о праве собственности на землю, здания, имущество

Заключения по серьезным нарушениям в соблюдении трудового законодательства

Переписка по существенным конфликтам, спорам, претензиям

Номенклатура дел организации, классификаторы, перечни документов, описи дел постоянного хранения, акты о выделении документов к уничтожению

Документы (обзоры, справки) о составе и содержании документов организации

Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов

Переписка по основным вопросам защиты информации

Прогнозы (перспективные планы) деятельности организации

Концепции развития организации

Долгосрочные экономические нормативы и лимиты

Диагностика деятельности организации (аналитические обзоры, анализы выполнения планов)

Планы экономического и социального развития организации

Годовые планы организации по всем основным видам деятельности

Прейскуранты, ценники, тарифы, разработанные организацией

Справки, расчеты по прогнозированию и совершенствованию цен на перспективу

Годовые (сводные) планы, отчеты, балансы, анализы

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, объяснительные записки к ним

Документы (акты, заключения, сведения, ведомости, расчеты и др.) по оценке основных фондов;по определению износа основных средств;по расчету оценки стоимости имущества и др. вопросам производственной деятельности организации

Проспект эмиссии акций

Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры, разработанные организацией

Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров)

Протоколы (стенограммы) встреч, переговоров, отчеты

Контракты, договоры, соглашения об установлении экономических связей с другими организациями

Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам

Аналитические, информационные обзоры (доклады по основным вопросам деятельности, составленные организацией)

Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, каталоги, путеводители, буклеты, акты экспертизы. отзывы, отчеты;дипломы) об участии в выставках, ярмарках, презентациях

Документы (буклеты, плакаты, статьи) по рекламе деятельности организации

Документы (сведения, рапорты) о трудовых конфликтах

Нормы, нормативы, тарифно-квалификационные справочники, ставки, разработанные организацией

Документы (акты, заключения, отчеты, справки, переписка) о производственных авариях и несчастных случаях

Записки о приеме, переводе, увольнении работников

Программы, разработанные организацией

Списки поставщиков и потребителей

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в постоянное или временное пользование, аренду

Документы (договоры дарения, акты приема-передачи ценных вещей, обязательств, справки, отчеты) о благотворительной деятельности.

Приказы по основной деятельности.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Век живи — век удивляйся

у меня за год накопилось 8 папок корона с приказами. если их разложить, как того требуют правила архивного хранения, по 250 листов, то и вовсе выйдет томов 20. а вот на прошлой работе была 1 папулечка.

это ваще от лукавого. Юльчик где вы набрались подобных сведений? до и после войны. звучит как до 16 и старше. т.е. все приказы храняться 10 лет за исключением всех приказов.

А про то что приказы по ОД должны храниться 10 лет прочитала в журнале Секретарь-референт. А про военные приказы, мне наш архивариус напел. Так что ничего я не придумала.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Хочу обратить Ваше внимание на то, что в разработках Росархива (кроме пунктов перечней!) приказы всегда подразделяются на приказы по основной деятельности и по личному составу. Этой линии придерживаются многие министерства и ведомства — но не все. Выделение приказов по административно-хозяйственной деятельности, по бухгалтерии — это, если хотите, самодеятельность практиков, которым не хочется постоянно хранить заведомо малозначительные документы. Соответственно, нет и официальных разъяснений по поводу различий между приказами по основной и по административно-хозяйственной деятельности.

По логике, основная деятельность — это деятельность по выполнению уставных задач организации, а административно-хозяйственная — по ведению домашнего хозяйства организации. И, в отсутствие четких указаний сверху, организации нужно самостоятельно отделять мух от котлет 🙂

Вот ещё цитата из статьи Л.Дорониной в журнале Кадровик. Кадровое делопроизводство , 2008, № 5:

К приказам по основной деятельности относятся: приказы по финансовым вопросам, по материально-техническому обеспечению, по организационно-правовым вопросам, по регулированию управленческой деятельности.

К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, о взысканиях, о командировках и др.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М. Росархив, 2002) к отдельной группе приказов отнесены приказы по административно-хозяйственным вопросам (ст. 6), т.е. приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране (разд. 10 Перечня).

Подскажите основные приказы, которые должны быть в Обществе с ограниченной ответственностью

единственным нормативным документом, систематизирующим приказы, является в настоящее время Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден данный Перечень приказом Минкультуры РФ от 25.08. № 558). Данный документ вводит следующее разделение приказов:

— приказы по основной деятельности (срок хранения — «Постоянно»);

— приказы по личному составу (срок хранения — «75 лет ЭПК»);

— приказы по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения — «5 лет»).

К числу приказов по личному составу относятся приказы, для которых разработаны и утверждены унифицированные формы постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (в настоящее время не являются обязательными к применению). Приказами по личному составу оформляются прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение, присвоение разрядов, установление размеров оплаты труда, изменение условий труда, командирование сотрудников, наложение дисциплинарных взысканий и т. д.

Приказы по основной деятельности бывают: об утверждение устава (о внесении изменений в устав);об утверждении учетной политики организации (для целей бухгалтерского, налогового учета);об утверждении штатного расписания (о внесении изменений в штатное расписание);об утверждении графика отпусков работников (внесении изменений в график отпусков работников);об утверждении должностной инструкции;о внесении изменений в локальные нормативные акты;о создании новых структурных подразделений, комиссий;о проведении аттестации персонала;об установлении режима работы и т. д.

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся приказы, которые регулируют вопросы эксплуатации и безопасности зданий и помещений, транспортного обслуживания и внутренней связи.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материала х «Системы Главбух» коммерческой и VIP версий.

1.Статья: Кадровое дело: персональные консультации

Каким образом разграничить приказы по личному составу и приказы по основной деятельности?

Я секретарь, но руководитель своим приказом возложил на меня обязанность по ведению кадровой документации в организации. По каким признакам разделить приказы по личному составу и приказы по основной деятельности?

Елена Хафизова, секретарь (г. Воронеж)

Все приказы, которые издаются в организации, делятся на три группы: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности2. Распоряжения по личному составу издаются для регулирования трудовых отношений. К ним относятся приказы о приеме, переводе, перемещении, увольнении работника, об оплате труда, аттестации, повышении квалификации, премировании, предоставлении всех видов отпусков, направлении в командировку, об изменении фамилии, наложении дисциплинарных взысканий и т. д.3.

К распоряжениям по административно-хозяйственной деятельности относятся приказы, которые регулируют вопросы эксплуатации и безопасности зданий и помещений, транспортного обслуживания и внутренней связи. По остальным вопросам работы организации издаются приказы по основной деятельности. К ним относятся распоряжения об утверждении локальных актов, должностных инструкций, штатного расписания, графика отпусков, о назначении ответственных и др. Разделение приказов на виды лучше всего закрепить в Инструкции по делопроизводству вашей компании.*

2 Статья 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 (далее — Перечень типовых управленческих архивных документов).

3 Пункт «б» ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов.

ЖУРНАЛ «КАДРОВОЕ ДЕЛО», № 9, СЕНТЯБРЬ

2.Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие — к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения — прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 .

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558 .

заместитель директора департамента образования и

кадровых ресурсов Минздрава России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Чекалова Наталья, эксперт БСС «Системы Главбух».

Срок хранения приказов по основной деятельности и личному составу

Любая организация, которая ведёт активную деятельность, обязана вести делопроизводство в соответствии с существующими правилами.

Что это такое

При текущей работе на предприятии необходимо правильно организовать работу с распорядительными документами. Для того, чтобы это сделать, нужно разобраться, как именно надо их классифицировать. Правила должны удовлетворять следующим требованиям:

  1. Они должны быть удобны для проведения текущей деятельности.
  2. Принципы классификации не должны противоречить тем, которые будут использоваться при дальнейшем архивном хранении.

На протяжении лет в этом вопросе сложилась определённая практика. Их принято разделять на 2 основные части:

  • относящиеся к основной деятельности;
  • личный состав предприятия.

В нём указаны следующие категории хранения:

  1. Основная часть деятельности фирмы.
  2. Те документы, на основании которых выполняется работа с личным составом.
  3. Хозяйственные и административные вопросы.

Кроме того, упоминается ещё одна категория. Речь идёт о тех, которые присылаются для сведения. В этом случае предусмотрено, что срок их хранения истекает после того, как они перестанут быть нужны.

Указанная классификация используется в качестве основы при работе.

Сроки ознакомления и хранения

Эти сроки различаются в зависимости от сферы деятельности, к которой они имеют отношение.

По личному составу

Для тех приказов, которые связаны с личным составом, могут быть предусмотрены различные периоды для хранения в зависимости от группы, к которым их можно отнести.

Предусмотрено следующие 2 варианта:

  • те, которые можно хранить не более 5 лет;
  • со сроком хранения, равным 75 лет.

Первая группа включает в себя:

  • распоряжения об отпусках;
  • о краткосрочных командировках на территории России;
  • по предоставлению учебных отпусков;
  • относящиеся к дежурствам;
  • распоряжения о наложении взысканий.

Вторая часть — это те, которые могут понадобиться не только в текущий момент, но и на протяжении всей жизни. Сюда включаются, например, те из них, которые могут относиться к подтверждению трудового стажа или к начислению пенсии.

Вот несколько примеров таких бумаг:

  • о приёме на работу, переводе или увольнении;
  • связанные с различными поощрениями сотрудников;
  • распоряжения, результатом которых является установление надбавок за успехи в работе;
  • о предоставлении отпуска для ухода за ребёнком;
  • бумаги, связанные с процедурой изменения фамилии;
  • относящиеся к расследованию несчастных случаев, произошедших на производстве;
  • Связанные с направлением сотрудников в заграничные командировки или длительные (свыше 1 месяца) на территории страны.

Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела.

Обычно хранение документов организовывается следующим образом: каждая бумага имеет порядковый номер. Документы со сроком хранения в 75 лет, могут к номеру прибавлять, например, буквы «л/с», а те, которые хранятся не дольше 5 лет — «о».

Вот примеры таких обозначений: «Приказ №5-л/с» или «Распоряжение №7-о». Их подшивают в соответствующую папку. Если накапливается более 250 листов, папку делят на несколько томов. При этом отмечают дату и время начального и последнего документов, содержащихся в каждом полностью заполненном томе. Нумерацию принято вести в пределах года. С начала следующего её начинают заново.

По основной деятельности

Приказы, которые связаны с данной сферой должны храниться постоянно. Обычно точно определено, какие документы являются приказами по личному составу или по административно-хозяйственной деятельности. Приказы, не входящие в указанные разделы считаются относящимися к основной деятельности.

Вот некоторые типичные темы:

  1. Рассмотрение вопросов формирования и изменения структуры организации.
  2. Нормативные внутренние акты предприятия или организации, приказы, где они утверждаются или изменяются.
  3. Если численность согласно штатному расписанию претерпевает изменения.
  4. Те бумаги, которые связаны с необходимостью выполнения аттестации сотрудников.
  5. Имеющие отношение к определению стратегии фирмы.
  6. Проведение контроля деятельности, вопросы составления и сдачи отчётности.
  7. При формировании или совершенствовании режима работы предприятия приказы относятся к основной деятельности предприятия.
  8. Относящиеся к материально-техническому снабжению.
  9. Бумаги, связанные с разного рода информационным или документальным обеспечением.
  10. Некоторые другие вопросы.

Этот список не является исчерпывающим и существенно зависит от специфики предприятия или организации.

Административно-хозяйственным вопросам

Приказам рассматриваемого типа назначено, что хранить необходимо не менее 5 лет. Какие именно бумаги относятся к нему — указано в Перечне. В данном нормативном акте они классифицируются в соответствии с теми функциями управления, к которым они относятся.

Выделено 4 группы таких документов:

  1. Документальное оформление внутреннего распорядка деятельности предприятия.
  2. Вопросы, непосредственно связанные с эксплуатацией зданий, помещений.
  3. Отдельно рассматривается то, что связано с обеспечением внутренней связью, а также транспортом.
  4. Вопросы охраны на данном предприятии.

Все документы, относящиеся к указанным сферам деятельности, относятся к разряду административно-хозяйственных и имеют срок хранения 5 лет. Здесь также можно воспользоваться при нумерации буквенными индексами.

Однако при этом можно столкнуться с тем, что отдельные документы могут одновременно затрагивать вопросы по основной и по административно-хозяйственной деятельности. Если такое произошло, их необходимо хранить в папке, которая относится к основной деятельности. При этом он должен храниться постоянно.

Журналов регистрации

Регистрация документов происходит в специальных журналах. Для этого предусмотрены следующие графы:

  1. Номер по порядку.
  2. Дата регистрируемого приказа.
  3. Содержание документа кратко или его заголовок.
  4. Количество листов и приложений.
  5. Указание ответственного лица.
  6. Перечень тех, кого нужно ознакомить с данным приказом.

Журналы для регистрации приказов по основной деятельности необходимо хранить постоянно.

Видео, на котором рассказывается о хранении приказов на предприятии.

Классификация приказов

В каждом из рассмотренных разделов хранятся приказы, которые относятся к определённым сферам управления предприятием или организацией. Перечни конкретных тем подробно рассмотрены выше в соответствующих разделах.

Нормативная регламентация

Основным нормативным документом в рассматриваемой сфере является «Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности организаций, с указанием соответствующих сроков хранения». Этот нормативный акт был утверждён Росархивом в 2000 году.

Важно отметить, норма о том, что определённые документы необходимо хранить постоянно, относится к тем организациям, которые их предоставляют для формирования государственных и муниципальных архивов. Для прочих организаций и предприятий, в данном случае, ограничение может составлять 10 лет. При этом подразумевается, что законодательство в отдельных случаях может увеличивать указанный срок.

Приказы по основной деятельности: правила оформления и сроки хранения

01.12.2017 96262 0 2

Акценты этой статьи:

  • какие существуют требования к составлению приказов по основной деятельности;
  • как правильно зарегистрировать такие приказы;
  • в течение какого срока и как необходимо хранить приказы по основной деятельности;
  • каков порядок внесения изменений в такие приказы и их отмены.

Приказы по основной деятельности ведет каждое предприятие. Правильно оформленный приказ поможет избежать штрафных санкций и оптимизировать финансовые результаты. В данной консультации рассмотрим нюансы оформления, хранения, регистрации, внесения изменений и отмены приказов.

Что такое приказ?

Понятие «приказ» законодательством не определено. На практике под приказом понимают распорядительный документ, который издается руководителем предприятия, организации, учреждения в рамках его компетенции. Вместе с тем законодательством не установлено, какие виды приказов должны вести коммерческие предприятия.

В ст. 16 разд. I Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578/5), выделено три группы приказов:

  • по основной деятельности;
  • по кадровым вопросам;
  • по административно-хозяйственным вопросам.

За основу берется такой критерий, как срок хранения документов. В то же время не запрещено группировать приказы по видам с учетом особенностей конкретного предприятия. К примеру, на предприятии могут вестись два вида приказов: кадровые и по основной деятельности. Остановимся подробнее на последних.

По каким вопросам издаются приказы по основной деятельности?

Приказы по основной деятельности – это документы, которыми оформляют решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности издают по вопросам:

  • создания, реорганизации, ликвидации, переименования;
  • смены вида деятельности;
  • утверждения уставов, положений, инструкций, правил, структуры, штатного расписания;
  • внесения изменений во внутренние нормативно-правовые документы;
  • проведения мероприятий по работе с персоналом;
  • ценообразования;
  • охраны труда;
  • проведения рекламных акций;
  • нормирования расходов и т. д.

Как оформить приказ по основной деятельности?

Законодательством не утверждена форма приказа по основной деятельности. В целом при оформлении приказов, в том числе и указанного, необходимо руководствоваться Национальным стандартом Украины. Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003», утвержденным приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55 (далее – ДСТУ 4163-2003).

Приказ по основной деятельности должен, в частности, содержать (п. 4.4 ДСТУ 4163-2003):

  • наименование предприятия в соответствии с учредительными документами;
  • название вида документа – приказ;
  • дату составления – указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год (например, «08.10.2017»). В то же время стандартом разрешено указывать дату и в обратной последовательности («2017.10.08»);
  • регистрационный индекс (номер) – порядковый номер, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе и т. д. К примеру, приказы по основной деятельности могут быть с буквами «ос» (например, «Приказ № 44/ос»);
  • заголовок приказа. Данный реквизит должен отвечать на вопрос: «О чем издается приказ?» (например, «О внесении изменений в штатное расписание»);
  • текст приказа. Он должен содержать информацию, ради которой издавался. Ее нужно излагать сжато, понятно и без употребления фраз, которые не несут никакой смысловой нагрузки. Приказ может быть оформлен в виде сплошного текста или разбит на несколько пунктов, если части текста имеют разные смысловые нагрузки или нужно изложить несколько решений. Приказ может состоять из двух частей: описательной (описание обстоятельств, послуживших основанием для издания приказа) и распорядительной, где указывается, что нужно сделать: «Назначить», «Провести» и т. д.;
  • подпись. Этот реквизит должен состоять из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, которое его подписывает.

Приказ может иметь приложения, в таком случае на это необходимо указать. Само приложение тоже должно иметь ссылку на реквизиты приказа, например: «Приложение 1 к приказу от 27.10.17 г. № 55/ос».

Как правило, перед подписанием приказы визируются соответствующими службами (например, финансовой, юридической). Порядок визирования рекомендуем прописать в инструкции по делопроизводству предприятия. В этом случае в приказе должен быть реквизит о визах. Например, это можно оформить пометкой: «Согласовано» с указанием должностей, инициалов и фамилий лиц, которые его завизировали, и дат проставления виз.

Как утвердить или ознакомить с приказом заинтересованных лиц?

Право подписи приказов предоставлено руководителю предприятия учредительными документами. Однако внутренними документами предприятия и должностными инструкциями таким правом могут быть наделены и другие должностные лица (например, заместитель директора, директор филиала и т. д.).

С приказом необходимо ознакомить заинтересованных лиц под подпись с такой формулировкой: «С приказом ознакомлены», указав их должности, инициалы и фамилии, а также дату ознаком­ления.

Как регистрируются приказы по основной деятельности?

Оригиналы изданных и подписанных руководителем приказом формируют в дела в рамках календарного года. То есть если юрлицо ведет два вида приказов, то каждый год на предприятии должно быть сформировано два дела с приказами. Приказы регистрируются в отдельных регистрационных формах. Приказы по основной деятельности должны регистрироваться в «своем» журнале.

Кроме того, на предприятии должен быть журнал регистрации приказов по кадровым вопросам. Журналов может быть и больше, в зависимости от внутренней классификации.

Журнал регистрации приказов является информа­ционно-справочным инструментом для работы с приказами. Регистрация приказов ведется в течение календарного года.

В декабре можно подготовить регистрационные журналы на следующий год. Однако если в журнале достаточно места для продолжения регистрации приказов, продолжать регистрировать в нем не запрещено. Однако нумерация с начала года должна начинаться с № 1. Журнал можно вести в электронной форме, но тогда придется дублировать записи в бумажной форме (п. 4 Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденного приказом Минюста от 11.11.14 г. № 1886/5).

Отметим, что типовых форм журналов регистрации приказов нет.

Сколько времени хранятся приказы по основной деятельности?

Сроки хранения приказов по основной деятельности определены в ст. 16 Перечня № 578/5. Однако в данной статье речь идет о сроках хранения для центральных и местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, других государственных органов и организаций. О коммерческих предприятиях здесь не упоминается. В других статьях Перечня № 578/5 отдельные сроки хранения для коммерческих предприятий тоже не установлены. Поэтому они могут руководствоваться ст. 16 Перечня № 578/5, согласно которой приказы по основной деятельности должны храниться до ликвидации предприятия, то есть бессрочно.

Журналы регистрации приказов по основной деятельности тоже хранятся постоянно, как и соответствующие дела с приказами. В случае ликвидации предприятия документы подлежат повторной экспертизе ценностей. Те приказы, которые касаются прав граждан, передаются на хранение по описи дел в местные архивные учреждения. А если таких архивов нет, документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов (п. 2.7 Перечня № 578/5).

Коммерческие предприятия имеют право устанавливать в локальных документах другие сроки хранения приказов по основной деятельности. При определении таких сроков можно придерживаться следующих правил:

  • все приказы по основной деятельности хранить до завершения проверки ГФС по вопросам соблюдения налогового законодательства;
  • после проверки провести анализ документов и решить, какие приказы следует сохранить (например, приказы, которые имеют продолжительное практическое значение), а какие – изъять для уничтожения (например, приказы с истекшим сроком действия, которые не имеют продолжительного практического значения).

Какие возможны ошибки в приказах?

При оформлении приказов по основной деятельности могут возникать разные ошибки. Чаще всего это:

  • отсутствие какого-либо обязательного реквизита;
  • неправильное указание реквизита (например, номера приказа или даты);
  • ошибки в содержании (например, отсутствие описательной части);
  • подписание приказа директором с превышением полномочий и др.

Можно ли отменить или исправить приказ по основной деятельности?

При необходимости разрешается вносить изменения в приказ по основной деятельности. Такая необходимость может возникнуть в случае:

  • принятия нового закона Украины и другого нормативно-правового акта;
  • внесения изменений в законы Украины и другие нормативно-правовые акты;
  • изменения локальных документов;
  • утраты актуальности части заданий, указанных в приказе, и др.

Внесение изменений в приказ оформляется отдельным документом. В его описательной части приводят основания для внесения изменений в ранее изданный приказ, а в распорядительной – какие конкретно изменения вносятся (см. образец 1).

Образец 1

В связи с увольнением с работы Остапчука В. В., члена комиссии по вопросам охраны труда, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ от 01.03.17 г. № 45 «О создании комиссии по вопросам охраны труда» следующие изменения:

  • вывести из состава комиссии Остапчука В. В., инженера по охране труда;
  • ввести в состав комиссии Сорокину Е. г., инженера по охране труда.

При необходимости приказ по основной деятельности можно отменить. Основаниями для такой отмены могут служить:

  • несоответствие положений приказа Конституции или законам Украины, другим нормативно-правовым актам;
  • издание приказа должностным лицом с превышением полномочий;
  • решение суда и т. д.

Для этого надо издать новый приказ, указав в нем основание для отмены старого приказа и дату, с которой его действие прекращается (см. образец 2).

Образец 2

В связи с несоответствием названий некоторых должностей Государственному классификатору 003:2010 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить приказ от 17.08.17 г. № 574 «О внесении изменений в штатное расписание».

Порядок оформления, утверждения, отмены и внесения изменений в приказы рекомендуем изложить в локальных документах, например в инструкции по делопроизводству. В таком документе можно привести несколько примеров правильного оформления приказов по основной деятельности и других видов приказов.

Висновки

Приказы по основной деятельности издаются с целью оформления решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений.

При составлении таких приказов необходимо руководствоваться ДСТУ 4163-2003.

При определении сроков хранения приказов по основной деятельности коммерческие предприятия могут руководствоваться ст. 16 Перечня № 578/5 либо установить свои сроки в локальном документе. Однако при самостоятельном определении сроков следует учесть, что такие приказы нельзя уничтожать до завершения проверки ГФС по вопросам соблюдения налогового законодательства.

Порядок оформления, утверждения, ознакомления заинтересованных лиц, внесения изменений, отмены приказов по основной деятельности предприятие может установить в локальном документе (например, в инструкции по делопроизводству).

Какой срок хранения приказов по основной деятельности?

Срок хранения приказов по основной деятельности императивно определен в соответствующих нормативно-правовых актах. При установлении срока законодатель исходил из ценности и значимости подобных документов для жизни общества и государства. Из нашего материала вы узнаете о том, сколько, как и где должны храниться приказы по основной деятельности.

Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?

Основным законом, который регулирует процедуру хранения и архивирования всех документов, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации». Его положения относятся не только к государственным и муниципальным учреждениям/организациям, образующим государственные и муниципальные архивы, но и к частным предприятиям.

Также о классификации приказов и сроках хранения каждого вида этих локальных нормативных актов можно узнать из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (ред. от 16.02.2016), утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» разъясняет порядок и условия формирования архивов на любых предприятиях. Кроме того, этот документ объясняет, что такое постоянное хранение и где оно осуществляется.

Помимо перечисленных нормативно-правовых актов существуют источники, регулирующие вопросы хранения документации в отдельных организациях. Например, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и пр.

Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации

После издания приказа ему присваивается номер. При нумерации приказов рекомендуется использовать буквенные индексы, которые легко запоминаются и упрощают работу с документами (например, буквенное обозначение «ОД» сразу ассоциируется с основной деятельностью).

Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от других, при этом каждый из них обязательно должен пройти регистрацию в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Данная процедура придает документу юридическую силу и позволяет отслеживать движение и исполнение локального нормативного акта.

Форма такого журнала не утверждена, поэтому делопроизводственная служба каждого конкретного предприятия может устанавливать свой вариант. Например, можно использовать такое оформление:

  • титульный лист с надписью «Журнал регистрации приказов по ОД за 2014 год ООО «Эверест»»;
  • страницы с таблицей, содержащей записи о регистрации приказов:

Дата издания приказа

Рег. номер

Краткое содержание приказа

Отметка об исполнении

О замене печати

В связи с утратой старой печати принять новый оттиск и изготовить новую печать.

Об утверждении должностной инструкции мастера участка в новой редакции

Об изменении режима работы предприятия

В связи с началом зимы организация переходит на зимний режим работы

Далее приказы группируются в дела по видам и срокам хранения. Все приказы по основной деятельности имеют один срок хранения, поэтому могут подшиваться в одно дело по годам.

Хранятся журналы регистрации приказов по основной деятельности так же, как и любые другие приказы, при этом относятся, согласно подп. «а» п. 258 Перечня, к документам постоянного хранения.

Срок действия приказов по основной деятельности

Чтобы организовать правильно хранение документов, следует прежде определить срок действия (актуальности) каждого конкретного акта. Приказы по основной деятельности начинают действовать с даты их издания или с момента, указанного в самом тексте. Прекращается же действие такого приказа в двух случаях:

  1. Если его отменили другим документом.
  2. Если истек срок, указанный в самом приказе.

По сложившейся в делопроизводстве традиции актуальность приказов рекомендуется проверять каждые 3–5 лет. Считается, что именно за это время обычно меняется штатный состав, направление деятельности, общая политика и другие показатели жизнедеятельности предприятия.

Если организация большая, то к данному процессу следует привлекать юридический отдел, бухгалтерию и другие структурные подразделения, которых касаются конкретные приказы или которые отвечают за их исполнение. Привлеченные к процессу актуализации локальной документации лица должны определить, какие акты можно ликвидировать, а какие изменить. После проверки устаревшие приказы следует отменить одним документом.

Сколько хранятся приказы по основной деятельности?

Даже если действие каких-то приказов прекращено, это не значит, что они должны быть уничтожены. После того как приказы прошли текущее хранение (от 1 года до 3 лет), решается вопрос об их архивном хранении. Несмотря на установленный законодательством срок хранения не все приказы по основной деятельности должны подшиваться в архивные дела. Ценность и значимость каждого документа определяет специальная комиссия или уполномоченное лицо. В зависимости от результатов либо формируются дела для передачи их в архив организации, либо происходит уничтожение ненужных приказов с составлением соответствующих актов.

Если организация входит в список предприятий, формирующих государственные и муниципальные архивы, то дела передаются в архив. Большинство юридических лиц не имеет такой возможности, поэтому архивным хранением такие компании занимаются самостоятельно.

Согласно п. 19 части 1.1 раздела 1 Перечня приказы по основной (профильной) деятельности хранятся постоянно. В то же время для организаций, не формирующих государственные (муниципальные) архивы, Перечнем предусмотрены боле щадящие сроки. Так, срок хранения актов с отметкой «постоянно» должен быть не менее 10 лет (примечание к Перечню). При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего после года издания документа (абз. 4 раздела 1.4 Перечня), то есть срок хранения приказа от 2015 года начинается с 1 января 2016 года.

Однако в этом правиле есть исключение: приказы, присланные в организацию с целью уведомления, имеют срок хранения, который определяется как «до минования надобности», но не менее 1 года (примечание к Перечню). То есть приказ, присланный в структурное подразделение, например, из вышестоящего офиса, не должен держаться в общей папке, так как срок его хранения является временным.

Весь архив хранится на предприятии постоянно. Если предприятие реорганизуется, правопреемники обязаны принять архив на дальнейшее хранение. Если же оно ликвидируется, документы выборочно передаются в архив муниципальной или государственной принадлежности.

Как видите, сроки хранения приказов по основной деятельности говорят о том, что данный вид актов имеет большую значимость. В связи с этим во избежание штрафных санкций за непредставление или утрату важных документов (статьи 13.20, 13.25 Кодекса об административных правонарушениях) следует четко соблюдать порядок и сроки хранения рассмотренных актов.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит