Закончилась трудовая книжка – порядок действий, делать если закончилась трудовая книжка

Содержание
  1. Закончилась трудовая книжка – порядок действий
  2. Окончание трудовой книжки
  3. Оформление вкладыша
  4. Неправильно заполненный вкладыш
  5. Другие ситуации
  6. Что делать если закончилась трудовая книжка, где купить трудовую книжку?
  7. Закончилась трудовая книжка
  8. Закончилась трудовая книжка: что делать дальше?
  9. У сотрудника закончилась трудовая книжка
  10. Как сделать запись в трудовой книжке, если закончились пустые страницы
  11. Оформление
  12. Вшивание
  13. Возможные ошибки
  14. Изменение фамилии
  15. Запись о вкладыше
  16. Нумерация
  17. Что делать если закончилась трудовая книжка, где купить трудовую книжку?

Закончилась трудовая книжка – порядок действий

Завершение страниц в одном из разделов трудовой книжки может застигнуть врасплох неопытного сотрудника отдела кадров. Окончание листов в трудовой – вовсе не такая редкость! Что делать, если закончилась трудовая книжка? На этот случай предусмотрен вкладыш – нужно завести его, оформить, подшить и пронумеровать, а вовсе не начинать новую, как кто-то мог подумать.

Окончание трудовой книжки

Записи в трудовую книжку вносятся без каких бы то ни было сокращений для лучшей читабельности – это обязательное условие. В результате место в одном из разделов может довольно быстро закончиться, после чего неопытные сотрудники отдела кадров не знают, что же с этим делать и как вносить следующую запись.

Нужно ли приобретать новую

Да, иногда этот вопрос звучит именно так. Но на деле такой необходимости нет – иначе у некоторых работников, особенно часто пополняющих свою книжку новыми записями, их было бы по три-четыре, а это крайне неудобно. Вместо этого, приобретается вкладыш – обычно организация покупает их, как и сами трудовые, сразу партиями. Именно в него будет заноситься та информация, что не поместилась в документ. Более того: приобретать вторую книжку и заводить её запрещено, законодательством предписывается применить именно вкладыш, и таким образом продолжить использовать оригинальную трудовую. Нельзя, разумеется, и подшивать чистые листы непосредственно в основной документ.

Оформление вкладыша

Как правило, его заводят из-за того, что в книжке оказался полностью заполнен раздел «Сведения о работе», или же более приятный – «Сведения о награждении». Отметим: если одного не хватило, свободно можно завести второй и так далее – их количество не ограничено законодательством. Чтобы получить вкладыш, нужен запрос сотрудника отдела кадров, на основании которого составляется приказ руководителя – после чего он выдаётся работнику.

Это происходит за плату, соответствующую понесённым на его приобретение расходам. Расчёт может производиться либо при помощи выплаты наличных в кассу предприятия, либо перечислением на счёт компании, или же делает вычет из заработной платы. Иногда в действующих на предприятии нормативных актах оговаривается, что трудовые и вкладыши выдаются бесплатно. Компания обязана выдать документ бесплатно взамен испорченного, если порча произошла по её вине.

Внесение записей

Оформляется он точно так же, как и сама трудовая, но всё же остановимся на некоторых важных деталях.

Заполнять вкладыш должны у того работодателя, при работе у которого один из разделов трудовой оказался заполнен.

На его титульном листе нужно поставить ту дату, в которую он начал заполняться – дело в том, что иногда вместо этого ставят дату, когда была заведена трудовая, но это ошибка.

Вносящиеся в него данные должны быть актуальными, а не копировать имеющиеся в трудовой – так, за прошедшее время сотрудник мог сменить ФИО или приобрести новое образование.

Сделав записи на титульный лист, ответственный за ведение трудовой работник должен поставить подпись, а также печать компании, чтобы заверить его. Сам сотрудник тоже должен поставить свою подпись. После этого документ будет готов, и в него можно свободно вносить все необходимые записи. Но останется ещё одна важная делать – его следует вшить.

Вшивание

На первом листе рабочей книжки должен быть проставлен штамп о выдаче вкладыша, на котором указаны его реквизиты. Расположить штамп необходимо так, чтобы он не перекрыл другие надписи (обычно вверху листа). Вместо этого, иногда он может ставиться на внутренней стороне листа – это также допустимо. Если штампа у организации нет, допускается сделать надпись о выдаче от руки, однако, штампом всё же нужно обзавестись – законодательство предписывает, что он должен быть.

Отдельно от книжки вкладыш не будет действителен, а потому подшить его строго обязательно. При этом нет жёсткой регламентации того, как его следует вшить: например, нет обязательных указаний о месте, в которое его следует помещать, то есть действительными будут любые книжки и вкладыши – как помещённые в начало документа, так и в конец или же в середину.

Чаще всего его помещают в конец документа, перед самой задней обложкой. Важно, чтобы он был вшит, а не помещён иным образом – не допускается вклеивание, прикрепление степлером и тому подобное. Важно, чтобы он был скреплен надёжно, и не мог быть изъят, а затем возвращён на место без видимых изменений. Обычно его пришивают при помощи суровой нитки.

Нумерация

Она должна продолжать прежнюю – по каждому разделу отдельно. К примеру, если раздел заканчивался записью под номером 95, то во вкладыше нужно начать с номера 96 – тут всё просто.

Если данные о сотруднике изменяются, то эти изменения вносятся как в основной документ, так и во вкладыш. Если данные были внесены неверные либо неточные, то запись следует исправить. При этом недопустимо зачёркивание, взятие в скобки, замазывание при помощи корректора. Вместо этого, следует сделать запись о том, что предыдущая запись является неверной, и после неё внести правильную.

Неправильно заполненный вкладыш

При приёме нового сотрудника на работу обязательно следует провести тщательную проверку его документов – в том числе трудовой книжки и вкладыша в неё, если он имеется. Со стороны начинающих сотрудников отдела кадров иногда бытует довольно лёгкое отношение к этим проверкам, и если основной документ ещё просматривают, то вкладыш могут и вовсе не удостоить вниманием, поскольку его считают откровенно второстепенным, а отведённое на проверку документов время имеет свойство истекать.

Однако на деле, если вы сотрудник отдела кадров, следует проверить его со всей тщательностью: в частности, нередко можно найти расхождение в данных в самой книжке и во вкладыше из-за халатного заполнения на предыдущем месте работы – и если вовремя не выявить это, то затем отвечать придётся уже представителям отдела кадров именно на новом месте!

Важно проверить печати. Если есть хоть какие-то нестыковки, то не нужно принимать документ – до принятия он не стал вашей заботой, и можно отправить работника в компанию, откуда произошло его увольнение, чтобы там внесли все соответствующие исправления либо же начать новую трудовую.

Другие ситуации

Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:

  • Запись занесена не в тот раздел – тогда она нумеруется, затем вносится запись о её недействительности, указывается ФИО и должность написавшего это, ставится подпись. После этого она заново заносится уже раздел, где её настоящее место.
  • Смена фамилии работником – запись об этом факте должна быть внесена как в саму трудовую, так и во вкладыш. Потребуются такие документы, как свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке, если фамилия была изменена именно из-за замужества. Прежняя фамилия перечёркивается, а новая заверяется печатью компании.
  • Были внесены исправления непосредственно в текст – как уже упоминалось, делать это нельзя и, если такое всё же случилось, составляется акт об этом, после чего вкладыш уничтожается. Его номер перед этим вырезается и вклеивается в журнал учёта, чтобы подтвердить факт утилизации.

Оформляя вкладыши по всем правилам, можно сэкономить время как себе, так и сотрудникам, потому стоит их соблюдать. Если же вы, будучи работником, обнаружили неточность, обязательно стоит обратить внимание специалистов кадрового отдела на неё, поскольку в ином случае затем вам же придётся заниматься переоформлением документов.

Что делать если закончилась трудовая книжка, где купить трудовую книжку?

Если в Вашей трудовой книжке закончились чистые страницы для внесения записей о месте работы, то нужно завести новую.

В былые времена (лет 10 тому назад) чистые трудовые книжки можно было всегда купить во многих книжных магазинах в отделе канцелярских товаров, где продавали также множество других форм бланков для кадрового и других видов делопроизводства. Бланки трудовых книжек продавались и в киосках «Союзпечать» — газетно-журнально-сувенирная продукция.

Рекомендую Вам проверить сейчас эти места, а также магазины, где продают бланковую продукцию для ведения бухгалтерии.

Что делать если закончилась трудовая книжка, где купить трудовую книжку?

Может, раньше и можно было приобрести трудовую книжку чуть не в переходе метро, но сейчас все по-другому.

С конца 2003 г. действует Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

Согласно этому Порядку трудовые книжку и вкладыши могут приобрести только работодатели и только у специальных распространителей. То есть магазин, чтобы легально реализовывать трудовые книжки, обязан отвечать определенным требованиям и получить на это разрешение Министерства финансов.

Чтобы купить трудовые книжки для своих работников, работодатель должен заключить договор с такой специализированной организацией.
Поэтому, если у Вас закончилась трудовая книжка, Вам надо обратиться к своему работодателю.

Что делать если закончилась трудовая книжка, где купить трудовую книжку?

В том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы, работодатель вшивает в трудовую книжку специальный вкладыш установленного образца.
В соответствии п.38.Постановления Правительства РФ от 16.04 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»
base garant ru

Трудовая книжка, вкладыш к трудовой книжке являются бланками строгой отчетности. По этой причине пойти в магазин как раньше и купить трудовую книжку или вкладыш в трудовую книжку, невозможно.

Купить бланки строгой отчетности могут только юридические лица.
Только для организаций!
При заказе бланков строгой отчетности подается официальная заявка. Получить заказ возможно только по доверенности юр.лица оформленную на конкретное лицо при предъявлении гражданского паспорта, предъявить реквизиты, иметь при себе печать организации.

На бланки строгой отчетности в Москве заявку подают в компании «Кадры в порядке». В компании, есть все для решения кадровых и бухгалтерских вопросов.
www hr-ok ru

Заказ можно оформить и в компании Комус с набором тех же документов.
Однако, в Комусе не все бланки строгой отчетности всегда имеются в наличии.

Если вы работаете, то трудовой книжки на руках у вас нет.
Забота о том, что закончились страницы лежит не на вас, а на той организации, где вы трудитесь.

Они сами вставят вам вкладыш, если есть такая необходимость.
Вам не надо заботится об этом.

Если трудовая книжка на руках, то вкладыш вставят там, куда вы устроитесь на работу.

Закончилась трудовая книжка

Работает человек, работает, а тут вдруг раз – и закончилась трудовая книжка! Не спешите радоваться и мечтать о счастливом пенсионном безделье, ведь законодатель уже давным-давно предусмотрел способ продолжения фактического оформления трудовой деятельности даже после того, как будет заполнена последняя строка в официальной трудовой книжке.

Это можно сделать с помощью вкладыша, который можно приобрести даже в интернет-магазинах, заплатив не самую большую сумму денег. Но с учетом того, что трудовые книжки обычных среднестатистических работников заканчиваются не так уж и часто, подобные ситуации ставят в тупик даже некоторых сотрудников кадровых служб, которые не знают, как оформить вкладыш в трудовую книжку таким образом, чтобы все внесенные в нее записи признавались действительными.

В принципе, в правилах корректного оформлении вкладыша нет ничего сверхсложного. Он ведется в таком же порядке, как и сама трудовая книжка: так же заполняется титульная страница, такие же сведения вписываются в определенные графы, и даже нумерация записей продолжается, а не начинается заново. К слову, даже если последняя запись в основной трудовой книжке прервалась на середине предложения, во вкладыше можно, абсолютно не стесняясь, дописать ее до логического завершения.

Однако законодательством предусмотрено несколько нюансов, без которых не удастся правильно оформить вкладыш в трудовую книжку. Во-первых, на титульной странице основного документа необходимо поставить штамп с надписью «выдан вкладыш» и указать его серию и номер. Во-вторых, вкладыш, как правило, вшивается между последней страницей и обложкой трудовой книжки, что вполне закономерно ввиду хронологического порядка записей. В-третьих, на титульном листе вкладыша должны быть заполнены абсолютно все главы и строки.

Закончилась трудовая книжка: что делать дальше?

Если работодатель по каким-то причинам не внес необходимые сведения или не поставил мокрую печать, тогда, к сожалению, вкладыш является недействительным. Однако после устранения таких недочетов, данная проблема полностью исчезает.

У сотрудника закончилась трудовая книжка

Трудовая книжка совместителя: запись о переводе на основное место работы

Работа по совместительству становится для сотрудника основной. Он уволился с постоянного места работы и принят на полную ставку в организацию, где трудился совместителем. Подписано дополнительное соглашение и издан приказ о его переводе на основную работу. Теперь нужно сделать запись в трудовой о переводе совместителя на…

Трудовая книжка: исправляем ошибку в титульном листе

Кадровиком допущена ошибка в титульном листе трудовой книжки. Запись о смене фамилии случайно сделали в трудовой книжке другой работницы – однофамилицы новобрачной. Поговорим о том, как исправить сделанную по невнимательности ошибку. Порядок исправления ошибок не регламентирован Порядок исправления ошибок, сделанных на титульном листе, действующим законодательством…

Меняем фамилию в трудовой книжке бывшей работницы

Перед кадровиком встал вопрос о смене фамилии в трудовой. Бывшая работница обратилась с такой просьбой. Она вышла замуж и взяла фамилию мужа. В настоящее время она не трудоустроена, поэтому решила действовать именно так. Отказывать бывшей работнице или удовлетворить ее просьбу? Давайте, рассуждать вместе. Изменение фамилии…

Смена фамилии в трудовой: делаем запись на основании паспорта

Работница сообщила о том что вышла замуж. Кадровику нужно сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии. Однако выяснилось, что свидетельство о браке утеряно. Можно ли сделать запись, если свидетельства нет. Может, ли паспорт послужить основанием для внесения изменений в трудовую книжку? Расскажем об этом.…

Трудовая книжка: ставим штамп организации при приеме на работу

В компании большая текучка, и, чтобы упростить работу кадровиков, решено ставить штамп организации в трудовой книжке. Этот штамп может заменить рукописный текст, который требуется вносить кадровику. Вот образец такого штампа: Однако перед тем, как принять такое решение окончательно, надо удостовериться, что это не запрещено законодательством.…

Трудовая книжка: образец штампа «Выдан вкладыш»

Сотрудник предприятия повышен в должности. Нужно сделать соответствующую запись в трудовую. Однако книжка закончилась, и запись сделать негде. Надо выдать вкладыш и новую запись сделать уже в нем. Как правильно поставить штамп в трудовую книжку «Выдан вкладыш»? Приведем образец. Закончилась трудовая, нужно выдать вкладыш В…

Трудовая книжка: ставим штамп при изменении фамилии

В отделе кадров решено использовать специально разработанный штамп организации в трудовой книжке. В частности, при смене фамилии сотрудника. Такое решение обусловлено тем, что штат компании вырос и требуется оптимизировать работу кадровой службы. Однако кадровики до конца не уверены в правомерности использования штампа именно при таких…

Вшиваем вкладыш в трудовую книжку

Организация приняла на работу нового сотрудника. По истечении пяти дней было принято решение внести соответствующую запись в его трудовую книжку. Однако оказалось, что места для новой записи нет. Как вшить вкладыш в трудовую книжку? На этот и другие вопросы, касающиеся вкладышей ответим в статье. Начнем…

Вкладыш в трудовую книжку покупает работодатель

При оформлении на работу выяснилось, что у нового сотрудника закончилась трудовая. Нужно приобрести вкладыш в трудовую книжку. Кто должен покупать вкладыш? Кто должен оплатить эти расходы? Если за счет работника, как провести оплату? Ответы на эти вопросы – в статье. Трудовая закончилась, вшиваем вкладыш Трудовая…

Копия трудовой: направляем по почте

Сотрудник организации работает удаленно. Он запросил копию своей трудовой книжки. Так как в офисе он не бывает, кадровый специалист задался вопросом, можно ли направить такому сотруднику копию трудовой по почте. В создавшейся ситуации отправка копии трудовой книжки по почте – это практически единственный способ передать…

Как сделать запись в трудовой книжке, если закончились пустые страницы

Нередко у кадровиков встает вопрос о том, если закончилась трудовая книжка, как правильно продолжить запись. В этом случае используют специальный вкладыш. Но при этом важно придерживаться различных правил его ведения.

Оформление

У гражданина, трудящегося много, может так получиться, что страницы в трудовой книжке, где указывают информацию о работе, заканчиваются очень быстро. Это случается по разным причинам, к числу которых относятся следующие:

  • смена места работы;
  • рост по карьерной лестнице;
  • множество поощрений, вносимых в документ.

Чтобы не начинать новую книжку, используют специальный вкладыш, который защищен от подделок. При этом придерживаются следующих правил.

  1. Работодатель, у которого закончился какой-то раздел, должен завести вкладыш.
  2. Титул заполняется той датой, когда заводится, то есть отличной от даты заведения трудовой книжки.
  3. Во вкладыше указывают данные о сотруднике, являющиеся действительными в настоящее время.
  4. На титуле расписывается кадровик, который ведет запись, и проставляется печать организации.
  5. Количество вкладышей может быть столько, сколько нужно. Их форма и разделы определены Постановлениями Правительства. Документ ведется в аналогичном порядке, что и книжка. Более того, отдельно от последней, он считается недействительным.

Вшивание

Помимо того, как сделать запись, нужно знать и о вшивании. Его начинают тогда, когда заканчиваются разделы об информации о работе и/или о награждениях. Специальных правовых актов, регулирующих правила вшивания документа, нет. Так же не имеется указаний о месте, где должен находиться документ, какой нитью происходит вшивание и сколько для этого нужно проколов. К этим деталям органы контроля придираться не будут.

Если подойти к вопросу с технической стороны, то его удобнее вшивать всередину. Однако, в этом случае будут отделены какие-то записи. Поэтому чаще вкладыш в трудовую книжку вшивают вконце, делая от 4 до 5 проколов между обложкой и последней страницей документа.

Закрепление должно осуществляться с использованием вшивания. Простого вкладывания будет недостаточно. Неправильным является и вклеивание, фиксация с помощью степплера или иных способов, так как все они не сохранят документ так же, что делать сможет вшивание.

По закону, каждой компании следует иметь собственный штамп. А если он отсутствует, то надо заказать. Как в случае с трудовой, так и вкладыш выдается за определенную плату. Работник может заплатить за нее через кассу или перечислить деньги. Но, кроме того, данные бумаги могут выдаваться и бесплатно, если такой порядок предусмотрен в соответствующем правовом акте.

Возможные ошибки

Иногда бывает и так, что те сотрудники, которые заполняют соответствующие документы, делают ошибки. Исправления тогда являются недопустимыми. Если речь идет о вкладыше, то его лучше утилизировать. Так как имеется уникальный номер, его вырезают и вклеивают в журнал учета. Частая ошибка наблюдается тогда, когда сделать запись решают в «Сведения о награждениях», вместо вписывания в данных о работе.

Такую ошибку совершают тогда, когда «Сведения о работе» являются заполненными до конца, а в кадровой службе были слишком невнимательны. Тогда, согласно специальным Правилам, на страницы допускается зачеркивание. Правильная запись со следующим порядковым номером будет сделана во вкладыше. В то же время запрещается:

  • применение нового бланка книжки вместо заполнения вкладыша;
  • перечеркивание слова во фразе раздела «Сведения о награждениях», чтобы заменить на «работе»;
  • фиксация разными способами чистых листов.

При заполнении вкладыша следует придерживаться следующих моментов:

  • документ продолжается вестись, так же как и книжка;
  • он не имеет юр. силы без предъявления трудовой;
  • если в процессе деятельности у сотрудника изменилось имя, то эту информацию отражают, как в трудовой, так и во вкладыше.

Когда на странице не осталось места, а запись еще не заканчивается, то ее переносят на вкладыш, начиная с места, на котором пришлось оборваться.

Если вкладыш не заводился, и печать не ставилась, но работник трудится на постоянной основе, ему следует обратиться к нанимателю с просьбой, чтобы вкладыш велся должным образом.

Изменение фамилии

Работодателю следует информировать работника о тех нюансах, которые должны учитываться при смене ФИО. Правила хранят в соответствующих кадровых и бухгалтерских документах. Сотрудник с изменившейся фамилией вправе прийти к директору с соответствующим заявлением, указав замену фамилии. Затем предпринимается следующее:

  • руководитель визирует заявление работника;
  • на основании этого документа кадровик вносит на листы трудовой соответствующую запись;
  • после этого издают приказ о смене фамилии;
  • в конце работник, ответственный за изменения, выполняет остальные действия.

На титуле меняют фамилию. Для этого зачеркивают ту, которая была, и вписывают другую. Запись делают на внутр. стороне, обычно, на обложке, и указывают ссылки на иные бумаги. Свидетельством об окончании этого действия является подпись и печать компании. В аналогичном порядке вносят изменения в личную карту работника.

Запись о вкладыше

Важно! Правильнее всего для начала ввести все данные во вкладыш, и лишь после этого заполнять трудовую и делать подшивку. Тогда в случае допущения ошибок, не придется исправлять книжку. Стоит помнить о том, что на титуле мало места. Поэтому с исправлениями могут быть трудности.

Нумерация

Во вкладыше продолжается та нумерация, которой заканчивались записи в трудовой. То есть, если в трудовой последним номером шел «11», то во вкладыше должен стоять «12». В трудовой книжке делают штамп о том, что «Выдан вкладыш», и указывают его номер и серию. При этом поставить его можно на титуле или на внутренней стороне обложки документа.

Владея информацией о том, что и как делать, если закончилась трудовая книжка, и как правильно продолжить запись, будет гораздо проще менять фамилию и оформлять записи, как в нее, так и во вкладыш. Так же легче будет избежать начинающих ошибок при оформлении.

Что делать если закончилась трудовая книжка, где купить трудовую книжку?

ТК должен покупать и заводить Работодатель как юридическое лицо, (если книжка закончилась заводят вкладыш, делая соответствующую пометку на внутренней стороне обложки «выдан вкладыш №»), в киосках, книжных такой документ покупать не стоит, у меня на практике были случаи, когда Работник приходил с такой ТК, в которой уже были сделаны записи, а при оформлении пенсии в пенсионном фонде ему дали от ворот поверит, с формулировкой что бланк книжки фальшивый, и ему пришлось собирать справки, а это нервотрепка и для Работника и для Работодателей.

В трудовой книжке предусмотрено несколько разделов. Каждая запись по инструкции должна располагаться в соответствующем разделе.

Быстрее всего заканчиваются строчки в «Сведениях о работе». Не очень профессиональные кадровики продолжают вносить приёмы, переводы и увольнения на страницы, предназначенные для награждений, вручную зачеркнув и поправив название раздела. Так делать нельзя.

Другие, помня, что нужно продолжать записи во вкладыше, отправляю сотрудника самостоятельно покупать этот самый вкладыш. Это тоже неверное решение.

По закону сам работодатель должен закупать бланки ТК и вкладышей в них и при необходимости выдавать работнику.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит