Условные обозначения в табеле учета рабочего времени, табель учета рабочего времени статья

Содержание
  1. Условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)
  2. Кто заполняет табель
  3. Алгоритм работы с табелем
  4. Условные обозначения в табеле учета рабочего времени
  5. Обычное заполнение бланка
  6. Заполняем табель учета рабочего времени с умом
  7. Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере
  8. Использование специального программного обеспечения
  9. О хранении документов
  10. Кому может понадобиться табель?
  11. Табель учета рабочего времени совместителя
  12. Как заполнять табель учета рабочего времени для совместителя
  13. Внутреннее и внешнее совместительство: отражение в табеле
  14. Табель учета рабочего времени совместителя: образцы
  15. Табель учета рабочего времени работодатель обязан вести учет рабочего времени
  16. Табель учета рабочего времени
  17. Учет рабочего времени. Табель учета

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)

Рабочее время и его учет — это важные составляющие любой организации, позволяющие контролировать деятельность компании и дисциплинировать сотрудников. Для того чтобы упростить эту процедуру, была разработана специальная форма — табель учета рабочего времени. Он существует как в бумажном, так и в электронном варианте. И у каждого из видов есть свои нюансы в заполнении.

Кто заполняет табель

Каждая организация назначает ответственного за ведение табеля учета рабочего времени, ориентируясь на специфику деятельности и количество персонала. Если организация небольшая и вся работа проводится в офисе, то табелирует сотрудников инспектор по кадрам, бухгалтер или другое уполномоченное лицо.

В том случае, когда у предприятия есть несколько объектов, намного проще табелировать сотрудников непосредственно на местах их работы. В таком случае эта обязанность возлагается на мастера или начальника подразделения отдельным приказом или прописывается в трудовом договоре.

Алгоритм работы с табелем

В первую очередь необходимо знать о том, что на каждом предприятии в обязательном порядке должен быть обычный (то есть в бумажном варианте) табель учета рабочего времени. Бланк можно либо самостоятельно распечатать, либо заказать в типографии.

Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной оплаты труда. Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель. В нем необходимо заполнить графы:

  • Название компании (по учредительным документам), порядковый номер и дата заполнения.
  • Период, на который открывается табель.
  • Порядковые номера персонала и их данные из личных карточек.

Остальные данные вносятся в течение месяца, а заполнение той части, которая относится к заработной плате, остается за работником бухгалтерии.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают режим труда и отдыха и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Наименование Буквенное обозначение Цифровое обозначение
1 Дневное и вечернее время работы Я 01
2 Ночное время работы Н 02
3 Работа по выходным и праздникам РП 03
4 Сверхурочная работа с 05
5 Командировка К 10
6 Основной отпуск от 14
7 Дополнительный отпуск од 15
8 Учебный отпуск У 16
9 Сокращенное время работы для учащихся УВ 17
10 Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда УД 18
11 Отпуск по беременности и родам р 19
12 Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой) оч 20
13 Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый) ож 21
14 Неоплачиваемый отпуск до 22
15 Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом ОЗ 24
16 Больничный Б 25
17 Неоплачиваемая нетрудоспособность т 26
18 Часы сокращения работы лч 27
19 Простои (по причинам, не связанным с работником) вп 28
20 Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда) г 29
21 Прогулы без уважительной причины ПР 31
22 Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день) НС 32
23 Выходные дни в 33
24 Забастовки ЗБ 34
25 Неявки по неясным причинам НН 35

В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.

Обычное заполнение бланка

Заполнение табеля — работа кропотливая, требующая внимания. Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок.

В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на рабочем месте, так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.

В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву «В», под ней 0, в рабочий день соответственно «Я» и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.

Расчет табеля учета рабочего времени в этом случае проводить немного проще, потому что все необходимые цифры и обозначения находятся перед глазами. Особенно это относится к специалистам с маленьким опытом работы — так у них будет меньше шансов запутаться и допустить ошибку.

Заполняем табель учета рабочего времени с умом

Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, сверхурочная работа, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.

На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте — В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.

Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая. Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им.

Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере

Помимо бумажной версии, существует и несколько электронных. Как говорилось выше, табели в обязательном порядке должны дублироваться. Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).

Одним из более доступных вариантов является созданный в офисных программах табель учета рабочего времени. Excel подходит для этих целей как нельзя лучше. Электронные таблицы позволяют создать любой вид и размер документа. Также благодаря возможности задания формул намного упрощается подведение итогов и подсчет промежуточных данных.

Использование специального программного обеспечения

При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.

При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.

Еще одним плюсом таких утилит является то, что можно не заполнять бумажный табель учета рабочего времени. Бланк со всем отметками легко распечатать в любой необходимый момент. Эта функция есть наверняка в каждой подобной программе.

О хранении документов

Для чего используется табель? Это основание для бухгалтерии для начисления заработной платы в том или ином размере, а также основное доказательство того, что сотрудник находился на месте работы и выполнял свои обязанности. Без сомнения, этот документ очень важен для каждой организации.

Тогда сколько хранится эта форма? Табель учета рабочего времени необходимо хранить на протяжении года. Это установлено законодательно, а такие нормы необходимо соблюдать.

При утере уже закрытого табеля не стоит поднимать панику. Его всегда можно восстановить по другим документам. Для этого используются объяснительные, больничные листы, информация о командировках, график отпусков и др. Все, что подтверждает и объясняет отсутствие человека на его рабочем месте, можно применить для восстановления данных.

Кому может понадобиться табель?

Этот документ часто требуется при различных проверках. Например, налоговая служба проверяет его наличие в организации и правильность заполнения.

Отсутствие табеля даже в самой маленькой фирме может стать поводом для достаточно большого штрафа. То же самое происходит и при допущении ошибок в заполнении бланков. Это касается как расчетов, так и неправильного употребления условных обозначений.

Наличие табелей обязательно. Они нужны как для самой компании (бухгалтерский учет, дисциплинирование сотрудников), так и для проверяющих организаций. А самое главное — правильно применять условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Тогда можно избежать ряда проблем с сотрудниками и контролирующими органами.

Табель учета рабочего времени совместителя

Статьи по теме

Правильный учет рабочего времени очень важен для расчета заработной платы, различных начислений, а также для контроля рабочей дисциплины. При составлении табеля важно не только правильно отметить фактически отработанные дни, дни больничного или отпуска, но и учесть продолжительность рабочего времени в течение дня. Табель учета рабочего времени совместителя в 2017 году должен корректно отражать отработанное время и не превышать норм, установленных для совместителей. В то же время, важен и график работы, особенно, если в разные рабочие дни различается и нагрузка. Об этом мы и поговорим в этой статье.

Мы рассмотрим:

  • как заполнять табель учета рабочего времени для совместителя;
  • как отражать в табеле внутреннее и внешнее совместительство;
  • как выглядит образец табеля учета рабочего времени совместителя.

Как заполнять табель учета рабочего времени для совместителя

Рабочее время совместителей фиксируется в табеле по общим правилам. Количество часов, отработанных в тот или иной день, указывается в ячейках, отмеченных соответствующими датами. Ячейки выходных дней отмечаются кодом «В», отпуска — пометкой «ОТ», дни документально подтвержденной болезни — пометкой «Б».

Особенность составления табеля на совместителя — в том, что по закону он не может работать в организации более, чем на половину ставки. То есть, продолжительность его рабочего времени будет меньше, чем у других. Если речь идет о стандартной пятидневной рабочей неделе, то каждый рабочий день совместитель может работать по 4 часа. Если график скользящий или сменный, то количество часов каждый день может быть разным, без превышения общей нормы нагрузки.

Итак, как заполнять табель учета рабочего времени для совместителя? Рассмотрим по пунктам:

  1. Регламент учета рабочего времени для совместителей не отличается от правил для обычных сотрудников, правила оформления табеля совпадают
  2. Количество отработанных часов для совместителя не может превышать норму нагрузки
  3. Количество часов в разные дни работы может меняться в зависимости от графика как на данном, так и на основном месте работы
  4. Если в какой-то день совместитель не занят на основном рабочем месте, он имеет право работать по совмещению полный день (без превышения общей нормы часов)

Внутреннее и внешнее совместительство: отражение в табеле

Итак, мы выяснили, что учет рабочего времени совместителя ведется на общих основаниях, отличаться будет только количество отработанных часов. Это распространяется как на внутренних совместителей, так и на внешних. Но в учете рабочего времени внутренних и внешних совместителей есть различия.

Из книги вы узнаете, как ввести неполное рабочее врем, как установить сотруднику гибкий график рабочего времени.

Подробно рассмотрим, как отразить случаи, отклоняющиеся от нормы в табеле учета рабочего времени.

Разберем, как организовать и оплатить работу в ночное время.

Как известно, внешний совместитель — тот, кто имеет основное рабочее место в другой компании. Следовательно, в табеле учета рабочего времени ему отведена одна строка — по той должности, которую он занимает в данной организации.

Внутренний совместитель работает на двух должностях в одной и той же фирме. Это значит, что его рабочее время по обеим должностям учитывается в одном и том же табеле. При этом рабочее время по каждой должности нужно учитывать отдельно. Суммировать часы, отработанные по совместительству, нельзя. Для этого в табеле учета рабочего времени предусматриваются отдельные колонки, которые помечаются кодом «св».

Табель учета рабочего времени совместителя: образцы

Табель учета рабочего времени совместителя: образцы заполнения при разных графиках для внешних и внутренних совместителей.

В этом разделе мы рассмотрим такие примеры, как работа по совместительству с пятидневной рабочей неделей для внешнего совместителя, работа по стандартному режиму для внутреннего совместителя, а также работа по пятидневке по основной должности и скользящему графику — по дополнительной у внутреннего совместителя.

О том, как заполнить табель учета рабочего времени, читайте далее

Учет рабочего времени внешнего совместителя (Буланова Г.А., бухгалтер) при работе по совместительству с пятидневной рабочей неделей:

Табель учета рабочего времени работодатель обязан вести учет рабочего времени

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2010, N 2

ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Статья 91 ТК РФ указывает, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Это необходимо с целью соблюдения предельной продолжительности рабочего времени в неделю, установленной законодательством, а также с целью правильного начисления заработной платы и документального обоснования произведенных расходов. Рассмотрим подробнее нормы, определяющие порядок заполнения табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, и приведем образец этого документа.

Кто ответственен за ведение табеля?

Для ведения табеля учета времени на предприятии может быть создана должность табельщика. Если организация небольшая по численности, заполнение табеля может быть возложено на работника отдела кадров или секретаря. В крупных организациях обязанности могут возлагаться на одного из работников в каждом подразделении (начальника или заместителя начальника). Если при приеме специалиста на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была указана обязанность по ведению табеля, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором кроме прочего указать размер доплаты (ст. 151 ТК РФ). Приведем выдержку из такого соглашения:

2. Дополнить разд. 2 трудового договора п. 4 следующего содержания:

«На работника возлагается выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу».

3. В соответствии со ст. 151 Трудового кодекса РФ дополнить разд. 3 п. 2 следующего содержания:

«За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу работнику устанавливается доплата в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. в месяц».

Непосредственно возложение соответствующих обязанностей производится путем оформления соответствующего приказа.

МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 264»

г. Москва 11.01.2010

О назначении ответственных

за ведение табеля учета

В связи с необходимостью учета времени, отработанного каждым работником организации, а также с целью контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду

1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени:

— по педагогическому составу — Клюеву Галину Викторовну, заместителя директора по организации воспитательной работы;

— по обслуживающему персоналу — Парамонову Ирину Сергеевну, секретаря-референта.

2. Назначить ответственным за своевременное получение данных Парамонову Ирину Сергеевну.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Солнцева /Р. И. Солнцева/

С приказом ознакомлены:

Клюева, 11.01.2010 /Г. В. Клюева/

Парамонова, 11.01.2010 /И. С. Парамонова/

По завершении календарного месяца все табели (в случае, когда их несколько) передаются начальнику отдела кадров (или иному лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства), который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров (дни, когда каждый из работников находился в ежегодном оплачиваемом отпуске или неоплачиваемом отпуске, отсутствовал в связи с временной нетрудоспособностью и т. д.), подписывает табели и передает их в бухгалтерию. В зависимости от численности персонала учреждения табель может передаваться непосредственно бухгалтеру.

В течение года возможен прием на работу новых работников, которые подлежат обязательному включению в табель, а также увольнение работников, которые исключаются из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения. Основанием для этого являются приказы по личному составу.

Нередки случаи совместительства. В данном случае в зависимости от количества работающих по совместительству возможно их включение в основной табель или же ведение отдельного табеля.

Напомним, что ст. 5.27 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Порядок заполнения табеля

Форма табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы для бюджетных учреждений (N 0504421) установлена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» (ред. от 03.07.2009, далее — Инструкция). Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 152н в данную Инструкцию внесены изменения. О необходимости ведения в бюджетных учреждениях табеля по названной форме сказано и в Письме Минфина России от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261.

При использовании табеля формы N 0504421 допускается включение дополнительных граф, однако нельзя удалять существующие графы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации (например, правилами учетной политики). Об этом говорится в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Табель открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

Руководитель Солнцева Солнцева

учета использования рабочего времени и расчета

Форма по ОКУД │ 0504421 │

МОУ «Средняя общеобразовательная школа по ОКПО │ │

Структурное подразделение __________________________

Количество рабочих дней в месяце │ 18 │ Номер счета │ │

Наименование показателя │Код Наименование показателя │ Код

Выходные и праздничные дни │ В Неявки с разрешения администрации│ А

Работа в ночное время │ Н Выходные по учебе │ ВУ

Выполнение гособязанностей │ Г Отпуск по учебе │ ОУ

Очередные и дополнительные │ О Замещение в 1 — 3 классах │ ЗН

│ Замещение в группах продленного │ ЗП

Нетрудоспособность │ Б дня │

Отпуск в связи с родами │ Р Замещение в 4 — 11 классах │ ЗС

Часы сверхурочной работы │ С Работа в праздничные дни │ РП

Прогулы │ П Фактически отработанные часы │ Ф

Командировки │ К Дни явок │ Я

Форма 0504421 с. 2

N │ Фамилия, имя │ Должность │ Числа месяца │

│ │ │1 │ 2 │3 │ 4 │5 │6 │ 7 │ 8 │ 9 │10│11 │12 │13 │14 │15│16 │17 │18 │19 │20 │21│22 │23 │24 │25 │26│27 │28 │29 │30 │31│

1 │ 2 │ 3 │4 │ 5 │6 │ 7 │8 │9 │10 │11 │12 │13│14 │15 │16 │17 │18│19 │20 │21 │22 │23 │24│25 │26 │27 │28 │29│30 │31 │32 │33 │34│

│Ивановна │язык и │ В│ В │ В│ В │ В│ В│ В │ В │ В │ В│ Б │ Б │ Б │ Б │ Б│ Б │ В │ │ │ │ │ │ │ В │ │ │ │ │ — │ — │ -│

│Георгиевич │ │ В│ В │ В│ В │ В│ В│ В │ В │ В │ В│ │ │ │ │ │ │ В │ А │ А │ │ │ │ │ В │ │ │ │ │ │ │ В│

Форма 0504421 с. 3

Дни │ Категория │Табельный │Стоимость │ Сторно начислений │ Вид оплаты

неявок │налого — │персо-│ │ (часа) │ вид │ сумма │ дни │ │ │ │ │

│щика │ │ │ │ │ │неявок│ часы │сумма │ часы │сумма │часы │ сумма │ часы │сумма │ часы │сумма

35 │ 36 │ 37 │ 38 │ 39 │ 40 │ 41 │ 42 │ 43 │ 44 │ 45 │ 46 │ 47 │ 48 │ 49 │ 50 │ 51 │ 52

Примечание. В примере представлен учет рабочего времени для педагогических работников, которым согласно ст. 333 ТК РФ устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 36 часов в неделю.

В строке 1 для работника Петровой Валентины Ивановны проставлены прочерки 29 — 31 января. Это означает, что последним рабочим днем для данного работника являлось 28 января.

В табеле бюджетного учреждения регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, — неявки, опоздания, отпуска, командировки и т. д. (см. Указания по применению форм первичных учетных документов, содержащиеся в Приложении 2 к Инструкции). В учреждениях, где для большинства работников существует единый режим рабочего времени (например, на государственной службе), это довольно просто осуществить. В других же бюджетных учреждениях — медицинских, образовательных, где работники осуществляют трудовые функции различное количество времени, составляется график работы на следующий месяц и в табеле фиксируются отклонения от графика. Однако для удобства на практике часто табель заполняется методом сплошной регистрации.

Если у работника в течение месяца не имелось отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, то в строке напротив фамилии данного работника проставляются только выходные дни. Если же имелись отклонения, в верхней половине строчки записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время. Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

При формировании табеля в ячейках календарных дней месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения ставится прочерк.

В конце месяца сотрудник, ответственный за ведение табеля, определяет общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения руководителем учреждения табель используется для составления расчетно-платежной ведомости (ф. N 0504401).

Согласно п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, табель учета рабочего времени должен храниться в организации один год. Однако этот табель является документом, необходимым для исчисления и уплаты налогов, поэтому согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ должен храниться в течение четырех лет. В то же время табель является первичным учетным документом на оплату труда, поэтому срок хранения его не может быть менее пяти лет, что указано в ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 23.11.2009). Исходя из вышесказанного, рекомендуем придерживаться наибольшего из приведенных сроков и хранить табель не менее пяти лет.

Если учитывается работа сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (работа с вредными условиями труда), срок хранения табеля не может быть менее 75 лет.

Табель учета рабочего времени

Трудовое законодательство обязывает работодателя вести табель учета рабочего времени. О том, как его заполнить, вы узнаете в статье.

В некоторых компаниях не считают нужным вести табель. Чтобы составить этот документ, требуется определенное время. Кто-то из сотрудников должен выполнять эту работу, а держать штатного табельщика невыгодно.

Зачем нужен табель

Табель — универсальный источник информации об использовании рабочего времени. В этом документе содержатся сведения и о фактически отработанных часах, и о неотработанном времени. Табель дает возможность понять, как провел время, отведенное для исполнения трудовых обязанностей, каждый сотрудник и как оно используется подразделением или предприятием в целом. Данные табеля можно применять для подтверждения трудового стажа конкретного работника, анализа эффективности структуры предприятия, оптимизации штатного расписания, составления статистических отчетов по труду.
Для бухгалтера табель в первую очередь первичный документ, который является основанием для начисления заработной платы. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности — исполнение работником обязательств по трудовому договору. Как собственно и требует статья 9 Закона от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Для налоговиков отсутствие данного документа — повод пересмотреть правильность начисления или удержания «зарплатных» налогов. Как правило, при проведении проверки ревизоры сверяют данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а следовательно, и в занижении суммы налога на прибыль. Согласно статье 122 Налогового кодекса подобное нарушение грозит штрафом в размере от 20 до 40% неуплаченной суммы налога. Кроме того необходимо и довнести в бюджет недостающий налог, а также пени.
Если работодатель не ведет табель учета рабочего времени, то в соответствии с пунктом 1 статьи 120 Налогового кодекса ему грозит штраф в размере 5 000 руб. за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Известен такой прецедент арбитражной практики — постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.11.2005 по делу N 14249/2005. Судьи поддержали позицию налоговой инспекции. С компании, которая не вела табель, взыскали штраф в размере 5000 руб.
При проведении проверки правильности расчета пособий по временной нетрудоспособности табель учета рабочего времени могут затребовать контролеры Фонда социального страхования, а также инспекторы Пенсионного фонда. Представители трудовой инспекции на основании табеля могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях за несоблюдение трудового законодательства предусмотрен штраф: для организаций — от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей — от 500 до 5000 руб. Директор, «попавшийся» на подобном нарушении второй раз, рискует быть дисквалифицированным на срок от одного года до трех лет.
Таким образом, табель учета рабочего времени является:
— документом, который позволяет учесть фактически отработанное сотрудником время;
— первичным документом по учету расчетов с персоналом;
— основанием для признания расходов на оплату труда, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль;
— базой статистических расчетов.

Как заполнить табель

Госкомстат России утвердил две унифицированные формы табеля учета рабочего времени: N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и N Т-13 «Табель учета рабочего времени» (постановление от 05.01.2004 N 1, далее — постановление N 1).

Чем отличаются две формы табеля

Форма N Т-12 может быть использована в любой организации не только для учета рабочего времени сотрудников. С ее помощью можно контролировать соблюдение режима рабочего времени. В тех компаниях, где временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнение раздела 1 «Учет рабочего времени». Вносить сведения в раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» не обязательно.
В некоторых компаниях этот раздел заполняют. В таком случае сумму оплаты труда, начисленную по одному основанию на один корреспондирующий счет, показывают в первом блоке колонок — графы 18-22. При расчете для каждого работника видов оплаты труда в корреспонденции с различными счетами заполняться могут графы 18-34.
Форма N Т-13 используется исключительно для учета рабочего времени. Но только в том случае, когда установлена автоматическая система контроля присутствия работников и данные о входе-выходе можно заносить в табель через компьютер.

За каждый календарный месяц табель составляется в единственном экземпляре. В случае увольнения одного или нескольких работников в начале месяца можно составить на них отдельный дополнительный табель. В таком случае бухгалтерия произведет окончательный расчет их заработной платы. Дублировать эти данные в табеле за месяц не следует. За один месяц табель будет составлен на двух отдельных листах.
Как правило, обязанность вести табель возлагается на руководителя структурного подразделения (или его заместителя). В компаниях с небольшим штатом — на секретаря или бухгалтера с функциями кадровика. Обязанность вести табель должна быть прописана в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника, которому она поручена.
Учет рабочего времени ведут методом сплошной регистрации явок или неявок на работу. В табеле фиксируют и сокращенное рабочее время (например, в предпраздничный день), и опоздания сотрудников.
Отметки в табеле о причине неявки на работу, особом режиме работы, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий труда должны производиться на основании документов, перечисленных в постановлении N 1:
— листок нетрудоспособности;
— справка о выполнении государственных или общественных обязанностей;
— заявление о работе по совместительству;
— письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.
В графах 4 и 6 формы N Т-12 на учет времени по одному работнику отведено две строки. Допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени. Например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
Определенный вид рабочего времени обозначается определенным стандартным буквенным кодом. В верхней строке проставляют код рабочего времени за каждый день месяца, в нижней — количество часов. Буквенные коды приведены на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении формы N Т-13.
При заполнении табеля с помощью кодов возникает ряд специфических моментов. Например, работник А.И. Новиков отработал 3 мая полный рабочий день. В табеле за май, в верхней части ячейки с числом 13 напротив фамилии сотрудника следует проставить Я и в нижней — 8. 4 мая А.И. Новиков уехал в командировку. Значит, в этот день в верхней части ячейки необходимо поставить К, а в нижней — ноль. В этом случае кодом К обозначаются также выходные и праздничные дни, приходящиеся на период командировки.
Возможно, работник является внутренним совместителем. В этом случае в табеле его фамилия будет указана два раза. В одной строке будет учтено время, посвященное основной работе, а во второй — время работы по совместительству. Это удобно, потому что на крупных предприятиях сотрудник может работать по совместительству в другом подразделении. Аналогично учитывают сверхурочную работу в том случае, если работник вынужден задержаться в связи с невыходом сменщика.
Выходные и праздничные дни, как правило, обозначают буквой В. При этом в нижней клеточке ставят нули. Однако если работник находится в отпуске, то в табеле кодом ОТ следует отмечать не только рабочие, но и выходные дни. Это связано с тем, что оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику исходя из количества календарных дней. Праздничные дни (ст. 112 ТК РФ), приходящиеся на период отдыха, напротив, следует учитывать под кодом В, так как они исключаются из ежегодного отпуска и не оплачиваются на основании статьи 120 Трудового кодекса.
С 2007 года пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается за календарные дни болезни (п. 8 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Поэтому в табеле учета рабочего времени дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на выходные и праздничные дни, необходимо отмечать символом Б.
Если на момент заполнения табеля документов, подтверждающих причину отсутствия работника, нет, можно сделать отметку о неявке по невыясненным причинам (НН). Когда работник представит документы, оправдывающие его отсутствие (например, больничный лист), или, наоборот, будет признан факт прогула, табельщик должен будет внести соответствующие изменения. Образец заполнения второй страницы формы N 12-Т приведен на с. 102.
Заполненный табель должен подписать руководитель подразделения, затем его проверяет инспектор по кадрам. Какие ошибки можно допустить при заполнении табеля? Как правило, ошибки возникают, если к заполнению табеля относятся формально — в конце месяца всем сотрудникам ставят восьмерки или другое стандартное количество часов отработанного времени (например, 7,2 часа — для работников, которые трудятся 36 часов в неделю).
Во время круглосуточных дежурств на одном рабочем месте посменно могут трудиться несколько человек, например трое или четверо. Общее количество их рабочих часов не может превышать 24. Но не всегда заполняющий табель обращает внимание на такие мелочи и в конце месяца может перепутать, какой сотрудник работал 12 часов, а какой — 4. В итоге согласно табелю один день работники трудились 32 часа в течение суток, а на следующий — 16. Может измениться и число рабочих часов, отработанных за месяц каждым работником. У одного сотрудника отмечено неотработанное время, а у другого — переработка, которую следует оплатить в повышенном размере (ст. 152 ТК РФ).
После проверки табель передают в бухгалтерию, где по нему начисляется заработная плата.
В связи с тем что зарплату необходимо выплачивать два раза в месяц (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), то и сведения об отработанном времени должны попадать к бухгалтеру не реже чем один раз в полмесяца.

Унифицированная форма N Т-12
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 05.01.04 N 1
———-¬
¦ Код ¦
+———+
Форма по ОКУД ¦ 0301007 ¦
+———+
ООО «Фокус» по ОКПО ¦ 0301007 ¦
————————————————————————— +———+
(наименование организации) ¦ ¦
¦ ¦
——————————————————————————————+———-
(наименование структурного подразделения)

—————-T—————-¬————————¬
¦ ¦ ¦¦ Отчетный период ¦
¦Номер документа¦Дата составления¦+———-T————+
¦ ¦ ¦¦ с ¦ по ¦
+—————+—————-++———-+————+
¦ 5/07 ¦ 31 мая 2007 ¦¦1 мая 2007¦31 мая 2007¦
L—————+——————L———-+————

Табель
учета рабочего времени
и расчета оплаты труда

1. Учет рабочего времени 2-я страница формы N Т-12
Начало таблицы. См. окончание
———T—————————-T——-T-T—T—T—T—T—T—T—T-T—T—T—T—T—T—T———-¬
¦ Номер ¦Фамилия, инициалы, должность¦Табель-¦1¦ 2¦ 3¦ 4¦ 5¦ 6¦ 7¦ 8¦9¦10¦11¦12¦13¦14¦15¦Итого от-¦
¦ по ¦ (специальность, профессия) ¦ ный ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работано ¦
¦порядку¦ ¦ номер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦за I поло-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦вину меся-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ца ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——-+—————————-+——-+-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+——-+—————————-+——-+-T—T—T—T—T—T—T—T-T—T—T—T—T—T—+———-+
¦ 1 ¦Комаров А.А. ¦ 0124 ¦в¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦в¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦ 0 ¦
¦ ¦начальник отдела ¦ +-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ ¦ ¦ ¦0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0 ¦
+——-+—————————-+——-+-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ 2 ¦Лютикова Е.П. ¦ 0034 ¦в¦ я¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦в¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦ 9 ¦
¦ ¦заместитель ¦ +-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ ¦начальника отдела ¦ ¦0¦ 8¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 7¦0¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 8¦ 71 ¦
+——-+—————————-+——-+-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ 3 ¦Говоров А.Ю. ¦ 0058 ¦в¦ б¦ б¦ б¦ б¦ б¦ б¦ я¦в¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦ 5 ¦
¦ ¦заместитель ¦ +-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ ¦старший менеджер по продажам¦ ¦0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 7¦0¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 8¦ 39 ¦
+——-+—————————-+——-+-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ 4 ¦Клязьмина Е.Д. ¦ 0128 ¦в¦ я¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦в¦ к¦ к¦ к¦ к¦ к¦ я¦ 6 ¦
¦ ¦заместитель ¦ +-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ ¦менеджер по продажам ¦ ¦0¦ 8¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 7¦0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 8¦ 47 ¦
+——-+—————————-+——-+-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ 5 ¦Никонова О.Л ¦ 0104 ¦в¦ я¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦в¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦ 9 ¦
¦ ¦заместитель ¦ +-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ ¦менеджер по продажам ¦ ¦0¦ 8¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 7¦0¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 8¦ 71 ¦
+——-+—————————-+——-+-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦заместитель ¦ +-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L——-+—————————-+——-+-+—+—+—+—+—+—+—+-+—+—+—+—+—+—+————

Окончание таблицы. См. начало
—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T——T———————————T——-T————T——¬
¦16¦17¦18¦19¦20¦21¦22¦23¦24¦25¦26¦27¦28¦29¦30¦31¦Итого¦ Итого отработано за месяц ¦ Коли- ¦Из них по ¦Коли- ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отра-+—-T—————————+чество ¦ причинам ¦чество¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦бота-¦дней¦ часов ¦неявок,+—T——-+выход-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦но за¦ +——T———————+ дней ¦код¦ Коли- ¦ных и¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ II ¦ ¦всего¦ из них ¦(часов)¦ ¦чество ¦празд-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦поло-¦ ¦ +——T—-T——T—+ ¦ ¦ дней ¦ничных¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦вину ¦ ¦ ¦сверх-¦ноч-¦выход-¦ ¦ ¦ ¦(часов)¦дней ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦меся-¦ ¦ ¦уроч- ¦ных ¦ных, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ца ¦ ¦ ¦ ных ¦ ¦празд-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ничных¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+—-+——+——+—-+——+—+——-+—+——-+——+
¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦13¦ 14 ¦15 ¦ 16 ¦ 17 ¦
+—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T—T—+——+—-+——+——+—-+——+—+——-+—+——-+——+
¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦от¦ я¦ 1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 30 ¦от ¦ 30 ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+ 1 ¦ 8 ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+—+——-+ 10 ¦
¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 8¦ 8 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+—-+——+——+—-+——+—+——-+—+——-+——+
¦ я¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦ я¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦ я¦ я¦ 12 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+ 21 ¦ 167 ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+—+——-+ 10 ¦
¦ 8¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 8¦ 8¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 8¦ 8¦ 8¦ 96 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+—-+——+——+—-+——+—+——-+—+——-+——+
¦ я¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦ я¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦ я¦ я¦ 12 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 6 ¦ 6 ¦ 6 ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+ 17 ¦ 135 ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+—+——-+ 10 ¦
¦ 8¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 8¦ 8¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 8¦ 8¦ 8¦ 96 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 48 ¦ ¦ 48 ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+—-+——+——+—-+——+—+——-+—+——-+——+
¦ я¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦ я¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦ я¦ я¦ 12 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 5 ¦ к ¦ 5 ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+ 18 ¦ 143 ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+—+——-+ ¦
¦ 8¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 8¦ 8¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 8¦ 8¦ 8¦ 96 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 40 ¦ ¦ 40 ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+—-+——+——+—-+——+—+——-+—+——-+——+
¦ я¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦ я¦ я¦ я¦ в¦ в¦ я¦ я¦нн¦нн¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 2 ¦нн ¦ 2 ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+ 19 ¦ 151 ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+—+——-+ 10 ¦
¦ 8¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 8¦ 8¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 8¦ 8¦ 0¦ 0¦ 80 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 16 ¦ ¦ 16 ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+—-+——+——+—-+——+—+——-+—+——-+——+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+—+——-+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+——+—-+——+——+—-+——+—+——-+—+——-+——-

Ответственное лицо зам. начальника отдела Лютикова Лютикова Е.П.
———————— ———- —————

Руководитель
структурного подразделения начальник отдела Комаров Комаров А.А.
———————— ———- —————

Работник кадровой службы инспектор ОК Нифонова Нифонова К.Ю.
———————— ———- —————

О.С. Елисеева,
экономист по труду ООО «Вершина»

Учет рабочего времени. Табель учета

Согласно статье 91 Трудового кодекса «работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником».

До 1 января 2013 года для учета рабочего времени были предусмотрены специальные формы, обязательные для применения. Они утверждены Госкомстатом России (). Это табели учета рабочего времени. После указанной даты компания вправе или вести учет в форме разработанной самостоятельно и утвержденной руководителем организации или, как и прежде, использовать унифицированную форму. При этом, по нашему мнению, второй вариант проще и удобней. В унифицированной форме предусмотрены все строки и графы, необходимые для правильной организации учета. Остановимся подробнее на порядке ее заполнения.

() утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Форму табеля № Т-12 применяют при ручном учете, Т-13 — при автоматизированном. Отметим, что форма № Т-12 состоит из двух разделов: I «Учет рабочего времени» и II «Расчеты с персоналом по оплате труда». Первый раздел предназначен непосредственно для учета времени, отработанного сотрудниками, второй — для отражения начисления им заработной платы. При этом компания вправе вести раздельный учет этих данных. В такой ситуации раздел II табеля не заполняют.

Оба табеля составляют в одном экземпляре. При этом рабочее время учитывают в табеле одним из двух способов: либо методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо методом регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются лишь коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

На титульном листе табеля № Т-12 есть условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Они должны использоваться и при заполнении табеля по форме № Т-13.

В большинстве случаев табель подается в бухгалтерию один раз в месяц по его окончании. Однако это не совсем верно. Дело в том, что заработная плата должна выдаваться работнику не реже чем каждые полмесяца (аванс и окончательный расчет) (). При этом аванс начисляют исходя из фактически отработанного сотрудником времени, которое отражено в табеле. Получается, что в отношении сотрудников-повременщиков табель нужно оформлять каждые полмесяца. Иначе правильно начислить им аванс бухгалтерия не сможет.

Ведение табеля — обязанность организации. Причем он необходим даже при условии, что в компании применяется сдельная форма оплаты труда. С одной стороны, при применении этой системы заработок сотрудника не зависит от количества отработанного им времени. Он определяется исходя из установленных расценок на выполненный объем работ в натуральных величинах. Однако независимо от системы оплаты труда, установленной в компании, продолжительность рабочего времени ограничена трудовым законодательством. Поэтому работодатель обязан вести его учет. Трудовой кодекс не делает никаких исключений из этого правила (). Кроме того, данные о рабочем времени, затраченном каждым сотрудником компании, нужны для правильного расчета его среднего заработка и формирования статистической отчетности.

При увольнении сотрудника компания по его требованию должна оформить выписку из табеля учета рабочего времени. Дело в том, что по трудовому законодательству работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать сотруднику трудовую книжку и заверенные копии других документов, связанных с его работой (). Их представляют по просьбе работника. Причем перечень этих документов Трудовой кодекс не устанавливает. Табель напрямую связан с работой сотрудника. Следовательно, он вправе требовать его копию.

Однако в табеле есть данные не только по увольняющемуся, но и по другим работникам. Причем сведения, содержащиеся в табеле, являются их персональными данными. Поэтому они могут передаваться другим лицам только с их согласия. Таким образом, в данной ситуации, чтобы не получать согласие других работников, компания вправе оформить выписку из рассматриваемого документа, где будет указана информация лишь по увольняющемуся работнику.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит