Журнал учета трудовых книжек опечатать, журнал учета трудовых книжек опечатать

Содержание
  1. yurburo61.ru
  2. Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек
  3. Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?
  4. Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)
  5. Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек
  6. Чем опечатать журнал учета движения трудовых книжек
  7. Чем опечатать журнал учета движения трудовых книжек
  8. Как правильно пломбировать книгу учета трудовых книжек?
  9. Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?
  10. Как заполнить внутренние листы документа
  11. Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)
  12. Опечатывание журналов трудовых книжек
  13. Чем опечатать журнал учета движения трудовых книжек
  14. Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек
  15. Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?
  16. Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)
  17. Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек
  18. Чем опечатать журнал учета движения трудовых книжек
  19. Опечатывание журналов трудовых книжек
  20. Как правильно опечатать и где хранить трудовую книжку?
  21. Правила оформления журнала движения трудовых книжек
  22. Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)
  23. Нормы закона
  24. Все, что нужно знать о прошивке журнала
  25. Материалы для прошивки
  26. Порядок прошивания
  27. Оформления листа для закрепления ниток
  28. Пломбировка
  29. Лица, которые отвечают за журнал
  30. Вывод

yurburo61.ru

Скачать форму трудовой книжки При оформлении в соответствии с приложением № 24 приказа № 76 заранее пронумерованные листы прокалываются шилом насквозь по одной линии в трех местах со стороны переплета. Нитки протягиваются в образовавшиеся отверстия и завязываются на узел. Концы нитки подклеиваются к последнему листу книги учета при помощи стикера, на котором должно быть уведомление о том, что сшито, пронумеровано и заверено печатью столько-то (указывается общее число листов в подшивке) листов. Руководитель компании ставит свою подпись на сшивке. Принципиальным отличием требований к сшивке журнала учета трудовых книжек от правил сшивания большинства журналов учета в кадровом делопроизводстве является необходимость скрепления места прошивки журнала сургучной печатью или пломбой. Опломбирование журнала учета Пломба — это металлическая пластинка или небольшой кусочек иного пластичного состава.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Правил №225), однако он вправе распределить обязанности на других ответственных лиц (или уполномоченное лицо), посредством издания приказа в произвольной форме. Относительно ответственного лица – задачи, возложенные на него, прописываются в должностной инструкции или трудовом договоре с ним (согласно ст. 60 ТК РФ). Второй шаг – оформление с соответствующим примером При оформлении Книги учёта трудовых книжек важно знать, что её можно не только купить, но и оформить самостоятельно по соответствующей форме, утверждённой приложением №3 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 №69.


После того как прошнуровали, пронумеровали и опломбировали или скрепили сургучной печатью Журнал учёта трудовых книжек, можно приступать к внесению в него записей. Читайте также статью: → «Книга учета трудовых книжек». Пример 1.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

  • пронумерован;
  • прошит;
  • подписанным руководителем организации.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек» После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность. Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств.

Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

  • Основные требования
  • Пошаговая инструкция: как прошить журнал?
  • Как правильно оформить лист для закрепления ниток
  • Правила опломбировки и выбор пломбы
  • Что потребуется?
  • Установленные критерии законодательством
  • Критерии выбора
  • Пошаговая инструкция: как опломбировать журнал?
  • Заключение

Если вы опытный кадровик большого предприятия, то, скорее всего, досконально осведомлены с предъявляемыми к журналу требованиями, а также – с последствиями их невыполнения. Если же вы начинающий индивидуальный предприниматель – вам придётся ознакомиться со всеми тонкостями работы с книгой, во избежание штрафных санкций.

Чем опечатать журнал учета движения трудовых книжек

Да, вынуждены признать: несмотря на то что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них введена в оборот еще в 2011 г., до сих пор очень распространенной является проблема ее правильного оформления. И, поверьте, это настоящая «находка» для инспектора ГИТ. Случается, что для выполнения «плана» инспектор идет по пути наименьшего сопротивления и просит представить в первую очередь именно этот документ, а в нем все замечательно за маленьким исключением — отсутствует сургучная печать либо пломба-наклейка СКР®2+.
Дело сделано: инспектору — выявленное нарушение, а вам — штраф! Что делать, спросите вы, чтобы замечаний и штрафа избежать? Конечно же, выполнять все требования закона… Но сначала придется в них разобраться.

Опломбирование журналов учета позволяет избежать подмены листов книги или их фальсификации. Законодательных требований к пломбе, которой надлежит скреплять журнал учета, не определено. Вместе с тем существует межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004, устанавливающий ряд требований, которым должны отвечать пломбы:

  • возможность индивидуальной идентификации;
  • разовое действие;
  • защита от неразрешенного доступа;
  • индикация вскрытия.

Для целей пломбирования журналов учета могут подойти любые пломбировочные устройства, соответствующие требованиям ГОСТ 31282-2004.

Наибольшую популярность получили пломбы-наклейки с индикацией вскрытия и портативные пломбираторы для свинцовых или пластиковых пломб. В любом случае важно помнить, что для признания журнала учета опломбированным номер пломбы должен быть вписан в соответствующую графу журнала.
К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты. Скачать Правила опломбирования ГОСТ 31282-2004 Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения. Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам.
Оформление данного журнала происходит точно также, как и при шаге два, однако нумерация может происходить одним из двух способов:

  1. Нумерация с самого начала – преимущество в том, что нет необходимости считать общее количество страниц при опломбировании;
  2. Продолжение нумерации, которая велась в предыдущем Журнале учёта – преимущество в уникальности номера трудовой книжки каждого работника.

Нормативная база, которая помогает понять, как вести журнал учёта трудовых книжек приведена в таблице 1. Нормативный документ Важная информация Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Поможет найти форму книги учёта движения трудовых и вкладышей к ним Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

Чем опечатать журнал учета движения трудовых книжек

Whatsapp Viber icon

К таким документам можно отнести локальные нормативные акты, журналы регистрации (например, по охране труда), книги учета и т.д.

Первостепенно нужно обратиться к шестьдесят шестой статье Трудового кодекса Российской Федерации, где речь идет о трудовых книжках в целом, а также об их учете. Эти документы хранятся у работодателя до дня увольнения человека. Ответственный сотрудник должен вести соответствующий учет этой документации. Прием документа производится под роспись. Поэтому во всех организациях присутствует журнал учета трудовых книжек. Он имеет унифицированную форму и требует особого заполнения. Произвольных записей здесь присутствовать не может. Кроме того, существуют установленные правила заполнения книги учета.

Как правильно пломбировать книгу учета трудовых книжек?

В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т.п. Необходимость ее наличия в организации установлена п.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сохраняет и подтверждает сведения о работе (в ней фиксируются трудовые книжки, принятые от работников при приеме на работу, дата и номер приказа о приеме, наименование должности и структурного подразделения, дата выдачи трудовой книжки при увольнении) и хранится так же, как и документы по личному составу в течение 75 лет (ст. 695 в) Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). При сшивании журнала следует руководствоваться рекомендациями приказа Росархива от 23 декабря 2009 года № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Несмотря на то что порядок прошивки документов является рекомендательным, его выполнение позволяет оформить журналы оптимально с точки зрения кадрового делопроизводства.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

Скрепление сургучной печатью Главное назначение сургучной печати — подтвердить не то, что она проставлена конкретной организацией (или конкретным лицом), а то, что целостность документа (книги, журнала, письма и т.п.) не нарушена. К сведению.

В соответствии с номенклатурным производством, в контексте которого обозначен алгоритм производства документации, устанавливаются своего рода правила защиты информации, содержащейся в журнале.

В данную книгу учета заносятся данные связанные с движением трудовых книжек в организации: оформление, отправка или получение.
Данные книги учета наилучшим образом обеспечивают функцию охраны документов / бланков, сведения о которых вносятся в книги, защищают от фальсификации записей, подмены или потери листов.

Как заполнить внутренние листы документа

В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой: какими нормативно-правовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых документов, а также рассмотрим подробную инструкцию по прошивке и опломбированию документации.
Поскольку сургучные печати достаточно хрупкие и не выдерживают долговременного срока использования и хранения, а традиционная бумажная наклейка с заверительной надписью не может свидетельствовать об опломбировании, на практике для опломбирования книг учета широкое распространение получили контрольные индикаторные пломбы. Это пломбы-наклейки одноразового применения, которые обычно используются в конфиденциальном делопроизводстве и при вскрытии которых на пленке появляется надпись «вскрыто», фиксирующая факт несанкционированного доступа. Данные пломбы имеют уникальные номера, которые присваиваются промышленным способом в процессе их производства.
Пломба — это металлическая пластинка или небольшой кусочек иного пластичного состава. Опломбирование журналов учета позволяет избежать подмены листов книги или их фальсификации.
После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Ведь для некоторых документов это является обязательным требованием, невыполнение которого может привести к печальным последствиям.
Постановление № 225 от 16 апреля 2003 г. обязывает все предприятия вести учет трудовых книжек. Подобные действия необходимы для систематизации информации о движении этих документов.

Работодатель может пойти навстречу работнику и выдать документ. На практике выписку испрашивают судебные органы, разбирающие спорные вопросы с увольнениями. Среди сведений выписки указываются:

  • Реквизиты предприятия.
  • Данные, связанные с учетом трудовой книжки конкретного лица.

Несмотря на отсутствие четкого определения в законодательстве, под учетом движения трудовых книжек в организации (предприятии) на практике понимаются:

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Но не все компании имеют отдельного человека или службу, занимающуюся кадровыми вопросами. В маленьких организациях это может делать сам руководитель, бухгалтер или секретарь.

Их используют на стеклянных, деревянных, пластмассовых, металлических поверхностях, а также там, где по техническим причинам невозможно применение иных типов опечатывающих устройств.

Формы журналов учета установлены приложениями № 2 и № 3 к постановлению Минтруда «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 года № 69. Журналы можно как купить в специализированных или книжных магазинах, так и изготовить самостоятельно. При этом нужно учитывать требования п. 41 Правил, согласно которым журналы учета должны быть пронумерованы, прошиты, удостоверены подписью руководителя организации, а также опечатаны сургучом или пломбой.
В российском законодательстве ведение и учет такого типа документации описан бегло, тем не менее, существует ряд нормативно-правовых актов, которые регулируют данный вопрос.

Опечатывание журналов трудовых книжек

При оформлении в соответствии с приложением № 24 приказа № 76 заранее пронумерованные листы прокалываются шилом насквозь по одной линии в трех местах со стороны переплета. Нитки протягиваются в образовавшиеся отверстия и завязываются на узел. Концы нитки подклеиваются к последнему листу книги учета при помощи стикера, на котором должно быть уведомление о том, что сшито, пронумеровано и заверено печатью столько-то (указывается общее число листов в подшивке) листов. Руководитель компании ставит свою подпись на сшивке. Принципиальным отличием требований к сшивке журнала учета трудовых книжек от правил сшивания большинства журналов учета в кадровом делопроизводстве является необходимость скрепления места прошивки журнала сургучной печатью или пломбой.

При опломбировании книг учета пломба-наклейка должна быть наложена на место прошивки и концы нити, с помощью которой прошита книга, после снятия защитного слоя на пломбе становится виден ее уникальный номер (например, 98765498).

Информация, внесенная в журнал учета, предоставляет возможность контролировать движение книжек. По закону они выдаются назад человеку в день его увольнения. Об этом будет говорить дата и подпись получателя в журнале. Важно, чтобы она совпадала с днем увольнения. Где регистрировать трудовые книжки Главный инструмент контроля этих важнейших документов — книга учета движения трудовых книжек.

Данные вкладыша записываются в следующую строку журнала по порядку. Если человек пришел в организацию с уже имеющимся вкладышем, регистрируется только основной документ.
Статья 5.27 КоАП РФ Как сделать выписку из книги учета? Обоснованность права работника запрашивать выписку из книги учета является спорной. Согласно ст.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.Приходно-расходная книга, согласно п. 41 Правил, заводится для фиксации операций с бланками, книга движения — для регистрации операций с трудовыми книжками штатных сотрудников при их приеме, увольнении и в процессе трудовой деятельности в организации.

Сам учет регулируется Постановлением правительства РФ под номером 225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», а также в утвержденном Постановлении Министерства труда и социальной защиты РФ под номером шестьдесят девять от 10 октября 2013 года, где подана инструкция заполнения трудовых книжек.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

То есть в заверительной надписи должны отражаться те действия, которые выполнены для того, чтобы книга обеспечивала свою охранную функцию и функцию доказательства, причем в той последовательности действий, которая на практике выполняется с ней: сначала прошивка, потом нумерация листов, далее опломбирование, а последнее действие – оформление заверительной надписи с удостоверением печатью организации подписи руководителя.
Но обо всем по порядку. Для начала определимся, для каких документов это требование обязательно, а для каких желательно, но можно обойтись и без него.

Чем опечатать журнал учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сохраняет и подтверждает сведения о работе (в ней фиксируются трудовые книжки, принятые от работников при приеме на работу, дата и номер приказа о приеме, наименование должности и структурного подразделения, дата выдачи трудовой книжки при увольнении) и хранится так же, как и документы по личному составу в течение 75 лет (ст. 695 в) Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Любая компания, использующая труд наёмных работников обязана вести учёт трудовых книжек. Данный учёт ведётся в специальных книгах-журналах учёта по соответствующим правилам (они описаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (№225), пункт 41). Нарушение Правил влечёт за собой штрафные санкции в отношении организации.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

  1. Расплавить сургуч. Делается это в жестяной емкости на газовой/электрической плите или спиртовке.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Если воспользуетесь лаком, срежьте его сразу же после завершения прошивки. После того как всё подготовлено надлежащим образом, можно прошивать журнал. Делается это слева, на полях журнала, следующим образом:

    Шилом пробиваются 3 отверстия на одинаковом друг от друга расстоянии, начиная от середины листа.

Стандарта в расстоянии между швами не предусмотрено, наиболее удобно будет отступить по 5-7 сантиметров в стороны от центрального отверстия.

  • Нить должна быть введена со стороны задней части обложки и вытягиваться наперёд через 2 крайних отверстия.
  • Аккуратно вытянув концы нити наперёд, выровняйте и соедините их.
  • Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

    Надо изготовить специальную металлическую (латунную) печать для сургуча. Согласитесь, все это достаточно трудоемко. Неудобство 3. Нельзя не отметить и то, что сургучная печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно; более того, сургуч легко повредить, и в итоге со временем печать рассыпается.

    По мнению большинства кадровиков, и с этим нельзя не согласиться, вполне бы хватило просто поставить оттиск печати, но что поделать — с постановлением Правительства РФ не поспоришь! И все же решение проблемы есть. В Правилах написано, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть «скреплена сургучной печатью или опломбирована». Что же такое «пломба»? Согласно словарю С.И. Ожегова пломба — это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения.

    ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ Правила предусматривают обязанность работодателя по ведению и устанавливают требования к оформлению еще одной учетной формы — приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (пп. 40 и 41 Правил). Эта книга тоже должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована. А вот вести ее обязана бухгалтерия, а не кадры! Откровенно говоря, мы вполне понимаем таких «нарушителей»: данное требование Правил не очень оправданно, особенно если вести речь о проставлении сургучной печати.

    Неудобство 1. Надо сначала раздобыть сургуч. Это, в общем-то, не проблема, его можно приобрести в магазинах, продающих канцелярские товары, или на почте попросить. Сложнее определить, каким образом и где растопить этот сургуч, при этом умудриться не обжечься самому и не устроить пожар. Неудобство 2.

    Чем опечатать журнал учета движения трудовых книжек

    Опечатывание избирательных бюллетений Выборы Президента России должны состояться 18 марта 2018 года. В соответствии с Конституцией Российской Федерации, глава государства будет избран на шестилетний срок путём равного и прямого всеобщего тайного голосования[2][3][4]. Предложение нацелено на эффективный контроль сохранности избирательной документации (бюллетений).

    Номерные пломбы-наклейки СКР2® Морозостойкие Новая уникальная разработка материала пломб-наклеек СКР2® морзостойкого исполненения. Температура наклеивания до — 20 °С. Назначение: для уличного опечатывания объектов контроля доступа, которые невозможно опечатать стандартными опечатывающими устройствами в зимних условиях. При вскрытии контрольная надпись проявляется на материале наклейки и частично переносится на опечатанную поверхность.

    В журнале указывается информация о дате поступления трудовой в организацию и любые изменения, внесенные в трудовой документ. Но эти данные не могут быть доступны посторонним лицам, которые могут умышленно внести незаконные правки или полностью удалить информацию. Поэтому приняты общие правила оформления книги – она должна быть прошита или опломбирована с соблюдением законных требований («Правила ведения и хранения ТК», принятые Правительством в 2003 году № 225, пункты с 40 по 45).
    Книга для учета трудовых книжек – это отдельный журнал, в который не должна вноситься информация, не имеющая отношения к трудовой. Нужно купить соответствующую форму в канцелярском магазине. Особое внимание уделите обложке будущего журнала. Чем она плотнее, тем дольше сохранится внешний вид.
    Правила прошивки Нужно сделать выбор ниток, которыми будет прошнурована книга. Это важный момент.
    Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:

    1. Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала.
    2. Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.

    Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.
    При использовании сургучной печати нужно растопить сургуч, налить его в определённое место на внутренней стороне обложки, захватив одновременно шнуровку, часть листа и часть обложки. Пока сургуч не успел остыть, на него нужно поставить специальный оттиск.
    Руководитель организации ООО «Олимп» (организация новая) назначил приказом кадровика Надежду Григорьевну ответственной за организацию хранения, учёта и выдачи трудовых книжек. Надежда Григорьевна в первую очередь приобрела Журнал учёта трудовых книжек в готовом виде, где уже были пронумерованы все страницы, их оставалось только прошнуровать. Она пошила все листы шпагатом (также можно использовать любую прочную нить).
    Концы шпагата были выведены на заднюю сторону обложки и заклеены прямоугольной полоской бумаги, на которой было написано: «Прошнуровано и пронумеровано 45 (сорок пять) листов». Затем руководитель поставил свою подпись и печать на месте, где были указаны его должность, инициалы, место для печати и текущая дата, (согласно ГОСТу № 6.30-2003). В самом конце оформления Журнала Надежда опломбировала индикаторной пломбой выступающие концы шпагата.

    Опечатывание журналов трудовых книжек

    Трудовые книжки сотрудников — важная документация, которая не терпит легкомысленного отношения и должна храниться под защитой. Работодатель обязан соблюдать некоторые правила ведения документов своих сотрудников и отвечает перед законом за сохранность и грамотное заполнение документа о трудовом стаже и занимаемых должностях каждого работника.

    Для опечатывания журналов учета отлично подходят пломбы-наклейки.

    Как правильно опечатать и где хранить трудовую книжку?

    Вопрос, как опечатать трудовую книжку, актуален для сотрудников отделов кадров большинства предприятий и компаний в России. Но поскольку законодательных требований на этот счет нет, в кадровых подразделениях не принято опломбировывать отдельные документы. Как правило, опечатывают при необходимости сейф, где хранятся трудовые книжки. Можно защитить пломбами сам сейф и особый журнал учета официальных персональных документов с записями о трудоустройстве.

    Правила оформления журнала движения трудовых книжек

    • Постраничная нумерация.
    • Сквозное шнурование.
    • Наличие заверяющей подписи руководителя предприятия (компании).
    • Сургучная печать или пломба.

    В пункте 41-ом официальных Правил хранения и ведения трудовых книжек описано, как опечатать журнал учета.

    1. СУРГУЧ. Следует прошить прочной нитью все пронумерованные листы книги и вывести свободные концы нити за последнюю страницу (снизу). Затем связать нить узлом и закрепить его сургучной печатью.

    Нанесение печати из сургуча позволено законом, но неудобно практически. Печать должна расположиться у самого корешка, скрепляя концы прошивочной нити. Листы журнала от наличия постороннего выпуклого предмета коробятся и заполнение книги становится затруднительным.

    Кроме того, со временем такая печать может раскрошиться и придется доказывать проверяющим органам, что сургуч случайно или от старости рассыпался, а не был взломан.

    1. ПЛОМБА. Использование современных индикаторных пломб-наклеек решает проблемы и избавляет от дополнительных процедур. Одноразовая наклейка с серийным номером и нескольким слоями защиты не требует растапливания, как сургуч, применения специальной латунной печати для оставления оттиска, обновления случайно расколовшегося слепка.

    Полимерная пломба в виде плоской наклейки не покоробит стопку страниц, а значит, заполнение книги будет проходить без дискомфорта.

    Для опечатывания учетной книги подходят также свинцовые пломбы. Они гораздо меньше сургучных по размерам и требуют из дополнительных инструментов только пломбиратор.

    Выбирать, как удобней опечатать специальный журнал учета движения трудовых книжек, вправе руководство компании. Пломбирование обойдется дешевле сургучных печатей.

    Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

    Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.

    Нормы закона

    Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение. Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

    Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

    Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

    1. Книга должна иметь формат А-4.
    2. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
    3. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
    4. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

    Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

    • Журнал должен быть подписан лично руководителем.
    • Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
    • Книга должна быть прошита и опломбирована.

    Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

    Все, что нужно знать о прошивке журнала

    Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

    Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

    При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

    Материалы для прошивки

    Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:

    1. Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
    2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
    3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
    4. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

    Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса этот участок нитки обязательно срезать.

    Порядок прошивания

    Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму:

    • Прошивают слева на полях журнала.
    • Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
    • Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
    • Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
    • Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
    • Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.

    После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.

    Оформления листа для закрепления ниток

    Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ – приклеить нити к журналу. Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения:

    1. Крепко затянуть нити.
    2. Завернуть на край обложки.
    3. Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.

    Оформление бланка для приклеивания:

    • Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см.
    • Написать фразу «журнал прошит», обязательно указать дату с использованием арабских цифр.
    • Получить подпись руководителя на нем.
    • Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать.
    • Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.

    Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.

    Пломбировка

    Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента – перекрыть возможность вмешательства в записи.

    Типы пломб

    Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

    Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

    Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

    • Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
    • Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
    • Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

    Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

    Реквизиты пломбы

    Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

    1. Идентификационный номер.
    2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
    3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

    Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях. Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты. Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

    Порядок пломбировки

    Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб:

    • Сургуч и оттиск.
    • Номерная пломба пленочного типа.
    • Другая удобная пломба.

    Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

    1. Растопить сургуч.
    2. Вылить его на место постановки пломбы.
    3. Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
    4. Дать остыть.

    Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

    Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити. Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

    Лица, которые отвечают за журнал

    За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров. Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер. Для наделения конкретного сотрудника полномочиям по работе с журналом выдается приказ. Если происходит рокировка и за книгу учета будет отвечать другой человек, то обязательно издается новый приказ и проводится передача документов. Подтверждением того, что все прошло законно, будет акт приема-передачи. В нем обязательно указывается:

    1. Данные о руководителе.
    2. Реквизиты компании.
    3. Точное количество и состав передаваемых документов.

    Вывод

    Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит