Срок хранения личных дел уволенных работников, сроки хранения личных уволенных работников

Содержание
  1. Срок хранения личных дел уволенных работников
  2. Срок хранения личных дел уволенных работников
  3. Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
  4. Правила хранения личных дел уволенных сотрудников
  5. Срок хранения личных дел уволенных работников предприятия рб
  6. Заключение
  7. Личное дело работника
  8. Сроки хранения личных дел уволенных работников
  9. Сроки хранения личных дел уволенных работников 50 лет
  10. Сроки хранения личных дел уволенных работников 2017
  11. Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения
  12. Архивное хранение
  13. Ведение личных дел работников
  14. Личное дело государственного гражданского служащего
  15. Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
  16. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  17. Порядок хранения и ведения личных дел сотрудников
  18. Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
  19. Документ «личное дело работника»: особенности ведения
  20. Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение
  21. Порядок ведения личных дел в 2017 году
  22. Личное дело работника
  23. Состав личного дела
  24. Ведение личных дел работников (стр. 1 из 3)
  25. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
  26. Как происходит хранение личных дел сотрудников. Образцы документов
  27. Что такое личное дело
  28. Как формируется личное дело работника
  29. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников
  30. Правила использования архивной информации
  31. Сроки хранения личных дел уволенных работников
  32. Сроки хранения личных дел уволенных работников
  33. Как формируется личное дело работника
  34. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников
  35. Правила использования архивной информации

Срок хранения личных дел уволенных работников

Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются.

Срок хранения личных дел уволенных работников

Сроки хранения документов в организации

Хранение документации на предприятии регламентируется ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ «О бухгалтерском учете», НК РФ.

  • Документ подтверждающий, что сотрудник получил образование за счет фирмы, хранится не меньше 4 лет.
  • Личные карточки, трудовые договоры, личные дела – 75 лет.
  • Документы, связанные с аттестацией рабочих мест – 45 лет.
  • Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие документы личного состава – 75 лет.
  • Приказы о взысканиях, предоставленного отпуска, командировок по России –5 лет.

Это документы, которые могут проверить налоговые органы. Период проверки ограничен сроком – 3 года. Из этого следует, что хранить их надо более 3 лет.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени.

Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет (пункты «а». «б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел.

Правила хранения личных дел уволенных сотрудников

ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.

  • Сведения от аттестации.
  • Трудовой контракт.
  • Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Ответственность за ведение личных дел

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи.

Таким образом, по сроку хранения документы можно разделить на:

    Временные – документы, по которым решены все вопросы. Хранятся в организации около 10 лет. После сдаются в спецархив. К ним относятся договора с поставщиками и покупателями, акты выполненных работ, бухгалтерские документы, путевые листы и т.


д.

  • Постоянные:
    • Приказы.
    • Штатное расписание.
    • Описи дел.
    • Акты об уничтожении.
    • Бухгалтерские отчеты.
  • Каждый год в организации происходит разбор документов по данному критерию, с помощью анализа содержания.

    Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

    Основным документом по хранению документов в организации является ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004.

    То есть если работник уволился в 2015 году, то срок хранения его личного дела в настоящее время должен исчисляться с 2016 года, и оно может быть выделено к уничтожению после проведения его экспертизы ценности в ­архиве только:

    • в январе 2066 года при 50-летнем сроке хранения и
    • в январе 2091 года при 75-летнем сроке хранения.

    Как видите, мы предлагаем отталкиваться не от даты создания дела, а от даты его последнего документа! И аргументация здесь следующая:

    • в ст. 22.1 закона об архивном деле говорится о сроке хранения не всего дела, а именно документа по личному составу;
    • в личном деле их много. Датой его начала обычно является дата приказа о приеме на работу, но датой закрытия – дата приказа об увольнении.

    Срок хранения личных дел уволенных работников предприятия рб

    Заключение

    Если вы индивидуальный предприниматель. то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

    Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

    Понравилась статья? Отблагодарите автора, поделитесь с друзьями!

    Личное дело работника

    Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам.

    Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения.

    Сроки хранения личных дел уволенных работников

    Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся: 1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности ­документов после истечения указанного срока хранения; 2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения; 3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

    Сроки хранения личных дел уволенных работников 50 лет

    Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

    Формирование дел И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

    Обязательно или необязательно? Уже было сказано, что сотрудников вести совсем не обязательно.

    Сроки хранения личных дел уволенных работников 2017

    Оставляем только те документы, что непосредственно касались его работы на предприятии.

    Порядок документов в личном деле

    Оставшиеся в личном деле документы располагаем в следующем порядке:

    • Анкета или листок по учету кадров;
    • Автобиография (если есть);
    • Заявление о приеме на работу;
    • Копия приказа о приеме на работу;
    • Трудовой договор (экземпляр работодателя, оригинал);
    • Все копии приказов по личному составу, которые фиксируют карьерные вехи жизни сотрудника при работе в компании, в хронологической последовательности;
    • Заявление об увольнении;
    • Копия приказа об увольнении (или выписка из него).

    После этого из дела можно удалять скрепки, нумеровать листы, составлять внутреннюю опись (обязательно. ) и сшивать.

    Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения

    После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов. Закон говорит об обязательной архивации с учётом срока хранения личных дел уволенных сотрудников. Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации. В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

    Общие требования к архивированию

    Подлинники — это приоритетное условие для хранения документов в личном деле. Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:

    1. На любого принятого сотрудника заводится личная папка на бумажном носителе и (или) в электронном формате. Сформированный документ подлежит обязательной прошивке и нумерации каждого его листа.
    2. На обложке личного дела ставятся порядковый номер и дата.
    3. Сформированные дела со всеми входящими приложениями формируются в архиве по дате увольнения работника и строго в алфавитном порядке.
    4. Документы ушедшего персонала находятся в архиве — в специально оборудованном помещении без возможности доступа вредного воздействия.

    Архивное хранение

    Время хранения кадровой документации не совсем однозначно. Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени.

    Документация на сотрудника формируется в течение всего времени трудовых отношений с работодателем. В папку личного дела могут входить следующие документы:

    1. Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
    2. Анкета.
    3. Личная карточка.
    4. Резюме.
    5. Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
    6. Трудовой договор.
    7. Характеристика.

    В отделе кадров папка хранится в качестве документа кадрового производства. После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.

    Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

    Трудовой договор

    Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

    При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1—3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив.

    Сколько хранятся трудовые договоры уволенных сотрудников, будет определяться по дате подписания соглашения. При подписании приказа до 2003 года — 75 лет, позже 2003 — 50 лет.

    Карточка работника

    При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2. На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС.

    Такой документ заполняется отделом кадров только от руки. Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации. Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре. Храниться она будет в специальной картотеке.

    Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения. Любая информация в них заносится на основании подлинных документов. Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.

    Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

    Личное дело офицера МВД

    МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться. Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров. Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.

    Все сроки содержания собранных дел уволенных в запас офицеров утверждаются приказом МВД РФ. На практике они хранятся 75 лет.

    Правовое регулирование сроков хранения сформированных дел когда-либо уволенных сотрудников в архиве организации регламентируется документом, который был утверждён Росархивом в далёком 2000 году. Не стоит также забывать, что личные папки с разными сроками хранения не группируются в один общий документ.

    Ведение личных дел работников

    Posted On 23.04.2018

    1. Понятие и значение личного дела работника. 3

    2. Порядок формирования и состав личного дела. 5

    3. Ведение, хранение и учёт личных дел работников. 10

    4. Оформление личных дел работников при передаче в архив. 16

    Список использованной литературы.. 18

    Большое значение в нашей жизни имеют кадровые документы, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

    В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих организаций. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

    1. Понятие и значение личного дела работника

    Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

    Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

    Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.
    Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

    Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

    Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом.

    Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела.

    Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:

    — на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

    — работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

    При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

    На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

    Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

    Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

    2. Порядок формирования и состав личного дела

    Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

    Оформление личных дел происходит после того, как был издан приказ о приеме на работу.

    Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

    Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

    • внутренняя опись документов дела;

    • анкета или личный листок по учету кадров;

    • дополнение к личному листку по учету кадров;

    • копия документа об образовании, копия трудового договора;

    • копия приказа о приеме на работу;

    • копии приказов о переводе;

    • документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;

    • представления к переводам;

    • личные заявления работника;

    • справки о состоянии здоровья;

    • копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

    • другие характеризующие работника документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным (ксерокопии паспорта, карточки ПФР, ИНН, документа об образовании, военного билета, свидетельств о заключении брака и (или) рождения ребенка).

    Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

    — список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

    — выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

    В дальнейшем в личное дело включаются документы:

    — подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

    — характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

    Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

    Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

    Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

    Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку» . Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

    — документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

    — документы об имеющихся изобретениях.

    На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

    Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

    Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

    Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

    Личное дело государственного гражданского служащего

    В соответствии с законодательством, на каждого государственного служащего ведется личное дело. Под личным делом понимается основной юридический документ, содержащий полные сведения о прохождении государственным служащим государственной службы.

    Порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы, регулируется Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640.

    Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

    Порядок ведения личных дел лиц, находящихся на государственной службе субъектов РФ, регулируется законодательством субъектов РФ.

    Личные дела государственных служащих оформляются и ведутся кадровой службой государственного органа по установленной форме. При переводе государственного служащего на новое место государственной службы личное дело передается по новому месту службы.

    Ведение нескольких личных дел на одного государственного служащего не допускается.

    В личное дело служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на госслужбу, ее прохождением и увольнением, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

    Сведения, содержащиеся в личных делах государственных служащих, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с Порядком представления сведения о доходах и имуществе лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, общероссийским средствам массовой информации (утвержден Указом Президента РФ от 15 мая 1997 г. № 484).

    Так, например, при обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:

    × обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции РФ, Федерального законодательства и иных нормативных правовых актов, содействия гражданскому служащему в прохождении гражданской службы, обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества, учета результатов исполнения им должностных обязанностей и обеспечения сохранности имущества государственного органа;

    × персональные данные следует получать лично у гражданского служащего.

    В случае возникновения необходимости получения его персональных данных у третьей стороны следует известить об этом служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

    × запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, о членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

    × при принятии решений, затрагивающих интересы служащего, запрещается основываться на его персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

    × защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами;

    × передача персональных данных служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом. Условия передачи персональных данных гражданского служащего третьей стороне устанавливаются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

    Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и передачу персональных данных другого служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законодательством.

    Государственный служащий имеет право на ознакомление со всеми документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также в любое время по личной просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством.

    Государственный служащий имеет право потребовать приобщения к личному делу своих письменных объяснений, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.

    Учет и ответственность за хранение личных дел возлагаются на кадровую службу государственного органа. Учет личных дел производится в инвентарной книге кадровой службы.

    Не реже одного раза в два года производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге), о чем составляется соответствующий акт.

    Личное дело по официальному запросу может направляться в другой государственный орган для ознакомления с его материалами при решении вопросов о переходе государственного служащего на иное место.

    Выдача личных дел для временного пользования производится по контрольной карточке, находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель или указывается, когда выслано личное дело. При возвращении личного дела в контрольной карточке указывается дата возвращения.

    Право выдачи (пересылки) личных дел предоставлено руководителю кадровой службы государственного органа (его аппарата). При назначении государственного служащего на другую государственную должность в другой государственный орган его личное дело передается по новому месту службы не позднее чем через пять суток со дня принятия решения о новом назначении. В инвентарной книге, алфавитной или служебной карточке делается запись с указанием, когда, куда и при каком исходящем номере выслано личное дело.

    Личные дела государственных служащих, освобожденных от замещения государственных должностей, в том числе в связи с прекращением ими государственной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

    Контрольные вопросы

    1. Что понимается под государственным служащим?

    2. Какой признак является основным при характеристике гражданского служащего?

    3. Какими качествами должен обладать служащий?

    4. В чем различие между гражданским служащим и военнослужащими (служащими милиции, таможни и др.)?

    5. Что включается в квалификационные требования к служащим, замещающим государственные должности?

    6. Для чего ведется личное дело на гражданского служащего?

    7. Какие сведения нельзя вносить в личное дело служащего?

    8. Какие требования обязана соблюдать при обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа?

    Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки). Требования к оформлению личного дела сотрудника Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

    Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

    Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров. 5. Отдел кадров: – использует персональные данные работников в оформлении их личных дел в соответствии с Положением о работе с персональными данными; – обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела и их сохранность; – располагает личные дела работников в строго алфавитном порядке; – оперативно вносит в дополнение к личному листку по учету кадров сведения об изменениях анкетных данных работника и об изменениях в работе; – осуществляет подготовку личных дел уволенных работников к сдаче в архив.

    Порядок хранения и ведения личных дел сотрудников

    Личное дело ведется на каждого из работников в одном экземпляре. Ведение нескольких личных дел одного работника не допускается.
    7. Личное дело работника оформляется в течение пяти дней после заключения трудового договора с работником. 8.

    Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

    В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.
    На кого оформлять В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами.
    А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

    Документ «личное дело работника»: особенности ведения

    • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
    • Ксерокопия СНИЛС;
    • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
    • Ксерокопия ИНН;
    • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
    • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
    • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
    • Автобиография;
    • Экземпляр трудового договора;
    • Ксерокопия трудовой книжки;
    • Материалы об аттестации (если проводилась);
    • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
    • Опись личного дела.

    Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

    Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

    • Личное дело: что это такое и зачем вести
    • На кого оформлять
    • Кто обладает допуском к делам
    • Предоставление дел правоохранительным органам
    • Оформление личного дела
    • Что должно быть в личном деле сотрудника
    • Образцы и бланки документов для личного дела
    • Порядок ведения дел
    • Журнал регистрации: как вести
    • Электронное личное дело
    • Как поступать с делами уволенных сотрудников
    • Заключение

    Личное дело: что это такое и зачем вести Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ.
    Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

    Порядок ведения личных дел в 2017 году

    Инфо
    Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

    Важно
    Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

    Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

    Личное дело работника

    Личное дело сотрудника значительно улучшает работу кадрового отдела. Это упорядоченный набор информации о трудовой деятельности работника, которsq заводится в течение первых семи дней после приема на работу.

    Личное дело включает в себя все передвижения работающего в компании вплоть до последнего рабочего дня. Так же личное дело открывается на студента, но только с информацией о его обучении.

    Если учреждение не является государственным, а частным, то личное дело заводится только на часть сотрудников, в основном на руководителей, заместителей и кассиров.

    Состав личного дела

    К личному делу прикрепляются в основном копии документов, в состав личного дела включают:

    • Заявление о принятии на работу
    • Резюме и характеристики с предыдущих мест работы
    • Анкета
    • Подписанный контракт или договор
    • Документы об образовании (дипломы или свидетельства)
    • Данные паспорта и семейное положение
    • Документы, подтверждающие занимающую должность
    • Личнаая карточка Т-2
    • Заявление об увольнении
    • Различные приказы, связанные с деятельностью работника
    • Иные документы, имеющие к нему отношение
    • Список всех документов, прикрепленных в личное дело — опись личного дела.

    Все документы должны находиться в порядке хронологии. По окончании дела при увольнении – документы переносятся в архив. Исключение составляют госслужащие – их дела хранятся в течение 10 лет в отделе кадров, так как далее могут передаваться по новому месту работы.

    В архиве документы находятся не более 75 лет.

    Оформление, обработка и хранение

    Личные дела на предприятиях ведутся в произвольном виде, однако титульный лист оформляется в определенном формате, установленном ГОСТом.

    Ведение личных дел работников (стр. 1 из 3)

    Обязательно определяется порядковый номер дела, он пишется в правом верхнем углу. Дату открытия и закрытия дела, количество страниц (их не должно превышать 250) — в нижнем правом углу. Название предприятия или подразделения пишется по центру обложки. Там же добавляют номер личного дела (такой же, как и в правом верхнем углу), а ниже – инициалы кадра.

    Все личные дела работников должны быть зарегистрированы в специальном журнале для облегчения поиска и сохранности всех прилагающих документов.

    Храниться они должны в специальном шкафу или помещении (если большой штат сотрудников), где папки расставлены вертикально в алфавитном порядке или по нумерации.

    Это персональные данные, доступ к которым разрешен только сотрудникам отдела кадров и руководителю. Другие должностные лица предприятия также вправе получить необходимую информацию, но только с разрешения руководства и только интересующую ее часть.

    Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава. Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.

    Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.

    Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

    3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т.д.

    Благодаря поправкам, принятым Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ и вступившим в силу с 13.03.2016, срок хранения указанных документов изменился.

    Теперь по новой статье 22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу (за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1), созданные до 2003 года, хранятся:

    • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
    • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
    • в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

    Если указанные документы созданы начиная с 2003 года, то хранить их необходимо:

    • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
    • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
    • в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

    Отметим, что ранее положения Закона № 125-ФЗ не связывали срок хранения документов по личному составу с датой их создания. Поэтому срок хранения (независимо от даты создания) составлял 75 лет (пп. «б» п. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ в предыдущей редакции, п. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

    Как происходит хранение личных дел сотрудников. Образцы документов

    Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.

    Что такое личное дело

    Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

    Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

    На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации.

    Как формируется личное дело работника

    Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.

    После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

    1. Дело необходимо прошить или сделать переплет.
    2. Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.
    3. Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
    4. В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.

    Согласно Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках. К ним относятся такие документы:

    1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
    2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
    3. Сведения от аттестации.
    4. Трудовой контракт.
    5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

    Образец оформления внутренней описи личного дела

    Образец оформления листа-заверителя личного дела

    Ответственность за ведение личных дел

    Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

    Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

    • дисциплинарная (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ);
    • материальная (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
    • административная (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ);
    • уголовная (ст. 137 и 140 УК РФ).

    Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

    Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.

    Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.

    Период хранения Категория данных
    3 года документы граждан, не принятых на работу;
    5 лет характеристики и резюме;
    бумаги, не вошедшие в состав личных дел (заявления, справки, докладные, служебные записки);
    50 лет личные карточки сотрудников, уволенных после 1 января 2003 года;
    75 лет личные карточки сотрудников, уволенных до 1 января 2003 года;
    дела тех, кто был командирован за границу;
    данные о доходах и имуществе гражданских служащих;
    документы касаемо реабилитаций;
    оригиналы личных документов (аттестаты, трудовые книжки, дипломы, удостоверения);
    акты приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе;
    документы касаемо персональных данных (уведомления, согласия на обработку информации).
    • глав предприятий;
    • главы предприятия;
    • членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
    • членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
    • сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.

    Правила использования архивной информации

    Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством и практикой делопроизводства:

    1. Организации и физические лица обязуются сохранять данные о бывших сотрудниках в течение вышеуказанных периодов.
    2. Граждане и представители предприятий имеют право подавать запросы для получения информации с архивов.
    3. Копии и справки документов касаемо социальных и пенсионных вопросов, получения льгот и компенсаций выдаются на бесплатной основе.
    4. Архивные данные могут передаваться в виде электронных документов.

    Сроки хранения личных дел уволенных работников

    Сроки хранения личных дел уволенных работников

    Похожие публикации

    Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.

    Как формируется личное дело работника

    Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:

    • Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
    • Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
    • Сведения от аттестации.
    • Трудовой контракт.
    • Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

    Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

    Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

    Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

    Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

    Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

    • 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
    • 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
    • 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
    • 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
    • 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
    • 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
    • 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
    • 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
    • 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
    • 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
    • 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

    Правила использования архивной информации

    Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

    Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

    Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит