Личные дела уволенных сотрудников и порядок их оформления, личные дела уволенных сотрудников оформление

Содержание
  1. Личные дела уволенных сотрудников и порядок их оформления
  2. Особенности рассматриваемого вопроса
  3. Состав личного дела
  4. Формирование и ведение документов
  5. Хранение официальных бумаг
  6. Процедура закрытия
  7. yurburo61.ru
  8. Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?
  9. Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?
  10. Архивация личных дел уволенных сотрудников
  11. Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
  12. Архив личных дел уволенных работников
  13. Госархив как сдать личное дело работника
  14. Оформление личных дел уволенных во внутренний архив
  15. Личное дело сотрудника
  16. Не лишнее личное
  17. Состав личного дела
  18. Ведение личных дел работников
  19. Образец оформления внутренней описи личного дела
  20. Образец оформления листа-заверителя личного дела
  21. Ответственность за ведение личных дел
  22. Хранение и учет личных дел работников
  23. Оформляем в архив личное дело уволенного работника как сделать
  24. Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?
  25. Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?
  26. Архивация личных дел уволенных сотрудников
  27. Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
  28. Архив личных дел уволенных работников
  29. Госархив как сдать личное дело работника
  30. Оформление личных дел уволенных во внутренний архив
  31. Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации
  32. Нормативная база
  33. Правила ведения и оформления
  34. Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года
  35. Внутренняя опись
  36. Сколько хранить и где

Личные дела уволенных сотрудников и порядок их оформления

Коммерческие и другие организации часто собирают информацию о своих сотрудниках, после чего ее группируют. Ведение личных дел уволенных сотрудников зачастую создает трудности по причине отсутствия каких-либо стандартов. Стоит учитывать, что только на государственных служащих в обязательном порядке должны заводиться папки для подшивания документов.

Особенности рассматриваемого вопроса

Несмотря на то что многие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны вести и хранить личные дела сотрудников, они это делают. За счет подобных документов вся информация систематизирована, поиск требуемых данных упрощается.

Личное дело — официальные бумаги или их совокупность, которые касаются лишь одного работника организации. Все они сшиваются и помещаются в специальную обложку. Последовательность документов в личном деле уволенного работника и многие другие моменты никак не регламентированы. Именно поэтому на предприятиях проводится формирование собственного порядка составления подобной папки, в котором будет оговариваться:

  1. Должности, для которых собирается конфиденциальная информация.
  2. Рекомендации по составу.
  3. Порядок формирования.
  4. Режим и срок хранения.
  5. Кто и как может получить доступ к документам.

Как подшиваются дела уволенных сотрудников и их состав или другие моменты, зачастую заимствуется у предприятий с государственными служащими. За счет этого существенно упрощается процесс формирования стандартов по ведению подобных документов.

Состав личного дела

Личные дела уволенных сотрудников, порядок формирования и особенности состава которых могут существенно отличаться, могут содержать оригиналы и копии, заверенные соответствующим образом. Они могут иметь средний и большой срок хранения, у некоторых он достигает 70 лет. В большинстве случаев в папку включаются все документы, касающиеся конкретного сотрудника. Оформление личных дел уволенных проводят так, чтобы не возникло проблем с поиском информации.

Все бумаги можно разделить на три большие группы, которым характерны определенные признаки. В первую входят документы, оформляемые на момент приема работника:

  1. Резюме, составленное сотрудником при обращении к будущему работодателю.
  2. Составленная анкета при приеме на работу.
  3. Характеристика и рекомендации, которые были получены с другого места работы.
  4. Копии паспорта или выписки с воинского учета, выписки и официальные документы с образовательных учреждений.
  5. Заявление, написанное сотрудником, о приеме на работу.
  6. Справки медицинского характера, определяющие состояние здоровья.
  7. Договор найма, подписанный двумя сторонами.
  8. Справки, касающиеся подтверждения факта наличия уголовной судимости или прекращения преследования.
  9. Копия приказа о приеме на работу.

Вторая группа формируется на момент трудовой деятельности сотрудников. Она может существенно отличаться, зачастую представлена:

  1. Должностными инструкциями.
  2. Копии свидетельства о рождении ребенка или о браке, его прекращении. Кроме этого, могут подшиваться копии водительских прав и различных допусков для работы на спецтехнике.
  3. Договор или копия соглашения о материнской ответственности.
  4. Дополнительный документ, связанный с трудовым договором. В нем могут указываться различные дополнения к основному контракту.
  5. Результаты проводимых медицинских обследований.
  6. Копии приказов, связанных с поощрениями или переводами, повышением по должностной лестнице.
  7. Аттестаты квалификации.
  8. Копии документов, в которых подтверждается ограничение трудовых способностей или инвалидность.
  9. Некоторые должности предусматривают наличие доступа к закрытой информации предприятия. В этом случае подписывается соглашение о ее неразглашении, которое также подшивается в папку.
  10. Заявление и о предоставлении незапланированного отпуска, докладные и объяснительные подписки по конкретному делу, различные акты и уведомления.
  11. Копии документов, связанные с повышением квалификации.

В ходе осуществления трудовой деятельности количество и содержание ранее добавленных документов может изменяться, некоторые изыматься по причине прекращения действия. Третья группа связана с прекращением действия договора найма. В нее включаются:

  1. Заявление сотрудника о прекращении трудовой деятельности на предприятии.
  2. Копия приказа об увольнении.

Закрыть личное дело при увольнении можно в любое время после вступления в силу приказа. В папку может подшиваться копия трудовой книжки, но саму ее не вкладывают. Все составленные папки должны быть защищены от хищения и порчи. Поэтому для их хранения зачастую используют металлические сейфы или шкафчики с замками. Вся информация, которая хранится в папке, не может отрыта посторонним лицам.

Формирование и ведение документов

В большинстве случаев оформлением, ведением и хранением документов занимаются в отделе кадров. По подписанному приказу на определенного сотрудника могут возлагаться следующие обязанности:

  1. Сбор и создание папки.
  2. Внесение изменений.
  3. Добавление и изъятие информации.
  4. Заверение всех копий.
  5. Контроль состояния листков.

На момент подписания договора все поданные оригиналы и копии сбираются в одно дело, ведется оно в течение всего периода вплоть до увольнения. Для каждого сотрудника заводится собственная папка, на титульном листе указывается следующая информация:

  1. Название организации.
  2. Индивидуальный номер.
  3. Структурное подразделение.
  4. Заголовок, представленный инициалами и фамилией сотрудника.
  5. Дата, с которой ведется дело.
  6. Дата окончания ведения документов. Зачастую она соответствует той, которая указана в приказе об увольнении.
  7. Количество листов, которые были подшиты в папку. Рекомендуют указывать эту информацию на момент сдачи папки в архив.
  8. Срок хранения папки.

После того как титульный лист был заполнен, вся информация группируется. Очень часто проблемы возникают с порядком расположения всех документов. Это связано с тем, что на многих часто указывается одна и та же дата. Зачастую бумаги размещают в следующем порядке:

  1. Заполняется личная карточка нового работника по форме Т-2. Она представлена сочетанием различной наиболее важной конфиденциальной информации.
  2. Анкета и резюме.
  3. Заявление, связанное с приемом на работу.
  4. Копия приказа о приеме на работу.
  5. Трудовой договор, который был подписан обеими сторонами.
  6. Копии наиболее важных документов.

Через некоторое время после формирования дела составляет лист внутренней описи, который также должен подшиваться. Она требуется для того, чтобы указывать новые документы или факт изъятия ранее вложенных. Внутренняя опись проводится в течение всего времени, в ней так же указывается факт поступления или изъятия бумаг.

Бланк внутренней описи также должен содержать определенную информацию. Зачастую он представлен сочетанием следующих пунктов:

  1. Номер дела и его заголовок, для которого заполняется бланк.
  2. Графа с порядковым номером.
  3. Индекс.
  4. Название типа бланка.
  5. Дата подшивания листка.
  6. Поле примечаний. Оно имеет довольно большие размеры, так как предназначается для занесения различных вправок об изменениях ранее измененной информации.

Кроме этого, сотрудник отдела кадров составляет журнал учета в произвольной форме. Зачастую он представлен большой тетрадью, в которой указываются номер дела, даты их создания и закрытия, заголовки. Журнал подобного типа может изготавливаться самостоятельно.

Хранение официальных бумаг

Установленные нормы в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ определяют то, что работодатель обязан защищать персональные данные, несет ответственность за их разглашение. Ответственные лица могут быть привлечены к материальной и дисциплинарной ответственности, в некоторых случаях, административной или уголовной. Именно поэтому руководитель предприятия должен назначить приказом ответственного за ведение дел и их оформление. При получении доступа к персональной информации без официального согласия ее разглашать нельзя.

Личная информация должна быть защищена от посторонних глаз, повреждения или хищения. Для этого часто устанавливается сейф или металлические шкафы с замком, папки распределяются в любом порядке, в том числе алфавитном. Сотрудники вправе:

  1. Проводить обработку всех данных, подробно изучать их.
  2. На получение доступа ко всей информации. При необходимости сотрудник может запросить копию любого документа, за исключением случаев из п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
  3. Для защиты информации назначать официальных представителей.
  4. Получать свободный доступ к медицинским документам, которые были внесены в дело.
  5. Требовать об извещении всех лиц о важной информации, которая была изменена.
  6. Требовать об удалении или изменении личной информации, если она была введена неправильно. Если был получен отказ, то в папку может быть подшит листок, в котором сотрудник указывает о несогласии с определенной информацией. Это заявление также включается в состав дела.
  7. Обжаловать в судебном порядке решение работодателя о разглашении личной информации сотрудника посторонним лицам. В этом случае можно потребовать возмещение нанесенного ущерба.

По требованию сотрудника и его разрешению, оформленному в письменном виде, информация может быть представлена третьим лицам. Документы должны быть представлены правоохранительным и некоторым другим органом при подаче официального запроса.

Процедура закрытия

Личное дело закрывается на момент подписания приказа об увольнении. Эта процедура имеет следующие особенности:

  1. Прежде чем дело отправится в архив, проверяется его целостность. В случае утраты оригиналов или их заверенных копий их правообладатель информируется.
  2. В ранее заведенную опись вносится последняя запись, связанная с числом листков.
  3. Завершительный лист подшивается в конце. Он требуется для указания количества листов внутренней описи и других бумаг.
  4. Документы, невостребованные сотрудником, помещаются в плотный конверт, который вкладывается в заведенную папку.

Хранить составленную папку можно в течение 50 или 75 лет. Если в нее включены документы с различными сроками хранения, то папка хранится по старшему показателю. По истечении срока все бумаги должны быть уничтожены.

После закрытия дела его помещают в архив. В отделе кадров оно может храниться не более трех лет с момента завершения в делопроизводстве. При необходимости папка может быть взята в архиве для их изучения и предоставлению бывшему сотруднику.

yurburo61.ru

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. 3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. 3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п.
2.3.2

    от 100 до 300 руб.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Здесь необходимо обратить внимание на полное совпадение наименования вакансии, которое указывается работодателем, так как ошибочное написание может оставить неправильное впечатление о резюме. 4 Далее — информация о себе как о специалисте, полностью соответствующем данной вакансии. Приведите информацию о ваших знаниях и умениях, а также основных навыках, которые являются наиболее важными для получения работы. 5 Важны информационные данные об образовании. Принято указывать учебные заведения и форму обучения в обратном порядке, начиная с последнего места учебы.
Кратко сообщается о полном наименовании образовательного учреждения, о дате поступления и его окончания, а также о присвоенной квалификации. 6 Следующим пунктом необходимо расположить опыт работы. Как правило, менеджера по персоналу интересует информация о последних местах работы за период от пяти до десяти лет.

  • Анкета для личного дела
  • Внутренняя опись личного дела
  • Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя. Порядок ведения дел Этот процесс включает в себя:

  • Внесение записей в соответствующих разделах;
  • Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
  • Проверку личных дел на сохранность документации;
  • Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

Архив личных дел уволенных работников

Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника. 3 Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу. Делать это необходимо простым карандашом. Сверху подшейте опись, подпишите папку, поставьте буквенный код по начальной букве фамилии сотрудника, а также на переплете папки крупными цифрами год увольнения с вашего предприятия. 4 Учет года увольнения вы можете проводить по одному сотруднику или по нескольким, уволившимся в один год. Если вы проводите учет по нескольким сотрудникам, то сложите все папки личных дел в одну общую папку и подпишите год увольнения на переплете. В одной папке можно хранить не более 250 листов. Каждое комплексное дело формируйте не только по году увольнения, но и по алфавиту фамилий.

Госархив как сдать личное дело работника

Но во избежание недоразумений и проблем с контролирующими инстанциями, необходимо следить, чтобы на обложке личного дела содержался необходимый минимум информации. 3 В верхней правой части обложки укажите порядковый номер дела (обычно – табельный номер). Именно под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (журнале) учета личных дел». В этой книге должна содержаться следующая информация: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, а также дата постановки дела на учет и дата снятия дела с учета.


4 В некоторых организациях, помимо порядкового (табельного) номера дела в правом верхнем углу обложки еще заполняют графы: «Фонд № » и «Опись № ». 5 В средней части обложки напишите полное наименование организации. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Восток».

Оформление личных дел уволенных во внутренний архив

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.


В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
При передаче всех дел в архив составьте сдаточную опись. В первой графе укажите порядковые номера дел, во второй индексы всех дел по номенклатуре. Третья графа заполняется по наименованию заголовков, четвертая – по датам, пятая – по количеству листов, шестая – по срокам хранения, седьмую графу вы можете заполнить, если имеются примечания или дополнения. Обратите внимание Личные дела сотрудников хранятся в архиве в течение 75 лет с момента поступления. При необходимости из них выдаются справки для оформления пенсии, подтверждения стажа или иных сведений, но только лично уволившемуся сотруднику или по постановлению суда. Подготовка и сдача дел в архив – неотъемлемая часть документооборота. Их оформление начинается в организации с момента заведения документов, а заканчивается передачей в архив по окончании календарного года или сроков хранения.

Личное дело сотрудника

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.

Не лишнее личное

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся:

— на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

— на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы:

— представляемые при приеме на работу;

— фиксирующие прием на работу;

— возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Состав личного дела

Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить:

1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу:

— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;

— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

2) документы, фиксирующие прием на работу:

— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

— личный листок по учету кадров;

— копию приказа о приеме на работу;

— экземпляр трудового договора;

— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;

3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:

— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);

— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;

— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);

— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;

— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;

— экземпляр договора о полной материальной ответственности;

— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);

— докладные и объяснительные записки, заявления работника;

— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);

— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Ведение личных дел работников

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Образец оформления внутренней описи личного дела

Внутренняя опись документов личного дела

(фамилия, имя, отчество работника)

N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы
1 2 3 4 5 6 7
1 Дополнение к личному листку по учету кадров
2 Личный листок по учету кадров
3 Автобиография
4 Копия диплома об образовании
5 Трудовой договор
И т.д.

Наименование должности лица,

(подпись) (расшифровка подписи)

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

Образец оформления листа-заверителя личного дела

Лист-заверитель дела N

В деле подшито и пронумеровано _____ листов,

(цифрами и прописью)

литерные номера листов_____;

пропущенные номера листов________

+ листов внутренней описи__________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2

Наименование должности лица,

(подпись) (расшифровка подписи)

Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

Ответственность за ведение личных дел

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

Хранение и учет личных дел работников

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

Оформляем в архив личное дело уволенного работника как сделать

Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись. В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

  • Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
  • На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
  • В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
  • Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню. Сроки хранения личных дел уволенных работников Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив — некоторые личные дела отсутствуют; — на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела. Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.


Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями? — подшивку или переплет; — нумерацию листов; — составление заверительной надписи; — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); — оформление реквизитов обложки дела.
Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников.

Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Архив личных дел уволенных работников

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.

3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Госархив как сдать личное дело работника

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. 3.6.6.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела. 3.6.8.

Оформление личных дел уволенных во внутренний архив

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Формирование дел И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

Обязательно или необязательно? Уже было сказано, что сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет? Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Ведение личного дела сотрудника Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении). руководители и их заместители; ведущие специалисты; материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.); работники с перспективой повышения в должности и др.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

  1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
  2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
  3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
  4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
  5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
  6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

  • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
  • Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
  • Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
  • Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

  • оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
  • собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
  • увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит