Как заполнить вкладыш в трудовую книжку, правила заполнения вкладыша трудовую книжку образец

Содержание
  1. Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
  2. Вкладыш
  3. Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения
  4. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2019. Титульный лист
  5. Выдан вкладыш в трудовую книжку запись, образец, инструкция по вшиванию
  6. Запись о вкладыше в трудовую книжку: образец заполнения
  7. Образец, как заполняется вкладыш в трудовую книжку и делается запись о его наличии
  8. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша
  9. Форма документа
  10. Приобретение вкладыша
  11. Правила вшивания
  12. Ошибки при вшивании
  13. Алгоритм заполнения
  14. Нюансы заполнения
  15. Как исправить ошибку?
  16. Чего делать нельзя?
  17. Действует ли бланк без трудовой книжки?
  18. Как вшить и оформить вкладыш в трудовую книжку – образец заполнения и правила заполнения
  19. Условия выдачи вкладыша
  20. Оформление вкладыша
  21. Инструкция по вшиванию вкладыша
  22. Типичные ошибки
  23. Какие существуют правила заполнения вкладыша в трудовую книжку?
  24. Вкладыш в трудовую книжку и его заполнение
  25. Исправление допущенных ошибок при заполнении вкладыша
  26. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку образец
  27. Правила оформления вкладыша в трудовую книжку
  28. Вкладыш в трудовую книжку (ТК): заполняем правильно
  29. Как заполнить и вшить вкладыш в трудовую книжку
  30. Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку
  31. Заполняем вкладыш к трудовой книжке
  32. Оформление вкладыша к трудовой книжке
  33. Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку
  34. Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)
  35. Как оформить вкладыш в трудовую книжку
  36. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку образец

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о трудовой занятности человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о трудовом пути ее владельца. Иногда этого объема становится недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятности используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнять вкладыш к трудовой книжке, можно узнать в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Вкладыш

По сути он является продолжением трудовой книжки, поэтому как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году можно использовать основные страницы. Бланк вкладыша имеет свои отдельные серию и номер и является документом строгой отчетности, но не может быть действительным без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то можно использовать еще один. Приобрести, учесть и заполнить вкладыш должен работодатель, у которого в реальном времени хранится трудовая книжка работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о вкладышах заносятся в специальный журнал учета, хранящийся в отделе кадров, с записью уникального номера и серии бланка.

Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения

Достаточно посмотреть на титульный лист основного документа, чтобы понять, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку. Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать дублирующую актуальную информацию. Заполнять титульный лист следует аккуратно.

Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета. Кстати, поэтому запись о наличии вкладыша, его серию и номер в трудовую книжку рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись о вкладыше была все-таки сделана заранее, то в нее необходимо внести соответствующие поправки.

В дальнейшем исправления на листах вкладыша вносятся по тем же правилам, что и в основном документе. Основной образец, как заполнять вкладыш в трудовую книжку, — это сама трудовая книжка. Обязательно ставится дата заполнения титульного листа, которая соответствует началу использования вкладыша, и печать организации-работодателя. Записи на листах вкладыша должны продолжать общую текущую нумерацию, а не начинаться с номера 1. С того момента как трудовая книжка дополняется вкладышем, записи можно делать только на его листах. Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна. Возможность получения новой или другой трудовой книжки взамен закончившейся законодательством не предусмотрена. Для продолжения ведения записей должен использоваться исключительно соответствующий нормам бланк вкладыша. Также не разрешается подшивать или приклеивать в трудовую книжку отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк-вкладыш, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкий вкладыш, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его на слово «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника не было, то в бланке трудовой книжки должно остаться десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе должны быть продолжены на соответствующих листах вкладыша. Надо напомнить, что выжимка из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей содержится на двух последних листах трудовой книжки.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2019. Титульный лист

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит трудовая книжка. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Трудовая книжка и, соответственно, вкладыш должны содержать информацию о месте учебы сотрудника либо указываться полученное образование. Поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность. Должность вписывается в графы листов «сведения о работе». Как обычно, на этих страницах вкладыша фиксируются порядковый номер записи (во вкладыше нумерация продолжается, а не начинается заново), дата, а также приказ (с номером и датой), отражающий прием сотрудника на работу.

Выдан вкладыш в трудовую книжку запись, образец, инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной трудовой книжки недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой трудовой книжки. Для расположения вкладыша специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

Трудовая книжка может быть дополнена любым количеством вкладышей, столько, сколько нужно для внесения необходимых актуальных сведений. Для титула каждого как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2019 или любого другого года служит титульный лист основной ТК. Важное замечание: все вкладыши вшиваются в том виде, в каком были выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Запись о вкладыше в трудовую книжку: образец заполнения

Трудовая книжка должна также иметь объявление о наличии вкладыша. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись должна быть понятной, а информация с оттиска читаемой.

Образец, как заполняется вкладыш в трудовую книжку и делается запись о его наличии

После подробного рассмотрения правил о том, как трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, стоит свести вышеперечисленное к списку, что нужно запомнить.

  1. Отрывать обложку вкладыша.
  2. Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа вкладыша.
  3. Вклеивать новый бланк трудовой книжки в закончившуюся старую книжку.
  4. Актуальная трудовая книжка не может быть дополнена отдельными чистыми листами.
  5. Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно должна быть вместе с вкладышем. Без нее сам по себе вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе можно будет узнавать о работе и трудовых навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладыша не начинается заново, а продолжает уже начатую в основной трудовой книжке, которую следует принять за образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку 2019 года. Разрешено делать переносы для записей со страниц основной трудовой книжки на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается. Документ непременно надо зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек, указав его серии и номера.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать вкладыш. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.

Форма документа

Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую. Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж.

Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке. Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях – 8 разворотов.

Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).

Приобретение вкладыша

Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:

  • принимать чистый вкладыш от сотрудника;
  • требовать принести вкладыш самостоятельно.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую – это отчетный документ. Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.

Лицо, которое осуществляет закупку вкладышей, должно иметь специальную доверенность. Далее, после приобретения, вкладыши хранятся в бухгалтерии. Бухгалтер должен внести в приходно-расходную книгу все номера приобретенных бланков и передать их под расписку в кадровый отдел.

Работодатель должен всегда иметь в наличии необходимое количество документов строгой отчётности. Выдача вкладыша в трудовую книжку может осуществляться только в соответствии с правилами, установленными правительством РФ.

Плата за бланк вкладыша взимается работодателем в следующих случаях:

  • при оформлении его впервые (то есть в трудовой закончились страницы нужного раздела);
  • при выдаче дубликата трудовой книжки.

Вкладыш может быть выдан и бесплатно, если данный пункт предусматривают локальные нормативные акты. Также законом предусмотрено ещё несколько случаев, когда бланк вкладыша выдается бесплатно:

  • при выдаче дубликата, если основной документ был утерян по вине работодателя;
  • при повторном заполнении бланка вкладыша, испорченного по вине кадрового работника (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Если к тому времени, когда будет вноситься запись во вкладыш в трудовую книжку, цена его увеличилась, то работодатель не может брать с сотрудника денежную компенсацию, превышающую закупочную цену именно этого бланка. В противном случае это будет являться законодательным нарушением. Стоимость вкладыша сегодня составляет примерно 180 рублей.

Правила вшивания

Работник отдела кадров должен самостоятельно позаботиться о том, чтобы вшить вкладыш в трудовую книжку, ведь он является непосредственным продолжением основного трудового документа. Вшивание вкладыша состоит из нескольких шагов:

  1. Кадровик делает отметку на титульном листе трудовой о выдачи вкладыша. Возле отметки прописываются серия, номер вкладыша, которые должны совпадать с теми, которые указаны на самом бланке.
  2. Заполняется первый лист в соответствии с предоставленными сотрудником документами. Дата заполнения может совпадать с датой приема сотрудника на работу.
  3. Вшивание вкладыша в трудовую. Это должно быть сделано своевременно, чтобы избежать наложения штрафных санкций.

Зафиксированных правил, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, нет. Но на практике опытных кадровых работников доказано, что оптимальным вариантом вшивания вкладыша является следующий алгоритм:

  • необходимо развернуть трудовую между последней страницей и обложкой;
  • открыть бланк вкладыша посередине;
  • сделать шилом два отверстия – в трудовой и во вкладыше;
  • с помощью иглы и белых ниток пришить вкладыш к книжке (концы ниток должны остаться внутри вкладыша).

Ошибки при вшивании

Даже несмотря на то, что вшить вкладыш вроде бы не составляет особого труда, неопытные кадровики все-таки умудряются сделать ошибки.

К основным ошибкам можно отнести:

  1. Вшивание бланка до его заполнения. Это может привести к тому, что сведения на титульных листах двух документов будут различаться. Следствием этого будет являться открепление бланка и исправление данных. При этом на испорченный вкладыш составляется специальный акт по факту его уничтожения.
  2. Отрывание обложки от вкладыша. Это является не просто ошибкой, а грубым нарушением. Бланк является утвержденным в законодательстве документом, и любое его видоизменение, помимо штрафов для работодателя, влечет за собой отказ в оформлении пенсии для сотрудника, который предоставит такую трудовую с испорченным вкладышем.

За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника. Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно.

Алгоритм заполнения

Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений. Алгоритм заполнения заключается в следующем:

  1. Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
  2. Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
  3. Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
  4. На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
  5. Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку далее? Когда все данные внесены, вкладыш вшивается в трудовую, и на первом листе проставляется штамп «Выдан вкладыш».

Нюансы заполнения

Заполнение вкладыша требует соблюдения ряда принципов:

  • бланк вкладыша ведется так же, как и сама трудовая книжка;
  • без трудовой вкладыш не действителен;
  • нумерация в бланке продолжает ту, что начата в трудовой;
  • если отметка в трудовой книжке оборвалась, то ее продолжают на первой странице вкладыша;
  • при смене фамилии исправления делают и в трудовой, и на новом бланке;
  • если на вкладыше не стоит печать организации, в которой он заведен, а гражданин уже сменил место работы, ему необходимо обратиться к бывшему работодателю за её проставлением.

Как исправить ошибку?

Кадровый работник может по невнимательности сделать ошибку при заполнении титульного листа бланка. В данном случае его нужно будет списать, составив при этом специальный акт.

При совершении ошибки в написании серии или номера вкладыша в трудовой книжке, необходимо сделать пометку о внесении ошибочной записи и внести данные снова.

Если ошибка была совершена при заполнении полей о месте работы, то исправления вносятся аналогично трудовой. Запись не зачеркивается и не исправляется. Под ней делается пометка о недействительности записи, ставится порядковый номер и вносится новая запись.

В любом случае это не означает, что в документах можно делать ошибки. Чтобы лишний раз подстраховаться, можно держать перед собой образцы записей в трудовую книжку.

Чего делать нельзя?

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку и как вести записи, понятно. Рассмотрим, что категорически запрещено делать при ведении бланка вкладыша:

  1. Использовать новую трудовую вместо оформления бланка вкладыша.
  2. Подшивать или приклеивать в трудовую вместо вкладыша чистые листы.
  3. Делать исправления в разделе «Сведения о награждениях», то есть менять последнее слово на слово «о работе».

За действия любого характера, которые не прописаны в Правилах ведения трудовых книжек и вкладышей, работодатель может быть оштрафован.

Действует ли бланк без трудовой книжки?

Трудовой кодекс четко регламентирует использование трудовых книжек и вкладышей к ним. И если первые являются действительными сами по себе, то как обстоят дела с вкладышами? Можно ли их предъявлять отдельно от трудовых?

Согласно основным Правилам и инструкциям по ведению и заполнению данных документов, отдельно вкладыш недействителен, и уж тем более использование его без трудовой книжки невозможно.

Учитывая ТК РФ, работодатель или специалист по кадрам не имеют право совершать действия следующего характера, если гражданин предъявляет только вкладыш:

  • оформлять данного гражданина на работу;
  • увольнять гражданина с данного места работы;
  • делать какие-либо записи в таком бланке вкладыша;
  • совершать другие действия с бланком.

Документ имеет вес и может быть принят во внимание только тогда, когда он вшит в трудовую книжку по всем установленным правилам, а на титульном листе есть запись, говорящая о регистрации данного документа.

Как вшить и оформить вкладыш в трудовую книжку – образец заполнения и правила заполнения

Вкладыш в трудовую книжку, как и сама она, является документом, который подтверждает трудовую деятельность работника и его стаж. Его оформление и ведение подчиняется строгим требованиям нормативных документов. Рассмотрим основные правила выдачи, ведения и оформления вкладыша, типичные ошибки, которые допускают работодатели.

Условия выдачи вкладыша

Если закончилось свободное место в трудовой книжке, и она подошла к концу, возникает закономерный вопрос – нужно ли продолжать записи и как это делать. Ответ на него предоставляет п. 38 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее также Постановление Правительства).

При заполнении всего свободного пространства в любом из разделов основного документа работника осуществляется выдача вкладыша в трудовую книжку. Он выдается при невозможности внести запись о деятельности или награждениях работника по причине отсутствия свободного места. При этом важно иметь в виду, что он – лишь дополнение книжки и сам по себе не является документом.

Оформление вкладышей в трудовую книжку (их выдача) осуществляется работодателем в силу обязанности иметь в своем распоряжении достаточное количество бланков данного документа, предусмотренной п. 44 Постановления Правительства. О выдаче делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге и книге учета движения книжек и вкладышей. Формы утверждены Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Приложение № 1 и № 2).

Оформление вкладыша

Оформление и заполнение вкладыша производится по общему правилу, установленному п. 38 Постановления Правительства № 225.

Форма рассматриваемого бланка устанавливается Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» и должна строго ему соответствовать.

Бланк документа печатается на предприятиях Гознака и имеет утвержденные степени защиты на момент их выпуска. Он содержит серию документа и его номер в целях возможности его индивидуализации и выявления подделок.

О необходимых записях во вкладыше в трудовую книжку также скажет его утвержденный образец. В нем должны быть указаны сведения о владельце:

  • ФИО полностью (все в отдельных соответствующих графах);
  • число, месяц и год рождения;
  • полученное образование и специальность;
  • день, месяц и год заполнения;
  • подписи владельца и ответственного должностного лица (от имени работодателя).

На первой странице предусмотрено место для проставления печати работодателя. Однако индивидуальные предприниматели печать иметь не обязаны, а несколько лет нет такой обязанности и у хозяйственных обществ (если иное прямо не установлено законом). В таком случае, как разъяснило Министерство труда в своем Приказе от 31.10.2016 № 589н, проставление печати не обязательно.

Далее в документе имеется два раздела, в один из которых заносятся сведения о деятельности, в другой – наградная информация на работника.

Ведение документа осуществляется на основании двух основных документов:

  1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225;
  2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Остановимся на особенностях нумерации страниц вкладыша и записей в нем, а также проставлении соответствующего штампа о его оформлении.

Нумерация

Поскольку вкладыш – приложение к трудовой книжке и ее продолжение, возникает вопрос о нумерации его страниц и соответствующих записей в нем. Нумерация его страниц осуществляется на стадии выпуска его на предприятии Гознака, потому не представляет сложности для работодателя. Нумерацию записей необходимо продолжать, а не начинать сначала, а значит и записи должны иметь сквозной (продолжающийся) порядок.

Трудовая и вкладыш в нее могут содержать запись под одинаковым номером. Такая ситуация может складываться лишь в одном случае: когда полностью запись не уместилась и продолжается в приложении. Например, в книжке может быть указано наименование организации, куда принимается работник, а далее (во вкладыше) занимаемая им должность.

Проставление штампа

Факт оформления вкладыша на основании п. 39 Постановления Правительства № 225 должен быть зафиксирован в трудовой книжке. Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).

Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.

Целесообразно полностью оформить вкладыш надлежащим образом, проверить его, убедиться в правильности заполнения и внесенных данных. Лишь после этого следует ставить соответствующий штамп на книжке.

Инструкция по вшиванию вкладыша

После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Относительно данной процедуры законом также не установлено никаких правил, в связи с чем кадровые службы руководствуются практикой трудовых отношений и вопросами целесообразности.

Отсутствие правового указания на то, куда вшивать вкладыш, позволяет выполнять эту процедуру по усмотрению ответственного должностного лица, руководствуясь удобством исполнения. Это может быть начало или конец документа, его середина (с технической точки зрения представляется наиболее удобным).

Неурегулированным с правовой точки зрения остается и вопрос, как следует вшить вкладыш, каким способом и с применением какой техники. Обычно его подшивают обычными нитками вручную, без применения каких-либо специальных технических средств. Независимо от количества вкладышей каждый из них должен быть последовательно (один за другим) подшит к основной книжке.

Типичные ошибки

Работодатели, уполномоченные по кадрам подразделения и должностные лица порой допускают типичные ошибки, такие как:

  • оформление новой книжки при окончании места в предыдущей вместо вшивания вкладыша в действующий документ;
  • использование свободного пространства трудовой книжки в иных разделах (как правило, внесение записей о трудовой деятельности лица в раздел о его награждениях);
  • отсутствие штампа в книжке, фиксирующего факт оформления и выдачи вкладыша.

Не допустить данные ошибки позволят действующие правила и инструкция по оформлению и ведению этих трудовых документов, а также образец заполнения вкладышей.

Сложнее обстоят дела с частными случаями, когда решение вопроса неочевидно и прямо не проистекает из правовых норм. Так, например, распространен на практике вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку в части раздела об образовании его владельца.

В ходе трудовой деятельности физического лица он может неоднократно получать образование и приобретать специальности. Сведения о вновь приобретенном образовании заносятся в трудовую. Есть ли необходимость вносить всех их во вновь заводимый вкладыш? Занесению во вкладыш подлежат все записи. Основание такой позиции – указание закона на необходимость ведения вкладыша по правилам ведения самой книжки.

Еще одна типичная ошибка – попытка занести во вкладыш сведения об уровне образования в соответствии с действующими стандартами. Сейчас отсутствует такое понятие, как начальное профессиональное образование. С точки зрения правоприменителя, во вкладыш необходимо вносить сведения в том виде, в каком они указаны в дипломе, аттестате или свидетельстве об образовании.

Вкладыш – лишь приложение к трудовой книжке, ее дополнение, и недействителен отдельно от нее. Он оформляется и заполняется в соответствии с правилами ведения самой книжки с учетом особенностей, установленных именно в отношении вкладыша. Избежать ошибок в его заполнении позволит четкое следование требованиям Правил ведения и соответствующей Инструкции.

Какие существуют правила заполнения вкладыша в трудовую книжку?

Ответственность за заполнение вкладыша трудовой книжки обычно возлагается работодателем на работника кадровой службы. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку ничем не отличаются от правил заполнения самой книжки, однако в каждом вопросе есть небольшие нюансы, которые мы и рассмотрим далее.

Вкладыш в трудовую книжку и его заполнение

Данный вкладыш — это отдельный документ. Однако он не является фактически действительным без предоставления трудовой книжки, на которой должны быть проставлены реквизиты этого вкладыша. Оформление вкладыша производится лишь в том случае, когда в трудовой книжке в любом из разделов закончилось место для записи. Количество вкладышей в трудовую не ограничивается никакими нормативными документами, их следует заводить по мере необходимости.

Полученный специалистом по кадрам бланк вкладыша следует зарегистрировать во всех необходимых учетных документах и вшить крепкими нитками в трудовую книжку соответствующего работника. Далее необходимо проставить в этой трудовой книжке на титульном листе специальный штамп, где есть обозначение «Выдан вкладыш», и указать в нем серию и номер вшитого вкладыша.

Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки?

  1. Первая страница вкладыша содержит те же сведения, которые заполнялись на титульном листе трудовой книжки работника. Однако надо быть особо внимательным при заполнении этой страницы вкладыша и не стоит переписывать все данные из трудовой книжки, поскольку у сотрудника за период его трудовой деятельности в данной организации могли измениться профессия (специальность) и уровень его образования, да и фамилия —> тоже. Специалист по кадрам должен вносить все записи только на основании подтверждающих документов, действительных в данный период времени, которые ему обязан предоставить этот сотрудник.
  2. Датой заполнения вкладыша обычно считается та дата, с которой началась первая запись в этом вкладыше.
  3. Заполнявший первую страницу вкладыша специалист по кадрам в конце нее должен поставить свою подпись.
  4. Заверяется вкладыш печатью работодателя.
  5. Личная подпись работника на первой странице вкладыша в его трудовую книжку также необходима.
  6. Записи во вкладыше являются продолжением записей в трудовой книжке, поэтому их нумерация также должна быть продолжена.
  7. Все сведения о работе данного сотрудника и его награждениях следует вносить во вкладыш так же, как и в трудовую книжку.

Исправление допущенных ошибок при заполнении вкладыша

При заполнении вкладыша к трудовой книжке могут быть допущены ошибки. Специалист по кадрам должен знать правильный выход из этой ситуации.

Рекомендуемая последовательность

Будет правильно, если работник кадровой службы произведет заполнение бланка вкладыша до того, как вошьет его и проставит в трудовую книжку соответствующий штамп о выдаче этого вкладыша с указанием его реквизитов.

Поскольку ошибочно внесенные записи при заполнении нового бланка вкладыша исправлению не подлежат, то ответственному лицу необходимо будет заменить его на такой же чистый бланк. Оплата стоимости такого испорченного бланка входит в обязанность работодателя.

Об испорченном бланке вкладыша следует составить акт, а сам бланк подлежит уничтожению. В таком случае специалист по кадрам должен будет удалять этот бланк вкладыша из трудовой книжки, делать запись о недействительности проставленного штампа в трудовой книжке работника и проставлять новый штамп с реквизитами нового вкладыша. При этом надо учесть, что для таких исправлений на титульном листе трудовой книжки не предусмотрено дополнительного места. А если испорченный бланк уже был зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то придется и в эту книгу вносить соответствующие исправления.

Поэтому ответственным за ведение трудовых и вкладышей в них следует запомнить, что вначале производится заполнение вкладыша, и только потом его можно вшивать, регистрировать и проставлять в трудовую книжку работника штамп о его выдаче.

Если запись или ее часть попала в другой раздел

Нередко по невнимательности допускается еще одна ошибка. Когда закончились свободные строчки в разделе трудовой книжки «>Сведения о работе»> работники кадровых служб, перелистывая страницу, продолжают начатую запись уже на странице «>Сведения о награждениях»>, при этом не замечая, что нужный им раздел уже закончен. Каким образом в таком случае нужно внести исправление и как правильно сделать запись в вкладыш в трудовую книжку?

В п.30 Правил №225 о ведении трудовой книжки прописано, что не допускается исправлять ошибочную запись методом ее зачеркивания. Ее возможно будет изменить только путем внесения в трудовую книжку записи о ее недействительности с последующим внесением правильной записи.

Если запись о работе частично попала в раздел «>Сведения о награждениях»>, то сперва нужно будет пронумеровать эту ее часть, вписать полное и сокращенное название организации, которая вносит изменения, а затем проставить следующий порядковый номер и признать ошибочную запись недействительной.

Рассмотрим вариант, когда часть записи об увольнении работника попала на страницу «>Сведения о награждениях»>, и специалист по кадрам заметил это до того, как заверил ее своей подписью и поставил печать. В этом случае ошибочную запись можно не дописывать, а сразу начинать ее исправление. Например:

1 кодекса Российской Федерации Закрытое акционерное общество «>Лининвест»> 2 17 01 2014 Запись за номером 1 недействительна Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина Печать

Теперь во вкладыше в нужном разделе можно сделать правильную запись, которая будет продолжать ранее сделанные записи в трудовой книжке.

В нашем случае следует внести недописанную часть записи об увольнении в графу №3 раздела вкладыша «>Сведения о работе»>, а затем заверить ее подписью специалиста по кадрам и печатью организации. Например:

кодекса Российской Федерации Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина Печать

Изменение фамилии

Допустим, что у работника поменялась фамилия, например, сотрудница вышла замуж, либо расторгла брак. На основании ее заявления и предоставленных ею подтверждающих документов необходимо издать соответствующий приказ. Затем специалист по кадрам должен внести изменения не только в трудовую книжку работника, но и во вшитый и оформленный вкладыш. Для этого на титульном листе обоих документов следует аккуратно зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом с ней вписать новую фамилию работника.

Затем на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на предоставленный работником документ, подтверждающий факт изменения его фамилии, заверить подписью специалиста по кадрам и поставить печать организации.

Фамилия изменена на фамилию «>Кузнецова»> на основании свидетельства о браке серия _____ № ______ от «>___»> _____ 20___г. и паспорта серия _____ № ______ выданного ________________________________________»>___»> _____ 20___г.Инспектор по кадрам Подпись Н.К. ГалкинаПечать

Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку образец

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Иногда случается так, что тот, кто заполняет документы, допускает ошибку, когда заводит вкладыш к трудовой книжке. В такой ситуации нельзя делать исправления. Испорченный вкладыш необходимо утилизировать по соответствующему акту. Чтобы подтвердить проведение утилизации испорченного вкладыша нужно вырезать номер вкладыша (он уникален) и вклеить в журнале учета.

  • Вкладыш ведется таким же образом, как и сама трудовая книжка.
  • Это дополнение не имеет никакой юридической силы без трудовой книжки.
  • Когда у работника предприятия во время трудовой деятельности изменилась фамилия, то это должно быть отражено и в трудовой книжке, и во вкладыше к ней.
  • Если на странице больше нет места, а запись в книжке еще не закончилась, то тогда запись просто переносится во вкладыш с того самого места, где ее пришлось оборвать.
  • Если тот работодатель, который заводил ваш вкладыш, не поставил в нем свою печать, а вы уже трудитесь на другой работе, то нужно обратиться к этому нанимателю за проставлением этой печати во вкладыше (то есть ее должен поставить ваш предыдущий работодатель, а не настоящий).

Вкладыш в трудовую книжку (ТК): заполняем правильно

Если работник закончил вуз, что не отражалось на титульном листе трудовой, во вкладыше в строке «образование» вы пишете «высшее». Если изменилась специальность, по которой работает гражданин, то вы имеете право указать ту специальность, по которой принимаете его на работу, при предоставлении необходимых документов.

  1. Если очередная запись во вкладыше была внесена ошибочно, с помарками или описками, исправлять её зачёркиванием или стиранием – недопустимо.
  2. Оставьте её в том же виде, с допущенной и не исправленной ошибкой.
  3. Под следующим порядковым номером внесите запись: « запись за номером (указать) считать недействительной».
  4. Следом за этой формулировкой, без нового порядкового номера внесите сведения правильно и аккуратно.

Как заполнить и вшить вкладыш в трудовую книжку

  1. Острым шилом делают четыре или более отверстия по линии сгиба. Расстояние между ними должно быть одинаковым.
  2. Аналогичные проколы делают и на задней обложке трудовой. При этом количество отверстий и расстояние должны быть одинаковыми.
  3. Нить вводится в проколы. Лучше всего использовать хлопковую №10. Концы нити должны выходить из одного отверстия.
  4. Завязывается узел.

Как и в трудовой, подлинность сведений титульного листа заверяется собственноручной подписью сотрудника и ответственного лица. Данные титульного листа могут отличаться от информации в книжке. Такое случается, если работник сменил фамилию, получил ещё одно образование и т. д.

  • Внесение записей. Информация вносится так же, как и в трудовую:
    • нумерация записей сквозная, то есть продолжает сделанную в книжке;
    • во втором столбце пишется дата записи;
    • третий столбец отражает сведения о приёме на работу, увольнении, при этом нельзя делать сокращения в словах;
    • в четвертый столбец вносится название, дата и номер документа, служащего основанием для записи.
  • Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

    Граждане, которые ведут активную трудовую деятельность, рано или поздно попадают в ситуацию, когда страницы трудовой книжки в одном из разделов заканчиваются. К этому могут привести не только частая смена работы, но и активный карьерный рост (например внутренние и внешние переводы), частые поощрения за успехи с занесением в трудовую книжку и т. д.

    1. Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
    2. Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
    3. Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
    4. Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
    5. Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
    6. Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему).

    Заполняем вкладыш к трудовой книжке

    Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорно­контрольных органов, однако чисто технически ­удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.

    Е сли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – ­Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о ­работе» – 9 ­разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.

    Оформление вкладыша к трудовой книжке

    К примеру, запись под номером 28, начатая в разделе сведений о работе трудовой книжки, вместила в себя только сведения о приеме работника с указанием профессии (должности), а все остальное уже не поместилось. Тогда оставшиеся данные о структурном подразделении (месте работы) будут занесены уже в соответствующий раздел вкладыша. И номер записи будет тот же – 28.

    1. использование вместо вкладышей новых бланков трудовых книжек;
    2. зачеркивание слов «о награждении» в наименовании соответствующего раздела и последующая их замена словами «о работе» с занесением в сведений о работе в полученный путем переименования раздел;
    3. вшивание или вклеивание в качестве вкладышей чистых листов;
    4. зачеркивание неточных или неверных записей.

    Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

    Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

    Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить. Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек. Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

    Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)

    Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей, а не сотрудников. Гражданину не стоит беспокоиться об этом, искать бланки строгой отчетности самостоятельно – их все равно не примут. Наиболее частый вопрос кадровых специалистов: «Как оформить вкладыш в трудовую книжку?». Образец заполнения данных упростит эту задачу:

    Люди, имеющие большой стаж работы, активно развивающиеся на профессиональном поприще, получающие награды, поощрения, повышения, рано или поздно сталкиваются с необходимостью использовать вкладыш в трудовую книжку. Заведение новой трудовой книжки или прекращение всякой деятельности не являются выходом из ситуации.

    Как оформить вкладыш в трудовую книжку

    Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

    Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

    Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку образец

    И учитывая, что в соответствии с законом работник может иметь оговоренный документ только в одном экземпляре, либо дубликат при ее утере, вкладыш заводится в случае окончания основной книжки, выступая в качестве продолжения и дополнения, который подкрепляется к оконченному экземпляру книги о труде, и соответственно хранится и предъявляется только вместе с ним.

    В п.38 Постановления №225 сказано, что вкладыш является действительным только при предъявлении основного документа, то есть книге о труде, несмотря на то, что вкладыш обладает титульным листом с персональными данными работника и хронологическими записями о трудоустройстве.

    Похожих постов не найдено

    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит