Отпуск без сохранения заработной платы, отпуск сохранения заработной платы кратко

Содержание
  1. Отпуск без сохранения заработной платы
  2. Вопрос
  3. Ответ
  4. Отпуска без сохранения заработных плат и расчет при увольнении
  5. Причины получения отпуска
  6. Закон о существующих выплатах
  7. Надо ли согласие работника?
  8. Как же обстоят дела при увольнении?
  9. Касаемо материальной помощи
  10. Отпуск без сохранения заработной платы
  11. Отпуск без сохранения заработной платы
  12. Дополнительные отпуска с сохранением заработной платы
  13. Сколько хранятся заявления на отпуск без сохранения заработной платы в архиве?
  14. Вопрос
  15. Ответ

Отпуск без сохранения заработной платы

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, в каких случаях и может ли вообще быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы до достижении ребенком 14 лет? Уточнение к вопросу №401150 от 26.08.14 10:49 Ситуация: сотрудница написала заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы по уважительной причине, уход за несовершеннолетним ребенком до достижения им возраста 14 лет, период отпуска с 16.07.2014 года по 15.01.2025 года. 1. Возможно ли, в данной ситуации, предоставление отпуска без сохранения заработной платы на такой период (4015 календарных дней)? 2. Какова максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы?

Ответ

Воспользуйтесь сервисами Системы Госфинансы:

Расчет нормы ГСМ

Узнайте верный КБК

Учетная политика для госсектора

Основные средства: ОКОФ и амортизационные группы

Законодательство содержит случаи предоставления отпусков без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до 14 лет продолжительностью до 14 календарных дней. Однако, если речь идет об отпуске без сохранения, предоставить который работодатель может, но не обязан, то продолжительность такого отпуска определяется соглашением сторон. Это значит, что продолжительность данного отпуска может быть любой: от нескольких часов до нескольких дней, месяцев или даже лет.

Отпуска без сохранения заработных плат и расчет при увольнении

Среди пяти видов отпусков, прописанных в ТК РФ – отпуск без сохранения заработной платы положен не всем сотрудникам, и не всегда.

Существует перечисление работающих, для которых он предоставляется. Также есть список причин, по которым любому сотруднику должны его предоставить. Срок, на который работающий освобождается – также предусмотрен по трудовому кодексу, а если это очень личная причина – то оговаривается с начальством индивидуально.

Главное, чем отличается отпуск без сохранения заработной платы от иных, существующих и помещённых в ТК РФ, это то, что он не прописывается в графике отпусков других работающих, но строго предоставляется сотруднику по согласованной причине и в срок. Также – это единственный тип отпуска, за который сотруднику не положена оплата, то есть, даже её расчёт не производится. Срок отсутствия работающего человека в контексте этого отпуска оговаривается предварительно или прописывается, если он положен ему по одному из пунктов, прописанным в ТК РФ. Мы также рассмотрим, как проводится расчёт при увольнении в этом отпуске, и возможно ли уволиться, будучи в нём.

Причины получения отпуска

Согласно 128 статьи ТК РФ, а именно её 19 Главе – отпуск без сохранения заработной платы руководство и кадры должны обеспечить любому сотруднику, как только он заявит об этом, обязательно в письменном формате и при наличии важных на то причин. Как вариант – свадьба самого сотрудника, кончина близкого человека, а также рождение ребёнка. Часто в трудовых отношениях между руководством и подчинёнными могут быть доверительные отношения, вследствие чего этот тип отпуска могут предоставить и по менее важным причинам.

Но в самом ТК РФ – прописаны именно эти. Поэтому, если дирекция предприятия отказывается его предоставить, или же осуществить любой положённый расчёт, то она нарушает трудовое законодательство, после чего работник вправе предъявить информацию в суд и выиграет дело. Всё это неприятная ситуация для обеих сторон, особенно в части работника, но вполне возможна, не исключая человеческий фактор. Сколько дней положено в вышеперечисленных случаях семейного формата? Согласно той же статье Главы 19 – это срок до пяти дней, или дольше, в расчёте, что сам термин согласован.

Теперь кратко рассмотрим типы работающих, кому положен отпуск без сохранения заработной платы. Вот, только, срок у всех разный – в зависимости от глубины причинённого им «вреда»:

  1. Инвалиды, что работают. По трудовому кодексу им должны предоставить отпуск до 60 дней. В этот срок не входит традиционный главный отпуск и выплата отпускных, в общем, как и другим работающим – не осуществляется, так как отпуск без сохранения заработной платы и подразумевает это.
  2. Ветераны, что работают. Участвующим в ВОв, которые ещё работают, полагается до 35 дней. С каждым годом таких людей становится всё меньше, но для тех нескольких десятков и существует эта регламентация.
  3. Пенсионеры, что работают. Эта категория населения, чувствующая в себе ещё силы работать – согласно ТК РФ должна получить до 14 дней.
  4. Для родителей, жён (мужей). Полагается определённый термин для близких тех военнослужащих, что погибли при исполнении долга либо ранены или тяжелобольные, но получили повреждения на службе. Во всех этих вариантах срок отпуска составляют в расчёте до 14 дней.
  5. Другое. В компании, где работает человек – могут существовать локальные, групповые и иные типы договоров, где будут прописаны и остальные ситуации, благодаря которым, её сотрудники вправе идти в отпуск без сохранения заработной платы.

Закон о существующих выплатах

Интересно, что в той же статье ТК РФ раздел «Отпуск без сохранения заработной платы» содержит только перечисление категорий работающих людей, которым он полагается, а также ситуации и сроки, согласно которым они могут в нём находиться. Согласно самому названию типа отпуска – начисление традиционных отпускных сотруднику не происходит. В каких же случаях выплата опускных всё же осуществляется, и сколько должен получить работающий, идущий в отпуск без сохранения заработной платы?

Существующий КЗоТ РФ, а именно Комментарий к главе 76, параграф 6 гласит, что персоналу, состоящему в отпуске без сохранения заработной платы – всё-таки должна происходить оплата средств в размере от одной до трёхкратной величины минимальной зарплаты за счёт фонда занятости. Такие выплаты могут увеличиваться и до шестикратного размера, это в случае договора между предприятием и фондом занятости о возврате средств, но продолжать выплачивать определённые суммы неработающим сотрудникам фонд будет в срок не больше четырёх месяцев.

Такая своеобразная материальная помощь может быть получена работающим, только при обязательном наличии двух связующих: предприятие отправило его в вынужденный отпуск, а сам работник в это время не получает пенсии по старости. Только в таком случае и в указанные сроки происходят выплаты от фонда. Предприятия часто «облегчают своё существование», если оплачивают всё задолженности при увольнении, но сотрудник мог бы подождать 4 месяца и получить гораздо больше.

Надо ли согласие работника?

Перед тем как из-за денежной нестабильности предприятия его руководство обязано отправить работающего в отпуск без сохранения заработной платы – оно должно получить от него согласие, заявление, написанное лично работающим и срок, на который он освобождается от работы. В таких ситуациях организация часто страдает и посредством скандальных ситуаций, производимых самими сотрудниками и их отказами «добровольно принудительно» идти в отпуск, ведь фонд занятости платит только минимальную зарплату.

Даже если она умножена на 3 или 6, то средства организации, оплачивающей сотрудникам за простой предприятия – также не безграничны и после законных четырёх месяцев эта «материальная помощь» прекращается, соответственно, её срок истёк, когда компания может находиться в состоянии простоя по несколько лет.

Как же обстоят дела при увольнении?

Согласно тому же ТК РФ, при увольнении сотруднику выплачивают денежную компенсацию за все те отпуска, что им не были использованы, причём расчёт проходит в кратчайшие сроки – это день — два, когда подготавливаются бумаги при увольнении. Оплата рассматриваемого вида отпуска не проходит, но при увольнении – работающий вправе взять отпуск без сохранения заработной платы, предварительно оговорив с руководством, конечно.

В том же ТК РФ, только в главе 127 говорится, что человек, при увольнении, в связи с окончанием договора труда, может идти отпуск, даже когда эти дни отдыха переходят за официальную дату самого увольнения. Тогда последним днём его работы будет считаться последний день отпуска, но сам расчёт нужно произвести до начала его выхода в отпуск.

В общем, хотим сказать, что при увольнении важен момент взаимопонимания между сотрудником и его работодателем. Даже если оно происходит не в период отпуска – не стоит изменять своё отношение к человеку, ведь разрыв трудовых отношений – не значит разрыв человеческих. С любого типа отпуска можно уволиться, это должен знать как кадровый инспектор, сам работодатель, так и работник, чтобы избежать несуразиц при увольнении – им стоит быть лояльными друг другу, предварительно ознакомившись с моментами ТК РФ и КЗоТ РФ.

Касаемо материальной помощи

Термин «материальная помощь» фигурирует в трудовом законодательстве и подобных других законах нашего государства, связанных с поощрениями сотрудников с бюджета организации, но не всегда рядом с понятием «расчёт». Но, что касается конкретного списка работников, которым должна производиться оплата – нет существенного, чтобы могло вписаться в некие рамки.

К примеру, перечень сотрудников, которым полагается материальная помощь или вообще помощь, как такова – знает каждое предприятие. И не так важно – государственного оно формата или частного – ни всегда фортуна стоит на месте адресатов. К примеру, из всего списка людей, которым, как сотрудникам, полагается материальная помощь – дирекция предприятия может выбрать только одну или несколько категорий, или вообще экономить на бюджете, то есть, денежные компенсации не выплачиваются.

Для ознакомления, ми всё же, кратко назовём слои населения и ситуации, это поможет вам сориентироваться при смене работы или в других трудовых отношениях:

  • молодым специалистам-заочникам, совмещающим работу с обучением;
  • пенсионерам, инвалидам, ранее работающим на данной фирме;
  • в связи с бракосочетанием;
  • в случае тяжёлого заболевания;
  • в связи с погребением близких родственников;
  • малообеспеченным семьям;
  • для расширения жилплощади.

Довольно часто в компаниях, где нет понятия финансовой поддержки своих сотрудников – сами сослуживцы в короткий срок собирают мизерные деньги на тот или иной случай. Наверное, это в нашей крови или менталитете, но в ситуациях беды откликается гораздо больше человек, таким образом, оказывая реальную помощь пострадавшему.

В итоге хотим сказать, что согласно существующему ТК РФ происходит расчёт и оплата сотруднику финансов, когда он выходит в оплачиваемый отпуск. Если же это тип отпуска, когда зарплата не сохраняется, то здесь компенсации не выплачиваются. Отдельным пунктом мы просмотрели, когда же оплата всё-таки должна быть, и это касается принудительного отпуска в связи с простоем, а также договорённостями предприятия с биржей труда.

Просмотрев срок и возможности разных категорий населения, что работают – хотим сказать, что трудовая система, разработанная государством – достаточно лояльна. Вот только проблема в том, что не все организации выполняют законы трудового кодекса и не все работники с ним ознакомлены, а вот такой параграф, как «выплата отпускных», наверное, стоит знать каждому.

Возможно, отпуск при увольнении для некоторых покажется странным, но это не всегда на руку самому работодателю: если грамотно увольняться, то можно ещё выиграть несколько дней у того же предприятия, если работник желает непрерывного стажа, или имеет свои планы на тот же отпуск, пусть даже неоплачиваемый. Человек, умеющий производить грамотный расчёт, и хоть минимально ознакомлен с трудовой дисциплиной – всегда будет в выигрышной позиции, ведь любой закон нашей федерации преимущественно стоит на стороне личности.

Отпуск без сохранения заработной платы

Опции темы

Отпуск без сохранения заработной платы

Здравствуйте! я не кадровик,но необходима информация близкая к вам!помогите,плиз!

В общем,ситуация следующая, я договорился со своим работодателем, что он отпускает меня в отпуск без сохранения зарплаты на 365 дней(на учебу), у меня за 3 года накопилось 115 дней задолженности по отпуску. Скажите, уходя в такой отпуск без зарплаты, могу ли я расчитывать на компенсацию за накопившиеся дни или получу их,когда буду увольняться?очень расчитываю на эту сумму!
Или не могли бы вы подсказать как сделать «красиво» и законно?! Короче,иду учиться на 1 год в летное училище(средне-специально УЗ), там обучение модульное,то есть учишься 3 месяца-потом 1 месяц или 2 гуляешь! я просто гулять не хочу,а хочу в это время работать в своем предприятии,но каждый раз увольняться и устраиваться снова не вариант,поэтому и планирую выйти в отпуск без сохранения з/п и выходить на работу периодически!

Правильное ли решение вопроса или есть более простой и ВЫГОДНЫЙ способ провести этот 1 год.

[QUOTE=edhunter1312;547064]Здравствуйте! я не кадровик,но необходима информация близкая к вам!помогите,плиз!

В общем,ситуация следующая, я договорился со своим работодателем, что он отпускает меня в отпуск без сохранения зарплаты на 365 дней(на учебу), у меня за 3 года накопилось 115 дней задолженности по отпуску. Скажите, уходя в такой отпуск без зарплаты, могу ли я расчитывать на компенсацию за накопившиеся дни или получу их,когда буду увольняться?очень расчитываю на эту сумму!
Или не могли бы вы подсказать как сделать «красиво» и законно?! Короче,иду учиться на 1 год в летное училище(средне-специально УЗ), там обучение модульное,то есть учишься 3 месяца-потом 1 месяц или 2 гуляешь! я просто гулять не хочу,а хочу в это время работать в своем предприятии,но каждый раз увольняться и устраиваться снова не вариант,поэтому и планирую выйти в отпуск без сохранения з/п и выходить на работу периодически!

Отпуск за предыдущие годы Вы можете зачесть, далее Вы можете распределить данный отпуск так, чтобы в течении каждого месяца у Вас было сколько-то дней отработано (чтобы не пропал трудовой стаж), либо договориться с работодателем, чтобы Вам проставляли несколько часов в неделю из расчета минимально-возможного оклада и либо оплачивать налоги самостоятельно, либо договориться, чтобы и в период Вашего постоянного присутствия на работе Вам проставляли не полный оклад, а налоги зачитывали в счет Вашего отсутствия.

Здравствуйте! я не кадровик,но необходима информация близкая к вам!помогите,плиз!

В общем,ситуация следующая, я договорился со своим работодателем, что он отпускает меня в отпуск без сохранения зарплаты на 365 дней(на учебу), у меня за 3 года накопилось 115 дней задолженности по отпуску. Скажите, уходя в такой отпуск без зарплаты, могу ли я расчитывать на компенсацию за накопившиеся дни или получу их,когда буду увольняться?очень расчитываю на эту сумму!
Или не могли бы вы подсказать как сделать «красиво» и законно?! Короче,иду учиться на 1 год в летное училище(средне-специально УЗ), там обучение модульное,то есть учишься 3 месяца-потом 1 месяц или 2 гуляешь! я просто гулять не хочу,а хочу в это время работать в своем предприятии,но каждый раз увольняться и устраиваться снова не вариант,поэтому и планирую выйти в отпуск без сохранения з/п и выходить на работу периодически!

Отпуск за предыдущие годы Вы можете зачесть, далее Вы можете распределить данный отпуск так, чтобы в течении каждого месяца у Вас было сколько-то дней отработано (чтобы не пропал трудовой стаж), либо договориться с работодателем, чтобы Вам проставляли несколько часов в неделю из расчета минимально-возможного оклада и либо оплачивать налоги самостоятельно, либо договориться, чтобы и в период Вашего постоянного присутствия на работе Вам проставляли не полный оклад, а налоги зачитывали в счет Вашего отсутствия.

блиииин,попробую,сложно чет как-то,но спасибки!
у нас кадровая служба не такая умная-может не понять чего я от них хочу))))))
и ведь,если я ухожу в отпуск без зп предприятие никаких налогов не платит,как я знаю. -зачем в счет моего отсутствия нужно платить налоги.

Дополнительные отпуска с сохранением заработной платы

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам:

— занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

— имеющим особый характер работы;

— с ненормированным рабочим днем;

— работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

— в случаях, предусмотренных федеральными законами.

При этом организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Перечень работ с вредными и опасными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный оплачиваемый отпуск, и минимальная продолжительность таких отпусков устанавливаются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. К ним относятся: подземные горные работы и открытые горные работы в разрезах, карьерах, в зонах радиоактивного заражения, другие работы, связанные с неустранимым неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных факторов. Поскольку в настоящее время указанный перечень еще не принят, то продолжает действовать Список производств, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 25 октября 1974 г.

Порядок применения Списка определяется Инструкцией, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21 ноября 1975 г.

Список содержит наименование профессий и должностей работников по производствам, цехам, которые выполняют работу, прямо предусмотренную Списком. В разделе общих профессий для всех отраслей указаны те из них, которые дают право на отпуск независимо от того, в каком цехе, производстве занят работник. По каждой рабочей профессии, должности Список устанавливает продолжительность дополнительного отпуска. Она колеблется от 6 до 36 рабочих дней. Указанная продолжительность отпуска является минимальной гарантией для работников и не может быть уменьшена по соглашению сторон или в локальных нормативных актах.

Дополнительный отпуск за особый характер работы (например, за продолжительный стаж работы) устанавливается законодательством Российской Федерации:

— для федеральных государственных гражданских служащих — по 1 календарному дню за каждый год гражданской службы, но не более 40 календарных дней;

— для судей при стаже работы:

— от 5 до 10 лет — 5 рабочих дней; — от 10 до 15 лет — 10 рабочих дней; — после 15 лет — 15 рабочих дней;

— для прокурорских работников:

— после 10 лет работы — 5 календарных дней; — после 15 лет работы — 10 календарных дней; — после 20 лет работы — 15 календарных дней.

Педагогические работники образовательного учреждения не реже чем через 10 лет непрерывной преподавательской работы имеют право на длительный отпуск сроком до 1 года, порядок и условия предоставления которого определяются учредителем и (или) уставом данного образовательного учреждения (Федеральный закон «Об образовании», в ред. от 10 июля 1992 г. N 3266-1).

Порядок предоставления дополнительных отпусков работникам районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к ним, установлен Законом РФ от 19 февраля 1993 г. и ст. 321 ТК РФ.

Помимо дополнительных отпусков, предоставляемых на общих основаниях для лиц, проживающих в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, устанавливаются дополнительные отпуска продолжительностью: для районов Крайнего Севера — 24 календарных дня; в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, — 16 календарных дней.

Законом РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15 мая 1991 г. (ВВС РФ. 1992. N 32. Ст. 1861) установлено право на дополнительный отпуск лицам, проживающим (работающим) в зонах, пораженных радиацией.

В локальных актах организаций, а также в коллективных договорах могут устанавливаться дополнительные отпуска и иным категориям работников (помимо предусмотренных ст. 321 ТК РФ).

Сколько хранятся заявления на отпуск без сохранения заработной платы в архиве?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Сколько хранятся заявления на отпуск без сохранения заработной платы архиве? 75 лет?

Личное дело главного бухгалтера и директоров по производству, по качеству, по управлению и т.д. хранятся постоянно, а приказы по личному составу по этим должностям тоже постоянно или 75 лет?

Ответ

Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами. Их можно разделить на три группы:

распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

Более подробно о хранении кадровых документов 2016 вы можете узнать в статье.

Следовательно, приказы бывают:

– по личному составу;

– по основной деятельности;

– по административно-хозяйственной деятельности.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Подробнее о работе с архивами читайте здесь:

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Вам будет полезно узнать о том, кому положен отпуск без сохранения заработной платы в материале по ссылке.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

О приеме на работу;

О прекращении действия трудового договора;

О переводе на другую работу;

О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;

О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;

О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;

О направлении в зарубежную командировку;

О поощрении работника;

Об изменении фамилии;

О назначении на должность;

О совмещении должностей / профессий;

Об исполнении обязанностей (на время отпуска);

Об установлении надбавки к должностному окладу.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;

Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;

О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;

О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;

О привлечении к сверхурочным работам;

О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;

О снятии с работника дисциплинарной ответственности;

Об отстранении от работы;

О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;

Об объявлении выговора.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции:

1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

2. Эксплуатация зданий, помещений;

3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Папки с такими приказами должны храниться 5 лет.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;

2) утверждение (изменение) штатного расписания;

3) сокращение штатной численности;

4) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);

5) планирование деятельности;

6) проведение аттестации персонала;

7) контроль за деятельностью (отчетность);

8) установление режима работы и внесение изменений в него;

9) финансирование деятельности;

10) материально-техническое обеспечение;

11) информационное и документационное обеспечение;

12) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации.

Данные приказы необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации.

Таким образом, можно сказать, что, как правило, приказы делятся по содержанию, а не по должностям, и в отношении первых лиц организации исключение содержится только в отношении приказов о назначении, т.к. они относятся к основной деятельности, а не по личному составу. Следовательно, приказы по личному составу первых лиц организации также необходимо подшивать в папки со сроками хранения 5 и 75 лет, в зависимости от содержания приказа (перечень см. выше по тексту).

Что касается заявлений на отпуск без сохранения заработной платы.

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.

Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.

Таким образом, если Вы осуществляете хранение заявлений в личном деле работника, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем дела с заявлениями необходимо хранить 5 лет.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота , как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел .

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

К организационным документам, в частности, относятся:

положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, должностные инструкции );

К распорядительным документам относятся:

приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);

документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( личные карточки , личные дела ).

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора . Они обязаны продолжать использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно .

В приказе , Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.), разрабатывает и утверждает собственные формы.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:

основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);

величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;

наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;

подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7 , 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 .

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов , которые образуются в процессе их деятельности ( п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 ).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах , одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. , и Правилах , утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 . Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно ( абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. , п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 ).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив ( п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить ( п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность ( ст. 13.20 КоАП РФ ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

от 100 до 300 руб. для граждан;

от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Ситуация: Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно

По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии ( п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. ).

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. Действующее законодательство не содержит требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению.

При этом необходимо учитывать, что для приказов по личному составу и для заявлений предусмотрены различные сроки хранения – 75 лет и 5 лет соответственно. Пятилетний срок установлен и для других документов-оснований к приказам по личному составу (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления, представления и др.), если они не хранятся в составе личных дел.

Таким образом, если осуществлять хранение данных документов вместе, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы группировать по отдельным делам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения.

Такой вывод следует из пунктов 656 , 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Нормативно-правовая база: Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Срок хранения документа*

* Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года. Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

Журнал «Кадровое дело», № 3 , март 2009 год

Приказ по личному составу: от создания до архива

Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа.

Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание.

Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Что служит основанием для приказа?

В каждом приказе по личному составу должна обязательно содержаться ссылка на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. Давайте посмотрим, какие основания существуют для издания того или иного приказа (таблица ниже).

Приказ о приеме на работу

Личное заявление, приглашение от работодателя о приеме на работу в порядке перевода, трудовой договор

Приказ о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска

Личное заявление или график отпусков

Приказ об увольнении

Личное заявление работника, акт
о нарушении трудовой дисциплины, решение суда и другие, в зависимости от причины увольнения

Приказ об изменении личных данных работника

Личное заявление и копии регистрационных документов, подтверждающих такие изменения, выданных органами загса

Приказ о переводе по инициативе работника

Приказ о переводе по инициативе работодателя при согласии работника

Представление о переводе

Приказ о переводе при производственной необходимости, когда согласия работника не требуется

Докладная записка руководителя подразделения, приказ по основной деятельности или документы, подтверждающие причины перестановки кадров в связи с производственной необходимостью

Приказ о командировании

Докладная записка руководителя структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки

Создание проекта приказа

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и включают с себя следующие реквизиты*:

название вида документа;

порядковый номер приказа;

место издания приказа;

заголовок к тексту приказа;

сам текст приказа;

подпись руководителя организации;

виза о согласовании;

Текст приказа следует излагать кратко в повелительной форме. Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Он состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания приказа. В распорядительной – перечислены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа. Обратите внимание, что дата приказа и регистрационный номер пишутся от руки после завершения процедуры оформления приказа. Ведь как можно заранее присвоить номер и дату документу, который еще не подписан? Вполне возможно, что проект приказа будет переделываться, а за это время в книге регистрации нумерация уйдет далеко вперед.

Согласование и подпись проекта приказа

Проекты приказов по личному составу чаще всего готовятся кадровой службой по представлению (например, в докладной или служебной записке) руководителей структурных подразделений и согласовываются с заинтересованными должностными лицами. Они представляются на подпись директору, лицу, исполняющему его обязанности, или заместителю директора в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Согласование проектов приказов в структурных подразделениях организации осуществляется в срок, определенный локальными актами, например до пяти дней с момента их поступления, и оформляется визами руководителей структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих. В случае внесения в проект приказа на стадии согласования существенных изменений он подле¬жит переоформлению и повторному согласованию.

Роман С., преподаватель Физико-математического лицея, 24 февраля 2009 года не вышел на работу, в тот день был составлен акт об отсутствии работника на рабочем месте. На следующий день руководитель учебной части, которому в соответствии с должностной инструкцией подчинялся работник, потребовал от него написать объяснительную записку. 27 февраля Роман указал в объяснительной записке, что уважительных причин для прогула у него не было. В тот же день руководитель учебной части подал докладную записку на имя директора лицея с просьбой привлечь Романа к дисциплинарной ответственности и обязать кадровую службу подготовить проект приказа о привлечении Романа к дисциплинарной ответственности, то есть об объявлении выговора.

Кадровой службой 2 марта был подготовлен соответствующий проект приказа. Проект приказа в течение пяти дней (в соответствии с локальным актом «Положение о документообороте») был согласован с корпоративным юристом лицея и руководителем учебной части, а 3 марта подписан директором лицея, в тот же день Роман был ознакомлен с приказом под роспись.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит