Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция, оформление командировки 2019 году пошаговая

Содержание
  1. Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция
  2. Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году
  3. Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных
  4. Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем
  5. Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем
  6. Как оформить по шагам
  7. Образцы основных документов для оформления командировки
  8. Особенности оформления командировки генерального директора
  9. Особенности оформления однодневной командировки
  10. Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?
  11. Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?
  12. Порядок оформления командировки в 2019 году
  13. Бухучет командировочных расходов в 2019 году
  14. Оформление командировки в 2019 году пошаговая инструкция
  15. Грамотное оформление командировок сотрудников
  16. Оформление командировок сотрудников: особенности
  17. Оформление командировок сотрудников при поездке за границу
  18. Законодательные акты по теме (ТК РФ)
  19. Типичные ошибки
  20. Ответы на распространенные вопросы про оформление командировок сотрудников
  21. Документы для оформления однодневной командировки и командировки в выходные дни
  22. Какие документы не нужны для командировки
  23. Документы для оформления командировки в 2019 году
  24. Учёт рабочего времени
  25. Как правильно оформить командировку сотруднику в 2019 году
  26. Особенности оформления командировка в 2018 году
  27. Какие служебные выезды можно считать командировкой
  28. Особенности оформления командировки в 2019 году
  29. Что это такое
  30. Законодательство
  31. Пошаговая инструкция
  32. Как рассчитать суточные
  33. Видео по теме:

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция

Статьи по теме

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье «Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных».

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала «Упрощенка».

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Бухсофт. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировку

Письменное распоряжение руководителя

Дата начала командировки

Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.

Дата окончания командировки

Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.

700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

Основание для начисления командировочных расходов

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировки

Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).

Дата окончания загранкомандировки

Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.

2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

Основание для начисления командировочных расходов

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Шаг 2. Выдайте суточные.

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ.

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье «Обновите формы путевых листов».

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

  • Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
  • Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
  • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
  • Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).

Оформление командировки в 2019 году пошаговая инструкция

С точки зрения закона, командировочная поездка является обычным исполнением трудовых обязательств и поручений работодателя сотрудником, направленным на другое предприятие вне основного места работы. Поездка оплачивается за счет фирмы. Сотрудник может быть направлен на принимающую фирму в пределах России или за границу. В любом случае, служебные поездки должны оформляться в соответствии с требованиями трудового законодательства, чтобы гарантировать подчиненному соблюдение его прав, и чтобы наниматель мог снизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму командировочных выплат. Давайте рассмотрим, как осуществляется оформление командировок сотрудников.

Грамотное оформление командировок сотрудников

Процедура оформления служебных поездок имеет некоторые особенности. Сотрудник, перед тем как отправиться в командировку, должен ознакомиться с приказом о направлении его в другую местность и получить аванс для покупки проездного билета и компенсации своих расходов, связанных с поездкой. Поскольку, если подчиненный будет направлен в командировку без соответствующего постановления и должного оформления документов, он не сможет гарантировать себе зарплату и возмещение командировочных затрат по возвращении на постоянное место работы.

Прежде чем оформлять документы для поездки в командировку, работодатель обязан убедиться в том, что сотрудник может быть направлен в поездку без его согласия, иначе сперва придется заручиться его письменным согласием.

Трудовой кодекс предписывает руководителям оформлять командировочные поездки сотрудников в следующем порядке:

  1. В первую очередь нужно оповестить работника о предстоящей поездке.
  2. Нужно удостовериться, что выбранный для исполнения поручения сотрудник не принадлежит к числу подчиненных, которых направлять в командировку запрещено.
  3. Также, если работник относится к особой категории служащих, нужно заручиться его письменным согласием на поездку.
  4. Если предполагается, что днем отъезда будет выходной, письменное согласие берется с любого работника, вне зависимости от факта его принадлежности к гражданам, которые пользуются особой социальной защитой.
  5. Если работник просит не направлять его в командировку и приводит веские доводы, нужно изучить ситуацию и решить, принимать ли причины его отказа за уважительные основания для направления в служебную поездку другого работника.
  6. Необходимо оформить служебное задание для сотрудника, в котором говорилось бы о месте прибытия, дате начала и окончания командировке, целях поездки, поставленных задачах.
  7. Затем нужно издать приказ о направлении работника. Первый экземпляр приказа подписывается сотрудником и остается у нанимателя. Второй выдается на руки подчиненному.
  8. Работодатель также оформляет работнику командировочное удостоверение в качестве подтверждения того, что в оговоренные сроки он будет находиться в поездке по служебным делам (на сегодняшний день оформление данного документа не является обязательным).

Оформление командировок сотрудников: особенности

Оформление командировок сотрудников имеет свои особенности, несмотря на то, что направление в поездку считается обычным исполнением трудовых обязательств, но не по основному месту работы:

  • работника разрешается направить сразу в несколько зарубежных государств в рамках одной поездки, рассчитав суточные на основании стоимости проезда, питания, жилья и услуг связи в каждой отдельной стране;
  • работник, заболевший или получивший травму в период пребывания в служебной командировке, должен получить помимо суточных и оплату больничного листа по приезду на предприятие (для этого он должен оформить больничный лист);
  • если сотрудник направляется в командировку за рубеж, командировочное удостоверение ему не выдается;
  • если работа подчиненного имеет разъездной характер, каждая поездка не оформляется как командировка;
  • какой бы по продолжительности не была командировка, за сотрудником сохраняется его должность, оклад и рабочее место;
  • документальное оформление командировочной поездки возможно только после официального трудоустройства и подписания трудового договора.

Оформление командировок сотрудников при поездке за границу

Основное отличие между оформлением областной и заграничной поездки – выплата суточных. При командировании в пределах России суточные составят 700 рублей, а при поездке за рубеж – 2500 рублей.

Наниматель обязан возместить работнику все затраты, которые тот понес на этапе оформления командировки, нахождения в пути и в период самой поездки:

  1. Если у работника нет оформленного заграничного паспорта, руководитель оплачивает его получение.
  2. Если направление в командировку предполагает въезд в визовые страны, стоимость оформления виз также сотруднику компенсируется. Оплачиваются и дополнительные расходы – на страховку, например.
  3. Покупка проездных билетов на поезд или самолет также оплачивается из средств работодателя, тоже касается и аэродромных сборов, доплат за провоз багажа. В период поездки сотрудник должен собирать квитанции и чеки на оплату всех проездных билетов на автобусы, такси, поезда.
  4. Аренда жилого помещения или оплата гостиничного номера тоже компенсируется работодателем.
  5. По договоренности с нанимателем сотруднику могут быть возмещены и иные затраты, например, услуги телефонной связи, интернет.

Законодательные акты по теме (ТК РФ)

ст. 166 ТК РФ Определение командировки
ст. 116 ТК РФ О праве работодателя на направление работников в любые служебные поездки в пределах России и за рубеж

Типичные ошибки

Ошибка: Работодатель поручил бухгалтеру выплатить командированному сотруднику аванс в качестве компенсации расходов, связанных с поездкой за границу, в рублях.

Комментарий: Суточные должны начисляться работнику в валюте той страны, в которую он был направлен. Неиспользованные деньги также возвращаются сотрудником в кассу предприятия в валюте.

Ошибка: Работодатель направил работника в командировку в выходной день, не попросив предоставить письменное согласие.

Комментарий: Любая работа в выходной день, включая командировку и нахождение в пути, требует предварительного согласия сотрудника.

Ответы на распространенные вопросы про оформление командировок сотрудников

Вопрос №1: Может ли работник отказаться от поездки в командировку, если о возможных служебных поездках не было сказано в трудовом договоре при приеме на работу?

Ответ: Командировка – обычная трудовая деятельности, только не по основному месту работы. А потому отказаться от поездки может только работник, принадлежащий к особым категориям сотрудников, или имеющий уважительные причины для отказа.

Вопрос №2: Как отразиться на работодателе выплата суточных командированному сотруднику сверх положенной нормы?

Ответ: Работодатель вправе самостоятельно определять размер суточных к выплате, но при превышении установленных законом сумм (700 рублей в сутки для поездок по России и 2500 рублей в сутки при поездке за рубеж) придется удерживать НДФЛ.

Документы для оформления однодневной командировки и командировки в выходные дни

Кардинальные изменения трудового законодательства, касающиеся подготовки документов для командировки сотрудников произошли ещё в 2015 году. Оформление командировки в 2019 году, происходит без привычных документов: командировочного удостоверения и служебного задания.

Какие документы не нужны для командировки

С августа 2015 года наниматель может также не заполнять и журнал учёта работников, убывающих в служебные командировки. Такое право предоставлено ему постановлением Правительства №771, принятым 29 июля 2015 .

Документы для оформления командировки в 2019 году

На сегодняшний день обязательными документами для служебной поездки являются:

  1. Письменное решение нанимателя о направлении в командировку, которое может быть в форме приказа или распоряжения;
  2. Авансовый отчёт работника по расходам.

Для отдельных категорий работников нужно также получить их письменное согласие. Оно так же как и вышеперечисленные документы является обязательным документом для оформления служебной поездки. Такие сотрудники перечислены в ст.264 ТК :

  1. Женщины, воспитывающие детей до 14 лет или детей-инвалидов;
  2. Сотрудники, осуществляющие уход за тяжелобольными родственниками;
  3. Женщины или мужчины, являющиеся родителями-одиночками.

Письменное решение

Письменное решение может оформляться по унифицированной форме Т-9 либо по другой форме, которую наниматель разработал и утвердил в локальном нормативном акте. В любом случае в приказе (распоряжении) должна быть следующая информация:

  1. Основные реквизиты документа: вид, номер, дата издания;
  2. Название организации нанимателя;
  3. Должность или специальность работника, отправляемого в командировку, его фамилия, инициалы;
  4. Место назначения;
  5. Дата начала и окончания поездки;
  6. Цель командировки;
  7. Проезд в командировке на личном транспорте , служебном или общественном;
  8. За чей счёт оплачиваются затраты на командировку (иногда это происходит за счёт принимающей стороны).

Авансовый отчёт

Оформление документов для командировки в 2019 году заканчивается составлением авансового отчёта. Он представляет собой отчёт работника о тратах, произведённых во время командировки: проезд, проживание и т.д.

Отчёт составляется работником в течение 3 дней после возвращения из поездки. К нему прилагаются документы, подтверждающие траты:

  • проездные билеты,
  • договора аренды жилья,
  • служебная записка об использовании собственного автомобиля с указанием затрат, понесённых за поездку (к ней прилаживаются соответствующие квитанции);
  • ксерокопии страниц паспорта с отметками о пересечении границы (при командировках за пределы России) и т.д.

Как оформляется направление работника в командировку — смотрите видео ниже:

Учёт рабочего времени

На основании табеля учёта работнику выплачивается заработная плата за дни в командировке:

  1. За поездку в рабочий день сотрудник получает свой обычный дневной заработок;
  2. При оформлении командировки в выходной день – двукратный среднедневной заработок.

Как правильно оформить командировку сотруднику в 2019 году

Достаточно часто возникает необходимость улаживать профессиональные вопросы за пределами одного города, поэтому каждому работнику, а также работодателю следует в полной мере владеть информацией о том, как оформить командировку сотруднику в 2018 году. Существуют нормы законодательства, определяющие, как правильно оформить документацию для выезда, как проводить оплату труда в период командирования, а также компенсировать дополнительные расходы. К тому же не каждый служебный выезд можно считать командировкой.+

Особенности оформления командировка в 2018 году

Регламентация процесса командирования проходит на основе нормативно-правовых документов, утвержденных законодательными органами, а также налоговыми органами.

Особенностями такого вида трудовых отношений можно считать:

  1. Отсутствие надобности оформлять дополнительное командировочное удостоверение, которое подтверждает, что поездка проводится действительно в служебных целях и обязывает работодателя к выдаче служебных заданий сотрудникам, направляющимся в отъезд и требования отчета о выполнении.
  2. Размер суточных выплат работнику во время командировки ограничений не имеет, но регулируется налоговым кодексом государства, которое освобождает от налогообложения суточное содержание.
  3. Однодневные поездки за рубеж оплачиваются соответственно законодательству в размере пятидесяти процентов от указанной в Трудовом кодексе суммы. В случае если сотрудник вернулся из поездки по объективным причинам, связанным с режимом движения транспорта, то суточные оплачиваются в размере ста процентов.
  4. Возмещение во время командирования расходов работника на топливо, в случае выезда на личном транспорте, производится на основе предъявленных чеков на закупку топлива или же оформления докладной записки, описывающей все затраты.

Какие служебные выезды можно считать командировкой

Как говорилось ранее, не все поездки, даже по служебным вопросам, следует считать командировками. Так, например, нельзя назвать данным термином постоянные поездки в разные страны водителя-дальнобойщика, направления сотрудника для решения каких-либо вопросов в организацию, находящуюся в черте города или даже в соседнем квартале, а также для выполнения личных требований начальства.

Если внимательно изучить постановление правительства, где детально расписана процедура командирования и достаточно доступно объясняется, как оформить командировку сотруднику в 2017 году, то несложно определить основные признаки командировочной поездки. К таким критериям можно отнести следующее:

  1. Человек, направляющийся в командировку, обязан состоять в официально оформленных трудовых отношениях с работодателем.
  2. Выезд осуществляется по распоряжению начальства и должен быть подкреплен приказом или письменным распоряжением, с которым сотруднику следует ознакомиться, но его личное мнение на ситуацию никаким образом не влияет.
  3. Основная цель данного выезда – это выполнение какого-либо служебного задания во благо деятельности организации, а не личных приоритетов.
  4. Командировкой считается поездка за пределы города или другого населенного пункта, где находится рабочее место сотрудника, не обязательно за границы страны.

Что касается последнего пункта, то тут часто возникают недоразумения, ведь иногда достаточно сложно определить, где находится место труда сотрудника. Слишком ограниченно было бы считать таким местом здание организации, в стенах которой трудится рабочий персонал. Чаще всего возникают трудности, когда сотрудник работает в филиале, а не в самой организации, или же он направляется из главной компании в ее же территориально отдаленный филиал, находящийся в другом населенном пункте, а также при возникновении надобности командирования дистанционных и надомных работников в главный офис организации. Все эти тонкости нужно заранее учитывать и прописывать во время оформления командировки, чтобы не потерять положенные выплаты.

Подготовка необходимых документов

Чтобы организовать и совершить такое важное мероприятие, как командировка, необходимо пройти несколько этапов подготовки, которые включают оформление обязательных командировочных документов.

Первым этапом в этом станет подготовка и планирование. Прежде всего, необходимо знать, что не каждого трудящегося можно отправить в командировку. Существуют ограничения, прописанные в законодательстве. Согласно нормам закона, нельзя отправить в служебную поездку:

  • женщину, находящуюся во втором или третьем триместре беременности;
  • сотрудника, не достигшего совершеннолетнего возраста;
  • работника-практиканта или ученика, если задание поездки не способствует его обучению.

Также нельзя командировать без их личного согласия таких трудящихся, как:

  • женщин, воспитывающих детей до трех лет;
  • одиноких родителей (мать или отец), имеющих ребенка до пяти лет;
  • сотрудника, имеющего на попечении ребенка с инвалидностью;
  • работника, ухаживающего за больным родственником и имеющего об этом медицинскую справку;
  • отца, который самостоятельно воспитывает ребенка без помощи матери;
  • трудящихся, являющихся опекунами или воспитателями детей.

Итак, после выбора подходящей кандидатуры следует документально оформить направление и ознакомить с ним служащего под подпись. Конечно же, кандидат имеет право выразить свое несогласие с решением руководства, но это будет расцениваться как невыполнение распоряжения начальника, и ничего хорошего для подчиненного не сулит. Хотя, согласно законодательству, такое несогласие не может повлечь за собой каких-либо дисциплинарных взысканий, моральных или материальных.

Что касается длительности командировки, то каких-либо ограничений нет. Но поездка, конечно же, должна иметь определенную продолжительность, которая будет зависеть от степени сложности и объема выполняемого задания. Кстати, время, которое тратится в пути, также причисляется к общему времени длительности поездки. Чтобы работник имел возможность вернуться раньше, при условии выполнения поставленной задачи досрочно, необходимо правильное оформление командировочного с так называемым ежедневным возвращением. В таком случае служащий возместит все сопутствующие расходы на поездки, кроме суточных, за те дни, на которые был сокращен срок поездки.

Главным будет правильное оформление документов. Первоначально следует сделать два документа. Одним из них является докладная записка или заявка на имя руководителя, в которой указывается имя командируемого, направляющегося в командировку, пункт назначения, срок поездки и ее цель. Такую заявку может подготовить сам кандидат или начальник структурного подразделения. Другим документом является служебное задание для направляемого. Здесь прописываются все нюансы поездки: конкретное место, время, необходимые действия и прочее.

На основании этих двух документов, второй из которых необязателен, готовится приказ и командировочное удостоверение, подписанные руководителем и заверенные печатью организации. Командировочное удостоверение – это главный документ, свидетельствующий о выполнении всех заданий поездки, на основе которого сотрудник получит все полагающиеся выплаты. Эту бумагу работник привозит с собой по окончании поездки со всеми предусмотренными отметками о прибытии и убытии, а также в дополнение к нему сдает отчет о выполнении положенных на него задач, документы о проживании в гостинице, чеки, подтверждающие покупку топлива, если использовался личный транспорт, и другие.

Перед выездом служащий имеет право подать заявление о выдаче аванса на предполагаемые траты. В таком случае он обязан будет отчитаться за потраченные деньги.

Не менее важным есть процедура продления срока командировки, если такая требуется. По инициативе руководства или же самого работника возможно увеличение длительности выезда, так как ограничения по времени в принципе не существует. Такое возможно, если по каким-либо причинам работник не успевает выполнить все доверенные ему задания или же появились дополнительные поручения. Если трудящийся не относится к льготным категориям, то его согласие на продление срока поездки не нужно. Если же это сотрудник, согласие которого необходимо, перед продлением понадобится обязательно затребовать новое. Продление командировки также фиксируется путем издания нового приказа и добавлением новых строк о прибытии и убытии в командировочном удостоверении.

Особенности оформления командировки в 2019 году

Каждая командировка — это не только сама поездка, деловые встречи и смена обстановки, но и правильное оформление документов. С 2017 года документы составляются с учетом вступивших в силу на законодательном уровне изменений. Поговорим о них подробнее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Что это такое

Командировка — это выезд сотрудника в другой населенный пункт с целью выполнения служебного поручения. Срок поездки всегда оговаривается заранее.

Иногда требуется выезд работника в филиал или подразделение собственной компании, в данном случае процесс оформления идентичен стандартному, если подразделение расположено в другом населенном пункте или стране.

Работодатель обязан покрыть расходы работника на:

  • проезд до места назначения и обратно;
  • проживание;
  • питание и другие дополнительные цели.

Следует отличать командировку от служебного поручения. Дело в том, что последний термин предполагает выполнение служебного задания в том же населенном пункте, например, поездка на другое предприятие с целью проведения переговоров или подписания контрактов.

Командировка может осуществляться на личном транспорте сотрудника, если между работником и работодателем осуществлена договоренность. В данном случае очень важен расчет понесенных расходов. Расскажем, что об этом и не только об этом говорит закон в РФ.

Законодательство

О том, что именно является командировкой, рассказано в статье 166 ТК РФ, а в статье 167 описаны гарантии сотрудников предприятия.

Итак, если работник отправляется в служебную командировку, работодатель гарантирует ему:

  • возмещение понесенных расходов;
  • сохранение рабочего места;
  • отсутствие изменений в сумме среднего заработка.

Помимо расходов на проезд, проживание, поиск места жительства (что также может потребовать вложений, работодатель выплачивает своему сотруднику суточные. Под этим понятием подразумевается трата на питание и проезд в городе, куда он был направлен.

Согласно Постановлению Правительства за № 749 от 2008 года срок командировки определяется начальством в зависимости от сложности и целей поставленной задачи. Также в нем оговорено, когда начинается служебная поездка, и когда она заканчивается.

Если срок изменяется по имеющимся на то основаниям, то законодательно разрешено корректировать и сдвигать даты. Ниже расскажем, как произвести оформление командировки в 2019 году с учетом обычных и особых обстоятельств.

В статье 168.1 Трудового законодательства оговорено также возмещение расходов тех сотрудников, работа которых в организации связана с полевыми условиями или разъездами.

Им в обязательном порядке возмещаются:

  • затраты на проживание;
  • затраты на проезд и передвижение;
  • затраты на питание и так далее.

Сюда нередко включается закупка специальной обуви, униформы, если это необходимо в процессе труда.

Отказ от служебной командировки — тема, оговоренная в ТК РФ. Однако, не все категории работников имеют право на отказ.

В обязанности работодателя входит получение письменного согласие на осуществление такой поездки от:

  • женщин, имеющих детей, возраст которых не превышает 3 лет;
  • всех работников, имеющих в семье инвалида, за которым требуется уход;
  • граждан, оформивших опекунство над несовершеннолетними;
  • матерей или отцов одиночек, чьи дети младше 5 лет.

Законом категорически запрещено (указаны статьи Трудового Кодекса) отправлять в поездки следующих лиц :

  • несовершеннолетних (ст. 268);
  • беременных женщин (ст. 259).

Законом установлено несколько видов служебных командировок:

Поездки за пределы страны требуют более тщательного подхода. На расчет суточных влияют дополнительные факторы, например, разница в курсе валют.

Также различают несколько типов поездок:

  • одиночные или групповые;
  • плановые или внеплановые;
  • краткосрочные или длительные.

Тип служебной командировки может влиять на размер расходов, срок, но не влияет на процедуру оформления, о которой и пойдет речь далее.

Пошаговая инструкция

Законом установлена четкая процедура оформления документов для отправки гражданина в командировку. Обсудим вступившие недавно в силу изменения и образцы основной документации.

Если служебная поездка носит плановый характер, она оформляется согласно утвержденному графику. В противном случае можно обойтись приказом.

Сама процедура отправления сотрудника выглядит пошагово следующим образом:

  1. Составление приказа.
  2. Производится подготовка к поездке, включая получение аванса работником на оплату расходов.
  3. В назначенный день сотрудник покидает рабочее место и отправляется в поездку.
  4. В табель учета ставится соответствующая отметка.
  5. Как только работа заканчивается, работник возвращается в организацию.
  6. Он предоставляет отчет о проделанной работе и платежные документы, доказывающие целевое расходование предоставленных средств.

Основным документом здесь является приказ о командировании. Он составляется при использовании унифицированных форм Т-9 (для одиночной поездки) и Т-9а (для групповой).

С вступлением в силу изменений в законодательстве от 2014 года с января 2015 года нет необходимости оформлять командировочное удостоверение, которое ранее было обязательным, и служебное задание.

Разберемся с тем, как заполняются документы. Внешне они схожи. В верхней строчке документа указывается наименование организации. Номер документа указывается порядковый. Датируется он в день оформления и обязательно визируется руководителем.

В приказе обязательно указываются следующие данные:

  • фамилия, имя и отчество направляемого сотрудника;
  • место и время командировки;
  • ее цель;
  • источник финансирования (указывается наименование собственной организации или иное).

Так как приказ не описывает расходов, следует направить его в бухгалтерию для скорейших расчетов и предоставления авансового платежа.

Пример оформления указан ниже:

Сотрудника также могут вызвать для отправления командировки, если ему уже оформлен отпуск, но только с его согласия. При этом изначально оформляется приказ об отзыве из отпуска.

Как рассчитать суточные

За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные, включая выходные и праздники. В итоговом отчете он не должен отчитываться за эти средства. Размер суточных устанавливается в самой организации, что указывается в коллективном договоре.

Налогом на доходы физических лиц не облагаются суточные в размере:

  • 700 рублей в день, если командировка осуществляется по России;
  • 2500 рублей для заграничных поездок.

Если командировка приходится на выходные, расчет оплаты этих дней происходит следующим образом:

  • если работник проводит этот день на свое усмотрение, не привлекаясь к работе, то оплачивать его не следует;
  • если он провел выходной в дороге или на работе, то каждый такой день оплачивается минимум в двойном размере или в размере среднего заработка, но с возможностью взять отгул.

В период нахождения в служебной поездке работнику сохраняется его средняя заработная плата. Чтобы произвести расчет, требуется сначала определить количество фактически отработанных дней (учитываются исключительно рабочие дни).

Бухгалтеру будет удобно пользоваться Положением из Постановления Правительства № 922 от 2007 года (п. 5).

В расчет не включают дни:

Расчетный период — год. Если работник не отработал 12 месяцев, учитывают лишь отработанный период.

Теперь рассчитывается средний заработок за день, который включает все выплаты по оплате труда: эту сумму делят на количество отработанных дней. Полученное число следует умножить на количество дней командировки.

Если эта сумма меньше, чем та, которую получил бы работник, не выезжая с предприятия, ему можно доплатить, если это предусмотрено коллективным договором. На сумму доплаты уменьшается налоговая база.

Расчет командировочных не сложен, но потребует от бухгалтера внимательности и знаний законов и изменений в них.

Видео по теме:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит