13 правил заполнения журнала учета выдачи трудовых книжек, журнал регистрации выдачи трудовых книжек

Содержание
  1. 13 правил заполнения журнала учета выдачи трудовых книжек
  2. Правила ведения журнала учета выдачи трудовых книжек
  3. Заполнение титульного листа
  4. Заполнение последних граф журнала выдачи трудовых книжек на руки
  5. Фиксирование временной выдачи трудовой книжки
  6. Порядок учета и выдачи трудовых книжек
  7. Что это за книга и как она выглядит
  8. Какие данные фиксируются
  9. Нюансы при заполнении
  10. Ответственность за отсутствие или несоблюдение требований
  11. Делопроизводство
  12. Заполняем журнал учета трудовых книжек
  13. Что говорит закон?
  14. Как заполнять журнал учета трудовых книжек?
  15. Сколько хранится документ в организации?
  16. Ответственность работодателя
  17. Как сделать выписку из книги учета?
  18. Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам
  19. Нормативные материалы:
  20. Журнал регистрации копий трудовых книжек Форма 5

13 правил заполнения журнала учета выдачи трудовых книжек

Трудовые книжки сотрудников, вкладыши к ним и новые бланки должны находиться на хранении у работодателя. Для ведения учета этих документов применяется журнал выдачи трудовых книжек. Трудовое законодательство РФ предполагает обязательное ведение журнала учета и движения трудовых книжек на предприятиях и в организациях любой формы собственности. Журнал учета выдачи трудовых книжек дает возможность подтвердить подлинность трудовой книжки, при необходимости или восстановить документ, в случае утери.

Нарушение правил ведения журнала учета (отсутствие или небрежное ведение) чревато административным наказанием. Для должностных лиц штраф составляет от 1 до 5 тысяч рублей, а для организаций — от 30 до 50 тысяч рублей.

Правила ведения журнала учета выдачи трудовых книжек

Стандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом, «Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225» от 16.04.2003 года. Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 года.

В журнале регистрируются трудовые книжки, поступающие, при принятии сотрудника на работу. Учету подлежат и книжки, заведенные на предприятии для сотрудников, впервые приступающих трудовым обязанностям.

В журнале используется порядковая нумерация каждой поступающей трудовой книжки. Оформление новой книжки требует заполнения 11-ти граф при поступлении на работу и еще 2-х, при увольнении сотрудника.

Какие сведения указываются в журнале выдачи трудовых книжек?

  1. информация обо всех трудовых книжках, полученных на хранение от сотрудников, в момент оформления на работу;
  2. информация о трудовых книжка, заведенных на предприятии (в случае, если данное рабочее место является первым для сотрудника);
  3. информация о вкладышах, выданных сотруднику на предприятии. Если вкладыш был получен на прежнем месте работы, вносятся только данные трудовой книжки;
  4. проставляются порядковые номера полученных книжек (в графе №1);
  5. дата оформления книжки и дата приемы на работу указываются в графах № 2,3,4;
  6. серия и номер документа отображаются в графе №6. В случае отсутствия серии и номера, ставится прочерк;
  7. профессия, специальность, категория и квалификация сотрудника указывается в графе №7;
  8. название организации и подразделение (место непосредственной работы сотрудника) фиксируются в графе №8. При этом, в случае сложно структурной схемы предприятия, нужно указать все вышестоящие структуры;
  9. номер приказа или распоряжения, являющегося основанием для приема сотрудника на работу, указывается в графе № 9;
  10. подпись сотрудника, принимающего трудовую книжку ставится в графе № 10;
  11. при необходимости взимания денежных средств за выдачу трудовой книжки, соответствующая сумма указывается в графе № 11;
  12. графы № 12 и 13, при приеме ТК остаются незаполненными. В момент увольнения сотрудника, в графе № 12 фиксируется дата выдачи книжки, а в графе № 13 сотрудник ставит подпись ;
  13. регистрация нового бланка ТК происходит при наличии оприходованного бланка, зарегистрированного в расходных документах организации.

Журнал учета выдачи трудовых книжек – образец заполнения вы можете скачать по следующей ссылке.

Замена журнала выдачи трудовых книжек на руки

При необходимости заменить текущий журнал на новый, можно действовать двумя способами:

  1. Вести запись на последней странице старого журнала о завершении его действия. Сдать документ в архив и завести следующий журнал, как самостоятельный документ, с новой нумерацией.
  2. Не указывать на старом журнале о его завершении, а начать вести новый, продолжая нумерацию предыдущего. Таким образом, оформленный по всем правилам журнал становится продолжением предыдущего.

Оба правила активно используются специалистами по кадровому учету. Важно, соблюдать процедуру оформления, в соответствии с нормативами. В архиве организации журнал учета ТК хранится от 50 до 75 лет.

Больше информации о том, как правильно вести журнал регистрации входящих документов и какие данные должны быть отражены в этом акте, вы можете прочесть в нашей новой публикации.

Что делать в случае отсутствия журнала учета выдачи трудовых книжек?

Журнал учета выдачи трудовых книжек является важным документом, отсутствие которого может привести к наложению штрафных санкций, в случае проверки трудовыми инспекторами.

Поэтому, руководителю или уполномоченному лицу следует принять меры, при обнаружении такого нарушения:

  • написать докладную записку об отсутствии журнала;
  • завести новый журнал, соответствующий всем правилам;
  • внести все записи, с подписями сотрудников в хронологическом порядке (первым указать того, кто был зачислен на работу раньше всех и так далее). При том, дата заполнения журнала и дата приема на работу могут отличаться;
  • в невозможности восстановить какие-либо данные, составляется акт, с перечислением утраченных данных. В акте указывает причина, препятствующая их восстановлению.

Образец журнала выдачи трудовых книжек:

Образец журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете здесь.

Ошибки и исправления

Журнал выдачи трудовых книжек на руки заполняется аккуратно, шариковой или чернильной ручкой синего, черного или фиолетового цветов. Каждой записи присваивается уникальный номер, под которым фиксируются все сведения о движении трудовой книжки.

Для возможности корректного внесения исправлений в документ, целесообразно издать внутренний приказ или нормативный акт, разрешающий уполномоченному сотруднику исправлять ошибки. При этом, устанавливаются стандарты процедуры внесения исправлений.

Варианты внесения исправлений в журнал ведения учета трудовых книжек:

  1. Запись, в которой допущена ошибка, зачеркнуть одной сплошной линией. Рядом внести правильную запись. Сделать пометку «исправленному верить» и написать должность, фамилию и инициалы лица, исправившего ошибку.
  2. В графе, следующей за ошибочной записью, написать: «запись за номером (указать номер) считать недействительной» или «запись в колонке (указать колонку) считать недействительной». Далее, внести необходимую запись без ошибок.

Оба способа равнозначны, с точки зрения закона.

Однако в рамках одной организации рекомендуется выбрать единый метод исправления допущенных ошибок, утвердив его внутренними инструкциями, регламентирующими ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Категорически запрещается исправлять ошибки и описки следующими методами:

  • стирать ластиком;
  • пользоваться «корректором»;
  • зачеркивать номер или букву, вносить правки непосредственно в тексте.

Заполнение титульного листа

Оформление главного листа документа — функция ответственного за него сотрудника. В связи с длительным сроком эксплуатации документа, рекомендуется оформлять журнал в твердой обложке.

Подготовка журнала учета к эксплуатации предполагает такие процедуры:

  • пронумеровать страницы;
  • прошить журнал;
  • подписать;
  • опломбировать.

На титульном листе журнала указывается наименование предприятия, в точном соответствии с учредительными документами. Там же указывается тип собственности и форма предприятия.

На титульном листе необходимо указать срок хранения документа. Обозначить период нахождения журнала в организации можно, издав внутренний указ или акт. Срок хранения документа такого типа составляет от 50 до 75 лет.

Журнал выдачи трудовых книжек на руки – образец бланка для заполнения вы можете скачать тут.

Заполнение последних граф журнала выдачи трудовых книжек на руки

При увольнении сотрудника, трудовая книжка выдается на руки, после внесения необходимых записей в графах 12 и 13. Сложности с заполнением этих пунктов могут возникнуть у кадровика, в случае неявки сотрудника.

В этом случае возможны следующие варианты решения проблемы:

  • отправить заказное письмо на имя сотрудника, с предложением забрать ТК. При этом, номер исходящего письма (номер почтовой квитанции) и дату отправки нужно внести в графы №12 и № 13 соответственно;
  • по просьбе уволившегося сотрудника, допускается выдача его трудовой книжки третьему лиц (другу, родственнику, коллеге), при наличии заверенной нотариусом доверенности. При этом, номер доверенности указывается в графе № 12;
  • в случае смерти сотрудника, выдать трудовую книжку можно родственникам, по предъявлению свидетельства о смерти, паспорта и документа, свидетельствующего о наличии родства. При этом, в графах №12 и №13 фиксируется дата и данные документа, разрешающего выдачу трудовой книжки.

В этой статье вы можете прочесть о том, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени на предприятии и скачать его образец.

Как правильно заполнить последние графы журнала учета выдачи трудовых книжек?

Фиксирование временной выдачи трудовой книжки

По инициативе (письменному запросу) работника, ему может быть временно передана трудовая книжка. При этом, сотрудник, ответственный за журнал учета движения трудовых книжек, может оформить процедуру одним из трех способов:

  1. зафиксировать временную выдачу в графе № 12, а после возвращения документа, сделать новую запись;
  2. внести дополнения в стандартную форму журнала, введя приказом неунифицированную форму журнала учета;
  3. завести и соответственно оформить отдельный журнал учета, для фиксации временной выдачи и возврата трудовых книжек.

Обязательное наличие журнала выдачи трудовых книжек на предприятиях и в организациях, предполагается трудовым законодательством РФ. Правила ведения документа предусматривают как жесткие требования, так и возможность выбора способа решения конкретной задачи.

Для создания условий максимальной точности ведения учета ТК, рекомендуется принять локальные правила по решению спорных вопросов, при заполнении журнала.

Определить метод внесения исправлений, способ заполнения последних граф, при неявке сотрудника.

Ответы на популярные вопросы о ведении и заполнении журнала учета выдачи трудовых книжек на руки, вы можете получить в этой видео-инструкции:

Порядок учета и выдачи трудовых книжек

Что это за книга и как она выглядит

Кадровик или иное лицо, уполномоченное документировать прием и увольнение работников, должен заносить данные из трудовых книжек и вкладышей к ним в специальный журнал регистрации трудовых книжек. Его форма утверждена приложением №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 .

Обязанность работодателя иметь такой реестр прописана в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 . Ее приобретают в магазинах либо распечатывают самостоятельно, переплетают и пользуются. Выбирая, как назвать регистр: журнал регистрации трудовых книжек или журнал учета трудовых книжек, рекомендуем скопировать в точности название, приведенное в Постановлении Минтруда № 69.

Первым делом надо подписать книгу. Достаточно указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения.

Важно помнить о требованиях к книге учета. Журнал движения трудовых книжек должен иметь твердый переплет и быть прошнурованным. Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя. Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем. Печати (при наличии ее в организации) на страницах не нужны.

Какие данные фиксируются

Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:

  • порядковый номер регистрируемой записи;
  • дата приема человека на работу (цифрами);
  • данные сотрудника;
  • должность, на которую принят гражданин;
  • наименование службы или отдела, куда он принят;
  • реквизиты приказа о приеме на работу;
  • подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.

Нюансы при заполнении

Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо помнить:

  • фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
  • если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;
  • в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
  • если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать документ — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который прилагается к реестру;
  • графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.
  • если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там указывается, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
  • вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.

Ответственность за отсутствие или несоблюдение требований

Книга учета и движения хранится у того сотрудника, кто ее ведет. Если в организации нет такого документа или его неправильно ведут, контролирующие органы расценят это как нарушение законодательства и оштрафуют по ст.5.27 КоАП РФ . Минимальный штраф:

  • для должностных лиц и ИП — 1 000 рублей;
  • для компаний — 30 000 рублей.

Делопроизводство

Заполняем журнал учета трудовых книжек

Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Для учета форм предусмотрен журнал, ведение которого требует соблюдения правил заполнения.

Что говорит закон?

Обязанность ведения работодателями учета трудовых книжек закреплена в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 (действующая редакция от 19.05.2008), (далее – Постановление).

Для систематизации данных кадровой ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее.

Нормативная база

Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Зачем нужна?

В журнале производится регистрация трудовых книжек работников:

  • переданных в кадровый орган на хранение при трудоустройстве;
  • открытых для сотрудника первого рабочего места;
  • оформленных работодателем вкладышей — в случае выдачи вкладышей на предыдущем месте работы регистрируется только книжка.

Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек.

Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в день увольнения, что подтверждают дата и подпись получателя документа.

Обязательно ли вести?

Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.

В подзаконных актах (Постановление) имеется прямое указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек.

На предприятии назначается лицо, ответственное за ведение журнала учета.

Как заполнять журнал учета трудовых книжек?

Обязанность ведения журнала учета возлагается на кадровую службу. В организациях или ИП с малой численностью ведением кадрового учета занимается бухгалтерия.

Правила заполнения и ведения

Ведение учета производится в хронологическом порядке поступления документов.

На предприятии имеется только одна форма, применяемая до полного использования.

Основные требования

Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение.

Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму. В процессе ведения не допускается замена, удаление листов.

Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам.

Как списать трудовые книжки? Узнайте тут.

Разделы

В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 13 граф.

В составе информации разделов указываются:

  • В графе 1 указывают номер записи в журнале.
  • Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку. Заполнение документа производится после 5 дней работы.
  • Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений.
  • Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа.
  • Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник. Сведения должны соответствовать штатному расписанию и записи в книжке.
  • В графе 8 указывают подразделение, в которое принят работник (можно не заполнять).
  • В колонку 9 вносятся данные о приказе, на основании которого сотрудник принят. Сведения не заполняются при выдаче дубликата или вкладыша.
  • Графа 10 предназначена для подписи лица, ответственного за ведение журнала.
  • Колонка 11 заполняется только при внесении платы за выдачу трудовой, вкладыша работнику. Если плата не взималась, в разделе ставится прочерк.
  • Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника и получении им трудовой книжки. Подпись и дата свидетельствуют о соблюдении работодателем трудового законодательства.

При отправке документа при увольнении работника почтой в графы 12 и 13 вносятся номер и дата отправления.

Образец заполнения:

Бланк:

Дополнительные материалы

Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет.

В бланках, изданных по образцу 1938 года, отсутствует личный номер документа. Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала.

При внесении записи в колонке ставится прочерк.

Можно ли сделать самим?

Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации.

При использовании печатного образца необходимо обратить внимание на длительный период использования или архивации журнала и использовать обложку из плотной бумаги или картона.

Можно ли вести электронно?

Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

Можно ли пропускать строчки?

Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

Оформление титульного листа

Титульный лист книги должен быть в наличии в обязательном порядке.

Лист позволяет идентифицировать предприятие и дату открытия документа. На титуле указывают наименование организации или ИП, день, месяц и год начала ведения журнала.

При закрытии учета на титуле фиксируется дата окончания ведения документа.

Пример:

Внесение записей

Текст, вносимый в книгу учета, должен вестись темными чернилами.

В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника.

Как сделать запись о дубликате?

Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства.

Сведения о документе вносятся в журнал.

Основанием для записи служит не приказ о приеме на работу, а заявление работника.

Запись вносится под своим номером на строке, соответствующей хронологии выдачи и сопровождается ссылкой – «дубликат».

Пример:

Нумерация

Журнал имеет сквозную нумерацию, проставленную до ее прошивки.

Допускается присвоение номеров постранично или на каждом листе формы. Нумерация документа позволяет избежать удаления или замены листов.

Проставление номера производится в нижнем правом углу листа или страницы.

Ошибки и исправления

Записи, внесенные в журнал с помарками или неточностями, не допускаются.

Ошибочные или неверные сведения необходимо исправлять грамотно:

  • Строка с ошибками должна быть зачеркнута сплошной линией таким образом, чтобы перечеркнутый текст легко читался.
  • Если в журнале имеется столбец «Примечание», исправления вносятся в нем, сопровождая названием «Исправление столбца 4».
  • При отсутствии столбца с примечаниями текст аннулируется и под строкой производится новая запись с правильными данными.

Приведем пример заполнения по порядку при отсутствии колонки с примечаниями:

  • Текст с № 15 зачеркивается.
  • «Запись под № 15 недействительна».
  • Верная запись: инспектор Васечкина Т.П (подпись).
  • В строке с порядковым номером 16 указывается полностью правильный текст.

Текст заверяется работником, ответственным за ведение журнала движения трудовых книжек с расшифровкой личных данных.

Как подписывать?

Документ содержит подписи ответственного лица, ведущего учет, и работника, предоставившего трудовую книжку на хранение.

Работник ставит подпись в журнале только в момент получения документа, удостоверяя факт получения и дату выдачи.

Как прошить?

В Постановлении утверждена обязательная прошивка книги учета, заверенная подписью руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя.

Запись, сделанная на обороте, должна содержать:

  • Название книги учета.
  • Количество страниц, указанные цифрами и прописью.
  • Должность, ФИО лица, заверяющего документ.
  • Дата создания записи.

Заверение формы осуществляет только руководитель предприятия.

Опломбирование

После прошивки книги необходимо произвести опломбирование документа.

Для скрепления нитей используется сургучная печать или пломба. Для упрощения процедуры используют пломбиратор – простое в применении устройство. Предприятие может устанавливать на документ пломбу – самозапирающий элемент одноразового применения.

После опломбирования в журнал необходимо внести номер контрольной пломбы рядом с заверяющей надписью.

Как составить заявление о приеме на работу переводом? Смотрите здесь.

Типовой бланк положения о приеме на работу можно скачать тут.

Если книга испорчена

Журнал, не пригодный для дальнейшего использования, испорченный в процессе ведения деятельности, подлежит замене.

Для документального оформления процесса оформляется акт комиссии, созданной на предприятии. В документе указывается причина порчи документа и лицо, ответственное за восстановление данных.

Новый документ должен содержать сведения о трудовых книжках работников, трудоустроенных на момент создания новых данных.

Если журнал закончился

Законодательством не установлены правила, как вести новую книгу учета после окончания старого журнала.

Новая книга должна быть по аналогии со старой пронумерована, опломбирована и заверена руководителем.

Практики кадрового делопроизводства предлагают 2 варианта подсчета листов:

  • нового журнала — ведется с 1 номера;
  • нумерация ведется со следующего, указанного в качестве конечного в старом журнале, номера.

Выбор порядка нумерации определяется кадровой службой. Журнал, не имеющий места для записей, продолжает использоваться для удостоверения выдач книжек, ранее принятых на учет.

После увольнения последнего работника, чей документ отмечен в журнале, ее закрывают и хранят положенный срок.

Сколько хранится документ в организации?

Срок хранения книги составляет 75 лет.

Длительность периода хранения обусловлено спецификой информацией журнала, связанной с трудоустройством работников.

Документ хранится в непосредственном доступе до выдачи последней книжки, указанной в форме. В дальнейшем книга подлежит архивации по акту.

Вопрос о дальнейшем ведении книги часто возникает при реорганизации, проводимой в компании.

Если структура продолжает действовать при сохранении численности, состава работников, документы передаются на вновь созданное предприятие.

Передача журнала производится по акту одновременно с трудовыми книжками, договорами, карточками и прочими формами, открытыми на сотрудников.

Как восстановить трудовую книжку, если предприятие закрылось? Смотрите тут.

Ответственность работодателя

При отсутствии книг учета или в случае, если форма не скреплена сургучной печатью или пломбой, работодателя можно привлечь к ответственности.

Штрафу могут подвергнуть:

  • Должностных лиц организации в размере суммы от 1 до 5 тысяч рублей.
  • Организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.

Административные наказания налагаются по ст. 5.27 КоАП. Повторное нарушение влечет дисквалификацию руководителя на срок от 1 до 3 лет.

Как сделать выписку из книги учета?

Обоснованность права работника запрашивать выписку из книги учета является спорной.

Согласно ст. 62 ТК РФ, работник может обратиться с письменным заявлением к работодателю и получить документы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Процедура регистрации трудовых книжек относится только к документообороту предприятия.

Работодатель может пойти навстречу работнику и выдать документ.

На практике выписку испрашивают судебные органы, разбирающие спорные вопросы с увольнениями.

Среди сведений выписки указываются:

  • Реквизиты предприятия.
  • Данные, связанные с учетом трудовой книжки конкретного лица. Информация представляется в табличной форме.
  • Документ составляется на фирменном бланке предприятия. Бумага регистрируется в журнале исходящих документов.

Бланк выписки можно скачать здесь:

Учет трудовых книжек ведется в журнале, записи которого позволяют определить факт и дату сдачи документа на хранение в кадровую службу предприятия и выдачи при увольнении сотрудника.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам

Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам предназначен для регистрации факта выдачи работникам трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Обязанность выдать трудовую книжку работнику для оформления пенсии закреплена в Трудовом кодексе (статья 62).

С 1 января 2015 г. по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Для получения трудовой книжки работник должен написать заявление. Пример такого заявления предлагает журнал «Справочник кадровика»:

Вид основного раздела журнала:

Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 10 Статья 62

Выдача документов, связанных с работой, и их копий
(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал регистрации копий трудовых книжек Форма 5

Журнал регистрации копий трудовых книжек

Форма журнала регистрации копий трудовых книжек соответвует Форме 5 Постановления Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78 Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров, которое до сих пор действует.
Отдел кадров осуществляет подборку трудовой книжки; на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа (распоряжения), справки ОВД и т.д.) — внесение в трудовую книжку или вкладыш изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение, изменение разряда), записей о поощрениях, об изменениях фамилии и других сведений; укладка трудовой книжки в сейф, снятие копии трудовой книжки, подборка в сейфе трудовой книжки; заполнение копии; проставление печати; регистрация копии трудовой книжки в журнале.

Графы журнала регистрации копий трудовых книжек:

1. П/П
2. Ф.И.О.
3.Должность (профессия)
4. Дата выдачи
5. Расписка в получении копии трудовой книжки
6. Примечание

Оригиналы трудовых книжек регистрируются в журнале учета трудовых книжек, а также обязательной приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит