Психология продуктивности: как сделать больше в короткие сроки, способность справляться большим объемом работы

Содержание
  1. Психология продуктивности: как сделать больше в короткие сроки?
  2. Способность справляться большим объемом работы
  3. Наш блог Вас тревожит большое количество или объем работ? Положитесь на нас!
  4. Здесь можно оставить комментарий
  5. Задать вопрос или отправить заявку на наши услуги
  6. Работа с большими объемами информации
  7. Как работать с большим объемом информации?
  8. Вопрос
  9. Ответ

Психология продуктивности: как сделать больше в короткие сроки?

Многие из нас одержимы идеей повышения собственной продуктивности, и в этом нет ничего удивительного: чем больше мы успеваем сделать в течение рабочего дня, тем больше времени остается на жизнь вне офиса. Как стать более продуктивным? На первый взгляд, все просто: предельная сосредоточенность и самоотдача на работе равняются полноценной жизни за ее пределами. Проблема состоит в следующем: мотивировать себя на выполнение определенного задания довольно легко, а вот держать себя в рамках все это время гораздо сложнее.

Так происходит потому, что большинство из нас трактуют понятие продуктивности не совсем верно: речь идет не об использовании новейших методик и даже не о том, как приковать себя к рабочему месту и взяться в конце концов за выполнение задания, срок сдачи которого уже давно миновал.

Речь идет о понимании принципов работы головного мозга, а если быть более точными — о том, как использовать полученные знания в собственных интересах.

Сегодня мы поговорим о некоторых закономерностях работы нервной системы, о продуктивности в целом и о методах борьбы с самыми большими подводными камнями, мешающими человеку достигать поставленных целей.:) Из этой статьи вы узнаете, как работать более продуктивно.

Все, что нужно знать о продуктивности!

Очевидно, что за столь короткий промежуток времени невозможно рассказать обо всех исследованиях, имеющих отношение к проблеме продуктивности. Однако авторам данного трехминутного ролика удалось сосредоточить внимание на наиболее важных моментах.

Итак, всего за три минуты вы узнаете:

  • почему, пытаясь укрепить силу воли, вы лишь теряете время;
  • как экспертам мирового класса удается оставаться продуктивными… и что именно они делают не так;
  • как с научной точки зрения можно объяснить зависимость между контролем над расходом энергии и повышением продуктивности;
  • в какие распространенные ловушки, становящиеся причиной постоянной прокрастинации, вы можете попасть, задаваясь вопросом, как продуктивно работать.

Рассмотрим каждый из пунктов более подробно.

Мифы о силе воли

Как стать продуктивнее? Достаточно ли для этого силы воли в чистом виде? Множество фактов доказывает обратное. Именно поэтому мы прежде всего должны разрушить некоторые стереотипы и признать несколько очевидных вещей.

Согласно исследованию профессора психологии Торонтского университета (University of Toronto) Джанет Поливи (Janet Polivy), мы испытываем вполне естественный страх перед большими проектами и часто не достигаем долгосрочных целей только потому, что, столкнувшись с первыми трудностями, легко поддаемся соблазну все бросить.

Вспомните, к примеру, чем обернулась ваша последняя попытка сесть на диету и начать вести здоровый образ жизни. Исполнившись энтузиазма, вы до отказа набиваете холодильник здоровой пищей, разрабатываете график тренировок, начинаете вести дневник питания и т. д. Так продолжается до того момента, пока вы однажды не пропускаете тренировку или не позволяете себе расслабиться с друзьями, подумав: «Да ладно, ничего не случится. Завтра снова вернусь к привычному режиму». В большинстве случаев это значит, что вашей диете конец.

Кеннет Макгроу (Kenneth McGraw), преподаватель психологии в Университете штата Миссиссипи (University of Mississippi), доказал, что наибольшим препятствием на пути к успеху чаще всего является просто боязнь нового начинания. В научном мире это парадоксальное явление известно как « эффект Зейгарник», названный так в честь основательницы отечественной патопсихологии Блюмы Вульфовны Зейгарник.

Как продуктивно использовать время? Сначала нужно понять, почему вы тратите его впустую. Согласно исследованию Зейгарник, человек прокрастинирует работу над масштабными проектами, так как заранее подсознательно визуализирует самые трудоемкие его части и попросту боится провала.

Что вместо этого предпочитает делать мозг человека? Джон Барг (John Bargh), преподаватель социальной психологии Йельского Университета (Yale University), утверждает, что наш мозг будет симулировать продуктивную деятельность, сосредоточившись на мелких абсолютно бессмысленных вещах, позволяющих « убить время».

Выглядит это примерно так:

«Завтра нужно сдать проект? Хм, я давно не пересматривал (а) свою коллекцию марок».

Наверное, хуже всего то, что практически все исследования концепции самоистощения предоставляют поразительные доказательства того, что наша сила воли — это весьма ограниченный ресурс. Здесь возникает вполне логичный вопрос: что же можно сделать, чтобы повысить свою продуктивность без ущерба силе воли? В поисках ответа многие ученые провели огромное количество экспериментов и рассказали об удивительных секретах продуктивности.

Привычки продуктивных людей

Если бы вас попросили описать, как проходит день всемирно известного музыканта, вероятнее всего, вы бы представили , который в перерывах между гастролями целыми днями оттачивает свое мастерство в музыкальном классе, а по ночам настраивает инструмент.

Андерс Эриксон (Anders Ericsson), профессор психологии Университета штата Флорида (Florida State University), поприсутствовав на репетициях всемирно известных скрипачей, сделал несколько любопытных наблюдений: каждый из них предпочитал ограничивать время занятий несколькими часами в день, но все это время оставался предельно сконцентрированным на игре, что позволяло работать с большей самоотдачей и продуктивностью. Помимо этого, самые успешные музыканты никогда не отказывали себе в дополнительных часов сна.

Как это возможно?

Как продуктивно провести день, не переутомляясь? Ответ на этот вопрос Эриксон дал в своем последующем исследовании. По мнению ученого, музыканты сумели достичь успеха благодаря так называемой « осознанной практике». Иными словами, они посвящали больше времени работе над самыми сложными партиями и разумно управляли своими энергетическими запасами.

Рассмотрим следующую ситуацию. Представьте, что вы хотите улучшить свои навыки игры в баскетбол. Вероятнее всего, большую часть времени вы посвятите работе над определенными видами проходов или бросков, с которыми у вас возникали трудности.

Вы вряд ли выделите для того, чтобы отточить мастерство выполнения штрафных, ведь так? Этим же принципом руководствовались и скрипачи: правильное распределение времени позволяло им оставаться продуктивными, постоянно совершенствовать свою игру и не страдать хроническим недосыпанием.

Очевидно, что « осознанная практика» требует активизации умственной деятельности. Но как тогда реализовать данный подход, не расточая свою силу воли?

Первый ответ не отличается особой привлекательностью, но не вспомнить о нем нельзя: самый простой способ побороть страх — просто начать действовать. В 1982 г.оду, через 60 лет после того, как научный мир узнал об упомянутом ранее « эффекте Зейгарник», группа психологов во главе с Кеннет Макгроу провели еще одно исследование, результаты какового подтвердили выводы, сделанные Зейгарник ранее.

Каждому участнику эксперимента нужно было собрать пазл повышенного уровня сложности. По прошествии некоторого времени от начала эксперимента ученые попросили участников остановиться и оставить работу на том этапе, на каком она находилась в конкретный промежуток времени. Однако 90% участников не отреагировали на просьбу психологов, продолжив корпеть над головоломкой.

«Такова природа человека — стремиться завершить все начатое. В противном случае есть риск возникновения когнитивного диссонанса», — Кеннет Макгроу.

То же самое происходит, когда нам нравится книга, фильм или телевизионный проект — мы хотим узнать, что будет дальше и чем же это закончится.:)

Что мешает нам работать?

Тони Шварц (Tony Schwartz), исполнительный директор компании The Energy Project, соавтор книги « Жизнь на полной мощности», убежден, что большинство людей не в силах достичь пика продуктивности неправильного чередования рабочего времени и перерывов для отдыха. Другими словами, вместо того, чтобы работать с максимальной самоотдачей в течении сравнительно короткого промежутка времени, мы весь день находимся в энергосберегающем режиме и тратим время на совершенно бесполезные вещи.

Как все-таки быть более продуктивным?

В своей книге Шварц неоднократно упоминает об исследовании, проведенном экспертами Федерального управления гражданской авиации США, в ходе какового было выявлено, что короткие перерывы в ходе работы повышают концентрацию и улучшают производительность сотрудников в среднем на 16%.

Исследование, проведенное профессором Израильского технологического института Перецом Лави (Peretz Lavie), посвященное изучению ультрадианных ритмов (разновидность биоритмов длительностью не более суток), показало, что вариант чередования рабочего времени и перерывов длительностью 90 и 20 минут соответственно практически полностью совпадают с природными биоритмами человека и позволяют на протяжении долгого времени оставаться на пике продуктивности.

Наиболее любопытно то, что большинство музыкантов из исследования Андерса Эриксона использовали именно этот распорядок — 90 минут работы с последующим перерывом.

Итак, мораль истории такова: сложно оставаться на пике продуктивности, пытаясь не расточать энергию в течении дня. Нашему головному мозгу гораздо проще перестроиться в рабочий режим и выдать ожидаемый результат, если он знает, что после полутора часов активной умственной деятельности последует долгожданный двадцатиминутный отдых. Если вам интересно, как заставить работать людей продуктивно, учтите эту информацию, составляя расписание для своих подчиненных.

Как бы парадоксально это ни звучало, но все же: отдых — это лучшая мотивация для работы.;)

Но несмотря на то, что эта методика отлично подходит для работы над сложными масштабными проектами, она не решает многие проблемы, связанные с самодисциплиной.

Как стать дисциплинированным?

Приобщившимся к тяжелым наркотикам людям приходится ежедневно бороться с физическими и психическими расстройствами, развивающимися у них спустя некоторое время после прекращения приема наркотика или уменьшения его дозы. Считается, что наркоманы в большинстве случаев не способны брать на себя какие-либо обязательства, однако результаты эксперимента 2011 года доказывают обратное.

В ходе тестирования способности пребывающих в наркодиспансере людей написать эссе, состоящее из 5 пунктов, было выявлено, что наркоманы, зафиксировавшие время сдачи работ, в 90% случаев заканчивали их вовремя.

Результаты данного эксперимента коррелируют с теми, что были получены во время тестирования дисциплинированности людей, не имеющих вредных привычек. Например, в ходе исследования способности придерживаться низкокалорийной диеты, ученые пришли к выводу, что участникам, ведущим дневники питания, гораздо проще следовать составленному диетологами рациону.

Последний по счету, но не по значению, эксперимент Дэна Ариэли еще раз доказывает важность дэдлайнов. Группа студентов, определившая для себя жесткие сроки сдачи годового проекта, справилась с заданием гораздо быстрее и качественнее, нежели та, что не была поставлена ни в какие рамки.

Отслеживание собственного прогресса является одним из ключевых компонентов продуктивности. Вот ответ на вопрос: продуктивная занятость — это как? Осталось внедрить эту методику в повседневную жизнь.

Один из наиболее простых способов — карта целей, чтобы отслеживать, что вам удалось сделать в течение рабочего дня. Этот инструмент очень прост в использовании: достаточно взять чистый лист бумаги (или открыть любой текстовый редактор) и сделать две колонки:

  • колонка 1: временные интервалы (к примеру, по 90 минут);
  • колонка 2: выполненные задания.

Этот простой метод работает столь эффективно по двум довольно неординарным причинам:

  1. Доктор Кентаро Фудзита (Kentaro Fujita) доказал, что использование карты целей для отслеживания собственной деятельности увеличивает способность к самоконтролю, так как человек видит, что он реально сделал за день, и лишается таким образом возможности немного приукрасить перечень выполненных заданий, дофантазировав лишних пунктов.:)
  2. По мнению Джона Барга, карта целей является отличным оружием в борьбе с главным врагом продуктивности — бесполезной работой.
  • Как повысить собственную продуктивность с помощью списка дел?

Продуктивность и многозадачность

Если в 1999 г.оду многозадачность позиционировалась как пик возможной продуктивности, то сегодня нейробиологи и эксперты в области позитивной психологии и доказывают обратное.

Чжень Вонг (Zhen Wang), доцент кафедры коммуникации Университета штата Огайо (Ohio State University), доказала, что люди, пытающиеся выполнить несколько дел одновременно, менее результативны, но чувствуют эмоциональную удовлетворенность от созданной ими же иллюзии продуктивной работы.

Профессор Стэнфордского университета Клиффорд Насс (Clifford Nass) оценил способность таких сотрудников:

  1. обрабатывать информацию,
  2. переключаться с одного задания на другое,
  3. помнить о важных деталях каждого выполняемого ими дела,

Они получили «неуды» по всем трем параметрам.:)

«Мы были просто шокированы. Более того — все наши ставки прогорели! Как оказалось, сотрудники, работающие в режиме многозадачности, плохи сразу во всем», — Клиффорд Насс.

Методы борьбы с многозадачностью

Как начать день продуктивно и отказаться от многозадачности? Одним из самых популярных методов борьбы с многозадачностью является ежедневный ритуал планирования приоритетных заданий на следующий день. По мнению психологов, необходимо каждый вечер уделять этому несколько минут.

Причина, по которой лучше планировать следующий день накануне, очень проста: утром у вас может не хватить времени или вы попросту забудете об этом, тем самым обрекая себя на выполнение бесполезной работы и борьбу с прокрастинацией.

Ну и конечно же, не стоит игнорировать всевозможные мобильные приложения, значительно упрощающие и ускоряющие процесс планирования.:)

Вместо заключения

Подведем небольшой итог и вспомним, о каких методах повышения продуктивности шла речь в данном посте:

1. Силы воли недостаточно. Никто не спорит с тем, что ваше настроение и внутренняя мотивация играют в данном случае не последнюю роль, но для того, чтобы оставаться дисциплинированным и научиться держать себя в рамках, потребуется немного больше, чем просто усилие воли.

2. Экспериментальный распорядок. Не бойтесь позволить себе отдохнуть. Чередуя время сосредоточенной работы с небольшими перерывами, вы убережетесь от стресса и повысите собственную производительность. Если эксперты мирового класса не пренебрегают данной методикой, то почему бы вам не попробовать?:)

3. Планируйте и фиксируйте. Создав собственную карту целей, вы сможете реально оценить объемы проделанной работы и избежите соблазна немного приукрасить действительность, оправдывая себя в своих же глазах.:)

4. Многозадачность — ваш враг! Проведите небольшой эксперимент. В следующий раз, когда вы будете жевать бутерброд, разговаривать по телефону и отвечать на сообщение в Facebook, попробуйте засечь время. Позже проделайте все выше перечисленные операции по отдельности и сравните суммарное количество времени с полученным ранее числом. Поверьте, результаты вас удивят.:)

Способность справляться большим объемом работы

способность — 3.6.3 способность (capability): Умение осуществлять данную деятельность. Примечание Способность определяется рядом характеристик, описывающих функциональные аспекты производственных ресурсов или системы. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Развитие высшей нервной деятельности человека — О непрерывном восходящем развитии человеческого ума наглядно свидетельствует последовательное возрастание объема головного мозга наших предков и усложнение его структуры, в особенности коры и тех частей мозга, с которыми связаны высшие функции… … Всемирная история. Энциклопедия

Умение — – способность адекватным и осознанным образом осуществлять сложные модели поведения для достижения цели Например, это действия с предметами, умственные действия. Умение что то делать при частом его повторении и закреплении превращается в… … Энциклопедический словарь по психологии и педагогике

Физическое развитие — Оценка физического развития в армии США: измерение роста и взвешивание. Физическое развитие динамический процесс роста (увеличение длины и массы тела, развитие органов и … Википедия

Производительность труда — (Labor productivity) Определение производительности труда, показатели производительности труда, эффективность труда Информация об определении производительности труда, показатели производительности труда, эффективность труда Содержание Содержание … Энциклопедия инвестора

Меркурий — I Меркурий в древнеримской мифологии бог торговли, покровитель путешественников. Изображался в крылатых сандалиях, дорожной шляпе и с жезлом в руках. В древнегреческой мифологии М. соответствует Гермес. II Меркурий самая близкая к … Большая советская энциклопедия

Работоспособность специальная — В физическом воспитании и спорте под Р. с. понимается способность человека выполнять максимально возможную работу в избранном виде физических упражнений. Наиболее объективным показателем Р. с. является спортивный результат … Адаптивная физическая культура. Краткий энциклопедический словарь

трудоспособность — способность к трудовой деятельности. В зависимости от характера работы, которую может выполнять человек, различают общую (т.е. способность выполнять какую либо работу в обычных условиях), профессиональную (т.е. способность выполнять работу по… … Большой юридический словарь

ТРУДОСПОСОБНОСТЬ — – способность к трудовой деятельности, зависящая от состояния здоровья человека. В зависимости от характера работы, которую может выполнять человек, различают виды трудоспособности: а) общая – способность выполнять какую либо работу в обычных… … Словарь терминов по социальной статистике

ТРУДОСПОСОБНОСТЬ — – способность к трудовой деятельности, зависящая от состояния здоровья человека. В зависимости от характера работы, которую может выполнять человек, различают виды трудоспособности: а) общая – способность выполнять какую либо работу в обычных… … Социальная статистика. Словарь

ТРУДОСПОСОБНОСТЬ — способность человека участвовать в трудовой деятельности, выполнять трудовые операции. Т. В зависимости от характера работы, которую может выполнять человек, различают общую (т.е. способность к выполнению какой либо работы в обычных условиях),… … Энциклопедический словарь экономики и права

Наш блог Вас тревожит большое количество или объем работ? Положитесь на нас!

Практически все студенты перед сессией начинают задаваться вопросом, как справиться с большим объемом работ?! Действительно, в данный период учащемуся приходится обрабатывать и запоминать гигантское количество информации — текущие задания, повторение пройденных тем, подготовка к экзаменам, выполнение дипломного или курсового проекта, рефераты, лабораторные и т.п.

Естественно, такой объем работы может ввергнуть в шок любого учащегося.

Поэтому, не секрет, что перед сессией многие студенты испытывают сильный стресс, который, вдобавок, усугубляет ситуацию. Большое количество контрольных работ по различным дисциплинам требует много времени на подготовку, которого, к сожалению, всегда не хватает.

Тем не менее, существует несколько способов, которые могут помочь снизить нагрузку в период перед сессией:

  • Во-первых, начинать подготовку нужно практически с самого начала семестра. Внимательное изучение и регулярные повторения тем помогут избавиться от необходимости заучивания всего материала в последние дни.
  • Во-вторых, рациональное распределение времени, и планомерный подход позволят эффективнее подготовиться даже к самым сложным экзаменам. О том, как сократить время на подготовку Вы можете узнать на нашем блоге.
  • В-третьих, выполнение части или всех научных работы можно заказать у нас, в «ИнПро».

Мы поможем Вам подготовить рефераты, чертежи, курсовые, дипломные и любые другие работы. Окажем помощь в подготовке материала, структурировании и оформлении работ и во многом другом.

Сделав заказ, Вы можете не переживать о качестве и уникальности работы. Мы можем гарантировать выполнение заказа на высшем уровне. Наши профессиональные авторы смогут подготовить, даже в короткие сроки, высококачественные курсовые или дипломные проекты отличной уникальности.

Мы ответственно относимся к своей работе и потому, если даже по какой либо причине работа не была принята, то мы можем предложить Вам бесплатную доработку.

Наверняка, Вас удивят низкие цены в учебном центре «ИнПро» на любые виды научных работ. Более того, мы регулярно предлагаем скидки и различные акции, от чего заказ у нас становится ещё более выгодным.

Для того, чтобы осуществить заказ, Вам достаточно будет лишь заполнить форму заявки на сайте или посетить наш офис в Барнауле.

Здесь можно оставить комментарий

Задать вопрос или отправить заявку на наши услуги

Отправка запроса ни к чему не обязывает, это бесплатно. Будем рады помочь!

Работа с большими объемами информации

Работа с большими объемами информации

Когда объемы поступающей информации велики, начинаешь задумываться, как же верно распорядиться полученным ресурсом. Как передавать ее коллегам или в масс-медиа? И одинаково ли разные люди воспринимают одну и ту же информацию?

Дело в том, что все мы передвигаемся в мыслительном процессе в нескольких направлениях, но кому-то удобнее мыслить масштабно, а кому-то проще детализировать информацию.

• от частного к общему (укрупнение, или индукция), когда делаем обобщения или переходим на глобальное видение. Например, мы заявляем следующее: «Наши пиар-форумы в штаб-квартире, работа в группах, конференц-звонки помогут нам создать глобальную коммуникационную платформу с учетом инсайтов всех стран»;

• от общего к частному (разукрупнение, или дедукция), когда заполняем глобальные идеи конкретными деталями: «Возможная рецессия в экономике потребует мобилизации и коммуникационных месседжей, таких как более точечная работа с журналистами, более сегментированная подача информации, описание функций исключительно с точки зрения их пользы и потенциальной выгоды для потребителя»;

• находимся примерно на одном и тот же уровне обобщения (аналогия, или традукция), то есть передвигаемся внутри одного и того же уровня обобщения. Например: «В этом году мы учтем все возможные виды коммуникаций: работу со спикерами (топ-менеджментом), общение с сотрудниками (внутрифирменная работа) и со всеми внешними партнерами».

С точки зрения нашего коммуникационного использования очень важно заметить, что от того, какими объемами мы подаем человеку информацию, будет зависеть эффективность общения с ним. Ведь очень часто замедление работы в команде происходит именно потому, что информация или задание по-разному воспринимаются людьми, предпочитающими глобальность или, наоборот, детализацию.

Рассмотрим пример. Когда пишешь или произносишь фразу: «Нас ждет новый коммуникационный проект в области продвижения бытовой техники», один человек понимает это как планируемую масштабную кампанию на уровне штаб-квартиры, а другой разбивает эту мысль на мелкие составляющие, как то: немедленная поставка образцов продукции, ее тестирование силами профильных СМИ, написание ряда пресс-релизов, подготовка мероприятия для масс-медиа и так далее. Теперь представим, что аудитория, которой мы отправляем информацию, огромна и мыслит по-разному, а передаваемый нами посыл должен быть понятен абсолютно всем.

Правильно поданный контент предоставляет нашим читателям возможность понять основную мысль, а нам – позволяет избежать непонимания, а порой и недоразумений. В качестве примера разукрупнения от общего к частному можно также привести наши пресс-релизы о социальных инициативах. Всегда начиная тему о том или ином Дне донора, мы подчеркиваем, что наш проект является частью государственной программы по продвижению донорства, а потом спускаемся уровнем ниже и разукрупняем, повествуя о деталях: месте, времени, действующих лицах и так далее. Более того, мы также даем информацию, находясь уже и на одном уровне обобщения (аналогия), говоря о важности сходных понятий: доброты, сострадания, понимания и помощи друг другу. Это позволяет воспринимать информацию людям, мыслящим как глобально, так и скрупулезно.

Кстати, очень интересно, что порой, когда мы видим перед собой глобальную задачу, мы боимся приступить к ней. Еще бы, ведь она выглядит так масштабно. Но разбивка на мелкие задачи помогает сместить фокус внимания от, казалось бы, очень сложного дела к частностям и тем самым избавиться от многих ограничивающих нас убеждений.

Например, «Программа работы с молодежью» – звучит очень весомо. Можем ли мы с этим справиться? А раскладывая эту информацию на составляющие, мы понимаем, что здесь задействовано много того, что мы уже умеем: провести мастер-класс, интересную лекцию, привлечь известных спикеров к проекту, вовлечь в реализацию добрых дел (День донора), организовать экскурсию на заводе, отвезти в Корею в штаб-квартиру, чтобы показать последние достижения.

Большинство из пунктов кажутся уже понятными и выполнимыми. Значит, нам осталось потренироваться в том, что сложнее всего. Кому-то нужно еще подучиться выступать перед большим количеством людей, кому-то – осуществить правильную коммуникацию, чтобы действительно занятые люди в штаб-квартире помогли с организацией встреч в Корее, кому-то – не бояться выступать со знаменитыми людьми! Вызовы будут сопровождать нас повсюду, и нам лишь надо понять, где кроются наши страхи, и преодолевать их.

Для меня интересным и нелегким было выступление на открытии молодежного форума «Селигер» перед толпой в шесть тысяч человек, где в трехминутную речь надо было уместить важные и ясные слова. Непросто было выступать и перед аудиторией в 500–1000 человек вместе с Алексеем Немовым или Татьяной Навкой, когда молодые люди ждали от нас четких и емких слов. Нелегко было приступить к проекту «Поезд инноваций и добрых дел», или «Поезд молодежи», так как здесь было важно понимать и учитывать огромное количество составляющих! Но если есть желание, получается все!

Презентуя свой проект руководству и выступая перед большим количеством людей, подавайте информацию масштабно, демонстрируя важность и ответственность задачи.

Информацию также удобно разбивать на детали, когда вы общаетесь со своими подчиненными, это позволит правильно распределить работу. В то же время, презентуя свой проект руководству и выступая перед большим количеством людей, надо, наоборот, подавать информацию масштабно, демонстрируя важность и ответственность задачи. Тем более что акционеры компаний и серьезные аудитории всегда хотят видеть big picture – большую картину, показывающую будущее. Мы ведь говорим не о таких задачах пиара, как написание релизов, распространение информации, общение с масс-медиа, работа в соцсетях. Мы ставим задачи построения имиджа, продвижения бренда, рассказа о миссии, решения важных для общества задач, общения на одном уровне ценностей.

Как работать с большим объемом информации?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Моя работа связана с информацией. Иногда у меня создается ощущение, что я в ней буквально тону, она захлестывает меня с головой. Как справиться с нарастающим потоком информации и научиться им управлять?

Ответ

Предлагаем вашему вниманию несколько советов, которые помогут вам не утонуть в море информации. У каждого человека за время работы вырабатывается особый стиль, своя система работы. Во многом она зависит от характера или привычек человека. Есть люди педантичные, тщательно планирующие свои планы и методично их выполняющие, есть менее аккуратные, они любят решать свои проблемы победным наскоком. Мы не будем их сравнивать — все определяет результат.

Но все-таки, когда вы отвечаете за работу долгосрочных и дорогостоящих проектов, вы должны быть уверены, что все идет гладко.

Подрядчику заплатили ту сумму, которая ему полагается по контракту, предоставлено именно то оборудование, которое было указано в договоре, а гостей разместили именно в тех номерах, которые вы им подобрали.

Для того чтобы достичь такого результата, вам необходимо научиться работать с информаций, управлять ее потоками, чтобы вы получали ровно столько сведений, сколько вам нужно, а в вашем «архиве» оставались действительно ценные документы и их не приходилось откапывать из-под груды лишних бумаг. Вам необходимо выстроить свою систему работы с информацией и четко ей следовать.

Подробнее о информационно-справочных документах мы написали в материале по ссылке.

Возможно, советы, помогающие одному человеку, не подойдут другому. Но есть два универсальных правила, которые хорошо бы учитывать всем.

Во-первых, система работы с информацией должна быть удобна именно вам, человеку, который ей пользуется.

При выборе оптимального метода работы с информацией помните о технических требованиях принятых в вашей организации или конкретно в вашем отделе.

Во-вторых, новая методика должна обеспечивать не только оптимальное хранение и поиск информации. Она должна включать процедуры, которые упрощают вашу работу. И не всегда для этого необходимо покупать дорогостоящие программные продукты, закупать новую технику и вообще входить в траты. Начните с малого. Пути для решения информационных проблем зачастую есть в старых, казалось бы, хорошо знакомых вам решениях, которые просто надо приспособить к новым задачам.

Например, вместо того, чтобы заводить новую документацию на каждый проект, создайте в компьютере типовые шаблоны документов, включая варианты типовых презентаций, договоры с гостиницами, меню обедов и т.д.

Документируйте все процедуры. Тогда у вас ничего не пропадет и не потеряется. Если у вас зафиксировано, где хранятся те или иные документы, а бумаги находятся в полном порядке, то в случае вашего отсутствия коллеги легко найдут нужную информацию и не отзовут вас из отпуска.

Секретари, которые имеют большой опыт работы с информационными данными, говорят, что столь же важно найти способы сокращения количества создаваемой информации. Это даст вам возможность с легкостью управлять ей.

Внимательно относитесь к созданию документов. Работа на компьютере порождает иллюзию легкости управления документацией. На практике это приводит к ее бесконтрольному росту. Вы создаете бесконечное количество электронных вариантов писем, приказов и т.п. документов и сохраняете их под первыми пришедшими в голову названиями. Итог – через год вы не в состоянии вспомнить, какой вариант приказа или проекта являлся последним. Хорошо, если у вас есть подписанный подлинник, а если нет?

Старайтесь аккуратно обращаться с электронной информацией: структурируйте ее, лучше, если структура ваших папок в компьютере будет совпадать со структурой организации делопроизводства на предприятии. Заведите определенную систему именования файлов. Не создавайте более одного варианта документа и в названии файла указывайте, когда был создан этот вариант. Отдельно храните утвержденные документы.

Если вам приходится работать с электронной почтой руководителя – отбирать нужные письма, выделять важные места в сообщениях — нет необходимости каждый раз докладывать шефу о своих действиях или создавать отдельный документ. Достаточно в каждом письме над заголовком сделать запись о своих действиях красным шрифтом.

Руководители получают информацию из самых разных источников. Помощнику необходимо знать адреса и контакты всех людей, которые могут понадобиться его начальнику. Далеко не каждый руководитель способен вспомнить всех своих знакомых, всех «нужных» в перспективе людей. Но у вас есть возможность отбирать их данные по электронной корреспонденции.

Собирайте электронные адреса, названия компаний, фамилии менеджеров, которые по каким-то причинам посылали свои письма в компанию. Это позволит создать базу потенциальных клиентов или партнеров.

Как бы вы не решили организовать свою работу с информацией, необходимо чтоб это было не минутной причудой, только тогда созданная вами система будет работать. Во многом вы должны изменить свой образ жизни. Сделайте дисциплинированный и упорядоченный стиль работы своей привычкой.

Современные технологии существенно облегчили жизнь офисных работников. Электронная почта, принтер, ксерокс, мобильная связь сняли многие проблемы современных секретарей. Появились специальные программные продукты, помогающие систематизировать информацию, оптимизировать ее использование и хранение.

Технология может быть не только благом, но и стать вашей… головной болью. Многие сталкивались с проблемой изучения новой компьютерной программы или сложной техники типа современного многофункционального офисного ксерокса. Основная проблема состоит в том, что эта деятельность часто отвлекает нас от основной. Вместо того чтобы работать, вы думаете о том, что означает та или иная клавиша. Иногда оказывается, что программа или устройство настолько перегружено функциями, что без инструкции вы не можете выполнить даже самую простейшую операцию. Конечно, когда программа освоена, все оказывается легко – но ведь вы потратили свое время и нервы.

Чтобы заставить технологию работать для вас (вместо того, чтобы самому работать на технологию), важно выбрать правильный инструмент для работы и найти лучший способ применить передовую технологию к своей проблеме. Так вы сэкономите время (и даже деньги) вместо того, чтобы тратить его на изучение новой программы. Ни в коем случае не надо спешить за модой и ставить новейшие версии программных продуктов, стремиться побыстрее обновить офисную технику. Подождите. Поговорите со специалистами – узнайте, появились ли в новых программах функции, которые существенно упростят вашу работу и оправдают время, затраченное на изучение. Для этого постарайтесь максимально точно определить свои потребности. Пообщайтесь со знатоками не только на работе, загляните в Интернет.

Определите программы, которые вы используете постоянно, функции, которые применяете наиболее часто. Сделав это, попробуйте создать шаблоны для повторяющихся операций и организовать их так, чтобы с ними было легко работать. Тогда, если вам будет необходимо создать документы для нового проекта, вы просто откроете шаблонные формы и заполните их.

Другой способ сэкономить время, наоборот, состоит в том, чтобы инвестировать его в тщательное изучение приложений. Многие программы, включая базы данных, типа Access или Word, при их полноценном использовании могут серьезно упростить вашу работу.

Возможно, что необходимые вам функции вы найдете в уже знакомых программах, просто надо их изучить чуть глубже.

Например, многие профессиональные администраторы используют Excel не только для работы с вычислениями, но и как базу данных. Это имеет свои преимущества – например, если вы не изучали MS Access, но хорошо знаете Excel, вы уже сохранили свое время.

Вы должны оценить все выгоды программы и сложности процесса изучения. Необходимо учитывать особенности каждой программы.

Так, Excel очень хорош для работы с цифрами, но не совсем подходит для создания базы рабочих контактов.

Часто возникают следующие ситуации: определенный программный продукт вы в своей работе не применяете, но начальник просит вас помочь ему что-то найти в данной программе или поработать в ней.

Выделите время для изучения этой программы. Можно пойти на специальные курсы или договориться о помощи с IT-отделом вашей компании. Хотя, как правило, второй способ менее эффективный, поскольку среди сотрудников таких отделов довольно редко встречаются терпеливые люди, готовые спокойно наставлять новичков.

В работе нам существенно помогают специализированные приложения — так называемые менеджеры записей, которые могут собирать информацию независимо от того, заметки ли это, сделанные от руки, запись на диктофоне, параграф, напечатанный в Word. Это программы типа OneNote, Evernote, Golden Note. Они позволяют собирать различные заметки, которые вы делаете на работе. Конечно, вам придется тратить время на их внесение в программу, но в перспективе это будет его экономить.

Ведь часто бывает, что вы помните важность информации, которую вы черканули на заметку, помните, когда и для кого это сделали, но совершенно не помните, занесли ли вы это в блокнот (который остался на даче), записали «на листочек» или наговорили на диктофон!

Кроме хранения такой информации, эти программы, особенно OneNote, передают информацию в другие приложения и наоборот. Например, вы можете взять информацию о контактах, которая находится в OneNote, и передать ее в Outlook.

Только ли для «ленивых» создаются подобные программы? Нет! Большая часть важной деловой информации фиксируется в неструктурированном виде. До 90 % информации может быть не зафиксировано в официальных документах. Это обсуждения на совещаниях, деловых встречах, летучках, идеи (а что может быть ценнее идей делового человека?), электронная почта. В этом причина, по которой в настоящее время разрабатываются подобные программы.

Программы типа OneNote помогают структурировать информацию и, прежде всего, избежать очень серьезной проблемы: хранения важных данных на разных носителях и в разных местах. Не очень удобно, если вас просят срочно составить документ по результатам конференции, и вы бросаетесь собирать листки бумаги, блокнотики, ищите аудиокассеты, потом пытаетесь вспомнить порядок, в котором все записывали и т.д. Гораздо удобнее сразу после мероприятия, когда все еще свежо в памяти, ввести записи в компьютер.

Изменить устоявшийся стиль работы сложно, иногда и вообще невозможно, но следовать правилам работы с информацией так же обязательно, как правилам уличного движения! Ведь она обеспечивает наш успех в делах.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит