Конспект лекций по дисциплине вгипу, 2009 Конспект лекций по дисциплине «Делопроизводство», порядок оформления приема работника работу

Содержание
  1. Конспект лекций по дисциплине вгипу, 2009 Конспект лекций по дисциплине «Делопроизводство»
  2. Правила приема на работу и его документальное оформление
  3. Введение
  4. Какие документы входят в личное дело
  5. Знакомство работника с нормативными актами
  6. Составление договора
  7. Оформление трудового договора
  8. Оформление приказа и личной карточки
  9. Частные случаи
  10. Правила и порядок приема на работу иностранных граждан в Российской Федерации
  11. Главные законы
  12. Требования к работнику-иностранцу
  13. Патент на работу
  14. Требования к работодателю
  15. Прием на работу
  16. Особенности для белорусов
  17. Трудоустройство студентов
  18. Квота на иностранцев
  19. Квалифицированные сотрудники
  20. МОИ ПРАВА: КАК ЗАЩИТИТЬ СВОИ ПРАВА
  21. Как правильно осуществить оформление приема работника на работу
  22. Основы приема на работу
  23. Сбор документов
  24. Трудовой договор
  25. Приказ о приеме на работу
  26. Личная карточка
  27. Личное дело
  28. Трудовая книжка
  29. Локальные документы
  30. Постановка на учет в государственные органы
  31. Приём на работу: Видео

Конспект лекций по дисциплине вгипу, 2009 Конспект лекций по дисциплине «Делопроизводство»

Название Конспект лекций по дисциплине вгипу, 2009 Конспект лекций по дисциплине «Делопроизводство»
страница 6/11
Дата публикации 02.04.2013
Размер 1.35 Mb.
Тип Конспект

www.vbibl.ru > Право > Конспект

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы (Приложение 12) применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

Реквизиты телефонограммы: название учреждения – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

При составлении телефонограмм придерживаются следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

^ Телефакс (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграфной и телексной эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов.

Вопрос о юридической силе факсограмм в действующих нормативно-методических документах в настоящее время не решен. Например, в инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации установлено, что документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Однако Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила (электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. В соответствии с письмом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 07.06.95 № С2-7/03-316 при соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве доказательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса (факса) определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

^ Тема 5. Документирование деятельности коллегиальных органов
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, которые принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов.

Документирование деятельности начинается с составления плана работы. План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план рассылается всем заинтересованным организациям и лицам. Документирование подготовки заседания заключается в составлении повестки дня (количества вопросов, которые обсуждаются). Вопросы располагаются в порядке их важности и сложности. К повестке дня прилагается список приглашенных с указанием должности и организации.

Постановка вопроса может быть предпринята по инициативе руководителя и отдельных структурных подразделений.

Материалы направляются за 3-5 дней руководителю и после их рассмотрения направляются членам коллегиального органа.

Перед началом заседания производится регистрация присутствующих, определяется регламент работы (должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов). Общая продолжительность – 3-4 часа.

Регламент:

  1. Вступительное слово (10 мин).
  2. Основной доклад (30 мин).
  3. Вопросы докладчику (ок. 2 мин каждый).
  4. Содоклад (10 мин).
  5. Вопросы содокладчику (ок. 1 мин. каждый).
  6. Выступление (5-7 мин.).
  7. Ответ докладчика (5 мин).
  8. Ответы содокладчиков (3 мин. каждый).
  9. Справка по ходу совещания (3 мин).
  10. Чтение проекта решения (5 мин).
  11. Предложения по проекту решения (3 мин).
  12. Подведение итогов (10 мин).

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, которые принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов.

Документирование деятельности начинается с составления плана работы. План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план рассылается всем заинтересованным организациям и лицам. Документирование подготовки заседания заключается в составлении повестки дня (количества вопросов, которые обсуждаются). Вопросы располагаются в порядке их важности и сложности. К повестке дня прилагается список приглашенных с указанием должности и организации.

Постановка вопроса может быть предпринята по инициативе руководителя и отдельных структурных подразделений.

Материалы направляются за 3-5 дней руководителю и после их рассмотрения направляются членам коллегиального органа.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на совещании, заседании (Приложение 13).

Протокол ведется во время заседания секретарем, который стенографирует, констатирует выступление участника заседания. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими. Оформление полного протокола имеет ряд особенностей.

Он составляется на бланке или на чистом листе, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты:

Датой протокола является день проведения заседания, а номером – порядковый номер заседания.

^ ЗАСЕДАНИЕ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: И.О.Ф.
СЕКРЕТАРЬ: И.О.Ф.
ПРИСУТСТВОВАЛИ: Иванова И.И.

1.Иванов И.И. (краткое содержание им рассказанного)

1.1.Принять к сведению то-то.

1.2. Доработать то-то, то-то.
Председатель: (подпись) И.О.Ф.

Секретарь: (подпись) И.О.Ф.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть – это председатель И.О.Ф., секретарь И.О.Ф., присутствовали И.О.Ф. (в некоторых случаях можно указать количество, когда более 10 человек). Повестка дня содержит вопросы. Основная часть – слушали, выступали, постановили. Постановление в протоколе указывается полностью.

В кратком протоколе указываются только рассматриваемые вопросы и фамилии тех, кто участвовал в обсуждении.

Протоколы подписываются председателем и секретарем. К протоколу подшиваются представленные материалы (справки, акты экспертиз, докладные записки).

^ Тема 6. Документирование управления персоналом и деятельности кадровых служб
Трудовые правоотношения работодателя и работников в РФ регулируются Кодексом законов о труде. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.

Документацию по личному составу можно классифицировать на четыре группы:

– документация, связанная с комплектованием персонала организации;

– документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;

– документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;

– документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов, указанных на рис. 3.

Рис. 4. Последовательность документирования при приеме на работу
Резюме в настоящее время является наиболее оперативным и экономичным способом выявления претендентов, желающих поступить на работу в организацию. Резюме – сжатая краткая информация о себе (Приложение 14). В какой-то мере это самореклама. Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента.

При приеме на работу, кроме письменного заявления администрация обязана потребовать от поступающего предъявления следующих документов:

– военный билет (для военнообязанных).

При оформлении на работу, требующих специальных знаний, необходимо предъявление диплома или иного документа о полученном образовании и профессиональной подготовке. В последнее время некоторые организации проводят тестирование или другие мероприятия с целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности.

Анкета составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются сотрудником отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

^ Трудовой контракт – это документ, фиксирующий согласие сторон об установление трудовых правоотношений и регулирующий их. На основании статьи №18 КЗОТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

Основные условия при заключении контракта:

1. Место работы, куда принимается работник.

2. Конкретная работа в соответствии с классификацией, которую должен выполнять работник.

  1. Дата начала работы и ее окончание.
  2. Оплата труда.
  3. Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Также могут быть оговорены следующие условия:

  1. Испытательный срок.
  2. Совмещение профессий.
  3. Повышение квалификации.
  4. Дополнительный отпуск.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят. Контракт может заключаться на неопределенный срок, но не более 5 лет, а также на время выполнения определенной работы. Трудовые контракты хранятся 75 лет за минусом возраста и не более 5 лет после увольнения работника при наличии приказа.

^ Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняется на основе предъявленных документов по унифицированной форме № Т-1. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу т характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещений временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполнятся личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет на каждого работника.

^ Личная карточка заполняется на всех работников.

Оформление документов о приеме на работу заканчивается составлением личного дела.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела содержат следующие документы:

– заявление о приеме на работу;

– приказ (распоряжение) о приеме на работу;

– копии документов об образовании;

– характеристики или рекомендательные письма;

– заявления сотрудника о перемещениях;

– трудовой договор (контракт);

– список научных трудов и изобретений;

– приказы (распоряжения) о перемещении работника;

– справки разного рода о данном работнике;

– приказы (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контракта).

Личное дело работника содержит внутреннюю опись документов. Личное дело – документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся сотрудником отдела персонала, ответственным за их ведение.

Увольнение работника производится по следующей схеме (рис. 5)

Рис. 5. Последовательность документирования при увольнении с работы
Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения и предоставляет на согласование руководителю.

В законодательстве РФ все случаи увольнения рассматриваются как прекращение трудового договора (контракта), а увольнение по инициативе работника, инициативе администрации и по требованию профсоюзных органов — как расторжение трудового договора (контракта).

Перевод сотрудника на другую должность осуществляется по следующей схеме (рис. 6).

Правила приема на работу и его документальное оформление

Многие предприниматели нанимают на работу сотрудников, но не все знают, как эта процедура делается правильно. В этой статье мы детально распишем порядок приема на работу персонала и разберем все необходимые нюансы.

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание: правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

  1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
  2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
  3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.
  4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
  5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
  6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
  7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
  8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров — они должны быть надежно защищены от потери.

Какие документы входят в личное дело

Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу. В него входит:

  1. Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.
  2. Копия свидетельства о государственном пенсионном страховании.
  3. Трудовая книжка.
  4. Приписное свидетельство из военкомата или военный билет.
  5. Диплом или другое свидетельство о полученном образовании (копии).

Обратите внимание: если вы оформляете сотрудника на первое место работы, то заполнять трудовую и свидетельство о страховании нужно будет именно вам.

При устройстве на некоторые предприятия или специфические должности с сотрудника могут потребовать дополнительные документы. К примеру, для шоферов обязательной считается медицинская справка. При найме на госслужбу соискатель дополнительно должен заполнить анкету, в которой указываются данные о родственниках и прочие специфические моменты. Собирать личное дело сотрудник отдела кадров начинает сразу после написания заявления о приеме на работу — в него сразу же входят копии паспорта, диплома, трудовая и пр.

Знакомство работника с нормативными актами

После того как заявление от работника принято, а его кандидатура утверждена, необходимо ознакомить его с имеющимися нормативными актами и трудовыми обязанностями. Согласно ТКРФ, делать это необходимо до подписания обеими сторонами трудового договора. Мы рекомендуем делать это под роспись, а документ об ознакомлении приложить к личному делу. Почему именно так? Если в будущем у вас возникнут какие-то проблемы с сотрудником, то он уже не заявит, что “не знал” об определенных правилах, действующих на предприятии.

С чем должен быть ознакомлен новый сотрудник? В обязательном порядке с:

  1. Расписанием режима работы, внутренним распорядком.
  2. Всеми пунктами коллективного договора.
  3. Должностными обязанностями и инструкциями.
  4. Инструкциями по охране труда.

Если у вас на предприятии действуют другие акты и распорядки, то обязательно ознакомьте с ними рабочего. Его подпись может ставиться либо в журнале (который оформлен соответствующим образом) либо на отдельных листах.

Обратите внимание: в некоторых случаях акты могут являться приложениями к действующему трудовому договору. Когда работник подписывает его, он соглашается со всеми нормативами.

Составление договора

Официально прием работника на работу оформляется посредством подписания договора. Он может быть:

Человек, который отвечает за найм сотрудников и их оформление, должен понимать отличия между этими понятиями. Гражданско-правовой договор позволяет нанять человека для решения определенных задач за конкретную заработную плату, никак не соотносящуюся с зарплатами и способом их выплаты в компании. Трудовой договор оформляется с работниками, которые оформляются на постоянную занятость.

Чтобы понять отличие этих двух договоров, разберем простой пример. У вас есть компания, в которой работает 10 человек. Вы решили расшириться и взять на производство еще двоих сотрудников, которые будут работать точно также, как и остальной коллектив. В этом случае оформляется трудовой договор. Но для того чтобы расшириться, вам нужно построить новый цех. Вы не хотите нанимать для этого стороннюю бригаду, а трудоустраиваете еще четверых сотрудников, которые будут работать именно над постройкой нового помещения. Вы платите им по сдельно-премиальной схеме в зависимости от проделанной работы.

Примечательно, что при приеме подобных сотрудников нет нужды составлять приказ и проводить их по всем документам. Также на сотрудников, подписавших гражданско-правовой договор, не распространяются многие социальные гарантии. Подобное оформление возможно только в некоторых случаях — набирать по нему основной персонал не рекомендуется.

Оформление трудового договора

Теперь давайте более детально разберем основные правила приема на работу и документальное оформление сотрудника. Итак, он уже написал заявление и ознакомился с действующими на предприятии нормативами. Теперь пришло время подписать трудовой договор. Он распечатывается в двух экземплярах — один остается у сотрудника, второй находится в отделе кадров. После этого работник может приступать к исполнению своих обязанностей. Если же необходимо, чтобы он вышел на работу прямо сегодня, то подписание соглашения можно отложить на срок до 3 дней.

В данном документе в обязательном порядке указываются следующие данные:

  1. Полное название предприятия.
  2. Название документа, дата его подписания, печать предприятия.
  3. Дата вступления сотрудника в должность, дата начала действия документа.
  4. Если сотрудник принимается на испытательный срок или по совместительству, то данные пункты должны быть прописаны в договоре.
  5. Права сотрудника.
  6. Обязанности сотрудника.
  7. Права работодателя.
  8. Обязанности работодателя.
  9. Порядок оплаты труда, ключевая ставка.
  10. Гарантии, которые обеспечиваются предприятием.
  11. Распорядок работы, длительность отпуска.
  12. Ответственность обеих сторон.
  13. Условия, при которых договор может быть расторгнут.
  14. Условия по страхованию сотрудника.
  15. Решение спорных вопросов.

Обратите внимание: именно трудовой договор является ключевым документом, регулирующий отношения сотрудника и работодателя. Вы должны максимально подробно и четко прописывать в нем все требования и различные нюансы, касающиеся рабочих моментов.

Оформление приказа и личной карточки

После подписания ТД происходит официальное оформление на работу сотрудника путем издания соответствующего приказа. Форма приказа свободная. Этот документ печатается в трех экземплярах — один передается соискателю, второй подшивается в папку с приказами по предприятию, третий отправляется в отдел кадров. Помните, что приказ издается в день заключения трудового договора — разницы в датах быть не должно.

После приказа необходимо заполнить личную карточку на сотрудника. Для этого имеется установленная государственная форма №2. Она заполняется сотрудником отдела кадров на основании уже сформированного пакета документов. После этого работник обязан расписаться на ней, подтвердив, таким образом, правильность ее составления.

Последним оформляется личное дело работника. В него вносится вся необходимая информация: ФИО, место жительства, место рождения, должность, контактные данные, образование, семейное положение. Впоследствии в личном деле указываются все необходимые дополнительные данные: повышение, выдача поощрений, выдача взысканий и пр.

После оформления сотрудник отдела кадров вносит изменения в трудовую книжку. В ней ставят дату приема на работу, должность и название компании. Книга хранится в отделе кадров и не выдается работнику на руки (при необходимости с нее делаются выписки). Ее выдают сотруднику только при увольнении, сделав соответствующую запись.

Частные случаи

Давайте разберем частные случаи трудоустройства, чтобы у вас не возникало с ними никаких проблем.

  1. Трудоустройство на полставки. При этом трудовая книжка сотрудника остается на постоянном месте работы, а в трудовом договоре вы указываете количество часов, которое должен отработать соискатель и режим его работы. Все остальное делается точно так же, как и при оформлении обычного исполнителя.
  2. Трудоустройство для студента или несовершеннолетнего. В этом случае оформление делается классическим способом, единственное, что при устройстве несовершеннолетних рекомендуется обзавестись разрешением от родителей. Обычно эти люди устраиваются на неполный рабочий день, к примеру, для студентов очной формы обучения нормой является 18-часовая занятость в неделю. Также студентам предоставляется 15 дней для сдачи сессии и 120 дней для сдачи госэкзаменов и написания диплома. В это время заработная плата сотрудникам не платится.
  3. Трудоустройство людей с ограниченными возможностями делается на общих основаниях. В обязанности работодателя входит предоставление таким людям дополнительных отпусков: 60 календарных дней для 1 и 2 группы, 30 дней для всех остальных. Инвалид может работать не более 35 часов в неделю, причем его нельзя привлекать к физически сложной и ответственной работе.

Теперь вы знаете как принять на работу сотрудника и как его правильно оформить. Строго соблюдайте требования законодательства, обеспечьте безопасность хранения документов работника (особенно трудовых книжек) и следите за соблюдением всех пунктов трудового договора.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит