Положение о служебных командировках (образец заполнения), положение служебных командировках 2019 образец скачать

Содержание
  1. Положение о служебных командировках (образец заполнения)
  2. Образец документа:
  3. Положение о командировках на 2019 год
  4. Для чего нужно положение
  5. Что такое командировка
  6. Может ли работник отказаться от командировки
  7. Разрабатываем Положение о командировках на 2019 год
  8. Кто разрабатывает Положение о командировках
  9. Изменения в законодательстве
  10. Устанавливаем лимиты суточных
  11. Командировка в выходной день
  12. Как работнику отчитаться о результатах командировки?
  13. Правила составления положения о командировках по образцу в 2019 году
  14. Кто разрабатывает
  15. Основные разделы положения
  16. Пример заполнения
  17. Нюансы составления
  18. Наиболее распространенные ошибки
  19. Положение о командировках образец 2019
  20. Назначение документа: обязательно ли составлять его
  21. Образец положения о командировках и правила его составления
  22. Положение о служебных командировках - образец 2019
  23. Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки
  24. Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется
  25. Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки
  26. Описание в положении процесса направления в командировку
  27. Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2019
  28. Где скачать образец служебной записки по командировке в 2019 году
  29. Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы
  30. Положение о командировках про оплату суточных
  31. Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках
  32. Итоги

Положение о служебных командировках (образец заполнения)

Образец документа:

Положение о служебных командировках (образец заполнения)

1.1. Положение о служебных командировках (далее — Положение) является локальным нормативным актом общества с ограниченной ответственностью «Монтаж» (далее — Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с трудовым законодательством РФ (ст. ст. 8, 166 — 168 Трудового кодекса РФ, Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

1.2. Настоящее Положение устанавливает:

— порядок направления работников Общества в служебные командировки в пределах территории РФ;

— условия пребывания работников Общества в указанных служебных командировках;

— размеры и порядок возмещения работникам Общества расходов, связанных с указанными служебными командировками.

1.3. В целях настоящего Положения используются следующие основные понятия:

служебная командировка — поездка работника по распоряжению генерального директора на определенный срок для выполнения служебного поручения (служебного задания) вне места постоянной работы. Не считаются служебными командировками:

— регулярные служебные поездки по г. Москве или от одного населенного пункта к другому в пределах определенной условиями трудового договора территории, совершаемые работниками, постоянная работа которых носит разъездной характер (Приложение N 1 к Положению о разъездном характере работы);

— эпизодические служебные поездки по г. Москве работников, постоянная работа которых не носит разъездного характера;

— обусловленные производственной необходимостью поездки лиц, заключивших с Обществом гражданские правовые договоры;

место постоянной работы — место нахождения Общества (его обособленного структурного подразделения), указанное в трудовом договоре как место работы работника;

работник — физическое лицо, заключившее с Обществом трудовой договор.

1.4. Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества (как основных работников, так и совместителей), за исключением следующих категорий работников, направление которых в служебные командировки не допускается:

— беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

— работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ);

— работники в период действия ученического договора, за исключением случаев, когда служебная командировка непосредственно связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);

— работники-инвалиды, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);

— работники, зарегистрированные в качестве кандидатов в выборный орган (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»).

1.5. По вопросам, связанным со служебными командировками и не урегулированным настоящим Положением, применяется трудовое законодательство.

1.6. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором и действует до введения нового Положения о служебных командировках.

1.7. Внесение изменений в действующее Положение производится приказом генерального директора.

2. ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

2.1. В целях направления работника в служебную командировку руководитель подразделения пишет на имя генерального директора Общества служебную записку, где указывает:

— Ф.И.О. и должность направляемого в командировку работника;

— содержание служебного задания;

— основание направления работника в командировку (письмо, приглашение принимающей стороны, реквизиты договора и т.д.).

Завизированная генеральным директором служебная записка подлежит передаче в отдел кадров не позднее чем за две недели до начала командировки.

2.2. Старший инспектор отдела кадров:

— на основании служебной записки руководителя подразделения, завизированной генеральным директором, оформляет служебное задание о направлении работника(ов) в командировку по форме N Т-10а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), передает его на подпись руководителю подразделения и генеральному директору;

— в случае принятия решения о направлении в командировку работников, относящихся к категориям, указанным в ст. ст. 259, 264 ТК РФ, уведомляет работников об их праве отказаться от направления в командировку и получает их письменное согласие на направление в командировку;

— на основании утвержденного генеральным директором служебного задания (форма N Т-10а) готовит проект приказа о направлении работника(ов) в командировку по форме N Т-9 (при направлении нескольких работников — N Т-9а) (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), оформляет командировочное удостоверение по форме N Т-10 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) с последующей их передачей на подпись генеральному директору;

— производит ознакомление работников с приказом о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а), выдает командируемому работнику служебное задание (форма N Т-10а), командировочное удостоверение (форма N Т-10);

— если день отъезда в командировку (день приезда из командировки) совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем либо работник направляется в командировку для выполнения работы в выходной или нерабочий праздничный день, производит документальное оформление привлечения командированного работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день в порядке, предусмотренном ст. ст. 113, 153 ТК РФ;

— передает копию приказа о направлении работника в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а) в секретариат, копию приказа о направлении работника в командировку и служебного задания — в бухгалтерию;

— ведет учет убывших в командировку работников Общества в Журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, — по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (Приложение N 2);

— ведет учет прибывших в Общество командированных работников сторонних организаций в Журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, — по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (Приложение N 3);

— в случае изменения сроков командировки готовит проекты соответствующих приказов, передает их на подпись генеральному директору, производит ознакомление работников с ними, в том числе и в период нахождения работников в командировке — с использованием электронных средств связи (факс, электронная почта).

2.3. На основании копии приказа о направлении в командировку офис-менеджер:

— бронирует гостиничные номера для проживания командированных работников;

— заказывает билеты для проезда к месту командировки и обратно, организует их доставку в Общество и выдачу командируемым работникам.

2.4. На основании приказа о направлении в командировку и служебного задания бухгалтер:

— составляет предварительную смету расходов, связанных с командировкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером;

— на основании заявления командированного работника, завизированного руководителем подразделения, выдает командированному работнику денежные средства под отчет в размере суточных, расходов на проезд и жилье в размерах, определенных разд. 4 настоящего Положения.

2.5. Ознакомление работника с приказом о направлении в командировку производится не позднее чем за 10 рабочих дней до дня начала командировки.

2.6. Выдача работнику служебного задания и командировочного удостоверения производится не позднее чем за пять рабочих дней до дня начала командировки.

2.7. Выдача проездных документов работнику производится не позднее чем за три рабочих дня до дня начала командировки.

2.8. По заявлению работника на основании предварительной сметы и копий служебного задания и приказа о направлении работника в командировку не позднее чем за два рабочих дня до дня начала командировки работнику по расходному кассовому ордеру выдаются под отчет наличные денежные средства на командировочные расходы в размере суточных, расходов на проезд и жилье в размерах, определенных разд. 4 настоящего Положения.

2.9. По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней:

— сдает в отдел кадров служебное задание по форме N Т-10а с отчетом о выполненной в командировке работе, подписанный руководителем структурного подразделения;

— представляет в бухгалтерию авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи с командировкой суммах и производит окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, полученному перед отъездом в командировку. Авансовый отчет по форме N АО-1 сдается в бухгалтерию с приложением оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения по форме N Т-10, документов о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

3. УСЛОВИЯ ПРЕБЫВАНИЯ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКЕ

3.1. Срок командировки и режим выполнения работником служебного задания в период командировки определяется руководителем подразделения по согласованию с генеральным директором. При этом учитываются объем, сложность и иные особенности служебного поручения, возможности его выполнения в пределах установленной работнику продолжительности рабочего времени с учетом графика работы той организации, куда он командируется.

3.2. Планируемый срок пребывания работника в служебной командировке, даты отъезда в командировку и приезда из нее устанавливаются служебным заданием по форме N Т-10а.

3.3. В срок командировки входит время нахождения в пути и время пребывания в месте командирования.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы командированного. При отправлении указанного транспортного средства до 24 часов включительно днем выезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов 00 минут и позднее — последующие сутки. Если место прибытия указанного транспортного средства находится за чертой населенного пункта, день отъезда (день приезда) в командировку определяется с учетом времени, необходимого для проезда до данного места.

3.4. Командировочное удостоверение (форма N Т-10) и служебное задание (форма N Т-10а) находятся у работника в течение всего срока командировки.

В качестве даты выбытия в командировку и прибытия из нее в командировочном удостоверении указываются даты отъезда работника из места постоянной работы и приезда в место постоянной работы.

По отметкам в командировочном удостоверении определяется фактический срок пребывания работника в месте командирования.

Если работник направлен в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой организации.

В случае невозможности проставления отметки в командировочном удостоверении в организации, в которую командировался работник, отметки могут быть поставлены органом государственной власти или местного самоуправления.

3.5. В день отъезда в командировку и в день приезда из командировки работник освобождается от явки на рабочее место.

3.6. В течение срока командировки (включая время нахождения в пути) за работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за все дни командировки по графику работы работника в Обществе.

3.7. Привлечение работника к выполнению служебного задания за пределами установленной ему продолжительности рабочего времени, в выходные и нерабочие праздничные дни допускается в случаях и в порядке, предусмотренных:

— ст. ст. 99 и 152 ТК РФ для сверхурочной работы;

— ст. ст. 113 и 153 ТК РФ для привлечения работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день.

3.8. В случае временной нетрудоспособности во время командировки работнику в период временной нетрудоспособности:

— возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев нахождения работника на стационарном лечении);

— выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

Период временной нетрудоспособности во время командировки подтверждается листком временной нетрудоспособности.

3.9. Расходы, связанные с нахождением в служебной командировке, компенсируются работнику в размерах и порядке, определенных разд. 4 настоящего Положения.

4. РАЗМЕРЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ

4.1. В связи с направлением в командировку работнику возмещаются следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

— расходы на проезд;

— расходы на наем жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

4.2. Расходы на проезд

4.3. Расходы по найму жилого помещения

4.4. Суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства) возмещаются в размере 700 руб. за каждый день служебной командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни.

Суточные не выплачиваются в случае, когда по условиям транспортного сообщения и характера выполняемого служебного поручения работник в период командировки ежедневно возвращается в место постоянного проживания.

4.5. Иные расходы, подлежащие возмещению

4.6. Возмещение работнику расходов, связанных с командировкой, производится в порядке, определенном п. п. 2.8, 2.9 настоящего Положения.

4.7. Выдача денежных средств под отчет производится исключительно при условии полного отчета конкретного работника по ранее выданному ему авансу.

Положение о командировках на 2019 год

Для чего нужно положение

Положение о командировках как локальный нормативный акт в организациях является необязательным. Оно нужнее для урегулирования отношений между компанией, командируемым и отделами, которые причастны к оформлению и расчету затрат на служебную поездку. То есть отдельно разрабатывать именно Положение как форму локального акта не обязательно, можно включить нормы о служебных поездках, например, в правила внутреннего трудового распорядка, суточные лимиты утвердить приказом. Об этом идет речь в статье 168 Трудового кодекса , но мы все же остановимся подробнее на разраотке такого локального акта, как Положение о командировках, так как его наличие делает оформление поездок более простым и удобным.

Что такое командировка

Разберемся, как определяется этот термин в Трудовом Кодексе РФ . Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности (часть 1 ст. 166 ТК РФ ). Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя с выдачей служебного задания. Если сотрудник занимает должность, которая подразумевает постоянное выполнение трудовых обязанностей в поездке, это не будет являться служебной поездкой (а будет называться разъездной работой). На время командировки за работником сохраняется его должность, рабочее место, заработная плата.

Может ли работник отказаться от командировки

По общему правилу, трудовое законодательство (ст. 166 ТК РФ) не обязывает спрашивать у сотрудника согласие на любую командировку (по России или за рубеж). При этом ТК РФ установлен ряд ограничений для направления в служебные командировки отдельных категорий работников.

Нельзя отправлять в командировку:

  • женщин в период беременности;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет (исключение — творческая деятельность);
  • лиц с инвалидностью, если поездка прерывает реабилитационные мероприятия;
  • трудящихся, с которыми заключен ученический договор;
  • зарегистрированного кандидата во время проведения выборов.

Также существует перечень граждан, командировка для которых допустима только при вручении уведомления-направления и с их письменного согласия. Если сотрудник, которого можно направить в служебную поездку только с его письменного согласия, отказывается от поездки, то командировать его принудительно нельзя. Также у работника могут появиться веские основания для того, чтобы отложить или даже отменить поездку, тогда руководитель может отменить свое распоряжение. Но это уже право руководителя, а не обязанность.

Разрабатываем Положение о командировках на 2019 год

Практически все нюансы направления работника в командировку отражены в постановлении Правительства России № 749 от 13 октября 2008 года . Кардинальные изменения в сторону упрощения оформления этого рабочего момента были внесены в законодательство в 2015 году, когда законодатель упразднил обязательность оформления командировочных удостоверений и служебных заданий. Хотя многие организации и предприятия и по сей день используют эти формы при направлении работника в командировку, скорее для удобства ведения внутренней отчетности, тем более что документы, наряду с приказом о направлении в командировку, автоматически формируются из программ кадрового учета.

Для разработки актуального локального акта (Положения) можно скачать бесплатно образец Положения о командировках 2019 года в конце статьи. При этом надо учитывать, что образец внутреннего документа другого предприятия может содержать индивидуальные особенности, ограниченные или расширенные права, поэтому необходимо всегда при разработке локальных актов обращаться к первоисточнику, в данном случае взять за основу положение 749 о командировках.

Обычно Положение состоит из нескольких разделов и является достаточно объемным документом. В частности, нужно учесть:

  • общие положения;
  • порядок направления работников в служебные поездки;
  • лимит сроков такой поездки;
  • правила продления срока;
  • случаи отзыва командированного работника;
  • гарантии при направлении в командировку;
  • размеры и порядок возмещения командировочных расходов.

В каждом из этих разделов важно учесть все нюансы. Например, Положение может начинаться так:

Из этого образца видно, что утвердить Положение командировках должен руководитель организации, и где должна стоять его личная подпись и дата утверждения. Одним из основных разделов этого локального акта является раздел о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную поездку. В нем желательно сразу прописать такое правило:

Кроме того, при составлении Положения нужно обязательно конкретизировать статьи командировочных трат, которые организация будет компенсировать сотруднику. Например:

ООО «Пример» возмещает командированным работникам затраты на питание в размере не более 1 тысячи (1000) рублей в сутки.

Кто разрабатывает Положение о командировках

Утверждает локальный акт руководитель, а вот к его разработке нужно привлечь несколько сотрудников одновременно:

  • специалист отдела кадров пропишет основные организационные моменты;
  • главбух внесет в документ пункты, касающиеся оплаты;
  • юрист проверит Положение на соответствие действующему законодательству.

Для внесения в документ отдельных аспектов могут быть привлечены и иные специалисты.

Изменения в законодательстве

В связи с изменениями в законодательстве работодателю необходимо своевременно пересматривать локальные нормативные акты, в том числе Положение о служебных командировках. Целью пересмотра может быть сокращение дополнительных финансовых нагрузок на бизнес в ситуации, когда государство принимает законы, ведущие к увеличению налоговых отчислений и страховых взносов в соответствующие фонды.

С 2017 года Федеральным законом № 243 ФЗ от 3 июля 2016 года установлены лимиты суточных при командировании работника, в пределах которых страховые взносы не уплачиваются, при превышении лимитов страховые взносы необходимо будет оплатить на сумму превышения. Норма была введена по аналогии с уплатой НДФЛ на суточные, которая действует с 1 января 2008 года. Причем законодатель спустя 10 лет не изменил в сторону увеличения размеры суточных, которые не облагаются налогом и страховыми взносами.

Устанавливаем лимиты суточных

Если работодатель стремится сэкономить на суточных, устанавливает в Положении о командировках лимиты выплаты суточных в соответствии с Налоговым кодексом РФ в рамках сумм, не входящих в налогооблагаемую базу:

  • 700 рублей в день по территории России;
  • 2500 рублей в день за пределами страны.

При установлении лимитов суточных работодатель вправе руководствоваться рыночной ситуацией, иначе излишняя экономия может демотивировать работников, которые, отправившись выполнять задание руководства в другом городе или другой стране, должны оперативно решать служебные задачи, тем более многие работники относятся к таким поездкам негативно.

Нередко компании дифференцируют лимиты согласно должностям и месту командирования. То есть для руководящего состава устанавливаются более высокая компенсация, чем для рядовых сотрудников. Тоже самое относится к месту назначения — если компания региональная, то командировка, например, в Москву будет более затратной, чем в маленький населенный пункт. Компания вправе указать в Положении любой размер суточных для служебных поездок, так как максимальный предел законодательством не ограничен. Необходимо только помнить, что придется уплатить соответствующие налоги и взносы.

Командировка в выходной день

Если работник отправляется в служебную поездку, например, в субботу или воскресенье, с тем чтобы приступить к работе в понедельник, то, как напомнил Минтруд в своем Письме от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415, выходные дни оплачиваются в двойном размере (или компенсируются предоставлением дополнительного выходного — тогда оплата будет в стандартном размере среднего заработка). То же касается и дней обратной дороги, выпавших на выходные.

Как работнику отчитаться о результатах командировки?

По результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания, на основании которого руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить. Работнику же составление отчета позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки. Кроме отчета командированный должен передать в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (о расходах, произведенных в командировке);
  • квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
  • командировочное удостоверение (если оно выдавалось).

Правила составления положения о командировках по образцу в 2019 году

Командировки применяются в большинстве компаний, которые работают не только в своем населенном пункте, но и взаимодействуют с другими регионами.

Если сотрудники часто отправляются в служебные поездки, то на предприятии необходимо разработать специальное Положение, где будут отражены все нюансы таких поездок, включая правила поведения во внештатных ситуациях.

Это позволит упорядочить правоотношения с налоговой и трудовой инспекциями, а также сделает документооборот более удобным и простым.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 243-19-89 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Кто разрабатывает

Положение по поводу командировок создается для того, чтобы не только упростить учет всех поездок при высокой частоте, но и упростить ведение документооборота.

Эти внутренним документом оговаривается ряд вопросов, которые связаны с отправкой как в разовые, так и постоянные поездки.

Плюс в этом случае заключается в отсутствии ошибок при должном документальном оформлении процесса, и к тому же, экономятся средства на оплату.

Ведь заранее прописывается, что, куда и сколько выделяется, и остается только руководствоваться этим документом для формирования внутренних приказов.

Не нужно будет оформлять такой документ в том случае, если деятельность компании не предполагает рабочих поездок, либо же они происходят крайне редко.

Следует правильно определять, что такое командировка, и когда следует применять этот термин, а таковой считается поездка работника по рабочему заданию, которое выполняется вне стандартного трудового места, и такая необходимость появляется у работодателя в некоторый срок.

Основные разделы положения

Само положение, несмотря на подготовку кадровиками, все же должно согласоваться с бухгалтерским отделом, если в нем есть указание на оформление денежных затрат.

Чтобы руководство завизировало бумагу, следует учесть необходимость указания особых условий, что усложняется, поскольку универсального образца заполнения этого документа нет, и это дает возможность импровизировать ответственным за составление сотрудникам.

В любом случае, этот документ должен содержать обязательные разделы:

  • общие положения;
  • порядок, по которому работника компании отправляют в рабочую поездку;
  • документальное сопровождение;
  • сроки направления и режим работы и отдыха;
  • что делать в случае временной нетрудоспособности, то есть болезней или травм в командировке;
  • особенности зарубежных поездок;
  • порядок и принципы выплаты командировочных средств;
  • гарантии для сотрудника, а также его отчетность о поездке.

Пример заполнения

Чтобы безошибочно провести оформление Положения, следует воспользоваться определенным порядком, который позволит отразить всю необходимую информацию.

Прежде всего, вверху оставляется текст утверждения, где нужно указать должность руководителя, его ФИО, название предприятия и дату одобрения документа.

В разделе общих положений прописывается, зачем нужен этот документ, на кого распространяется его содержание, и также, кто будет свободен от таких обязательств.

Здесь же говорится, что не признается командировками, и что, в понимании составителей и компании в целом, является служебной поездкой.

Второй раздел касается сроков путешествия, обычно указывается, что человек не может отказаться от выполнения решения директора, и он же может выбрать абсолютно любой срок направления.

Здесь же оговаривается, как следует отсчитывать период командировки. Далее следуют такие разделы:

Документальное оформление Что необходимо оформить, чтобы направление было законным
Командировочные расходы Освещается, что возмещается человеку, а также исходя из какой суммы рассчитывается итоговый показатель
Порядок отчетности В какой срок сотрудник обязан отчитаться по всем действиям и тратам в поездке, а также какие бумаги он при этом предоставляется, и что делать, если бумаг нет
Форс-мажорные обстоятельства Говорится о том, что следует предпринимать заболевшему или травмированному человеку в командировке, и как решается вопрос с его лечением
Нюансы зарубежных отправлений Оговаривается, в каком размере выплачиваются суточные, и какие запрашиваются документы оттуда

О служебных командировках

Служебная командировка чаще всего применяется в компаниях или учреждениях, которые ведут деятельность, связанную с широкой географией.

То есть, это строительные фирмы, компании торгового назначения и прочие подобные организации.

Для отражения всей необходимой информации можно использовать вышеприведенный вариант, но есть возможность менять информацию, если она не будет противоречить законам РФ.

В бюджетных учреждениях

Для бюджетных учреждений действует Постановление Правительства РФ с номером 749, в соответствии с ним используется и составляется Положение о командировках.

Именно в этом документе следует искать ответы на все вопросы, которые могут возникать при подготовке внутреннего акта.

Обычно в учреждениях такой формы финансирования не выдается аванс на расходы, поэтому деньги сотрудник вынужден брать из своего кармана, а потом ожидать компенсации от работодателя.

В остальном положение не будет отличаться от тех, которые применяются в коммерческих организациях.

Для муниципальных служащих

Обычно командировочный документ, предназначенный для организации поездок муниципальных служащих, разрабатывается и утверждается властями конкретного органа власти.

Если это город, то решения принимают местные власти, области — областные советы и так далее. Учитывая государственное подчинение, командировочным обычно выписывают минимально возможный по закону уровень довольствия, что утверждается Положением.

В школе

Педагогические работники чаще всего убывают в однодневные командировки, которые заключаются в сопровождении учащихся на выезде.

В Положении, кроме всего прочего, связанного с оплатой и длительностью, следует также оговорить уровень ответственности педагога за сохранность детей, поскольку это имеет определяющее значение.

Если речь идет о командировках для повышения квалификации, то данный пункт также следует предусмотреть, оговорив максимальную длительность поездки.

Нюансы составления

В процессе подготовки данного документа следует обязательно учитывать некоторые нюансы, связанные как с оплатой, так и ситуациями, когда необходимо отправлять сотрудников за рубеж.

Обязательно необходимо учесть особенности этой информации и правильно ее отразить в официальной бумаге.

Расходы

При формировании общего документа для всех служебных поездок, следует учесть, какие именно расходы будут оплачиваться из бюджета работодателя.

Обычно возмещаются такие траты:

Транспорт Это билеты туда и обратно, а также перемещения по местности, а если используется личный автомобиль, то предполагается оплата топлива
Проживание Сотруднику могут оплачивать отель или снимать квартиру на весь период пребывания в другом населенном пункте
Иные материальные траты Которые были оговорены с начальством и разрешены, то есть услуги связи, провоз багажа и т.д.

Оплата суточных

Суточные представляют собой расходы на ежедневные траты человека, то есть питание и прочие личные нужды, причем их размер начинается с 700 рублей для перемещений по России и 2500 рублей, если планируется выезд за рубеж .

Работодатель может менять размер этих сумм по своему усмотрению, и предоставлять отчет с них сотрудник не обязан, но все детали отражаются в Положении обязательно, а в сумм, превышающих оговоренные пределы, взимается НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Заграничные поездки

При описании зарубежных поездок в этом документе, нужно учесть особенности, связанные прежде всего с расходами на оформление загранпаспорта, сборы в аэропортах и за визы.

В то же время, следует обеспечить человека средствами для расходов, выдать которые можно хоть в рублях, предусмотрев текущий курс и его колебания, хоть сразу в иностранной валюте.

Видео: все, что нужно знать

Для сотрудников, работающих дистанционно

Процедура оформления командировочной поездки для людей, трудящихся дистанционно, является той же, но необходимо ознакомиться с особенностями.

Правила гласят, что задание, приказ и отчет об авансе, должны составляться в четкие сроки и иметь оригинальную подпись руководителя.

Но поскольку удаленность не позволяет соблюсти рамки, можно добавить в Положение раздел о возможности использовать электронные подписи, а документы в оригинале будут отправлены по почте, что устанавливает индивидуальные сроки исполнения условий.

Наиболее распространенные ошибки

Чаще всего при оформлении такого документа, работодатели могут допускать ошибку в виде отсутствия возможности отказа от рабочей поездки, что гарантируется Трудовым кодексом РФ.

Даже если сотрудник знает об этом законном праве и пытается его применить, он получает отказ, что является незаконным.

Также иногда возмещаемые расходы устанавливаются ниже нормативного уровня, что также является погрешностью, а если каких-либо подтверждающих документов нет в Положении, то и требовать их впоследствии начальник не может.

Когда в компании, либо на предприятии, независимо от формы собственности, сотрудники часто отбывают в командировочные поездки, будет полезно и эффективно утвердить специальное Положение.

В нем прописываются особенности оплаты, сроков и документов, оформляемых при этом, и в дальнейшем нужно оформлять поездки именно по нему, но указывать в этом акте незаконные позиции нельзя, они просто не будут работать.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
  3. Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
  4. Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
  5. Регионы — 8 (800) 333-88-93
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 113-16-28
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 243-19-89
    • Регионы — 8 (800) 551-61-26

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Положение о командировках образец 2019

Составлять положение о командировках необязательно, однако в большинстве случаев организации все же разрабатывают и утверждают этот документ. В нем прописывают порядок отправления в поездку, расчет суточных и других расходов, гарантии работника и другие важные разделы. Образец положения о командировках и правила его составления в 2019 году, определение основных понятий и перечень категорий сотрудников, которые могут отказаться от командировки – все это можно найти в статье.

Скачать образец положения о командировках (word)

Назначение документа: обязательно ли составлять его

Законодательство не предусматривает обязанности компании составления положения о командировке. Каждая организация может воспользоваться одноименным документом, утвержденным федеральным Правительством от 13.10.2008 №749.

Различные вопросы, связанные с командировками, можно указать в других документах. Например, размер выплат можно указать в коллективном трудовом договоре либо в одном из локальных актов компании. Поэтому даже если положение отсутствует, компания в целом и отдельные сотрудники не несут никакой ответственности.

Однако на практике положение о служебных командировках составляется довольно часто, поскольку документ позволяет прописать четкие правила начисления выплат, порядок направления в командировки, перечень отчетных документов и другую информацию.

Составлять документ может любое уполномоченное лицо. Чаще всего его разработкой занимается небольшой коллектив сотрудников, среди которых есть:

  • специалист отдела кадров;
  • бухгалтер;
  • юрист компании.

Форма документа свободная; единственное условие – его содержание не должно противоречить действующему законодательству.

Образец положения о командировках и правила его составления

Структура положения о направлении в командировку обычно включает в себя несколько разделов. Это общее определение командировки; что относится и что не относится к служебным поездкам. Важно указать порядок направления, сроки поездки, гарантии сотруднику, размер командировочных и порядок их определения. Также в положении о командировках можно зафиксировать право отдельных сотрудников отказаться от командировки в соответствии с ТК.

Общие положения: что такое командировка

В первой (вводной) части указывают название компании, собственно наименование документа, приводят визу о его утверждении директором. В самих положениях прописывают определения основных понятий:

  1. Служебная командировка – поездка сотрудника на заранее определенное время с целью выполнения поручения вне нахождения на постоянной работе. При составлении определения следует ориентироваться на официальную формулировку в ТК.
  2. Место работы – это территория (офис, помещение, цех и т.п.), на которой находится постоянное место работы сотрудника (вне зависимости от того, перемещается он в течение рабочего дня или нет).
  3. Расходы, которые связаны с командированием – здесь необходимо перечислить полный перечень таких трат. К ним в обязательном порядке относят издержки, связанные с проездом, наймом квартиры или другого помещения, суточные.
  4. Аванс – это средства, которые предоставляются сотруднику от работодателя до его командирования (для проезда, проживания и других расходов).

В этом же пункте можно указать и те виды поездок, которые не относятся к командировкам. Это любые выезды, связанные непосредственно с выполнением обязанностей по основному месту работы – например, курьеры, экспедиторы и др. Также к командировкам не относятся поездки по вопросам личного характера (без необходимости и без вызова со стороны).

Порядок направления в командировку

Это один из наиболее важных разделов положения о командировках, в котором следует подробно, пошагово описать порядок командирования сотрудника. Обычно последовательность действий следующая:

  1. Непосредственный руководитель работника составляет на имя генерального директора служебную записку с предложением командировать его.
  2. Директор принимает решение, издает соответствующий приказ. Предварительно при необходимости запрашивается письменное согласие сотрудника (перечень работников, с которыми нужно согласовывать поездку, перечислен ниже).
  3. Далее подробно расписываются действия всех остальных сотрудников. Например, бухгалтер производит расчеты и начисляет аванс. Секретарь бронирует отель, приобретает билеты, выполняет другие организаторские функции, менеджер по кадрам оформляет командировочное удостоверение и т.п.
  4. Определяются сроки начала и окончания поездки. Первым командировочным днем является день непосредственного отправления работника, вплоть до 0:00 по местному времени. При отправлении его в 0:01 и позднее командировочным днем являются следующие сутки.
  5. По приезду сотрудник предоставляет отчет, командировочное удостоверение и иные документы, возвращает излишки суммы (при наличии) либо получает дополнительную компенсацию за трату собственных средств.

Если работник пробыл на больничном во время поездки, эти дни не входят в командировку. Они оплачиваются по больничному листу на общих основаниях.

Командировочные расходы

В данном разделе приводят полный перечень затрат, которые связаны непосредственно с поездкой. Все эти расходы компенсируются непосредственно работодателем, причем получить командировочные сотрудник должен до дня направления в поездку, а при наличии излишек он сдает разницу в бухгалтерию.

К этим расходам относятся:

  • издержки на транспорт;
  • траты на наем жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, подтвержденные документально.

Важно понимать, что в течение всех дней поездки выплачивается как зарплата по основному месту, так и суточные (при условии, что сотрудник не может ежедневно возвращаться домой). Размер этих выплат устанавливается в зависимости от категории сотрудника и места поездки. Конкретное значение работодатель определяет самостоятельно (но не меньше установленных норм).

Примерные размеры суточных выплат взятые из актульного положения о командировках представлены в таблице.

должность поездки в пределах РФ зарубежные поездки
директор и заместители 6000 р $200
руководители подразделений 4000 р $100
все остальные 2000 р $60

Порядок продления срока

Здесь прописываются возможные причины и порядок увеличения длительности поездки. Например, командировка может быть увеличена для проведения дополнительных переговоров, в связи с ожиданием ключевого лица из компании-партнера, по форс-мажорным обстоятельствам и т.п. Порядок продления следующий:

  1. Непосредственный руководитель сотрудника составляет служебную записку на имя генерального директора, в котором описывает просьбу о продлении и указывает соответствующую причину.
  2. Директор принимает решение о продлении и подписывает соответствующий приказ.
  3. При необходимости бухгалтер начисляет дополнительный аванс для дальнейшего проживания сотрудника.

Порядок отзыва работника

Аналогичный порядок предусмотрен и для отзыва сотрудника из командировки. Решение об отзыве компания может принять в любое время, вне зависимости от наличия согласия сотрудника. При этом компания обязана оплатить все расходы и перевести суточные за фактическое количество дней, которые сотрудник пробыл в поездке (в том числе и время простоя в транспорте по не зависящим от него причинам). При наличии излишек работник сдает их в бухгалтерию.

Гарантии сотруднику

Этот раздел можно включить в пункт о расходах. Однако дополнительно необходимо указать, что за работником сохраняется средний заработок за все дни по главному месту. К тому же можно прописать, какие документы являются основанием для компенсации расходов:

  • билеты на транспорт;
  • билеты в гостиницу;
  • чеки;
  • квитанции и другие платежные документы.

Право работника на отказ от командировки

Этот вопрос можно описать в отдельном разделе положения о командировках, поскольку он имеет довольно большое значение. Также право и порядок отказа можно зафиксировать в другой части документа – например, в общих положениях. В общем случае работник обязан совершать служебные поездки, даже если это утверждение непосредственно не прописано в трудовом договоре.

Однако есть несколько категорий работников, которые не могут отправиться на выполнение задания, поскольку это запрещено законодательством:

  1. Сотрудники, которые заключили ученический договор, не могут поехать в обычную командировку. Однако если профессиональное задание связано с ученичеством, они могут быть командированы.
  2. Беременные женщины, вне зависимости от срока.
  3. Женщины с детьми, которым не исполнилось 3 лет.
  4. Работники, имеющие детей-инвалидов.
  5. Работники, ухаживающие за тяжело больным родственником (необходимо соответствующее медицинское заключение).
  6. Родитель, воспитывающий ребенка в одиночку (возраст до 5 лет).

При определенных условиях запрещается командировать сотрудника, если он:

  1. Является инвалидом, причем условия поездки противоречат курсу реабилитации, что подтверждается соответствующими медицинскими документами.
  2. Зарегистрирован как кандидат в выборный орган местного, регионального или федерального уровня, причем поездка планируется на тот же срок, когда будут проводиться выборы.

Все перечисленные категории работников могут быть командированы исключительно при наличии личного согласия (заявления), которое необходимо составить еще до поездки в письменной форме. Образец документа выглядит так.

Работодатель может дополнительно описать и другие случаи, при которых не допускается направлять в командировку тех или иных работников. Однако это является его правом, а не обязанностью.

Порядок пересмотра положения

Положение о командировках утверждается только приказом руководителя. Пересматривать его постоянно необязательно, поскольку положение действует бессрочно. Отдельные изменения в тексте либо принятие нового документа также происходит на основании приказа директора.

Положение о служебных командировках — образец 2019

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2019 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте здесь.

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2019 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2019 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2019

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2019 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2019 году

Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.

Образец служебной записки по командировке в 2019 году можно скачать здесь:

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина России от 19.06.2015 № 03-03-07/35548 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция.

В письме от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743 чиновники Минфина уточнили, что распечатанный электронный посадочный талон, на котором отсутствует штамп о досмотре пассажира, не может подтверждать расходы на перелет. В этом случае факт перелета можно подтвердить справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем.

Как, по мнению Минфина, подтвердить расходы на перелет при отсутствии документов, см. здесь.

О некоторых нюансах признания командировочных транспортных расходов читайте в материалах:

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359) или иной аналогичный документ (квитанцию к приходному кассовому ордеру по форме КО-1, кассовый чек).

Счет из гостиницы является БСО и в силу этого подтверждает расходы даже при отсутствии кассового чека. Против такого подхода не возражают чиновники Минфина России (письмо от 18.08.2010 № 03-03-06/1/556) и судьи (постановление ФАС Московского округа от 29.02.2008 № КА-А40/14043-07).

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/[email protected]).

Положение о командировках про оплату суточных

Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

  • 700 руб. — для командировок по территории России;
  • 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте.

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по ссылке.

Итоги

Положение о служебных командировках является внутренним локальным актом работодателя. Этот документ не имеет строгой обязательной формы и может не оформляться, если работодатель не посылает сотрудников в служебные поездки.

Положение позволяет обосновать включение командировочных затрат в состав налоговых расходов и исключает споры о величине возмещения командировочным работникам понесенных ими расходов.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит