Как правильно прошивать документы нитками, правильно прошить журнал нитками фото

Содержание
  1. Как правильно прошивать документы нитками
  2. Прошивка ниткой
  3. Заверение документов
  4. Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец
  5. Какие документы подлежат прошивке
  6. Какие документы регулируют прошивание
  7. Учимся правильно прошивать документы
  8. Заверение прошитых документов
  9. Советы по прошивке документов
  10. Как правильно прошивать документы по ГОСТу: фото
  11. Для чего нужна прошивка документации
  12. Регламент подшивки документов
  13. Схемы прошивки первичной и вторичной документации
  14. Тонкости и нюансы процесса
  15. Как правильно сшить документы
  16. Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
  17. Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
  18. Особенности прошивки документов: дельные советы
  19. Как заверить прошитые документы
  20. Как прошить журнал 3 дырки – как правильно сшивать ниткой, фото пошагово, как прошить в 2 и 3 дырки схема, как прошивать по госту и пронумеровать, образец, как пользоваться скоросшивателем в делопроизводстве
  21. Как правильно прошить документы в 3 дырки схема
  22. Прошивка документов ниткой 3 дырки по номенклатуре
  23. Как прошить в 3 дырки документы. lawyertop.ru

Как правильно прошивать документы нитками

Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.

Прошивка ниткой

На самом деле никаких строгих правил и требований к сшивке документов не существует. Тем не менее существует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и приказ от Росархива 23.12.2009 №76, который дает рекомендации по прошивке многостраничных документов.

Как сделать все правильно? Вам понадобится шило, цыганская игла, прочная черная нить, лист бумаги и клей. Обычно бумаги сшиваются через три отверстия — одно делается по центру листа примерно 1,5-2 см от края, второе и третье — по бокам от имеющегося на расстоянии в 3-5 см. Проколы делаются шилом — если у вас не хватает силы проколоть сразу всю пачку, то можете разделить ее на несколько частей. Ниже мы приведем пример, как правильно прошить документы нитками и фото процесса.

Обратите внимание: при наличии дрели или шуруповерта и сверла можно просто просверлить пачку бумаги. Диаметр сверла должен быть около 6-8 мм.

Прошивка пачки начинается с тыльной стороны. Проденьте в иголку нить и протащите ее через центральное отверстие, оставив “хвост” в 7-10 мм. Затем вставляете иглу в верхнее отверстие уже с лицевой стороны и протягиваете нитку на тыльную.

Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”. Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги. Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.

Допускается прошивка документов ниткой и в два отверстия. Обычно такой способ практикуется при наличии дырокола. Схема немного меняется — иголка заводится в нижнее отверстие с тыльной стороны, оставляется “хвост” длинной не менее 7 см. Затем через верхнее отверстие игла с ниткой возвращается назад. Далее обрежьте нитку так, чтобы у вас получился второй хвост длинной 7-10 сантиметров и свяжите его с первым. Концы нити опускаются вниз, а на узел наклеивается прямоугольный кусочек бумаги размерами 2 на 7-8 см.

Чтобы надежно зафиксировать пачку можно сшивать и через 4 прокола. В этом случае иглу продевают со второго отверстия, заводят в верхнее, протаскивают еще раз через второе и подают на третье и четвертое. Сшивка производится на третьем отверстии, а бумагой заклеивается вся полоска нити.

Обратите внимание: для сшивания документов не рекомендуется использовать обычную нить, поскольку она достаточно непрочная. Нужно либо сложить ее в несколько раз, либо использовать специальный капроновый шпагат.

Иногда документы сшивают прозрачной леской, но по своим характеристикам она хуже нити. Главное, чтобы все три (четыре) отверстия были сделаны вертикально по одной линии. От широкого края листа отступают обычно 1,5 см. прошивку всегда начинают с тыла, чтобы узлы были сзади и не портили внешний вид.

Заверение документов

После того как мы научились правильно прошивать документы, давайте научимся их заверять. Для этого проводится нумерация листов. Хвосты заклеиваются небольшим бумажным прямоугольником, на котором пишут ручкой: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». Далее указывается количество листов в цифровом и буквенном виде, ставится печать, роспись и инициалы. Необходимо сделать это так, чтобы часть подписи и печати была и на наклеенном прямоугольнике, и на последнем листе. Это делается для того, чтобы если кто-то разрезал нить, то это было бы сразу видно. Также обычно указывается дата прошивки и заверения в цифровом виде.

Обратите внимание: заверять документ может только ответственное лицо или человек, работающий по доверенности. Поэтому вместе с подписью ставится ФИО подписанта.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу: фото

В делопроизводстве многоструктурного предприятия, локальные файлы нуждаются в систематизации. До того, как передать файлы на проверку или на хранение в архив, используется специальная прошивка для скрепления актов, накладных, приказов. Подшивка документации позволяет защититься от возможной подмены важных бумаг, поскольку изъять листы не нарушив целостность прошивки практически невозможно. В данной статье мы рассмотрим, как правильно прошивать документы по ГОСТу, фото образцов прошивки и различные тонкости этого процесса.

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги

Для чего нужна прошивка документации

Ведение предпринимательской деятельности подразумевает создание многих локальных документов, которые будут использоваться в пределах компании. Рано или поздно, в бухгалтерском отделе скапливается достаточное количество бумаг, нуждающихся в систематизации. Часть локальных документов передается на хранение в архив, а другие предоставляются проверяющим органам. Согласно установленным правилам, многие из документов организации подлежат прошивке при помощи специальных ниток.

Важно обратить внимание, что существует перечень, в котором перечислены все типы документации, подлежащие сшиванию.

Государственные правила говорят о том, что обязательной прошивке подлежат приказы личного состава предприятия в сочетании со штатным расписанием. Скреплением этих бумаг должны заниматься представители отдела кадров.

Представителям отдела бухгалтерии необходимо прошивать накладные, авансовые отчеты, кассовые книги, путевые листы, акты приема-передачи, финансовые ведомости и счет-фактуры. В некоторых случаях может потребоваться прошивка ведомостей о заработной плате персонала. Чаще всего такая нужда возникает в той ситуации, когда оклад выдается наличностью. Следует сделать акцент на том, что подшивка документов может понадобиться в случае работы с ксерокопиями файлов юридических лиц. Единственным отличием в этой ситуации является отсутствие необходимости использования фирменной печати для заверения правдивости представленных сведений. Основываясь на всем вышесказанном можно сделать логичный вывод, что данные действия необходимы в любой сфере предпринимательства.

Регламент подшивки документов

Давайте разберемся, как правильно сшивать документы. Для начала следует сказать о том, что не существует единого регламента прошивки документов. Каждая из проверяющих служб может попросить производителя подшить документы определенным способом. Однако существует ГОСТ прошивки документов, о котором мы поговорим ниже.

23 Декабря 2009 года Росархив выпустил приказ под номером семьдесят шесть, где приведены рекомендации по сшиву документации. Помимо этого, типовая инструкция по делопроизводству утверждена приказом номер пятьсот тридцать шесть, Министерства культуры. Кроме вышеперечисленных рекомендаций имеются инструкции от ЦБ РФ, рассказывающие о прошивке бухгалтерской документации. ГОСТ 51141 о «делопроизводстве и архивном деле» регламентирует скрепление документов, которые подаются для отчета в налоговые службы или передаются на хранение в архив.

Прошивку используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку

Схемы прошивки первичной и вторичной документации

В делопроизводстве используется пять основных вариантов прошивки важных бумаг. Некоторые из вариантов, предложенных ниже, потребуют наличие специальных инструментов. Давайте приступим к изучению различных методик скрепления локальной документации.

Скрепление при помощи двух отверстий

Одним из самых простых способов скрепления документов – нитками, необходимо два отверстия, через которые пропускается нитка. Этот способ применяется при подготовке бумаг имеющих второстепенную важность. Давайте рассмотрим, как прошнуровать документы при помощи двух отверстий:

  1. Перед тем, как начать сам процесс сшивания листов потребуется подготовить дырокол, иголку или сапожное шило. Далее в документе делается два отверстия, через которые будет пропущена нитка. Следует обратить внимание на то, что при использовании обычной иглы следует соблюдать повышенную аккуратность. В противном случае имеется высокий риск повреждения бумаг.
  2. Далее потребуется взять нить и пропустить её через оба отверстия. Свободные концы должны находиться с тыльной стороны документа.
  3. После этого, нить завязывается узлом, на который приклеивается небольшой отрезок плотной бумаги белого цвета. Наклеивать такой лист нужно так, чтобы он частично, но крепко скрывал нить.

На приклеенном листе делается пометка о количестве подшитых страниц, а также приводятся сведения о должностном лице, что заверило документы. Здесь достаточно указать фамилию и инициалы, а также должность сотрудника. В том случае, когда длительность хранения скрепленных актов превышает 10 лет, рекомендуется использовать папирусные листы для приклеивания на нитки.

Скрепление документов при помощи трех отверстий

Данный метод практически повторяет все действия, изложенные выше. Единственным отличием является то, что в данном случае следует правильно рассчитать расстояние прокола. По установленным правилам, расстояние между проколами не должно превышать тридцати миллиметров.

После подготовки бумаг и проделывания проколов потребуется перевернуть документ тыльной стороной. Нить пропускается в среднее отверстие. Длина нити, оставшейся с тыльной стороны должна быть не менее семи сантиметров. Далее нить пропускается через верхнее отверстие, а после направляется в самый нижний прокол. Вытащив нить на лицевой стороне документов, необходимо погрузить иглу в среднее отверстие. Далее нить отрезается и связывается со вторым концом.

На завязанный узел, следует наклеить отрезок чистого листа, где будет сделана пометка о количестве страниц. Далее указывается информация о заверителе документов. Сделать отверстия можно как при помощи толстой иглы, так и сапожного шила. В некоторых случаях, заменить обычную нить можно специальным шпагатом или капроновыми нитками. Важно отметить, что иногда подшить документы нитками бывает недостаточно. В случае с журналами учета, необходимо подобрать правильную обложку. Чаще всего для этой цели используется твердый картон. Помимо этого, потребуется пронумеровать каждый лист журнала, для того чтобы исключить возможность подмены страниц.

прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний

Скрепление при помощи четырех отверстий

Этот процесс не составит труда для тех людей, что разобрались с методикой скрепления документов при помощи трех отверстий. Прошивка листов в четыре отверстия полностью аналогична вышеупомянутым методам. Единственным отличием этого варианта является требование к расстоянию между проколами. Согласно регламенту, расстояние между проколами должно составлять пятнадцать миллиметров.

Подготовив все необходимые документы, перевернем листы тыльной стороной. Начать сшивание листов лучше всего со второго верхнего отверстия. Далее игла должна пройти через первое верхнее отверстие. Вытащив иглу с тыльной стороны, погружаем её во второе верхнее отверстие. Затем игла погружается в третье отверстие, после чего проводится через самый нижний прокол. В заключении нить продевается в третий прокол с титульной стороны. На этом процесс можно считать оконченным, поскольку потребуется только завязать узелок, и наклеить отрезок бумаги.

Скрепление документов при помощи пяти отверстий

Данный метод используется для скрепления бухгалтерской документации. Необходимость использования этого варианта объясняется тем, что различные журналы, путевые листы и кассовые книги имеют большую толщину. По мнению специалистов, данный способ является одной из самых высоких степеней защиты документации. Одно из главных требований подобного скрепления бумаг – расстояние между проколами, равное пятидесяти миллиметрам.

Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности

Инструкция как правильно прошить документы нитками, фото и дополнительные рекомендации:

  1. Для начала необходимо подготовить бумаги, проставив на каждом листе порядковый номер. Далее следует сделать предварительную разметку будущих проколов. От верхней и нижней части необходимо отступить минимум двадцать миллиметров. Третье отверстие делается посередине листа. Дополнительные два прокола делаются между верхними отверстиями и центральным проколом.
  2. Для того чтобы сделать отверстия можно использовать как сапожное шило, так и обычную строительную дрель. При использовании последнего инструмента, потребуется правильно подобрать сверло. Рекомендуется выбирать самое тонкое сверло, поскольку существует риск порчи важных бумаг. Для того чтобы сократить риск повреждения листов, следует использовать обложку из толстого картона.
  3. Для скрепления подобной документации используется толстая игла и капроновая нить, которая пропускается через центральный прокол. На тыльной стороне необходимо оставить десять сантиметров нити. Далее игла погружается в отверстие, расположенное выше и выводится на тыльной стороне.
  4. После этого, иглу проводят через верхний прокол (игла должна оказаться на лицевой стороне) и погружают в прокол, расположенный ниже. На этом этапе, половина необходимой работы считается проделанной.
  5. Далее все вышеперечисленные действия повторяются, только на этот раз используются нижние отверстия. После того, как все отверстия будут задействованы, нить выводится из среднего отверстия с тыльной стороны. Затем нить обрезается, а свободные концы завязываются в узел. Если во время процесса сшивания использовались специальные тиски, то зажатые в них документы можно освободить.

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы

Для того, чтобы скрепить нить потребуется промазать узел канцелярским клеем, после чего дополнительно прикрепляется скотч. После того, как узел подсохнет, приклеивается прямоугольный лист бумаги, на котором указываются сведения о количестве листов в документе. На боковую часть получившейся книги подклеивается отрезок бумаги, с названием документа.

Прошивка документов, образец которой представлен выше, является одним из максимально эффективных способов защитить документацию от подделки или изъятия отдельных листов.

Тонкости и нюансы процесса

Перед тем, как начать подшивку документации при помощи различных материалов и капроновых ниток, следует тщательно подготовиться к этому процессу. В первую очередь с листов следует снять все зажимы и скрепки. Далее рекомендуется произвести сортировку документов, выстроив их в хронологическом порядке. Пронумеровать листы можно как во время предварительной подготовки, так и по окончанию процесса. Важно обратить внимание на то, что допущение ошибки в процессе нумерации может аннулировать всю проделанную работу. В нумерации используются арабские цифры, однако допускается использование и римских знаков. Начинать нумерацию следует с титульного листа.

При необходимости подшивки обложки, следует с повышенным вниманием подойти к вопросу выбора картона. Существует несколько типов обложек, которые различаются размерами, толщиной и качеством. Одним из главных требований является наличие надписи «Дело» на выбранной обложке. Для упрощения процесса, можно использовать специальный «скоросшиватель» для листов, соответствующих формату «А4». При наличии конвертов в документах, они нумеруются в первую очередь. Только после них, ставится номер на стандартные листы и приложения в виде фотографий.

Допущение ошибки в нумерации, не является серьезным упущением. В этом случае необходимо лишь зачеркнуть неверный номер одной линией. На листе, который приклеивается на тыльную сторону, необходимо добавить надпись «Исправленному верить». Далее, лицо ответственное за подготовку документации должно поставить свою подпись и фирменную печать.

Сшивание документов обеспечивает максимальную сложность для подделывания, и поэтому считается самым надежным способом сохранения многостраничного документа

Неприкосновенность является одним из главных требований к подшитым документов. В случае возникновения дополнения подшитых и пронумерованных листов, потребуется прикрепить отдельный том, или разобрать готовую конструкцию и пройти весь процесс заново.

Допускается использование приемов литературной нумерации. Это означает, что на пропущенные листы, ставится пометка, где к цифре прибавляется определенная буква. (1а,2б и т.д.). При более серьезных помарках, потребуется проставить все номера заново. Для этого, все неправильные числа перечеркиваются, а рядом с ними указываются новые. Одним из обязательных требований является исправление заверительной надписи. В рассматриваемом случае старые данные перечеркиваются, а рядом с ними указываются новые сведения. После этого, ставится подпись ответственного лица и печать организации.

  • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.

На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.

На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

В четыре дырки

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

В пять дырок

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.

  • С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
    Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
  • Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.
  • Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
  • Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
  • Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Особенности прошивки документов: дельные советы

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.

Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Как заверить прошитые документы

Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы. Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.

Кто может заверить прошитые документы

Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

И нужно ли туда вносить запись об установлении ненормированного рабочего дня.

Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.

Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей). В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные.

Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.

Как прошить журнал 3 дырки – как правильно сшивать ниткой, фото пошагово, как прошить в 2 и 3 дырки схема, как прошивать по госту и пронумеровать, образец, как пользоваться скоросшивателем в делопроизводстве

Как правильно прошить документы в 3 дырки схема

Чтобы сохранить важные документы, делопроизводители используют такой проверенный способ, как прошивать документы ниткой в 3 дырки. В статье подробная схема такой прошивки.

Из статьи вы узнаете:

    Когда требуется прошивать документы в 3 дырки

Как прошивать документы ниткой в 3 дырки

Когда требуется прошивать документы в 3 дырки

Любая компания, независимо от численности штата и объемов производства, ведет документооборот. Документами сопровождается:

— внутренняя производственная, административная, финансовая и организационно-распорядительная деятельность;

— внешняя деятельность: взаимодействие с органами власти и контрольно-надзорными, заказчиками и партнерами.

В зависимости от того, насколько важный документ, определяют сроки его хранения. К наиболее важным относятся документы:

    отражающие производственно-хозяйственную деятельность компании, подтверждающие эффективность принимаемых управленческих решений;

финансового характера, которыми подтверждается добросовестность работодателя и выполнение им обязательств перед государственными органами и партнерами по бизнесу;

кадровые, по личному составу, которыми подтверждаются трудовые отношения, страховой стаж работников, учитываемый при назначении пенсии.

Один документ может состоять из нескольких листов. Потеря или замена хотя бы одного из них может лишить юридической значимости весь документ. Чтобы избежать случайной утери части документа или целенаправленной подмены в нем листов, многостраничные документы необходимо прошивать.

Документы, которые необходимо прошивать

  • приказы и распоряжения, в том числе, по личному составу;

финансовая и бухгалтерская отчетность;

акты приемки-передачи и выполнения работ;

Персональная ответственность за сохранность документов организации лежит на ее руководителе. Полномочия по их учету и хранению он может передать специальному подразделению или возложить приказом на ответственное лицо, в том числе, на делопроизводителя или секретаря. А прошивать документы, еще не переданные в архив организации, руководитель может поручить и кому-то из сотрудников подразделения.

Перед тем, как как прошивать документы в 3 дырки, необходимо пронумеровать их листы. Эксперты журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» расскажут, что нумеруют — листы или страницы в журналах регистрации документов.

Как прошивать документы ниткой в 3 дырки

Наиболее надежный способ проконтролировать сохранность всех листов в многостраничном документе — прошивка с помощью прочной нити или тонкого шпагата. В делопроизводстве применяют четыре способа прошивки:

    В две дырки или прокола.

В один прокол (на уголок).

Как прошивать документы: в 3 дырки, в 4 или в две, зависит от степени важности деловых бумаг. В одну или две дырки прошивают те бумаги, которые не имеют большой важности или являются копиями, потерю листов в которых можно легко восполнить. Чаще всего для прошивки наиболее важных бумаг применяют способ прошивки в три, реже – в четыре прокола.

Единых требований к тому, как прошивать документы ниткой в 3 дырки, стандартами не установлено. Некоторые рекомендации можно найти в методичке, утвержденной приказом Росархива №76 от 23.12.2009. Существуют отраслевые инструкции по делопроизводству, в которых также описаны способы прошивки и заверения документации. Эксперты «Системы Кадры» расскажут, какие инструменты использует делопроизводитель, чтобы прошить документы.

Как прошить документы в 3 дырки схема

Перед тем, как прошивать документы ниткой в 3 дырки, подготовьте проколы в документе. Для этой цели удобнее всего использовать дырокол, а при его отсутствии — шило. Три прокола должны быть расположены на одной прямой, вдоль его кромки листов, уложенных стопкой. Средний прокол – по центру длинной стороны листа, два других — на расстоянии не более 3 см от среднего.

Вденьте в иглу с большим ушком нитку и с тыльной стороны проденьте иглу в среднее отверстие. Кончик нитки, который останется с тыльной стороны, должен быть длиной не менее 7 см. С лицевой стороны пропустите в крайнюю дырку иглу с ниткой и затем с тыльной стороны проденьте иглу в другой крайний прокол. Затем на лицевой стороне вденьте иглу в среднее отверстие и вытащите нитку через него на тыльную сторону.

На рисунке показано, как прошить документы в 3 дырки, схема:

Снимите иглу и завяжите оба кончика нитки узелком. Прижмите кончики нитки к тыльной стороне листа и наклейте поверх узелка и нитки прямоугольный листок бумаги. Кончики нитки, если они слишком длинные, обрежьте, оставив 1-2 см.

После того, как клей подсохнет, поверх бумажной пломбы с заступом на поверхность тыльной стороны листа сделайте заверительную надпись. Укажите на наклейке количество листов в документе прописью и цифрами, поставьте свою подпись и дайте ее расшифровку.

Если прошитым документом еще будут активно пользоваться, есть смысл до того, как вы его прошьете, сделать к нему твердую обложку из двух листов картона или плотной бумаги. В этом случае бумажная пломба после прошивки будет располагаться на обратной стороне твердой обложки.

Выполняя установленные правила оформления документов и подготовки их к передаче на хранение, вы сможете сохранить их целостность. Зная, как прошивать документы в 3 дырки, используйте этот способ для того, чтобы исключить замену или утерю листов в любом многостраничном документе.

Прошивка документов ниткой 3 дырки по номенклатуре

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку. Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской. Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

  • С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
  • Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие.

Как правильно сшить документы

Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.Важно помнить, что в ситуации, когда документ будет храниться более 10 лет, то прямоугольник лучше сделать из папируса. На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа.
3 дырки

Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок. После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку. При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см.

После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны.

Как правильно сшивать документы

Между ними должно быть расстояние 3-5 см.Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.

  • Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
  • Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол.
    Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
  • У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Как прошить документ в три дырки Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема Видео: Как сшить диплом три дырки? Как прошить папку с 4 дырками: схема

  • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола.
    Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху.

На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Какой нитью сшивать документы

  • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью.

Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

Иглу вводят сначала в среднее отверстие.

Лучше использовать двойную прошивку.

Как правильно прошивать и заверять документы

Далее ставится печать организации, которая должна также частично выступать за пределы наклейки. Вот таким образом выглядит правильно прошитая документация: ​ На этом работа по прошиванию в три дырки считается оконченной.

Как выполнить прошивку в четыре прокола Прошивание в четыре отверстия выполняется так же просто, как и в три прокола. Перечень необходимых для работы предметов не отличается.

В документах и их копиях предварительно готовят четыре отверстия. Шить начинают с первой дырки по направлению ко второй, затем третьей, потом четвертой.

Оставив конец нити в четвертом отверстии, манипуляции проводят в обратном порядке, делая стежки поочередно от четвертой к первой, после чего нити связывают узлом с тыльной стороны, скрепляя наклейкой. На наклейке указывается количество страниц, дата, после чего работу можно заверить подписью, печатью.

Как правильно прошить документы

  • 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
    • 1.1 Документы, подлежащие прошивке
    • 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
  • 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
    • 2.1 В две дырки
    • 2.2 В три дырки
    • 2.3 В четыре дырки
    • 2.4 В пять дырок
  • 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
  • 4 Как заверить прошитые документы
    • 4.1 Кто может заверить прошитые документы
    • 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту. Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа. Видео: как прошить документы в большой папке для архива Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок Видео: как можно прошивать документы с помощью станка Как заверить прошитые документы Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей).
Чтобы этого избежать, следует научиться правильно выполнять эту несложную, но с другой стороны, кропотливую работу самостоятельно. Прошивание в 3 дырки Для того чтобы прошить документацию с помощью трех дырок, необходимо приготовить следующие предметы:

  1. Сами документы.
  2. Шило. Если документов немного, шило не понадобится.
  3. Толстую иголку.
  4. Прочные нитки, например, шелковые. Можно использовать тонкую ленту, банковский шпагат или специальные нитки для прошивки ЛШ-210.
  5. Бумажный стикер небольшого размера примерно 3*6 см.
  6. Канцелярский клей.
  7. Печать, чтоб заверить.

Итак, для начала следует подготовить бумажные листы, убрав все скрепки и скобы от степлера, складывая их стопкой в нужном порядке.

Прошивка документов ниткой 3 дырки по номенклатуре

Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером. Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров. Как пронумеровать Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами. Нужно учитывать следующие нюансы:

  1. Ставится номер в правом верхнем углу.
  2. Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
  3. При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
  4. Тома дела нумеруются по отдельности.
  5. При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

Оформление обложки Данная часть документа представляется в следующих форматах:

  1. Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
  2. Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
  3. Для долгого хранения.

Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

    Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.

Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

  • С помощью шила делаем три отверстия.

ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см. Разметку страницы выполните линейкой. Инструкция:

  • Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку
  • От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см
  • При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками
  • Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек
  • Подробнее можно увидеть на схеме
  • После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп

Как прошить документы в 3 дырки вручную: схема Как прошить папку с 4 дырками: схема Такой вариант используется в делах с большим количеством листов.

Как прошить в 3 дырки документы. lawyertop.ru

Как правильно сшить документы

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Как правильно прошивать и заверять документы

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Как прошить документы и правильно их заверить

Когда встаёт вопрос о том, как прошить и пронумеровать документы, то можно убедиться в отсутствии единого стандарта по этому вопросу. Но традиционно используются суровые нитки, хотя в некоторых случаях может применяться и тонкая лента. Но предпочтение отдаётся всё-таки суровым ниткам, банковскому шпагату или прошивным ниткам ЛШ-210.

Для большинства случаев достаточно трёх отверстий. Как прошить документы в 3 дырки, знают не все, но ничего сложного тут нет. Располагать отверстия необходимо симметрично и на одной вертикальной линии. Когда вы сшиваете сразу несколько документов, то можно сразу все их прошивать ниткой или же проделать отверстия дыроколом.

Как правильно прошивать документы нитками

На самом деле никаких строгих правил и требований к сшивке документов не существует. Тем не менее существует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и приказ от Росархива 23.12.2009 №76, который дает рекомендации по прошивке многостраничных документов.

Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.

Руководство как прошивать и заверять документы

По сути, копия документа не имеет никакой юридической силы без специальной заверки. Нотариус должен прошить документы и пронумеровать их. Заверяющая надпись ставится на последнем листе. Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист. На опечатавшем документ листке, нотариус должен написать «Верно» или «Копия верна», количество листов в документе, указать свою должность, фамилию и свои инициалы, подпись, дату заверки, а так же печать организации. Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа. Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице.

  1. Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.
  2. Затем, протянув иголку вверх, образовываем второй, уже верхний, прокол.
  3. С тыльной стороны протягиваем иглу вниз и делаем третье — последнее отверстие.
  4. Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол.
  5. Завязываем из ниток узелок. Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы. Пишем на нем свои фамилию и инициалы и ставим печать, тем самым заверяя документ.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

Как прошить документы в 3 или 4 дырки

На первый взгляд может показаться, что никаких сложностей в скреплении документов возникнуть не должно, но это не совсем так. К процессу нужно подойти ответственно, чтобы бумаги были в надлежащем виде. Многие типографические конторы могут выполнить эту работу за установленную плату и в короткие сроки, но не каждый предприниматель рискнет доверить важные бумаги посторонним людям. Чтобы не пользоваться каждый раз услугами профессионалов, стоит разобраться, как правильно прошить документы.

Необходимо знать не только то, как прошить документы, но и как подобрать к ним обложку. Они могут быть трех типов: стандартные, нестандартные и те, которые используются для длительного хранения бумаг. Как правило, чаще всего габариты обложки составляют 229 на 324 мм, их применяют для листов формата А4.

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

Итак, переходим непосредственно к вопросу о том, как прошить документы нитками. Фотографии с подробным описанием послужат наглядным дополнением к алгоритму действий. Начнем с того, что скрепить листы надо так, чтобы потом можно было с легкостью прочитать изложенную на них информацию. Для этого прокалывают отверстия с левого края, примерно на расстоянии полутора сантиметров. Дырочек должно быть три. Располагаются они друг над другом. Проколы можно сделать дыроколом, когда пачка листов небольшая. Для толстых томов понадобится шило. Приготовьте нить, но не делайте ее слишком длинной, достаточно будет семидесяти сантиметров.

Хотим отметить, что нет единых стандартов относительно того, как прошить документы. Кстати, государственные структуры тоже не дают никаких разъяснений на этот счет. А значит, придется самим во всем разобраться. В этом нам помогут методические рекомендации делопроизводства (приказ Росархива от 23.12.09).

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит