Журнал регистрации договоров, журнал регистрации трудовых договоров 2019 скачать

Содержание
  1. Журнал регистрации договоров
  2. Для чего нужен журнал, его значение
  3. Какие договоры фиксируются в журнале
  4. Где хранить журнал
  5. Можно ли обойтись без этого документа
  6. Как составить журнал
  7. Оформление журнала, особенности
  8. Образец журнала регистрации договоров
  9. Журнал регистрации договоров
  10. Книга учета трудовых договоров и допсоглашений
  11. Что это за документ?
  12. В каких случаях требуется?
  13. Обязательно ли нужно вести?
  14. Кто заполняет?
  15. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 2019
  16. Основные ошибки кадровиков
  17. Порядок внесения изменений
  18. Сроки хранения
  19. Журнал регистрации трудовых договоров
  20. Обязательно ли его наличие?
  21. Каковы правила заполнения?
  22. Зачем нужно регистрировать информацию о новых договорах?
  23. Как исправить допущенную ошибку?
  24. Журнал регистрации трудовых договоров: образец
  25. Общие правила оформления журнала
  26. Особенности бумажного формата документа
  27. Электронный формат заполнения

Журнал регистрации договоров

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

  1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
  2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
  3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Журнал регистрации договоров

Тип документа: Журнал

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 14,0 кб

Подобный журнал составляет для внутреннего ведения и учета дел в организации. В нем регистрируются подписанные договоры, и ведется их учетная форма с помощью него.

Кем он составляется

Журнал составляет делопроизводитель, в основном он ведется в электронной форме с помощью специальных программ. Если журнал разрабатывается на большом предприятии, тогда там используются специальные программы, которые подходят к определенной организации.

Разработка журнала напрямую зависит того, чем занимается предприятие, и какой у него род деятельности, поэтому будет исходить из определенных критериев. Если это торговое предприятие, тогда он будет вестись на основании договоров между поставщиком и покупателем.

Как правильно составляется журнал

Для правильного ведения журнала не существует определенной регистрационной формы заполнения, но есть определенные факторы, которых нужно придерживаться, такие, как:

  • номер определенного договора или соглашения;
  • номер агента, дополнительный номер договора;
  • срок действия договора и дата его регистрации;
  • полная информация;
  • указать все данные участников, которые занимаются этим договором;
  • его стоимость;
  • все существующие приложения;
  • личная информация человека, который расписался под договором.

Книга учета трудовых договоров и допсоглашений

Учет кадровой документации оформляемой на предприятии является важной составляющей трудовой деятельности, позволяющей упорядочить процесс документооброта и проконтролировать исполнение норм ТК РФ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Именно для этих целей в компаниях и ведется журнал учета трудовых соглашений, процесс создания которого имеет свои особенности.

Что это за документ?

Журналом является обычная книга либо же тетрадь,которая содержит в себе сведения о заключенных с работниками трудовых договорах, а также внесении изменений в указанные акты в процессе сотрудничества.

Как правило, сей формуляр ведется в табличном варианте, который позволяет включить в себя множество сведений и упорядочить их в соответствии с потребностями компании.

Естественно с момента оформления журнал относится к локальной документации, которая ведется в строгом соответствии с законом.

То есть сей документ, как минимум, должен содержать титульный лист и утвержденную таблицу, а также быть пронумерованным и прошитым.

Впоследствии журнал должен заполняться не в хаотичном порядке и любым из сотрудников, а только уполномоченным лицом и в соответствии с нормами ТК РФ.

В каких случаях требуется?

Как правило, при небольшой численности штат, ведение журнала не требуется, учитывая, что кадровый работник знает сотрудников не только по именно, но и лично. Естественно он располагает и данными о их приеме и примерном круге обязанностей.

Однако если компания состоит из нескольких крупных подразделений и цехов, ведение журнала необходимо, так как только таким образом можно отследить множество нюансов.

Журнал необходим для решения следующих задач:

  • учета движение штата;
  • составления отчетов, так как журнал содержит все основные данные, начиная от даты приема и оканчивая категориями, к примеру, теми же совместителями или несовершеннолетними;
  • для собственного удобства, учитывая, что хранить договора на столе в близком доступе затруднительно, а поднимать все папки в поиске всего одной фразы затратно по времени;
  • для отслеживания сроков действия соглашений и соответственно производства необходимых действий, — допустим, составления того же уведомления об увольнении;
  • для выдачи справок о ходе трудовой деятельности определенного сотрудника.

Обязательно ли нужно вести?

В нормативный актах, в том же Трудовом Кодексе РФ, ведение журнала учета договоров и соглашений к ним не упоминается, в связи с чем оформление сего документа не обязательно.

Однако учитывая преимущества, которые дает ведение подобного документа, а также сопутствующее решение ряда кадровых задач, журнал вести целесообразно.

Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства.

Кстати, в Приказе Минкультуры №558, который содержит полный перечень кадровой и иной документации сей документ упомянут — приведены сроки хранения.

Можно сделать вывод, что ведение журнала не будет являться нарушением, а как раз наоборот.

Кто заполняет?

Как правило, ведением кадровой работы в компании занимается отдел по персоналу. А так как у каждого из сотрудников подраздела свои обязанности, ведение журнала целесообразно поручить одному работнику, включив данную обязанность в его должностную инструкцию либо же трудовой договор.

Хотя можно уполномочить лицо на ведение формуляра и приказом, которым журнал и будет утвержден в процессе его первоначально оформления.

Как оформить замещение на время больничного? Читайте тут.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 2019

Несмотря на то, что журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не является обязательным документом, определенные требования к его ведению все-таки есть, — в частности, те же нормы документооборота, применяемые по аналогии и инструкции по делопроизводству.

Содержание

Как правило, для ведения любого журнала применяется табличная форма, учитывая, что только таким образом можно не только упорядочить вносимые сведения, но и с легкостью найти искомые данные.

Уполномоченный работник вправе самостоятельно разработать формуляр, отразив основные данные, которые могут включать следующие сведения:

  • номер по порядку;
  • дату заключения договора;
  • номер договора;
  • вид договора (срочный, бессрочный)
  • характер занятости, то есть совместитель ли же постоянный сотрудник;
  • Ф.И.О. работника;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • роспись в получении экземпляра на руки тружеником;
  • дата заключения допсоглашения;
  • примечание, в котором можно отразить принадлежность к тем же совместителям либо же срок прекращения трудовых правоотношений.

Форма

Формировать журнал и вести его возможно несколькими способами.

Электронная

Можно вести документ и в электронном варианте, внося необходимые данные по мере их поступления.

Преимуществом подобного способа является сокращение времени на его ведение, отсутствие вероятности потери документа и возможность распечатать необходимый элемент журнала в любой момент в виде выписки.

Кстати, ошибки исправить именно в электронном виде намного проще.

Бумажная

Также журнал можно формировать и в рукописном виде, но с учетом требований для документации подобного вида. При этом в качестве основы можно взять обычную тетрадь, разлиновать ее в соответствии с требуемыми для внесения данными, и далее вносить сведения уже по мере их поступления.

Преимуществом данного вида ведения документации является отсутствие зависимости от компьютера и электричества, а также мобильность.

Ведь оформить очередную запись можно даже в другом кабинете и получить живую подпись от работника при вручении другого экземпляра на руки.

Правила регистрации, нумерации и ведения

Любой журнал начинается с титульного листа, к правилам оформления которого установлены стандартные требования.

Титул должен содержать:

  • наименование компании;
  • название документа то бишь журнал учета трудовых соглашений;
  • дата оформления;
  • отдельные скобки для проставления даты окончания ведения документа.

Пример оформления титула:

На оборотной стороне титульного листа указывается информация о лице, которое уполномочено вести журнал, с приведением фамилии, имени и отчества, а также должности.

Следующие страницы журнала должны быть пронумерованы арабскими цифрами и прошиты.

На предпоследней странице вклеивается бумажный квадрат, который не только фиксирует прошивку, но и содержит сведения о количестве прошитых страниц, подпись уполномоченного лица и мокрую печать компании.

Пример журнала:

Кстати, для журнала желательно использовать тетрадь с жесткой обложкой, учитывая, что таким образом она будет храниться намного дольше и будет иметь приличный вид. А вот листы внутри журнала могут быть любой толщины, так как они необходимы только для внесения данных о договорах.

Пример бланка (образец 2019)

Примерный образец, разработанный для стандартного предприятия, можно скачать на нашем сайте в формате, который удобен для последующих изменений уже с учетом специфики компании.

Чем отличается штатная расстановка от штатного расписания? Читайте в этом материале.

Как поменять срочный трудовой договор на бессрочный? Узнайте тут.

Основные ошибки кадровиков

Учитывая простоту ведения журнала и минимум вносимых данных, совершить ошибку при его ведении очень непросто, однако такие случаи все-таки бывают.

В частности, наиболее распространенными являются:

  • технические ошибки или описки;
  • внесение данных не в ту графу;
  • указание номера договора вместо порядкового номера, что в корне неверно, учитывая, что порядковый номер может отличаться.

Порядок внесения изменений

Законом не предусмотрена возможность зачеркивания неправильных данных в журнале, учитывая, что его можно легко заменить.

То есть если уполномоченный сотрудник заметил ошибку либо внес данные не в ту графу, журнал досрочно закрывается, о чем на последней странице делается запись с указанием причины.

Естественно после закрытия журнала его сдают в архив предприятия и взамен него уже оформляют новый в соответствии с вышеприведенными правилами.

Сроки хранения

Несмотря на то, что ведение журнала ТК РФ не регламентировано, в Приказе №558, утверждающим сроки хранения кадровой документации, он упомянут.

Так, в силу п.695 журнал учета трудовых соглашений хранится не менее 75 лет в архиве компании либо же в трудовом архиве города.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Журнал регистрации трудовых договоров

Обязательно ли его наличие?

Сотрудники кадровой службы часто интересуются, обязателен ли журнал регистрации трудовых договоров? В ст. 358 Постановления Федеральной архивной службы от 06.09.2000 г. указан перечень внутренних документов организации, учет которых необходим, но правила ведения учета четко не оговорены. В этот перечень также входят контракты и соглашения. Это говорит о том, что их регистрацию можно вести произвольно. Журнал помогает упорядочить документы и быстро найти нужную информацию. Сколько хранится журнал регистрации трудовых договоров? Как и трудовая книжка, — в течение 75 лет.

Каковы правила заполнения?

Его можно вести:

в бумажном виде;

в виде электронного документа.

Подготовить и распечатать форму можно самостоятельно. Или приобрести бланк в магазине канцелярских товаров. Его нужно оформить в соответствии с правилами документооборота. На титульном листе следует указать:

период, за который вносятся сведения;

ФИО сотрудника, ответственного за его ведение.

Внесение записей происходит следующим образом:

Номер записи по порядку

Дата заключения контракта

Номер контракта или доп.соглашения

ФИО работника полностью

Должность, на которую принят гражданин

Далее могут быть указаны различные данные, в зависимости от потребностей организации:

название структурного подразделения

указание о том, является ли эта работа основной, или по совместительству

дата получения работником экземпляра документа;

реквизиты приказа о приеме на работу;

реквизиты доп.соглашения и т.д.

Затем следует свободное место для примечаний.

Последняя графа нужна для подписи работника.

Журнал регистрации трудовых договоров образец

Зачем нужно регистрировать информацию о новых договорах?

Регистрировать договора желательно, так как:

наличие журнала может помочь в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах. С его помощью можно подтвердить надлежащее оформление трудовых отношений с работником;

с его помощью можно быстро найти нужную информацию о рабочей деятельности человека. Это удобно, если необходимо выдать справку о занятости работника;

он удобен для внутреннего пользования, заменяет архив документов. В графе “примечания” можно записать информацию о работе, которую выполняет нанятый работник, а также результаты его труда.

Как исправить допущенную ошибку?

Частый вопрос: можно ли делать исправления в журнале регистрации трудовых договоров? Самая частая ошибка: в графу «№ п/п» вносятся номера контрактов, а не учетных номеров документов в хронологическом порядке. Что делать кадровику, если такая ошибка обнаружена? Следует досрочно закрыть документ и начать новый. На последней странице сделать пометку: «Закрыт досрочно в связи с ошибочным ведением».

Журнал регистрации трудовых договоров: образец

Работодатели не обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров, образец которого не регламентирован законодательно. Форма документа разрабатывается предприятием самостоятельно. Цель применения этого бланка – систематизация данных о заключенных договорах с наемным персоналом. Благодаря журналу можно оперативно отслеживать сроки окончания действия срочного типа соглашения для предотвращения перехода его в категорию бессрочных.

Общие правила оформления журнала

Задачи, которые призван решать журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений:

  • удовлетворение информационных запросов пользователей системы документооборота;
  • создание полноценного юридически действительного документа, подтверждающего факт получения работником его экземпляра соглашения.

Если спектр задач ограничивается первым пунктом, то можно организовать ведение бланка только в электронном виде. Во втором случае журнал регистрации трудовых договоров должен иметь бумажный формат. Такая фиксация факта получения работником его экземпляра соглашения о сотрудничестве с предприятием предусмотрена наравне с другими способами ч. 1 ст. 67 ТК РФ. Альтернативный вариант – проставление физическим лицом собственноручной подписи на:

  • экземпляре договора работодателя;
  • заверение подписью фразы в самом договоре, уточняющей, что работник получил документ на руки с указанием даты этого действия.

Документ может состоять из большого табличного блока. В нем рекомендуется предусмотреть ячейки для указания порядкового номера каждой записи, прописания ФИО должностного лица, с которым оформлено соглашение. Рядом с идентифицирующими личность сотрудника данными заполняется графа с наименованием занимаемой штатной должности. Завершающими элементами книги являются обоснование необходимости документа и подпись ответственных лиц за его ведение.

В структуре бланка можно предусмотреть графы для описания характера работы, обозначения структурного подразделения и срока актуальности трудового соглашения. Для особых пометок можно оставить пустым последний столбец. Его переименовывают в «Примечания».

Особенности бумажного формата документа

Если ведется журнал учета трудовых договоров (образец скачать можно ниже) на бумажных носителях, то должен соблюдаться такой механизм действий:

  1. Создание макета обложки с указанием сведений о наименовании книги учета, названии предприятия и его структурного отдела. На титульном листе надо указать дату, которой была сделана первая запись в книге. После закрытия документа проставляется дата завершающей записи. Журнал учета трудовых договоров должен содержать информацию о назначенном ответственном за его оформление лице.
  2. Заполнение внутренних страниц и граф. Внесение данных должно осуществляться в строгом соответствии наименованию должностей по штату. ФИО показываются без сокращений.

В строки заносятся сведения и реквизиты каждого нового заключенного трудового соглашения. В конце оставляется ячейка для подписей лиц, получающих второй экземпляр договора на руки. Страницы книги рекомендуется пронумеровать, чтобы предотвратить случаи умышленной порчи документа или информационного воровства. Все листы книги регистрации должны быть прошиты одной нитью, конец которой зафиксирован самодельной защитной пломбы (нити в конце журнала связываются и проклеиваются листом бумаги, который заверяется печатью компании).

Электронный формат заполнения

Если руководство предприятия решило, что журнал регистрации трудовых договоров (бланк которого утвержден учетной политикой) будет вестись в электронном виде, то графа для проставления сотрудниками подписей не вводится. Документ будет выполнять исключительно информационную роль. Нюансы возникают при определении минимального срока хранения форм, касающихся учета личного состава.

В Приказе Минкультуры от 31.03.2015 г. под № 526 значится, что формат ведения документа не является основанием для изменения периода сохранности бланков. Журнал учета трудовых договоров и нормативные акты обязывают работодателя хранить бланк до 75 лет в архиве. Этот срок распространяется на всю кадровую документацию, включая книги учета, заполняемые в электронном виде.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит