Устанавливаем работникам минимальные суточные, минимальная сумма суточных командировке 2019

Содержание
  1. Устанавливаем работникам минимальные суточные
  2. Командировка немыслима без суточных
  3. Суточные не могут быть меньше минимальных
  4. Суточные командировочные расходы в 2019-2020 году
  5. Виды командировочных расходов
  6. Суточные командировочные расходы в 2019-2020 году и их сумма
  7. Документы, которые подтверждают расходы в командировках
  8. Алгоритм и пример расчета суточных командировочных расходов в 2019-2020 году
  9. Оплата командировочных расходов в 2019-2020 году
  10. Бухгалтерские проводки по суточным командировочным расходам
  11. Суточные при командировках в 2019 году. Сколько платить работникам?
  12. Порядок выплаты суточных работникам
  13. Суточные в иностранной валюте
  14. Суточные при однодневной командировке
  15. Суточные при командировке в страны СНГ
  16. Отчет по суточным в командировке
  17. Суточные при командировках в 2019 году по России: размеры выплат, изменения
  18. Изменения по суточным в 2018 году
  19. Размер суточных в 2019 году по России, СНГ и за рубеж
  20. Суточные при однодневной командировке
  21. Порядок выплаты суточных в 2019 году
  22. Налогообложение
  23. Документы для подтверждения расходов
  24. Нюансы определения размера суточных в командировке по России в 2019 году
  25. Изменения в законодательстве
  26. Порядок выплаты

Устанавливаем работникам минимальные суточные

Командировка немыслима без суточных

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Любая командировка предполагает обязательное возмещение расходов работника, связанных со служебной поездкой. Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
  • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Одним из видов компенсации расходов работника является выплата суточных, направленных на возмещение затрат сотрудника, возникающих в связи с пребыванием вне места постоянного жительства. Размер суточных, выплачиваемых работникам коммерческого сектора экономики, устанавливается организациями самостоятельно:

  • приказом руководителя (подробнее об этом см., «Издаем приказ об установлении суточных (образец 2019)»);
  • локальным актом (подробнее об этом см., «Составляем положение о командировках (образец 2019)»);
  • в коллективном (трудовом) договоре (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, сумма превышения установленной нормы облагаются НДФЛ и взносами в полном объеме.

Суточные не могут быть меньше минимальных

Устанавливая размер суточных нужно помнить, что действующее законодательство устанавливает минимальный размер суточных в командировке по России в 2019 году.

Суточные в коммерческих организациях не могут быть меньше величины, установленной для учреждений, финансируемых из бюджета (постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729). Напомним, что размер суточных для работников федеральных учреждений составляет 100 рублей (подробнее об этом см., «Размер суточных в 2019 году»).

Заплатить работнику суточные нужно за каждый день командировки, а именно (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749):

  • за каждый день нахождения в пути, включая день отъезда в командировку и возвращения из нее (подробнее об этом см., «За дни, проведенные в пути, нужно заплатить суточные»);
  • за каждый день пребывания в командировке, в том числе, выходные и нерабочие праздничные дни (подробнее об этом см. «Суточные выплачиваются, в том числе, и за выходные дни»).

Как и любое событие, происходящее в организации, командировка должна быть оформлена документально. В данном случае еще перед отправкой работника в командировку нужно издать соответствующий приказ (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2019)»).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Суточные командировочные расходы в 2019-2020 году

Нередко работники индивидуальных предпринимателей и организаций отправляются в служебные поездки за пределы места своей работы. Такой вид поездок называется командировками. Трудовой кодекс РФ (статья 168) содержит определение понятия «командировочные расходы» и перечень гарантий в случае направления работника в командировку.

Таким образом, предприятие гарантирует сотруднику не только сохранение рабочего места и средней заработной платы, но и возмещение затрат, понесенных в служебной поездке. В нашей статье мы рассмотрим, какие виды командировочных расходов существуют в 2019-2020 году, как их рассчитать и документально подтвердить, и многие другие вопросы, связанные с этой темой. При этом наиболее детально будут рассмотрены суточные командировочные расходы в 2019-2020 году.

Виды командировочных расходов

Командировочные расходы в 2019-2020 году можно разделить на следующие виды:

  1. Суточные — затраты работника на личные нужды (поиск жилья, питание).
  2. Аренда жилья (бронирование).
  3. Проездные (пользование общественным транспортом, оформление проездных документов и прочее).
  4. Топливо, ГСМ если сотрудник отправился в командировку на личном транспорте.
  5. Стоимость оформления паспорта и иных документов при командировке за границу.
  6. Другие расходы (мобильная связь, интернет, обмен валюты и другое).

Вышеперечисленные командировочные расходы прописывается в коллективном договоре или в локальном акте организации или фирмы.

Не рекомендуется включать в командировочные следующие затраты:

  • обслуживание в барах, ресторанах и кафе;
  • услуги оздоровительных учреждений (бассейны, ) при гостинице, где остановился откомандированный работник;
  • использование услуг сторонних организаций во время командировки.

Суточные командировочные расходы в 2019-2020 году и их сумма

Как уже было отмечено, суточные расходы в командировках нет необходимости подтверждать документами.

В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03 — 03 — 06/1/206 сказано, что для учета суточных, выплаченных работнику в командировке, не требуются подтверждающие документы в виде счетов или кассовых чеков.

Но, тем не менее, в п.7 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, в последней редакции от 29.07.2015 N 771 сказано, что «Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки». Следовательно, командированный работник, должен сдать проездные документы в бухгалтерию.

Работодатель выплачивает работнику суточные командировочные расходы в таких случаях:

  • если это командировка, то работодатель устанавливает сумму выплаты самостоятельно (сумма расходов вносится в локальный нормативный акт или в коллективный договор) в пункт Положение о командировках. В локальных актах необходимо указать нюансы, которые не описываются в законодательных документах. Например, какого класса гостиницу оплачивать руководящему составу и рядовому работнику, оплачивать ли питание, багаж и т.п.
  • если работа связана с выездами (например, экспедиция, работа в полевых условиях) — сумма расходов прописывается не только в нормативном акте или в коллективном договоре, но и в трудовом договоре.

То есть, суточные являются расходов, понесенных откомандированным работником на дополнительные нужды.

Сумма суточных командировочных расходов в 2019-2020 году может быть разной. Это зависит от норм организации, ее локальных актов, значимости командировки, статуса сотрудника и других факторов.

Для заграничных командировок норма суточных командировочных расходов в 2019-2020 году не может превышать 2,5 тысяч рублей в сутки. Для поездок в пределах России — 700 рублей. Данная норма действует для работников государственных предприятий. У частных организаций есть возможность самостоятельно устанавливать размер суточных командировочных расходов. Размер суточных командировочных расходов необходимо отразить в коллективных договорах и локальных актах по трудовому праву.

14 июня 2016 года Госдумой был принят Федеральный закон «О внесении изменений в Налоговый кодекс РФ», который вступает в действие с 1 января 2018 года.

Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ с 01.01.2017 с сумм, превышающих 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей для выполнения служебных заданий за рубежом, должны быть удержаны и уплачены страховые взносы.

Законодательство РФ не ограничивает минимальный размер выплат работнику, отправленному в командировку.

Для того чтобы оплата командировочных расходов в 2019-2020 году была выполнена работодателем в полном объеме, необходимо правильно оформить соответствующие документы.

Документы, которые подтверждают расходы в командировках

Напомним, что в 2015 году правительством были отменены следующие командировочные документы:

  • командировочное удостоверение;
  • служебные задания;
  • отчеты после возвращения работника из командировки.

В 2019-2020 году при направлении работника в служебную командировку необходимо оформить в обязательном порядке следующие документы:

  • письменное решение директора в форме приказа;
  • при поездке работника в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте – служебная записка, в которой работник должен указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитанную необходимую для командировки сумму. Порядок составления служебной записки должен быть прописан в локальном акте организации или ИП.

Все сведения о командировке в 2019-2020 году будут заноситься в служебную записку. К записке нужно будет приложить сопровождающие документы. В авансовом отчете должны содержаться данные о сумме расходов работника, отправленного в командировку. Этот документ заполняется в трехдневный срок с момента возвращения работника из поездки.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п.26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749).

Несмотря на официальную отмену командировочного разрешения, для подтверждения расходов, все-таки лучше оформлять такой документ. В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03 — 03 — 06/1/206 разъяснено, что для того чтобы подтвердить расходы на суточные, организации достаточно разработать и утвердить локальный нормативный акт, в котором зафиксирован их размер, приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, отчет о командировке и самое главное – командировочное удостоверение. Чеки, квитанции, накладные, подтверждающие расходование суточных, представлять не обязательно.

Т.е. руководитель должен определить в локальном акте Положения о командировках, применяется ли в организации оформление командировочного удостоверения. Если да, то необходимости в чеках и БСО нет. Если командировочное удостоверение не применяется, то подтверждать расходы суточных, будут чеки, квитанции и т.п.

Первый день командировки — день выезда работника. Факт отбытия работника подтверждается билетами (на поезд, самолет, автобус). Последний день поездки — прибытие работника на свое место работы.

Для отправления работника в командировку, работодатель выдает ему аванс. Все расходы работника, как уже было отмечено, в течение трех дней с момента возвращения, фиксируются в авансовом отчете.

Затраты на проезд (для учета налогообложения), должны подтверждаться следующими документами:

  • билетами;
  • талонами на посадку;
  • квитанциями за багаж и провоз ручной клади;
  • путевым или маршрутным листом;
  • договором на оказание услуг автотранспортных компаний;
  • служебной запиской, в которой обосновывается использование такси.

Расходы на проживание работника, находящегося в командировке, подтверждаются такими документами:

  • кассовым чеком;
  • квитанцией или талоном о заключении договора на проживание (в гостинице, отеле);
  • договором аренды жилья;
  • распиской хозяина квартиры о получении оплаты проживания.

Алгоритм и пример расчета суточных командировочных расходов в 2019-2020 году

Порядок расчета оплаты труда работника, отправленного в командировку в 2019-2020 году, определен нормами действующего законодательства РФ. Для сотрудника, находящегося в командировке, размер оплаты зависит не от оклада, а от среднегодового заработка. Расчет производится на основании следующего алгоритма:

1. Сначала определяется сумма, которая начисляется работнику как заработная плата за последний год (до отбытия в командировку).
2. Из этой суммы необходимо вычесть сумму выплат, которые не входят в основной размер зарплаты (это могут быть отпускные, больничные и другие выплаты).
3. Корректируются суммы, которые работник получал в виде всевозможных премий.
4. Высчитывается количество дней, отработанных по факту работником — из общего числа рабочего времени следует вычесть часы отсутствия работника (по разным причинам).
5. В результате необходимо полученную сумму заработка сотрудника разделить на количество дней, на протяжении которых работник находился на своем рабочем месте.

Исходя из последней полученной цифры, должен получиться результат, который и начисляется сотруднику в качестве командировочной выплаты.

Приведем такой пример: откомандированный работник уехал в другой город по приказу руководства. Время его отбытия — 2 сентября, 12 часов 25 минут. Дата его прибытия — 5 сентября, 6 часов 15 минут. Первый день командировки — 2 сентября, последний — 5 сентября. Суточные будут начислены за три дня.

Оплата выходных и праздничных дней в командировке

Случается, что выходные и праздничные дни могут совпасть со временем нахождения в командировке:

1. Работник находится в дороге в праздник или выходной по пути на место назначения или возвращаясь с командировки.
2. Выполняет трудовые обязанности по месту командирования.

В этом случае законодательство обязывает применять один из двух вариантов:

  • оплатить выходной или праздничный день в двойном размере;
  • предоставить отгул и произвести одинарную оплату.

Сумма суточных командировочных расходов в 2019-2020 году должна подтверждаться документами, которые были оформлены при отправлении работника (приказ о направлении в командировку).

Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции.

Оплата командировочных расходов в 2019-2020 году

Сотрудник, отправленный в командировку, получает денежные средства за все дни, которые он находится в отъезде. В сумму выплаты, кроме рабочих дней, входят:

  • дни в пути;
  • выходные дни;
  • больничные;
  • праздничные дни;
  • вынужденные остановки.

Бухгалтерские проводки по суточным командировочным расходам

Командировка по России

Деньги на командировку выдаются сотруднику из кассы под отчет. Аванс, который ему выдается, должен отражаться соответствующей проводкой в бухучете:

наличные денежные средства, выданные сотруднику с целью оплаты командировочных расходов.

перечисление средств на специальный карточный счет

учет суммы аванса, который выдан сотруднику для оплаты командировочных издержек

По возвращении работник предоставляет в трехдневный срок отчет о потраченных в командировке денежных средствах и прилагает документы, подтверждающие расходы.

Командировка за границу

Если сотрудника отправили в командировку заграницу, то аванс может быть выдан как в иностранной валюте, так и в рублях. Выдача аванса в иностранной валюте может производиться только по безналичному расчету.

Как вариант, работнику можно выдать корпоративную карточку (в рублях и иностранной валюте). Средства можно отправить на личный счет работника, оформив справку о проведении валютной операции. Перерасчет производится по курсу ЦБ РФ на дату операции.

Рассмотрим пример. Работника направили в длительную командировку, на протяжении которой курс валют претерпел изменения (вырос курс доллара):

перечислено на командировочные расходы работника

субсчет «Прочие доходы»

отражение курсовой разницы

отражение расходов подотчетного лица.

Однодневная командировка

В завершение рассмотрим особенности командировки длительностью в один день:

  • За работником сохраняется рабочее место.
  • Работнику выплачивается среднедневная заработная плата, если день нахождения в командировке совпадает с рабочим днем. Если командировка приходится на выходной или праздничный день, то размер оплаты удваивается.
  • Работнику оплачиваются затраты, подтвержденные документально.
  • Суточные в командировке по России не оплачиваются.
  • Суточные в зарубежной командировке оплачиваются в размере 50% установленной нормы.

Суточные при командировках в 2019 году. Сколько платить работникам?

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Суточные при командировках в 2019 году по России: размеры выплат, изменения

Для выполнения служебных поручений компания имеет право отправлять оформленных у нее работников в командировку. Во время нее за ними сохраняется место труда, средний заработок и компенсируются расходы, в том числе осуществляется выплата суточных. Имеющиеся законодательные акты определяют, что суточные при командировках в 2018 году продолжают существовать, как и в предыдущих годах.

Изменения по суточным в 2018 году

Уже несколько лет контролирующие органы пытаются уйти от суточных, но органы власти до сих пор сохраняют данные выплаты в составе командировочных расходов.

Не изменился и порядок начисления суточных, а также способ определения количества дней, за какие полагается выплата данных сумм. А также порядок оформления командировок сотрудников.

Суточные представляют собой денежный эквивалент осуществленных сотрудником дополнительно затрат, какие он несет в соответствии с полученным от руководства заданием. Они нормируются.

Каждое предприятие должно утвердить во внутренних актах нормы суточных, которые устанавливаются за каждый день командировки. Эти суммы необходимо выдать работнику по приказу работодателя перед началом самой поездки.

Новшеством в данной сфере будет введение в России с 1 мая 2018 года курортного сбора. На его размер при направлении сотрудника в поездку в определенные регионы следует увеличить суточные при командировках в 2018 году.

Следовательно, если работающего в организации нужно отправить в поездку, ему нужно выдать, к примеру, за пять дней пребывания на месте дополнительно еще 250 рублей.

Размер суточных в 2019 году по России, СНГ и за рубеж

Каждый субъект по собственной воле утверждает, в какой сумме ему нужно выдавать суточные при командировках в 2018 году. Главное требование предъявляемое к размеру — его нужно зафиксировать во внутренних документах самого предприятия. Например, их размер можно указать в положении о командировках.

Кроме этого налоговые органы с целью определения базы по НДФЛ и страховых взносов устанавливают ограничения по размерам суточным. При выполнении исчисления налога на прибыль нормы, закрепленные в НК РФ не действуют.

При поездках по территории России

Если работающего в компании отправляют в поездку с заданием, то для налоговых целей используются суточные за 1 день командировки в 2018 году в размере 700 рублей.

При поездках в страны СНГ

Поездка с заданием в страны СНГ является частным случаем поездки заграницу. Поэтому при определении суточных, которые компания должна выплатить сотруднику за нее, нужно использовать нормативы, действующие в отношении загранпоездок.

Суточные здесь также определяются компанией и фиксируются в локальных положениях. Для целей налогообложения действует лимит в размере 2500 рублей.

Но при такого рода командировках существует один очень важный момент. При отправлении в страны Таможенного союза в загранпаспорте штамп прибытия и отправления из страны не проставляется.

Поэтому при определении числа дней пребывания в поездке нужно в виде подтверждения дней приезда и отправления из страны использовать билеты. При этом в день приезда в страну назначения действует норматив для иностранной поездки, а в день возвращения на территорию России — норма суточных для внутренних перемещений.

За границу

Организации могут устанавливать сумму суточных при загранкомандировках в 2018 году на основании утвержденных в положениях фирмы нормативов. Существует также Постановление Правительства № 12, в котором определены размеры суточных в зависимости от страны прибывания.

Их в обязательном порядке должны использовать компании бюджетной сферы. Другие хозяйствующие субъекты могут использовать их, или на их основе создавать собственные нормативы.

Суточные при однодневной командировке

Имеющееся законодательство не определяет ни минимального, ни максимального срока командировки.

Поэтому возможно оформление командировки сотрудников на один день, при этом сотруднику компании обязательно нужно выдать суточные за него. Их размер так же как и при обычной поездке определяется внутренними положения предприятия.

Если размер превышает 700 рублей для поездки в России и 2500 рублей за ее пределами, необходимо определить и уплатить с разницы НДФЛ, и включить ее в базу по взносам во внебюджетные фонды.

Порядок выплаты суточных в 2019 году

Суточные при командировках в 2018 году должны выплачиваться исходя на основании числа дней, какие сотрудник будет пребывать в поездке. Это число определяется на основании составленного приказа.

Рассчитанный размер суточных выдается сотруднику наличными деньгами или путем безналичного перечисления на зарплатную карту авансом в полной сумме, за один день до начала отбытия в поездку.

Суточные в 2017 году по России должны выплачиваться в рублях, они выдаются:

  • За каждый день, какой работник выполняет задание на месте командировки, включая праздники и выходные. При этом не имеет значения, полностью он был в такой день занят, или только несколько часов.
  • За каждый день, который работник провел в пути, в том числе дни отъезда и возвращения, а также дни простоя не по своей воле.

При иностранных поездках нужно разграничивать дни, когда сотрудник пребывал в России, и дни в прочем государстве. В первом случае он рассчитывает на суточные в рублях, во втором — в валюте страны, куда он едет с заданием. Также в упомянутой ситуации действует правило — день отъезда должен приниматься за день нахождения в другой стране, а день приезда — за день нахождения в России.

Организация может не выплачивать работнику суточные при командировках в 2018 году в валюте, а предоставить эквивалентную сумму в рублях. В этой ситуации по приезду на место назначения ему потребуется обратиться в банк либо обменный пункт и самостоятельно выполнить покупку валюты. Данная операция должна подтверждаться квитанцией, на которой проставляется дата совершения операции и обменный курс.

Если происходит продление срока командировки путем издания соответствующего приказа, организации нужно выполнить перечисление суточных за добавленный период на его зарплатную карту, отправить переводом до востребования и т. д. Закон запрещает использование работником личных денежных средств в качестве суточных, даже если в дальнейшем выполняется их полная компенсация.

Налогообложение

Для налогового учета принят строгий размер суточных:

  • 700 рублей — если производится поездка по территории страны;
  • 2500 рублей — если сотрудник отправляется в другое государство.

Если суточные выплачивались в пределах указанных сумм, то они не должны показываться в каких-либо декларациях, а также на них не нужно начислять налоги. Однако когда были выплачены суточные в большем количестве, то на превышение нужно начислить налог НДФЛ.

Этот шаг выполняется в завершающий день месяца, в каком работник сдал отчет, а размер налога удерживается из начисленной зарплаты. Сумма определенного налога должна также быть показана в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Кроме этого с 2017 года на размер превышения также нужно рассчитывать взносы в соцфонды, за исключением травматизма. Определение сумм взносов бухгалтер должен выполнять по окончании месяца подачи авансового отчета по этой поездке, и суммы превышений включаются в общую базу для определения взносов.

Документы для подтверждения расходов

После возвращения из поездки работник оформляет отчет по командировке. Документы, которые подтверждают использование им полученных подотчетных сумм, необходимо прикрепить к нему.

К таким бланкам относятся:

  • Документы, которые могут подтвердить, что производился найм помещения для проживания. Это могут быть квитанция, счет из отеля, договор о найме частной квартиры. В любом из документов должно быть обязательно указано количество дней и стоимость проживания одного дня.
  • Документы, устанавливающие факт проезда к месту командировки и возвращение домой. Сюда относятся билеты, посадочные талоны, квитанции на получение постельных принадлежностей и т. д.;
  • Документы, подтверждающие пользование услугами такси — билеты, квитанции, чеки и т. д.
  • Оформленная работником служебная записка с прикрепленными чеками с АЗС — если в поездке он пользовался личным транспортом;
  • Служебная записка о том, что у работника отсутствуют подтверждающие документы, к примеру, из-за их утери.
  • Документы на прочие расходы (квитанция камеры хранения, чек на оплату услуг связи и т. д.).

Суточные при командировках в 2019 году и направление их использования никак подтверждать не нужно.

Нюансы определения размера суточных в командировке по России в 2019 году

Командировки сотрудников — довольно широко применяются в работе многими организациями.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Расходы, связанные с такими поездками, ложатся на плечи работодателей. Они должны даже компенсировать дополнительные расходы на себя, связанных с проживанием в другом городе (стране).

Последние виды выплаты для работников получили название «суточные». Но определение размера суточных имеет целый ряд нюансов, которые установлены в законодательстве.

Изменения в законодательстве

Выплата компенсации различных видов расходов сотрудникам, направленным в командировку, предусмотрена в ст. 168 ТК РФ.

Работодатель должен принять внутреннее положение о порядке определения размеров компенсаций и их лимитах.

Для государственных организаций надо ориентироваться на нормы, устанавливаемые Правительством РФ.

В частности, рассматривает для госслужащих вопрос о размере суточных в командировке по России в 2019 году Постановление Правительства РФ №729 от 02.10.2002.

Налоги и взносы, которые должна уплачивать с суточных сама организация и сотрудник, регулируются НК РФ.

Взносы в различные фонды администрируют с 2017 года также налоговой службой и это изменение необходимо учитывать работодателю при совершении соответствующих платежей, а также сдаче отчетности.

Замечание. В отношении суточных уже довольно долго не происходило кардинальных изменений в законодательстве.

Это несколько упрощает работу бухгалтерии и кадровых служб. Но расслабляться не стоит. Изменения в законодательстве происходят фактически ежедневно и за ними обязательно надо следить.

Ведь ошибки для работодателя могут привести к замечаниям со стороны проверяющих органов и даже штрафах и иногда довольно крупных.

Порядок выплаты

Перед тем, как будут выданы суточные, сама командировка должна быть правильно оформлена.

Для этого сам сотрудник или его непосредственный начальник должны написать служебную записку на имя руководителя организации.

Исключение составляют ситуации, когда командировка была запланирована заранее и внесена в разработанный организацией график, либо если ее инициатором стал сам директор компании. В последних двух случаях надобность в служебной записке отпадает.

Совет. Все же лучше не пренебрегать служебной запиской даже в небольшой компании.

Это поможет правильно обосновать командировку и избежать лишних вопросов в случае различных проверок.

Хотя на практике в маленьких фирмах поездки согласовываются устно с директором довольно часто.

В последней ситуации с точки зрения закона именно он становится инициатором командировки.

После одобрения поездки руководством отдел кадров должен подготовить приказ по форме Т-9 или если направляются сразу несколько работников — Т-9а.

Он также подписывается руководителем организации. А затем с этим документом под роспись знакомят самого сотрудника.

А от некоторых других категорий сотрудников (родители детей-инвалидов, матери(отцы)-одиночки и т. д.) надо будет обязательно перед изданием приказа получить письменное согласие на поездку.

Когда приказ готов и подписан руководителем и сотрудником, то его копию направляют из отдела кадров в бухгалтерию организацию.

Ответственный бухгалтер должен будет рассчитать положенный размер аванса, включающего суточные, расходы на проезд, наем жилья и т. д.

Только после этого рассчитанная сумма выдается сотруднику с указанием каждой статьи расходов.

Допускается суточные выдать как наличными, так и перевести на карточку человека. Последний вариант обычно удобней для организаций, которые полностью отказались от работы с наличными и инкассации денежных средств.

По возвращению из командировки работник должен в течение 3 дней отчитаться за полученный аванс.

Ему нужно будет сдать соответствующий авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие расходы документы (договора, счета, выписки, чеки, БСО). При этом за сумму суточных обязанности отчитываться у него нет.

Эти деньги организация сможет учесть в расходе без подтверждающих документов, и они призваны лишь компенсировать перерасход средств сотрудником в поездке на личные нужды (еда, питье и т. д.).

Замечание. Иногда сотрудник отправляется в командировку в срочном порядке, и бухгалтерия не успевает просто рассчитать и перечислить аванс.

В подобных ситуациях вполне допустимо, что сотрудник (особенно если он входит в руководящий состав организации) оплачивает все расходы в поездке за счет собственных средств и лишь потом подает в бухгалтерию служебную записку на компенсацию их. При этом компенсируются также и суточные в установленном размере.

Минимальные и максимальные суммы

Российское законодательство позволяет работодателям самостоятельно устанавливать не только порядок компенсации расходов сотрудникам, которые отправляются в командировку, но и устанавливать их лимиты.

Для этого руководитель организации или индивидуальный предприниматель должны выпустить и утвердить соответствующий локальный нормативный акт.

Например, размер суточных может быть прописан в Положении о командировках. Размеры компенсации может быть оговорен также и в коллективном договоре.

Если организация небольшая или требуется установить отдельные размеры выплаты для определенных сотрудников, то допускается оговорить размер суточных и в трудовом договоре.

Но последний вариант обычно неудобен, т. к. при изменении сумм придется все вновь согласовывать с работником.

Важно! Налоговое законодательство ограничивает суммы суточных, которые не облагаются НДФЛ.

Но это не может воспрепятствовать организации платить в большем размере, особенно если речь идет о коммерческой организации.

По России

Поездки по территории России — наиболее распространенный пример командировок.

Но не во всех случаях работник может каждый день возвращаться к себе домой для отдыха и в такие дни обязательно должны выплачиваться суточные.

Их размер указывается в локальных нормативных актах компании, трудовом или коллективном договоре.

Не облагаться НДФЛ и взносами не будут только суммы выплаты до 700 рублей в сутки.

Наличие ограничения по необлагаемой сумме не запрещает организации платить суточные в большем размере.

Но если в компании установлены, например, в размере 1000 р., то с 300 р. надо будет удержать уже НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Работодателю также придется заплатить с превышения льготных лимитов по суточным и взносы в страховые фонды.

За границей

В современном мире деятельность организаций часто не ограничена территорией России и сотрудникам различных предприятий приходится нередко ездить в командировки за пределы страны.

Расходы сотрудников в этом случае обычно существенно возрастают и для таких случаев работодатель имеет право предусмотреть повышенный размер суточных.

Налоговое законодательство также учитывает особенности поездок в заграничные командировки и для них установлен больший лимит суточных, не облагающихся НДФЛ.

Он составляет в настоящее время 2500 р. в сутки. С этой же суммы работодателю не надо платить взносы в страховые фонды.

Важно! Слишком большой размер суточных может привести к дополнительным мерам контроля со стороны ФНС и фондов.

Для бюджетников

Сложнее приходится государственным служащим и бюджетникам. Законодательство устанавливает для них минимальный размер суточных в 100 рублей, что на текущий момент явно недостаточно.

Руководство организации может платить данные компенсации в повышенном размере используя сэкономленные по другим статьям средства.

Но последнее возможно исключительно при наличии соответствующего локального нормативного акта, утвержденного руководством организации.

Лимиты необлагаемых НДФЛ сумм для бюджетников остаются такими же, как и в случае с другими категориями сотрудников (в т. ч. работающих в коммерческих структурах) — 700 р./сутки – для поездок по России и 2500 р./сутки – для поездок за границу страны.

Сколько стоит однодневная поездка

Согласно общему правилу оплачивать суточные при однодневной поездке по РФ работодатель не обязан.

Но он вполне может компенсировать расходы на питание и другие подобные траты сотрудника.

При зарубежных однодневных командировках суточные положено выплачивать, но в размере ½ от стандартной суммы, утвержденной в ЛНА, трудовом или коллективном договоре.

Как правильно рассчитать

Для расчета суммы достаточно просто умножить число дней командировки на размер компенсации, предусмотренный в трудовом, коллективном договоре или ЛНА.

Но при этом надо учитывать нюансы выплаты суточных в выходные дни. Они должны платиться за все дни командировки.

Даже если сотрудник в какой-либо день (выходной, праздник) не выходил на работу, то ему все же платятся суточные.

Более того, суточные платятся даже если сотрудник заболел в командировке. Их выплата прекращается только с возвращением или выполнением им служебного задания.

Видео: поездки по России

Определить размер суточных при командировках сотрудников несложно. Но нужно учитывать, что в установке их сумм у работодателя довольно много свободы.

Потребуется также в расчете учитывать специфику и нюансы конкретной служебной поездки.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Похожих постов не найдено

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит